Mariana Moreno González

Unidad 2. Auditoría de la dirección Informática

La Auditoría en informática se refiere a la revisión práctica que se realizas obre los
recursos informáticos con que cuenta una entidad con el fin de emitir un informe o
dictamen sobre la situación en que se desarrollan y se utilizan esos recursos.

El propósito de la revisión de la auditoría en informática, es el verificar que los recursos,

es decir, información, energía, dinero, equipo, personal, programas de cómputo y
materiales son adecuadamente coordinados y vigilados por la gerencia o por quien ellos
designen.

2.1. Examen de organigrama.

Todo organismo debe desarrollar una estructura organizativa qué atienda el

cumplimiento de la misión y objetivos, la que deberá ser formalizada en un Organigrama.
La estructura organizativa, formalizada en un organigrama, constituye el marco formal
de autoridad y responsabilidad en el cual las actividades que se desarrollan en
cumplimiento de los objetivos del organismo, son planeadas, efectuadas y controladas.

Lo importante es que su diseño se ajuste a sus necesidades, esto es que proporcione el

marco organizacional adecuado para llevar a cabo la estrategia disertada para alcanzar
los objetivos fijados. Lo apropiado de la estructura organizativa podrá depender, por
ejemplo, del tamaño del organismo. Todo organismo debe complementar su
organigrama, con un manual de organización, en el cual se debe asignar la
responsabilidad, las acciones y los cargos, a la par de establecer las diferentes
relaciones jerárquicas y funcionales para cada uno de estos.

El Ambiente de control se fortalece en la medida en que los miembros de un organismo

conocen claramente sus deberes y responsabilidades. Ello impulsa a usar la iniciativa
para enfrentar y solucionar los problemas, actuando siempre dentro de los límites de su
autoridad. Existe una nueva tendencia de derivar autoridad hacia los niveles inferiores,
de manera que las decisiones queden en manos de quienes están más cerca de la
operación. Un aspecto crítico de esta corriente es el límite de la delegación: hay que
delegar tanto cuanto sea necesario, pero solamente para mejorar la probabilidad de
alcanzar los objetivos.

Toda delegación conlleva la necesidad de que los jefes examinen y aprueben, cuando
proceda, el trabajo de sus subordinados y que ambos cumplan con la debida rendición
de cuentas de sus responsabilidades y tareas. También requiere que todo el personal
conozca y responda a los objetivos de la organización. Es esencial que cada integrante
de la organización conozca cómo su acción se interrelaciona y contribuye a alcanzar los
objetivos generales.

Para que sea eficiente un aumento en la delegación de autoridad se requiere un elevado

nivel de competencia en los delegatarios, así como un alto grado de responsabilidad
personal. Además, se deben aplicar procesos efectivos de supervisión de la acción y los
resultados por parte de la dirección.
Ejemplo de un Organigrama
2.2. Revisión de la documentación relacionada con la dirección.

La revisión de la documentación de las empresas y la de los trabajadores, es un elemento

clave en las auditorías sociales. En combinación con las entrevistas a los trabajadores,
la revisión ayudará a los auditores a obtener una idea más clara sobre las condiciones
de trabajo y empleo de la empresa auditada, incluyendo los salarios y deducciones, las
horas de trabajo y quejas levantadas por los trabajadores.

Generalmente, los auditores revisan una variedad de documentos; incluyendo

comprobantes de pago, políticas y procedimientos empresariales, contratos laborales, y
otros documentos relevantes en el monitoreo de las condiciones de empleo de los
trabajadores de la empresa. Cuando una auditoría cubrirá los temas de contratación y
reclutamiento justo, la revisión debería ser más profunda y extensa. Se profundiza la
revisión de dicha documentación, con el fin de examinar a mayor nivel de detalle las
condiciones de reclutamiento y empleo que enfrentan los trabajadores migrantes. Ésta
se lleva a cabo de una manera más extensa; y su alcance va más allá de la instalación
y su fuerza laboral, ya que incluye una revisión de las operaciones de los intermediarios
laborales, y los trabajadores reclutados y manejados por dichos intermediarios. Es por
eso que, una auditoria de contratación justa, es más minuciosa y amplia.

