DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

FACULTAD: INGENIERÍA INDUSTRIAL

CARRERA: LICENCIATURA EN INGENIERÍA INDUSTRIAL
ASIGNATURA: DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
PRE-REQUISITO: CURSAR V AÑO
COD. ASIGNATURA: 7234

OBJETIVO GENERAL

Introducir al estudiante de ingeniería industrial en el manejo de la información,

como un recurso importante en la toma de decisiones en cualquier organización,
sus herramientas y su impacto en el mundo actual y futuro. Además, mostrarles
las herramientas básicas para el análisis y diseño de los sistemas de información.

I. INTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

1. Definición de un Sistema de en General.
2. Definición de un Análisis y del Diseño de Sistemas.
2.1 Habilidades de los Analistas de Sistemas
3. Conceptos y Definiciones de los Sistemas de Información para Uso de la
Gerencia.
3.1 Personas
3.2 Datos
3.3 Actividades
3.4 Redes
3.5 Tecnología
4. Ciclo de Vida de los Sistemas de Información.
4.1 Ciclo de Vida de Desarrollo de Sistemas

II. SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL

1. Niveles de Administración.
2. Diseño de la Organización.
3. Otros Factores de la Organización.
4. Teoría de la Información.
4.1 Generalidades
4.2 Atributos
4.3 Necesidades
4.4 Fuentes
4.5 Problemas de la Fuentes
4.6 Sistema de Comunicación
4.7 Niveles de Problemas en la Comunicación
4.8 Requisitos de los Sistemas de Información
4.9 Usos Múltiples de la Información
5. La Empresa como un Sistema
5.1 Sistema Interno de la Empresa
5.2 Interacción de la Empresa con su Medio Ambiente

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 6. Tipos de Sistemas de Información
6.1 Sistemas Transaccionales
6.2 Sistemas de Manejo de Información
6.3 Sistemas de Apoyo a Decisiones
6.4 Sistemas de Soporte a Decisiones en Grupo
6.5 Sistemas para Ejecutivos
6.6 Sistemas Estratégicos
6.7 Sistemas de Información Geográfica
6.8 Sistemas Expertos
6.9 Sistemas Neuronales
6.10 Sistemas de Lógica Difusa
6.11 Realidad Virtual

III. INICIACIÓN DE UN PROYECTO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

1. Inicio del Proyecto.
1.1 Razones para Iniciar un Proyecto
1.2 Origen de Solicitudes
2. Revisión y Selección del Proyecto.
2.1 Métodos Utilizados
2.2 Solicitud del Proyecto
3. Investigaciones Preliminares.
3.1 Alcance de Estudio
3.2 Investigación
3.3 Pruebas de Factibilidad del Proyecto
4. Definición de los Requerimientos.
4.1 Básicos
4.2 De Transacciones de Usuarios
4.3 De Decisiones de Usuarios
4.4 De la Organización
5. Técnicas para Encontrar los Datos Necesarios.
5.1 Muestreo de documentos y otros
5.2 Entrevistas
5.3 Cuestionarios
5.4 Revisión de Registros
5.5 Observaciones
6. Conceptos Básicos de Flujo de Datos, Diagrama de Flujo de Datos y
Diccionario de Datos.
6.1 Conceptos Básicos
6.2 Desarrollo de Diagramas de Flujo de Datos
6.2 Diccionario de Datos

IV. ESTRATEGIAS PARA EL ANÁLISIS DE LAS DECISIONES

1. Tablas de Decisiones.
2. Árboles de Decisiones .
3. Decisiones Semiestructuradas

2
V. DISEÑO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

1. Diseño de la Salida del Sistema.

1.1 Tecnologías de Salidas
1.2 Tipos de Diseño
2. Diseño de la Entrada y del Control.
2.1 Entradas
2.2 Captura de Datos
3. Desarrollo del Archivo y de la Base de Datos.
3.1 Concepto de Datos
3.2 Archivos
3.3 Base de Datos
4. Diseño de la Interfase del Usuario.
5. Dispositivos de Almacenamiento Auxiliar
5.1 Cintas Magnéticas
5.2 Discos Magnéticos
5.3 Otros Dispositivos
5.4 Respaldo y Recuperación de Archivos
6. Diseño del Ambientes de Línea y Distribuidos.
6.1 Comunicación de Datos
6.2 Redes Computacionales

VI. CONTROL DE LA CALIDAD DEL SISTEMA Y PUESTA EN MARCHA

1. Aseguramiento de la Calidad del Sistema.

1.1 Estrategias de Pruebas
1.2 Niveles de Prueba
1.3 Diseño de Pruebas
1.4 Biblioteca de Pruebas
2. Puesta en Marcha del Sistema.
2.1 Capacitación del Personal
2.2 Conversión
2.3 Revisión Posterior

VII. ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

1. Administración del Desarrollo del Sistema de Información.

1.1 Requerimientos de Tiempo
1.2 Administración de Personal y Desarrollo
2. Selección del Hardware y Software.
2.1 Adquisición de Hardware
2.2 Selección de Software

VIII. DESARROLLO DE LA PROPUESTA DEL SISTEMA

1. Análisis de los Datos Generados por el Sistema.

1.1 Hallazgos Actuales
1.2 Identificación de Requerimientos de Diseño
1.3 Estrategias de Diseño

3
 2. Análisis de los Costos y Beneficios Generados.
2.1 Estrategias para Comparación
2.2 Lineamientos para Análisis
3. Propuesta del Nuevo Sistema.
3.1 Organización de la Propuesta
3.2 Elección de Estilo de Redacción
3.3 Presentación de Propuesta

BIBLIOGRAFÍA

1. ANÁLISIS Y DISEÑO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

James A. Senn, McGraw-Hill, 1996.

2. ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS

Kenneth E. Kendall y Julie E. Kendall, Prentice Hall, 2011

3. SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA TOMA DE DECISIONES

Daniel Cohen K., McGraw-Hill, 1996

4. ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Jeffrey L. Whitten, Lonnie D. Bentley y Victor M. Barlow; McGraw-Hill Irwin,
1996

5 SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LOS NEGOCIOS

Daniel Cohen K y Enrique Asín Lares, McGraw-Hill, 2000.

6. ADMINISTRACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Kenneth C. Laudon y Jane P. Laudon; Prentice Hall, 1996

7. SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL

Kenneth C. Laudon y Jane P. Laudon; Prentice Hall, 2004

8. TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN. Efraim

Turban; Ephraim McClean, James Wetherbe

9. ADMINISTRACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

(Organización y Tecnología). Keneth C. Laudon, Jane P. Laudon.
10. INTELIGENCIA ARTIFICIAL, UN ENFOQUE MODERNO. Stuart Russell,
Peter Norving.

4
DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

I. INTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

1. DEFINICIÓN DE UN SISTEMA EN GENERAL

En el sentido general, un Sistema es un conjunto de componentes que interactúan para

alcanzar un objetivo en común. Es una colección de elementos o medios que están
relacionados y que pueden ser descritos en términos de sus atributos o de sus partes
componentes.

Los sistemas pueden ser abstractos que es sólo conceptual, producto de la mente
humana (sociales, religiosos, culturales) y físicos, que es un conjunto de elementos
materiales que operan en relación con otro para lograr un objetivo (de comunicación, de
computación, etc.).

Los elementos de un sistema son:

a. Entorno o medio circundante, depende de los objetivos del sistema, de sus

necesidades y actividades, así como si es físico o abstracto.

b. Límites o fronteras, demarcan o separan el entorno respecto al sistema. Las

características particulares de una frontera varían en función de que un sistema sea
físico o abstracto. En un sistema físico el límite es una demarcación natural determinada
por la estructura básica del sistema y por los objetivos y fines del mismo.

Los límites controlan cuidadosamente las entradas y salidas, regulando el flujo desde y
hacia el sistema, y protegiéndolo de agentes destructivos o perjudiciales existentes en el
ambiente; los límites sirven de filtro de las entradas y salidas.

c. Entradas y salidas, son las cosas que entran o salen del sistema, desde y hacia
el entorno o medio ambiente. Existen dos tipos de entradas, activantes que son los
datos o información sobre los que puede actuar el sistema para producir una salida, y
las de mantenimiento, que están integradas estrechamente al sistema de control.

Los sistemas que interactúan con el medio ambiente se llaman sistemas abiertos, en
donde el elemento de control juega un papel importante. Los sistemas utilizan un
modelo de control básico que consiste en:

a. Definir las variables a controlar (qué controlar).

b. Método de medición del rendimiento real (cómo controlar).

c. Una forma de comparar contra el standard de rendimiento aceptable (contra qué

controlar).

d. Una forma de corregir cualquier desviación (cómo corregir).

Dentro del control, un elemento importante es la retroalimentación (feedback), existiendo

dos tipos: retroalimentación negativa que ayuda a mantener el sistema dentro de un

5
margen crítico de operaciones y reduce las fluctuaciones de rendimiento respecto a las
normas o estándares. Esta retroalimentación es de carácter correctivo.

La retroalimentación positiva refuerza la operación del sistema, haciendo que

continúe con el mismo rendimiento y sin alterar sus actividades.

2. DEFINICIÓN DE ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS

En términos generales en las empresas el análisis y diseño de sistemas se refiere al

proceso de examinar una situación de la empresa con la intención de mejorarla.

El diseño de sistemas es el proceso de planeación de un nuevo sistema dentro de la

empresa para remplazar o complementar al existente. Para ello debe entenderse por
completo el sistema anterior y determinar como se puede utilizar la informática en forma
óptima para hacer la operación más efectiva.

El análisis de sistemas es el proceso que sirve para recopilar e interpretar los hechos,
diagnosticar problemas y utilizar estos hechos a fin de mejorar el sistema.

2.1 Habilidades de los Analistas de Sistemas

Para diseñar y desarrollar un sistema se requieren diversas habilidades como:

1. Capacidad para examinar la petición y determinar si la solución puede ser a

través de la informática.

2. Conocimiento para recopilar e interpretar los datos que ayudan a diagnosticar

algún problema de la organización, su relación con los sistemas de información y
la informática.

3. El entendimiento para determinar dónde es aconsejable el uso de la

informática y dónde son más efectivos los procedimientos y sistemas
manuales.

4. Capacidad de solucionar problemas, descomponerlos en sus partes, analizar sus

diversos aspectos y volverlos a ensamblar para resolver el problema. Deben ser
capaces de definir de forma creativa soluciones alternativas a los problemas y
necesidades.

5. Conocimientos generales de la organización, deben ser capaces de comunicarse

con los expertos de la organización para adquirir el conocimiento preciso de los
problemas y necesidades.

6. Tener el conocimiento para seleccionar los mejores métodos de entrada y salida

de datos o información, almacenamiento de archivos, acceso, procesos entre
otros.

7. Tener conocimiento interno del desarrollo de software, métodos de prueba y

estrategias de puesta en marcha.

6
8. Tener capacidad de comunicarse efectivamente con otros, tanto en forma
oral como escrita. Debe ser capaz de cooperar, comprender y funcionar
como parte de un equipo, para alcanzar el éxito del proyecto.

9. Flexibilidad y capacidad de adaptación, debido a las diferentes funciones

que los Analistas pueden desempeñar, ya que los proyectos nunca son
idénticos.

10. Tener carácter y ética, pues la naturaleza del trabajo requiere un carácter fuerte y
alto sentido de la ética, ya que a menudo se maneja información y datos
confidenciales y sensibles; además, descubren discrepancias entre los
empleados y accedan datos privados. Nunca debe compartir sus sentimientos y
su información con las personas equivocadas.

Los Analistas de Sistemas desempeñan tres (3) papeles importantes que son: como
consultor para la organización, como especialista de apoyo, y como agente de
cambio (persona que sirve como catalizador para el cambio).

3. CONCEPTOS Y DEFINICIONES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

PARA USOS DE LA GERENCIA

Un sistema de información es una disposición de componentes integrados entre sí para

satisfacer las necesidades información de una organización.

Dicho de otra forma, es una disposición de Personas, Actividades, Datos, Redes y

Tecnología, integrados entre sí, con la finalidad de apoyar y mejorar las operaciones
cotidianas de una organización, así como satisfacer las necesidades de información.

Las Personas son los usuarios, directivos, y miembros de los grupos de desarrollo de
los sistemas de información. Los Datos son la materia prima para crear información útil.
Las Actividades son las de la organización y las actividades del proceso de datos y
generación de información que apoyan las actividades de empresa. Las Redes es la
descentralización de la organización, distribución de los restantes componentes
elementales en los lugares más útiles y comunicación y coordinación entre dichos
lugares. La Tecnología es el hardware y software que sostiene los componentes
elementales.

3.1 Personas

Este es el componente más importante de los sistemas. En este aspecto el término

Trabajador de la Información se usa para designar a aquellas personas cuyo trabajo
tiene que ver con la creación, captura, distribución y uso de la información.

Los analistas de sistemas ven a las personas según el papel que desempeñan en el
desarrollo y el mantenimiento de los sistemas de información. Estos pueden ser los
siguientes:

3.1.1 Propietarios del Sistema

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Patrocinan y promueven los sistemas, son normalmente los responsables de fijar el
presupuesto y el plazo necesarios para desarrollar y mantener el sistema de
información, y deciden en último término la validez de dicho sistema.

Éstos se encuentran en la posición más alejada de la base tecnológica, por lo cual

suelen demostrar menor interés por la solución técnica de un sistema (no se dejan
impresionar); por otra parte, son conscientes de los costos de la tecnología y esperan
que estos costos se compensen con los beneficios.

Los analistas de sistemas deben conseguir el compromiso del propietario o el

patrocinador del sistema para todos los proyectos de desarrollo sobre el sistema. Este
compromiso es de vital importancia para obtener el mismo compromiso en los
subordinados.

3.1.2 Usuarios del Sistema

Son aquellas personas que utilizan el sistema (obtienen beneficios directos de él) de
una forma regular: Capturan, validan, introducen y almacenan información.

Los Usuarios definen: (1) los problemas que han de resolverse, (2) las oportunidades
que deben aprovecharse, (3) las necesidades que han de satisfacerse y (4) las
restricciones de la organización que se impondrán a los sistemas.

Los usuarios suelen mostrar menor interés por los costos y los beneficios que los
propietarios, su principal preocupación es poder hacer el trabajo. Éstos están más
cercanos a la base tecnológica.

Los analistas de sistemas, en la medida de lo posible, deben tener contacto directo con
los usuarios.

Entre los tipos de usuarios tenemos los siguientes:

a. Los administrativos (administrativos contables, administrativos de ventas, oficinistas,

secretarias), están a cargo de las actividades de información cotidianas de la
organización que incluyen el seguimiento y cumplimiento de pedidos, escritura de
correspondencia y respuestas a consulta de clientes.

Estos usuarios inician o manejan el grueso de los datos de una organización; a menudo
toman decisiones rutinarias basadas en los datos y generan información para los
directivos.

b. Técnicos y Profesionales (abogados, analistas financieros, especialistas en general,

ingenieros, contables, etc.), forman un subconjunto de trabajadores de la información
cuyas responsabilidades se basan en disciplinas del conocimiento altamente
especializadas.

Este tipo de usuarios plantean retos especiales, tienen una sólida formación y son
creativos, muchos tienen conocimientos informáticos y se sienten menos intimidados por
la tecnología.

8
c. Supervisores (delegado sindical, director de oficina, jefe de grupo, jefe de equipo),
en general pertenecen al nivel más bajo del cuerpo directivo, controlan las operaciones
diarias dentro de la organización.

Los supervisores vigilan directamente el trabajo de los administrativos, técnicos y

profesionales. En su mayor parte, apenas van más allá de las operaciones del día o de
la próxima semana.

Como usuarios tienden a interesarse por los presupuestos y la eficiencia de las

operaciones que supervisan; en consecuencia, requieren información diaria, detallada e
histórica de las actividades.

Los analistas han de tomar precauciones de no fiarse de éstos en cuestión de detalles.

d. Directivos medios (de compras, de cuenta, de personal, etc.), tienen que ver con la
planificación, organización, control y toma de decisiones correspondientes a plazos
relativamente cortos (tácticas).

Los directivos medios se preocupan por cuestiones más a largo plazo, suelen no
mostrar interés por los detalles de las operaciones; tampoco están preocupados por la
eficiencia operativa. Se ven frecuentemente obligados a competir con otros directivos
por los recursos que son escasos (dinero, personal espacio). Éstos suelen mostrarse
interesados por obtener información resumida.

Los analistas deben prever estos conflictos por anticipado.

e. Directivos ejecutivos (decanos, director ejecutivo, rector, presidente, etc.), son

responsables de la planificación y el control a largo plazo (estrategias).

Estos directivos examinan las tendencias, fijan planes y políticas de largo alcance en la
organización y evalúan cómo son llevados a cabo; asignan los recursos escasos de la
organización. Con frecuencia determinan o influyen en la dirección estratégica de la
mayoría de los sistemas de información.

Estos usuarios desean disponer de información muy resumida que ayude a la

planificación, análisis y toma de decisión.

3.1.3 Diseñadores

Éstos traducen las necesidades y las restricciones de la organización manifestadas por

los usuarios a soluciones técnicas; diseñan los archivos, las bases de datos, las
entradas y salidas, las pantallas, las redes y los programas requeridos por los usuarios;
además, integran las soluciones técnicas en el entorno de trabajo cotidiano de la
organización.

Los diseñadores están más próximos a la base tecnológica; con frecuencia deben elegir
la tecnología más adecuada y diseñar los sistemas conforme a las restricciones que
imponen la toma de decisiones.

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El analista de sistemas es el principal diseñador de sistemas de la mayoría de los
sistemas de información multiusuario.

3.1.4 Constructores

Los constructores fabrican sistemas de información multiusuario basados en las

especificaciones de diseño obtenidas de los diseñadores. El programador de
aplicaciones es un constructor de sistemas.

Los constructores de sistemas están en contacto directo con la base tecnológica ya que
usan directamente la tecnología para construir las soluciones técnicas.

3.2 Datos

Dato: Es una colección de hechos considerados de forma aislada, describen la

organización. Éstos hechos aislados portan un mensaje pero no son de utilidad por sí
solos.

Información: Es un dato que ha sido manipulado con lo que resulta de utilidad para
alguien. La información dice a la gente algo que no sabía o le confirma algo que
sospechaba.

3.2.1 Propietarios

Está interesado en los recursos de la organización, éstos son: (1) cosas esenciales para
los propósitos u objetivos del sistema, o (2) cosas que han de ser gestionadas o
controladas para alcanzar las metas y los objetivos de la organización.

Para estos usuarios los datos en sí son recursos que ayudan a gestionar mejor otros
recursos de la organización. Los recursos mencionados anteriormente son:

a. Cosas tangibles: Materiales, suministros, máquinas, vehículos y productos.

b. Funciones: Clientes, proveedores, empleados, etc.

c. Sucesos: Pedidos, solicitudes, contratos, viajes, accidentes o ventas.

d. Lugares: Oficinas de ventas, instalaciones de almacén.

Cuando los analistas de sistemas tratan con los propietarios del sistema intentan señalar
los recursos que son importantes para el sistema. El análisis utiliza con frecuencia el
término entidad para describir un recurso.

Un directivo relacionado con la introducción podrá responder con la siguiente lista:

CLIENTES: Como función

PREVISIONES: Como suceso
PEDIDOS: Como suceso
ZONAS DE VENTA: Como lugar

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RECLAMACIONES: Como otro suceso
PRODUCTOS: Como bien tangible.

3.2.2 Usuarios

Los usuarios de un sistema son normalmente expertos en datos; conocen los datos de
la organización mejor que nadie.

Las necesidades de datos son representaciones de los datos de los usuarios en función
de entidades, atributos y reglas. Estas necesidades de datos se expresan en un
formulario que es independiente de cómo se almacenen o implanten físicamente dichos
datos.

Los usuarios conocen las entidades como formularios, archivos y registros. Estas
entidades son, en su mayor parte, las mismas que interesan a los propietarios (cosas
tangibles, funciones, sucesos y lugares).

Los usuarios están al tanto de los atributos de datos que describen las entidades. Los
atributos son hechos que describen todas o la mayoría de las presencias de una
entidad.

Los usuarios conocen las reglas (relaciones) que rigen sobre los datos y las entidades.

Los analistas trabajan cerca de los usuarios para informarse de sus necesidades. Estas
necesidades se expresan en función de entidades, atributos y reglas.

3.2.3 Diseñadores

Convierten las necesidades de los usuarios en bases de datos y archivos informáticos

que servirán de soporte al bloque elemental ACTIVIDADES del sistema de información.

La visión que los diseñadores tienen de los datos está condicionada por las limitaciones
tecnológicas específicas. Los diseñadores ven los datos en forma de disposiciones de
registros, estructuras de datos, esquemas de bases de datos, organizaciones de
archivos, campos, índices, y otros ítems técnicos.

Los diseñadores deben representar el diseño de modo que: (1) satisfaga las
necesidades de datos de los usuarios, y (2) ofrezca el nivel de detalle y la consistencia
suficientes para transmitir el diseño de datos a los constructores de sistemas.

3.2.4 Constructores

Son los que están más próximos a la base tecnológica, ya que están obligados a
representar los datos en lenguajes muy precisos y estrictos. Los constructores escriben
los programas de datos para su implantación en las bases de datos y los archivos
informáticos.

Los programas de datos son descripciones técnicas y comprensibles por la máquina

sobre cómo se almacenan los datos en archivos y bases de datos.

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3.3 Actividades

Las actividades de una organización son procesos cotidianos (marketing, ventas,

operaciones de almacén, recepciones, gestión de personal, contabilidad y producción)
que sirven para apoyar sus cometidos, metas y objetivos.

Las actividades de los sistemas de información son procesos que apoyan las
actividades de la organización por medio de: (1) suministro de datos y el proceso de
información, y (2) la mejora y simplificación de las actividades de la organización.

En general las actividades son trabajos llevados a cabo por personas y máquinas, para
la organización.

3.3.1 Propietarios

Están más interesados en las actividades denominadas funciones, exentas de detalles

como entradas y salidas y los procedimientos. Las funciones son actividades en curso
que apoyan el funcionamiento de la organización; entre las que se incluyen ventas,
servicios, recepciones, expediciones, contabilidad, etc.

Los propietarios del sistema de información ven sus funciones de organización a través
de diversos parámetros de planificación como son las metas y objetivos.

Las transacciones (pedidos, reservas, etc.), son acuerdos o disposiciones

empresariales; su importancia reside en que aportan nuevos datos al sistema de
empresa.

Los sistemas de transacciones son aplicaciones de los sistemas de información que

capturan y procesan los datos referidos a transacciones. Existen tres (3) tipos de
transacciones:

(1) De entrada, que introducen nuevos datos como cuentas, pagos, devoluciones,
pedidos, órdenes de compra, impresos, etc.

(2) De salida, activan respuestas o confirman acciones como calendarios de cursos,

confirmaciones de vuelos, estados de cuentas, facturas, recibos, etc.

(3) De mantenimiento, suministran actualizaciones rutinarias d los datos almacenados

como cambios en precios, tarjetas de cambios, nuevos productos, productos
descontinuados, etc.

3.3.2 Usuarios

Éstos ven las actividades en función de los distintos procesos de la organización. Se

entiende por procesos de la organización las actividades que tienen entradas y
salidas. Se basan con frecuencia en métodos específicos y procedimientos de
aplicación de paso a paso. Estos procesos pueden ser puestos en marcha por
personas, máquinas u ordenadores.

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El analista de sistemas debe transmitir a sus usuarios una visión de sus necesidades de
proceso en función de modelos sencillos de entradas - procesos - salidas (modelo de
proceso). Estos modelos incluyen los procesos, la información y flujos de datos, y
almacén de datos o archivos. Estos modelos sugieren qué hace el sistema, pero no
cómo lo hace.

3.3.3 Diseñadores

Al igual que en el componente DATOS, la visión que tienen los diseñadores está
condicionada por las limitaciones de la tecnología específica. Éste debe, en primer lugar,
determinar qué actividades deben informatizarse y cómo se automatizarán.

Los procesos informáticos son aquellos que se implantan o implantarán en el

ordenador. Éstos pueden automatizar procesos o simplemente apoyar procesos de
empresa.

El analista de sistemas estudia y documenta estas visiones técnicas de las actividades

de los sistemas.

3.3.4 Constructores

Representan las actividades por medio de precisos lenguajes de programación

informática que describen las entradas, salidas y los procesos lógicos.

Los programas de aplicaciones son representaciones basadas en lenguajes y

comprensibles por las máquinas sobre lo que se supone que debe hacer un proceso
informático, o las acciones que debe desarrollar un proceso informático para cumplir una
determinada tarea.

3.4 Redes

Las redes son: (1) estructuras de distribución de personas, datos, actividades y

tecnología en los lugares adecuados de la organización, y (2) movimiento de datos entre
dichos lugares.

El diseño de redes pretende suministrar procesos cooperativos entre los sistemas, los
ordenadores y las personas. Las razones por las cuales las redes han experimentado un
considerable auge se debe a:

(1) Las empresas han incrementado su ritmo de trabajo.

(2) El ámbito de las empresas está en expansión.

(3) La complejidad de las organizaciones es cada vez mayor.

(4) Los datos se están duplicando sin cuidado a una velocidad alarmante.

3.4.1 Propietarios

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Ven las redes en función meramente geográfica, es decir, lugares donde la organización
elige o necesita realizar sus operaciones. Esto incluye ciudades, estados países; pero
además están los campos, instalaciones, edificios, plantas y salas de trabajo.

La distribución geográfica ha adoptado una nueva dimensión en muchas

organizaciones que consideran un objetivo estratégico integrar sus sistemas de
información en las empresas de sus clientes y sus proveedores.

Otro lugar geográfico que está empezando a tenerse en cuenta por los cuadros
directivos de algunas empresas es el despacho en casa, que permite que los
empleados trabajen en su domicilio con un completo acceso a las bases de datos y
herramientas de comunicación de la organización.

3.4.2 Usuarios

Debido a la visión que tiene de los datos y procesos son los mejor situados para
determinar las necesidades requeridas en un lugar concreto. Éstos se interesan por los
lugares de trabajo y suelen tener una visión más detallista de los puestos.

Una red de empresa define los lugares detallados de trabajo, los recursos específicos
disponibles en cada lugar y las necesidades de comunicación de la organización entre
dichos lugares.

Los recursos específicos de un lugar de trabajo concreto se expresan en función de los

componentes elementales (personas, datos y actividades necesarias). Las necesidades
de comunicación se expresan en forma de flujos de datos lugar - a - lugar.

3.4.3 Diseñadores

La visión que tienen los diseñadores de las redes está condicionada por las limitaciones
impuestas por el uso de una tecnología específica. Su interés se centra más bien en las
redes informáticas que pueden servir de soporte a la red de la organización.

Una red informática es una disposición técnica que interconecta ordenadores y

periféricos de manera que puedan intercambiar datos y compartir recursos técnicos. A
veces recibe el nombre de arquitectura abierta de sistemas.

Los sistemas de información distribuida son aquellos en que los datos y los procesos
se han dividido en subconjuntos que se encuentran técnicamente distribuidos, o
duplicados, en múltiples lugares.

Las decisiones sobre arquitectura distribuida requieren que el diseñador determine:

(1) Qué requisitos referidos a la ubicación de los usuarios del sistema deben
satisfacerse a través del acceso común a un lugar central o compartido.

(2) Qué requisitos de ubicación de los usuarios deberían distribuirse en un único lugar.

(3) Qué requisitos de ubicación deberían duplicarse en varios lugares.

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El diseñador de sistemas debe preparar especificaciones que: (1) satisfagan las
necesidades de redes de empresa que aquejan a los usuarios; y (2) suministrar un
nivel suficiente de detalle y coherencia para transmitir el diseño de la red a los
constructores de sistemas.

3.4.4 Constructores

Utilizan lenguajes y estándares de telecomunicación para escribir los programas de

redes.

Los programas de redes son especificaciones comprensibles por la máquina de

parámetros de comunicación informática tales como: direcciones de nodos, protocolos,
velocidades de línea, controles de flujo y otros parámetros técnicos complejos.

3.5 Tecnología

La tecnología de información designa la moderna combinación de tecnologías

informáticas y tecnologías de telecomunicación.

3.5.1 Tecnología de Datos

Incluye todo el hardware (teclados, impresoras, unidades de cinta y disquetes, unidades

de discos duros, unidades de discos ópticos y similares) y el software requerido para
capturar, almacenar, y gestionar los recursos de datos.

3.5.2 Tecnología de Procesos

Incluye todo el hardware (ordenadores con sus periféricos de entrada / salida), y

software (programas de aplicaciones) requerido para apoyar las actividades de los
sistemas de empresa y de información.

3.5.3 Tecnología de Comunicaciones

Denominada tecnología de diseño de redes o telecomunicaciones, incluye el

hardware y software utilizado para interconectar la tecnología de datos y de procesos en
diferentes lugares.

3.5.4 Especialistas Técnicos

Son las personas que venden, configuran, reparan y mantienen tecnología de

información de cara a los propietarios y usuarios de sistemas. Los propietarios, usuarios,
diseñadores y constructores deben poder apoyarse en su tarea en especialistas
técnicos conocedores de tecnología.

4. CICLO DE VIDA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

a. Nacimiento: Se da inicio con el surgimiento de una necesidad o de un

requerimiento por parte del usuario. En este momento debe hacerse un estudio de
factibilidad para decidir si en realidad se justifica el desarrollo del sistema.

15
b. Desarrollo: Se analizan los requerimientos y se elabora un diseño que servirá de
base para el desarrollo. Además, se elaboran los programas necesarios para que el
sistema pueda operar. La fase de desarrollo consiste en diseñar, construir y/o adecuar
los programas que se requerirán para resolver el problema del usuario.

c. Operación: El usuario trabaja introduciendo datos y obteniendo información y

reportes que soporten la operación de la empresa.

d. Mantenimiento: Consiste en corregir los errores que se detectan en los

programas o en las funciones que realiza el sistema.

e. Muerte: Es cuando el sistema deja de ser necesario o cuando debe

reemplazarse por otro mejor.

Las variables que impactan en el proceso de Desarrollo de sistemas son las siguientes:

a. Calidad: El sistema debe satisfacer los requerimientos de confiabilidad y

eficiencia de la mejor forma posible, y que éste no requiera mantenimiento o
modificaciones una vez que se termina.

b. Especificaciones del usuario: Son los requerimientos que éste define antes de
iniciar el desarrollo, es decir, las funciones que necesita que realice. El sistema debe
cumplir con todas las especificaciones y expectativas del usuario.

c. Recursos: Son las personas que realizan el proceso, equipos y dinero

necesarios para el desarrollo. Un desarrollo adecuado y competitivo deberá consumir la
cantidad mínima de recursos sin sacrificar la calidad ni las especificaciones.

d. Tiempo: Duración de todo el proceso de desarrollo, desde su inicio hasta su

puesta en operación.

4.1 Ciclo de Vida de Desarrollo de Sistemas

El Ciclo de Vida de Desarrollo de Sistemas es el conjunto de actividades que los

analistas, diseñadores y usuarios realizan para desarrollar e implantar un sistema de
información. Este método consta de las siguientes etapas:

4.1.1 Investigación Preliminar

Esta actividad consta de tres partes que son: (1) aclaración de la solicitud (examina
para determinar con precisión lo que se pide), (2) estudio de factibilidad (técnica,
económica y operativa), y (3) aprobación de la solicitud.

