ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANO

ACTIVIDAD UNIDAD N°2

ETAPAS DEL PROCESO DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN

APRENDIZ
DIANA PAULINA BOTERO ALFONSO

TUTORA
CLAUDIA PATRICIA BLANCO FLOREZ

SENA
2019
1. Análisis y detección de las necesidades: En el marco de la convocatoria al
cargo de Secretaria Ejecutiva de la Empresa ORVIS Internacional, se necesita una
secretaria bilingüe con experiencia en relaciones interpersonales y atención al cliente,
con capacidad de ser discreta en el cargo, comprometida con sus funciones laborales
en materia de redacción de documentos, elaboración de informes, archivo de
documentos, elaboración de registros y demás funciones que le sean asignadas.

2. Reclutamiento: Para este proceso de selección se escoger a el reclutamiento

activo, entendiendo este como la posibilidad de encontrar perfiles directamente por sus
competencias, eficiente y eficazmente. Para esto se hace uso de herramienta con filtros
especializados, como por ejemplo un buscador dinámico por competencias, o el acceso
a repositorios institucionales a la hora de seleccionar candidatos y establecer un periodo
definido en el cual se reciben postulaciones para luego seleccionar aquellas personas
que harán parte del proceso de reclutamiento. Teniendo en cuenta la importancia del
cargo, se hará uso de la plataforma del Servicio Nacional de Empleo, para la
publicación de la oferta laboral, los detalles de la misma son los que siguen:
Secretaria Ejecutiva bilingüe

Funciones o actividades del contrato

Responder, filtrar y pasar llamadas telefónicas, tomar mensajes y ocuparse de las

solicitudes de información y de peticiones.

Recibir a los visitantes y guiarlos hacia las personas correspondientes.

Abrir, clasificar y repartir la correspondencia entrante, incluyendo los faxes y el

correo electrónico, y preparar respuestas a la correspondencia que contenga
preguntas rutinarias.

Leer y analizar los memorandos entrantes, las presentaciones y los informes para
determinar su importancia y planificar su reparto.

Escribir la correspondencia, memorandos, informes, presentaciones y otros

documentos a partir de borradores, copias manuscritas, dictados a máquina, etc,
por ejemplo, por medio de ordenadores con una serie de paquetes de software.

Archivar y recuperar documentos, correspondencia, registros e informes y

establecer sistemas de archivado.
 Gestionar y mantener los programas de los ejecutivos.

Competencias

Jornada laboral: 36, 40 o 48 horas semanales según disponibilidad de aspirante, Salario:

hasta $1.800.000 pesos /mensuales Entrenamiento de 4 semanas pagas a jornada de 8
horas • Nivel de inglés: B2- C1 (avanzado) • Bonificaciones por cumplimiento de
métricas. • Bono de contratación de $800.000 pesos.

Meses de experiencia 3 Número de vacantes 1

Candidatos para entrevistar 4 Cargo nuevo No

Tipo de salario A convenir

Salario mensual$ 828.116 - $ 1.000.000 Tipo de contrato Indefinido

Jornada de trabajo Completa Horario A CONVENIR

Lugar de ejecución

País Colombia
Departamento Bolívar
Municipio Magangué

Requerimientos especiales

¿Manejo de personal? No ¿Manejo de dinero? No

¿Manejo de equipos? No Libreta Militar Sin libreta
Estado civil Indiferente

Idiomas requeridos

Idioma
¿Debe ¿Debe ¿Debe
o
leerlo? hablarlo? escribirlo?
Dialecto

Inglés Avanzado Avanzado Avanzado

3. Recepción de candidaturas: Como ya se mencionó, el método de
reclutamiento utilizado para esta convocatoria, fue el método activo, haciendo uso de
la plataforma del Servicio Nacional de Empleo, para la publicación de la oferta laboral.
Los candidatos escogidos, fueron aquellos que dentro de las fechas establecidas se
postularon a la oferta virtual. Las candidatas fueron:

 Olga Martínez, 30 años de experiencia en cargos similares, no domina inglés y

usa eficientemente los recursos de ofimática.
 Luceli Sánchez, 30 años de experiencia en cargos similares, no domina inglés
y usa eficientemente los recursos de ofimática. P
 María Antonia Rojas, 25 años, conoce los recursos de ofimática, pero acepta
que no los domina por completo, domina el inglés y las nuevas tecnologías de
la información y la comunicación, tan sólo ha tenido una experiencia de 3
meses en cargos similares.
 Celmira Mejía Villadiego, 28 años, maneja a la perfección los recursos de
ofimática, las nuevas tecnologías de la información y la comunicación; nivel
C1 de inglés con certificado internacional; 5 años de experiencia en cargos
similares.

