Auditoría interna de calidad

Clases de auditoría
 Primera parte.
 Segunda parte.
¿Quién?
 Tercera parte.
 Interna.
 Externa.

¿Qué se audita?

 Suficiencia.
 Cumplimiento.
 Producto/Proceso/Proyecto.

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Objetivos de la auditoría
 Determinar la conformidad o no de los elementos del
sistema de calidad, de acuerdo a los requisitos especificados.

 Determinar qué tan eficaz es el sistema de calidad

implementado en el cumplimiento de los objetivos específicos
de calidad.

 Proporcionar al auditado una oportunidad para

mejorar su sistema de calidad.
Paso 1: nombrar auditor principal

 Auditor líder.
 Auditor principal.
 Auditor jefe.
 Auditor interno.

Es el responsable de planear, ejecutar y hacer

seguimiento.

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 Responsabilidades del auditor

 Planificar y llevar a cabo las responsabilidades asignadas.

 Documentar las observaciones.

 Informar los resultados.

 Verificar la eficacia de las acciones correctivas ( lo pactado).

 Conservar y salvaguardar la documentación de la auditoría.

 Cooperar y apoyar al auditor líder.

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 Responsabilidad del auditor líder

 Responsable de todas las etapas de la

auditoria.
 Ayudar en la selección de otros
miembros.
 Preparar el plan de auditoría.
 Representar el equipo frente a la
gerencia.
 Aplicar la Norma Cubana (NC)
basándose en evidencias objetivas y
sólidas.
 Velar porque las reuniones de enlace
se realicen regularmente.
 Presentar el informe de auditoria.
Paso 2: entrenar al auditor principal
 Curso de auditor
interno de calidad.
 Presentar examen.
 Si es posible que
pueda asistir a varias
auditorias de calidad
como observador.

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Preparación individual del auditor

 Lea los procedimientos con anticipación.

 Determine dónde se realizan inspecciones.

 Utilice listas de verificación.

 Conozca la responsabilidad y posición de las

personas auditadas.

 Sepa que pistas puede seguir.

 Paso 3: determinar número de
auditores de calidad internos
 Número de áreas,
plantas y ciudades.
 Tiempo estimado en
ver los elementos que
le competen a cada
área.
 Período máximo del
ciclo de la auditoría. -Tres a cuatro auditorías al año.
- Máximo dos semanas por ciclo.
- Ciclos de máximo 1 trimestre.
Paso 4: entrenar auditores internos
de calidad
 Curso de auditor
interno.
 Excelente
conocimiento de la
norma.
 Preparar listas de
chequeo.
 Si es posible asistir a
auditorías como
observador.
 Paso 5: iniciar ciclos de auditoría
interna de calidad

 Sensibilización de todo
el personal.
 Hacer simulacros
 Excelente preparación
vivencial de los
auditores.
 Manejo de objeciones y
conflicto inmediato.
 Ciclo auditoría:
definir el o b j e t i v o

 Suficiencia.
 Control del proceso.
 Fichas de control.
 Cumplimiento de lo
pactado con el cliente.
 Rendimiento áreas de
apoyo.
 Ciclo auditoría:
plan de auditoría

 Definir objetivo.
 Planear.
 Ejecutar auditoría
 Hacer seguimiento
escala si necesario.
 Informe general a la
gerencia

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Ciclo auditoría: planeación

 Listas de chequeo.
 Preguntar por cargo.
 Manejo del tiempo.
 Lectura de la
documentación escrita.
 Revisión técnica y
administrativa.

