La guía GTC tiene el propósito de brindar herramientas0020que faciliten la gestión

documental en las organizaciones, con el fin de simplificar y organizar el manejo de

las comunicaciones impresas y electrónicas; La guía GTC185 se emplea en:
 Cartas
 Memorandos
 Circulares
 Actas
 Informes
 Certificados y constancia
 Hoja de vida corporativa
 Mensajes electrónicos
1. CARTAS
Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organización y personas
naturales; igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados.
En algunas entidades se denomina oficio.
La expedición de cartas está a cargo de funcionarios autorizados mediante acto
administrativo o en el cumplimiento de sus funciones. Se recomienda elaborar las
cartas en formato carta, oficio o A4, con logo, membrete y pie de página.
2. MEMORANDO
Son comunicaciones escritas que se utilizan para transmitir información,
orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e
internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la organización.
3. CIRCULAR
Comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida
a un grupo específico de personas tanto interna como externamente.
4. ACTAS
Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son
documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el
momento de su creación.

5. INFORMES
La expedición de informes está a cargo de funcionarios o empleados autorizados,
mediante acto administrativo o el cumplimiento de sus funciones. Los informes se
elaboran en papel con logo símbolo, de acuerdo con las normas internas de la
organización.
6. CERTIFICADOS O CONSTANCIAS
La constancia es un documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad,
puede ser personal.

Según el hecho o el acto, se clasifican en constancias para:

 Tiempo de servicio,
 Experiencia,
 Salarios u honorarios,
 Clases de trabajo,
 Jornada laboral,
 Cumplimiento de comisiones y
 Comportamiento del trabajador, entre otros.

7. HOJA DE VIDA CORPORATIVA

Es la relación de los datos personales, la información laboral, académica y la
experiencia y competencias de una persona, que registra y conserva la organización
a la cual ésta se encuentra vinculada laboralmente. Este documento se genera
dentro de la organización y se alimenta con las actividades, logros, eventos y
novedades que acontecen durante el desempeño laboral del colaborador en la
organización.
8. MENSAJES ELECTRONICOS
El mensaje electrónico es un sistema que permite intercambiar información con uno
o más usuarios de cualquier lugar del mundo, a través de la Internet. Este medio se
puede utilizar para enviar adjuntos como cartas, memorandos, circulares y cualquier
otro documento que sea necesario para la sustentación del contenido, razón por la
cual se recomienda tener en cuéntalas disposiciones de esta guía para cada uno de
estos casos. Para garantizar el éxito en el intercambio del correo electrónico, se
presentan las siguientes sugerencias.

Se recomienda a las organizaciones que disponen de Internet y servicios de correo

electrónico, reglamentar su utilización y asignar responsabilidades con base en
usuarios debidamente autorizados, para el manejo de correo tanto masivo como
institucional.
 CARTA
Bogotá, 17 de julio de 2019

Sr. Emilio Gamboa Montenegro.

Director Colegio Internado
Ciudad

Estimado Sr. Director:

Me dirijo a usted en mi calidad docente, para solicitar permiso para ausentarme de

mis labores dentro de este plantel educativo, por motivos personales, durante un
lapso de 30 días.

Prometiendo reanudar mis actividades normalmente tras transcurrido dicho lapso,

en el que espero haber resuelto los asuntos que me distraen del cumplimiento de
mi labor docente.

Agradezco su amable atención.

GUILLERMO PEREZ
(Firma)
 Memorando

PARA: JUAN LOPEZ

Coordinador contrato Escoltas
DE: Gerencia General
ASUNTO: Trámite hojas de vida

Señor Coordinador contrato 270-2011 Ministerio Defensa – SEGUVIP; a partir de la

fecha se deben adelantar las gestiones para que las hojas de vida de los aspirantes
al cargo de escolta, surtan el siguiente proceso para el estudio de ingreso.
Una vez se haya radicado la hoja de vida del aspirante en la oficina de selección,
se debe alimentar la base de datos de la oficina de apoyo logístico con los datos
completos.
Realizar el proceso de selección y radicar los resultados junto con la hoja de vida y
sus anexos, en la oficina de gestión de calidad para realizar las verificaciones finales
y emitir el visto bueno de la Gerencia General.

Atentamente

JUAN JAVIER PEREZ

GERENTE GENERAL
 CIRCULAR
CIRCULAR 050 DE 2019

FECHA: BOGOTA, julio 17 de 2019

PARA: RECTORES INSTITUCIONES EDUCATIVAS

DIRECTORES CENTROS EDUCATIVOS

DE: SECRETARIA DE EDUCACION DEPARTAMENTAL

Asunto: PROGRAMACION DE VACACIONES

De conformidad al Decreto Ley de 1978, que reglamenta las vacaciones para los
empleados del sector público y en aras de desarrollar un eficaz proceso
administrativo, desde el momento de la solicitud hasta el pago oportuno de la Prima
Vacacional hasta el disfrute de las mismas; se requiere la colaboración tanto de los
Coordinadores como de los trabajadores administrativos a su cargo, para realizar
una PROGRAMACION ANUAL DE VACACIONES.

En tal virtual tanto RECTORES DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS Y

DIRECTORES DE CENTROS EDUCATIVOS DE LA SED, deberán Programar las
vacaciones de sus administrativos en forma colectiva de tal manera que coincidan
con el Período de vacaciones de Docentes, en los meses de Agosto y Diciembre,
vacaciones que deben ser programadas de común acuerdo entre el Rector y/o
Director y los Administrativos, teniendo en cuenta las necesidades del Servicio,
obedeciendo a criterios de Justicia y Equidad, evitando comportamientos arbitrarios
so pena de las sanciones disciplinarias a que hubiere lugar.

Atentamente,

JHONY E VILLAREAL B.
Coordinador Talento Humano