Después de la aprobación se estima el costo, tiempo necesario para terminarlo y las

necesidades de personal; con esta información se determina dónde ubicar el proyecto
dentro de las prioridades de éstos.

4.1.2 Determinación de Requerimientos

16
Se debe adquirir un conocimiento detallado de todas las facetas importantes dentro del
área de negocios de la organización que se investiga. Las preguntas claves son:

- ¿Qué es lo que se hace?

- ¿Cómo se hace?
- ¿Con qué frecuencia se presenta?
- ¿Qué tan grande es el volumen de transacciones o de decisiones?
- ¿Cuál es el grado de eficiencia con el cual se efectúan las tareas?
- ¿Existe algún problema?
- Si existe un problema ¿qué tan serio es?
- Si existe un problema ¿cuál es la causa que lo origina?

Conforme se reúnen los detalles, los analistas estudian los datos sobre requerimientos
con la finalidad de identificar las características que debe tener el nuevo sistema,
incluyendo la información que deben producir los sistemas junto con características
operacionales tales como controles de procesamiento, tiempos de respuesta y métodos
de entrada y salida.

4.1.3 Desarrollo de un Sistema Prototipo

A menudo se seleccionan como prototipo situaciones únicas, de las cuales las personas
que desarrollan el sistema no tienen ninguna información ni experiencia; también se
evalúan situaciones de alto costo y alto riesgo.

4.1.4 Diseño del Sistema

Produce los detalles que establecen la forma en la que el sistema cumplirá con los
requerimientos identificados durante la fase de análisis. Los analistas generalmente le
llaman a esta etapa el diseño lógico y a la etapa de desarrollo del software el diseño
físico.

Los analistas comienzan el diseño identificando los reportes y demás salidas que debe
producir el sistema, luego determinan con toda precisión los datos específicos para cada
reporte y salida.

También indican los datos de entrada, aquellos que serán calculados y los que deben
ser almacenados; asimismo, escriben con todo detalle los procedimientos de cálculo y
los datos individuales. Se seleccionan las estructuras de archivo y los dispositivos de
almacenamiento. Los procedimientos que se escriben indican cómo procesar los datos y
producir las salidas.

4.1.5 Desarrollo de Software

Los encargados pueden instalar o modificar software comprado o escribir programas

diseñados a la medida. La elección depende del costo de cada alternativa, del tiempo
disponible para escribir el software y de la disponibilidad de los técnicos
(programadores).

17
Los programadores también son responsables de la documentación de los programas, y
de proporcionar una explicación de cómo y por qué ciertos procedimientos se codifican
de determinada forma.

4.1.6 Prueba del Sistema

Durante esta etapa el sistema se emplea de manera experimental para asegurarse de

que el software no tenga fallas, es decir funcione de acuerdo con las especificaciones y
en la forma que el usuario espera que lo haga.

4.1.7 Puesta en Marcha

Esta etapa consta de dos partes: (1) instalación (proceso de verificar e instalar el nuevo
equipo, entrenar el personal, instalar la aplicación y construir todos los archivos de datos
necesarios para utilizarla); (2) evaluación (se lleva a cabo para identificar puntos débiles
y fuertes, se hace en las dimensiones de evaluación operacional, impacto
organizacional, opinión de los administradores y desempeño del desarrollo).

II. SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL

Para que los analistas puedan analizar y diseñar sistemas de información necesitan
entender su organización, pues la forma que tomen los sistemas dependerá, en gran
medida, de la influencia de tres principios organizacionales que son: (1) niveles de
administración, (2) diseño de las organizaciones y (3) otros factores influyentes como:
estilo de liderazgo, tecnología y subculturas organizacionales.

Las organizaciones se integran con pequeños sistemas interrelacionados los cuales

realizan funciones especializadas. Estas funciones se integran en ocasiones mediante
diversos mecanismos, llegando a conformar una eficaz entidad de la organización.

Estos subsistemas: Desarrollan una interrelación e interdependencia; tienen límites de

acuerdo a la función u objetivo para el cual existen; se retroalimentan para planear y
controlar; reciben influencia de los ambientes de los otros sistemas de la organización; y
afectan la apertura o restricción del flujo de la información dentro de la organización.

1. NIVELES DE ADMINISTRACIÓN

Los tres (3) niveles de administración son: (1) control operativo, (2) control
administrativo, y (3) dirección estratégica. Cada nivel tiene sus propias
responsabilidades y con base a sus características, colabora en el logro de las metas y
objetivos de la organización.

a. Administración de operaciones: Manejan una alta certidumbre en la toma de

decisiones; éstas afectan la implantación de los programas de trabajo, el control del
inventario, el de los embarques, la recepción y control de procesos de producción.

b. Administración media: Toman decisiones en un ambiente de baja certidumbre;

éstas son de muy diversa naturaleza, desde pronósticos de necesidades de recursos
hasta soluciones de problemas laborales.

18
c. Administración estratégica: Se toman decisiones bajo un clima de alta
incertidumbre

2. DISEÑO DE LA ORGANIZACIÓN

Las organizaciones están diseñadas para cumplir de la manera más efectiva y eficiente
sus metas y objetivos. El diseño tiene el propósito de que el trabajo rutinario se realice
con el consumo mínimo de recursos (personal, tiempo, materias primas e información)

Existen los siguientes tipos de estructura:

a. Jerárquica: Es la estructura más común, comienza en los niveles inferiores con

una gran cantidad de trabajadores y va reduciendo el número hacia la parte superior.
Los departamentos se organizan de manera funcional y está estructura se apega a los
principios básicos de unidad de mando, división del trabajo, límite de autoridad y de
responsabilidad.

b. Por proyectos: Confiere a la organización una mayor flexibilidad y adaptabilidad

para apegarse a la demanda dinámica de sus productos y servicios, ala asignar
personal y recursos en proyectos específicos. Este diseño agrega canales horizontales y
diagonales de comunicación que no existen en las estructuras jerárquicas.

Las estructuras por proyecto ponen a prueba a la organización al requerir mecanismos

de coordinación, reorganización y reagrupamiento efectivos, cuando un viejo proyecto
concluye y surge otro nuevo.

c. Estructura matricial: Es una mezcla de elementos de una estructura jerárquica y

de proyectos; aquí, una estructura horizontal formal se sobrepone a las líneas de mando
tradicionales orientadas verticalmente.

Las organizaciones matriciales violan una buena parte de los principios clásicos de
organización jerárquica, ya que permiten amplio poder y control, junto con
modificaciones o ambigüedades sobre las líneas de autoridad, responsabilidad y
desunión en el mando.

d. Modelo de procesamiento de la información: Toma en cuenta el grado de

incertidumbre de la misma conforme se establece y diseña. La teoría establece que la
incertidumbre de las tareas y la forma de ejecutarlas determinan la magnitud del
procesamiento de información indispensable para ello.

Este modelo permite también la participación del personal de staff, al implantar el

sistema no formal de información. Las organizaciones presentan mayor fluidez y se
adaptan al cambio con mayor celeridad cuando los múltiples detalles se delegan al staff
y no al personal de línea.

3. OTROS FACTORES DE LA ORGANIZACIÓN

19
a. Estilo de liderazgo: Puede influir sobre la apertura o confidencialidad de la
organización. Éste puede considerarse como la manera de ejercer la autoridad y la
habilidad para influir sobre otros.

b. Consideraciones tecnológicas: Podemos definir tres grupos, (1) tecnología de

operaciones (le concierne el flujo y la intensidad de los procesos mismos de
transformación); (2) tecnología de materiales (volumen de órdenes de material para la
creación de los productos); y (3) tecnología del conocimiento (elemento central la
información utilizada para facilitar la toma de decisiones dentro de la organización)

c. Cultura organizacional: Conjunto de actitudes que los miembros tienen acerca

de la organización; entender y reconocer las subculturas predominantes dentro de la
organización ayudará al analista a superar la resistencia al cambio.

Las personas que protagonizan papeles en la organización, expresan mediante ellos

sus propias personalidades y sus metas individuales. La gente crea, mantiene o
desintegra las organizaciones a través de sus relaciones con los demás.

La fuerza y la profundidad de las relaciones pueden variar, pero los gerentes con éxito
reconocen y actúan en base en el concepto de que la participación dentro de la
organización debe ser mutuamente benéfica.

Cualquier estrategia que se aplique para motivar, tomará en cuenta la idea de que los
seres humanos cuentan con necesidades internas de afecto, consideración y control,
que les sirve como fuerzas de motivación para cumplir con los grandes compromisos de
tiempo y de esfuerzo requeridos dentro de la organización.

4. TEORÍA DE LA INFORMACIÓN

4.1 Generalidades

Dato: Grupo de caracteres con significado. Se convierte en información cuando se le

transforma para comunicar un significado o proporcionar un conocimiento.

Información: Conjunto de datos que se presentan de forma que es inteligible al

receptor. Tiene un valor real o percibido para el usuario y se agrega a lo que ya conocía,
respecto a un suceso o un área de interés.

Incertidumbre: Carencia de conocimiento o información acerca de un área de interés

particular.

Comunicación: Cualquier procedimiento mediante el cual una persona puede influir en

la mente de otra. Incluye todos los aspectos del comportamiento humano.

Sistema: Conjunto de componentes que interactúan entre sí para un cierto objetivo.

Sistema de información: Conjunto de elementos que interactúan entre sí con la

finalidad de apoyar las actividades de una empresa o negocio.

4.2 Atributos de la Información

20
Características de cada elemento de la información, que tienen significado para el
usuario.

a. Exactitud: Describe si la información representa una situación, nivel o estado de

un hecho o suceso exactamente como es.

b. Forma: Es la estructura real de la información, cualitativa, cuantitativa, gráfica,

numérica, visual, resumida, etc.

c. Frecuencia: Medida de cuán a menudo se le requiere, reúne o produce.

d. Extensión o Alcance: Amplitud de acción de los acontecimientos, lugares,

personas y cosas que representan la información.

e. Temporalidad: Información orientada al pasado, situaciones presentes o

hacia sucesos y actividades futuras.

f. Origen: Fuente de donde se recibe, recopila o produce la información.

g. Relevancia: En relación con una situación particular de toma de decisión o de

resolución de un problema.

h. Completitud: Conjunto de información indica al usuario todo lo que necesita

saber, en relación con una situación en particular.

i. Oportunidad: Disponibilidad y actualidad.

4.3 Necesidades de Información

La información es un conjunto de datos que se presentan de forma que es inteligible al

receptor; tiene un valor real o percibido para el usuario y se agrega a lo que ya conocía
respecto a un suceso o un área de interés.

La carencia de conocimiento o ausencia de información se denomina incertidumbre.

a. Información Contable: Se centra específicamente en la identificación y

reportes de ingresos y estados financieros

b. Información administrativa: Se centra en las decisiones administrativas en

general.

- De apoyo: Mantiene informados a los administradores en relación con

situaciones actuales o niveles de logros (volúmenes de venta, número de
clientes, porcentaje de ocupación, etc.)

- De situación: Mantiene a los administradores al tanto de los problemas

presentes y de la crisis, así como de los avances reportados (estado del
trabajo, progreso de la investigación, avance de negociaciones, etc.)

21
 - De advertencia: Señala que están ocurriendo cambios, ya sea en forma de
oportunidades o aviso de problemas futuros (fluctuaciones significativas, pruebas
de las características del mercado, dificultades en el control)

- De planeación: Descripción de los principales desarrollos y programas

que deben iniciarse (ingreso de nuevos competidores, participación en el
mercado, etc.)

- De operaciones internas: Indicadores clave de cómo la organización o las

personas se están desempeñando (rendimiento acumulado, participación
porcentual en el mercado, ventas presentes, etc.)

- Confidencial: Informes, rumores y opiniones respecto a las actividades en el

entorno de la organización (demandas de clientes, comentarios de la industria,
derogación de leyes, etc.).

- Difundida en el exterior: Información que se desea revisar antes de

transmitirla (informes, contribuciones acumuladas, desarrollo de nuevos
programa, etc.).

4.4 Fuentes de Información

a. Primarias: Se debe recabar para un problema específico; es información

que se reúne por primera vez para un fin particular.

- Observación: Conocimiento de primera mano; evita respuestas

distorsionadas.

- Experimento: Se establece controles sobre variables de interés.

- Encuestas: Modo eficiente de llegar a grupos grandes de personas.

- Valoración subjetiva: Puede combinarse la información objetiva de la que ya

se dispone con introspección o intuición basada en la experiencia personal, en
un campo determinado.

b. Secundarias: Información ya obtenida y almacenada.

- De la propia compañía: Reportes emitidos, archivos de la empresa,

conversaciones con los empleados.

- De fuentes externas: Compañías especializadas.

- Publicaciones: Comerciales, industriales, de gobierno, profesionales, etc.

- Organismos del gobierno: Un gran volumen de datos.

4.5 Problemas de las Fuentes de Información

22
a. Imparcialidad: No debe reflejar prejuicio alguno, no debe contener
distorsiones o puntos de vista distorsionados sobre la realidad.

b. Validez: Se centra en si la información en especial es significativa y relevante

para el objetivo propuesto.

c. Confiabilidad: Fidelidad de la imagen que la información intenta describir.

d. Consistencia: Debe basarse en datos homogéneos, o sea el tipo y número de

unidades de informe deben ser los mismos en toda la investigación.

e. Antigüedad: Es un factor en extremo importante en la determinación de su valor

para el usuario. El factor dominante que contribuye a la antigüedad es el retraso.

Retraso: Cualquier actividad o falta de actividad que interpone tiempo entre el

reconocimiento por parte del usuario de una necesidad de información y la
recepción de la misma.

4.6 Sistema de Comunicación

Un Sistema de comunicación tiene cuatro elementos: Fuente, canal, destino y mensaje.

Ruido o Perturbación: Elementos indeseables que distorsionan la señal (mensaje).

Redundancia: Repetición de parte o de todo el mensaje para evitar el ruido o errores en

la transmisión.

4.7 Niveles de Problemas en la Comunicación de Información

a. Técnico: Precisión de la transmisión de un conjunto de símbolos desde el

emisor hasta el receptor.

b. Semántico: Precisión del receptor en el entendimiento e interpretación del

mensaje del emisor.

c. De eficacia: Se relaciona con el éxito de la comunicación para producir las

acciones o conductas deseadas.

4.8 Requisitos de los Sistemas de Información

Procesamiento de datos de transacciones: La recopilación, ordenamiento,

clasificación, recapitulación y el almacenamiento de datos importantes, a partir de
acontecimientos de rutina. Se debe hacer todo el esfuerzo para asegurarse de que los
datos sean precisos y confiables.

a. Reducción de los datos: Disponiendo muchos de los detalles en un formato con el

cual pueda trabajar el usuario.

23
b. Manejo del retraso de la información: Retraso se entiende como diferencia entre
el tiempo en que debe darse una respuesta y el tiempo real en que se da.

c. Previsión de las necesidades de la gerencia: Los sistemas deben diseñarse con

gran flexibilidad para permitir a los usuarios la manipulación de diversos tipos de
información.

Los atributos que un sistema de información debe poseer son:

- Ofrecer a los ejecutivos actualizaciones rápidas y concisas.

- Permitir el examen de los ambientes interno y externo.
- Posibilitar a los usuarios la inspección minuciosa.
- Permitir el ensayo de estrategias.
- Utilizar modelos
- Evitar la sobrecarga de información.
- Destacar las diferencias significativas.
- Presentar nociones resumidas.
- Respaldar la información resumida con detalles.
- Brindar estilos alternos de presentación.

4.9 Usos Múltiples de la Información

La información es el núcleo central de todos los recursos en los circuitos de

retroalimentación y ayuda a regular las actividades del sistema.

Un sistema de información debe ser capaz de proporcionar a la gerencia información

para la toma de decisiones necesarias en un entorno competitivo. Los tomadores de
decisiones deben ponderar tres (3) factores globales: (1) conocer el estado del sistema,
(2) los posibles cambios en ese estado, y (3) qué efectos podrían tener sus decisiones
sobre el sistema.

5. LA EMPRESA COMO UN SISTEMA

Se puede definir un sistema como un conjunto de elementos discretos interrelacionados

con la finalidad de alcanzar un objetivo común. Para ello posee tres características
importantes:

a). Elementos distintivos, individualmente definidos y medibles.

b). Un objetivo, hacia el cual tienden los elementos distintivos.

c). Una interacción medible de los elementos, cada elemento ejerce una
influencia definida sobre los demás.

La suma de las interacciones constituye el resultado total (salida) del sistema; si el

resultado final es igual al objetivo se dice que se encuentra en equilibro. De no ser así,
el sistema tiende a buscar el equilibrio por la interacción programada de los elementos.

5.1 El Sistema Interno de una Empresa

24
Al aplicar el enfoque sistémico a una empresa se pueden distinguir tres (3) subsistemas
interdependientes:

5.1.1 La Hipótesis Económica

Es el marco económico sobre el cual se basa toda actividad económica. En esencia es

una suma de todos los flujos financieros de la misma.

La interacción del capital, rentas y costos constituyen el centro de toda empresa

económica. Las mercancías y servicios proporcionan ingresos; la adquisición de mano
de obra, materias primas y otros involucran costos.

El rendimiento de la inversión es un método de integración de los elementos antes

mencionados, en donde cada elemento detallado relativo al capital, rentas y gastos
puede añadirse al modelo.

La ventaja es que el impacto de cada uno de estos elementos sobre los factores
esenciales, puede ser evaluado en forma individual.

5.1.2 La Forma de Gestión

Forma de tomar las decisiones que determinan todos los movimientos materiales y
financieros en la empresa.

Este desarrollo hace de la forma de gestión un verdadero sistema cibernético que

consiste en que, además de ser un sistema dinámico, tiene las siguientes propiedades:

a). Del flujo de información: No sólo los elementos actúan unos sobre los otros, sino
que se transmite información en cuanto a estos movimientos.

b). Del control retroactivo: La información es retransmitida a los elementos iniciales,

con la finalidad de asegurar acciones correctivas repetidas.

c). Del equilibrio: El objetivo es alcanzado debido al retorno (feedback) de la

información y a acciones correctivas.

En general podemos decir que la hipótesis económica describe los resultados

fundamentales de una empresa económica y la forma de gestión define las reglas
generales de la toma de decisiones.

5.1.3 Los Subsistemas Humanos

Reflejan el comportamiento humano incidiendo en la forma de gestión, siendo esto un

factor real de complejidad ya que los individuos son los que aplican la forma de
gestión.

25
Dentro de esta área podemos distinguir cuatro subsistemas:

a). De la autoridad, actúa sobre la forma de decisión, por el sesgo de las estructuras
formales e informales del poder.

b). De la motivación, influye en la forma de decisión, por las recompensas y las

sanciones.

c). Del comportamiento, hace aparecer las diferencias en las personalidades de los
responsables.

d). De la información, estructura las fuentes informales de información.

5.2 Interacción de la Empresa con su Medio Ambiente

La empresa como tal es un sistema abierto, lo que implica que interactúa con su medio
exterior y recibe la influencia de éste, tanto a nivel nacional como internacional. Es
evidente que el medio añade una complejidad mayor al sistema interno de la misma.

Desde el punto de vista del modelaje sistémico podemos distinguir dos subsistemas que
son: de restricciones específicas, y subjetivos.

5.2.1 Subsistemas de Restricciones Específicas

Estos subsistemas actúan sobre la empresa de un modo directo y medible. Se han

podido identificar tres (3) subsistemas que responden a este criterio:

a). Infraestructural, está formado por todos los beneficiarios de la producción de loa
empresa y por los proveedores de materia prima y mano de obra. Ejerce una fuerte
restricción sobre la empresa en sí, proporcionándole o privándola de los recursos
necesarios.

b). De planificación nacional, depende del tipo de sociedad es su incidencia.

c). Competencia, ejerce sobre la forma de gestión de una empresa restricciones

evidentes.

5.2.2 Subsistemas Subjetivos

Ejercen sobre la empresa una influencia más sutil, pero no menos importante; son la
contrapartida de los subsistemas humanos. Existen cuatro (4) subsistemas identificados:

a). Autoridad del Estado, representa el grado de control gubernamental sobre la

empresa por vías informales.

b). Político, está relacionado con el de la autoridad del Estado; cuando la situación
política es inestable, ejerce fuertes restricciones sobre las decisiones de la empresa.

26
c). Educación, afecta el estilo de gestión y en especial el subsistemas de
comportamiento.

d). Información sobre el medio, se trata del flujo de información externo disponible por
la empresa; es la contraparte de la información interna de la empresa.

6. TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

A continuación se presenta una reseña de los diferentes sistemas de información .

6.1 Sistemas de Procesamiento de Transacciones

Los sistemas de procesamiento de transacciones sustituyen a los procesos manuales

por el procesamiento por computadora. La característica más importante es su facilidad
para manejar procesos muy bien estructurados y de rutina, que las computadoras
manejan fácilmente.

Por lo general, estos procesos se repiten muchas veces durante los periodos de
operación. Se les conoce muy bien ya que se pueden formular procedimientos
claramente especificados.

El procesamiento de transacciones sigue una secuencia, cada una de las actividades de

dicha secuencia conduce a una o más diferentes transacciones. La duración de cada
actividad depende de las características del sistema. Las siguientes son las actividades
que conforman la secuencia mencionada anteriormente.

a). Captura de Datos: Los datos referentes a los eventos deben ser capturados y
registrados; esta actividad puede ser tan simple como el escribir los detalles más
importantes.

b). Procesamiento de las Transacciones: Los datos registrados son validados y

manipulados de acuerdo con un manual o procedimientos automáticos diseñados para
que detecte y evite errores. Algunos datos, durante esta etapa, se obtienen de los
archivos maestros que se encuentran en el sistema.

c). Mantenimiento del Archivo: La ejecución de transacciones conduce al

mantenimiento de los archivos maestros ya que modifican la información contenida al
producir las transacciones.

d). Informes: Durante el proceso se puede preparar salidas de acuerdo a

requerimientos.

Los sistemas contables son fundamentales para las empresas pues ayudan a
determinarla calidad del funcionamiento de cualquier empresa en el área seleccionada.
Los criterios, llamados principios de contabilidad generalmente aceptados, también
describen la forma en la que los detalles de las actividades deben ser registrados y
administrados para tener certeza de que hay una correcta y objetiva definición del
estado actual.

27
a). Objetivo de las transacciones de contabilidad: Debe proporcionar los detalles para
responder a 4 preguntas básicas que el personal requiera conocer de una transacción:

-¿Qué transacción se ha realizado?

-¿Cuándo ocurrió?
-¿Qué efecto causó?
-¿Cuánto dinero está implicado?

6.1.1 Sistemas de Cuentas por Cobrar

El procesamiento de las cuentas por cobrar sirve para captar y procesar los datos que
son importantes para controlar las ventas hechas a crédito. Estos deben contener los
datos necesarios para poder responder a las cuatro preguntas básicas.

6.1.2 Sistemas de Cuentas por Pagar

Los sistemas de cuentas por pagar tienen tres objetivos: Conservar los registros de las
facturas recibidas de los acreedores y la cantidad total que se le debe a cada uno;
mantener el control sobre los niveles de crédito; preparar los cheques de la compañía
para pagar las facturas. La administración de las CxP es mucho más que pagar facturas;
incluye la administración precisa de los registros, control sobre el uso del efectivo,
mantener, el mantenimiento de una buena tasa de crédito y protege contra desembolsos
no autorizados de efectivo.

6.1.3 Sistemas del Libro Mayor

Sirve para consolidar todas las transacciones financieras que se suceden en una
organización con el objetivo de resumir y demostrar los cambios en los activos, pasivos
y el valor neto de la empresa. Son diseñados para ayudar en el rastreo y control de la
historia de la compañía.

6.1.4 Sistemas de Administración de Inventarios

La administración de inventarios está dirigida a balancear la demanda y la existencia.

Debe incluir, determinar cuándo deben ser colocados los pedidos para satisfacer la
demanda de un determinado artículo, así como que cantidad pedir; abarca los
procedimientos para recibir en forma correcta las mercancías y ajustar los registros.

6.1.5 Sistemas de Procesamiento de Órdenes

Los objetivos son satisfacer las necesidades de los clientes para manejar las órdenes en
forma rápida y precisa. Estos sistemas están integrados a los sistemas de contabilidad a
aplicaciones de control de inventarios.

Las siguientes son las transacciones asociadas a estos sistemas:

a). Entrada de orden: Implica la aceptación de los detalles de la orden de un cliente y la

entrada en el sistema automatizado para su procesamiento y registro.

28
b). Consulta de una orden: Recuperación de los detalles de la información para
determinar el estado de una orden alimentada previamente.

c). Ajustes a las órdenes: Adición o eliminación de órdenes que ya han sido
alimentadas al sistema.

d). Mantenimiento de archivo: Agregar o cambiar entradas en el archivo maestro que

forman el sistema de procesamiento de órdenes, que incluye archivo maestro de
clientes, archivo de vendedores y tablas de costos o impuestos.

6.1.6 Sistemas de Punto de Venta

Los sistemas de punto de venta (POS: Point of Sale), son sistemas de pequeñas
computadoras que toman los pedidos y los datos de ventas al mismo tiempo en que
ocurre la transacción; por lo tanto es esencial captar todos los detalles pertinentes antes
de que se haya retirado el cliente. Estos sistemas tienen memoria, capacidad para
procesar y dispositivos para la entrada de datos, muy semejantes a los de las terminales
inteligentes o microcomputadoras.

Los dispositivos POS pueden ser máquinas independientes o sistemas de terminales

múltiples. Cada una tiene una pequeña memoria que almacena la identificación de los
artículos, precios, tasas de impuestos y programas. Los datos de las ventas son
alimentados mediante un teclado especial que se ha adaptado para que se utilice el
POS.

Los sistemas POS se utilizan en aplicaciones caracterizadas por un alto volumen de

datos que deben ser captados (ya que las transacciones son frecuentes), y por una
tendencia hacia una alta tasa de errores.

a). POS en la industria de abarrotes; éste es uno de los usuarios líderes en el uso de
rastreadores ópticos para la captación de datos del punto de venta. Un rastreador es un
lector óptico que opera como parte del POS para leer los datos sobre las ventas y los
datos de cada uno de los artículos vendidos.

El Código Universal de Productos (UPC: Universal Product Code), es un conjunto de

barras estrechas y anchas que representan un número de 10 dígitos asignados a un
producto en particular. Los primeros 5 dígitos identifican al fabricante y los 5 segundos al
producto. El UPC sólo identifica al producto, no codifica el precio del artículo. Este está
almacenado en el sistema POS y es ingresado cuando el número de identificación se
alimenta a través del rastreador.

b). POS en el servicio de alimentos; los mostradores de alimentos rápidos tienen

muchos problemas respecto a la velocidad, precisión y datos de las ventas que las
cadenas de abarrotes; sin embargo, debido a que ofrecen menores variedades de
productos, frecuentemente, deben atender a la vez a muchas personas. Los dispositivos
de venta rápida para los alimentos, normalmente tienen una tecla para cada producto en
el teclado de la terminal.

En cada caso de ser necesario, la terminal puede acumular las ventas del día o durante
el turno, y separar por categorías, artículo y método de pago. La terminal puede ser

29
utilizada por la gerencia para manejar ciertas funciones de control de tiempo: los
empleados se registran cuando llegan y salen, cuando inician y terminan el turno.

6.2 Sistemas de Manejo de Información

Un sistema de manejo de información (MIS: Management Information Systems), es un

sistema integrado que proporciona información con la finalidad de apoyar la planeación,
el control y las operaciones de una organización. Ayuda en las operaciones, la
administración y toma de decisiones, proporcionando información orientada al pasado,
presente y futuro, con respecto a las operaciones internas y la inteligencia externa.
Suministra información uniforme de manera oportuna.

Un sistema de manejo de información debe contener las siguientes características

básicas:

a). Relación con los sistemas transaccionales: Muchos de los datos necesarios para
apoyar las actividades de toma de decisiones administrativas se originan de las
transacciones de la organización. Los datos sistemas están relacionados, el
procesamiento de transacciones apoya los sistemas de información.

b). Apoyo de decisiones estructuradas: Mientras los sistemas de transacciones se

encuentran relacionados con las actividades operativas, los sistemas manejo de
información son herramientas de control. Apoyan las actividades de toma de decisiones,
en particular aquellas que se comprenden muy bien, son repetitivas y estructuradas.
Este tipo de decisiones son las más comunes en los niveles administrativos, y a nivel
operativo y nivel medio.

c). Presentación de la información: Se considera lo siguiente: generación de informes,

recuperación en línea y fuentes de datos.

6.2.1 Para Mercadotecnia

Un sistema de mercadotecnia es un conjunto de subsistemas que interactúan de

diversas formas para proporcionar la información necesaria en las actividades críticas de
toma de decisiones. Muchas de las actividades de aplicación dependen de los datos
capturados y almacenados durante el procesamiento de transacciones.

Estos sistemas se basan en los objetivos representativos como:

- Control de todos los procesos de distribución

- Apoyo directo de las actividades de ventas y del personal de ventas
- Pronta identificación de nuevos productos o de oportunidades de servicio
- Establecimiento de precios competitivos sin sacrificar niveles de utilidad aceptables
- Control de costos relacionados con las actividades de distribución; análisis de
efectividad en las ventas.

Los sistemas de información para mercadotecnia, básicamente consisten en tres

subsistemas primarios:

30
a). Información de ventas. Es necesario tener la capacidad de cerrar una venta
inminente, entender por qué han ocurrido las ventas pasadas, saber quiénes eran los
clientes y proyectar ventas futuras.

b). Información para la administración de producto. El manejo de producto depende

de los sistemas tales como, control de inventarios, contabilidad de costos, de libro mayor
y administración de efectivo y de cuentas por pagar.

c). Inteligencia en las ventas. Se enfoca en los eventos que ocurren en los ambientes
de negocios de la organización.

6.2.2 Para la Planificación de los Requerimientos de Material

La planificación de los requerimientos de material (MRP: Material Requirements

Planning), es una de las más difíciles tareas administrativas de una empresa, a la vez
que ofrece muchos beneficios si se usan adecuadamente los sistemas.

En muchos medios de producción, un producto terminado consiste en algunas o varias

partes y ensambles; estos deben de ser terminados a tiempo para que puedan ser
usados en los productos terminados; por lo tanto, los gerentes de producción dependen
del desarrollo de un programa de producción adecuado, que determine los tiempos de
inicio para cada uno de los pasos intermedios y las fechas finales para los productos
terminados.

El proceso de la programación de la producción se inicia con cualquiera de estos casos:

cuando se han recibido pedidos de los clientes de la empresa, o cuando los productos
deben manufacturarse para el caso de una venta anticipada.

Un sistema para desarrollar una programación adecuada debe basarse en los datos de
los siguientes sistemas:

a). Lista de materiales: Proporciona datos referidos a las partes o componentes que se
utilizarán en la confección de artículos terminados específicos. Tiene dos objetivos
primarios; el primero de ellos es el desglose de partes (identifica todas partes utilizadas
en la manufactura de un determinado producto terminado y la cantidad requerida de
cada una de las partes); y el segundo es la implosión en caso de ser necesaria
(identifica todos los productos que utilizan una determinada parte)

b). Sistema de personal: Proporciona información referida a la disponibilidad de los

empleados que tienen las habilidades para el trabajo y el entrenamiento necesario para
la tarea que se presenta.

c). Control de inventarios: Proporciona información sobre la cantidad de materiales

disponibles en el almacén o en la bodega.

d). Base de datos para la planificación de la capacidad: Contiene detalles con

respecto a la rapidez operativa de las máquinas, la de una línea de producción en
particular, y los índices de trabajo del personal.

