CURSO DE INDUCCIÓN

Gestión Eficaz del

Tiempo
REV18092018

Módulo 1
El tiempo como un recurso
limitado

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Contenido

CONTENIDO .................................................................................................... 2
INTRODUCCIÓN................................................................................................ 3
1. FUNDAMENTOS DE LA GESTIÓN DEL TIEMPO ......................................................... 4
2. CONCEPTOS ERRADOS EN LA GESTIÓN DEL TIEMPO ................................................. 7
3. REGLAS SOBRE EL ORDEN EN LAS TAREAS Y EL TIEMPO ........................................... 10
4. CONDICIONANTES ENTRE LOS HÁBITOS Y EL TIEMPO .............................................. 14
LISTA DE REFERENCIA ....................................................................................... 18

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Introducción

El día tiene 24 horas sin distinción para todos y se ha convertido en un activo

valioso para cumplir con retos personales, laborales y sociales. ¿Por qué algunos
pueden completar muchas tareas en ese tiempo y otras no? Es recurrente
escuchar la frase “no tengo tiempo” y la sensación de escasez que deriva de ella.
Sin embargo, la solución radica en cómo se gestiona el tiempo.

Así, como primer paso se debe analizar el modo en que se utiliza el tiempo, para
conocer las causas del problema y poder diseñar estrategias que permitan el
cumplimiento de cada una de las metas propuestas, considerando la importancia
de la voluntad y el cambio de hábitos para incluir o eliminar aquellas prácticas
que impactan en la gestión del tiempo.

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1. Fundamentos de la gestión del

tiempo

“El tiempo es oro” es una popular frase que hace referencia al valor que se le
atribuye al tiempo. Es un recurso que de acuerdo con Bustínduy (2015) posee
unas características relevantes que lo diferencian del resto:
 Equidad: el tiempo es un recurso socializado, en tanto
independientemente de la condición, todas las personas disponen de 24
horas, 1 440 minutos y 86 400 segundos al día.
 Gratuidad: es un recurso que no tiene costo.
 Inelasticidad: el tiempo no se acumula, ni ahorra, ni presta. En este
sentido, puede invertirse o gastarse.

Para Peter Drucker, el tiempo es definido como algo perecedero que no puede
ser almacenado, irremplazable e insustituible (Gan & Triginé, 2012).

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Así, en las organizaciones es relevante la gestión eficaz del tiempo propio y del
de los colaboradores, pues se traduce en un recurso en el que intervienen
distintos factores como la definición de objetivos, las prioridades, la información,
los métodos, la autodisciplina y el tratamiento de conflictos (Gan & Triginé, 2012),
convirtiéndose en necesaria la optimización y gestión de este recurso.

Un factor importante en la gestión del tiempo es

el entorno. Así, dimensiones sociales, geográficas,
económicas y culturales impactan en la relación
que cada persona tiene con el tiempo e intervienen
en la toma de decisiones con respecto a este. De
este modo, cada persona puede identificar
criterios y pautas de acción con respecto a las
formas de optimizarlo.

Actualmente para realizar una gestión eficaz del tiempo además de los objetivos
,

personales y profesionales que se quieran alcanzar, se debe tener en cuenta que,

gracias a procesos como la globalización y el auge de las tecnologías de la
información y la comunicación, se han producido cambios en las dinámicas y
relaciones existentes; desapareciendo las barreras de tiempo y espacio y creando
nuevas formas organizativas.

Así, ser eficiente implica el cómo hacer las cosas: conseguirlas con calidad,
usando menos recursos y en el menor tiempo posible. La eficacia en cambio
implica el qué hacer: conseguir resultados en relación al cumplimiento de metas
y objetivos. En suma, si gestionamos mejor nuestro tiempo, elevamos nuestro
nivel de productividad.

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Entre las diversas ventajas que se obtienen al realizar una administración y

gestión eficaz del tiempo, de acuerdo con Ballenato (2013) se pueden mencionar:

 El control de actividades y proyectos,

 la capacidad para establecer prioridades,
 la disminución de la tensión y el estrés,
 el incremento del tiempo libre y la mejora del
bienestar,
 el aumento de la eficacia para el logro de los
objetivos y
 el establecimiento de hábitos más saludables.

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2. Conceptos errados en la gestión del

tiempo
En este apartado se revisarán algunos de los principales mitos con respecto a la
gestión del tiempo, que pueden influir en la forma de actuar de cada persona.