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 Ciclo auditoría:
realizar auditoría

 Acta de apertura.
 Auditoría.
 Análisis de la
auditoria.
 Auditoría segunda
ronda.
 Análisis.
 Reunión cierre.
 Seguimiento.
Realizando la auditoría

 Entrevista jefe.
 Entrevista personal de
piso.
 Observar el trabajo y las
áreas del mismo.
 Mirar los archivos y
recursos: pasado,
presente y futuro según
listados maestros
 Reunión de apertura
 Presentar miembros a la directiva.
 Revisar alcance y objetivos.
 Métodos utilizados en la auditoría.
 Conductos oficiales de
comunicación.
 Necesidad de recursos especiales.
 Explicar Norma Cubana (NC)
cómo reportar y calificar (mayor
/menor).
 Hora y fecha de reunión de cierre y
otras.
 Aclaraciones.
 Enfoque de la auditoría

 Hacer sentir cómodo al auditado.

 Ser amigable.
¿Qué? ¿Cómo?
 Explicar el propósito de la ¿Por qué?
auditoría. ¿Muéstreme? ¿Donde?
¿Quién?
 Evitar preguntas cuyas ¿Cuándo?
respuestas sean si o no.

Los 7 amigos del auditor

 Ejecutando la auditoría
 Hacer un muestreo de actividades, no centrarse en una.
 Buscar evidencia observando lo que ocurre y revisando los
registros.
 Hacer anotaciones completas.
 Escuchar las explicaciones del auditado.
 Anotar y confirmar más adelante si es procedente, no especular.
 Escribir los detalles : procedimientos, registros, ordenes, lotes,
entre otros.
 Una auditoria abierta y amigable resultará en un acuerdo de que
el problema existe.
 Verificar si la NC es puntual o no.
 Actividades típicas de auditoría
1. Inicio de la auditoría
Establecer contacto inicial
con el auditado.
Determinar la viabilidad de 2. Preparación de actividades de
la auditoría. auditoría
Revisión de documentos en preparación
para la auditoría. Acondicionamiento del
6. Realización de plan de auditoría.
auditoría de Asignación de trabajo al equipo de
seguimiento auditoría.
(si está especificado Preparación de los documentos de
en el plan de trabajo.
auditoría)

3. Realización de las actividades de

auditoría
5. Finalización de Realización de la reunión de apertura .
la auditoría Revisión documental durante la
realización de la auditoría .
Comunicación durante la auditoría .
Asignación de roles y responsabilidades
4. Preparar y de las guías y observadores .
distribuir el Recolección y verificación de la
reporte de información
auditoria. Generación de hallazgos en la auditoría .
Preparación de conclusiones de al
 Inicio de auditoría

Establecimiento del contacto inicial con el

auditado
 Constituir canales de comunicación con el
representante del auditado.
 Confirmar la autoridad para llevar a cabo la auditoría.
 Proporcionar información sobre fechas, duración,
propuesta y composición del equipo auditor.
 Solicitar acceso a los documentos.
 Reglas de seguridad.
 Hacer los preparativos para la auditoría.
 Acordar la asistencia de observadores, así como la
necesidad de guías.

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 Revisión de la documentación

 Revisión de documentos del Sistema de Gestión, incluyendo

registros y determinaciones de su adecuación, con respecto a
los criterios de la auditoría.
 Si la documentación es inadecuada, se debe informar al
cliente, a los responsables de gestionar el programa y al
auditado. Decidir si se continua con la auditoría.

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Preparación de actividades de auditoría de campo
Preparación del plan de auditoría

Contenido del plan:

 Objetivos de la auditoría.
 Criterios de la auditoría y documentos.
 El alcance, identificar unidades funcionales.
 Fechas y lugares donde se va a realizar la auditoría de
campo.
 La hora y la duración estimada de las actividades,
incluyendo reuniones con la dirección del auditado y con
las del grupo auditor.
 Funciones y responsabilidades del equipo auditor, así
como de los acompañantes.
 Asignación de recursos necesarios en áreas criticas.

23
Preparación de actividades de auditoría de campo
Asignación de tareas al equipo auditor

Asignar a cada miembro del equipo auditor, las

responsabilidades para auditar procesos, funciones,
lugares, áreas o actividades específicas.