31
6.2.3 Sobre Habilidades del Personal

El objetivo básico de este sistema es el captar, almacenar y tener disponibles datos

referentes al personal que trabaja para la organización, Un sistema de este tipo debe
contener:

a). Datos de identificación: Para identificar quienes son los empleados, donde están
asignados y donde están trabajando. Como ejemplo tenemos nombre y número de
identificación, número del departamento donde trabaja, etc.

b). Datos relativos al trabajo: Describe los trabajos que desempeña cada uno de los
empleados, restricciones del trabajo que ejecutan y datos de referencia como los
porcentajes de rendimiento y preferencias de trabajo. Estos pueden ser código de
trabajo y nivel de habilidad, calificaciones para la operación de diferentes máquinas,
títulos profesionales, calificación de evaluaciones, restricciones relativas al trabajo,
reconocimientos, etc.

c). Datos de los atributos personales: Describe las características del empleado, sus
intereses y otros factores personales que pueden ser relevantes para la organización en
cualquier momento. Entre los elementos a considerar están impedimentos, pasatiempos,
idiomas, porcentaje de eficiencia, escolaridad, salud, estado civil, etc.

Los procedimientos de actualización de estos sistemas necesitan: ser cuidadosamente

controlados y validar todos los datos de las transacciones.

6.3 Sistemas de Apoyo a Decisiones

Los sistemas de apoyo a decisiones (DSS: Decision Support Systems), se definen como
un conjunto de herramientas y programas que permiten obtener oportunamente la
información requerida durante el proceso de toma de decisiones, en un ambiente de
incertidumbre.

Las características de estos sistemas son: Interactividad, tipo de decisiones, frecuencia

de uso, variedad de usuarios, flexibilidad, desarrollo, interacción ambiental,
comunicación interorganizacional, acceso a base de datos, y simplicidad.

Las ventajas que estos sistemas presentan son: Menores costos, disponibilidad de
muchas herramientas en el mercado que operan en el ambiente de microcomputadoras,
y muy baja dependencia de personas que se encuentran fuera del control del tomador
de decisiones.

Las herramientas o módulos funcionales que integran un DDS son las siguientes:
Manejo de modelos; manejo y administración de datos; desarrollo de aplicaciones;
interfases gráficas, reportes y consultas; bases de datos corporativas y de datos locales
y archivos propietarios.

6.4 Sistemas de Soporte a Decisiones en Grupo

Los sistemas de apoyo a decisiones en grupo (DGS: Group Decisión Support Systems),
se definen como sistemas de información interactivos que facilitan la solución de

32
problemas poco estructurados por un conjunto de tomadores de decisiones que trabajan
conjuntamente. Un sistema de este tipo está conformado por los siguientes elementos:

1. Hardware: Un dispositivo de entrada/salida, un procesador, una línea de

comunicación entre los dos elementos anteriores, y una pantalla o monitores
individuales.

2. Software: Una base de datos relacional, una base de modelos, programas de

aplicaciones específicas, y una interface flexible y fácil de usar.

3. Recursos humanos: Incluye un operador del DGS, un facilitador que se encarga del
control del desarrollo de la junta, y el personal participante.

4. Procedimientos: Facilitan el uso efectivo y la operación de la tecnología de los

sistemas.

Las características de estos sistemas son: Diseñados especialmente para apoyar

decisiones en grupo, apoyan a los tomadores de decisiones en su trabajo, son fáciles de
aprender y de usar, pueden ser específicos o generales, contienen mecanismos para
evitar el desarrollo de conductas negativas en el grupo, y debe motivar a todos los
miembros del grupo a participar.

6.5 Sistemas de Información para Ejecutivos

Los sistemas de información para ejecutivos (EIS: Executive Support Systems), se

definen como sistemas computacionales que proveen al ejecutivo acceso fácil a
información interna y externa al negocio, con el fin de dar seguimiento a los factores
críticos del éxito.

Los factores críticos mencionados son: Prueba de ácido, días venta de la cartera, días
venta del inventario, niveles de ventas, monto de la cartera por cobrar vencidas,
rentabilidad del negocio.

Las características de un EIS son las siguientes: Están diseñados para cubrir
necesidades específicas y particulares de la alta gerencia: Extraen, filtran, comprimen, y
dan seguimiento a información crítica del negocio; los ejecutivos pueden interactuar en
forma directa con el sistema; sistema desarrollado con altos estándares en su interface
hombre-máquina; pueden acceder información en línea; está soportado por elementos
especializados de hardware.

Los factores de éxito son que: Se vea bien, sea relevante, sea rápido y la información
esté disponible y actualizada.

6.6 Sistemas de Información Estratégicos

Según Wiseman, la visión estratégica se define como la necesidad de entender de qué

forma la tecnología de la información es utilizada para soportar o dar forma a la
estrategia competitiva de la empresa. El concepto de estrategia competitiva del negocio
se supone como la existencia de fuerzas fundamentales que se encuentran presentes
en toda estructura de competencia.

33
Las fuerzas antes mencionadas son:

1. Entrada de nuevos competidores: La tecnología de la información debe apoyar la

implantación de procesos, procedimientos y técnicas que permitan evitar o frenar la
entrada de nuevos competidores al negocio.

2. Clientes: Los clientes y el poder de compra que poseen constituye en sí mismos, una
fuerza que modifica la estructura competitiva.

3. Productos sustitutos: Aquellos que pueden desplazar a otro, sin ser exactamente
iguales, pero que ofrecen uno equivalente.

4. Proveedores: Estos compiten entre sí para lograr mejores condiciones de venta con
sus clientes (precios, calidad, servicios).

5. Intensidad en la rivalidad: Depende de tres aspectos, nivel de concentración, tasa

de crecimiento de la industria e inexistencia de costos para cambiar de proveedor.

Los sistemas de información estratégicos (SIS: Strategic Information Systems), se

definen como el uso de la tecnología de la información para soportar o dar forma a la
estrategia competitiva de la organización, a su plan para incrementar o mantener la
ventaja competitiva, o bien para reducir la ventaja de sus rivales.

Algunos beneficios que estos sistemas aportan son: incremento en los volúmenes de
venta, incremento y mejoras en el nivel de servicio al cliente, y mejoras en la eficiencia
en el manejo de los recursos económicos.

Entre las aplicaciones que facilitan el logro de ventajas competitivas tenemos: sistemas
de código de barras y punto de venta; transferencia electrónica de fondos; sistemas de
intercambio electrónico de datos; tarjeta electrónica para clientes; compras electrónicas;
inventarios compartidos; comunicación electrónica con el proveedor: facturación de
nuevos servicios; servicios bancarios y financieros al público, entre otros.

6.7 Sistemas de Información Geográfica

El Sistema de información geográfica (GIS: Geographic Information System), se basa en

la computadora para capturar, almacenar, verificar, integrar, manipular y exhibir datos
utilizando mapas digitalizados. Su característica más definitoria es que todo registro u
objeto digital tiene una localización geográfica identificada.

Integrando mapas con bases de datos orientadas espacialmente (localización

geográfica; lo que se conoce como geocodificación) y otras bases de datos. Los
usuarios pueden generar información para planear, resolver problemas y tomar
decisiones, incrementando la productividad y la calidad de las decisiones. Entre las
organizaciones que usan este tipo de información están los bancos (ubicaciones de
sucursales y cajeros automáticos, demografía de clientes, volumen y patrones de tráfico
de actividades, área geográfica atendida, mercado potencial, entre otras).

34
Los software usados en estos sistemas varían en sus capacidades de acuerdo a las
necesidades pueden ir, desde simples sistemas de mapeo computarizado (digital) hasta
herramientas empresariales para el análisis de datos de apoyo a decisiones.

Los datos se obtienen de una amplia variedad de fuentes, tanto gubernamentales como
privadas.

El campo de estos sistemas puede dividirse en dos categorías principales: Funciones

(procesamiento de imágenes espaciales, diseño y planeación, administración de bases
de datos y modelaje de decisiones); y aplicaciones (transporte y logística, demografía y
análisis de mercado, administración de instalaciones, sondeo y mapeo, diseño e
ingeniería, planeación estratégica y toma de decisiones).

Los sistemas de información geográfica proporcionan una gran cantidad de información

muy útil, que puede analizarse y utilizarse en la toma de decisiones. Existe una gran
cantidad de aplicaciones para mejorar la toma de decisiones del sector público o
privado; éstas incluyen el despacho de vehículos de emergencia, control de del tránsito,
selección de instalaciones y el manejo de la fauna.

Los proveedores de software proporcionan acceso a la Web, por medio de navegadores

incorporados o de un servidor Web/Internet/intranet, que se conecta directamente con
su software; así, los usuarios pueden tener acceso a mapas dinámicos y datos por
medio de Internet o de una intranet corporativa.

La integración de los sistemas de información geográfica (GIS) y de los sistemas de

posicionamiento global (GPS) tiene el potencial de ayudar a aplicar la reingeniería en las
industrias de la aviación, el transporte y la naviera; posibilitando a los aviones o
vehículos indicar su ubicación conforme se desplazan. Las aplicaciones emergentes de
los sistemas de posicionamiento global (GPS) incluyen sistemas de mapeo de
automóviles personales, seguimiento de vagones de ferrocarriles y de equipos de
movimiento terrestre. Los GPS se han convertido en la principal fuente de datos de los
GIS.

Se han creado Sistemas de Información Geográfica inteligentes que vinculan un sistema

de información geográfica con sistemas expertos (aplicaciones como la programación de
riego y la administración de plagas).

Las mejoras en la interfaz de usuario de los sistemas de información geográfica han

alterado de un modo sustancial la visión y percepción de la información. La visualización
avanzada (gráficas tridimensionales) se integra cada vez más a las funciones de los
GIS, con mapas animados e interactivos. Además, estos sistemas pueden proporcionar
información para máquinas de realidad virtual.

6.8 Sistemas Expertos

Se entiende por inteligencia artificial la ciencia que estudia sistemáticamente el

comportamiento inteligente, con el fin de imitar o simular las habilidades humanas,
mediante la creación y utilización de máquinas y computadoras, Estas habilidades
pueden incluir: razonamiento, aprendizaje, capacidades mecánicas, capacidades
sensoriales, etc.

35
En general, se considera que la inteligencia artificial tiene, al menos, áreas o categorías
de estudio como:

1. Simulación de la capacidad sensorial humana: Área de estudio que persigue la

imitación de las capacidades o habilidades sensoriales humanas tales como vista,
oído, habla y tacto. Incluye la visión computacional, procedimientos de imágenes, y
reconocimiento de escenas.

2. Robótica: Estudia la imitación del movimiento humano a través de robots, los cuales
son creados para apoyar procesos mecánicos repetitivos que requieren gran
precisión.

3. Lenguajes naturales: Se enfocan en el diseño y desarrollo de software capaz de

aceptar, interpretar y ejecutar instrucciones dadas por los usuarios en su lenguaje
nativo (español, inglés, etc.)

4. Sistemas expertos: Tienen relación con el apoyo al proceso de toma de decisiones

en las organizaciones.

Los sistemas expertos (EDSS: Expert Decision Support Systems), se definen como un
sistema computacional interactivo que permite la creación de bases del conocimiento,
las cuales una vez cargadas, responden a preguntas, despejan dudas y sugieren cursos
de acción, emulando o simulando el proceso de razonamiento de un experto, para
resolver problemas en un área específica del conocimiento.

Estos sistemas tienen dos habilidades fundamentales:

- Habilidad del aprendizaje: Requiere de la interacción de un experto en alguna rama

específica del conocimiento y un ingeniero de conocimiento, que se encarga de traducir
el conocimiento del experto a reglas heurísticas para formar la base del conocimiento.

- Habilidad de simular el proceso del razonamiento humano: Se desprende de

caminar a lo largo de las reglas heurísticas introducidas o enseñadas al sistema por un
experto, a través del proceso de aprendizaje durante la carga o generación de las bases
del conocimiento.

6.9 Sistemas Neuronales

Las redes neuronales artificiales (RNA) emulan ciertas características propias de los
humanos, como la capacidad de memorizar y de asociar hechos. Esto se logra a través
de modelos matemáticos recreados mediante mecanismos artificiales.

Si se examinan con atención aquellos problemas que no pueden expresarse a través de

un algoritmo, se observará que todos ellos tienen una característica en común: La
experiencia. El hombre es capaz de resolver estas situaciones acudiendo a la
experiencia acumulada.

36
Una red neuronal es un sistema para el tratamiento de la información, cuya unidad
básica de procesamiento está inspirada en la célula fundamental del sistema nervioso
humano: la neurona.

Todos los procesos del cuerpo humano se relacionan en alguna u otra forma con la
(in)actividad de estas neuronas. Las mismas son un componente relativamente simple
del ser humano, pero cuando millares de ellas se conectan en forma conjunta se hacen
muy poderosas.

También, es bien conocido que los humanos son capaces de aprender. Aprendizaje
significa que aquellos problemas que inicialmente no pueden resolverse, pueden ser
resueltos después de obtener más información acerca del problema.

Por lo tanto, las Redes Neuronales:

- Consisten en unidades de procesamiento que intercambian datos o información.

- Se utilizan para reconocer patrones, incluyendo imágenes, manuscritos y
secuencias de tiempo, tendencias financieras.
- Tienen capacidad de aprender y mejorar su funcionamiento.

6.9.1 Elementos de una Red Neuronal Artificial

Los dispositivos elementales del proceso son las neuronas. A partir de ellas, se pueden
generar representaciones específicas, de tal forma que un estado conjunto de ellas
puede significar una letra, un número u otro objeto. Generalmente, se pueden encontrar
tres (3) tipos de neuronas:

 Aquellas que reciben estímulos externos relacionados con el aparato sensorial,

que tomarán la información de entrada.

 Dicha información se transmite a ciertos elementos internos que se ocupan de su

procesamiento. Es en las sinapsis y neuronas correspondientes a este segundo
nivel donde se genera cualquier tipo de representación interna de información.
Como no tienen relación directa con la información de entrada ni con la salida,
estos elementos se denominan unidades ocultas.

 Una vez finalizado el período de procesado, la información llega a las unidades

de salida, cuya misión es dar la respuesta al sistema.

6.9.2 Ventajas de las Redes Neuronales

Debido a su constitución y a sus fundamentos, las redes neuronales artificiales

presentan un gran número de características semejantes a las del cerebro. Por ejemplo,
son capaces de aprender de la experiencia, de generalizar de casos anteriores a nuevos
casos, de abstraer características esenciales a partir de entradas que representan
información irrelevante, etc. Esto hace que ofrezcan numerosas ventajas y que este tipo
de tecnología se esté aplicando en múltiples áreas. Entre las ventajas se incluyen:

 Aprendizaje Adaptativo: Capacidad de aprender a realizar tareas basadas en

un entrenamiento o en una experiencia inicial.

37
  Auto-organización: Una red neuronal puede crear su propia organización o
representación de la información que recibe mediante una etapa de aprendizaje.

 Tolerancia a fallos: La destrucción parcial de una red conduce a una

degradación de su estructura; sin embargo, algunas capacidades de la red se
pueden retener, incluso sufriendo un gran daño.

 Flexibilidad: Una RNA puede manejar cambios no importantes en la información

de entrada, como señales con ruido u otros cambios en la entrada (ej. si la
información de entrada es la imagen de un objeto, la respuesta correspondiente
no sufre cambios si la imagen cambia un poco su brillo o el objeto cambia
ligeramente)

 Operación en tiempo real: Los cómputos neuronales pueden ser realizados en

paralelo; para esto se diseñan y fabrican máquinas con hardware especial para
obtener esta capacidad.

 Fácil inserción dentro de la tecnología existente: se pueden obtener chips

especializados para redes neuronales que mejoran su capacidad en ciertas
tareas. Ello facilitará la integración modular en los sistemas existentes.

6.9.3 Aplicaciones

Las características de las RNA las hacen bastante apropiadas para aplicaciones en las
que no se dispone a priori de un modelo identificable que pueda ser programado, pero
se dispone de un conjunto básico de ejemplos de entrada (previamente clasificados o
no). Asimismo, son altamente robustas, tanto al ruido como a la disfunción de elementos
concretos y son fácilmente paralelizables.

Esto incluye:
- Problemas de clasificación y reconocimiento de patrones de voz, imágenes,
señales, etc.
- Identificación de patrones de fraude económico, hacer predicciones en el
mercado financiero, hacer predicciones de tiempo atmosférico, etc.
- Solución de problemas cuando no existen modelos matemáticos precisos o
algoritmos con complejidad razonable.
- Creación de controladores para robots. (Robótica Evolutiva).
- Reconocimiento de textos manuscritos, reconocimiento del habla, simulación de
centrales de producción de energía, detección de explosivos, identificación de
blancos de radares.

Las redes neuronales artificiales han sido aplicadas a un número en aumento de

problemas en la vida real y de considerable complejidad, donde su mayor ventaja es en
la solución de problemas que son bastante complejos para la tecnología actual,
tratándose de problemas que no tienen una solución algorítmica o cuya solución
algorítmica es demasiado compleja para ser encontrada. En general, debido a que son
parecidas a las del cerebro humano, las RNA son bien nombradas ya que son buenas
para resolver problemas que el humano puede resolver pero las computadoras no.
Estos problemas incluyen el reconocimiento de patrones y la predicción del tiempo. De
cualquier forma, el humano tiene capacidad para el reconocimiento de patrones, pero la

38
capacidad de las redes neuronales no se ve afectada por la fatiga, condiciones de
trabajo, estado emocional, y compensaciones.

6.10 Lógica Difusa.

Es un tipo de lógica que reconoce más que simples valores verdaderos y falsos. Con
lógica difusa, las proposiciones pueden ser representadas con grados de veracidad o
falsedad, ésta ha sido probada para ser particularmente útil en sistemas expertos y otras
aplicaciones de inteligencia artificial.

En la lógica clásica una proposición sólo admite dos (2) valores: Verdadero o falso. Por
ello se dice que la lógica usual es bivalente o binaria. Existen otras lógicas que admiten
además un tercer valor posible (lógica trivaluada) e incluso múltiple valores de verdad
(lógica multivaluada).

La lógica multivaluada incluye sistemas lógicos que admiten varios valores de verdad
posibles. La lógica difusa (o borrosa) es una de ellas, que se caracteriza por querer
cuantificar esta incertidumbre: Si P es una proposición, se le puede asociar un número
v(P) en el intervalo [0,1] tal que:

 Si v(P) = 0, P es falso.
 Si v(P) = 1, P es verdadero.
 La veracidad de P aumenta con v(P).

La lógica borrosa o difusa se basa en el principio de "Todo es cuestión de grado".

Ejemplo, una persona que mida 2 metros es claramente una persona alta (es alta con
grado 1) y una persona que mida 1 metro no es una persona alta en absoluto (es alta
con grado 0). De forma intermedia, podemos decir que una persona que mida 1,75 m es
alta con grado 0,75 indicando que es "bastante alta". Por el contrario, la lógica clásica
sólo definiría si la persona es alta o no, definiendo la diferencia entre pertenecer a un
grupo u otro un sólo centímetro.

6.10.1 Funcionamiento

Las reglas de las que dispone el motor de inferencia de un sistema difuso pueden ser
formuladas por expertos, o bien aprendidas por el propio sistema, haciendo uso en este
caso de Redes neuronales para fortalecer las futuras tomas de decisiones.

Los datos de entrada suelen ser recogidos por sensores, que miden las variables de
entrada de un sistema. El motor de inferencias se basa en chips difusos, que están
aumentando exponencialmente su capacidad de procesamiento de reglas a través del
tiempo.

Un sistema de control de lógica difusa hace los cálculos en base a reglas heurísticas.
La salida final actuaría sobre el entorno físico, y los valores de las nuevas entradas
sobre el entorno físico (modificado por la salida del sistema de control) serían tomados
por sensores del sistema.

Por ejemplo, si el sistema difuso fuese el climatizador de un auto que se autorregula

según las necesidades: Los chips difusos del climatizador recogen los datos de entrada,

39
que en este caso bien podrían ser la temperatura y humedad simplemente. Estos datos
se someten a las reglas del motor de inferencia (de la forma SI... ENTONCES...),
resultando un área de resultados. De esa área, se escogerá el centro de gravedad,
proporcionándola como salida. Dependiendo del resultado, el climatizador podría
aumentar la temperatura o disminuirla dependiendo del grado de la salida.

6.10.2 Aplicaciones

La lógica difusa se utiliza cuando la complejidad del proceso en cuestión es muy alta y
no existen modelos matemáticos precisos, para procesos altamente no lineales y
cuando se envuelven definiciones y conocimiento no estrictamente definido (impreciso o
subjetivo). En cambio, no es una buena idea usarla cuando algún modelo matemático
ya soluciona eficientemente el problema, cuando los problemas son lineales o cuando
no tienen solución.

Esta técnica se ha empleado con bastante éxito en la industria, principalmente en

Japón, y cada vez se está usando en gran multitud de campos. La primera vez que se
usó de forma importante fue en el metro japonés, con excelentes resultados. A
continuación se citan algunos ejemplos de su aplicación:

- Sistemas de control de acondicionadores de aire

- Sistemas de foco automático en cámaras fotográficas
- Electrodomésticos familiares (Frigoríficos, lavadoras...)
- Optimización de sistemas de control industriales
- Sistemas de reconocimiento de escritura
- Mejora en la eficiencia del uso de combustible en motores
- Sistemas expertos del conocimiento (simular el comportamiento de un experto
humano)
- Tecnología informática
- Bases de datos difusas: Almacenar y consultar información imprecisa. Para este
punto, por ejemplo, existe el lenguaje FSQL.
- En la gran mayoría de los sistemas de control que no dependen de un Sí/No.

6.11 Realidad Virtual

La realidad virtual (RV) es una simulación tridimensional generada o asistida

comúnmente por computadora de algún aspecto del mundo real o ficticio, en el cual el
usuario tiene la sensación de pertenecer a ese ambiente sintético o interactuar con él.
La RV permite interactuar con mundos tridimensionales de una manera más natural, por
ejemplo, un usuario puede realizar acciones dentro de un modelo virtual, desplazarse,
moverse, caminar a través de él o levantar cosas, y de esta forma experimentar
situaciones que se asemejan al mundo real.

Una de las principales aplicaciones se da en el área de entrenamiento o capacitación,

donde el usuario tiene la oportunidad de poder trabajar en ambientes virtuales sin tener
que ponerse en peligro o pagar un alto costo para adquirir cierta experiencia en un área
determinada, además la RV se puede utilizar para elaborar prototipos de productos,
(simuladores de vuelo) simulaciones de vuelo, educación médica (simulación quirúrgica,

40
entrenamiento, simulaciones para tratamientos psiquiátricos), visualización de datos
(como la modelación de moléculas), entre otras.

Se destacan tres características idóneas de la RV:

- Es un ambiente tridimensional generado por computadora.
- Es interactiva.
- Puede ser inmersiva, es decir, el usuario se siente parte del ambiente virtual.

6.11.1 Modelo genérico de un sistema de realidad virtual.

Las partes básicas de un sistema de realidad virtual son:

- El modelo de simulación: Es la representación matemática del sistema que se
está presentando. Un modelo virtual necesita responder dinámicamente en
respuesta de la entrada del usuario. Se pueden crear modelos matemáticos
sofisticados de realidad virtual, pero lo importante es la manera en que estos
modelos están asociados con un sistema visual y auditivo.
- Entrada: Los dispositivos de entrada se utilizan para interactuar con el ambiente
virtual como puede ser el teclado, el mouse, guantes, pedales, etc.
- Salida: Se refiere a la tecnología mediante la cual el usuario percibe estímulos,
esta tecnología abarca un amplio rango y va desde aparatos de despliegue
visual, sistemas sonoros, sistemas sensoriales, entre otros.
- Usuario: Es la razón de existir de un sistema de realidad virtual pues es él quien
recibe los estímulos de parte del sistema y a su vez se encarga de
retroalimentarlo y definir su comportamiento.

6.11.2 Tipos de Realidad Virtual

Existen diferentes tipos de realidad virtual:

- Sistemas inmersivos: Son aquellos sistemas donde el usuario se siente dentro

del mundo virtual que está explorando. Este tipo de sistemas utiliza diferentes
dispositivos denominados accesorios, como pueden ser guantes, trajes
especiales, visores o cascos, estos últimos le permiten al usuario visualizar los
mundos a través de ellos, y precisamente estos son el principal elemento que lo
hacen sentirse inmerso dentro de estos mundos. Este tipo de sistemas son
ideales para aplicaciones de entrenamiento o capacitación.

- Sistemas semi-inmersivos o inmersivos de proyección: Se caracterizan por

ser 4 pantallas en forma de cubo (tres pantallas forman las paredes y una el
piso), las cuales rodean al observador, el usuario usa lentes y un dispositivo de
seguimiento de movimientos de la cabeza; de esta manera, al moverse el usuario
las proyecciones perspectivas son calculadas por el motor de RV para cada
pared y se despliegan en proyectores que están conectados a la computadora.
Este tipo de sistemas son usados principalmente para visualizaciones en donde
se requiere que el usuario se mantenga en contacto con elementos del mundo
real.

- Sistemas no inmersivos o de escritorio: Son aquellos donde el monitor es la

ventana hacia el mundo virtual y la interacción es por medio del teclado,
micrófono, mouse o joystick, este tipo de sistemas son idóneas para

41
 visualizaciones científicas; también, son usadas como medio de entretenimiento
(como son los casos de los juegos de consola) y aunque no ofrecen una total
inmersión son una buena alternativa de bajo costo.

6.11.3 Tecnología de Realidad Virtual

La tecnología de un sistema de realidad virtual trata sobre algo mas que los dispositivos
físicos que se utilizan para la visualización, interacción o retroalimentación de este tipo
de sistemas, también incluye el software o programas que se utilizan para la modelación
de este tipo de sistemas. Ambos elementos, se complementan uno con el otro, el
hardware se encarga no solo de mandar señales al usuario sino también de recibir
señales por parte de éste, el software es el encargado de procesarlas y transformarlas
en un nuevo comportamiento del mundo virtual.

- Hardware: Consiste de dispositivos físicos que forman parte de un sistema de

RV y son los que estimulan al usuario en distintas maneras. Estos estímulos son
los que le permiten alimentar los sentidos del usuario, y así, inducirlo a un mundo
creado para él.

- Máquina de realidad: Se refiere al hardware que nos permite generar modelos

virtuales, este hardware puede ser desde una simple PC, hasta estaciones de
trabajo diseñadas especialmente para tratar con este tipo de tareas.

- Dispositivos visuales: Son una de las herramientas más importantes de

retroalimentación para el usuario, en la mayoría de los casos es la entrada
primaria que este recibe del sistema de RV. Uno de las principales
consideraciones en este tipo de dispositivos es el detalle de las imágenes contra
la rapidez en la formación de éstas para lograr las escenas. La formación de
escenas en tiempo real le da un sentido de realidad al usuario al eliminar la
discontinuidad.

6.11.4 Aplicaciones de Realidad Virtual

En un principio la realidad virtual fue usada en su mayoría para aplicaciones militares o

incluso de entretenimiento, sin embargo, en los últimos años se han diversificado las
áreas en que se utiliza.

- Física: Visualización de fluídos de partículas.

- Ingeniería: Manipulación remota de robots, procesos de ensamblado, desarrollo de

prototipos virtuales. Todas estas aplicaciones facilitan la automatización dentro de
diferentes áreas.

- Ciencias de la tierra: Visualización de fenómenos volcánicos y modelación de

relieves topográficos.

- Oceanología: Se puede visualizar una estructura tridimensional de la superficie del

océano, donde se puede modelar el comportamiento de larvas, tener una simulación
de cómo el viento afecta las olas, u observar fenómenos como los de El Niño o La
Niña, observando temperaturas, dirección de vientos o velocidad.

42
 - Medicina: Es uno de los campos más importantes para las aplicaciones de realidad
virtual. Se ha incorporado la RV a tratamiento de fobias en la rama de la Psicología y
en el campo de la cirugía, se emplea en la simulación de cirugías virtuales, donde se
provee al cirujano con una herramienta que le permite experimentar diferentes
procedimientos quirúrgicos en un ambiente artificial. Las aplicaciones de éste tipo se
utilizan también para el entrenamiento de estudiantes de medicina, donde ellos
pueden realizar operaciones en modelos virtuales permitiéndoles observar los
resultados. Este tipo de simulaciones tridimensionales todavía se pueden
perfeccionar, sin embargo, existen modelos que ya se están implementando
actualmente.

- Arquitectura: Modelado virtual de diseños de casas y edificios, donde además de

hacer los diseños tradicionales como planos y maquetas se elabora un modelo
tridimensional interactivo, donde se contempla de una manera más "real" los diseños.
En proyectos de desarrollo urbano la visualización va un poco mas lejos, se planea
con anticipación el crecimiento de una ciudad o una parte de ella, no sólo creando
sino combinando con las infraestructuras existentes.

III. INICIACIÓN DE UN PROYECTO DE SISTEMAS DE

INFORMACIÓN

1. INICIO DEL PROYECTO

1.1 Razones para Iniciar un Proyecto

a). Mayor velocidad en el proceso: Los sistemas basados en computadoras pueden

ayudar a liberar al personal de varios cálculos tediosos o comparar diferentes artículos
con otros.

b). Mayor exactitud y mejor consistencia: Se busca mejorar la exactitud de los datos
procesados, o bien asegurarse que siempre se siga un proceso prescrito de como
realizar una tarea.

c). Consulta más rápida: Dos aspectos son constantes, donde almacenar los datos y
cómo consultarlos cuando se necesitan.

d). Integración de las áreas del negocio: Los sistemas de información se utilizan para
integrar las actividades que se expanden alrededor de diversas áreas de la empresa.

e). Reducción de costos: Algunos diseños permiten que se realice la misma cantidad
de trabajo a menor costo, es decir que se acepta la ventaja del cálculo automatizado y
de las capacidades de recuperación que se pueden incluir en procedimientos de flujo
continuo de programas de computadora.

f). Mayor seguridad: El que los datos puedan almacenarse en forma legible para la
máquina, provee una seguridad que sería difícil alcanzar en un ambiente no
computarizado.

43
1.2 Origen de Solicitudes del Proyecto

a). Gerentes de Departamento: Frecuentemente las personas que trabajan en las

actividades del negocio o empresa, buscan ayuda dentro de sus áreas.

b). Ejecutivos de alto nivel: Normalmente tienen información que no está disponible
para los mandos medios.

c). Analistas de sistemas: Detectan áreas donde los proyectos deben desarrollarse, ya
sea proponiendo o motivando a los mandos medios.

d). Grupos externos: Diferentes acontecimientos externos originan demandas de este

tipo de proyectos.

2. REVISIÓN Y SELECCIÓN DEL PROYECTO

2.1 Métodos Utilizados

a). Comité Directivo: Normalmente consta de gerentes clave de diversas áreas, así
como de miembros del grupo de sistemas de información. Puede estar integrado de
siete a diez personas que pueden ser miembros de alta gerencia, gerentes operativos,
gerentes técnicos y el grupo de sistemas de información.

b). Comité de Sistemas de Información: Este método puede utilizarse cuando se

hacen muchas solicitudes por servicio de rutina o mantenimiento de aplicaciones
existentes.

c). Comité del Grupo de Usuarios: En forma individual las áreas contratan sus propios
analistas y diseñados, quienes manejan la selección de proyectos y efectúan su
desarrollo.