Hay muchas acciones que pueden tomas las marcas para integrar los principios de
contratación justa en esta fase de la auditoría. Más abajo, se encuentra un listado de los
tipos de documentos que se pueden revisar, además de una explicación de lo que se
debería buscar. Las instrucciones están divididas en dos secciones: primero,
documentos de la empresa (marca o proveedor) que pueden revisarse; y segundo,
documentos relacionados a los intermediarios que también se deberían examinar.

DOCUMENTOS DE LA EMPRESA

1. Una copia de los contratos firmados entre la empresa y cada uno de los
intermediarios que proveen trabajadores migrantes a la empresa.

Revisar los contratos para asegurarse de que éstos especifican las obligaciones
relacionadas con lo siguiente:
 o Servicios proveídos por el intermediario laboral
o Gastos y honorarios pagados por la empresa y el intermediario laboral
o Honorarios de reclutamiento
o Prohibición de trabajo forzoso y trata de personas
o Sanciones por falta de cumplimiento con los términos de los contratos, en
relación a los derechos laborales y humanos
o Descripción detallada sobre la cantidad y el tipo de deducciones hechas por la
empresa o por el intermediario.

2. Un listado completo de todos los trabajadores huéspedes y migrantes empleados

en la empresa

Al revisar este listado, es necesario asegurarse de que la siguiente información es

incluida:

o Nombres completos y número de identificación de cada trabajador

o Terminal o departamento de trabajo y horario laboral
o Fecha de contratación
o Nombre de los intermediarios (en ambos, país de origen y destino)
o Dirección e información de contacto en el país de origen
o Información de contacto en caso de una emergencia.

3. Un listado completo de todos los intermediarios que proveen trabajadores

migrantes a la empresa, y otra documentación

Por cada intermediario, asegurarse de revisar lo siguiente:

o Información de contacto completa

o Información sobre las licencias y acreditaciones del intermediario
o Información sobre las licencias y acreditaciones de cualquier subcontratista o
sub-agente utilizado por el intermediario
o Historial de las acciones tomadas por la empresa para la selección,
contratación y evaluación de los intermediarios laborales.
 4. Todas las políticas relevantes de la empresa y su manual de procedimientos
operativos

La revisión de las políticas y procedimientos de una empresa, tiene dos propósitos

básicos:

1) Puede ayudar a examinar el marco de políticas que han sido adoptadas por la
instalación, para enfrentar los principales problemas laborales relacionados con
los trabajadores migrantes
2) Puede proporcionar información sobre los procedimientos desarrollados por la
instalación, para abordar problemáticas de recursos humanos y laborales en el
lugar de trabajo.

Revisar estos materiales – incluyendo políticas de recursos humanos y códigos de

conducta – para evaluar el compromiso de la empresa en cuanto a:

 La prohibición del trabajo forzoso y la trata de personas, y todas las formas de

engaño y coerción en el reclutamiento, la contratación y el manejo de trabajadores
migrantes;
 Trato justo de los trabajadores en relación a:
o Remuneración
o Horas de trabajo
o Horas extras
o Derechos a baja (por ejemplo, por maternidad o razones médicas)
o Membresía en sindicatos
o Alojamiento
o Beneficios y seguro social
 La contratación de intermediarios comprometidos a no cobrar ningún horario o
gasto a los trabajadores por reclutamiento.
 La prohibición de la confiscación o retención de pasaportes u otros documentos
de valor de los trabajadores.

Si la retención de dichos documentos es requerida por ley, o solicitada por los

trabajadores, revisar los procedimientos de la empresa, para asegurarse de que ésta,
tiene un mecanismo claro y transparente que garantizar que los trabajadores pueden
tener acceso a sus pertenencias en el momento que los requieran.

La prohibición de:

 La colección de depósitos o fianzas durante el reclutamiento o durante la relación

de empleo
 Horas extras obligatorias o no voluntarias que sobrepasan los límites establecidos
por las leyes nacionales
 Sanciones disciplinarias que utilizan el trabajo forzoso u obligatorio como castigo
por infracciones en el lugar de trabajo.

