CEB 8/6 SEMESTRE AGOSTO DICIEMBRE 2019

GUIA PARA EL EXAMEN EXTRAORDINARIO DE PROCESO ADMINISTRATIVO

PLANEACIÓN: Consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los
principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de
tiempo y números necesarios para su realización. Agustín Reyes Ponce.

Propósito Objetivos Estrategias Políticas

Presupuestos Programas Procedimientos

PROPÓSITO
MISIÓN: Término que hace referencia a la razón de ser de la empresa, su esencia misma, el motivo de
para qué existe en el mundo.
VISIÓN: Definir en pocas líneas la situación futura que desea alcanzar la organización; tiene que ser una
situación realmente alcanzable con el paso del tiempo y hay que luchar por conseguirla.
VALORES: Son entre cinco y siete factores éticos de la cultura empresarial que consideramos irrompibles,
los cuales deben cumplir todos los miembros de la organización en todos sus ámbitos.
OBJETIVOS (metas)
Son los fines hacia los cuales se dirige la actividad. Constituyen el plan básico de la empresa, las metas
contribuyen a la consecución de los objetivos.
ESTRATEGIAS
Es la determinación del sentido hacia donde van dirigidas las acciones de la empresa con la finalidad de
lograr los objetivos propuestos.
POLÍTICAS (planes)
Son principios generales o maneras de comprender que guían o canalizan el pensamiento y la acción en
la toma de decisiones.
PROCEDIMIENTOS
Establecen un método habitual de manejar actividades futuras. Son verdaderas guías de acción, más que
de pensamiento, que detallan la forma exacta bajo la cual ciertas actividades deben cumplirse. En esencia,
conforman una secuencia cronológica de acciones requeridas.
REGLAS
Ordena que se tome o no se tome una acción específica y definida con respecto a una situación. La esencia
de una regla es que refleja una decisión de que se siga o no una cierta acción.
PROGRAMAS
Es un complejo de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignación de tareas, pasos a seguir, recursos
a emplear y otros elementos para seguir un curso de acción determinado.
PRESUPUESTOS
Es la expresión de resultados esperados en términos numéricos. Puede expresarse en términos
financieros, unidades de producto, horas hombre o cualquier otro termino que sea medible.

ORGANIZACIÓN. Es la segunda fase del proceso administrativo responsable de distribuir y

asignar los recursos y el trabajo. A través de ella, el sistema establece la división del trabajo y la
estructura necesaria para su funcionamiento.

“Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”.

 Tramo de control: Límite para el número de puestos que puede coordinar una sola persona.

Niveles jerárquicos: Son la dependencia y relación que tienen las personas dentro de la empresa.

 Nivel directivo: legislar y crear normas, políticas y procedimientos que debe seguir la
organización.
 Nivel ejecutivo: es el responsable del manejo de la organización, su función es hacer cumplir
las normas, políticas y procedimientos establecidos por el nivel directivo.
 Asesor: no tiene autoridad, solo recomienda, informa, prepara proyectos en materia fiscal,
jurídica, informática, etc.
 Nivel operativo: Ejecuta la producción de bienes o prestación de servicios en base a las
normas y políticas que se le determinan.

División del trabajo: Fragmentación de una actividad productiva en sus tareas. Según Fayol, una
estructura de organización será más eficiente en la medida en que los cargos individuales se
ajusten mejor a la capacidad de las personas que los desempeñan.

Organigrama: El organigrama es la representación gráfica de la estructura organizativa,

usualmente aplicado a empresas u organización. Los organigramas son sistemas de
organización que se representan en forma intuitiva y con objetividad. También son llamados
cartas o gráficas de organizaciones. Puede ser vertical, horizontal, mixto, circular.

Aplicados a una organización, los organigramas revelan: la división de funciones, los niveles
jerárquicos, las líneas de autoridad y responsabilidad, los canales formales de comunicación, la
naturaleza lineal o staff del departamento, los jefes de cada grupo de empleados.

Departamentalización: Es la división de la organización en áreas más pequeñas, ésta puede ser

por tiempo, función, territorio, producto, clientes, canales de comercialización, proceso, matricial.

Autoridad en línea: parte del principio de gradación, en la que un superior ejerce supervisión
directa sobre sus subordinados.

Autoridad staff: es puramente de asesoría o de apoyo técnico a los altos directivos o cualquier
otro jefe de nivel inferior de la línea de mando del que dependa.

Delegación de autoridad: Consiste en que un superior otorga discreción organizacional a un

subordinado. Esto debido al crecimiento del área y la imposibilidad de realizar todas las tareas
necesarias.

INTEGRACIÓN: es obtener y articular los elementos materiales y humanos que la organización

y la planeación señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento de una organización
social. Agustín Reyes Ponce.