En cada una de las formas de comités, los integrantes se rota con frecuencia, con la
finalidad de que participen nuevos funcionarios en diversos momentos.

2.2 Solicitud del Proyecto

La propuesta del proyecto es un elemento crítico para iniciar el estudio de sistemas; en

ella, quien hace la petición identifica la situación donde se necesita ayuda y proporciona
detalles como los siguientes:

a). ¿Cuál es el problema?

b). Detalles del problema
c). ¿Qué tan significativo es el problema?
d). ¿Cuál cree el usuario que es la solución?
e). ¿Cómo ayudarán los sistemas de información?
f). ¿Quién más conoce a cerca de esto, se puede contactar?

3. INVESTIGACIONES PRELIMINARES

44
El propósito de la investigación preliminar es evaluar las peticiones del proyecto, no es
un estudio de diseño ni incluye la recopilación de datos para describir completamente el
negocio, se recaba información que permita al comité evaluar las ventajas de la petición
del proyecto y emitir un juicio bien fundamentado sobre la factibilidad del mismo.

3.1 Alcance del Estudio

Después de la aprobación se estima el costo, tiempo necesario para terminarlo y las

necesidades de personal; con esta información se determina dónde ubicar el proyecto
dentro de las prioridades de éstos.

a). Aclarar y entender la petición del proyecto

b). Determinar el tamaño del mismo
c). Señalar los costos y beneficios de las alternativas adecuadas
d). Determinar la factibilidad técnica y operativa de los enfoques alternativos
e). Informar los hallazgos a la gerencia con las recomendaciones e indicando la
aceptación o rechazo del mismo.

3.2 Realización de la Investigación

Los datos que se recaban durante las investigaciones preliminares se recopilan,

principalmente, mediante dos métodos:

a). Revisión de documentación de la empresa: Se investiga en primer lugar el área

afectada por el proyecto, a través de organigramas y procedimientos operativos que
existan.

b). Realización de entrevistas: Los analistas estudian las características de los

sistemas con el objetivo de conocer más hechos sobre la naturaleza del proyecto y la
razón para analizarlo.

3.3 Pruebas de Factibilidad del Proyecto

Se estudian las siguientes pruebas de factibilidad:

a). Factibilidad técnica: Los aspectos que normalmente surgen durante la etapa de
investigación son:

- ¿Existe la tecnología necesaria para hacer lo que se sugiere?

- ¿Tiene el equipo propuesto la capacidad para almacenar los datos requeridos y
utilizarlos en el nuevo sistema?
- Con lo propuesto, ¿Se proporcionarán respuestas adecuadas, sin importar el número o
ubicación de los usuarios?
- ¿Podrá crecer el sistema si se desarrolla?
- ¿Existen garantías técnicas de exactitud, confiabilidad, facilidad de acceso y seguridad
en los datos?

b). Factibilidad económica: Los aspectos que normalmente surgen durante la etapa de
investigación son:

45
 - Tiempo del analista de sistemas
- Costo del estudio
- Costo del tiempo de los empleados para el estudio
- Costo estimado del HW
- Costo del SW empaquetado o del desarrollo del mismo

c). Factibilidad operativa: Los proyectos son beneficiosos sólo si pueden convertirse en
sistemas de información que cumplan con los requerimientos operativos de al
organización. Las preguntas clave son:

- ¿Existe suficiente apoyo para el proyecto de la gerencia?

- ¿Son aceptables los métodos actuales de la organización para los usuarios?
- ¿Se han involucrado los usuarios en la planeación y desarrollo del proyecto?
- ¿Causará daños el sistema propuesto?

4. DEFINICIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS

La determinación de los requerimientos es el estudio del sistema actual para determinar

cómo trabaja y que mejoras se pueden hacer. Un requerimiento es una característica
que debe incluirse en un nuevo sistema y puede consistir en una forma de captar o
procesar datos, producir información, controlar una actividad o dar apoyo a la gerencia.

4.1 Requerimientos Básicos

Se debe adquirir un conocimiento detallado de todas las facetas importantes dentro del
área de negocios de la organización que se investiga. Las etapas a seguir y preguntas
que hacerse son:

a). Entender el proceso: Se harán preguntas que proporcionen un antecedente de los

datos fundamentales y de las descripciones del sistema. Las siguientes preguntas
ayudan a adquirir el conocimiento requerido:

- ¿Cuál es el proceso básico?

- ¿Cuál es el propósito de esta actividad?
- ¿Cuáles son los pasos que se realizan?
- ¿Dónde se realizan?
- ¿Quién los ejecuta?

b). Identificación de los datos utilizados y la información producida: Se necesita

encontrar que datos se deben usar para realizar cada actividad.

- ¿Qué datos se utilizan o se producen durante este proceso?

- ¿Quién utiliza la información resultante?

c). Determinación del tiempo de proceso y la cantidad: La forma más fácil de obtener
esta información es identificando la razón de la actividad.

- ¿Qué ocasiona que se desarrolle esta actividad?).

- ¿Cuáles son los límites impuestos por tiempo y cantidad de trabajo

46
- ¿Cuánto tiempo utilizan?
- ¿Con qué frecuencia se realizan?

d). Identificación de controles: Durante la etapa de análisis se debe examinar los

métodos de control, para encontrar si los existentes son débiles o si faltan controles. Las
preguntas típicas son:

- ¿Existe algún problema?, ¿Qué tan serio es?; ¿cuál es la causa que lo origina?
- ¿Qué controles de rendimiento se utilizan?
- ¿Existen normas específicas de rendimiento?
- ¿Quién compara el rendimiento contra las normas?
- ¿Cuál es el grado de eficiencia con el cual se efectúan las tareas?
- ¿Cómo se manejan?
- ¿Son excesivos?

4.2 Requerimientos de Transacciones de los Usuarios

Los sistemas de transacciones captan, procesan y almacenan los datos por una sola
razón. Las preguntas que ayudan a conocer mejor como se procesan estas
transacciones son:

- ¿Qué conforma la transacción que se está procesando?

- ¿Qué inicia la transacción?
- ¿Quién la inicia, para qué?
- ¿Con qué frecuencia ocurre?
- ¿Existen condiciones diferentes que puedan afectar la transacción?
- ¿Qué cantidad de transacciones se hacen?
- ¿Qué tan grande es el volumen de transacciones o de decisiones?

4.3 Requerimientos de Decisión de los Usuarios

Las decisiones, a diferencia de las transacciones, pueden no seguir un procedimiento

específico. Las rutinas no son tan claras y los controles pueden ser muy vagos. Las
interrogantes más comunes son:

- ¿Qué información se utiliza para tomar la decisión?

- ¿Cuál es la fuente de la información?
- ¿Qué sistemas de transacciones producen los datos utilizados en la decisión?
- ¿Que datos se origina de las fuentes externas a la organización?
- ¿Cómo deben procesarse los datos para producir la información necesaria?
- ¿Cómo debe presentarse la información?
- ¿Qué datos del procesamiento de transacciones se requieren, pero no resultan del
proceso mismo?

4.4 Requerimientos para Toda la Organización

Cuando se estudian los sistemas de un área, se deben tomar en cuenta las

implicaciones que haya en otras áreas que interactúan con el sistema que se investiga.

47
Algunas veces los sistemas incluyen trabajo que se lleva a cabo en varias áreas de la
organización.

Conforme se reúnen los detalles, los analistas estudian los datos sobre requerimientos
con la finalidad de identificar las características que debe tener el nuevo sistema,
incluyendo la información que deben producir los sistemas junto con características
operacionales tales como controles de procesamiento, tiempos de respuesta y métodos
de entrada y salida.

5. TÉCNICAS PARA ENCONTRAR LOS DATOS NECESARIOS

Se utilizan una variedad de métodos para recopilar los datos requeridos sobre una
situación existente, tales como entrevistas, cuestionarios, inspecciones de registros y
observaciones. Cada una tiene sus ventajas y desventajas. Lo general es usar más de
uno de estos métodos para asegurarse una investigación completa.

Como antecedente de cualquier método de recopilación de información se tiene que

decidir que es lo que se examinará y a quienes se entrevistará u observará. Para ello se
utiliza el enfoque estructurado que se denomina muestreo.

5.1 El Muestreo

Es el proceso para seleccionar, de manera sistemática, elementos representativos de

una población. El analista debe considerar dos aspectos importantes:

a). Al contar con numerosos documentos, informes y memorandos generados en la

organización, ¿cuáles escoger y cuáles ignorar?

b). Un gran número de empleados pueden quedar involucrados al implantar el sistema,

¿a quiénes entrevistar, solicitarles información y observar en el proceso de toma de
decisiones?

Se deben perseguir cuatro objetivos en un muestreo y en la selección de personas que

se entrevistarán, encuestarán y observarán:

a). Reducir los costos de la recopilación de datos

b). Agilizar la recopilación de datos
c). Mejorar la eficiencia de la recopilación
d). Reducción del sesgo en los datos

El diseño del muestreo debe seguir los siguientes pasos par lograr un buen diseño.
Estos son:

a). Determinar con precisión los datos que se van a recopilar o a describir: Se debe
contar con un plan realista sobre que se hará con los datos. Se deben identificar las
variables, atributos y los datos asociados a los artículos que serán recopilados; los
objetivos del estudio así como el método de recopilación.

48
b). Delimitar la población sujeta a selección de muestras: Se determina el tamaño de
la misma.

c). Elegir el tipo de muestra: Se cuenta con cuatro tipos básicos de muestras que son:

c.1). De oportunidad: Son determinísticas y no tienen restricciones ni soporte

probabilístico.

c.2). Dirigidas: Personal que esté interesado y conozca el nuevo sistema.

c.3). Aleatorias simples: Se necesita obtener una lista numerada de la población para
asegurarse de que cada documento o integrante de la población tiene la misma
probabilidad de ser elegido.

c.4). Aleatorias complejas: Con frecuencia satisface los objetivos del muestreo. Los
enfoques más adecuados son: Muestreo sistemático, muestreo estratificado y
muestreo por grupos.

d). Decidir el tamaño de la muestra: Éste muchas veces está limitado por el costo
involucrado; o por el tiempo disponible del analista o de los integrantes de al
organización. Los pasos a seguir para esta determinación dependerán si la muestra es
para: Datos de atributos; datos de variables;

5.2 Entrevistas

Una entrevista se utiliza para recabar información en forma verbal a través de preguntas
y respuestas. Esta se puede hacer en forma individual o en grupos.

En una entrevista se desea conocer tanto las opiniones como los sentimientos de los
entrevistados acerca del estado actual de los sistemas, sus metas personales, de la
organización y de los procedimientos informales.

Las opiniones pueden ser más importantes y reveladoras que los mismos hechos. Los
sentimientos ayudarán a entender con mayor objetividad la cultura de la organización.
Las metas u objetivos son una fuente importante de información y pueden identificarse
a partir de la entrevista.

a). Planeación de la Entrevista. Éstos son los cinco pasos principales que se deben
seguir para preparar la entrevista:

- Lectura de antecedentes: Consultar y comprender el mayor número de antecedentes

posibles de los entrevistados y de la organización.

- Establecimiento de los objetivos de la entrevista: Determinar aspectos

fundamentales referentes al procesamiento de la información y a la toma de decisiones.

- Selección de los entrevistados: Incluir gente clave de todos los niveles del sistema.

- Preparación del entrevistado: Avisar con tiempo suficiente para que el entrevistado
pueda pensar a cerca de la entrevista. Deben fluctuar entre 45 a 60 minutos.

49
- Selección del tipo y estructura de las preguntas: Redactar preguntas que cubran los
aspectos fundamentales da la toma de decisiones, detectados al plantear los objetivos
de la entrevista.
Existen dos tipos básicos de preguntas: Abiertas (opción de que el entrevistado de su
opinión), y cerradas (limita la respuesta a juicios o ponderaciones definidas).

Un tercer tipo de preguntas es la sondeo o exploratoria que permite ir más allá de la

respuesta inicial para obtener un mayor significado, y aclarar o ampliar los puntos del
entrevistado.

- Orden de las preguntas: Existen tres formas de ordenar las preguntas que son;
estructura piramidal (de preguntas específicas a generales), estructura embudo (de
preguntas generales a específicas); y en forma de diamante (de específicas a generales
y se concluye con específicas).

- Registro de la entrevista: Se deben registrar los aspectos más importantes, ya sea

mediante una grabadora o tomando notas. El uso de una u otra forma, dependerá del
tipo de persona que se entreviste.

b). Realización de la Entrevista. La habilidad del entrevistador es vital para el éxito en

la búsqueda de hechos, ya que dependerá del conocimiento del analista, tanto en la
preparación del objetivo de la entrevista como de la preguntas a realizar. Es importante,
al inicio de la entrevista, presentarse y plantear el motivo de su presencia y la razón por
la cual eligió al entrevistado.

Existen ocho problemas que bloquean la habilidad de respuesta del entrevistado y es

bueno detectarlos y corregirlos. Estos son:

- Percepción de que la autoestima del entrevistado se encuentra amenazada.

- Reacciones emotivas a temas conflictivos.
- Malentendidos respecto a la sucesión de los acontecimientos.
- Apego a formas tradicionales.
- Equívocos al inferir sobre lo observado.
- Competencia por el tiempo.
- Olvido de hechos importantes.
- Mentir para ocultar hechos importantes.

c). Redacción del Informe de la Entrevista. Es indispensable escribir el informe tan

pronto ha terminado la entrevista para asegurar la calidad de los datos de la misma; se
debe mantener una secuencia escrupulosa de los acontecimientos después del
resumen inicial, se debe entrar a explicar con más detalle y anotar los puntos principales
de la entrevista y sus propias opiniones.

5.3 Cuestionarios

Los cuestionarios constituyen una técnica de recopilación de información que permite

recoger opiniones (lo que piensan de la realidad), posturas (deseo que plantean),
conductas (lo que hacen), y características (atributos de las personas o de los objetos),

50
de las diversas personas clave de una organización, que se encuentran involucradas en
las operación de un sistema actual o en la implantación de uno nuevo.

Los cuestionarios pueden contener preguntas abiertas, que se aplican cuando se quiere
conocer sentimientos, opiniones o experiencias generales y son útiles para explorar el
problema básico. Los cuestionarios con preguntas cerradas es el mejor método para
obtener información sobre los hechos, además obliga a los encuestados a tomar una
posición y forma su opinión sobre los aspectos importantes.

a). Planeación para el Uso de Cuestionarios. Lo primero a definir es que se persigue

con el cuestionario. Los lineamientos par establecer la conveniencia de un cuestionario
son:

- Las personas a quienes interrogar se encuentran muy dispersas.

- Existe una gran cantidad de personas involucradas en el proyecto y es conveniente
saber que porcentaje de ese grupo aprueba o no una característica particular del
sistema propuesto.
- Lleva a cabo un estudio exploratorio y desea medir la opinión general, antes de que el
proyecto tome una dirección particular.
- Desea sondear los problemas que presenta el sistema actual para identificarlos y
darles seguimiento por medio de entrevistas.

- Redacción de preguntas. La mayor diferencia que presentan las preguntas de

entrevista y las de cuestionarios, es que durante la entrevista se mantiene la relación
entre las preguntas y su significado y se tiene la oportunidad de afinar una pregunta o
un término difícil. Esto es poco posible en un cuestionario.
En un cuestionario, las preguntas deben ser absolutamente transparentes, el flujo del
cuestionario convincente, se deben anticipar a las respuestas de las preguntas, y el
manejo del cuestionario se planifica con todo detalle.

Los tipos básicos de preguntas son: Abiertas (se debe anticipar al tipo de respuesta
que se piensa obtener). Estas son adecuadas en aquellas circunstancias en que se
desea conocer la opinión de los integrantes de la organización sobre algunos aspectos
del sistema, también son útiles para explorar situaciones.

Las preguntas cerradas deben utilizarse cuando se pueden enumerar de antemano

todas las respuestas posibles. Las respuestas deben ser mutuamente excluyentes.

-Elección del vocabulario. La selección de palabras es de gran relevancia para lograr

que sean efectivos. Con la finalidad de verificar si el lenguaje elegido es el propio de los
que contestan, ensaye una muestra de las preguntas con un grupo piloto. Ciertos
lineamientos útiles para elegir el lenguaje apropiado son:

- Use, en lo posible, el lenguaje de quien le contesta. Mantenga una redacción sencilla.

- Sea específico, evite preguntas sumamente específicas.
- Use preguntas cortas.
- No sea condescendiente con los que contestan. Evite el uso de un lenguaje corriente.
- Evite la parcialidad en la redacción, significa evitar preguntas censurables.
- Dirija las preguntas a las personas indicadas, no suponga un conocimiento muy
profundo.

51
- Asegúrese que las preguntas sean técnicamente precisas, antes de incluirlas.

b). Diseño y Aplicación de Cuestionarios. Un cuestionario bien diseñado y de

relevancia elimina cierta resistencia para responder por lo que se debe tener en cuenta
los siguientes aspectos:

- Formato del cuestionario: Disponga de suficiente espacio en blanco, disponga del

espacio adecuado para las respuestas, use círculos para las respuestas, use objetivos
como ayuda para establecer el formato, mantenga un estilo consistente.

- Orden de las preguntas: Preguntas de importancia para quien contesta van primero,
agrupe preguntas del mismo tema, use tendencias asociativas, plantee primero los
temas de menor controversia.

En la aplicación del cuestionario se debe decidir a quien se le aplicará cuando se

establecen los objetivos de la información que se busca. Por lo general, se eligen
personas prototipos de un nivel, por su antigüedad en la empresa, por sus
responsabilidades en el cargo o algún interés especial sobre el sistema actual o el
propuesto.

Las opciones para aplicar un cuestionario son: reunir a todas las personas en un solo
sitio; entregar personalmente los cuestionarios en blanco y recogerlos una vez que se
encuentran completos; permitir a quienes contestan el cuestionario, que durante las
horas de trabajo lo respondan por su cuenta y posteriormente lo depositen en algún
buzón central; enviar por correo los cuestionarios a aquellos empleados de áreas
remotas, estableciendo una fecha límite, proporcionando instrucciones y el reembolso
postal.

5.4 Revisión de Registros

Con frecuencia la información se encuentra disponible para conocer las actividades u

operaciones, en la revisión de registros se examinan datos y descripciones que ya están
escritos o registrados y en relación con el sistema y las áreas de los usuarios. Esta
forma de encontrar datos sirve como presentación, al inicio del proyecto, o como
elemento de comparación de lo que sucede con lo que debería suceder.

Los registros se refieren a manuales escritos sobre políticas, regulaciones y

procedimientos de operaciones estándares que se tienen como guías para el personal.
No obstante, no muestran como se desarrollan de hecho las actividades, ni donde se
ubica el verdadero poder para la toma de decisiones, o como se realizan las tareas en la
actualidad.

En la selección de los registros para revisar se deben considerar las formas,

documentos, organigramas, manuales, estándares y procedimientos que permitan
encontrar las causas de los problemas específicos y las diferencias entre los
procedimientos reales y los planeados. Tampoco se debe pasar por alto informes de
estudios anteriores, resúmenes de consultores e informes gerenciales, ya que ello
puede proporcionar elementos importantes ya detectados y sin solución.

52
5.5 Observaciones al Comportamiento de la Toma de Decisiones y al
Ambiente de Oficina

La observación proporciona información de primera mano en relación con la forma como

se llevan a cabo las actividades. Es muy útil cuando se necesita ver como se manejan
los documentos, o se llevan a cabo los procesos y si ocurren los pasos específicos.

La información buscada en las observaciones es: profundizar en las actividades de los

tomadores de decisiones (que se hace y no en lo que se dice o se tiene documentado);
identificar las relaciones existentes (entre los tomadores de decisiones y los demás
miembros de la organización); tratar de identificar los mensajes emitidos por el tomador
de decisiones; y comprender la influencia de quien toma decisiones sobre los elementos
de la organización.

a). Comportamiento del Tomador de Decisiones. Los pasos siguientes sirven para
identificar las actividades típicas de toma de decisiones de un ejecutivo:

- Decida que observar.

- Decida el nivel de concreción de las actividades observadas, para establecer la
magnitud de la inferencia, en consecuencia, la cantidad requerida de interpretación.
- Cree categorías que capturen, de manera adecuada, las actividades clave.
- Prepare escalas apropiadas, listas de verificación u otros materiales para observación.
- Decida el momento de la observación.

Los enfoques para la observación pueden ser: Muestreo por intervalos que permite
definir períodos específicos de observación de las actividades de la gerencia, y el
muestreo por eventos que permite observar el comportamiento en su contexto natural.

- Lenguaje Corporal. Permite comprender mejor las necesidades de información del

tomador de decisiones y los elementos más fácilmente ubicables son: contacto visual,
postura corporal, movimientos de los brazos y piernas, y uso de las manos.

Existen maneras de registrar estas observaciones tales como: parejas de adjetivos

(decidido / indeciso, confiable / no confiable, etc.); categorías de actividades; y escalas
tipo Likert (de siete a nueve puntos).

Otras formas pueden ser a través de: Notas de campo estructuradas que describen lo
que se observa sobre la conducta del tomador de decisiones y contiene un mínimo de
inferencias; o guiones que es un enfoque sistemático y organizado que demanda que el
analista sea capaz de entender y articular la acción que el tomador de decisiones
realiza.

b). Ambiente Físico: En donde el tomador de decisiones desempeña sus funciones

revela sus requerimientos de información. Los tomadores de decisiones influyen y
reciben influencia del ambiente físico.

La observación estructurada del ambiente permite detectar particularidades acerca

del ambiente, que confirman o niegan la narración de la organización, que se obtuvo en
las entrevistas o cuestionarios. A este método se le llama STROBE (Structure
Observation of the Enviroment), y es sistemático por lo siguiente:

53
- Proporciona un método y clasificación estándar para el análisis de los elementos de la
organización que participa en la toma de decisiones.
- Permite que cualquier otro analista de sistemas aplique la misma estructura analítica a
la misma organización.
- Limita el análisis de la organización a su existencia en la etapa actual de su ciclo de
vida.

Los elementos que el método STROBE analiza, los cuales dan una referencia sobre
como el tomador de decisiones, obtiene, procesa, y comparte la información, así como
la credibilidad del mismo de su ámbito de trabajo, son los siguientes:

- Ubicación de la oficina: Con respecto a las demás oficinas, indican que tanto se
incrementa la frecuencia de relación y las comunicaciones en general.

- Ubicación del escritorio: Puede dar indicios del ejercicio de autoridad.

- Equipo fijo de oficina: Puede indicar que tantos elementos informativos almacena.

- Artículos personales: Aquellos objetos que se utilizan para procesar información.

- Revistas y periódicos: Puede revelar si consulta información externa o sólo usa

información interna.

- Iluminación y color de la oficina: Desempeñan un papel importante en la manera

como obtiene información.

- Vestimenta: Puede indicar la credibilidad y el grado de autoridad ejercido.

La aplicación del método STROBE se puede hacer mediante los siguientes cuatro
métodos:

- Análisis fotográfico: Presenta algunas ventajas como que, cualquier documento

permite analizarlo de forma repetida; pueden hacerse enfoques específicos; pueden
registrarse detalles que han pasado desapercibidos.

- Enfoque de lista de verificación / escala de Likert: Se han desarrollado escalas de

Likert de cinco puntos relativos a los siete de las características de los tomadores de
decisiones.

- Listas anecdóticas (se usa símbolos): Los cinco símbolos utilizados son:
1. Un círculo con una paloma: Significa que se confirma la narración.
2. Un círculo cruzado significa: Que contradice a la narración.
3. Un círculo dentro de un ojo: Sirve como indicio para que el analista examine más
allá.
4. Un círculo dentro de un cuadrado: Significa que la observación de los elementos
STROBE modifica la narración.
5. Dos círculos juntos: Significa que lo observado complementa la narración.

54
- Comparación de la observación / narración: Conforme el analista se va percatando
de los elementos de la escena y los llega a observar de manera consciente, puede
alcanzar cierta perspicacia de valor.

El uso de cada uno dependerá cuan estructurada o no se requiera la información.

6. CONCEPTOS BÁSICOS DE FLUJO DE DATOS, DIAGRAMA DE

DATOS Y DISCCIONARIO DE DATOS

Existen dos métodos principales para el análisis del flujo de datos de los sistemas
orientados a los datos: los diagramas de flujo de datos y el diccionario de datos. Los
diagramas de flujos de datos caracterizan gráficamente el flujo de los datos dentro de la
organización, estos presentan una visión, lo más amplia posible, de las entradas al
sistema, los procesos y las salidas.

Cuando se sigue un flujo a través de los procesos del negocio, que es el propósito del
análisis de flujos de datos, éste indica una gran cantidad de datos sobre como se
están llevando a cabo los objetivos de la organización. El análisis de flujo de datos
estudia el uso de éstos en cada actividad; documenta los hallazgos en los diagramas
de flujos de datos que muestran gráficamente la relación entre los procesos y datos, y
en los diccionarios de datos que describen formalmente los datos de sistemas y en
donde se utilizan.

Una vez que se concluyen los diagramas de flujos de datos en los diferentes niveles
sucesivos, se utilizan para ayudar a catalogar los procesos, el flujo, el almacenamiento,
las estructuras y los elementos en un diccionario de datos.

6.1 Conceptos Básicos de Flujo de Datos

Los diagramas de flujo de datos muestran en forma gráfica todos los componentes
esenciales del sistema y cómo se relacionan entre sí. Para representar el flujo en un
diagrama de flujo de datos se utilizan cuatro símbolos básicos que son:

a). Un cuadrado doble: Representa una entidad externa (una empresa, máquina o
persona), que da y recibe datos del sistema. También se le denomina fuente o destino
de los datos, tiene una connotación externa durante el estudio.

Este símbolo puede dividirse en tres partes. En la parte superior se coloca el número
secuencial que identifica a cada uno de los procesos, de izquierda a derecha conforme
se presente en el diagrama; en el centro se describe el proceso seguido de una
cláusula; y en la parte inferior se puede indicar el implemento físico a utilizar.

b). Una flecha: Representa el movimiento de los datos en donde la punta señala el
destino de los mismos. Cuando el flujo ocurre de manera simultánea, se representa
mediante dos flechas paralelas. Cada flecha se define con un nombre apropiado
correspondiente al flujo de datos.

c). Un rectángulo con sus esquinas redondeadas: Indica un proceso de

transformación, es por ello que el flujo de salida siempre tendrá un nombre diferente al
de entrada.

55
d). Un rectángulo abierto en uno de sus extremos: Representa el almacenamiento de
la información. El rectángulo se deja abierto a la derecha; en los diagramas de flujo de
datos el tipo de almacenamiento físico (disquete, cinta, etc.) no se especifica.

e). Una línea diagonal en la esquina inferior derecha de un símbolo de entidad:

Indica que la entidad no es nueva, pero que se vuelve a dibujar para evitar
entrecruzamiento de líneas.

f). Un asa: Indica el entrecruzamiento de dos flujos de datos, que no indica una
intersección.

Cuando los diagramas de flujo de datos se descomponen o detallan más allá del nivel 0,
es posible numerar el proceso por medio del número original del mismo, un punto
decimal y un segundo dígito que indica que es un subproceso del original.

6.2 Desarrollo de Diagramas de Flujo de Datos

Para el desarrollo efectivo de estos diagramas se deben considerar los siguientes

lineamientos:

a). Enfoque de lo general a lo particular: Para conocer las características generales de

los procesos de la organización que se investigan. Cuando se dibuja el primer diagrama,
las entradas y salidas se definen y se mantienen constantes a lo largo de los diagramas
consecutivos.

b). Extensión de los procesos para mayor detalle: Se llenan los detalles de cada uno
de los procesos. En la medida que se van desarrollando niveles, se agregan a cada uno
el nivel de información que requieran.

c). Mantener consistencia entre procesos: Mantener las mismas entradas y salidas en
todos los diagramas.

d). Añadir control solamente en los diagramas de menor nivel.

e). Asignar etiquetas significativas: Deben señalar que está sucediendo, para lo cual
los rótulos no deben ser muy genéricos, deben mantener una denominación efectiva y
las leyendas deben ser tan específicas y concisas como sea posible. Evitar el uso de la
misma palabra para dos significados diferentes.

Los nombres asignados a los flujos de datos deben reflejar los datos de interés, no el
documento en el cual se reciben. Además, a todos los procesos debe asignárseles
nombres que indiquen algo específico sobre la naturaleza de las actividades del mismo.

Los diagramas de flujo de datos son de gran utilidad en el análisis y diseño de procesos,
sirven para documentar al sistema, muestran características lógicas que ayudan a
entender como fluyen los datos en la organización, señalan qué ocurre y cuando, pero
no establecen cómo ocurre.

6.3 Diccionario de Datos

56
Un diccionario de datos es una lista de todos los elementos incluidos en el conjunto de
los diagramas de flujo de datos que describen un sistema. Este se desarrolla durante el
análisis de flujo de datos y ayuda al analista a determinar los requerimientos de
sistemas.

El elemento dato es el bloque que construyen todos los otros datos del sistema y por sí
mismos no proporcionan suficiente información a ningún usuario. La estructura de
datos es un conjunto de datos que está relacionados entre sí y describen en forma
colectiva, un componente del sistema.

a). Descripción de los datos en el diccionario. Cada entrada en el diccionario de

datos consiste en un conjunto de detalles que describen los datos utilizados o
producidos en el sistema. Cada artículo se identifica por la siguiente información:

- Nombre y sinónimo (alias), del dato: Manera de denominar de la formas más común
el dato en la mayoría de los programas; también debe indicarse el alias o sinónimo. Esto
facilita la comunicación y la referencia cruzada entre los departamentos y sus
programas.

- Descripción: Describir textualmente el dato elemental, lo cual debe ser conciso pero
informativo, asumiendo que quien consulta no conoce nada en relación con el sistema.

- Rango permitido: Incluir los distintos rangos y límites que se aplican al elemento. El
rango significa el intervalo disponible de datos. El límite indica la cantidad disponible.

- Longitud del dato: Se debe incluir la longitud permitida para el acceso de un dato
elemental. La longitud siempre se da una función del número de caracteres impresos y
no por la cantidad requerida de memoria.

- Codificación adecuada: Cada dato debe incorporarse al diccionario junto con su

código, si lo tiene, y el significado de éste. La codificación debe ser consistente.

- Información adicional de edición: Para asegurarse la edición adecuada de los datos

debe estar presente la información requerida.

b). Elaboración del diccionario de datos. Al establecer un sistema manual se puede

utilizar hasta cinco formas diferentes de tarjetas para recopilar los datos esenciales de
cada dato del diccionario de datos. Cada tarjeta contiene distintas características y
distintos requisitos

Hay tarjetas para: El proceso de los datos; catalogar el flujo de los datos; el
almacén de datos; la estructura de los datos; y los datos elementales.

- Símbolos de relación para los términos del diccionario de datos. Los símbolos
básicos que permiten, ahorrar espacio y ser consistentes en las anotaciones en las
tarjetas, son los siguientes:

{ } : Indica que sólo uno de los datos enumerados estará presente.

  : muestra que el dato encerrado es optativo.

57
* ( 1-4) : indica una iteración.
* (1- ) : indica una iteración hasta concluir.

Se desarrollan los siguientes catálogos en la elaboración del diccionario de datos:

- De los procesos de datos: Comience en el nivel superior del diagrama de flujo de

datos catalogando los procesos esenciales. Coloque el nombre del proceso, así como
una designación simbólica en su esquina superior derecha; luego describa brevemente
el proceso; y un registro de las entradas y salidas del proceso.