Prácticas de recursos humanos relacionadas con el reclutamiento, contratos laborales,

salarios, y horas de trabajo; las cuales contribuyen a minimizar el riesgo de trabajo
forzoso o la trata de personas.

Garantías de libertad de movimiento y libertad personal de los trabajadores, en las

residencias operadas por los empleadores.

Desarrollo progresivo de un proceso eficaz de selección y contratación de intermediarios

laborales responsables, que incluya herramientas y metodologías de evaluación
rigorosas.

5. Archivos de personal de un número representativo de los trabajadores migrantes

Cuando sean revisados los archivos de personal de los trabajadores migrantes, hay que
asegurarse de recolectar la siguiente información:

 Una copia del pasaporte del trabajador o carnet de identificación nacional

 El nombre e información de contracto del intermediario laboral
 Información de contacto en caso de una emergencia
 Notificaciones disciplinarias, si aplica
 El Contrato laboral firmado.
Revisar los contratos laborales de cada trabajador migrante, para asegurarse de que las
provisiones sobre los salarios cumplen con los estándares mínimos legales, o de la
industria. Además, los contratos laborales deberían:

Detallar claramente las circunstancias bajo las cuales los trabajadores pueden dejar su
empleo sin sanción, siempre con notificación de tiempo razonable.

Especificar los derechos y responsabilidades de los trabajadores en cuanto a:

 Salarios
 Horas de trabajo
 Días libres y bajas anuales
 Procedimientos disciplinarios que pueden resultar en el despido.

Los contratos no deberían contener ninguna indicación de substitución o alteración de

las provisiones originales, realizadas con el fin de crear condiciones menos favorables
para el trabajador.

6. Archivos de personal de trabajadores migrantes despedidos o de trabajadores que

han renunciado.

Revisar los archivos de personal de todos los trabajadores migrantes despedidos o de

trabajadores que han renunciado. Asegurarse de revisar todos los puntos anteriores, y
en especialmente los procedimientos de quejas y disciplina.

Los archivos de personal de los trabajadores despedidos deberían incluir la razón precisa
y el detalle del despido, además de la documentación de la indemnización, cuando esta
es requerida por ley.

Asegurarse de que los archivos no incluyan ninguna evidencia de violencia, intimidación,

acoso, amenazas o abuso verbal o físico en el lugar de trabajo.
 7. Comprobantes de pago de los trabajadores migrantes

Revisar los comprobantes de pago de los trabajadores migrantes para asegurarse que:

 Los salarios corresponden con los salarios mínimos establecidos por la ley o la
industria, y con los salarios de los ciudadanos que trabajan en el mismo tipo de
trabajo o sección
 Los cálculos de salarios son claros y transparentes. No debe de existir ninguna
evidencia de deducciones ilegales o no autorizadas.

Revisar los records relacionados con los anticipos o prestamos, proveídos a los
trabajadores migrantes. Asegurarse que:

 Cumplan con la ley

 Las tasas de interés no sean excesivas
 Los términos de pago sean justos
 Los records indiquen que previo al préstamo, hubo un acuerdo escrito y firmado
por los dos partes, sobre los términos y condiciones del préstamo y los pagos.

Cuando la empresa es requerida por ley, o solicitada por el trabajador mismo, a remitir
su pago o parte de él, a terceros; revise los registros pertinentes para garantizar que:

 Se indica que esto se está haciendo con el previo conocimiento y pleno

consentimiento del trabajador.
 El trabajador recibe un comprobante de la cantidad completa remitida.