“El hombre o la mujer adecuados para el puesto adecuado”

ETAPAS DE LA INTEGRACIÓN:
a) RECLUTAMIENTO: Tiene por objeto hacer de personas totalmente extrañas a la empresa,
candidatos a ocupar un puesto en ella, tanto haciéndolos conocidos a la misma, como
despertando en ellos el interés necesario
b) SELECCIÓN: Tiene por objeto escoger entre los distintos candidatos aquellos que para cada
puesto concretos sean los más aptos.
c) INDUCCIÓN: Tiene por fin articular y armonizar el nuevo elemento al grupo social del que
formará parte en la forma más rápida y adecuada.
d) DESARROLLO: Busca desenvolver las cualidades innatas que cada persona tiene para obtener
su máxima realización posible.
Por el reclutamiento se hace de un extraño un candidato, por la selección se toman de los
candidatos a los buenos candidatos solamente, por la inducción se hace del buen candidato un
empleado y por el desarrollo se hace del empleado o trabajador un buen empleado.
Fuentes de reclutamiento:
a) Escuelas. (De educación superior, técnicas, comerciales)
b) Bolsa de trabajo. (Otras empresas, archivo de personal)
c) Sindicatos. (Provee todo el personal sindicalizado)
d) Agencias de colocaciones. (Onerosas o gratuitas)
e) Personal recomendado. (Por los propios trabajadores)
f) La puerta de la calle. (Personal atraído por la fama de la empresa)

Selección: Aunque los medios usados y el orden en que se emplean suelen variar mucho,
para acomodarse a las necesidades y condiciones de cada empresa, lo más usual es:
a) Hoja de solicitud.- Suele servir como base, no solo para realizar toda la selección, sino también
para encabezar todo el expediente del personal.
b) Entrevista.- Suele ser un instrumento muy valioso para seleccionar personal, complementa y
aclara los datos de la hoja de solicitud y permite obtener más vivamente informes sobre
motivación del solicitante.
c) Pruebas psicométricas y/o prácticas. Las pruebas prácticas son siempre de capacidad,
mientras que las psicotécnicas podemos mencionar que son de inteligencia, memoria,
imaginación, etc.
d) Encuestas. Estas tienen por objeto comprobar antecedentes de trabajo, escolares, penales y
sociales, que pudieran haberse obtenido en las etapas anteriores.
e) Examen médico. Suele dejarse al final del proceso, porque bien realizado es costoso;
comprende la historia clínica del solicitante, examen físico, pruebas de laboratorio, etc.

El desarrollo del personal supone tres aspectos:

a) Capacitación. Supone dar al candidato elegido la preparación teórica que requerirá para llenar
su puesto futuro con toda eficiencia.
b) Adiestramiento. Se trata de dar, ya no los conocimientos teóricos, sino la práctica que es
indispensable para que los primeros sean útiles.
c) Formación. Se le da una formación personal por parte de los ejecutivos actuales para que
vaya creando progresivamente el status que le dé sentimiento de adhesión a la empresa hasta
hacer de él un buen empleado.

DIRECCIÓN: La ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante

la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la comunicación y la
supervisión.
Importancia de la dirección
Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la organización. A
través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los miembros de la estructura
organizacional. La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y,
consecuentemente, en la productividad. Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la
implementación de métodos de organización y en la eficacia de los sistemas de control. A través
de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.
Principios de la Dirección
1. De la armonía del objetivo.- la dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de
los objetivos generales de la empresa
2. Impersonalidad de mando.- Se refiere a que la autoridad y su ejercicio, surgen como una
necesidad de la organización para obtener ciertos resultados.
3. De la supervisión directa.- Se refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el
dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes, de tal manera que estos se
realicen con mayor facilidad.
4. De la vía jerárquica.- Postula la importancia de respetar los canales de información
establecidos por la organización formal, de tal manera que al emitirse una orden sea transmitida
a través de los niveles jerárquicos correspondiente, con el fin de evitar conflictos.
5. De la resolución del conflicto.- Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan
durante la gestión administrativa a partir del momento en que aparezcan.
6. Aprovechamiento del conflicto.- El conflicto es un problema u obstáculo que se antepone al
logro de las metas de la organización, que ofrece al administrador la posibilidad de visualizar
nuevas estrategias y emprender diversas alternativas.
ELEMENTOS DE LA DIRECCIÓN:
MOTIVACIÓN: Motivar significa “mover, conducir, impulsar a la acción”. Es la labor más
importante de la dirección, a la vez que la más compleja. A través de ella se logra la ejecución
del trabajo tendiente a la obtención de los objetivos, de acuerdo con los estándares esperados.
• En 1943 Maslow publicó su teoría sobre la motivación humana, en la cual sostiene que
las necesidades son el motor del hombre
• En 1965 F. Herzberg publicó sus investigaciones conocidas como “Las motivaciones y
los factores higiénicos”, en donde, además de la teoría dual sostiene que los factores
motivadores dan satisfacción cuando aparecen y no producen insatisfacción cuando
desaparecen.
• En 1962, McClelland afirma que los factores que motivan al hombre son grupales y
culturales. Sostiene que hay tres tipos de factores: el de realización, el de afiliación y el de poder.
• Douglas McGregor es sin duda, otro de los grandes pilares de la teoría moderna de la
administración, por sus importantes estudios y conclusiones sobre el comportamiento humano
dentro de las organizaciones. Teoría X y Teoría Y.
COMUNICACIÓN: es el proceso a través del cual se transmite y recibe información en un grupo
social. La comunicación en una empresa comprende múltiples interaccionares que abarcan
desde las conversaciones telefónicas informales hasta los sistemas de información mas
complicados. Para poner en marcha sus planes se necesitan sistemas de información eficaces;
cualquier información desvirtuada origina confusiones y errores, que disminuyen el rendimiento
del grupo.
LIDERAZGO, o supervisión, es de gran importancia para la empresa, ya que mediante él se
imprime la dinámica necesaria a los recursos humanos, para que logren los objetivos.