24
Preparación de actividades de auditoría de campo

Preparación de los documentos de trabajo

 Listas de verificación y planes de muestreo de la

auditoría.
 Formularios para registrar información, evidencias de
apoyo y hallazgos de la auditoría.
 Registros de auditoría.

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Preparación de actividades de auditoría de campo

Realización de la reunión de apertura

 Confirmar el plan de auditoría.

 Proporcionar un breve resumen de cómo se llevarán a
cabo las actividades de auditoría.
 Corroborar los canales de comunicación.
 Dar al auditado la oportunidad de realizar preguntas.

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Preparación de actividades de auditoría de campo

Comunicación durante la auditoría

 Los miembros del equipo deben consultarse

periódicamente para evaluar los progresos y reasignar
tareas.
 El auditor líder deberá comunicar los progresos al
auditado. Evidencias que sugieren riesgos deben ser
notificadas inmediatamente.

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Preparación de actividades de auditoría de campo

Papel y responsabilidades de los guías y

observadores

 Establecer contactos y horarios para las entrevistas.

 Acordar visitas a partes específicas.
 Asegurar que se cumplan las reglas de seguridad.
 Ser testigos de la auditoría en nombre del auditado.
 Proporcionar aclaraciones o ayudar en la recopilación
de información.

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Preparación de actividades de auditoría de campo

Recopilación y verificación de la información

 Entrevistas.
 Observación de actividades.
 Revisión de documentos.

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Preparación de actividades de auditoría de campo

Generación de hallazgos de la auditoría

 Se puede indicar conformidad como no conformidad.

 Deben registrarse.
 Pueden clasificarse.
 Revisarse con el auditado.
 Resolver cualquier opinión divergente con respecto a los
hallazgos.
 Registrar los puntos en que no hay acuerdo.

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Preparación de actividades de auditoría de campo

Preparación de las conclusiones de la auditoría

 Revisar los hallazgos y cualquier información recopilada

frente a los objetivos.
 Acordar conclusiones, teniendo en cuenta la
incertidumbre inherente al proceso.
 Preparar recomendaciones, si están especificadas en
los objetivos.
 Comentar el seguimiento de la auditoría, si se encuentra
en el plan.

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Preparación de actividades de auditoría de campo

Realización de la reunión de cierre

 Presidida por el auditor líder.

 Presentar hallazgos y conclusiones.
 Se requiere la presencia del auditado y el cliente.
 Entregar plan de acciones correctivas y preventivas.
 Si se especifica en los objetivos, dar recomendaciones
para la mejora.

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Preparación, aprobación y distribución del informe de auditoría

Preparación del informe

 Los objetivos de la auditoría.
 El alcance.
 La identificación del cliente.
 Identificación del líder y miembros del equipo auditor.
 Fechas y lugares donde se realizaron las actividades de
auditoría en campo.
 Los criterios.
 Los hallazgos.
 Las conclusiones.
 El plan de auditoría.
 Lista de representantes del auditado.

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Preparación, aprobación y distribución del informe de auditoría
 Las áreas no cubiertas.
 Las opiniones divergentes entre el equipo y el auditado.
 Recomendaciones para la mejora, si se especificó.
 Plan de seguimiento acordado.
 La lista de distribución del informe.

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Preparación, aprobación y distribución del informe de auditoría

Aprobación y distribución del informe

 Emitirse en un tiempo acordado.

 Fechado, revisado y aprobado según el procedimiento
de auditorias.
 Distribuirse a los receptores designados por el cliente.
 Es propiedad del cliente.
 Mantener la confidencialidad del contenido del informe.

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 Finalización de la auditoría

 Cuando todas las actividades descritas en el plan se

hayan realizado.
 Cuando se haya distribuido el informe aprobado.

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 La reunión de cierre

Preparación: Reunión de cierre:

 Cada uno relata sus hallazgos.  Agradecimientos.