- Del flujo de datos: Se anota el nombre del flujo de datos y el símbolo del dato
catalogado; además, la fuente del flujo, el destino, y el número de movimientos que
fluyen a través del sistema (se registra en la magnitud).

- De los almacenes de datos: Se encuentra el nombre y el símbolo del elemento;

además, una columna de flujo de datos entrantes y salientes, y un lugar para anotar el
contenido.

- De los datos elementales: Dependiendo si es alfabético o numérico, se llena de

acuerdo a lo indicado en la tarjeta respectiva.

Es importante determinar la longitud de campo que el dato requiera para el buen diseño
del diccionario, de las salidas, y de la base de datos.

c). Pasos para formar un diccionario de datos. Se tienen cuatro pasos esenciales
para integrar un diccionario de datos que son:

- Incorporar el proceso: Aquellos que se descubran en diagramas de flujo de datos

iniciales; éstos son aquellos que el sistema debe realizar con el fin de cumplir sus
objetivos.

- Catalogar los flujos básicos de datos: Catalogue los flujos que entran y salen de los
procesos plasmados en los diagramas; además, catalogue los almacenes de datos que
contengan los datos fundamentales para la operación adecuada de los procesos.

- Describir la estructura de los datos: Los grupos de datos elementales que existan
dentro del sistema.

- Desglosar la estructura de los datos en datos elementales: Se refiere al trabajo con

los componentes de significado más simple del sistema, los cuales son datos
elementales.

d). Uso del diccionario de datos. El diccionario de datos es ideal que esté
automatizado; y además, sea interactivo, en línea y evolutivo. Para tener el potencial
máximo debe estar relacionado con otros programas a objeto de que cuando un dato se
actualiza o se elimina del diccionario, automáticamente se actualice o elimine de la base
de datos.

Aunque la tendencia se dirige a los diccionarios de datos automatizados en línea, es

relevante apreciar la importancia de integrar un diccionario de datos que sea común a la

58
organización. Un diccionario actualizado sirve como excelente referencia para el
mantenimiento de sistemas poco familiares.

IV. ESTRATEGIAS PARA EL ANÁLISIS DE LAS

DECISIONES

Dentro de los métodos con que se cuenta para la documentación y el análisis de lógica
de decisiones, se tienen: El lenguaje estructurado, las tablas de decisión y los
árboles de decisión. Es importante reconocer las decisiones estructuradas y
distinguirlas de las semiestructuradas; también se deben reconocer que las decisiones
estructuradas se adaptan al análisis sistemático que permite la obtención de
conclusiones, un alto grado de precisión y favorece las comunicaciones. El análisis de
decisiones se enfoca a la lógica de las decisiones que se ejecutan dentro de las
organizaciones, con el fin de alcanzar sus objetivos.

Con la finalidad de precisar los requisitos de información necesarios para el análisis de

decisiones, el analista debe identificar los objetivos de la organización, mediante un
enfoque descendente; deberás conocer las bases de las organizaciones y tener
conocimiento de las técnicas de recopilación de datos.

Las condiciones, alternativas de las condiciones, acciones, y reglas de decisión deben

conocerse con el fin de diseñar sistemas para decisiones estructuradas.

El analista precisa primero las condiciones (aquellos fenómenos que puedan afectar el
resultado de algo); luego, identifica las opciones a las condiciones especificadas por
quien toma las decisiones; posteriormente, identifica las acciones que incluye cualquier
instrucción que se requiera para alcanzar el resultado de una o más de las condiciones
anteriores; y finalmente, las acciones se unen a las condiciones por medio de las reglas
de acción, las cuales son los protocolos de ejecución de las acciones requeridas.

1. TABLAS DE DECISIONES

Una tabla de decisiones es una tabla de renglones y columnas que contiene cuatro
cuadrantes. El cuadrante superior izquierdo contiene la condición; el cuadrante
superior derecho contiene opciones a la condición; el cuadrante inferior izquierdo
contiene las acciones que se van a tomar; y el cuadrante inferior derecho contiene
las reglas para ejecutar las acciones. Cuando una tabla se utiliza para determinar las
acciones que se llevaron a cabo, la lógica sigue el sentido del reloj, comenzando en el
extremo superior izquierdo.

Para construir tablas de decisiones el analista necesita: definir el tamaño de la tabla;

eliminar cualquier situación imposible, inconsistencia o redundancia; y simplificar la tabla
lo mejor posible.

Los siguientes pasos dan un método sistemático para el desarrollo de tablas de

decisiones:

59
1. Determinar el número de condiciones que pudieran afectar la decisión. Combine
renglones que se sobrepongan.

2. Determinar el número de acciones posibles que pueden realizarse. Este será igual
al número de renglones de la parte inferior.

3. Determinar el número de opciones para cada condición. En la forma más sencilla

habrá dos alternativas (S/N).

4. Calcular el número máximo de columnas de la tabla, multiplicando el número de

alternativas para cada condición.

5. Llenar las alternativas de la condición; comenzar con la primera condición y dividir el

número de columnas con el número de alternativas. Repetir lo anterior para cada una de
las condiciones, utilizando un subconjunto de la tabla.

6. Concluir la tabla insertando una “X”, donde las reglas sugieran cierta acción.

7. Combinar las reglas donde sea aparente que una alternativa no implique diferencias
en la salida.

8. Verificar la tabla para situaciones imposibles, contradicciones y redundancias.

9. Volver a arreglar las condiciones y las acciones (o aún las reglas), si esto redunda en
una mayor comprensión.

Es importante verificar la integridad y la precisión de las tablas de decisiones. En el

desarrollo de éstas se pueden presentar cuatro problemas principales: Tablas
incompletas, situaciones imposibles, contradicciones y redundancia. Es
fundamental asegurarse que queden completas todas las decisiones, condiciones
alternativas de la condición, acciones y reglas.

Las contradicciones se presentan cuando las reglas sugieren acciones distintas, pero
satisfacen las mismas condiciones. La redundancia se da cuando un conjunto idéntico
de alternativas, requieren exactamente de la misma acción.

2. ÁRBOLES DE DECISIONES

Cuando un proceso estructurado se integra con ramificaciones complejas, se hace uso

de los abolles de decisiones. Los abolles también son útiles cuando es esencial una
cadena de decisiones con una secuencia particular.

Los árboles de decisiones son diagramas que representan condiciones y acciones en

forma secuencial y, por lo tanto, muestran qué condiciones considerar inicialmente y
cuáles después. La raíz del árbol, en la parte izquierda del diagrama representa el inicio
de la secuencia de decisión. Cuando se dibujan los árboles de decisión es útil distinguir
entre las condiciones y las acciones. La forma como dibujar un arbole es la siguiente:

1. Identificar todas las condiciones y las acciones, así como el orden y el momento de
su ejecución.

60
2. Comenzar a construir el árbol desde la izquierda a derecha, y cuando esté seguro de
haber anotado todas las alternativas posibles, pase a la derecha.

El árbol de decisión tiene tres ventajas principales sobre las tablas de decisión y son las
siguientes:

1. Toma las ventajas de la estructura consecutiva de las ramas del árbol de decisiones,
de tal forma que se identifica de manera inmediata el orden de verificación de las
condiciones y las acciones que se deben tomar.

2. Las condiciones y las acciones se encuentran en ciertas ramas pero no en otras, a

diferencia de las tablas, en donde todas forman parte de la misma tabla. Aquellas que
son decisivas se conectan de manera directa con otras condiciones y acciones, mientras
que las condiciones no importantes no se incluyen.

3. Al compararse con las tablas, los árboles de decisión se entienden con más facilidad
en una organización y son apropiados como método de comunicación.

Los siguientes lineamientos dan las pautas para elegir cual técnica usar para cada
caso particular:

1. Utilice lenguaje estructurado cuando haya muchas acciones repetitivas, o la

comunicación con los usuarios finales sea relevante.

2. Utilice una tabla de decisión cuando se cuente con combinaciones complejas de

condiciones acciones y reglas; o requiera un método que efectivamente evite
situaciones imposibles, redundancias y contradicciones.

3. Utilice árboles de decisión cuando la secuencia de las condiciones y las acciones sea
decisiva, o cuando no sea relevante cada condición sobre cada acción (ramas son
diferentes).

3. DECISIONES SEMIESTRUCTURADAS

En el análisis de los sistemas semiestructurados para la toma de decisiones deben

considerarse tres aspectos fundamentales:

a). Si el tomador de decisiones es fundamentalmente analítico o heurístico.

b). La manera en que se toman las decisiones a través de las tres fases de solución de
un problema (análisis, diseño y selección).

C. Los métodos de criterio múltiple que sirven para solucionar los problemas
semiestructurados.

Las características de un Sistema de Apoyo a las decisiones son las siguientes:

1. Es un instrumento que sirve para organizar la información que se usará en la toma de

decisiones.

61
2. Permite que el tomador de decisiones se relacione, de una manera natural por medio
de un diseño cuidadoso de la interfase con el usuario.

3. Se diseñan para apoyar aquellas decisiones formuladas como problemas

semiestructurados complejos.

4. Puede construirse para apoyar decisiones que se toman una sola vez, o aquellas que
son poco frecuentes, o bien aquellas que ocurren de manera rutinaria.

5. Se diseñan para una persona en particular, o bien para un grupo de personas que
toman decisiones.

6. Debe concebirse como un proceso, más que un producto.

Existen varios conceptos que explican las relaciones existentes entre las decisiones y
los Sistemas de Apoyo a Decisiones, estos incluyen teorías acerca de la:

- Certeza (que al hacer una elección, conocemos todo de antemano);

- Incertidumbre (no sabemos nada acerca de las probabilidades o las consecuencias

de nuestras acciones); y

- Riesgo (Consideran cierto conocimiento de nuestras alternativas, de lo que no

podemos controlar sino estimar, y de lo que serán las consecuencias).

La forma de recopilar, procesar y utilizar la información define los parámetros del estilo
de toma de decisión, además de la manera como se comunican y toman las decisiones.

La toma de decisiones analítica se basa en la información que se adquiere y evalúa de

manera sistemática para reducir alternativas y elegir con base en tal información. Este
método requiere que la información sea: Razonable, completa, disponible y precisa.

La toma de decisiones heurística decide con la ayuda de ciertos lineamientos o reglas

establecidas por la práctica, aunque estos no se apliquen de manera consistente o
sistemática. Esta se basa en términos generales en la experiencia.

La toma de decisiones o solución de problemas se concibe en tres fases:

- Análisis (identificación de una oportunidad o de un problema; implica percatarse de

manera activa de los cambios del medio ambiente que demanda una acción);

- Diseño (formula un problema y analiza varias alternativas; permite generar y analizar

alternativas con base en su aplicabilidad potencial); y

- Selección (se da una solución para el problema o la oportunidad identificada en la

fase de análisis).

62
Las decisiones semiestructuradas son aquéllas que pueden programarse de manera
parcial, pero que todavía requieren de la participación del criterio humano. Las
dimensiones que se deben considerar en este tipo de decisiones son:

1. El grado de habilidad requerido en la toma de decisiones, se relaciona con los

conceptos de decisión analítica y heurística. Se mide por la madurez del tomador de
decisiones, la cual se basa en la experiencia y en el análisis. Los Sistemas de Apoyo a
Decisiones soportan esta habilidad a través de modelos fáciles de comprender (para los
analíticos) o analogías (para los heurísticos).

2. La magnitud de la complejidad del problema, un Sistema de Apoyo a Decisiones

ayuda al inducir a definir con claridad el problema y a limitar el número de variables; son
útiles para organizar la información, dar seguimiento a las variables y presentar los
problemas, las alternativas y las elecciones.

3. El número de criterios de decisión por considerar, una decisión que involucra

criterios múltiples es la que se asocia con la elección de un paquete de software, el cual
es poderoso, cuenta con una documentación clara, es servicial para el usuario y
económico.

Los enfoques de decisiones de criterio múltiple permiten al tomador de decisiones

establecer sus propias prioridades, y en la mayoría de los casos permiten realizar un
análisis de sensibilidad.

Los siguientes son los métodos utilizados:

1. Análisis de ventajas y desventajas: En este método se ubican las alternativas y sus

ventajas, colocando un 1 en cada una de ellas. Posteriormente, se compara cada
ventaja de una alternativa con las de la otra, si se considera que son equivalentes se
cambia el 1 por 0.

El proceso continúa hasta que una de las columnas que contiene las alternativas queda
con ceros (0), o en su defecto queda con el menor puntaje.

Este estudio tiene sus limitaciones y no es la ayuda más conveniente para solucionar
problemas complejos.

2. Métodos de ponderación: En este método se colocan valores porcentuales (%) en

cada atributo a calificar, de cada alternativa. Luego se califican de 1 a 10, los atributos
de cada alternativa.

Los valores numéricos se multiplican por el % correspondiente y se calcula la calificación

final y se anota en el renglón final de la hoja de cálculo, y sobre esto se recomienda la
mejor. El tomador de decisiones tiene la alternativa de modificar alguno de los valores
de los atributos y las calificaciones asignadas a cada alternativa, de requerir un análisis
de simulación.

3. Eliminación consecutiva por lexicografía: Este método caracteriza la importancia

de los atributos individuales; es menos exigente pues los atributos se ordenan
simplemente por su importancia, sin asignarles pesos.

63
Los atributos se ordenan de los más importantes a los menos importantes, Luego las
alternativas se ordenan renglón por renglón. Sólo aquellas alternativas que cuentan con
la mayor calificación para el primer atributo se considerarán más adelante. Después se
considera el segundo atributo y así sucesivamente.

4. Eliminación consecutiva por restricciones conjuntivas: El tomador de decisiones

establece restricciones o especificaciones y luego procede a eliminar aquellas
alternativas que no satisfacen el conjunto de todas las restricciones.

Los atributos se listan en la primera columna, las restricciones en la segunda y tercera, y

el valor de la alternativa en la cuarta. La columna cinco se deja para colocar si la
relación es verdadera (V) o falsa (F).

De igual forma se copian las otras alternativas, y luego se comparan. Cuando más de
una alternativa resulta factible, se procede a modificar los valores de las restricciones
(columna tercera) y se vuelve a efectuar el ejercicio hasta que queda sólo una
alternativa como verdadera.

La utilidad de este enfoque destaca cuando se da cuenta que con frecuencia una
persona modifica los atributos al relajar o ajustar una o más de las restricciones.

5. Programación por objetivos: Contiene variables de decisión, variables de

desviación, prioridades y, en ocasiones, pesos de ponderación. Por lo que, no sólo se
establece metas para cada una de las ecuaciones de objetivos dentro del problema,
sino también elige prioridades para minimizar las variables de desviación.
Este enfoque es una técnica de gran valía cuando la información que se requiere es
fácilmente accesible y el tomador de decisiones está al tanto y tiene confianza acerca de
las metas y prioridades; además, éste debe tener habilidad para formular las ecuaciones
de las metas, lo cual no es muy sencillo.

V. DISEÑO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

En el diseño de un sistema es una solución; es decir, la traducción de los requerimientos
en forma que los satisfagan; para ello se consideran los siguientes aspectos: Los
niveles de diseño (lógico y físico); la utilización de los datos de los requerimientos; y
la participación de los usuarios.

El diseño de sistemas se presenta a través de dos fases: Diseño lógico

(especificaciones detalladas de entradas; salidas; archivos y bases de datos;
procedimientos; y requerimientos de datos), y diseño físico (produce programas;
archivos; y un sistema en marcha).

Los datos recopilados durante la investigación conforman las actividades y

componentes del sistema. El diseño lógico va de arriba hacia abajo. En primer lugar, se
identifican las características generales, como informes y entradas; después, se estudia
en forma individual cada uno y con más detalle.

64
Las descripciones en el diccionario de datos establecen no solamente cuáles son los
datos que se utilizan en los procesos específicos, sino que también el tipo (alfanumérico
o numérico), y la longitud de cada dato. En otras palabras, los datos de los
requerimientos describen qué debe hacer un sistema nuevo o modificado; el diseño
lógico indica cómo hacerlo; y el diseño físico lo lleva a cabo.

A través del diseño, los diagramas de flujo de datos se vuelven a representar y se

componen las descripciones del diccionario de datos para reflejar los cambios en los
procedimientos que se están estableciendo; por lo tanto la documentación permanece
actualizada y la información se recaba automáticamente para utilizarse en la redacción
de la descripción de los procedimientos.

La participación del usuario proporciona una retroalimentación importante conforme

avanza el diseño; además, asegura que los usuarios tengan un conocimiento no técnico
de lo que realizará o no el nuevo sistema.

1. DISEÑO DE LA SALIDA DEL SISTEMA

Una salida útil es esencial para lograr la aceptación y uso del sistema; par ello se deben
tomar en consideración los aspectos siguientes:

- Diseñar la salida para satisfacer un objetivo: Toda salida debe contar con un
propósito explícito, éste se determina durante el análisis de los requerimientos de
información.

- Diseñar una salida que se adapte al usuario: Con base a entrevistas, observaciones
y consideraciones de costos, es posible diseñar salidas que se apeguen a la mayoría, si
no a todas las necesidades de los usuarios y sus preferencias.

- Proveer la cantidad adecuada de información: Parte de la tarea de diseño es decidir

qué cantidad de información es correcta para los usuarios. Cuando se decida la
magnitud de la salida, siempre mantenga en mente a l tomador de decisiones.

- Asegurar que la salida está disponible donde se necesita: Con frecuencia la salida
se produce en un sitio y luego se distribuye entre los usuarios. El incremento de salidas
en línea (on-line), desplegadas en pantalla y que son accesibles de manera individual,
han resuelto el problema de la distribución.

- Proporcionar oportunamente la salida: Una queja común de los usuarios es que no

reciben de manera oportuna la información para tomar decisiones. Debe considerarse la
puntualidad de la distribución.

- Elección del método correcto de salida: La salida puede tomar diferentes formas,
incluyendo reportes impresos en papel, información en pantalla, sonidos de audio y
digitalizados que simulan la voz humana y las micro formas.

Se debe evaluar las ventajas involucradas al elegir un método de salida. Los costos
difieren, así como la flexibilidad, vida media, distribución, almacenamiento y
posibilidades de acceso y transporte; y finalmente el impacto global hacia el usuario.

65
Debe considerarse la relación existente entre el contenido de la salida de los sistemas
de información con el método de salida. La salida debe ser concebida de una manera
general, de modo que cualquier información que contenga el sistema, y que sea útil para
la gente, pueda considerarse como salida.

Es posible concebir a la salida como cualquier cosa que sale de la organización, a la

cual se le llamará salida externa (recibos, publicidad, cheques, etc.); o que permanece
dentro de la organización, se le llamará salida interna (informes de todo tipo). Las
salidas externas se diferencian de las internas, no sólo por el mecanismo de
distribución, sino además, por su diseño y apariencia.

1.1 Tecnologías de Salida

a). Impresoras. Imprimen material de diferentes maneras. Tenemos las impresoras

secuenciales que imprimen un carácter a la vez (lentas); las de línea, imprimen un
renglón a la vez (usadas con mayor frecuencia); y las láser, imprimen toda una página a
la vez.

Existen dos tipos de impresoras que son:

- De impacto, cuyos caracteres se crean cuando un objeto golpea la cinta entintada, la

cual se impacta sobre el papel para la impresión (de matriz, de margarita y de banda).
Estas impresoras son de alta velocidad y letra de calidad.

- De no impacto, son aquellas que crean caracteres sin impactar la cinta sobre el papel
(térmicas, electrostáticas, láser y de chorro de tinta). Estas impresoras son de alta
capacidad y de gran velocidad.

Se deben determinar con el usuario el propósito de la impresión, y una vez definido

considerar los siguientes factores fundamentales: Confiabilidad de la impresora
(realice todo lo que se desea durante el período acorde y con una cantidad tolerable de
reparaciones); compatibilidad con el software y hardware (muchas veces los
sistemas se modifican o enlazan con otros sistemas más pequeños); y soporte del
fabricante (brinden servicios en el momento que se les solicite, faciliten préstamos de
equipos).

b). Pantallas. Tecnología de salida muy popular y ágil, tienen ventajas sobre las
impresoras al ser silenciosas y tener el potencial de la participación interactiva con el
usuario. Pueden llegar a tener tal flexibilidad y a permitir que el usuario modifique la
información en tiempo real, permiten también observar salidas almacenadas. Los tipos
más comunes son, de rayos catódicos (CTR, de tamaño voluminoso), pantalla de cristal
líquido (LCD, movilidad es importante para el usuario).

c). De audio. En general es para beneficio de un solo usuario. Primero debe

determinarse la salida de audio para una aplicación particular; y luego, estructurar un
vocabulario, el cual se graba y se traduce a señales digitales que se almacenan.

d). Micro formas. Son maneras de almacenar grandes cantidades de información en

aproximadamente la centésima parte del espacio que requeriría el material impreso.

66
Estos incluyen microfilms y microfichas (ideales para salidas como catálogos o listas de
clientes en general).

Los principios que deben considerarse en relación con los avances tecnológicos, para
determinar la tecnología de salida son:

- ¿Quién usará o verá la salida (requisito de calidad)?

- ¿Cuántas personas necesitan la salida?
- ¿En dónde se necesita la salida (distribución / logística)?
- ¿Cuál es el propósito?
- ¿Con qué velocidad se requiere?
- ¿Con qué frecuencia?
- ¿Durante cuánto tiempo será almacenada (o deberá almacenarse)?
- ¿Bajo qué relaciones particulares se produce la salida, almacena y distribuye?
- ¿Cuáles son los costos iniciales y posteriores de mantenimiento y de suministros?
- ¿Cuáles son los requisitos ambientales (absorción de ruido, temperatura controlada,
espacio para equipo y cableado) para las tecnologías de salida?

Un elemento importante a evitar es, el sesgo o desviación que puede originar la salida.
Hay tres formas posibles de crear un sesgo no intencionado, éstas son: Manera de
ordenar la información (cuando se elige una manera de ordenar la información de un
reporte; cronológico, alfabético o de costos); al establecer límites (definición preliminar
de límites para valores particulares que serán reportados; límites demasiado bajos o
altos, rangos estrechos o amplios de las salidas por excepción); por medio de gráficas
(se puede asociar a la presentación como: tamaño, color, escala utilizada, tipo).

Se cuenta con ciertas estrategias para evitar el sesgo en la salida que se diseñe, éstas
son: reconocer la fuente del sesgo, diseño interactivo de la salida que considere al
usuario, trabajar con los usuarios para que conozcan del sesgo de la salida, creación de
una salida flexible que permita al usuario modificar los límites y los rangos, proponer a
los usuarios diferentes salidas para conducir “pruebas realistas” sobre la salida del
sistema.

1.2 Tipos de Diseño de la Salida

- Salida impresa. La fuente de información básica es el diccionario de datos, ya que

éste incluye los nombres de los datos elementales, así como la longitud requerida para
el campo de cada una de las entradas. Se tienen ciertas convenciones a seguir cuando
se llenan las hojas de distribución; esto incluye cómo resaltar el tipo de datos que
aparecerá en cada posición, así como mostrar las dimensiones exactas de la forma e
indicar la continuación de datos en la distribución de la forma.

En este tipo de salida se distinguen dos clases de información:

- Información constante, que es la que permanece sin cambios cada vez que se
imprime el reporte. Se anota como un carácter por espacio. Ejemplo, título del reporte y
encabezados de columnas.

- Información variable, que varía cada vez que se imprime el reporte. Las siguientes
son las normas a seguir para el diseño.

67
a). Con el fin de indicar un espacio que la computadora llenará ya sea con un carácter
alfabético o especial, se coloca una “X” en cada espacio que abarca el dato respectivo
(XXXXX); o bien colocando una “X” al inicio con una línea a todo lo largo de los
diferentes espacios y una “X” al final del espacio ocupado por el concepto
(X___________X).

b). Para indicar que la computadora debe llenar espacios con caracteres numéricos (0-
9), se escribe un “9” en el espacio correspondiente de la hoja (9,999.99).

c). Los espacios dejados en blanco para separar los datos deben dejarse en blanco en
la forma de diseño de reporte.

d). Cuando los datos se repiten en la misma posición de la columna, se dibuja una línea
ondulada (llamada línea de detalle) hacia abajo de la columna.

e). Para estimar el ancho del reporte determine para cada uno de los campos el máximo
de: los requerimientos de longitud del campo de los datos elementales, conforme
aparecen en el diccionario de datos, y el renglón más largo que propone como
encabezado de columna. Luego agregue los espacios que pretendan dar una
separación; finalmente sume estos estimados del campo para observar el ancho
estimado.

Las salidas pueden imprimirse en innumerables tipos de papel, la restricción

preponderante, por lo general son los costos. El tipo de papel usado otorga un efecto
predecible en el usuario, por lo tanto bien puede justificarse invertir en papel especial.
La calidad del papel también difiere por el contenido de algodón, mientras más algodón
contenga, tendrá mejor calidad, durabilidad y mayor precio. Las dimensiones comunes
de un reporte son 3 1/2, 5 1/2, 6, 7 1/2 y 11 pulgadas. El ancho se determina por el
número de caracteres necesarios para rotular cada una de las columnas, junto con el
número de caracteres requeridos entre columnas y los márgenes que permiten una
presentación estética y de fácil lectura.

Las formas preimpresas tienen numerosos propósitos; entre ellos el envío a los clientes
de documentos de ida y vuelta. A través de colores y de diseños corporativos las formas
preimpresas pueden llevar el logotipo de la corporación; el uso de formas innovadoras,
colores y distribuciones motivan de manera dramática la atención del usuario hacia el
reporte particular. El principal inconveniente es su costo.

Al diseñar el reporte impreso, se deben incorporar elementos tanto funcionales

(encabezado o título, número de página, fecha, rótulos, etc.), como estilísticos o
estéticos (observar ciertas consideraciones de estilo o estéticas cuando diseñe un
reporte impreso, leerse de arriba hacia abajo, de derecha a izquierda, etc. Dar cortes de
control a las sumarizaciones y a otra información relevante; márgenes en los bordes
laterales y superior e inferior).

Los pasos a seguir para preparar la hoja de distribución de la salida son:

- Determinar las necesidades del reporte.

- Identificar a los usuarios.

68
- Determinar la información que se va a incluir.
- Contar el número de espacios necesarios y decidir la dimensión global del reporte.
- Titular el reporte.
- Numerar las páginas del reporte.
- Incluir la fecha de preparación del reporte.
- Rotular cada columna de datos de manera adecuada.
- Definir la línea de detalles para los datos variables, indicando si cada espacio se
utilizará para un carácter alfabético, especial o numérico.
- Indicar la posición de las sumarizaciones (cortes de control).
Revisar el boceto de los reportes con los usuarios y programadores para elevar su
factibilidad, utilidad, legibilidad, comprensión y apariencia estética.

- Salida de Pantalla. Estas permiten modificaciones mediante una interacción directa.

Los usuarios deben saber qué teclas presionar si desean consultar pantallas
adicionales, como concluir la presentación y si es posible, cómo interactuar con lo
desplegado en la pantalla. El acceso a las presentaciones por pantalla puede
controlarse a través del uso de un código confidencial (password).

Los lineamientos para el diseño de pantallas se pueden resumir en los siguientes

aspectos: Mantener una pantalla sencilla; mantener una presentación consistente en la
pantalla; facilitar el movimiento del usuario entre pantallas; y crear una pantalla atractiva.

Los sistemas de apoyo a las decisiones con frecuencia, utilizan salidas de pantalla con
una interfase de teclado o de ratón (mouse), para establecer la interacción. El diseño de
salidas para los DSS (Decision Support Systems), se caracterizan por su flexibilidad.
Otro adelanto de las salidas por pantalla es la posibilidad de contar con monitores
verticales de muy alta resolución, esto permite observar, en forma simultánea en la
pantalla, dos páginas de tamaño completo, tal y como si los estuviéramos leyendo en un
reporte.

Las gráficas facilitan la toma de decisiones al mostrar de manera rápida las tendencias o
los conceptos con un análisis posterior. Estas deben ser precisas, fáciles de
comprender y utilizar para ser efectivas en la comunicación de la información. Los
usuarios que utilicen gráficas necesitan estar conscientes de los supuestos (sesgos),
bajo los cuales las gráficas fueron construidas, para ajustarse o compensarse. La salida
gráfica puede ser de gran utilidad para los tomadores de decisiones, si estos se
encuentran plenamente capacitados para interpretarla y utilizarla.

2. DISEÑO DE ENTRADAS Y DEL CONTROL

La calidad de la salida del sistema está determinada por la calidad de su acceso o

entrada.

2.1 Entradas

La calidad de la salida del sistema está determinada por la calidad de su acceso o

entrada. Un buen diseño de los formatos y las pantallas de entrada debe satisfacer los
objetivos de: Eficiencia (que la formas y pantallas satisfagan propósitos específicos del
sistema); precisión (un diseño tal que asegure una realización satisfactoria); facilidad
de uso (implica que tanto las formas como las pantallas serán explícitas y no requerirán

69
de tiempo adicional para descifrarse); consistencia (que las formas y pantallas ordenen
los datos de manera similar de una aplicación a otra); sencillez (mantener en un mínimo
los elementos indispensables que centren la atención del usuario); y atracción (usuario
disfrutará del uso o tránsito a través de las formas y pantallas, cuyos diseños le sean
atractivos).

Los lineamientos básicos para el diseño de pantallas son:

- Mantener la pantalla sencilla. Las tres secciones que son útiles par simplificar las
pantallas son: Encabezado (programada para indicar al usuario en dónde se encuentra
dentro de la aplicación o paquete, puede incluir otros elementos como nombre del
archivo; cuerpo (los rótulos e instrucciones deben apegarse a las ideas establecidas
sobre lectura de textos y demás, para auxiliar al usuario en el registro de los datos en el
sitio correcto. debe proporcionar la definición de los campos indicando la dimensión
previsible del dato para cada campo de la pantalla); y comentarios e instrucciones
(debe contener un menú conciso de órdenes que recuerde al usuario las funciones
básicas del sistema).

Otra manera de mantener la sencillez de la pantalla es emplear unas cuantas

instrucciones básicas que al ser llamadas sobrepongan ventanas, que cubran parcial o
totalmente la pantalla activa con nueva información; de esta manera, el usuario
comienza la interacción con el sistema, con una pantalla sencilla y de buen diseño, y
controlando la complejidad del sistema a través del uso de ventanas múltiples.

- Mantener una presentación consistente: Las pantallas deben apegarse a lo que se

muestra en el papel. La consistencia se mantiene si la información se localiza en la
misma área, cada vez que se accede una nueva pantalla.

- Facilitar los movimientos del usuario entre pantallas: Un buen diseño de pantallas
implica la factibilidad de moverse con facilidad entre pantallas. Un método comúnmente
usado es hacer sentir al usuario que se desplaza físicamente hacia una nueva pantalla.
Existen tres mecanismos posibles para crear esta ilusión que son:

- Desplazamiento: Se crea al asignarles a las flechas del teclado el desplazamiento a

una nueva pantalla posterior o anterior de la pantalla ya completa.

- Diálogo en pantalla: Esto facilita cierta clase de movimientos entre pantallas.

- Solicitud de mayor detalle: Permite que los usuarios se desplacen con rapidez a otras
pantallas, mediante la colocación del cursor junto a un comando específico.

