INSTITUTO DISTRITAL DE LAS ARTES (IDARTES)

MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIOS ASIGNADOS A CENTROS DE FORMACION

ARTISTICA

GRUPO GAES N° 7

INTEGRANTES
YEISON ANDRES FONTECHA MORALES

DAVID ROJAS RUIZ

FICHA: 1667934

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

FEBRERO DE 2019
 INTRODUCION

La elaboración de este documento tiene como propósito de guiar y de facilitar los procesos
involucraros para el buen manejo y manipulación de cada uno de los elementos
pertenecientes al inventario el cual tiene cargo de acuerdo con las políticas establecidas
por el instituto.
 CONTENIDO

INTRODUCION ..................................................................................................................2
OBJETIVO GENERAL .......................................................................................................4
OBJETIVO ESPECIFICO ...................................................................................................4
ALCANCE ..........................................................................................................................4
REFERENCIAS ..................................................................................................................4
DEFINICIONES ..................................................................................................................4
RESPONSABILIDADES ....................................................................................................5
INSUMOS ...........................................................................................................................6
RESULTADOS ...................................................................................................................7
METODO DE TRABAJO ....................................................................................................7
FLUJOGRAMA ..................................................................................................................8
OBJETIVO GENERAL

Guiar al recurso humano en el manejo de inventario con el fin de prolongar la vida útil y de
controlar las existencias de los elementos del inventario.

OBJETIVO ESPECIFICO

Establecer los pasos a seguir para en el manejo de inventario.

ALCANCE

Este documento tiene una cobertura para las personas responsables del inventario como
son el área administrativa de la dependencia que son los centros de formación artística y
los artistas formadores, quienes tiene el conocimiento pedagógico para el uso correcto de
los elementos.

REFERENCIAS

CIRCULAR EXTERNA No.11 DE NOVIEMBRE 15 DE 1996 del Contador de la Nación, por

medio de la cual se dictan Normas Técnicas Relativas al Reconocimiento y Valuación de
los activos.
RESOLUCIÓN 001 DE SEPTIEMBRE 20 DE 2001 de la Secretaría de Hacienda Distrital,
por medio de la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contable
para el manejo de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital.
LEY 734 DE 2002 Por la cual se expide el Código Disciplinario Único.
DIRECTIVA 003 DE JUNIO 25 DE 2013 expedida por la Alcaldía Mayor de Bogotá en la
cual se dictan directrices para prevenir conductas irregulares relacionadas con
incumplimiento de los manuales de funciones y de procedimientos y la pérdida de
elementos y documentos públicos
PROYECTO 915 Promoción de la formación, apropiación y creación artística en niños,
niñas y adolescentes en colegios de Bogotá.

DEFINICIONES:

DEPENDENCIA: Los diferentes centros de formación artística ubicados por todo el territorio
distrital.
COORDINADOR: Es la persona responsable del centro de formación artística, está a cargo
del inventario del centro, custodia, manejo y seguimiento de dicho inventario.
ASISTENTE ADMINISTRATIVO: Es el encargado de apoyar al Coordinador en la custodia,
manejo y seguimiento al inventario asignado al centro de formación artística.
ARTISTAS FORMADORES: Artistas vinculados al programa de formación artística los
cuales están a cargo de los procesos de formación artística de los grupos atendidos. Son
los responsables del grupo y los bienes utilizados en calidad de préstamo durante la
formación.
BIEN: Es un artículo inventariable o activo de cualquier clase, incluyendo el efectivo, activos
fijos, materiales y artículos en proceso de producción.
BAJA DE BIENES: Es la salida definitiva de aquellos bienes que se encuentran en
condiciones de seguir prestando un servicio por uno o más períodos, pero que la entidad
por deterioro o daño total ya no lo requiere.
HURTO: Delito que consiste en tomar, con ánimo de lucro, bienes muebles ajenos sin la
voluntad de su dueño, no empleando la violencia o intimidación en las personas, ni fuerza
en las cosas.
PÉRDIDA: Es la carencia o privación de lo que se poseía

RESPONSABILIDADES

 REVISIÓN SEMANAL DE INVENTARIOS Realizar semanalmente revisión del

inventario asignado con el acompañamiento de la empresa de vigilancia, durante
esta actividad se levantará un Acta de Inventario en el formato Acta de Reunión,
especificando el motivo de la reunión, las observaciones que resulten de dicha
reunión.

