PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código : PGD.

08

PROCEDIMIENTO PARA LA CONSULTA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO Versión : 04

CENTRAL E HISTÓRICO Página 1 de 7
Revisó: Director de Certificación y Gestión Documental Fecha de aprobación: Septiembre 30 de 2008
Auxiliar de Archivo Aprobó: Rector Resolución No. 1699
Coordinación de Calidad

OBJETIVO ALCANCE

Establecer la secuencia de actividades necesarias para la consulta de Aplica para el archivo de todos los documentos que sean tramitados por
documentos del Archivo Central e Histórico de la Universidad. las UAA de la Universidad Industrial de Santander.

NORMATIVA

 Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos

DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

 Archivo: Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o
entidad, en el transcurso de su gestión, conservados para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los
ciudadanos, o como fuentes de la historia.

 Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras
u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

 Archivo Central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta
no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

 Archivo Histórico: Es aquel que se transfiere desde el Archivo Central los documentos de conservación permanente
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DEFINICIONES

 Ciclo vital de los documentos: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la Oficina (Archivo de
gestión) y su conservación temporal (Archivo central), hasta su eliminación o integración a un archivo permanente (Archivo histórico).

 Conservación Total: Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su
contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su
actividad y trascendencia.

 DCGD: Dirección de Certificación y Gestión Documental.

 Formato Único de Inventario Documental : Instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo (archivo de
una entidad), siguiendo la organización de las series documentales, con el fin de asegurar el control de los documentos en sus diferentes fases.

 Formato Relación Consulta de Documentos: Instrumento que especifica los archivos a consultas por las UAA en el Archivo Central e Histórico de la
Universidad.

 Consulta: Es el acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contiene. La consulta garantiza el derecho que
tienen los usuarios (ciudadanos, Unidades Académico Administrativas, entes de control, etc.) de acceder a la información que se encuentra en los
documentos de archivo y también de obtener copias, si son necesarias.
 UAA: Unidades Académico Administrativas

CONSIDERACIONES

 Los documentos resguardados en la Dirección de Certificación y Gestión Documental no están en condiciones de prestamos, solo se podrán consultar y
en caso requerido fotocopiar por las UAA que requieran el servicio.

 La consulta será realizada por un funcionario adscrito a la UAA productora de los documentos.

 La documentación del Archivo Central e Histórico puede ser requerida por las Unidades Académicas y Administrativas y por cual quier persona interna o
externa a la Universidad Industrial de Santander.

 El acceso a la documentación es libre salvo cuando normativamente esté reservada o clasificada e incluida en el respectivo Ín dice de Información
Clasificada y Reserva.
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CONSIDERACIONES

 Toda consulta debe ser registrada por el funcionario encargado del Archivo Central e Histórico.

 La consulta de la documentación del Archivo Central e Histórico se realiza en los espacios adecuados para ella; no está permitido el ingreso a los
depósitos de archivo.

 La consulta se atenderá en los horarios laborales establecidos en la UIS.

 Se podrá restringir o suspender el servicio de consulta en el caso de actividad de fumigación o cese laboral autorizado.

 La posibilidad reprográfica depende del estado de conservación de los documentos.

 Los costos de reprografía de documentos será fijada mediante Resolución rectoral.

 No se permite modificar, dañar o mutilar los documentos de consulta del Archivo Central e Histórico.

 El funcionario encargado del Archivo Central e Histórico garantizará la seguridad de la información y para ello estará obligado a impedir la salida de los
documentos de la Institución y a revisar los documentos prestados, una vez los entregue el usuario.

 La salida de los documentos de archivo solo será aceptada para atender a su restauración o para participar de una exposición cuyo guion haya sido
aceptado por la Dirección de Certificación y Gestión Documental.

 No se autoriza el ingreso al Archivo de mecanismos de copia tales como celulares, cámaras fotográficas, USB, scanner, tablet, discos externos, celulares,
etc. La USB solo se autoriza para registrar las imágenes solicitadas al funcionario del archivo. No se permite al usuario hacer reprografía de los
documentos del Archivo Central e Histórico.