- Crear pantallas atractivas: Si el usuario se siente atraído por la pantalla, es muy

probable que sea más productivo, requiera menos supervisión y cometa menos errores.
Al plantear sus pantallas utilice un flujo lógico; organice el material de la pantalla para
tomar ventaja de la forma en que la gente trabaja y así facilitarles su ubicación en la
pantalla. También, distribuya de manera consistente la información en las tres sub-
secciones indicadas con anterioridad (encabezado, cuerpo, comentarios e
instrucciones).

70
Se pueden utilizar las siguientes técnicas para mejorar lo atractivo de las pantallas:
Video inverso (intercambia el color primario de los caracteres con el color del fondo),
cursor que destella (sirve para alertar al usuario sin experiencia de su localización.
Este también puede ser usado para monitorear errores); uso de diferentes tipos de
letras (resaltan la diferenciación entre las categorías); uso de imágenes (simbolizan
ciertas acciones de cómputo que los usuarios pueden seleccionar mediante un ratón,
teclado, lápiz óptico, o una palanca de comando).

Existen ciertos lineamientos para el diseño efectivo de imágenes. Estas deben ser:
Fácilmente reconocibles; limitarse a no más de veinte formas reconocibles; utilizar de
manera consistente las imágenes que a todo lo largo de la aplicación deban aparecer
juntas. En general las imágenes son útiles si conllevan un significado.

- Uso del color: Es una manera atractiva y comprobada para facilitar el acceso a la
computadora. El uso apropiado del color permite lograr contraste de caracteres y del
fondo; destaca los errores; codifica de manera especial una entrada, y llama la atención
sobre muchos atributos especiales. Utilizar el color para resaltar sobre la pantalla los
campos más importantes.

2.2 Captura de Datos

Es un axioma establecido que la calidad de la captura de los datos determina la calidad

de la información de salida. Se deben lograr tres objetivos generales que son:
Codificación eficaz (facilita la captura precisa el reducir el tiempo y al aumentar la
cantidad de datos y en consecuencia el tiempo requerido para la entrada); captura y
entrada de datos eficaz y eficiente (si se introducen en forma eficiente, la captura
satisface los parámetros establecidos de desempeño que se apegan a una relación
entre el tiempo invertido en la captura y el número de datos capturados); y
aseguramiento de la calidad (a través de procedimientos de validación).

a). Codificación efectiva. La codificación ayuda a alcanzar el objetivo de eficiencia, ya

que los datos que se encuentran codificados, requieren de menor tiempo para
capturarse y reducen el número de elementos procesados; también pueden facilitar el
ordenamiento apropiado de los datos; y los datos codificados pueden reducir espacio
valioso de almacenamiento y de memoria.

Además de proporcionar precisión y eficiencia, los códigos deben contar con un

propósito. Dentro de los propósitos para los códigos están:

- Mantener el seguimiento de algo. En ocasiones se requiere identificar algo para darle

un seguimiento. Se utilizan los códigos secuenciales (cuando se necesite conocer el
orden de procesamiento por medio del cual entran al sistema los artículos, o el orden en
el cual se llevan a cabo los eventos); y los códigos de origen alfabético (cuando no se
desea que alguien identifique el código y se entere de cuantos números se le han
asignado).

- Clasificar la información. Los códigos permiten distinguir entre las clases de los
artículos. Las clasificaciones son necesarias para múltiples propósitos; deben ser
mutuamente excluyentes para ser útiles. Entre los códigos tenemos los siguientes: de
clasificación (se usan para distinguir un grupo de datos con características especiales

71
de otro grupo. Pueden consistir en una sola letra o número; y se registran y ordenan en
manuales o se difunden para que los usuarios pueden localizarlos de forma sencilla.); y
códigos de bloques secuenciales (son una extensión de los códigos secuenciales).

- Ocultar información. Los códigos se utilizan para ocultar o disfrazar información que
se desea que otros no identifiquen. Se usan los códigos cifrados que es la sustitución
directa de una letra por otra, de un número por otro, o de una letra por un número.

- Resaltar información. En ocasiones es deseable proporcionar información

significativa a través de un código. Otra razón, es dar un mayor significado durante la
captura de datos. Los códigos usados son: de subconjuntos de dígitos significativos
(pueden consistir en información que en sí describe al producto, o los números pueden
asignarse de manera arbitraria); y los mnemotécnicos (mediante el uso de una
combinación de letras y símbolos se puede implantar un código claro y preciso; sirve
como auxiliar en la memorización).

- Solicitar acciones apropiadas. Con frecuencia los códigos son necesarios para
instruir sobre que acciones realizar. Estos se conocen como códigos funcionales y
toman la forma de una secuencia o de un código mnemotécnico.

Los siguientes son los lineamientos generales que se deben seguir para la codificación:

- Sea conciso.
- Mantenga la estabilidad de los códigos.
- Asegúrese que los códigos sean únicos.
- Todos los códigos deben de ser ordenables.
- Evite códigos confusos.
- Mantenga una codificación uniforme.
- Permita modificaciones.
- Códigos con buena significación.

b). Captura de datos eficaz y eficiente. Es importante capturar los datos con
efectividad para asegurarse de la calidad de los datos que entran al sistema. La captura
de datos se ha desplazado de la antigua forma a través de perforar tarjetas al
reconocimiento óptico de caracteres, códigos de barras, y las terminales en puntos de
venta.

Los pasos a seguir para una captura eficaz y eficiente, deben ser:

- Decidir que capturar.

- Dejar que la computadora haga el resto.
- Evitar los cuellos de botella y pasos adicionales.
- Arrancar con una buena forma (documento fuente).
- Elegir el método de entrada de datos.
- Usar tecla-almacenamiento (almacenar directo desde el teclado: teclas-a-cinta, teclas-
a-disco, y teclas-a-disco flexible).
- Reconocimiento de caracteres ópticos.
- Usar otros métodos de captura de datos como: reconocimiento de caracteres en tinta
magnética (MICR, Magnetic Ink Character Recognition); formas sensibles a marcas;
formas perforadas; códigos de barras; y cintas de datos.

72
- Usar terminales inteligentes.

c). Aseguramiento de la calidad de los datos. Los errores no pueden evitarse por
completo y la importancia fundamental de detectarlos durante la entrada, previa al
procesamiento y almacenamiento, no puede dejar de destacarse. El proceso de
validación de las transacciones de entrada se da en buena medida a través del
software, lo cual es responsabilidad del programador, pero es importante que el analista
se sistemas sepa que podría invalidar una transacción eventualmente. Existen tres
problemas principales con las transacciones de entrada: Capturar datos equivocados
en el sistema, presentar datos a personas no autorizadas, o pedir al sistema que
realice una función inaceptable.

La validación de los datos de entrada se efectúa a través de las siguientes alternativas:

- Evaluación de datos faltantes.

- Evaluación de la longitud correcta del campo.
- Evaluación del tipo o composición.
- Evaluación del rango o de racionalidad (si tiene sentido para la transacción).
- Pruebas para valores no válidos (útil para verificar aquellas respuestas en donde los
datos se dividen en un número limitado de clases.
- Prueba para la comparación de datos ya almacenados.
-Establecimiento de códigos de auto evaluación.
- Uso de dígitos de verificación (cuando los código originales son de 5 o más cifras y
cuando el costo de cometer errores es elevado).

3. DISEÑO DE ARCHIVOS Y BASES DE DATOS

Los objetivos generales del diseño de la organización del almacenamiento de los datos
son: Los datos deben estar disponibles para cuando el usuario desee usarlos; los datos
deben ser precisos y consistentes; incluye un almacenamiento, actualización y grabado
eficientes; y que el acceso a la información tenga un propósito.

Se cuenta con dos enfoques para el almacenamiento de los datos: el primero de ellos
consiste en almacenar los datos en archivos individuales, exclusivos para una
aplicación en particular; el segundo involucra la elaboración de una base de datos.

3.1 Concepto de Datos

Antes de considerar el uso de los archivos de datos o del enfoque de base de datos es
importante entender cómo se presentan los datos. Dentro del contexto de la realidad se
tienen entidades y atributos. Dentro del contexto de los datos reales, se tienen
registros de eventos y datos de los eventos; dentro del contexto de los meta datos,
hay definiciones de registros y definiciones de los datos.

a). Entidad: Cualquier objeto o evento, acerca del cual, se recolectan datos. Una
entidad puede ser una persona, un lugar o un objeto.

b). Relaciones: Son asociaciones entre entidades; existen tres tipos, a saber, uno a
uno (1:1), uno a muchos (1:M), y muchos a muchos (M:N).

73
c). Atributo: Es una característica de una entidad, pueden haber muchos atributos para
cada entidad.

d). Dato: Unidad más pequeña en un archivo o en una base de datos.

e). Registro: Es una colección de datos elementales que tienen algo en común.

f). Llave: Es un dato elemental en un registro que se utiliza como criterio de

identificación para éste. Se llama llave primaria a una llave identifica de manera
exclusiva a un registro; si no lo identifica de manera exclusiva se le llama llave
secundaria.

g). Meta datos: Son datos acerca de los datos presentes en el archivo o en la bases de
datos. Describen el nombre que se les da y la longitud asignada a cada dato elemental;
también describen la longitud y la composición de cada uno de los registros.

3.2 Archivos

Los archivos convencionales (archivos individuales), permanecen como una manera

práctica de almacenar los datos de ciertas, si no de todas las aplicaciones. Se pueden
diseñar y elaborar de manera rápida, reduciendo los problemas de disponibilidad de
datos y seguridad. Un sistema que utiliza archivos convencionales implicará que los
datos almacenados lleguen a ser redundantes

Un archivo contiene grupos de registros que se utilizan para proporcionar información

para operaciones, planeación, administración y tomas de decisión.

Los archivos se pueden utilizar para almacenar datos por un período indefinido de
tiempo, o como almacenes temporales para un propósito particular. En base a esto se
pueden clasificar en:

- Archivos maestros: Contienen registros para un grupo de entidades. Los atributos

pueden actualizarse frecuentemente, pero los registros en sí, se mantienen
permanentes.

- Archivos de tablas: Contiene datos que se utilizan para calcular otros datos o más
parámetros de desempeño.

- Archivos de transacción: Se utiliza para introducir cambios para la actualización del

archivo maestro.

- Archivos de trabajo: Es aquel que reordena de forma particular a los registros con el
fin de accesorios de manera rápida.

- Archivos para impresión: Se utilizan cuando es necesario correr un programa, pero

se carece de impresora en línea. El envío de la salida a un archivo, en lugar de una
impresora se llama “spooling”.

Las formas de ordenar los archivos son las siguientes: Organización secuencial (los
registros se encuentran ordenados físicamente en el archivo); listas de enlace (se

74
consultan para utilizar un conjunto de apuntadores que dirigen al siguiente registro
lógico localizado en cualquier parte en el archivo); organización indexada (un índice es
diferente a un apuntador, en el sentido de que se almacena en un archivo independiente
del archivo de datos).

Un método ampliamente utilizado para la organización de archivos, es la denominada

organización de índices secuenciales, o método de acceso secuencial indexado
(ISAM, Indexed Secuencial Access Method). En un ISAM los registros se ordenan en
bloque; los registros dentro de los bloques se almacenan en un orden físico, pero los
bloques o registros pueden presentarse en cualquier orden.

3.3 Bases de Datos

Se puede definir una base de datos como la colección integrada de datos almacenados
en diferentes tipos de registros, éstos se interrelacionan por medio de relaciones propias
de los datos, y no mediante su ubicación en el almacenamiento. El objetivo de
almacenar y organizar datos en una base de datos es representar las relaciones entre
las entidades de interés para la organización.

Un sistema de base de datos tiene cuatro componentes principales que son:

- Datos: Son la base de datos propiamente dicha.

- Hardware: Se refiere a los dispositivos de almacenamiento en donde reside la base de

datos, así como a los dispositivos periféricos (unidad de control, canales de
comunicación, etc.) necesarios para su uso.

- Software: Conjunto de programas que se conocen como Sistema Manejador de

Bases de Datos (DBMS).

- Usuarios: Son de tres tipos, programador de aplicaciones, usuario final, y

administrador de la base de datos.

La administración de bases de datos consiste en la planeación, organización y control

de las bases de datos de una organización.

Los objetivos que se persiguen con administrar las bases de datos son los siguientes:

a). Evitar la redundancia: A medida que crece la dependencia de las organizaciones

con los sistemas de información se implementan más aplicaciones, que con frecuencia
se diseñan para utilizar sus propios archivos maestros y de transacciones. Esto conlleva
a almacenar datos redundantes y su mantenimiento resulta costoso y consume mucho
tiempo.

b). Proporcionar flexibilidad de acceso: Frecuentemente los administradores y otros

usuarios solicitan información necesaria par la toma de decisiones que suponen obtener
con rapidez.

c). Aportar relacionabilidad: Es la capacidad de definir las relaciones entre entidades o

tipos de registros y de recabar datos, basándose en esas relaciones.

75
d). Mantener la independencia de los datos: Se refiere a la capacidad para tener
separados, el aspecto lógico (aspecto conceptual que el usuario tiene de los datos), y el
aspecto físico (Manera como los datos se organizan y almacenan en la computadora y
en el almacenamiento).

e). Asegurar el desarrollo futuro: El cambio es un concepto clave para entender la

necesidad de desarrollo; la necesidad de cambios nunca se eliminará.

f). Preservar la integridad de los datos: Se refiere a la confiabilidad de los mismos.

g). Garantizar la seguridad de los datos: La seguridad es el resultado de controlar el

derecho a acceso a la base y la capacidad de las personas para recabar, cambiar,
agregar o eliminar registros.

3.3.1 Sistema de Administración de Bases de Datos

Un sistema de administración de bases de datos (DBMS) es un sistema programático

que posibilita la creación, empleo y mantenimiento de bases de datos. No depende de
ningún programa de aplicación o archivo específico, pero se puede usar para hacer que
los datos estén disponibles para varios programas de aplicación.

Un sistema de manejo de datos se define por sus características, la cuales incluyen las
aptitudes para desarrollar estructuras de datos, definir datos, e interrogar y actualizar la
base de datos después que se ha creado, así como de manejar las definiciones del
estructura del almacenamiento.

Los sistemas de administración de bases de datos, por lo general se dividen en dos

clases: De lenguaje anfitrión (son extensiones o mejoras de los lenguajes orientados a
procedimientos); y autónomos que están destinados a manejar cierto conjunto de
funciones para la administración de bases de datos).

Cada tipo de sistema debe incluir modalidades para que, tanto los programadores
profesionales como los usuarios finales, interactúen con el sistema. Para ello los
sistemas de administración de bases de datos tienen las funciones denominadas
interfaces, que permiten hacer programaciones de bajo nivel cuando así se requiera
para llevar a cabo ciertas funciones de procesamiento que no se encuentran en los
lenguajes autónomos, o interactuar con el sistema; de acuerdo al tipo de usuario.

Las alternativas para organizar y estructurar la información contenida en una base de

datos son las siguientes:

- Modelo jerárquico: Sigue una estructura genealógica que relaciona entidades por
medio de una relación padre/ hijo, de manera similar a la de un árbol. Puede haber dos
tipos de relación; uno a uno (1:1), o uno a muchos (1:M).

- Modelo de red: Es similar al modelo jerárquico con la excepción de que permite una
relación de muchos a muchos (M:N).

76
- Modelo relacional: La información se representa a través de arreglos bidimensionales
o tablas. Estas tablas permiten una interacción con la información contenida en la base
de datos, en base a operaciones lógicas que se efectúan con ellas; éstas son:
seleccionar renglones de una tabla (SELECT), seleccionar columnas de una tabla
(PROJECT), y unir o juntar información de varias tablas (JOIN).

Muchas organizaciones que se encuentran geográficamente distribuidas, utilizan bases

de datos distribuidas las cuales no están almacenadas totalmente en un solo lugar físico
y se comunican por medio de enlaces de comunicación, a través de una red de
computadoras distribuidas geográficamente.

3.3.2 Normalización

La normalización es el proceso de transformación de las complejas presentaciones de

usuarios y de los almacenamientos de datos en conjuntos estables de estructuras de
datos de menor tamaño. Los tres pasos a seguir son: eliminación de grupos repetidos y
la identificación de la llave que define al criterio primario; asegurar que todos los
atributos no-llave, o sin llave, sean completamente dependientes de la llave del criterio
primario; y eliminar cualquier dependencia transitoria (una dependencia transitoria es
aquella en la cual sus atributos no-llave son dependientes de otros atributos no-llave).

3.3.3 Uso de la Base de Datos

Los principales tipos de consulta llamadas “queries”, involucran a tres elementos: una
entidad, un atributo, y un valor. Se han agrupado en seis tipos básicos:

- Consulta tipo 1: Se proporcionan la entidad y uno de sus atributos; el propósito es

encontrar el valor correspondiente. La consulta se puede expresar como:

“¿cuál es el valor de un atributo especificado para una entidad en

particular?”

La notación empleada es: V  (E,A) en donde V: valor; E: entidad; y A: atributo

- Consulta tipo 2: Es para encontrar la entidad o entidades cuando se proporcionen un

atributo y un valor. La consulta se puede expresar como:

“¿qué entidad cuenta con un valor específico para un atributo en

particular?”

La notación empleada es: E  (V,A)

- Consulta tipo 3: Para determinar qué atributo(s) se apegan a la descripción

proporcionada, al contar con la entidad y el valor. Se puede plantear como:

“¿qué atributos tienen un valor específico para una entidad particular?”

La notación empleada es: A  (V,E)

77
- Consulta tipo 4: Similar al tipo 1, la diferencia estriba en que se desean los valores de
todos los atributos. Se puede expresar como:

“Liste todos los valores para todos los atributos de una entidad particular “

La notación empleada es: toda V  (E, todas A)

- Consulta tipo 5: Es el de una consulta global, pero tiene una forma similar a la tipo 2.
Se puede plantear como:

“Liste todas las entidades que tengan un valor específico para todos los
atributos “

La notación empleada es: toda E  (V, todas A)

- Consulta tipo 6: Es similar a la consulta tipo 3, la diferencia está en que esta consulta
solicita un alista de los atributos para todas las entidades. Se puede plantear como:

“Liste todos los atributos que tengan el valor especificado para todas las
entidades”

La notación empleada es: toda A  (V, todas E)

Los tipos de consultas anteriormente presentados pueden ser sólo los elementos
integrantes de consultas de mayor complejidad. Una de las dificultades para el
planteamiento anterior, es determinar qué operador (tal como Y) le corresponde a cada
condición, y le orden en el cual deben presentarse las partes de la expresión.

Comúnmente, los operadores se ejecutan en orden predeterminado. Los operadores

aritméticos, generalmente se ejecutan como sigue: primero la exponenciación, luego la
multiplicación o la división y finalmente la adición o sustracción. Luego se ejecutan los
operadores comparativos, estos incluyen mayor que (GT), menor que (LT), y otros.
Finalmente se ejecutan los operadores booleanos, primero la intersección (Y), y luego
la unión (O). En el mismo nivel va de izquierda a derecha.

Los pasos para recuperar y presentar los datos son:

- Elección de una relación a partir de la base de datos.

- Unión de dos relaciones (tiene como propósito tomar dos relaciones y unificarlas en
una relación más amplia).

- Proyección de columnas a partir de la relación (es el proceso de elaboración de

pequeñas relaciones, eligiendo solo los atributos relevantes de una relación).

- Selección de renglones (crea una nueva relación, más pequeña, al extraer registros
que contienen un atributo que satisface cierta condición).

- Generación de nuevos atributos (implica un manejo de los datos existentes, junto con
ciertos parámetros adicionales, para derivar nuevos datos).

78
- Indexación u ordenamiento de renglones (indexación es la ordenación de manera
lógica de los renglones de una relación, con base en determinado criterio;
ordenamiento es el arreglo secuencial de una relación).
- Cálculo de totales y otros parámetros.

- Presentación de los datos (gráficas, tablas, etc.)

3.3.4 Máquinas de Bases de Datos

Una máquina de base de datos es un equipo de computación de tipo especial

conectado al sistema principal de cómputo, que ha de manejar las actividades de
administración de bases de datos. Estas funciones incluyen el procesado de las
preguntas y de las actualizaciones a una base de datos y el almacenamiento de
definiciones de los datos y del diccionario de datos.

El diccionario de datos es una colección de las definiciones de los datos almacenados;

incluye la especificación de características de los elementos de datos, tales como
longitud y tipo, descripción y nombres alternos para los elementos de los datos.

Las máquinas de bases de datos ofrecen las siguientes ventajas: costos reducidos del
procesamiento de en bases de datos, interdependencia del sistema de base de datos y
el sistema principal de cómputo, comparación de bases de datos, y seguridad.

4. DISEÑO DE LA INTERFASE DEL USUARIO

El diseño de la interfase con el usuario debe tener como objetivos lo siguiente:

a). Eficacia: Lograr mediante el diseño que el usuario tenga acceso al sistema que sea
congruente con sus necesidades particulares.

b). Eficiencia: Demostrada a través de interfaces que mejoren la velocidad de captura

de datos y reduzcan los errores.

c). Consideración del usuario: Al demostrar un diseño adecuado de la interfase y que

favorezca la retroalimentación del sistema para los usuarios en forma apropiada.

d). Productividad: Considerada a través del apego a los principios del diseño
ergonométrico de las interfases de los usuarios y de sus áreas de trabajo.

4.1 Tipos de Interfaces con Usuarios

La cuenta con dos componentes principales: El lenguaje de presentación (parte de la

relación computadora-hombre); y el lenguaje de acción (caracteriza la parte hombre-
computadora). El conjunto de ambos conforma el término interfase del usuario.

a). En lenguaje natural. Es el ideal de los usuarios inexpertos, ya que permite la

interacción con la computadora por medio de un lenguaje común o “natural”.

79
b). De preguntas y respuestas. La computadora plantea sobre la pantalla una pregunta
al usuario, éste por lo general responde (a través del teclado), y la computadora
responderá con base en información de entrada de una manera programada; después
de ello, el cursor se desplazará a la siguiente pregunta.

c). Menús. Permite que el usuario elija las posibles opciones de una lista en pantalla. Es
importante mantener la consistencia; los menús pueden encontrarse anidados, uno
dentro del otro, de tal forma que el usuario los solicite conforme los requiere. Los menús
y las líneas de comando pueden programarse de tal forma, que los usuarios identifiquen
la aplicación deseada aún antes de aparecer la forma.

d). Formas de entrada / salida. Son formas de pantalla que despliegan campos que
contienen datos o parámetros que requieren ser comunicados al usuario. Estas
muestran la información que deberá introducirse, así como su ubicación. Las formas de
pantalla para la entrada de datos pueden simplificarse al proporcionar valores por
omisión (default), en cada uno de los campos y permitir que el usuario modifique tales
valores si lo considera necesario.

e). En lenguaje de comandos. Permite que el usuario tome el control de la aplicación

mediante una serie de teclas, comandos, frases, o cierta secuencia de los mismos.

f). De manejo directo. Le confiere al usuario en forma gráfica, una metáfora sólida de la
aplicación.

g). El ratón (mouse). No es en sí una interfase común a las otras anteriormente

descritas. Su característica principal radica en que permite que el usuario opere partes
del sistema de cómputo de manera dinámica.

h). Otras interfaces. Dentro de éstas tenemos: Los dispositivos de señalamiento

(lápiz óptico, utilizado para señalar sobre la pantalla un elemento de la misma);
pantallas sensibles al tacto (permiten que el usuario active la pantalla mediante un
dedo (u objeto), cuando éste se acerca a la superficie de la pantalla; y reconocimiento
de la voz (la computadora es capaz de reconocer las señales orales individuales,
convirtiéndolas y aceptándolas como entradas).

Al evaluar las interfaces, dentro de las cuales tomará una decisión, debe tenerse en
mente ciertas normas:

- La capacitación indispensable de los usuarios debe ser aceptablemente breve.

- Los usuarios deben ser capaces de hacer uso de los comandos sin tener que pensar
explícitamente en ellos, o sin tener que referirse a un menú de ayuda o a un manual.
- La interfase debe ser consistente, de tal forma que se reduzcan los errores y aquellos
que se presenten no se deban a un diseño deficiente.
- El tiempo necesario debe ser breve para que los usuarios del sistema superen los
errores.
- Los usuarios esporádicos, deben tener la capacidad para comprender con rapidez el
sistema.

La retroalimentación para el usuario es necesaria en las siguientes situaciones

particulares:

80
- Percatarse de la aceptación de la entrada.
- Reconocer que la entrada se apega a la forma correcta.
- Avisar que la entrada no se encuentra en la forma correcta.
- Explicar un retraso en el proceso.
- Avisar que su petición fue llevada a cabo por completo.
- Avisar que una petición no fue llevada a cabo por completo.
- Ofertar retroalimentación con mayor detalle.

El uso continuo, la productividad del usuario, la comodidad y la satisfacción con el

sistema, todo ello se encuentra estrechamente relacionado con el buen diseño
ergonómico del área de trabajo. Es importante considerar en el espacio de trabajo los
siguientes aspectos: iluminación y color de las salas de cómputo ( usar colores
neutros, iluminación no fluorescente); los teclados y terminales de video (teclados
flexibles y ajustables como sea posible; las pantallas de VDT, con alcance visual
cómodo, imágenes continuas, y proporcionar claro contraste); y el mobiliario de
cómputo (altura del asiento debe ajustarse al individuo, pero respetando las relaciones
entre la posición del usuario y la pantalla, así como evitar alteraciones entre la postura y
la posición del teclado).

5. DISPOSITIVOS DE ALMACENAMIENTO AUXILIAR

Los dispositivos más comunes de almacenamiento son las cintas magnéticas y los
discos magnéticos. Se utilizan para almacenar información en forma permanente, que
no se pierde al apagar la computadora y que le usuario puede borrar si desea.

Los más comunes son: Cintas magnéticas, relativamente permanentes y de alta

velocidad; discos duros, que son discos magnéticos; discos flexibles, hechos de
material suave y flexible parecido al plástico; discos ópticos, que son leídos y grabados
por un haz de luz, tienen una gran capacidad de almacenamiento; los CD, CD-ROM y
videodiscos son de este tipo.

5.1 Cinta Magnética

La cinta magnética es uno de los medios mejor conocidos y menos caros para el
almacenaje de datos en los sistemas de cualquier tamaño. Esta consiste en bandas
angostas de celuloide cubierto en un lado con pequeñas partículas de óxido de hierro,
que se utilizan para almacenar datos. Las partículas se pueden mover alrededor en
forma magnética por una unidad de cinta, para representar los datos.

Los datos se registran a través de una unidad de cinta que sirve para dos propósitos:
Mueve la cinta de manera que los datos recibidos de la unidad central de proceso
puedan almacenarse (escritos), o pueden leerse y enviarse a la UCP (Unidad Central de
Proceso). También, traduce los datos a puntos sobre la cinta que representan los
valores de los datos.

Los datos se almacenan en una cinta magnética utilizando un esquema de codificación,

que consiste en 7 ó 9 bits, dependiendo del fabricante del sistema de computadora.
Cada grupo de 7 ó 9 bits codifica un carácter de datos. La sección transversal de la cinta
se conoce como cuadro, mientras que el grupo de 7 ó 9 bits almacenan un byte de

81
datos. Los datos corren en forma lineal sobre la pista a lo largo de la cinta; un sistema
de cinta registra los datos en un formato de 7 ó 9 pistas, no en ambos.

Los datos se almacenan a lo largo de toda la cinta en una densidad específica medida
en bytes por pulgada. Un byte almacena un carácter. La densidad de grabación de un
sistema es el número de bytes almacenados por pulgada (BPI, Bytes Per Inch), La
densidad estándar de BPI en los sistemas de macrocomputadoras son de 1,600 y 6,250.
La densidad de grabación de un modelo de unidad de cinta en particular es fija y no se
puede alterar.

Los datos son leídos o escritos sobre la cinta sólo cuando la cinta está en movimiento
hacia adelante en la unidad de cinta. Los datos se leen en bloques o registros físicos.
Para leer un bloque de datos, la cinta se mueve hacia adelante, de manera que los
datos pasan sobre las cabezas lectoras-grabadoras de la unidad de cinta. La cinta se
detiene y vuelve a moverse cuando el sistema le indica a la unidad de cinta que lea el
siguiente registro físico.

Para permitir espacio para que la unidad de cintas se detenga y vuelva a iniciar el
movimiento de las cintas sin perder datos, los espacios entre bloques separan cada
bloque de los demás. Un espacio ínter bloque (espacio entre registros), es una
longitud de cinta de 0.3 pulg., en las unidades de cintas comunes, que se encuentran
totalmente en blanco; su único propósito es separar los bloques de datos y permitir
espacio para iniciar y detenerse.

5.1.1 Determinación del Espacio

El primer paso es determinar el monto de espacio que se requiere para almacenar un

registro. Para cada registro se necesita espacio para los datos, y para el espacio de
bloques.

Para determinar el espacio necesario para almacenar el archivo en su totalidad, se

multiplica el espacio de un registro (0.328 pulg.) por el número de registros del archivo.

Para hacer mejor uso del espacio de almacenamiento se reducen los espacios
requeridos entre bloquee por medio del bloqueo. El bloque ocurre cuando el sistema
almacena múltiples registros lógicos dentro de un solo registro físico o un espacio en
blanco. El número de registros en el bloque se conoce como factor de bloqueo.

Cuando se leen los registros físicos, se transmiten a una sección especial de entrada /
salida de la memoria conocida como buffer. El buffer tiene una capacidad específica;
por lo tanto, la longitud máxima de cualquier bloque es el número de bytes que el buffer
puede almacenar.

5.1.2 Determinación del Tiempo

El tiempo que se demora en leer un archivo de datos está determinado por el tamaño de
los registros lógicos y físicos, del espacio entre bloques, la densidad de grabación y la
tasa de transferencia (velocidad a la cual los datos pueden ser transferidos del
almacenamiento secundario, a la memoria o viceversa). Esta tasa la determina y

82
proporciona el fabricante. Con frecuencia se desea saber cuánto tiempo va a durar una
duplicación, es decir cuántos segundos, minutos u horas, tomará procesar el archivo.

5.2 Discos Magnéticos

Son dispositivos de acceso directo, significa que el registro puede ser escrito o leído en
una localidad específica sobre el disco; a diferencia de la cinta, en donde los registros
son rastreados en toda la cinta. Existen dos tipos de disco magnéticos: discos duros y
discos flexibles.

Los discos duros consisten en una placa de metal revestida con un material de óxido
de hierro, que se pueden utilizar para almacenar datos. Existen tres tipos de discos
duros: paquete de disco (conjunto de paltos montados en un eje, separados entre sí
por media pulgada); cartucho de disco (una sola placa de metal que contiene una
cubierta protectora de tipo clásico); y disco tipo Winchester (tipo especial de cartucho o
paquete en el cual el mecanismo de lectura y escritura está sellado en la misma unidad
con los platos para protegerlo).

Los discos flexibles están hechos de un material suave parecido al plástico que
contiene un recubrimiento de material magnético que almacenará los datos codificados.
Los disquetes más comunes son los de 5 ¼ “y 3 1/2”.

5.2.1 Características del Disco Magnético

- Formato y operación del disco. Los datos se escriben o se leen desde los discos
magnéticos sólo cuando gira la unidad de disco. La rotación del disco varía
dependiendo del tamaño y del fabricante de la unidad de disco, pero oscila entre 200
varios miles de revoluciones por minuto, usualmente 3,600 r.p.m.

La grabación y la lectura ocurren a través de las cabezas lectoras-grabadoras que

detectan electrónicamente los datos de la superficie del disco. Las cabezas montadas
en brazos móviles de acceso, se deslizan hacia atrás y hacia adelante por la superficie
del disco para localizar los datos.