4. Preselección: Considerando el análisis y detección de necesidades realizado

previamente, se procede a escoger a las candidatas María Antonia Rojas y Celmira
Mejía Villadiego, quienes continuaran con el proceso hasta poder determinar la persona
idónea para ocupar la posición. La notificación de esta preselección se realiza vía
correo electrónico.

5. Pruebas: A la candidata María Antonia Rojas se le aplicará el test de Wartegg,

mientras que a la candidata Celmira Mejía Villadiego se le aplicará un test de
personalidad. (Para ver los detalles de estas pruebas, ver anexos A y B).

6. Entrevista: A continuación, se presentan los resultados de las entrevistas

realizadas a las dos candidatas.
 María Antonia Rojas

 ¿Por qué dejaste tu empleo anterior? Tuve algunos problemas con mi jefe que me
obligaron a renunciar.

 ¿Cuál es tu mayor defecto? Creo que la organización es uno de mis mayores

defectos, aunque estoy trabajando fuertemente por mejorar esta debilidad

 ¿Cuáles son tus pretensiones salariales? Considerando mi perfil, no aceptaría

menos de $1,500,000.

 ¿Ha cometido algún error profesional? No alcance el objetivo que tenía en la

empresa anterior de crear un manual de actividades y normas de etiqueta entre de
las secretarias. Pero considero que siempre habrá nuevas oportunidades de lograr
estas metas.

 ¿Por qué deberíamos contratarte a ti y no a otros candidatos? Considero que

cumplo con todos los requerimientos de la oferta y estoy dispuesta a dar los mejor
de mí.
 Celmira Mejía Villadiego

¿Qué sabe sobre nuestra empresa? Bueno, invertí tiempo en averiguar a qué se dedica la empresa
y creo que la conozco en sus generalidades. Gracias a las facilidades que da internet, fue muy
sencillo informarme e interactuar con la empresa mediante las redes sociales, antes de la
entrevista.

¿Cuál es tu mayor fortaleza? Considero que poseo buenas habilidades de comunicación y me

gusta el trato con la gente. Además, mi formación y mis logros profesionales respaldan mi
calificación para el puesto. Me considero un buen líder, sé motivar a un equipo para que dé lo
mejor de sí. Soy una persona curiosa a la que le gusta estar continuamente aprendiendo. También
soy una persona íntegra y honesta. Me gusta trabajar en equipo, me siento muy cómodo en un
ambiente corporativo. Me comprometo al trabajo y estoy dispuesto a hacer un esfuerzo extra
para lograr la excelencia en lo que hago. Soy consciente de mis objetivos y metas profesionales.
Me siento plenamente cómoda con el uso de las herramientas digitales necesarias para
desempeñar con éxito este rol. Por último, me gustaría señalar que soy una persona positiva y
perseverante, que no se deja abatir por los obstáculos ni los desafíos.

¿Qué éxitos laborales destacaría? Durante mi última experiencia laboral, por iniciativa propia
inicie un proceso de mejora en la eficiencia de la empresa mediante la actualización de diversas
bases de datos, lo cual me permitió recibir varias bonificaciones anuales por el gran desempeño
de mis funciones, recibiendo varios elogios de la gerencia por la toma de iniciativas dentro de
la oficina.

¿Qué hizo mientras estaba desempleado/a? Aunque solo estuve desempleada durante 1 mes,
debido a la reestructuración organizacional que ya le comenté, aproveche este tiempo para
aumentar y perfeccionar mis conocimientos en el manejo de base de datos, ya que como también
mencione, fue uno de mis mayores logros en la anterior empresa, y considero que es una
herramienta muy poderosa para ayudar a que las organizaciones alcancen sus objetivos
misionales.