DOCUMENTOS DEL INTERMEDIARIO LABORAL

Los intermediarios laborales podrían no estar en el sitio durante la auditoria de una

empresa. Para asegurarse de que recibirá los documentos necesarios para llevar a cabo
una revisión completa, hay que considerar contactar al intermediario previamente a su
visita. Hay que pedir a los intermediarios que tengan lista la siguiente documentación:

1. Una copia de la/s licencia/s del intermediario laboral para operar en los
países donde reclutan a los trabajadores migrantes y en el país donde
colocan a trabajadores.
2. Una copia del contrato firmado entre el intermediario y la empresa.
3. Un listado completo de los trabajadores huéspedes y migrantes proveídos
a la empresa.
 Al revisar este listado, hay que asegurarse de que este listado
coincide con el proveído por la empresa. Este debe incluir la
siguiente información:
 Nombres completos y número de identificación de cada trabajador;
 Terminal o departamento de trabajo y horario laboral;
 Fecha de contratación;
 Nombre del intermediario (en ambos, país de origen y destino);
 Dirección e información de contacto en el país de origen; y
 Información de contacto en caso de una emergencia
4. Un listado completo de todos los subcontratistas o sub-agentes utilizados
para proveer trabajadores a la empresa
5. Un intermediario laboral que opera en un país de destino y que coloca a
trabajadores en la instalación, puede realmente estar operando a través de
una red extensiva de intermediarios subcontratados o sub-agentes en los
países de origen o destino. Es importante asegurarse de que cada una de
estas entidades esté operando de acuerdo a la ley y que respeta los
derechos de los trabajadores que ayudan a colocar en la empresa. En el
momento de la revisión de documentos, se deben adquirir lo siguiente:
 Una copia de la licencia de operación de cada subcontratista o sub-
agente correspondiente a cada jurisdicción donde reclutan
trabajadores.
 Copias de los contratos firmados entre el intermediario y sus
subcontratistas y sub-agentes;
 Los nombres e información de contacto de cada subcontratista y
sub-agente; y
 Un listado de los trabajadores reclutados por cada subcontratista.
Si el intermediario laboral también actúa como el empleador o gerente de los
trabajadores migrantes en su lugar de trabajo, se tendrían que revisar los documentos
relacionados con las funciones; de modo que se obtenga más información sobre las
políticas y prácticas de los intermediarios sobre los recursos humanos y otros asuntos.
Esto puede hacer más compleja la auditoría. La revisión de documentos ayudará a
determinar si los trabajadores migrantes reciben las protecciones que merecen.

Archivos de personal de un número representativo de los trabajadores migrantes

Al revisan los archivos de personal de los trabajadores migrantes, asegurarse de que se

recolecta la siguiente información:

 Una copia del pasaporte o carnet de identificación nacional

 El nombre e información de contracto del intermediario laboral
 Información de contacto en caso de una emergencia
 Notificaciones disciplinarias, si aplica
 Contrato laboral firmado

Revisar los contratos laborales de cada trabajador migrante para asegurarse de que las
provisiones sobre los salarios cumplen con los estándares mínimos legales o de la
industria. Además, los contratos laborales deberían:

 Detallar claramente las circunstancias bajo las cuales los trabajadores pueden
terminar su empleo sin sanción, con una notificación de tiempo razonable;
 Especificar los derechos y responsabilidades de los trabajadores en cuanto a:
o Salarios
o Horas de trabajo
o Días libres y bajas anuales
o Procedimientos disciplinarios que puedan resultar en el despido.

Los contratos no deberían contener ninguna indicación de sustitución o alteración de las

provisiones, con el fin de crear condiciones menos favorables para el trabajador.
2.3. Entrevistas a directivos.

La entrevista es una conversación entre dos o más personas, en la cual uno es el que
pregunta (entrevistador) y otra la que responde (entrevistado). Estas personas dialogan
con arreglo a ciertos esquemas o pautas de un problema o cuestión determinada,
teniendo un propósito profesional. Presupone la existencia de personas y la posibilidad
de interacción verbal dentro de un proceso de acción recíproca. Como técnica de
recolección va desde la interrogación estandarizada hasta la conversación libre, en
ambos casos se recurre a una guía que puede ser un formulario o esquema de
cuestiones que han de orientar la conversación.

EL ENTREVISTADO deberá ser siempre una persona que tenga responsabilidad y

conozca el área objeto de la auditoría. El entrevistado es la persona que tiene
conocimiento o alguna experiencia importante que transmitir.

EL ENTREVISTADOR es el que dirige la Entrevista debe dominar el dialogo, presenta

al entrevistado el tema principal, hace preguntas adecuadas y cierra la Entrevista.

