DIAGRAMAS DE PROCESOS

Los diagramas de procesos son herramientas que se utilizan en diferentes áreas de trabajo para
analizar e identificar las ventajas o desventajas de un proceso en un proyecto que se vaya a
ejecutar.

Estas herramientas se utilizan para documentar, estudiar, planificar, mejorar o comunicar los
diversos procedimientos que en ocasiones son complejos y transformarlos en diagramas claros y
de fácil comprensión.

Se conocen también como diagramas de flujo y estos utilizan rectángulos, óvalos, diamantes entre
otras figuras para definir el tipo de paso, junto con flechas conectoras que establecen el flujo y la
secuencia.

Los diagramas varían, los hay desde simples y dibujados a mano hasta diagramas más elaborados
creados con programas de computadora en donde se describen diversos pasos y rutas.

A los diagramas de procesos también se le conoce con nombres más especializados, como:

 Diagrama de flujo de procesos.

 Mapa de procesos.
 Diagrama de flujo funcional.
 Mapa de procesos de negocios.
 Notación y modelado de procesos de negocio (BPMN).
 Diagrama de flujo de procesos (PFD).
 Diagramas de flujo de datos (DFD).
 Diagrama de Gantt
 Diagramas de actividad de lenguaje unificado de modelado (UML).

Los diagramas entonces, son una herramienta de gran valor para analizar los diferentes procesos
de un proyecto permitiendo analizar en qué aspectos se puede mejorar.

Por medio de un diagrama de procesos se puede identificar las necesidades que se tienen para
realizar un proyecto pero a su vez se puede logar:

 Comunicación eficaz.
 Identificación de riesgos.
 Análisis e interpretación de datos.
 Toma de decisiones de manera rápida.

CÓMO SE CREA UN DIAGRAMA DE PROCESOS

Con la utilización de un diagrama de procesos podrá representar uno o más procesos a ejecutar de
una organización.
Este tipo de procedimientos son de mucha importancia pues vendrán a organizar el desarrollo de
los diferentes proyectos a través del tiempo en una empresa u organización.

Antes que nada deberá saber qué desea lograr en su compañía, y considerar todos los puntos de
importancia para iniciar y finalizar su proyecto hasta alcanzar su propósito.

Continuar con una investigación muy bien detallada, pero a su vez sencilla para crear sus
diagramas y comunicarlo de forma eficaz a su audiencia.

Iniciar un diagrama en forma de borrador puede ser una buena idea que ayude a identificar cada
una de las tareas que deben establecer de forma cronológica para ejecutar su proyecto.

Organizar los procesos, decisiones, datos, entradas o salidas, así como el tipo de diagrama.

En resumen con simples y sencillos pasos podrás crear un diagrama de procesos de esta forma:

 Definir su propósito y alcance.

 Identificar las tareas en orden cronológico.
 Organízalos por tipo y figura correspondiente.
 Elegir y crear su diagrama.

ELEMENTOS PARA ELABORAR UN DIAGRAMA DE PROCESOS

El diseño y métodos para la creación de un diagrama de procesos son realizados principalmente

por un analista de negocio. Esta persona genera el flujo de cada una de las actividades de un
proyecto de inicio a fin y monitorea que se consigan los resultados deseados.

Para elaborar el diagrama de procesos se debe contar con un método y una herramienta que más
se adapte a su forma de trabajo.

Los métodos vienen a ser cada uno de los pasos que se deben seguir para recaudar información
que será vaciada en el diagrama de procesos. La técnica son símbolos que se utilizan para
representar el diagrama.

Como ejemplo de esas técnicas tenemos:

 Business Process Modeling Notation (BPMN)

 Diagramas UML
 Flowcharts
 Flujo de datos
 Diagramas de actividad
 Interacción
 Diagramas de Gantt
 Métodos orientados a objetos
 Workflows
  Modelos de simulación

Por su parte las herramientas son programas o software que ayudarán con el diseño y la
construcción de los diferentes diagramas. Existen herramientas manuales que facilitan el trabajo
sin embargo el avance tecnológico hace más utilizados los programas de computación.

Algunas de las más utilizadas herramientas de software son:

 BizAgi – Modeler
 Microsoft – Visio
 Lucidchart
 Enterprise Architect – Sparx
 Process Maker – Colosa
 KAISHA-Tec – Active Modeler Advantage
 ARIS – Tool SET

Y las herramientas manuales son:

 Pizarra Acrílica.
 PostIt (notas adhesivas).
 Kanban.

TÉCNICA PARA REALIZAR EL DIAGRAMA

Existen diferentes técnicas para diagramar un proceso, como se ha mencionado, tomar una
decisión sobre cuál seleccionar es importante, si queremos que todos nuestros procesos sean
estándares y además cumplan con las necesidades de su empresa.