¿Está en otros procesos de selección? Siendo muy sincera, si he sido llamada a otros
procesos de selección, pero el trabajo que realmente me interesa en este momento es el
que ustedes me ofrecen, no solo a que mis características se ajustan a lo que piden sino
también porque lo que ofrecen es exactamente lo que busco.
 7. Valoración y decisión: En razón a que no todos los candidatos son iguales y
por lo tanto las entrevistas tampoco son iguales; es necesario que, una vez realizadas
las entrevistas personales, se dedique un tiempo prudencial a analizar y valorar los pros
y los contras de cada una de las candidatas entrevistadas, compararlas con el perfil
profesiográfico y como dicho perfil se ajusta a las necesidades del puesto. A
continuación, se hace el resumen del perfil profesiográfico.

PERFIL PROFESIOGRAFICO
ASPIRANTE
CONDICIÓN DETALLE MARIA CELMIRA
ANTONIA MEJIA
ROJAS VILLADIEGO
INFORMATICA NO SI
MECANOGRAFIA SI SI
CALIGRAFIA SI SI
MANEJO DE
SI SI
ARCHIVO
PROFESIONAL
IDIOMAS
SI SI
EXTRANJEROS
CAPACIDAD
NO SI
ORGANIZACIÓN
CULTURA SI SI
CONFIDENCIALIDAD SI SI
FIRMEZA Y
NO SI
SEGURIDAD
PACIENCIA SI SI
INICIATIVA,
DINAMISMO Y SI SI
PROACTIVIDAD
EFICIENCIA SI SI
COOPERACION SI SI
ACTITUDINALES AMABILIDAD SI SI
TACTO SI SI
ELEGANCIA NO SI
RESPONSABILIDAD SI SI
PUNTUALIDAD NO SI
ORDEN SI SI
HONRADEZ SI SI
LIMPIEZA SI SI
PULCRITUD SI SI
CRITICA SI SI
8. Contratación: En primer lugar, después de tomar la decisión de contratar a la
candidata Celmira Mejía Villadiego, debido a su desempeño durante todas las fases
previas del proceso de reclutamiento y selección, así como a su perfil profesional y
experiencia laboral, se procede a notificar, vía correo electrónico, a la candidata de que
ha sido elegida para ocupar la posición de secretaria ejecutiva bilingüe y solicitar que
proporcione toda los soportes de la documentación necesaria para poder formalizar el
contrato. Es muy importante también notificar al resto de candidatos acerca del fin del
proceso y agradecerles su participación. A continuación, se debe realizar una correcta
afiliación del futuro empleado a la Seguridad Social. También hay que señalar que el
contrato debe reflejar los datos del trabajador y la empresa, además especificar tipo de
contrato, duración, el cargo a desempeñar, salario y beneficios económicos a percibir.
9. Incorporación: Ya firmado el contrato, durante los primeros días de trabajo,
la nueva empleada deberá asistir a un proceso de inducción donde en primer lugar se
le informará de los procesos, políticas, normas y toda información general que le
permita adaptarse rápidamente a su nuevo ambiente de trabajo. Para esta primera etapa
se asignará como mentor a una integrante del equipo de Talento Humano, Lady Rueda,
quien hará un seguimiento constante, socializara con los demás empleados y resolverá
cualquier inquietud que tenga la nueva empleada. Ya en relación a la adaptación a su
nuevo puesto de trabajo, para facilitar una rápida apropiación de las diferentes
funciones, tareas, horarios y demás relacionados, se propone la lectura del manual de
funciones y actividades del puesto y el acompañamiento de personal calificado y que
ejerza funciones similares.
10. Seguimiento: Como último paso, después del primer mes de trabajo se
propone realizar la encuesta de evaluación de desempeño laboral, descrita en el anexo
C, con el propósito de que el jefe directo de la empleada de retroalimentación sobre las
fortalezas, debilidades y posibilidades de mejora para aumentar la productividad de la
empleada. Conjuntamente, también al cumplir el primer mes de trabajo se evaluará la
satisfacción de la empleada con respecto a varias situaciones de su entorno laboral,
buscando mejorar dicho entorno y proporcionar el mejor ambiente posible para que
cada empleado desarrolle sus actividades de la mejor manera posible.
 ANEXOS

A. TEST DE WARTEGG

Nombres y Apellidos: María Antonia Rojas Fecha: 24 de septiembre de 2019

Edad: 25 años Sexo: Femenino

Instrucciones:

Dibuje en el orden que desee completando la figura en cada recuadro, colocar el orden en
el cuál fue dibujado y un título para cada uno.
Títulos

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.
 B. TEST DE PERSONALIDAD

1. ¿Crees que el día no tiene bastantes horas para todas las cosas que deberías hacer?