La entrevista tiene un propósito definido como puede ser obtener información, darla,
guiar, dar o recibir indicaciones o recomendaciones.

Propósitos de la entrevista

Existen cuatro propósitos básicos y principales que cumple la entrevista en la auditoría:

1) Obtener información de los responsables de las operaciones u procesos objeto de

la auditoría
2) Facilitar la recolección de información
3) Establecer un acercamiento con el personal de la entidad, con el que se
interactuará durante el proceso de la auditoría (opiniones, sentimientos,
comportamientos.)
4) Permite aclarar preguntas, orientar la investigación y resolver las dificultades que
puede encontrar la persona entrevistada. Es una herramienta y una técnica
extremadamente flexible, capaz de adaptarse a cualquier condición, situación y
personas.
Ventajas de la entrevista

 La entrevista es una técnica eficaz para obtener datos relevantes y significativos

 La información que el entrevistador obtiene a través de la entrevista es muy
superior que cuando se limita a la lectura de respuestas escritas
 A través de la entrevista se pueden captar los gestos, los tonos de voz, los énfasis,
que aportan una importante información sobre el tema y las personas
entrevistadas.

Desventajas

 Limitaciones en la expresión oral por parte del entrevistador y entrevistado.

 Se hace muy difícil nivelar y darle el mismo peso a todas las respuestas, sobre
todo a aquellas que provienen de personas que poseen mejor elocuencia verbal,
pero con escaso valor informativo o científico.
 Es muy común encontrar personas que mientan, deforman o exageran las
respuestas y muchas veces existe un divorcio parcial o total entre lo que se dice
y se hace, entre la verdad y lo real.
 Muchas personas se inhiben ante un entrevistador y les cuesta mucho responder
con seguridad y fluidez una serie de preguntas.
 La habilidad del entrevistador estará en saber identificar y manejar estas
desventajas, de manera que no afecten el objetivo de la entrevista.

Tipos de Entrevista

Considerando la complejidad del tema a tratar se pueden identificar diferentes tipos de

entrevistas, entre los tipos más conocidos tenemos:

Entrevista estructurada

Llamada también formal o estandarizada. Se caracteriza por estar rígidamente

estandarizada, se plantean idénticas preguntas y en el mismo orden a varios
entrevistados. Por ejemplo, de una misma área de trabajo o que realizan actividades
similares, quienes deben escoger la respuesta entre dos, tres o más alternativas que se
les ofrecen. Para orientar mejor la entrevista se elabora un cuestionario, que contiene
todas las preguntas. Sin embargo, al utilizar este tipo de entrevista el entrevistador tiene
limitada libertad para formular preguntas independientes generadas por la interacción
personal.

Entre las ventajas que tiene este tipo de entrevista, se mencionan:

 La información es más fácil de procesar, simplificando el análisis comparativo.

 El entrevistador no necesita estar entrenado arduamente en la técnica.
 Hay uniformidad en la información obtenida.

Entre las desventajas se tienen:

 Es difícil obtener información confidencial.

 Se limita la posibilidad de profundizar en un tema que emerja durante la Entrevista.

Entrevista no estructurada

Es más flexible y abierta, aunque los objetivos de la investigación rigen a las preguntas,
su contenido, orden, profundidad y formulación se encuentran por entero en manos del
entrevistador. Si bien el entrevistador; sobre la base del problema, los objetivos y las
variables; elabora las preguntas antes de realizar la entrevista, modifica el orden, la forma
de encauzar las preguntas o su formulación para adaptarlas a las diversas situaciones y
características particulares de los sujetos de estudio.

Entre las ventajas de este tipo de entrevista se tienen:

 Es adaptable y susceptible de aplicarse a toda clase de sujetos en situaciones

diversas.
 Permite profundizar en temas de interés.
 Orienta posibles hipótesis y variables cuando se exploran áreas nuevas.

Entre sus desventajas se mencionan:

 Se requiere de mayor tiempo.

 Es más costoso por la inversión de tiempo de los entrevistadores.
 Se dificulta la tabulación de los datos.
  Se requiere mucha habilidad técnica para obtener la información y mayor
conocimiento del tema.