Como aspecto importante podrá considerar la efectividad de los resultados en base al costo que
tiene el seleccionar alguna de las técnicas recomendadas.

Como componentes principales debe considerar calcular la rentabilidad de una técnica con
respecto al tiempo, la calidad, la flexibilidad y la cantidad de recursos necesarios.

LOS DIAGRAMAS DE PROCESOS MÁS UTILIZADOS

 Diagrama de proceso de operaciones

Un diagrama de operaciones hace una representación gráfica de todas las operaciones e

inspecciones que forman parte de un proceso para ejecutar un proyecto. En estos diagramas se
incluye toda transformación que va surgiendo en el proyecto y además permite medir, verificar, y
controlar cada uno de los pasos.
  Diagrama de proceso de flujos

Un diagrama de flujo es una forma de representar gráficamente un proceso que se lleve a cabo en
una empresa, mostrando una serie de pasos estructurados y vinculados lo que posteriormente
permitirá su revisión y evaluación.

Gráficamente se estos procesos emplean los diagramas de flujo, donde con una serie determinada
de figuras geométricas representan cada paso exacto del proceso que se llevará a cabo. Estas
formas definidas se conectan entre sí a través de flechas o líneas que marcan la dirección del flujo
y establecen el recorrido del proceso, como si fuese un mapa.

Algunos tipos de diagrama de flujo son:

 Horizontal. Va de derecha a izquierda, según el orden de la lectura.

 Vertical. Va de arriba hacia abajo, como una lista ordenada.
 Panorámico. Permiten ver el proceso entero en una sola hoja, usando el modelo vertical y
el horizontal.
 Arquitectónico. Representa un itinerario de trabajo o un área de trabajo.

 Diagrama de proceso de recorrido

El diagrama de recorrido ayuda a registrar las operaciones, inspecciones, transportes, demoras y

almacenajes, en el mismo orden en que estas suceden.

Establece e identifica la ruta de los movimientos y se señala por medio de líneas.

Cada actividad es identificada y localizada en el diagrama por el símbolo correspondiente, y las

operaciones e inspecciones se enumerarán de acuerdo con el diagrama de proceso.

Los tipos de diagrama de recorrido pueden ser:

 De Persona: donde se analizan los movimientos y las actividades de la persona que efectúa
la operación.
 De Material: donde se analizan los movimientos y transformaciones que le suceden al
material; es hacer el seguimiento paso a paso del material.

Un diagrama de proceso de recorrido proporciona suficiente información relacionada con el

proceso de desarrollo de un proyecto se debe elegir uno que se adecue a lo que deseamos para
que mostrar de manera clara el flujo del proceso. Esta diagrama es útil ya que mejora el proceso
de producción.

 Diagrama de proceso hombre-maquina

El Diagrama Hombre - Máquina es una técnica que permite optimizar procesos productivos de una
compañía.
Consiste en evaluar detalladamente lo que sucede entre el hombre y las diferentes máquinas que
tenga la empresa a su disposición cuando este laborando.

Es decir, se evaluará exhaustivamente lo que realiza el operario (trabajador) desde el inicio hasta
el final de la actividad de fabricación o producción de una o varias piezas, de esta manera se puede
identificar la efectividad del Proceso y la eficiencia del Operario.

Esta evaluación es capaz de precisar el tiempo y desempeño que emplea el operario y de la o las
máquinas utilizadas.

Además este diagrama también ayudará a precisar cuantitativamente:

 ¿Cuántas máquinas se le podrían asignar a un operario?

 ¿Cuánto es el tiempo de fabricación para una cantidad de piezas?
 ¿Cuánto le costará a la empresa fabricar dichas piezas?

 Diagrama de proceso de grupo

Se refiere a la representación gráfica, en una escala de tiempo de las actividades realizadas por un
grupo de personas que se establecen la ejecución de una tarea en común.

Este diagrama de procesos para grupo o conocido también como cuadrilla es, de cierta forma, una
adaptación del hombre y máquina.

Se tienen en cuenta varios procesos y máquinas para entender finalmente cuantas máquinas debe
operar un trabajador, y cuantos operarios se necesitan para operar de mejor forma una máquina.

Este diagrama determina la eficiencia de los hombres y de las máquinas, además estudia, analiza y
logra mejorar varias estaciones de trabajo en simultáneo.

Da conocimiento del tiempo requerido para llevar a cabo el balance de actividades del hombre y
su máquina involucrada en el análisis.