 El usuario debe cuidar los documentos que son patrimonio de la UIS y de toda la comunidad y hacer un uso correcto de los bienes muebles o inmuebles
de la dependencia.
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Inicio/Fin Actividad Dec isión Documento Procesamiento en S.I. o Procedimiento predefinido Conector Conector de página
intranet

DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE

REFERENCIA

Inicio

Académica y/o
1.Requiere consulta de los Administrativa
documentos del Archivo 1. Requiere consultar los documentos del Archivo Central
(UAA),
Central
Entidad o
Persona particular

¿El documento es No
requerido por entes
externos?

Sí
2.Realiza solicitud escrita a 2. Realiza solicitud escrita a la UAA productora de los Entidad o
la UAA productora de los documentos. Persona particular
documentos

Solicitud a la UAA
productora de los
documentos

Formato Único de
3. Consulta copia del 3. Consulta la copia del Formato Único de Inventario Unidad Académica y/
Inventario
formato Único de Documental FGD.15, devuelta por la DCGC, en donde constan o Administrativa
Inventario Documental Documental
todos los elementos de información para facilitar la recuperación (UAA)
FGD.15 FGD.15
de los documentos. Formato
Relación de
4. Informa del requerimiento de consulta y/o retiro de material a Unidad Académica y/
4. Informa del Consulta de
requerimiento de los la Dirección de Certificación y Gestión Documental o Administrativa
Documentos
documentos a la DCGD diligenciando el formato FGD.39 llevándolo a la Dirección de (UAA)
FGD.39
Certificación con copia a la Unidad.
1

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DIAGRAMA DE FLUJO
5. Verifica tipo de
almacenamiento y
ubicación del documento
No El documento
solicitado está
microfilmado?
Sí
6. Determina el Número
del Rollo a consultar
7. Consulta el documento
en el respectivo rollo
Fin
2
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DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE
RESPONSABLE
REFERENCIA
5. Consulta el Formato Único de Inventario Documental Formato Único de
Auxiliar de Archivo y
FGD.15 para verificar forma de almacenamiento y ubicación de Inventario
Gestión Documental
los documentos solicitados por la UAA. Las posibles formas de Documental
almacenamiento son microfilmación y conservación total. FGD.15
6. Realiza la consulta en el listado de los documentos Jefe UAA
Microfilmados y determina el número del rollo a inspeccionar.
Auxiliar de Archivo
7. Consulta el documento en el respectivo rollo por medio del y Gestión
lector de microfilm y de ser necesario se dará una copia del Documental
documento al encargado de la UAA. Encargado UAA
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DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE

RESPONSABLE
REFERENCIA

8. Realiza búsqueda del 8. Realiza búsqueda del documento en el Archivo Central de la Auxiliar de Archivo y
documento en el Archivo Universidad. Gestión Documental
Central

9. Realiza la consulta y/o fotocopia del documento dentro de las Unidad Academica y
9. Realiza la consulta y/o instalaciones del Archivo Central. En cuyo caso la Unidad deberá Administrativa (UAA)
fotocopia del documento aportar el papel para la copias. En ningún caso, el documento se Auxiliar de Archivo
retirará de esta oficina.

10. Devuelve el documento 10. Devuelve el(los) documento(s) a la ubicación original dentro Auxiliar de Archivo y
a su ubicación original del Archivo Central. Gestión Documental

11. Diligencia el formato de Informe de Visita / Asesoría de Auxiliar de Archivo Formato Informe de
11. Diligencia el formato Archivo FGD.14 donde se especifica la fecha de la consulta,
FGD.14
y Gestión Visita-Asesoría de
identificación completa del expediente, número total del folios, Documental Archivo
nombre y cargo de las persona que realiza la consulta. FGD.14

FGD.14

FIN
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CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
APROBACIÓN

Septiembre 30 de Creación del Documento

1 2008
Modificación punto 6. página 5. Cambio de posición de la pregunta de la página 6. Y cambio
2 Mayo 07 de 2013 de Posición de los puntos 13 y 14. Modificación del cargo de Auxiliar de Archivo a Auxiliar
de Archivo y Gestión Documental

3 Eliminación actividades 12 en adelante, debido al no préstamo de documentos. Cambio en

Mayo 26 de 2016 el nombre del documento.

4 Diciembre 04 de 2018 Se agrega en definiciones las UAA. Se añade documentos de salida para la actividad 2 y 11.