ENSAYO

Aplicación de Tablas de Retención Documental

Mi concepto de Tablas de Retención Documental (T.R.D.) es el listado de series con sus

correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades
administrativas de una entidad o institución, En cumplimiento de sus funciones, a las cuales
se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. ARCHIVO DE GESTIÓN,
ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO - ARCHIVO HISTÓRICO O PERMANENTE.
La TRD permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la
producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los
archivos de gestión, central, El histórico de las entidades. Según la Ley General de Archivos
(Ley 594-2000) en su artículo 24 expresa: Obligatoriedad de las tablas de retención: Será
obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar Las respectivas tablas de
retención documental.
La administración Central: Presidencia, Ministerios, Gobernaciones, Alcaldías. Los Entes
descentralizados ya sea por servicios como: * Establecimientos Públicos - * Empresas Social
del Estado –* Industriales y comerciales del Estado * Empresas de Economía Mixta - *
Entidades descentralizadas indirectas - * Unidades administrativas especiales E igualmente
los entes descentralizados por administración territorial tales como: * Comunas -*
Corregimientos Los cuerpos o instituciones Legislativos: * Senado de la República - * Cámara
de Representantes * Asambleas Departamentales - * Concejos municipales - Los
Organismos de Control: * Personería * Contraloría - * Procuraduría - * Veedurías - Los
Órganos de administración de Justicia: * Cortes * Consejo de la judicatura - * Fiscalía *
Juzgados. Las T.R.D. se basan en: La estructura orgánico-funcional de la entidad productora
para identificar Las series y subseries. Los períodos de retención en cada fase de archivo. La
presentación, aprobación, Difusión, aplicación y actualización. Tiene sus ventajas; Facilitan
el manejo de la información. Racionalizan la producción documental, Permiten brindar un
servicio eficaz y eficiente Facilitan el control y acceso a los documentos, Garantizan
conservación de documentos históricos. Regulan transferencias primarias y secundarias,
Racionalizan procesos administrativos Archivísticamente facilitan todos los procesos.

El Archivo General de la Nación ha definido 5 etapas así:

1. Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales
2. Análisis e interpretación de la información recolectada
3. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su
aprobación.
4. Aplicación 5. Seguimiento y actualización de las Tablas de retención Documental.