El diagrama de procesos para grupos de trabajo es útil para:

 Determinar el número exacto de obreros necesarios para atender eficazmente una

máquina o un proceso.
 Establecer el tiempo del ciclo de operación.
 Analizar las actividades del grupo, determinando cuál es el integrante que más trabaja y
cuál es el que menos trabaja.
 Hacer una redistribución de las tareas, con la finalidad de reducir las demoras y balancear
las asignaciones de trabajo de cada uno de los integrantes del grupo.
 El número de máquinas a asignar a un operario.
Los tipos de diagrama de procesos para grupo son:

 De atención sincrónica.
 Atención al azar.
 Una combinación de los anteriores.

 Diagrama de inspecciones.

Un diagrama de inspecciones representa de forma gráfica todas las operaciones e inspecciones

que forman parte de un proceso y ejecución de proyectos de una empresa o compañía.

En este diagrama no se representan las manipulaciones, los transportes, ni los procesos de

almacenamiento. Lo que se incluye es información que se considera necesaria para el análisis, por
ejemplo, el tiempo requerido, la situación de cada paso y si funcionan los ciclos de producción.

 Diagrama de Gantt

El diagrama de Gantt siendo uno de los más utilizados es una herramienta gráfica empleada para
lograr la gestión de proyectos de una forma útil y sencilla.

Este diagrama plantea de manera visual, las actividades que forman parte de un proyecto y su
proceso de tiempo, se realiza a través de un cronograma de barras horizontales.

Logra facilitar el control y el proceso de la realización de las tareas y de los recursos destinados
para un proyecto.

El diagrama de Gantt es utilizado en la mayoría de las empresas, no importa su tamaño o el sector

al que pertenezcan.

¿CÓMO SE CONSTRUYE UN DIAGRAMA DE GANTT?

La elaboración de un Diagrama de Gantt es muy sencilla, además existen herramientas

tecnológicas que facilitan su creación en la actualidad.

Este diagrama es representado por un gráfico con barras horizontales. A continuación, los pasos y
aspectos más importantes a tener en cuenta para su elaboración:

- Como punto de partida para construir el diagrama de Gantt se necesita reunir

información necesaria referente a todos los pasos que forman parte del desarrollo del
proyecto y los recursos que se requieren en cada momento.
- Comprender como está estructurado el proyecto. El diagrama de Gantt permite conocer
detalladamente las actividades que forman parte de cada etapa del proyecto y permite
lograr el objetivo final con una adecuada planificación.
- Establecer los plazos en los que se llevará cada actividad. A cada tarea del proyecto se le
asigna un tiempo aproximado de realización.
 - Se hace una programación de las tareas a realizar ajuntando los plazos de entrega de cada
tarea. Se debe fijar una fecha de ejecución para cada etapa. Lo que será de gran ayuda
para cumplir con el plazo límite de entrega final del proyecto.
- Incluir todas las barras de las tareas a realizar en el gráfico. El diagrama de Gantt ensambla
todas las piezas con un objetivo temporal fijo luego los organiza para que se vean más
claros.
- Al observar el diagrama de Gantt debe verse claramente el orden en qué deben
desarrollarse las actividades, cuáles de ellas quedan subordinadas a otras y cuáles son
independientes.
- El uso de una herramienta de software para implementar el diagrama es una opción
práctica algunas poseen opciones avanzadas que ayudan a una visualización mejor del
diagrama de Gantt guiando a una mejor toma de decisiones.

El diagrama de Gantt es un tipo de gráfico de barras para la gestión de proyectos, lo que permite
que también lo pueda diseñar en papel. De esa forma se realizó durante mucho tiempo, y aunque
las herramientas tecnológicas resultan muy útiles, este diagrama no se limita a una sola forma de
ejecución.

VENTAJAS DE UN DIAGRAMA DE PROCESOS

Los diferentes diagramas de procesos ofrecen ventajas adecuadas a cada una de las necesidades
que surjan en una empresa para desarrollar un proyecto.

Los diagramas ayudan a las empresas y personas involucradas en un proceso a entender el

mismo, esto también facilita su incorporación a la organización, así como su colaboración en la
búsqueda de mejoras del proceso de proyecto y sus deficiencias.

Si el proceso de presenta de una forma clara y objetiva, va a permitir de una forma más fácil la
identificación oportuna de cualquier circunstancia que colabore con las mejoras y propuestas de
un proyecto.

Permite la inclusión de cada persona de una empresa, lo que lleva a identificar claramente quien
es su cliente y proveedor interno dentro del proceso así como su cadena de relaciones, mejorando
de una forma considerable la comunicación entre los departamentos y personas de la compañía,
empresa u organización.