Los datos se almacenan en la superficie del disco en una de varias pistas. Una pista es
un círculo concéntrico que tiene una capacidad fija de almacenamiento, medida en bytes
por pista. Las pistas que se pueden referenciar en un momento dado, a partir de una
posición específica, se conocen en forma colectiva como cilindro.

Para tener acceso a un registro específico, el programa debe determinar y especificar el

cilindro y superficie en donde se localiza el registro. Este concepto es un aspecto
importante del direccionamiento en los dispositivos de acceso directo. Existen dos
métodos de direccionamiento:

a). Direccionamiento por pista / cilindro. Esta es la forma más usada en las
computadoras grandes. La pista se considera como un gran depósito de
almacenamiento. El formato general de una pista bajo este concepto consta de:

- Un punto índice: señala el comienzo de la pista

83
 - Dirección de origen: Consta de cuatro piezas separadas de información; a
saber, byte de bandera que indica si la pista es primaria o alterna. El cilindro y el
número de la cabeza lectora-grabadora identifican juntos una pista específica
sobre el disco. Los bytes de verificación son para detectar los errores y funcionan
al igual que el bit de paridad.

- Registro descriptor de pista: Conocido como registro cero contiene

información que describe cómo se organizan los datos en la parte restante de la
pista. El número de registro es el número de secuencia del registro sobre la pista.
El byte de longitud de llave y los bytes de longitud de datos, en la llave del
registro y en las áreas de los datos de cada registro, describen respectivamente
la cantidad de espacio que se ha tomado por cada uno de ellos.

Los datos almacenados en la pista se pueden grabar en dos formatos generales:

formato de conteo de datos (pertenece a un archivo de registro que no contiene llave
física de registro); y formato de conteo de datos con llave (se utiliza para todos los
datos que tienen llave).

b). Direccionamiento por pista / sector: Se usa casi exclusivamente en discos

flexibles. Divide cada pista en números específicos de bloques de longitud fija, llamados
sectores.

5.2.2 Determinación del Tiempo

El tiempo que toma consultar un registro de un disco está en función de las

características operativas de la unidad de disco y de la ubicación de los datos. Los
procesos de lectura o grabación siempre comienzan después de detectado el punto
índice, de manera que el sistema sabe que ha encontrado el principio del cilindro. Esta
demora se conoce como tiempo de latencia o retraso rotacional.

El segundo aspecto de tiempo es el que se toma la unidad de disco colocar en posición

las cabezas lectoras-grabadoras sobre el cilindro apropiado. Este tiempo se conoce
como tiempo de búsqueda. El tiempo de acceso es el tiempo para ubicar el registro
apropiado.

Otro componente del procesamiento en disco es la tasa de los datos, que es la tasa en
la cual los datos se leen. La fórmula es la siguiente:

“Tiempo de búsqueda + retraso rotacional + tiempo de tasa de datos =

Tiempo de lectura”

5.3 Otros Dispositivos

Además de lo anteriormente señalado, tenemos los USB (Universal Serial Bus), es un

estándar de la industria se desarrolló en la década de 1990 que define los cables,
conectores y protocolos de comunicaciones utilizados en un bus para la conexión, la
comunicación y la fuente de alimentación entre los ordenadores y dispositivos
electrónicos.

84
Los USB fueron diseñados para estandarizar la conexión de periféricos de ordenador
(incluyendo teclados, dispositivos señaladores, cámaras digitales, impresoras,
reproductores multimedia portátiles, unidades de disco y adaptadores de red) a los
ordenadores personales, tanto para comunicar y para suministrar energía eléctrica. Se
ha convertido en algo común en otros dispositivos, tales como smartphones, PDAs y
consolas de videojuegos. Los USB han reemplazado con eficacia una variedad de
interfaces anteriores, tales como la serie y puertos paralelos, así como distintos
cargadores de energía para dispositivos portátiles.
También, tenemos los EHD (External Hard Disc, Disco Duro Externo o Disco Duro
Portátil) que es una unidad de disco duro que es fácil de instalar y transportar de una
computadora a otra, sin necesidad de consumir constantemente energía eléctrica o
batería.

Desde que los discos ópticos se han extendido como almacenamiento barato, se ha
cambiado la filosofía de tener el mismo tipo de almacenamiento de discos
intercambiables, tanto para almacenamiento como para copia de seguridad o
almacenamiento definitivo. Antes, normalmente eran discos magnéticos o magneto-
ópticos. Ahora se tiende a tener el almacenamiento óptico para un uso más definitivo y
otro medio sin discos intercambiables para transporte. Un disco duro portátil puede ser
desde un micro disco hasta un disco duro normal de sobremesa con una carcasa
adaptadora. Las conexiones más habituales son USB 2.0, USB 3.0 y Firewire.

5.4 Respaldo y Recuperación de Archivos

Las causas potenciales de pérdida de datos son: Los componentes en los sistemas de
cómputo se gastan y necesitan reemplazar; los medios de almacenamiento también se
gastan después de períodos de uso; las fallas pueden ocurrir debido al procesamiento
impropio de los datos o a errores del operador; fallas del software pueden ocasionar
pérdida de datos; los desastres naturales (incendios, inundaciones, etc.) pueden
ocasionar pérdidas de datos; la fluctuaciones de la energía eléctrica o pérdidas de la
misma pueden dañar los archivos. Por todo lo anteriormente expuesto es que se hace
necesario tener respaldos para salvar información.

Los archivos de respaldo son copias extras de cualquier archivo que se obtienen para
emplearlos en caso de que se destruya el archivo actual; son duplicados del conjunto
original de datos. Entre los más usuales son: Generación de archivos maestros
(técnica abuelo-padre-hijo); vaciados del archivo maestro (proceso para duplicar un
archivo y crear otra copia del mismo, se llama “dump”); y copias de imagen de registro
(presencia de archivos de transacciones acoplados con copias de los registros del
archivo maestro que se cambian durante el procesamiento).

6. DISEÑO DE AMBIENTES EN LÍNEA Y DISTRIBUIDOS

Los sistemas en línea son aquellos sistemas de información que permiten al usuario
interactuar directamente con la computadora, mientras se lleva a cabo el procesamiento.
Los sistemas en línea proporcionan respuestas más rápidas; dan la posibilidad de captar
los datos conforme los sucesos se presentan; permiten a muchos usuarios utilizar el
sistema al mismo tiempo.

85
Los sistemas distribuidos interconectan localidades que tienen capacidad de cómputo
para captar y almacenar datos, procesarlos y enviarlos junto con la información a otros
sistemas. Las razones para usar el procesamiento distribuido son: procesamiento local
con capacidad de comunicación; unión de diferentes marcas de equipo; compartir
cargas; compartir software.

6.1 Comunicación de Datos

La comunicación de datos entre computadoras es casi tan importante como el cómputo

mismo. En la comunicación de datos son deben considerar la velocidad, capacidad y
costo de transmisión.

En la comunicación de datos los elementos que intervienen son: Los canales de

transmisión (que son el medio por donde viajan los datos de un lugar a otro); los
dispositivos para el control de las comunicaciones y los accesorios de los canales.

6.1.1 Canales de Transmisión

Los cinco medios que más se utilizan como canales de datos son:

- Línea telefónica: Conocido como canal de voz, que es un cable que puede ser simple
o trenzado, requiere de un módem tanto en el lugar de envío como en el de recepción.

-Cable coaxial: Permite transmitir datos a gran velocidad, es inmune al ruido y a la

distorsión de las señales enviadas. Se utiliza para la comunicación a distancias cortas.

- Fibra óptica: Ofrecen una gran ventaja en velocidad. Este tipo de comunicación es
onerosa.

- Microondas: Se utiliza para la comunicación en distancias largas, ya que proporciona

velocidad y efectividad en costos.

- Satélite: Permite expandir las redes de comunicación en forma sencilla. Es una

comunicación a alta velocidad y relativamente sin errores.

- Infrarrojos: Utiliza radiación electromagnética de longitud de ondas que están entre

las de radio y de luz; se aplica principalmente en redes locales sin cableado entre
edificios.

Los datos se pueden transmitir de dos formas: Asincrónica, transmite lentamente,

carácter por carácter, se le conoce como start-stop; sincrónica, permite el envío
simultáneo de varios caracteres en bloque, los cuales constituyen las unidades de envío.

Las transmisiones de información computacional pueden clasificarse en tres tipos de

acuerdo con la dirección y simultaneidad del envío de los datos, a saber: Simplex (en
una sola dirección); half-duplex (datos viajan en ambas direcciones, pero en una sola a
la vez); y full-duplex (en ambas direcciones simultáneamente).

6.1.2 Accesorios de los Canales de Comunicación

86
Los accesorios de los canales de comunicación son los que se encargan de que las
estaciones de trabajo, terminales y los diferentes dispositivos estén conectados con el
procesador central o con el canal de comunicación. Estos elementos conocidos como
procesadores de comunicaciones son los siguientes:

- Multiplexores: Concentran información que se envía a los dispositivos lentos desde la

computadora central y viceversa.

- Procesadores front-end: Efectúa la interface entre el equipo transmisor y el receptor,

mediante reglas de comunicación llamadas protocolos. Los protocolos pueden incluir
funciones como: Verificación de que el dispositivo se encuentra conectado, identificación
del dispositivo remoto, verificación de mensajes o retransmisiones, y recuperación de
información cuando ocurren errores.

- Módem: Permiten transmitir datos a largas distancias sin interferencia de ruido ni

distorsión en el canal.

6.2 Redes Computacionales

Una red es un grupo de computadoras, estaciones de trabajo o dispositivos de

computadoras conectados entre sí. Estos esquemas permiten compartir los recursos
computacionales entre usuarios que se encuentren en diferentes lugares y distantes.

La topología de una red es la forma en que están dispuestos los nodos (lugares de
emisión, recepción o procesamiento) para transmitir datos. Las topologías de red
clásicas son:

- Bus: Las computadoras están conectadas en red al equipo central en una dirección, la
cual sirve de identificación al momento de enviar el mensaje.

- Estrella: Se conoce como centralizada; el equipo central se encarga de recibir los

mensajes y los distribuye.

- Anillo: Los datos fluyen en un solo sentido y puede utilizar canales que permitan la
comunicación en ambos sentidos.

- Jerárquica: Se conoce como estructura de árbol. Para enviar un mensaje la

computadora raíz lo envía al segundo nivel y así sucesivamente.

El concepto de red local (LAN: Local Area Network), se refiere a la estructuración de

redes cuyos componentes o nodos se encuentran en distancias relativamente cortas.
Debido a la cercanía de los nodos, la comunicación entre ellos suele realizarse
utilizando cable coaxial, fibras ópticas o líneas telefónicas. Las redes locales pueden
estructurarse de dos formas: Conectando todas las computadoras entre sí, o teniendo
una computadora central a la cual estén conectadas las demás computadoras (cliente-
servidor).

Las redes de procesamiento distribuido conectan emplazamientos no solamente para

la comunicación de datos y de los mensajes, sino también para poder compartir los

87
recursos. Éstos pueden ser información contenida en bases de datos, programas de
aplicación o programas internos y poder de cómputo.

El sistema INTERNET es una red de redes ya que enlaza más de 5,000 redes en 46
países del mundo, y da servicio a más de siete millones de usuarios. Esta red enlaza
instituciones académicas, de investigación, agencias de gobierno e instituciones
comerciales. Los servicios que ofrece son los siguientes: correo electrónico y
transferencia de archivos, acceso remoto, compartir software y uso del software público,
y noticias.

VI. CONTROL DE LA CALIDAD DEL SISTEMA Y PUESTA EN

MARCHA

1. ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

Asegurar la calidad es la revisión de los productos de software y la documentación

relacionada para que sean completos, correctos, confiables y mantenibles, y que incluye
asegurar que los sistemas cumplan las especificaciones y requerimientos que se
proyectaron para sus uso y desempeño. Se utilizan cuatro niveles para asegurar la
calidad:

La prueba de sistemas es el proceso de ejecutar un programa con la intención

específica de encontrara errores; es decir, hacer que el programa falle. Este es un
proceso caro pero crítico, que puede utilizar hasta el 50% del presupuesto del desarrollo
de programas. En general, la prueba se lleva a cabo para probar que no existen errores
en un programa.

La verificación se desarrolla al ejecutar un programa en un ambiente simulado.

También se utiliza con el objeto de encontrar errores. La validación se refiere al proceso
de utilizar el software en un ambiente real para encontrara errores.

La certificación del software es la confirmación de que el programa es correcto. Esto

se hace citando a un grupo de especialistas, quienes examinan cuidadosamente la
documentación del sistema para determinar que lo que el vendedor afirma es en
realidad lo que el sistema hace, probando el paquete contra las características de venta.

1.1 Estrategias de Prueba

Un caso de prueba es un conjunto de datos que el sistema procesará como una entrada
normal; sin embargo, los datos son creados con la intención expresa de determinar si el
sistema los procesará correctamente. Existen dos estrategias generales para probar el
software, éstas son:

- Prueba de Código: Examina la lógica del programa. El analista desarrolla casos de

prueba que resultan en la ejecución de cada instrucción del programa o módulo; es
decir, cada ruta dentro del programa se prueba. Una ruta es una combinación específica
de condiciones. En general la prueba de código parece ser un método ideal para probar
el software.

88
- Prueba de Especificación: Se examinan las especificaciones que el programa debe
hacer y cómo debe desempeñarlas bajo diferentes condiciones. Este tipo de prueba es
una mejor estrategia dado que se enfoca a la manera en la que se espera que el
software sea utilizado.

- Prácticas de Prueba: Los niveles de prueba y tipos de datos de pruebas acoplados

con las bibliotecas de prueba son aspectos importantes del proceso actual de prueba.
Los sistemas no están diseñados como sistemas enteros ni son probados como
sistemas solos.

1.2 Niveles de Prueba

Existen tres niveles de prueba que son: prueba unitaria, prueba del sistema y pruebas
especiales

- Prueba unitaria. En esta prueba el analista verifica los programas que conforman un
sistema (prueba de programas). Las unidades de software en un sistema son los
módulos y rutinas que se ensamblan e integran para desempeñar una función
específica.

La prueba unitaria se enfoca primero a los módulos, independientes uno del otro, para
localizar errores. Se puede llevar a efecto de abajo hacia arriba, comenzando con los
módulos más pequeños y de menor nivel y desarrollando uno a la vez.

En la prueba ascendente un programa corto (programa conductor), ejecuta el módulo y

proporciona los datos necesarios, de modo que se le pide al módulo desempeñar, en
todas las formas, lo que tiene que hacer dentro de un sistema mayor. En la
descendente se comienza con los módulos de mayor nivel; sin embargo, dado que las
actividades detalladas normalmente, desempeñadas en las rutinas de menor nivel, no se
proporcionan, se escriben los módulos esclavos.

Un módulo esclavo es aquél que puede ser llamado por el módulo de mayor nivel; y
cuando se le alcanza apropiadamente, regresará un mensaje al módulo que lo llamó,
indicando que ocurrió la interacción en forma apropiada.

- Prueba de sistemas. Esta no prueba el software, sino la integración de cada módulo

en el sistema. También hace pruebas para encontrar discrepancias entre el sistema y su
objetivo original, las especificaciones actuales y la documentación de sistemas

Se trata de encontrar áreas en donde los módulos se han diseñado con diferentes
especificaciones para la longitud de datos, tipo y nombre de los elementos dato. La
principal preocupación es la compatibilidad de los módulos individuales. Esta prueba
debe verificar también que el tamaño de los archivos sea adecuado y que se han
construido apropiadamente los índices.

- Pruebas especiales de sistemas. Estas pruebas no se enfocan a la forma normal de

trabajo de un sistema y son la siguientes: de carga pico (búsqueda de momentos
críticos reales); de almacenamiento (se miden en términos del número de registros que
un disco puede manejar o que un archivo puede contener; estas capacidades están

89
ligadas a un espacio en disco y al tamaño de los índices, llaves de registro, etc.); de
desempeño en tiempo (se lleva a cabo antes de poner en marcha el sistema para
determinar cuánto tomará recibir una respuesta a una consulta, obtener un copiado de
respaldo de un archivo o enviara una transmisión y recibir respuesta. Incluye corridas de
prueba para reindizar el tiempo o reclasificar los archivos grandes); de recuperación
(creando una situación de falla o pérdida de datos en donde se vean forzados a volver a
cargar y recuperar una copia de respaldo, para determinar si los procedimientos son los
adecuados); de procedimiento (se pide seguir los pasos indicados en los
procedimientos para verificar lo presentado en los manuales de documentación y de
trabajo); de factores humanos (encontrar respuesta a las preguntas sobre cómo
reaccionará la gente al sistema en formas que no hayan anticipado).

1.3 Diseño de Datos de Prueba

Existen dos fuentes de datos de prueba que son:

- Datos reales: Extraídos de los archivos de la empresa; es difícil obtener datos reales
en cantidades suficientes para llevar a cabo una prueba extensiva. Estos no permitirán
probar todas las combinaciones o formatos que pueden introducirse al sistema.

- Datos artificiales: Se crean únicamente para propósitos de prueba, dado que se

generan para probar todas las combinaciones de formatos y valores. Hacen posible la
prueba de todas las rutas lógicas y de control, a través del programa.

1.4 Bibliotecas de Prueba

Una biblioteca de prueba es un conjunto de datos desarrollados para probar

completamente un sistema de programas; se almacena en forma legible por la máquina,
y se utiliza por todas las que trabajan con un sistema específico. Estas no son sólo para
la prueba inicial; conforme el sistema evoluciona y los programas se van modificando y
manteniendo se deben volver a probar.

2. PUESTA EN MARCHA DE SISTEMAS

Los aspectos importantes a considerar en la puesta en marcha de un sistema,

independiente de que sea nuevo o un reemplazo, son los siguientes: capacitación del
personal, procedimientos de conversión, y revisión posterior a la puesta en marcha.

2.1 Capacitación del Personal

La calidad de la capacitación del personal involucrado con el sistema en varias de sus

facetas, ayuda o dificulta y puede incluso obstaculizar por entero el éxito de la puesta en
marcha de un sistema de información

- Capacitación de operadores de sistemas: Debe garantizar que están en condición

para manejar todas las operaciones posibles, tanto de rutina como extraordinarias
(encendido, operación, y apagado del equipo; errores comunes, cómo detectarlos y
tomar medidas). También debe incluir la preparación del personal de manejo de datos
(perforadores y capturadores).

90
- Capacitación de usuarios: Existen dos aspectos para la capacitación del usuario:
uno, la familiaridad con el sistema de procesamiento (equipo usado para los datos de
entrada o su procesamiento); y dos, en el empleo de la aplicación (software que
acepta los datos, los procesa y produce resultados). Debe instruirlo en la solución de
problemas dentro del sistema. Debe incluir una guía de problemas comunes en la
documentación del sistema.

La capacitación en la codificación de datos destaca los métodos que han de seguirse en

la captación de datos, a partir de transacciones, o en la preparación de datos necesarios
para las actividades de apoyo a las decisiones. Las actividades de manejo de datos que
recibe la máxima atención dentro de la capacitación de usuarios son las entradas de
nuevos datos, edición de datos, formulación de consultas, obtención de respuestas a
preguntas, y borrara registros de datos.

Los métodos y el contenido de la capacitación varían a menudo y dependen del

origen y de la ubicación de la capacitación. Las actividades pueden llevarse a cabo en
las instalaciones de venta, en lugares alquilados, o en las instalaciones de la compañía.

- Capacitación por parte de los proveedores y en locales de servicio: Con frecuencia

el mejor instructor para capacitar al personal sobre el equipo proviene del vendedor que
lo proporciona. Los cursos conducidos por capacitadores experimentados y por personal
de ventas cubren todos los aspectos del empleo del equipo, desde cómo encenderlo y
apagarlo, hasta el almacenamiento y eliminación de datos, incluyendo el manejo de las
funciones deficientes.

Si se instala software especial, como un paquete de teleprocesamiento o un sistema de

manejo de bases de datos, es preferible enviar al personal a cursos externos que
proporcionen capacitación completa.

- Capacitación dentro de la compañía: La ventaja que ofrece radica en que la

instrucción se puede adecuar a las necesidades de la empresa donde se efectúa, y se
puede centrar en los procedimientos especiales que se emplean, en le crecimiento que
se ha planeado y en los problemas que surgen.

Los manuales de capacitación pueden adoptar uno de dos enfoques: algunos llevarán al
usuario a trabajar a diferentes actividades por etapas; otros, a la creación de un caso
para estudio que incluye con frecuencia todas las circunstancias encontradas que el
sistema puede manejar y que los usuarios deberán ser capaces de enfrentar.

Durante el entrenamiento el personal de sistemas debe mantenerse preparado para

recibir comentarios hechos por los usuarios o para detectar problemas que éstos
encuentran con frecuencia.

2.2 Conversión

La conversión es el proceso de cambio del sistema antiguo al nuevo. Existen cuatro

métodos para mejorar la conversión de sistemas; cada uno se debe considerar de
acuerdo a las oportunidades que ofrece y los problemas que pudiera originar. Los
métodos son los siguientes:

91
- Sistemas paralelos: Radica en operar ambos sistemas en forma paralela, lo que
significa que los usuarios continúan operando el sistema viejo de la manera
acostumbrada, pero empiezan también a emplear el nuevo sistema. Este método
permite la puesta en marcha más segura, en caso de dificultades, pero no se pueden
ignorar los costos y riesgos de no ensayar adecuadamente el sistema.

- Cambio directo: Este método convierte el sistema viejo al nuevo de manera repentina.
Obliga a los usuarios a hacer que funcione el nuevo sistema; pero tiene el inconveniente
de no tener un apoyo si surgen dificultades.

El cambio directo requiere de una planificación cuidadosa por adelantado; la

capacitación se debe programar y mantener; y la instalación de todo el equipo debe ser
puntual con fechas precisas dentro del programa para corregir las dificultades que
puedan ocurrir.

- Enfoque piloto: Una versión práctica del sistema se pone en marcha en una parte de
la empresa; cuando se calcula que el sistema está completo, se instala en toda la
compañía ya sea de una sola vez (cambio directo), o en forma gradual (por etapas).

- Por etapas: Se emplea cuando no es posible instalar un sistema nuevo en toda la

compañía de manera simultánea. La conversión de archivos, capacitación de personal o
la llegada de equipo pueden forzar a la puesta en marcha gradual.

El plan de conversión incluye una descripción de todas las actividades que deben
llevarse a cabo para poner en práctica el sistema nuevo y ponerlo en operación;
asimismo, identifica a las personas que son responsables de cada actividad e incluye
una distribución de horarios que estipula cuándo ocurrirá cada actividad.

Cuando la conversión está en la etapa de planeación se debe preparar un alista de

todas las tareas incluyendo las siguientes:

- Lista de todos los archivos que se usarán en la conversión.

- Identificación de todos los datos que se requieran para la construcción de archivos
nuevos durante la conversión.
- Lista de todos los documentos y procedimientos nuevos que se usarán durante la
conversión.
- Identificación de todos los controles que se utilizarán durante la conversión.
- Determinación de responsabilidades para cada actividad.
- Verificación de programas de conversión.

El plan de conversión debe anticipar los posibles problemas y métodos para

enfrentarlos. Entre los problemas más frecuentes se encuentran: documentos faltantes;
formatos con datos cruzados entre los archivos actuales y los nuevos; errores en la
traducción de datos; datos faltantes o archivos perdidos y circunstancias que no se
previeron durante el desarrollo de sistemas.

La preparación del sitio de trabajo es ideal que esté preparado antes de la llegada del
equipo. El cliente y los ingenieros de sistemas deben presentar una lista de
especificaciones para disponer el cableado del sistema eléctrico, las tomas de corriente,

92
las necesidades del sistema de aire acondicionado, los controles de humedad y los
requisitos de espacio.

La disposición del lugar deberá incluir amplio espacio para el movimiento de equipo y su
disposición para operación normal; los proveedores deberán proporcionar los requisitos
de espacio para las actividades de operación, mantenimiento y circulación del aire.

La preparación de datos y archivos maestros del sistema es, junto con la

capacitación, el aspecto que lleva más tiempo en la conversión. Los controles sugeridos
incluyen: Cuentas de registro (cerciorarse de que todos los registros han entrado al
sistema; al final del proceso de conversión, el número de registros en los archivos
maestros del sistema deberá ser igual al número de registros del sistema antiguo);
totales financieros (además de asegurar que todos los registros se convierten a los
nuevos archivos, los gerentes de conversión deberán verificar su exactitud financiera);
totales de control preestablecidos (los totales de control, sumas de aspectos no
financieros, proporcionan protección adicional durante la conversión); y situaciones que
implican transmisión de datos (cuando entran datos al sistema mediante terminales en
localidades distintas, se incluyen precauciones adicionales en la conversión; cada
transacción se debe identificar con un número secuencial para proporcionar un método
que garantice que cada transacción inscrita se ha recibido y se ha incluido en los
nuevos archivos).

2.3 Revisión Posterior a la Puesta en Marcha

Después de que el sistema se pone en marcha y se termina la conversión, se lleva a

cabo una revisión del sistema por los usuarios y los analistas, lo que no es sólo una
tendencia normal, sino que debe ser un proceso formal para determinar qué tan bien
está trabajando el sistema, cómo se ha aceptado y si son necesarios varios ajustes.

La revisión es también importante para obtener información que sirve al mantenimiento

del sistema. La revisión posterior a la puesta en marcha proporciona la primera fuente
de información respecto a requisitos de mantenimiento.

VII. ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

1. ADMINISTRACIÓN DEL DESARROLLO DEL SISTEMA DE

INFORMACIÓN

Los proyectos que se desarrollan a tiempo tienen características comunes como: una
estimación cuidadosa de los requerimientos de tiempo; la posibilidad de que la gerencia
verifique el progreso; un instrumento para la comparación del desempeño real respecto
al planeado; e información suficiente para atender los problemas cuando se presentan.

1.1 Estimación de los Requerimientos de Tiempo

Uno de los aspectos más difíciles en la dirección de proyectos es la formulación de

estimaciones del tiempo que se requiere para desarrollar un sistema. Las
estimaciones son aproximadamente en horas, días o meses de esfuerzo que se

93
necesitan para producir el sistema deseado. Su precisión depende en gran medida de
las habilidades, conocimientos y experiencia del personal que prepara las estimaciones.
Estos elementos clave están en muchos casos determinados por factores como las
habilidades individuales del analista y programador, la complejidad de los sistemas y las
interrupciones que no se relacionan directamente con el proyecto y que no se
encuentran en forma directa bajo el control del gerente de proyecto.

Existen tres métodos comunes para la estimación de tiempos de desarrollo de

proyectos; estos son:

- Método histórico: Se basa en los registros cuidadosos que se mantienen de esfuerzos

de desarrollo previos. Los registros indican las características del proyecto, la asignación
de tareas, los requerimientos de tiempo del personal, y cualquier problema o
acontecimiento poco común.

- Método intuitivo: Se basa en la experiencia del personal más antiguo que estima,
basándose en sus experiencias personales, el tiempo de desarrollo que se espera. Este
es el enfoque de más amplia utilización.

- Método de la fórmula estándar: Proporciona un enfoque más concreto para la

estimación; los factores individuales que afectan el tiempo de desarrollo de manera más
notable se identifican y se cuantifican. Estos factores, como las características
personales, los detalles de sistemas y la complejidad del proyecto, reciben puntuaciones
por separado.

Los estimados de tiempo del proyecto son necesarios para informar a la gerencia
cuándo se terminará un proyecto y la fecha en que se pondrá en marcha.

Los requerimientos por horas de proyecto son el tiempo necesario para conducir una
investigación de sistemas, formular el diseño lógico, codificar el software y preparar los
archivos, desarrollar datos de prueba, probar el software, hacer un pedido e instalar el
equipo.

El tiempo de investigación de sistemas se determina del número de personas que

habrá que entrevistar; y el tiempo para desarrollar, circular, recibir y analizar los datos de
cuestionarios, conducir observaciones e inspeccionar registros.

Los diseños lógicos implican la creatividad del analista y requieren también del
desarrollo de muchos detalles de sistemas como: definiciones de informes, organización
de archivos, validación de entrada de datos y métodos de control, así como
procedimientos de corridas.

El desarrollo de la lógica del programa requiere aproximadamente de 35% del tiempo

toral de programación, así como la prueba y la depuración; la codificación real y el
desarrollo de la prueba de datos requiere del 25% del tiempo. La documentación
requiere del 5% del tiempo concedido al proyecto. Esta estimación depende de tres
elementos principales: nivel de experiencia el programador; nivel de complejidad del
programa; y nivel de comprensión del programador respecto al programa específico.

94
Algunos gerentes de proyecto emplean un sistema de puntuación para evaluar las
habilidades de un individuo y asociarlas con los requerimientos de tiempo del proyecto.
Los elementos utilizados son: conocimiento del lenguaje de programación que se
utilizará en el proyecto; experiencia con el sistema de cómputo en el cual correrá el
sistema; experiencia de programación; habilidad lógica; creatividad e imaginación;
paciencia; madurez; persistencia; y educación.

A cada individuo se le concede una puntuación, de manera característica de 1 a 5,

basándose en los atributos individuales de cada una de las categorías descritas
anteriormente.

La complejidad del programa es una medida del nivel de las características de

sistemas, como los métodos de entrada y salida de datos, y la dificultad de la lógica del
programa que habrá de incluirse en el software. Las variables que integran la
complejidad del programa incluyen las siguientes: Tipo de entrada y de salida de
datos; tipo de archivos; y lenguaje de programación.

El conocimiento que posean los programadores del sistema o del programa que deben
desarrollar pueden considerarse en varios niveles: Conocimiento detallado del trabajo
requerido; conocimiento general del trabajo requerido; conocimiento general de
los temas relacionados; y sin conocimiento del trabajo o del conocimiento general
de los temas relacionados.

Cada programa se debe evaluar con independencia de los otros. Si se sigue de manera
estricta un enfoque cuantitativo, la complejidad del programa se multiplica por la suma
de la experiencia del programador y su comprensión.

Los tiempos estimados pueden resultar afectados por errores; por lo tanto, algunos
gerentes prefieren utilizar un estimado que combine los estimados individuales del
desarrollo del tiempo mínimo, máximo y más probable. Se combinan para producir un
tiempo estimado nuevo:

Tiempo estimado = {Tiempo pesimista + 4* (Tiempo más probable) + Tiempo

optimista} / 6

La identificación de los requerimientos de tiempo del proyecto nos permite conocer el

número de días, semanas o meses que es necesario integrar al programa de tiempos
del mismo. Las reuniones de gerencia, revisiones del proyecto, educación y
capacitación, interacción con los usuarios, tiempo de incapacidad por enfermedad,
vacaciones, días de fiesta y la dificultad en obtener sistemas de cómputo, extienden el
programa más allá de los estimados previos.

Un día de programación (día persona), se utiliza para medir el número de días que un
proyecto requerirá basándose en el trabajo que una persona puede realizar durante un
día. El número de personas que trabajan en le proyecto afecta el tiempo de calendario,
aunque no de manera proporcional. Añadir más personas reduce el tiempo total de
calendario.

Por lo general se usan tres métodos para planear los requerimientos de tiempo de
calendario: Gráficas de barra (gráficas de GAT, utiliza barras para indicar el tiempo que

95
se emplea en cada tarea); puntos de referencia (ilustran los acontecimientos
significativos al completar un proyecto y la secuencia en que se deben terminar); y
gráficas PERT (Project Evaluación ad Rebién Tenique, muestra la ruta crítica del
proyecto y las interdependencias de las tareas).