Preguntas de la entrevista

Durante la preparación de la entrevista se deben elaborar las preguntas claves que

guiarán la misma. Estas preguntas se deben centrar en el tema objeto de la auditoría y
de la entrevista misma, para esto es necesario conocer los diferentes tipos de preguntas
que se pueden utilizar en una entrevista.

Tipos de preguntas

El entrevistador puede hacer cinco clases de preguntas: preliminares o introductorias,

informativas, de análisis o de evaluación, y de admisión o confirmación.

En una entrevista, donde el objeto es obtener información, solo tres de las cinco clases
de preguntas deben ser normalmente utilizadas: Introductorias, informativas y preguntas
personales.

Si el entrevistador tiene razonable fundamento o causa para creer que el entrevistado no

está siendo honesto, preguntas de análisis o de evaluación pueden ser utilizadas.

Finalmente, si el entrevistador decide con razonable fundamento o causa que el

entrevistado está respondiendo con vacilación, puede utilizar preguntas de confirmación
o admisión.
2.4. Evaluación.

El campo de la auditoría informática está fundamentado en 2 aspectos que son la

evaluación del software y hardware.

El primero de ellos contiene el componente lógico de un sistema de información que va

desde las aplicaciones informáticas hasta la configuración de los campos que se utilizan
en el sistema de información. El segundo componente físico o hardware comprende
aquellos elementos físicos que intervienen en el sistema de información que comprenden
los registros físicos, los periféricos y el ordenador central. En estos, se incide en auditoría
sobre la salvaguarda de activos, en la referencia que existe entre el componente lógico
y el físico, esto es, en los tipos de custodia o requerimientos que comprenden todos los
elementos integrantes del sistema de información, para obtener la referencia de la
capacidad de memoria disponible.

La auditoría que se realiza en este departamento versa sobre los entornos de tecnologías
de la información, de cómo se desempeñan el hardware, y el software concatenados a
los elementos de comunicación que utilizan las organizaciones para el tratamiento
informático. Se puede conceptualizar de la siguiente manera: la auditoria de sistemas,
es el proceso sistemático de obtención objetiva y evaluación de evidencias relativas a
las declaraciones realizadas sobre sistemas informáticos y eventos (situaciones no
habituales), para averiguar el grado de correspondencia entre las declaraciones y los
criterios establecidos y comunicar los resultados a la alta dirección.

Se indica también que es el proceso de recolección y evaluación de evidencias utilizadas

para determinar cuándo un sistema informático salvaguarda sus activos, racionaliza sus
recursos, Si el componente físico es adecuado con el soporte lógico, si mantiene la
integridad de sus datos y ejecuta eficientemente los objetivos marcados por la
organización.

Los aspectos comunes a todos los departamentos auditados son:

 Examen metódico
Dado que es del todo imprescindible para proceder evaluar y verificar con éxito el
servicio objeto de estudio se debe establecer, un plan de trabajo sistematizado
 que permita llegar a conclusiones fundamentales. Normalmente esa actuación se
realiza mediante el contraste de ficheros, tomando como una base un campo de
referencia. Así se puede comparar un fichero de ventas con un fichero de gestión
de almacén utilizando un único código de transacción.
 Puntual y discontinuo
Puntual o auditoría de corte, ya que la misma se hace sin un previo calendario y
es discontinua en aras de buscar la independencia de quien la ejecuta respecto
de la empresa
 Verificación y evaluación de los entornos informáticos
No únicamente revisión, esto es, se acopian hechos para aportar valor añadido
asesorando y proponiendo mejoras sobre evidencia y puntos débiles.

Fuentes de Consulta

 http://cursos.aiu.edu/Auditor%C3%ADa%20Interna%20y%20Administrativa/PDF/
Tema%201.pdf
 http://cursos.aiu.edu/Introduccion%20a%20la%20Auditoria/PDF/Tema%203.pdf
 http://cursos.aiu.edu/Introduccion%20a%20la%20Auditoria/PDF/Tema%204.pdf
 https://helpwanted.verite.org/es/helpwanted/toolkit/revisi%C3%B3n-de-la-
documentaci%C3%B3n-0