Es común ver el gran interés que desarrollan las personas que participan en la elaboración del
diagrama lo que genera gran entusiasmo en la participación y elaboración del mismo, por lo que
propondrán continuamente ideas para mejorarlo.

Los diagramas son herramientas valiosas para la formación y entrenamiento del nuevo personal
que se incorpore a la empresa.

Uno de los grandes puntos es que se puede lograr de forma oportuna que todas las personas que
están participando en el proceso lo entiendan de igual manera, por lo que será más fácil lograr la
motivación adecuada que logre conseguir mejor empleo de tiempo y costes, mejorando también
las relaciones entre los integrantes del proceso.

PROGRAMAS GRATUITOS PARA CREAR DIAGRAMAS DE PROCESOS

¿Desea realizar un diagrama de proceso y requiere conocer si existen programas de computación

gratuitos para esto? Pues bien, con los avances y posibilidades tecnológicas la creación de
diagramas y es algo que casi todo el mundo puede realizar, independientemente de su profesión.

Los diagramas ayudan a visualizar de una mejor manera los datos y a explicar mejor ciertos
procesos y relaciones estadísticas. Como ya lo hemos venido describiendo pueden ser utilizados
en informes, presentaciones, conferencias, en innumerables situaciones.

Existen muchas herramientas profesionales para crear diagramas, como el software Visio de
Microsoft y otras aplicaciones profesionales. Pero también existen herramientas gratuitas muy
eficientes para aquellas personas que lo necesiten.

 Draw.io

Esta es una aplicación web que se utiliza a través de un navegador lo que indica que no es
necesario descargar o instalar algo.

Es muy fácil de utilizar ofrece variedad de figuras y opciones para elegir, permite cambiar formas,
añadir color, cambiar tamaño y hacer muchas modificaciones para personalizar los diagramas.

Se puede añadir texto y al finalizarse hace click en “Archivo > Descargar” y de esa forma será
descargarlo en la computadora. Permite descargar el diagrama en diversos formatos de archivo.

 Draw de LibreOffice

Esta aplicación ofimática para personas que desean pagar por Microsoft Office, pero quieren una
opción que funcione de manera similar. Draw ayuda a personalizar planes y esquemas
introduciendo símbolos y flechas para conectar mejor las ideas y una vez se haya terminado, se
exportar y se puede guardar en PDF, archivo de imagen o cualquier otro formato.

 Creately

Permite adquirir una versión completa que se puede instalar en un computador para trabajar en
diagramas aunque no se cuente con acceso a la Internet en el momento. Luego se sincroniza.

Se crea una gran variedad de diagramas, desde diagramas de procesos y diseños de aplicaciones,
hasta diagramas de vendedores particulares, tales como Cisco o AWS.

 yEd

Esta herramienta ofrece una gran cantidad de opciones al crear diagramas. Emplea variedad de
símbolos y de formas. Es ideal para crear diagramas de flujo. Hay opciones de diseño automático
que sirven de plantilla si no se te ocurre como iniciar. El diagrama es fácilmente exportable tras su
finalización, y permite exportar a XML.

 ArgoUML

Esta herramienta permite crear una variedad de diagramas, diagramas de colaboración, secuencia
y despliegue. También hay un gran número de opciones cuando se trata de formateo.

 Dia

Es una opción simple y muy amigable para la creación de diagramas con herramientas libres.
Ofrece variedad de plantillas para ser utilizadas. Se pueden utilizar plantillas para crear diagramas
de trabajo óptico, planos de ingeniería, soluciones HVAC, y más. Es descargable de uso gratuito y
fácil de instalar y comprender.

 Diagram Designer

Ofrece personalizar las plantillas para trabajar. La herramienta incorpora un corrector ortográfico.
Se pueden importar y exportar en distintos tipos de archivo como WMF, BMP, JPEG, GIF, PCX.
También incluye una herramienta calculadora que te permite realizar ecuaciones matemáticas
dentro de los diagramas.

PARA CONCLUIR SOBRE LOS DIAGRAMAS DE PROCESOS

La realización de diagramas de procesos aportan gran valor a la ejecución de cada uno de los
proyectos de una empresa, las ventajas de organización, ahorro y efectividad en la ejecución son
buenas estrategias, por lo que es importante identificarlos y entenderlos.

Algunos de los beneficios que se obtienen al diagramar los procesos de un lugar, son:

 Establecer un mecanismo de entendimiento común del proceso.

 Permitir conocer las actividades, condiciones y responsables que participan en el proceso.
 Facilitar el análisis, pudiendo identificar qué actividades aportan valor y cuáles no.
 Introducir rápidamente a un participante del proceso a entenderlo y seguir su definición.
 Dar pie a que se pueda mejorar en cada uno de los procesos de una compañía.