1.2 Administración de Personal y Desarrollo

El desarrollo de programas de tiempos confiables no garantiza el éxito del proyecto;

también se debe administrar. En el desarrollo de sistemas se utiliza el concepto de
equipo de trabajo, existiendo tres variantes:

- Equipos con programador en jefe. Consiste en un programador en jefe (persona

con larga experiencia y conocimiento, quien realiza todas las tareas de diseño y escribe
el código de programa para todos los módulos críticos en un sistema); programador de
apoyo ( conocimientos similares pero menos experiencia, lleva a cabo actividades como
investigación de alternativas de diseño y estrategias de desarrollo); bibliotecario de
programación (persona que no posee experiencia, responsable tanto de la biblioteca
de programas externos como de la documentación interna de la biblioteca).

La biblioteca externa consiste en series de códigos fuente, módulos objetos y

conductores temporales, datos de prueba y los procedimientos de control para los
lenguajes que se están empleando. La biblioteca interna sirve como archivo de
información, apoyo a los programadores en caso de que la biblioteca externa sufra
daños o sea destruida.

- Equipos con especialistas. Un núcleo común de miembros del equipo permanece

laborando junto durante todo el proyecto. Cada miembro tiene asignada una tarea
especial que utiliza sus habilidades específicas. Incluye especialistas cuando la
necesidad surge.

- Equipos sin líder. Los miembros del equipo se distribuyen la asignación de trabajos
entre sí, basándose en la capacidad de cada uno.

Un recorrido estructurado constituye la revisión de un sistema o de su software por

personas involucradas en el esfuerzo de desarrollo. El propósito de los recorridos
estructurados radica en encontrar áreas donde se puedan practicar mejoras en el
sistema o el proceso de desarrollo. El concepto de recorridos estructurados reconoce
que el desarrollo de sistemas es un proceso de equipo.

El equipo de recorrido estructurado debe ser suficientemente grande para tratar el tema
que se está revisando de manera significativa, pero no debe ser tan grande que no
pueda resolver nada. Las sesiones no deben exceder de 90 minutos.

El recorrido estructurado puede emplearse en todo el proceso de desarrollo de sistemas

como una herramienta constructiva y efectiva en cuanto a costos para la gerencia en:
La revisión de requerimientos (tiene el objetivo de examinar las funciones, actividades
y procesos que manejará el nuevo sistema.

Se conduce después de terminar la investigación detallada y destaca la información y

los requerimientos de procesamiento que el diseño propuesto debe manejar); la

96
revisión de diseño (se centra en las especificaciones de diseño para enfrentar los
requerimientos de sistemas identificados previamente; el propósito es determinar si el
diseño propuesto llenará los requisitos de manera efectiva y eficiente); la revisión del
código (se conduce para examinar el código del programa que se ha desarrollado en un
sistema, junto con su documentación; no se ocupa de todo el software, sino de módulos
individuales); y la revisión de pruebas ( se centra en la estrategia de prueba que se
utilizará y evalúa su aplicabilidad para la detección de errores graves de sistemas; no
examina la salida de las corridas de prueba o de búsqueda de errores que se hayan
detectado mediante el uso de un conjunto de datos de prueba).

El hecho de conducir reuniones para recorridos estructurados no garantiza que un

programa o un sistema serán mejores que si no se realizan; este método obtiene éxito
únicamente si la sesiones e conducen de manera adecuada y se siguen las sugerencias
por parte de los analistas y los programadores. El apoyo de la gerencia, como ocurre
en tantas otras actividades de desarrollo de sistemas es esencial.

2. SELECCIÓN DE HARDWARE Y SOFTWARE

2.1 Adquisición de Hardware

La capacidad de los sistemas es una determinante frecuente; las características

relevantes que se deben considerar incluyen aspectos como: Tamaño interno de la
memoria; velocidad del ciclo de sistema para el procesamiento; número de
canales para entrada de datos, salida y comunicación; características de
exhibición y componentes de comunicación; tipos y números de unidades de
almacenamiento auxiliar que se pueden incluir; y apoyo de sistemas y software de
utilería que se proporcionan o que están disponibles.

Con frecuencia las necesidades de software dictan la configuración mínima de hardware

que se requiere como: tamaños de la memoria interna; puertos de comunicación,
capacidad de discos y la habilidad para emplear cintas magnéticas. La capacidad
auxiliar de almacenamiento se determina por lo general mediante el almacenamiento en
archivos y las necesidades de procesamiento.

La evaluación y medición de las computadoras se hace a través de las formas

siguientes:

- Determinación de marcas de referencia. Aplicación de programas sintéticos para

emular el trabajo de procesamiento real llevado a cabo por un sistema de cómputo.
Estos programas permiten la introducción de una mezcla de tareas que son
representativas de la carga de trabajo que ha proyectado el usuario. También
demuestran las técnicas de equipo de almacenamiento de datos y proporcionan la
oportunidad para probar funciones específicas desempeñadas por el sistema.

Los programas de marca de referencia se pueden correr prácticamente en cualquier tipo

de ambientes de sistemas, incluyendo los procesamientos por lotes y en líneas y con los
usuarios conectados directamente o mediante métodos de telecomunicación.

97
Las marcas de referencia comunes son: La velocidad del procesador central, con
instrucciones características ejecutadas en un grupo de programas; así como, líneas
múltiples de tareas en un ambiente de multiprogramación.

Las marcas de referencia también pueden enfocarse alrededor de una mezcla de

lenguajes esperados para los programas que se han de correr, una mezcla de diferentes
tipos de programas y aplicaciones que varían ampliamente respecto a volúmenes de
entrada y salida de datos y sus requerimientos.

El tiempo y los costos de correr programas reales de referencia en una

computadora es de interés para el analista y proveedores, razón por la cual el uso de
simuladores comerciales es una alternativa atractiva.

Un trabajo sintético es un programa escrito para ejercitar los recursos de una

computadora de manera que permita al analista imitar la carga de trabajo esperada y
determinar los resultados. Las tareas sintéticas se pueden ajustar para producir el
mismo tipo de actividad que los programas reales, incluyendo quizás acceso aleatorio a
los archivos, búsqueda secuencial de archivos con registros de tamaño diferente,
actividades de entrada y salida de datos y al acceso de archivos de varias formas
aleatorias.

Aunque cierta comparación basada en el desempeño del equipo es mejor que no

efectuar ninguna comparación, existen desventajas para el uso de marcas de referencia.
En primer lugar, las comparaciones se efectúan sobre bases totalmente cuantitativas, no
relacionan el tiempo de aprendizaje necesario para acostumbrarse al sistema o a la
calidad del software de sistemas.

Con frecuencia, por razones de costo, se considera equipo de una marca que no se
manufactura en las instalaciones del proveedor; este es el equipo compatible. La
ventaja del equipo compatible consiste en el costo menor de cada componente
comparado con el de un proveedor de computadoras de grandes dimensiones. Sin
embargo, debe asegurarse que el equipo cumplirá los niveles de calidad necesarios,
que se desempeñará igual que el equipo original, y que el proveedor de computadoras
no anulará las garantías y acuerdos de servicio para el resto del sistema.

La adquisición y pago de un sistema de cómputo se maneja por lo general mediante tres

métodos: Alquiler a corto plazo (pagos mensuales por el uso; es el más costos pues
los pagos son muy altos y no se reciben beneficios fiscales, excepto los derivados de
deducir el alquiler); alquiler a largo plazo (constituye un compromiso durante un
determinado tiempo, de tres a siete años; los pagos se predeterminan y no cambian
durante el alquiler); compra (método más común; se obtienen ventajas fiscales como,
costos de mantenimiento deducibles, crédito fiscal por inversión, reduce nivel de
impuestos, costo del equipo se puede depreciar, entre otros).

En el mantenimiento y apoyo del sistema, los puntos importantes a considerar son:

fuente del mantenimiento; servicios y respuesta (disponible cuando se requiere y
tiempos de respuesta); términos del mantenimiento (piezas y mano de obra).

Dos opciones menos frecuentes para el apoyo en las computadoras la constituyen el

uso de:

98
a). Compañías de servicio. Tienen servicios de cómputo que ponen a disposición de
los usuarios mediante un cargo. Algunas compañías de este tipo proporcionan servicios
de procesamiento de datos; también preparan los datos para entrada, manejan todo el
procesamiento e inclusive pueden proporcionar servicio de entrega y distribución.

b). Compañías de manejo de instalaciones. Proporcionan un servicio a las empresas

que desean desarrollar capacidades de sistemas de información, pero que no están
interesadas en contratar un equipo de operadores, analistas y programadores. Estas
compañías proporcionan expertos en sistemas de información y personal mediante un
pago.

2.2 Selección de Software

Muchos de los puntos de interés que se han considerado en la selección del hardware
se aplican en el software. Determinar si el software comercial se adecua a una tarea
específica y el arreglo de los términos del contrato es responsabilidad de la empresa
usuaria.

La evaluación del software es una de las tareas más difíciles en la selección, después
de conocer los requerimientos del sistema; consiste en determinar si un paquete
específico se adecua a los requerimientos. Par lo paquetes que cumplen esta condición
es necesario determinar si son mejores en comparación con otras alternativas.

Las preguntas más relevantes respecto a requerimientos de software son las siguientes:

¿Qué transacciones y datos respecto a cada transacción es necesario manejar?

¿Qué informes, documentos y otras salidas de datos debe producir el sistema?
¿Qué archivos y base de datos maneja el sistema?
¿Qué archivos de transacción se necesitan para mantenerlos?
¿Cuál es el volumen de datos que debe almacenarse?; ¿Qué volumen de transacciones
se procesará?
¿Existen características únicas respecto a esta aplicación que requieran
consideraciones especiales al seleccionar el software?
¿Qué requisitos de consulta debe apoyar el software?
¿Qué mejoras futuras son posibles y cuáles serán apoyadas?
¿Qué hardware y qué características de comunicación requiere el software?
¿Cuáles son los límites de software?

Al responder este grupo de preguntas, junto con las características de costos y

limitaciones que se hayan especificado se podrá eliminar rápidamente los paquetes que
no cumplan los requisitos.

Otros atributos que es necesario examinar son:

a). La flexibilidad. Incluye la posibilidad de hacer frente a requerimientos cambiantes y

a necesidades dinámicas del usuario. Las áreas en donde es deseable la flexibilidad son
el almacenamiento de datos, producción de informes y opciones, definición de
parámetros, y la entrada de datos.

99
b). Previsión de auditoría. Los auditores deben tener la habilidad para validar los
informes y verificar la autenticidad y precisión de los datos e información. Los
procedimientos específicos de auditoría y control de interés incluyen las habilidades
de: seguir el curso de una transacción a lo largo de cada etapa del procesamiento,
teniendo la posibilidad de examinar los valores de los datos intermedios producidos
durante el procesamiento; imprimir de manera selectiva, registros y transacciones en el
sistema, que cumplan con determinados criterios para validar la precisión y autenticidad
de ambas transacciones y resultados; mantener un balance constante en el sistema;
producir un registro diario detallado de todas las transacciones y del efecto de éstas en
los saldos de cuentas o en los registros del archivo; proporcionar suficientes controles
de la entrada de datos, como controles por lotes y de transacciones y las cuentas.

c). La confiabilidad. Significa que los datos son confiables, precisos y creíbles. Se
incluye el elemento de seguridad, para ello se evalúa determinando el método y su
aplicabilidad de proteger el sistema de usos no autorizados.

d). La capacidad. Se refiere al número de archivos que se pueden almacenar y la

cantidad de datos que cada archivo puede contener. La capacidad se determina por el
tamaño máximo de: cada registro y del archivo medido en número de bytes; el tamaño
máximo del archivo medido del archivo medido en número de campos; el número de
archivos que, pueden estar activos de manera simultánea o que se puede registrar en
un directorio de archivos.

e). Apoyo del proveedor. Se evalúan los servicios que proporcionará éste. El software
requiere también mantenimiento y se debe determinar quién lo llevará a cabo y a qué
costo, antes de que el acuerdo de compra se haya firmado. Los términos a
especificar incluyen: frecuencia del mantenimiento, costo por actualizaciones, qué
servicios se incluyen y cuáles se excluyen; disponibilidad de horarios de los servicios;
condiciones de apoyos de emergencia; etc. Este apoyo debe incluir la capacitación que
se dará cuando se adquiere un sistema.

Las negociaciones del contrato del software constituyen un proceso legal que debe
incluir un abogado de la compañía y un experto financiero. El contrato debe estipular
claramente la propiedad del software para que no existan disputas posteriores; si se
incluye un contrato de alquiler o de servicios, estipular cuando termina éste.

Con frecuencia el pago se vincula con la puesta en marcha del sistema. Una forma
generalizada que se observa es el pago de una tercera parte cuando se firma el
contrato; otra tercera parte, cuando se entrega el software; y un pago final cuando se
haya terminado la puesta en marcha.

VIII. DESARROLLO DE LA PROPUESTA DEL SISTEMA

1. ANÁLISIS DE LOS DATOS DE LOS SISTEMAS

Después de recopilar suficientes datos para entender cómo opera el sistema se debe
estudiar los datos para evaluar la forma en que se están llevando a cabo las
operaciones actuales.

1.1 Señalar los Hallazgos Actuales

100
El análisis de sistemas es el hallazgo de hechos seguido del análisis de los mismos. Los
casos aislados son unos cuantos de aquellos que pueden resultar cuando se inicia el
análisis de los detalles del sistema, pero ilustran la clase de información que se debe
buscar.

Se deben analizar los detalles para conocer qué es lo que trabaja bien, lo qué es
inefectivo o ineficiente, y dónde se necesitan ajustes para mejorar el crecimiento futuro.

a). Unir los Detalles de la Investigación. Los detalles del sistema aprendidos durante la
investigación, señalan qué está pasando, cómo se está haciendo, cuándo se está
haciendo, dónde y con qué. Estos detalles se unen de manera se pueda estudiar y
evaluar el sistema actual.

En esta etapa del análisis se centra en la eficiencia con que se efectúan ciertos pasos y
cómo contribuyen al resultado deseado. También se debe determinar los resultados si
no se contempla un paso específico.

b). Análisis de Muestra. Después de examinar los datos recabados sobre el tema, se
desarrolla un perfil de cada área de aplicación (subsistema). El perfil consiste en los
detalles que describen las características operativas del sistema, como frecuencia de
ocurrencia, volumen de trabajo, o tasas de error. Estos detalles son el resultado del
análisis y muestran los hechos recabados utilizando las preguntas ya elaboradas.

Los detalles se estudian y se evalúa la efectividad de la situación. Se debe determinar si

se cometen errores u omisiones excesivas, con qué frecuencia suceden, por qué y cuál
es el costo de esto. Normalmente se escoge un período específico (día, semana, mes o
año), como instrumento para cuantificar la tasa de error.

1.2 Identificar los Requerimientos de Diseño

Los requerimientos para el nuevo sistema son aquellas características o detalles que se
deben incorporar para producir las mejoras o cambios que se determinaron que son
necesarias; dicho de otra forma, son las actividades o mejoras que el nuevo sistema
debe proporcionar y que se determinan por la comparación del desempeño actual con
los objetivos del desempeño aceptable del sistema.

Entre los requerimientos del nuevo sistema pueden estar: mayor velocidad de proceso y
entradas; procedimientos más confiables y consistentes para eliminar errores;
posibilidad de interactuar con la información de otras áreas; costos menores de
procesamiento; capacidad para manejar el crecimiento esperado; entre otras.

1.3 Delinear las Estrategias de Diseño

Las estrategias de diseño pueden integrarse con aspectos como cambios en los
procedimientos operativos, nuevos métodos de trabajo, cambios de personal, adición de
controles, introducción de procesos de transacciones automatizadas o métodos de
apoyo a la toma de decisiones, o una combinación de varios de estos pasos.

101
Una de las estrategias es mejorar una situación de negocios desarrollando mejores
procedimientos operativos; revisar procedimientos para eliminar formas innecesarias, así
como los documentos o dobles etapas que simplifican y aceleran el trabajo. También,
puede reducirse el potencial de error. A menudo se sugiere procedimientos: de entrada,
proceso, informes, y de control para guiar las operaciones o la toma de decisiones. La
clave es que el analista es responsable de sugerir en dónde pueden ser útiles
procedimientos operativos nuevos o revisados. La gerencia definirá si los acepta o no.

La clave está en que el analista debe decidir en dónde se deben utilizar los
componentes del proceso para mejorar las situaciones que conoció durante la
recabación de datos y que comprendió durante el análisis. También, se debe realizar
recomendaciones sobre las tareas que se deben manejar por personas y aquellas, si
hay alguna, que se deben desarrollar para incluir computadoras.

2. ANÁLISIS DE LOS COSTOS Y BENEFICIOS DE LOS SISTEMAS

Los costos y beneficios del sistema propuesto siempre deben considerarse en conjunto,
ya que se interrelacionan y con frecuencia dependen entre sí. Los costos y beneficios
pueden ser tanto de naturaleza tangible como intangible; ambos deben tomarse en
cuenta en las propuestas de los sistemas.

Los beneficios tangibles son las ventajas económicas cuantificables que obtiene la
organización a través del uso del sistema de información (incremento de la velocidad del
proceso, mayor poder de cálculo de las computadoras, reducir el tiempo requerido por
los empleados para concluir una tarea específica, entre otros). Estos beneficios se
pueden medir en pesos, recursos o tiempo ahorrados.

Los beneficios intangibles son difíciles de cuantificar, pueden tener implicaciones de

relevancia en el negocio y son extremadamente importantes. Estos incluyen mejoras en
las tomas decisiones, incremento de la satisfacción de los empleados, incremento en la
precisión, mejoras en la imagen del negocio, etc.

Los costos tangibles e intangibles presentan una similitud conceptual a la de los

beneficios. Los costos tangibles son los gastos de efectivo que requerirá efectuar la
organización (costos de equipo, computadoras, suministros y gastos varios,
instalaciones, tiempo del analista, tiempo de programación, etc.). Los costos
intangibles son difíciles de estimar y pudieran no conocerse (perder ubicación
competitiva, liderazgo, clientes, etc.).

2.1 Estrategias para Comparación de Costos y Beneficios

Los costos y beneficios de los sistemas se comparan en términos financieros para

determinar si se sigue o no adelante con una alternativa específica de diseño. Se
utilizan diversas estrategias, dependiendo de las preferencias de la gerencia, basándose
en el tiempo, gastos en efectivo o costos proyectados durante la vida del proyecto. Cada
una de las estrategias examinadas más adelante supone que se han determinados
costos tangibles y los datos sobre los beneficios, así como el tiempo de desarrollo y la
vida del sistema.

Entre las técnicas más utilizadas tenemos:

102
1. Análisis del Punto de Equilibrio. Es el punto en el cual se interceptan los costos
totales del sistema actual y del sistema propuesto; a partir de este punto la empresa
obtendría utilidades. Este análisis es útil cuando la organización está creciendo y el
costo asociado al volumen se vuelve de gran relevancia en el costo global de la
operación.

2. Retorno de la Inversión. Este determina el número de años de operación del sistema

de información que se requiere para amortizar el costo de su inversión. Esto ocurre ya
sea por incremento en las utilidades, o por incrementos asociados a recursos ahorrados.

3. Análisis de Flujo de Efectivo. Examina la dirección, magnitud y patrón de flujo de

efectivo que se asocia con el sistema propuesto. Este análisis se utiliza para determinar
cuándo una empresa comenzará a obtener utilidades y cuándo la utilidad habrá
superado la inversión inicial. El sistema propuesto debe incrementar las utilidades junto
con los recursos gastados.

4. Valor Presente. Es la manera de valorar todos los recursos económicos gastados y

generados a lo largo de la vida útil del sistema y de comparar los costos actuales con los
costos futuros, y los beneficios actuales con los futuros. Este análisis ayuda al analista
en la presentación a los tomadores de decisiones, del valor de la inversión en el tiempo,
así como el flujo de efectivo asociado con el sistema de información.

2.2 Lineamientos para el Análisis

Como lineamientos generales para el uso de cualquiera de los métodos anteriormente

explicados conviene mencionar lo siguiente:

1. Utilizar el análisis del punto de equilibrio si el proyecto necesita justificarse con base
en su costo y no en sus beneficios; o si los beneficios no mejoran, de manera sustancial,
con el sistema propuesto.

2. Utilizar el retorno de la inversión cuando los beneficios tangibles mejoren y sean un

argumento convincente para el sistema propuesto.
3. Utilizar el análisis de flujo de efectivo cuando el proyecto sea costoso, en relación con
el tamaño de la empresa o cuando el negocio se vea afectado de manera significativa
por una gran sangría de fondos.

4. Utilizar el valor presente cuando el período de la inversión sea largo o cuando el costo
del financiamiento sea elevado.

Es importante que se mantenga, de manera sistemática, un análisis costo/ beneficio par

cualquier método que se elija, de forma tal que se pueda explicar y justificar ante la
administración, quien eventualmente decidirá si se comprometen recursos para el
proyecto.

3. PROPUESTA DEL NUEVO SISTEMA

103
La propuesta del sistema es un resumen detallado de la investigación efectuada;
subraya el estudio, resume los hallazgos y resalta los principales problemas u
oportunidades, también describe las opciones desarrolladas por los analistas y presenta
sus recomendaciones.

Se utilizan tres métodos para lograr éxito en la presentación de la propuesta, a saber:

organización eficaz del contenido, un estilo profesional de redacción, y la presentación
oral de la propuesta de una manera informativa.

3.1 Organización de la Propuesta del Sistema

Una vez recopilado el material que se incluirá en la propuesta, se necesita integrar toda
esta información de una manera lógica y visualmente eficaz. Esto implica incluir 10
elementos fundamentales, un estilo eficaz de redacción, el uso complementario de
figuras y otros detalles visuales del documento de la propuesta. Las secciones
principales son:

1. Carta de presentación. Debe incluir a los participantes en el estudio y resumir los

objetivos del mismo. También puede incluir la fecha y el lugar para la presentación oral
de la propuesta. Esta carta debe ser concisa (máximo una página), y con un estilo
coloquial, ya que su función es poner al tanto a la dirección sobre la propuesta del
sistema.

2. Página del título. Debe incluir el nombre del proyecto, los nombres de los
participantes y la fecha en que se presenta la propuesta.

3. Contenido. Prepararlo durante el desarrollo de la propuesta, cuando se redactan las

secciones y subsecciones, indicando el contenido de cada una. Mientras más conciso,
será más eficaz.

4. Resumen Ejecutivo. Debe indicar quién, cuál, cuándo, dónde qué y el cómo de la
propuesta. Debe escribirse sólo cuando se haya completado el estudio.

5. Descripción del estudio de sistemas. Proporciona información de todos los métodos

usados en el estudio y quién o qué fue sujeto del estudio. Debe incluir cualquier
cuestionario, entrevista, muestreo de datos, u observaciones que se hayan realizado en
el estudio. Sirve para mostrar el grado de cobertura y profundidad del trabajo.

6. Resultados detallados del estudio de sistemas. Detalla lo que se ha encontrado

acerca del sistema, a través de los métodos descritos anteriormente. Incluye tipos y
frecuencia de los errores, cargas de trabajo actuales y proyectadas, y la manera en que
las enfrenta el sistema actual. Presenta los problemas con el sistema, e incluye aquellos
problemas u oportunidades que serán referidas por la alternativas que se van a
presentar.

7. Alternativas del sistema. Se presentan dos o tres soluciones alternativas que se

dirigen de manera directa a los problemas señalados. Entre las alternativas debe
incluirse la de mantener el sistema actual. Cada alternativa debe analizarse de manera
separada, describiendo los costos y beneficios de cada situación.

104
8. Recomendaciones del analista del sistema. Presenta la solución recomendada,
incluyendo los motivos que apoyan a las recomendaciones del grupo, de tal manera que
sea fácil de comprender por qué se llevaría a efecto.

9. Resumen de la propuesta. Da los objetivos del estudio y las soluciones

recomendadas; además permite enfatizar en la relevancia del proyecto y su factibilidad
junto con el valor de las recomendaciones.

10. Apéndices. Puede incluir cualquier información que se considere de interés para
individuos específicos, pero sin ser indispensable para la comprensión del estudio y de
lo que se propone. Es recomendable que incluya toda la correspondencia pertinente, un
resumen de las etapas concluidas durante el estudio, gráficas con mayor detalle para el
análisis, entre otros.

3.2 Elección de un Estilo de Redacción

La elección de un estilo de redacción está determinada por lo que se observe en las

propias publicaciones de la organización, aunque uno comercial sería lo más adecuado.
Mantenga siempre en mente a la audiencia. Trate de mantener las referencias en un
mínimo y no utilice pies de página, de ser posible. Haga uso apropiado de: ejemplos,
ilustraciones, diagramas, gráficas, tablas, y figuras para el apoyo de los principales
puntos de la propuesta.

1. Uso eficaz de figuras. La integración de figuras es un indicio de que se está al tanto

de las diferentes maneras en que la gente asimila la información. Las figuras
complementan la información escrita y siempre se deben interpretar con palabras.

2. Uso eficaz de tablas. Las tablas permiten agrupar y presentar los datos que el
analista desea comunicar al lector, en una forma diferente. Las tablas cuentan con
encabezados de columnas y renglones para presentar, de una manera organizada, los
datos estadísticos o alfabéticos.

Algunos lineamientos para el uso de tablas son:

- Incluir sólo una tabla por página e integrarla en el cuerpo de la propuesta, más que
relegarla al final.
- De ser posible, tratar de ajustar verticalmente toda la tabla en una sola página.
- Numerar y titular la tabla en la parte superior de la página. El título debe ser descriptivo
y claro.
- Identificar cada renglón y columna. Si fuere necesario use más de un renglón par un
título
- Utilizar marcos o recuadros de la tabla si el espacio lo permite.
- utilizar asteriscos si fuera necesario par explicar con más detalle la información
contenida en la tabla.

2. Uso eficaz de gráficas. Se pueden usar gráficas diversas como: de líneas (utilizadas
básicamente para mostrar cambios en el tiempo); de columnas (permiten comparar
diferentes variables en un tiempo específico); circulares (ilustran la forma en que se
distribuye el 100% de un recurso en un período específico); y de barras (para mostrar
variables dentro de ciertas clases o categorías, durante un período específico).

105
Los lineamientos para el uso de gráficas en forma eficaz son:

- Dibujar sólo una gráfica por página, a menos que haga una comparación crítica entre
las gráficas.
- Integrar las gráficas en el cuerpo de la propuesta.
- Dar a las gráficas una numeración consecutiva y un título adecuado.
- Identificar cada eje, línea, columna, barra o segmento del círculo de la gráfica.
- Incluir una clave que indique los diferentes tipos de líneas de color, barras sombreadas
o áreas reticulares.

3. Uso eficaz de gráficas y diagramas de programación. En la propuesta se debe

incluir una gráfica de Gantt, la cual indica cuándo concluirá el proyecto y también
muestra el tiempo requerido para cada actividad de análisis y diseño contemplada. Los
diagramas PERT se pueden incluir para precisar las rutas de trabajo que el grupo de
análisis de sistemas ha planeado.

4. Uso eficaz de figuras. Las figuras pueden lograr una comunicación que no es posible
alcanzar mediante el uso exclusivo de palabras. Los lineamientos siguientes para el uso
de figuras, permiten mejorar la calidad de la propuesta:

- Integrar, cada vez que sea posible, la figura en el cuerpo de la propuesta, colocándola
en la página siguiente a su primera referencia.
- Presentar siempre las figuras en el texto, después de que se mencionen.
- Interpretar siempre las figuras por medio de palabras y nunca las deje sin explicación.
- Titular todas las figuras, rotular cada eje y proporcionar las leyendas que sean
necesarias.
- Utilizar más de una figura si fuera necesaria, de tal forma que no se saturen
visualmente.

Las propuestas son documentos persuasivos, por lo que se deben considerar elementos
visuales y de formato para lograr el objetivo perseguido; para ello se deben tener en
cuenta aspectos como: el uso de espacios en blanco, uso de títulos y subtítulos,
numeración de páginas, y referencias y apéndices.

3.3. Presentación de La Propuesta

Las siguientes consideraciones se deben tomar en cuenta para que ésta sea exitosa.:
conformación de la audiencia; y cómo organizar, apoyar y realizar la presentación oral.

1. Comprensión de la audiencia. El conocimiento de la audiencia de la presentación

oral permite descubrir qué tan formal debe ser, qué presentar, y qué tipo de ayudas
audiovisuales debe incluir. La audiencia puede estar compuesta de ejecutivos, de
usuarios principales, o una mezcla de ambos, por lo tanto, habrán intereses diversos. Se
debe ser respetuoso de las restricciones de tiempo. Ensayar la presentación.

2. Organización de la presentación. Revisar todos los datos reunidos de la

organización que se encuentren resumidos en la propuesta y que cada punto principal
del informe oral tenga un soporte (ejemplos, ilustraciones, gráficas, referencias, y
estadísticas).

106
- Planeación de la introducción y la conclusión. La introducción debe incluir un
aliciente, algo que mantenga intrigada a la audiencia respecto a lo que vendrá. La
duración debe ser proporcional al tiempo disponible para la presentación (entre el 5 al
10% del tiempo total). Las conclusiones deben revisar los puntos principales de la
introducción, no deben repetir al pie de la letra las ideas expuestas en la introducción,
sino que deben reiterarlas y concluir con una frase impactante.

- Preguntas del momento. Las preguntas pueden hacerse durante o después de la

presentación. Es conveniente dejar las preguntas para el final, con la finalidad de
mantener un control y comunicación eficaz los puntos de vista.

- Uso de ayudas audiovisuales. Estas funcionan de manera similar a las figuras del
documento de la propuesta. Los elementos visuales deben tener una apariencia
profesional, deben ser uniformes y visibles desde cualquier sitio del auditorio. Practicar
con el uso del apoyo audiovisual para evitar contratiempos.

- Uso de computadora personal. Las microcomputadoras son valiosas para presentar

hojas de cálculo con capacidad de simulación. Se debe considerar el uso de un sistema
de proyecciones de pantalla gigante, para que cualquier persona dentro del salón tenga
a la vista la pantalla del monitor.

3. Principios de la Exposición. El saber quienes integran la audiencia puede definir

qué tan formal o no será la presentación; si la asistencia la componen los ejecutivos
debe ser lo más formal, si la componen más usuarios se puede trabajar como taller. Las
reglas para que la presentación sea exitosa son:

- Mantener un nivel de voz suficientemente fuerte para que toda la audiencia lo pueda
escuchar.
- Mirar a cada uno de las personas de la audiencia conforme hable.
- Elaborar ayudas audiovisuales, lo bastante grandes para que toda la audiencia las
pueda ver.
- Usar gestos que sean naturales a su estilo de conversación.
- Iniciar y concluir su plática de manera segura.

Existen cuatro lineamientos que ayudan a vencer la ansiedad que produce el

enfrentarse a un grupo y hablar en público, estos son:

- Sea usted mismo: La personalidad del orador debe persuadir a la audiencia.

- Prepárese: Mientras más sepa del tema, más fácil le será exponerlo.

- Hable de manera natural: Maneje los puntos principales de la propuesta y

comuníquelos. Las notas de su presentación deben ser limitadas para una lectura fácil.

- Recuerde respirar: Una excelente forma de alcanzar un adecuado volumen de voz es

acordarse de respirar, ya que ello ayuda a eliminar tensiones.

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