Así, los principales cuatro mitos de acuerdo con Santandreu (2007) son:

a. La gestión del tiempo es considerada conducta obsesiva.

En este primer mito se define la obsesión como una preocupación
excesiva por algo y cuando esta obsesión impulsa a la realización de actos
extraños se le conoce como compulsión Así, las acciones compulsivas
suelen anclarse en el tiempo y aunque algunas pueden ser inofensivas,
otras tienen efectos perjudiciales. Las conductas obsesivo-compulsivas
relativas al tiempo pueden vencerse si se realizan algunas acciones como:

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 Concientizarse sobre esta conducta.

 Reconocer que puede producir más perjuicios que ventajas.
 Abandonar los hábitos que no traen beneficios.
 Darse cuenta de que nada pasa si se abandona.
 Considerar conductas menos estresantes.
 Repetir un nuevo patrón hasta que se convierta en neutral,
relajante y aceptado.

Todos, de una forma u otra, tenemos obsesiones con el tiempo. Por

ejemplo: enfadarse con los semáforos rojos, ver cómo otra hilera avanza
más que la suya o sentirse culpable por no hacer algo productivo los fines
de semana. En principio no es problemático, pero es preciso estar alerta
a estos síntomas que indican una excesiva preocupación por el tiempo.

b. La gestión del tiempo destruye la espontaneidad y la alegría.

Siguiendo con los mitos que considera Santandreu (2007), el no saber
gestionar el tiempo hace que las personas
pierdan situaciones y momentos a causa
de la desorganización. Al contrario, al
realizar una gestión del tiempo las
personas pueden disfrutar de los diversos
espacios y reconocer oportunidades
anticipadas. Así, la capacidad de
organización es una ventaja para
gestionar el tiempod e forma efectiva. Si en el pasado mes usted no se
comprometió al menos en dos actividades que disfruta, necesita aprender
a gestionar su tiempo para poder hacerlo regularmente en el futuro.

c. Puede que yo sea capaz de organizarme, pero mi empresa nunca

se organizará.

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Este mito se refiere a que se cree que no se puede extrapolar lo que

sucede en el ámbito personal con el laboral y empresarial. Esto puede
suceder por el temor al fracaso o por aceptar mayores responsabilidades.
Si bien siempre existirá incertidumbre en los escenarios de cambio, se
puede lograr un control del entorno gestionando su tiempo.

Las investigaciones han demostrado que, con independencia de la posición

que se ocupe en la empresa, cuanto más control tenga uno sobre la forma
en que realiza sus obligaciones, más satisfactorios resultan el trabajo y la
vida.

d. Un estilo sirve para todo. Este mito debe derrumbarse pues si bien existen
diversos modelos, formas o estrategias que se pueden aplicar, cada situación
tiene particularidades que necesitan adaptarse. Por ello, es importante adaptar
estas estrategias de gestión del tiempo a cada caso en particular.

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3. Reglas sobre el orden en las tareas

y el tiempo
El tiempo es un recurso intangible y también manejable. Esto último quiere decir
que se puede intervenir la forma en que se usa. Para ello, al optar organizarse y
realizar una gestión de este como estrategia se pueden encontrar cuatro formar
para lograrlo que son:

a. El principio de Pareto
Vifredo Pareto fue un famoso economista y sociólogo italiano que estableció a
principios del siglo pasado que la riqueza estaba desigualmente repartida en la
sociedad italiana de su tiempo: un 20% de la población poseía el 80% de los
bienes. En este sentido, su principio establece que los elementos críticos de
cualquier conjunto o sistema constituyen, por lo general, solo una minoría
(Ballenato,P, 2013)

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Este principio que es más conocido como regla del 80/20, parte de la observación
y se enfoca en que si se controla ese porcentaje minoritario se puede asegurar
la mayor parte del resultado que se obtendrá (Ballenato,P, 2013). Así, el 20% del
tiempo de trabajo de una persona contribuye al 80% de los resultados (estas no
tienen más pretensión que la de establecer órdenes de magnitud

b. El criterio ABC
Una forma ampliada y muy utilizada del principio anterior es la que se conoce
como «criterio ABC». Con relación al uso del tiempo, el criterio ABC recuerda que
una pequeña parte del tiempo de trabajo produce la mayor parte de los
resultados: el 15% de las actividades origina el 65% de estos. A este grupo se
llamará “A”. El siguiente grupo, denominado “B”, genera otro 20% de los mismos.
El 65% restante, el grupo “C”, tan solo aporta el 15% faltante.