Sí

No

2. ¿Siempre te mueves, caminas o comes con rapidez?

Sí

No

3. ¿Te sientes impaciente por el ritmo al que se desarrollan los acontecimientos?

Sí

No

4. ¿Acostumbras a decir: "Ah, ajá" o "sí, sí, sí", "bien, bien", cuando te habla una

persona apremiándola inconscientemente a que acabe de decir lo que tiene que decir?

Sí

No

5. ¿Tienes tendencia a terminar las frases de otras personas?

Sí

No
6. ¿Te sientes exageradamente irritado incluso rabioso cuando el coche que te precede

en una carretera circula a una velocidad que consideras demasiado lenta?

Sí

No

7. ¿Consideras angustioso tener que hacer cola o esperar turno para conseguir una mesa

en un restaurante?

Sí

No

8. ¿Encuentras intolerable ver cómo otras personas realizan tareas que sabes que se

pueden hacer más deprisa?

Sí

No

9. ¿Te impacientas contigo mismo si te ves obligado a realizar tareas repetitivas

(rellenar formularios, firmar talones, lavar platos, etc.), que son necesarias pero te

impiden hacer las cosas que te interesan realmente?

Sí

No
10. ¿Eres de esas personas que leen a toda prisa o intentan siempre conseguir resúmenes

o sumarios de obras literarias realmente interesantes y valiosas?

Sí

No

11. ¿Te esfuerzas por pensar o hacer dos o más cosas simultáneamente? Por ejemplo,

mientras intentas escuchar la conversación de una persona, sigues dando vueltas a

otro tema sin ninguna relación con lo que escuchas.

Sí

No

12. ¿Mientras disfrutas de un descanso, continúas pensando en tus problemas laborales,

domésticos o profesionales?

Sí

No

13. ¿Tienes el hábito de acentuar excesivamente varias palabras que consideras clave en

tu conversación o la tendencia a decir las últimas palabras de tus frases más

rápidamente que las palabras iniciales?

Sí

No
14. ¿Encuentras difícil abstenerte de llevar cualquier conversación hacia los temas que te

interesan y cuando no lo consigues, pretendes escuchar pero en realidad sigues

ocupado en tus propios pensamientos?

Sí

No

15. ¿Te sientes vagamente culpable, cuando descansas y no haces nada durante varias

horas o varios días?

Sí

No

16. ¿Intentas siempre programar más y más cosas en menos tiempo, y al hacerlo así dejas

cada vez menos margen para los imprevistos?

Sí

No

17. Al conversar, ¿das con frecuencia puñetazos o palmadas en la mesa, o golpeas con un

puño la palma de la otra mano para dar más énfasis a un punto particular de la

discusión?

Sí

No
18. ¿Te sometes a ciertos plazos en tu trabajo que con frecuencia son difíciles de

cumplir?

Sí

No

19. ¿Aprietas con frecuencia las mandíbulas, hasta el punto que te rechinan los dientes?

Sí

No

20. ¿Llevas con frecuencia material relacionado con tu trabajo o tus estudios a tu casa por

la noche?

Sí

No

21. ¿Acostumbras a evaluar en términos numéricos no sólo tu propio trabajo, sino

también las actividades de los demás?

Sí

No

22. ¿Te sientes insatisfecho con tu actual trabajo?

Sí
No
 C. FORMATO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL

UNIDAD/DPTO.------------------------------------------------ÁREA/SERV.------------------
EVALUADO-----------------------------------------------------------------------------------------
PUESTO--------------------------------------------- FECHA DE INGRESO------------------
EVALUADOR--------------------------------------------------------------------------------------
FECHA DE LA EVALUACIÓN ----------------------------------------------------------------

En qué grado cree usted que el trabajador tiene desarrollada las competencias que se presentan
a continuación.- Marque con una X el número que refleja su opinión

INSTRUCCIONES

1. Antes de iniciar la evaluación del personal a su cargo, lea bien las instrucciones, si tiene duda
consulte con el personal responsable de la Unidad de Personal.

2. Lea bien el contenido de la competencia y comportamiento a evaluar.

3. En forma objetiva y de conciencia asigne el puntaje correspondiente.

4. Recuerde que en la escala para ser utilizada por el evaluador, cada puntaje corresponde a
un nivel que va de Muy bajo a Muy alto.

Muy bajo :1 ---Inferior.- Rendimiento laboral no aceptable.