 El equipo evalúa y revisa los  Resumen del alcance.
hallazgos.  Objetivo y método usado.
 Se define si es NC y su clase.  No todas las NC se pueden
 Se prepara un borrador del descubrir.
reporte final.  Preguntas y discusiones al final.
 Presentación de las NC por el
equipo. Hechos solamente.
 Resumen general por el líder.
Es dirigida por  Invitación a discutir cualquier
el auditor líder punto.
 Acuerdo de fechas para la
terminación de las acciones
correctivas.

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 Reporte de discrepancias

 Cada NC debe tener un reporte separado.

 El reporte debe contener tres ítems :
 Descripción completa y precisa de lo
observado.
 Referencia a la cláusula del estándar/
documento de calidad de la organización.
 Explicación de los requisitos de la cláusula /
documento.
 Las discrepancias deben atribuirse solamente a una
cláusula de la norma, la más aplicable.
 En ocasiones , la única referencia es la documentación
de la organización.
 Informe final de la auditoría

 Alcance y objetivos.
 Fechas e identificación de la organización.
 Detalles del plan de la auditoría, miembros y entrevistas.
 Documentos de referencia: norma, manual de calidad ,entre
otros.
 Relación de las no conformidades encontradas.
 Análisis de las fortalezas del sistema.
 Capacidad del sistema para lograr los objetivos de calidad
definidos.
 Lista de distribución. Detalles y NC
aceptadas por las
Precisos, soportados y
partes involucradas
referenciados de
manera precisa.
Ciclo auditoría: seguimiento
 Revisar el
cumplimiento de los
reportes de no
conformidad.
 Repasar lo pactado
con el jefe del área.
 Levantar la no
conformidad.
 Asegurar la mejora del
sistema.
Actividades de seguimiento

Actividades de seguimiento de una auditoría

 Las conclusiones pueden indicar la necesidad de

acciones correctivas, las cuales deben resolverse en un
determinado tiempo. No se considera parte de la
auditoría.
 La verificación de la implementación de las acciones
correctivas forma parte de otra auditoría.
 El programa puede especificar el seguimiento por parte
de los miembros del equipo auditor.
 Planes de auditoría.
 Programas de auditoría.
 Informes de auditoría.

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Actividades de seguimiento
 Informes de no conformidades.
 Informes de acciones correctivas y preventivas.
 Seguimiento a auditorías, si aplica.
 Competencia de auditores.
 Selección del equipo auditor.
 Mantenimiento y mejora de la competencia.

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Ciclo auditoría: escalar

 Volver a diligenciar la no
conformidad
 Que el jefe superior se
comprometa
 Asegurar en forma
impersonal la acción
correctiva.
 No buscar culpables.
 No crear enemistades.

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Ciclo auditoría: informe a la
gerencia

 Fecha de corte.
 Informe en una
página
 Presenta la
capacidad de realizar
acciones correctivas.
 Presenta problemas
muy frecuentes.

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Seguimiento
Verificar la implementación de acciones correctivas
después de la fecha establecida.
No
Si

Establecer una
nueva fecha

Verificar de
Si Cerrar los reportes
nuevo de no conformidad

No

Escalar

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 El paso siguiente: hacerlo en la
empresa
 Seguir los pasos.
 Excelente planeación.
 Manejo del conflicto.
 Auditoría de
suficiencia.
 Auditoría con
recomendaciones y
aclaraciones
Administración de un programa de auditoría

Seguimiento del desempeño

 Evaluación del desempeño:

observaciones de auditoría, entre otros.
 Consistencia entre los auditores:
- Talleres de entrenamiento.
- Revisión de informes de auditoría.
- Rotación de auditores entre equipos.
 Entrenamiento.
 Controlar necesidades y actuar.

Factores operacionales

 Recursos.
 Planificación y programación de
auditorías.
 Formatos formalizados.
Aptitudes de los auditores  Confidencialidad.