CARGOS: Coordinador y asistente del centro de formación artística.

 SEGUIMIENTO A LAS OBSERVACIONES DE LA REVISIÓN SEMANAL Revisar

las observaciones presentadas en el inventario. Realizar el seguimiento y
determinar las posibles soluciones que pueden resultar en Garantías,
Mantenimiento, Reparación, Restitución, Trámite por Faltante de Bienes. Enviar
correo electrónico al personal inventarios generales informando la solución y dar
trámite a la misma.

CARGOS: Coordinador del centro de formación artística.

 VERIFICACION DE PLACAS Mantener los elementos con la identificación asignada

por la entidad.

CARGOS: Asistente del centro de formación artística.

 DAÑO DE BIENES EN EL PROCESO DE FORMACIÓN Reparar o Reponer el bien

dañado dependiendo del nivel de daño sufrido, para esto el responsable del
inventario por dependencia debe levantar un acta en la que detalle la situación, el
acta debe ser enviada al responsable de Inventarios general y la coordinación de la
dependencia.
 CARGOS: Asistente del centro de formación artística.

 DAR DE BAJA A BIENES Una vez realizado el diagnóstico del elemento por una
persona experta en la materia, el cual da como resultado, que este elemento ya no
es funcional, el responsable del inventario por dependencia debe levantar un acta
con la información dada por el profesional y detalle de la situación, el acta debe ser
enviada al responsable de Inventarios general y la coordinación de la dependencia.

CARGOS: Asistente del centro de formación artística.

 FALTANTE DE BIENES Informar al encargado de inventarios mediante Acta de

reunión los detalles del faltante y las novedades correspondientes, presentar
denuncio ante Fiscalía como funcionario del Instituto Distrital de las Artes de manera
inmediata al conocimiento del faltante

CARGOS: Asistente del centro de formación artística.

 AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO A INVENTARIOS Realizar periódicamente

auditorías de seguimiento al manejo de inventarios en el que se verifiquen los
registros resultado de dicho manejo, así como el estado y utilización de los bienes
asignados a la dependencia. Registrar los hallazgos.

CARGOS: Jefe de inventario.

 INFORME DE AUDITORIA Realizar un informe con los hallazgos y observaciones

de la auditoría de seguimiento al manejo de inventarios y registrar las acciones
preventivas, correctivas y de mejora que puedan presentarse.

CARGOS: Jefe de inventario.

 TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS Acompañar la toma física de inventarios realizada

por el área de Almacén en las dependencias y determinar las acciones que de esta
toma puedan surgir, este procedimiento debe realizarse una vez al año.

CARGOS: Jefe de inventario, coordinador y asistente del centro de formación

artística.

INSUMOS

1. Acta de reunión inventario

2. Listas de inventario asignado a las dependencias.
3. Placas de identificación.
RESULTADOS

Como resultado se puede evidenciar el informe de auditoría y la toma física de inventarios

realizado por el área de inventarios generales, los cuales son procedimientos establecidos
en este documento.

METODO DE TRABAJO

 POLITICAS DE OPERACIÓN:
1. El IDARTES mantendrá actualizado su inventario de bienes para garantizar su
adecuado manejo y control.
2. Los inventarios estarán sistematizados y actualizados para poder determinar faltantes
y/o sobrantes en caso de que existan.
3. Los activos fijos del IDARTES estarán amparados contra los riesgos propios de su
naturaleza por una póliza de seguros
4. Revisar el tiempo en bodega de los bienes y buscar los espacios para ponerlos en
operación.
FLUJOGRAMA

REVISION SEMANAL
DE INVENTARIOS

ENVIO DEL ACTA DE

REVISION DE
INVENTRIO

V
SEGUIMIENTOS A LAS
VERIFICACION
OBSERVACIONES DE DE PLACAS
LA REVISION

CLASIFICACION ENVIO DE
DE EVIDENCIAS INFORMACION AL
ENCONTRADAS AREA ENCARGADA

NO
DAÑO FALTANTE NO

SI SI

DIAGNOSTICO PARA DENUNCIO A LA FISCALIA

BAJA E INFORME AL INFORME AL AREA
AREA DE ENCARGADA ENCARGADA
AUDITORIA DE
INVENTARIO

INFORME DE
INVENTARIO

TOMA FISICA
DE
INVENTARIO