Bajo :2 ---Inferior al promedio.- Rendimiento laboral regular.
Moderado : 3 ---Promedio.- Rendimiento laboral bueno.
Alto :4 ---Superior al promedio.- Rendimiento laboral muy bueno.
Muy Alto :5 ---Superior.- Rendimiento laboral excelente.

5. En el espacio relacionado a comentarios, es necesario que anote lo adicional que usted

quiere remarcar.
6. Los formatos de evaluación deben hacerse en duplicado, y deben estar firmadas por el
evaluador y el ratificador (Jefe del evaluador), si es necesario agregar algún comentario
general a la evaluación.

7. No se olvide firmar todas las hojas de evaluación.

8. La entrega de los formatos de evaluación, es con documento dirigido a la Dirección

correspondiente, bajo responsabilidad Funcional como máximo a los dos (02) días de
recepcionado el formato.

MUY MODE- MUY

BAJO ALTO
ÁREA DEL DESEMPEÑO BAJO RADO ALTO PUNTAJE

1 2 3 4 5

ORIENTACIÓN DE RESULTADOS

Termina su trabajo oportunamente

Cumple con las tareas que se le

encomienda

Realiza un volumen adecuado de

trabajo

CALIDAD

No comete errores en el trabajo

Hace uso racional de los recursos

No Requiere de supervisión
frecuente

Se muestra profesional en el trabajo

Se muestra respetuoso y amable en

el trato

RELACIONES
INTERPERSONALES

Se muestra cortés con el personal y

con sus compañeros

Brinda una adecuada orientación a

sus compañeros.

Evita los conflictos dentro del trabajo

INICIATIVA
Muestra nuevas ideas para mejorar
los procesos

Se muestra asequible al cambio

Se anticipa a las dificultades

Tiene gran capacidad para resolver

problemas

TRABAJO EN EQUIPO

Muestra aptitud para integrarse al

equipo

Se identifica fácilmente con los

objetivos del equipo

ORGANIZACIÓN

Planifica sus actividades

Hace uso de indicadores

Se preocupa por alcanzar las metas

PUNTAJE TOTAL:

Firma del evaluador (Director, Jefe de Comentarios

Departamento, o Jefe de Unidad
Administrativa)
D. EVALUACIÓN DE SATISFACCIÓN LABORAL

Marcar con una X su nivel de satisfacción con respecto a cada pregunta o ítem.

PRECEPCIÓN GENERAL

¿Cómo se ha sentido trabajando en esta empresa?

MOTIVACIÓN Y RECONOCIMIENTO

El nombre de la empresa y su posición en el

sector,
¿es gratificante para usted?

¿Las condiciones salariales para usted son

buenas?

¿Cómo califica su relación con los

compañeros?

¿Le resulta fácil expresar sus opiniones en su

grupo de trabajo?

¿Se siente parte de un equipo de trabajo?

¿La comunicación interna dentro de su área de

trabajo funciona correctamente?

¿Conoce las tareas que desempeña otras áreas?

¿Se siente partícipe de los éxitos y fracasos de

su área de trabajo?
ÁREA Y AMBIENTE DE TRABAJO

¿Conoce los riesgos y las medidas de

prevención relacionados con su puesto de
trabajo?

¿El trabajo en su área o línea está bien

organizado?

¿Las condiciones de trabajo de su línea son

seguras?

¿Las cargas de trabajo están bien repartidas?

¿Mantiene su lugar de trabajo limpio y libre de

obstáculos?

¿Puede realizar su trabajo de forma segura?

¿Están claros y conoce los protocolos en caso

de emergencia?
¿La empresa le facilita los Equipos de
Protección Individual necesarios para su
trabajo?

FORMACIÓN E INFORMACIÓN

¿Recibe la formación necesaria para

desempeñar correctamente su trabajo?

¿Ha recibido la formación básica sobre Prev.

Riesgos Laborales previo a la incorporación
al puesto de trabajo?

Cuando necesita formación específica, al

margen de la establecida en el plan de
formación ¿ha sido satisfecha?

Cuando se implantan nuevos mecanismos y

es necesaria formación específica, la empresa
me lo proporciona

La empresa le proporciona oportunidades

para su desarrollo profesional
SUGERENCIAS (Señale aquellas sugerencias que considere necesarias para una
mejora en el desempeño de sus funciones).
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