CONTROL: Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las
instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y
errores para poder rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente. Henry Fayol
Principios del Control
1. Equilibrio. A cada grupo o delegación conferida debe proporcionársele el grado de control
correspondiente.
2. De los objetivos. Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, el control es un
medio para alcanzar los objetivos preestablecidos.
3. De la oportunidad. El control para que sea eficaz, necesita ser oportuno, debe aplicarse antes
de que se efectué el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con
anticipación.
4. De las desviaciones. Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con
los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las
causas que las originaron, para poder tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro.
5. Costeabilidad. El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este
represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este reporte.
6. De excepción. El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o
representativas, a fin de reducir costos y tiempo.
7. De la función controlada. La función controladora por ningún motivo debe comprender a la
función controlada, ya que pierde efectividad el control. Una persona o la función que realiza el
control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.
Establecimiento de estándares
Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o
patrón con base en el cual se efectúa el control. Los estándares representan el estado de
ejecución deseado, no son más que los objetivos definidos de la organización.
AUDITORIA
Es la investigación, consulta, revisión, verificación, comprobación y evidencia aplicada a la
Empresa. Es el examen realizado por personal calificado e independiente en los ámbitos
financiero, contable, de operación, de calidad, de desempeño. Puede ser interna o externa.
Objetivo: Emitir una opinión técnica, profesional y responsable.
Características
Es sistemática: Los resultados de la auditoría, no se basan en el azar, son debidos a un análisis
minucioso, ordenado y planificado por parte del auditor, que permiten un grado de fiabilidad muy
elevado.
Es objetiva: El resultado de la auditoría se basa en las denominadas «evidencias objetivas» , a
través de las cuales el auditor avala sus conclusiones, no pudiendo basarlas, en ningún caso, en
apreciaciones subjetivas, suposiciones, etc.
Es independiente: Sería muy difícil que alguien involucrado en el cumplimiento de la totalidad o
parte del sistema, se pueda evaluar a si mismo de forma objetiva, de ahí la importancia del factor
de independencia del auditor.
Es periódica: Cualquier sistema de gestión se implanta para una organización y unas
necesidades de un determinado momento.
Analiza resultados: La auditoría no es un simple examen de cómo se llevan a cabo las
actividades, analiza los resultados, evaluando, basando en estos la efectividad de las
actuaciones preventivas realizadas, como consecuencia de la evaluación de riesgos.
No busca culpable: La auditoría busca, a través del análisis del pasado, soluciones para el futuro.
En ella se analizan los fallos del sistema, no de las personas que lo cometieron, ya que, si estos
existieron fue porque el sistema lo permitió.
Auditoria de calidad de acuerdo a las 5´s japonesa:
Clasificar (Seiri), Ordenar (Seiton), Limpieza (Seiso), Limpieza Estandarizada (Seiketsu),
Disciplina (Shitsuke).

INSTRUCCIONES: DESPUES DE LEER EL PRESENTE DOCUMENTO, REALIZA UN ENSAYO

EN 3 CUARTILLAS EN DONDE EXPRESES: LA IMPORTANCIA DE LLEVAR A CABO EL
PROCESO ADMINISTRATIVO a) EN TU VIDA DIARIA Y b) EN UNA EMPRESA. RECUERDA
RESPETAR LOS 3 MOMENTOS DEL ENSAYO: INTRODUCCION, DESARROLLO Y CIERRE
O CONCLUSIÓN. ENTREGA EL ENSAYO EL DIA DE TU EXAMEN EXTRAORDINARIO.
SUERTE EN TU EXAMEN ¡