El 15% de las actividades origina el 65% de los resultados.

A este grupo lo llamaremos “A”.
El siguiente grupo, al que llamaremos “B”, el 20%, genera
otro 20% de los resultados.
El 65% restante, el grupo “C”, tan solo aporta el 15% del
faltante. (Acosta, 2012).

Considerando esto, son las actividades localizadas en el grupo “A” las que deben
recibir prioridad absoluta pues su relevancia implica que se dedique tiempo
suficiente a ellas para obtener buenos resultados (Ballenato,P, 2013) Cuando se
trabaja en equipo, lo más probable es que sea el propio jefe quien deba ocuparse
directamente de este tipo de actividades.
Las tareas de tipo “B” son aquellos consideradas como importantes pero no de
inmediato, y probablemente tenderán a ser delegadas en más de una ocasión
(Ballenato,P, 2013).

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Por último, las tareas del tipo “C” pueden merecer la delegación, una ejecución
rápida (con el menor consumo de tiempo) o incluso el olvido. Estas pueden ser
las tareas rutinarias,

Tanto el principio de Pareto como el criterio ABC

enfatizan la importancia de atender
prioritariamente algunas de las actividades y evitar
otras menos rentables. La eficacia en la utilización
del tiempo estará marcada por la propia elección
de las actividades que se quieren atender, y
también se enfoca en la importancia de aprender
a priorizar

Haga una lista de actividades y clasifíquelas según su rentabilidad (alta, media,

baja), que puede ser financiera o emocional.

d. La ley de Parkinson

Esta ley explica por qué las cosas llevan más tiempo del que deberían: “Cualquier
trabajo se dilata indefinidamente hasta llegar a ocupar todo el tiempo disponible
para efectuarlo completamente” (Bustínduy, 2015).

A todos nos ha ocurrido alguna vez algo parecido: cualquier tarea insignificante
nos ha llevado mucho más tiempo del necesario, solo porque no teníamos alguna
otra tarea pendiente que limitase el tiempo dedicado a la primera.

Trabajar sin plazos, sin tener en cuenta la existencia de otras tareas que también
deben ser realizadas, supone un elevado riesgo.
Si se asigna una hora a una tarea, es casi seguro que llevará una hora hacerla,
cuando menos. Pero si se asigna solo media hora, posiblemente ocupará media
hora o poco más. Así, es determinante incluir límites de tiempo, teniendo en
cuenta las siguientes recomendaciones:

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Una programación corta, sin que se alcance el tiempo de máximo

rendimiento, conduce a la improvisación.

Una programación demasiado larga dará lugar a perfeccionismos

estériles.

Es importante saber ajustar a las tareas el tiempo necesario y adquirir

habilidades de negociación.

d. Las tres leyes de Murphy

En relación con lo expuesto por Acosta (2012)

las tres leyes de Murphy son:
Primera ley: “Nada es tan sencillocomo parece
al principio”.
Segunda ley: “Todo lleva más tiempo de lo que
se pensaba al principio”.
Así, la asignación de poco tiempo a una tarea
puede ser inconveniente. La tercera ley dice:
“Si algo puede ir mal, irá mal”.
Ante esto, la prevención juega un papel determinante pues ayudará a realizar
acciones que puedan anticipar posibles inconvenientes.

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4. Condicionantes entre los hábitos y

el tiempo
Aunque es posible relacionar que una tarea tiene un tiempo determinado para su
ejecución, en la realidad este tiempo puede ser afectado por diferentes
situaciones donde se realizan interrupciones, sustituciones y se priorizan algunas
tareas en relación con otras.
Así, observemos cuatro leyes que permitirán un análisis sobre los hábitos que
afectan la gestión eficaz del tiempo:

a. Primera ley
“El tiempo que requiere una tarea crece cuando la interrumpimos y la
reanudamos” (Acosta, 2012); es decir, las tareas se alargan al interrumpirlas.

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En este sentido, al realizar repetidas

interrupciones se puede perder la dirección de
la tarea que se estaba realizando, lo que implica
mayor tiempo pues el rendimiento tiende a bajar
en razón a las interrupciones realizadas. Esto
impacta directamente en la eficiencia y en el
estrés que genera el no poder consolidar las
tareas a causa de la postergación.
La interrupción no solo nos roba tiempo, sino que nos hace retroceder, y, a veces,
perder el hilo o parte de la tarea realizada.

b. Segunda ley
“Para una tarea corta siempre hay un minuto; para una larga nunca hay tiempo.”
(Acosta, 2012). Esta ley denota que para las pequeñas tareas siempre se
encuentra el tiempo necesario para realizarlas, sin embargo, para las más
complejas o importantes que requieren mayor dedicación se suelen encontrar
mayores tropiezos o interrupciones que dificultan conseguir el resultado
esperado.

c. Tercera ley
“Lo perfecto no resulta rentable.” (Acosta, 2012). Esta ley La experiencia permite
establecer un gráfico que recoge (de forma intuitiva) cómo varía el valor de un
trabajo cualquiera en función del tiempo que se le dedica. El gráfico es aplicable,
de igual forma, a un trabajo sencillo que a una tarea más compleja.

Así, la evolución del valor de la tarea depende del tiempo que se invierta en ella:
Inicialmente, la tarea va consumiendo tiempo sin variar, prácticamente, su valor,
que sigue siendo nulo. De modo progresivo, va apareciendo un valor cada vez
mayor en nuestro trabajo, que va tomando forma, aunque falte cosas; pero llega
un momento en que, visiblemente, a un determinado aumento de tiempo
dedicado a la tarea no le corresponde otro aumento proporcional del valor de lo
realizado.

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Si damos la tarea por terminada en un estado inicial, es evidente que el trabajo

queda incompleto. Resulta poco rentable, porque hemos obtenido poco valor del
trabajo realizado.

La última parte de la curva, donde la línea tiende de nuevo a buscar el horizontal,

es una zona que cabría denominar de “perfeccionismo”: el producto es cada vez
mejor, pero el esfuerzo que supone lograr esta mejora vuelve a resultar
claramente poco rentable. El cociente de valor/tiempo es, nuevamente, bajo. Esta
situación responde a la ley de Parkinson.

El valor de una tarea no crece proporcionalmente al tiempo que se le dedica, sino

que forma una curva en “S”.
Entre una y otra zona se encuentra lo que podríamos denominar zona de
eficiencia. Es la que buscamos de manera espontánea (e intuitiva) cuando
realizamos un trabajo con afán de calidad, pero somos conscientes de que
tenemos otros en espera.

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El punto de rentabilidad máxima vendría definido, matemáticamente, por la

tangente a la curva desde el origen. Para ese punto se hace máximo el cociente
valor/tiempo entre valor de la tarea y el tiempo invertido en ella. El razonamiento
seguiría siendo válido si en lugar del tiempo computáramos otro recurso, como
el dinero o el esfuerzo humano.

Se puede concluir que se hace fácil dedicar demasiado tiempo a tareas cortas y
poco importantes, y poco tiempo a otras largas que lo son mucho.
En resumen, la forma de mejorar nuestro uso del tiempo no está, como muchos
suelen suponer, en dedicar menos tiempo a cada actividad, sino en invertir en
cada una lo necesario, que a veces será más del que actualmente dedicamos (en
actividades largas e importantes), y en otros casos puede ser disminuido o
reducido a cero.

d. Cuarta ley
“La excelencia requiere dedicar cuatro veces
menos tiempo a lo que solo es urgente para poder
dedicar cuatro veces más tiempo a lo que sólo es
importante.” (Acosta, 2012). Esta ley denota que
depende de nuestra planificación del tiempo
aquello que se considera como urgente e
importante, y así poder gestionar y dedicar el
tiempo preciso a cada actividad planeada.

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Lista de referencia
Acosta, J. (2012). Gestión eficaz del tiempo y control del estrés. Madrid: ESIC
Editorial.

Ballenato,P, G. (2013). Gestión del tiempo: en busca de la eficacia. Madrid:

Ediciones Pirámide.

Bustínduy, I. (2015). La gestión del tiempo. Barcelona: Editorial UOC.

Gan, F., & Triginé, J. (2012). Gestión del tiempo. Madrid: Ediciones Díaz de
Santos.

Santandreu, E. (2007). Cómo conseguir el dominio del tiempo. Diario empresarial

nro 65, 4-9.

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