EJERCICIO PRÁCTICO: INFORME INVENTARIO DOCUMENTAL.

JORGE ARMANDO VARELA RENDÓN

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL (1995429)
IBAGUÉ
2019
 F6.P1.SA 26/12/2017
PROCESOS SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
versión 2 pagina 1 de 1
FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL Clasificación de la Información:
USO INTERNO

SEDE IBAGUÉ DE

SECCIÓN ADMINISTRACIÓN
SUBSECCIÓN SECRETARIA GENERAL REGISTRO DE ENTRADA
OBJETO INVENTARIO ARCHIVOS DE GESTIÓN AÑO MES DIA

Número Fechas Extremas Unidad de Conservación Folios

de Orden Código Nombre de la Serie, Subserie o Asunto Nombre del Expediente Inicial Final Caja Carpeta Tomo Otro De Al Soporte Notas
1 20-040-010 CONTRATOS PRESTACION SERVICIOS EDUCATIVOS TRANSICION 2009 02/12/2008 2/12/2008 1 X 1 43
2 20-040-010 CONTRATOS PRESTACION SERVICIOS EDUCATIVOS KINDER 6 2009 09/12/2008 9/12/2008 1 X 1 37
3 20-040-010 CONTRATOS PRESTACION SERVICIOS EDUCATIVOS PRIMERO 2009 09/12/2008 9/12/2008 1 X 1 54
4 20-040-010 CONTRATOS PRESTACION SERVICIOS EDUCATIVOS SEGUNDO 2009 09/12/2008 9/12/2008 1 X 1 52
5 20-040-010 CONTRATOS PRESTACION SERVICIOS EDUCATIVOS TERCERO 2009 09/12/2008 9/12/2008 1 X 1 56
6 20-040-010 CONTRATOS PRESTACION SERVICIOS EDUCATIVOS CUARTO 2009 09/12/2008 9/12/2008 1 X 1 36
7 20-040-010 CONTRATOS PRESTACION SERVICIOS EDUCATIVOS QUINTO 2009 09/12/2008 9/12/2008 1 X 1 45
8 20-040-010 CONTRATOS PRESTACION SERVICIOS EDUCATIVOS SEXTO 2009 09/12/2008 9/12/2008 1 X 1 43
9 20-040-010 CONTRATOS PRESTACION SERVICIOS EDUCATIVOS SEPTIMO 2009 09/12/2008 9/12/2008 1 X 1 28
10 20-040-010 CONTRATOS PRESTACION SERVICIOS EDUCATIVOS OCTAVO 2009 09/12/2008 9/12/2008 1 X 1 29
11 20-040-010 CONTRATOS PRESTACION SERVICIOS EDUCATIVOS NOVENO 2009 09/12/2008 9/12/2008 1 X 1 27
12 20-040-010 CONTRATOS PRESTACION SERVICIOS EDUCATIVOS DECIMO 2009 09/12/2008 9/12/2008 1 X 1 29
13 20-040-010 CONTRATOS PRESTACION SERVICIOS EDUCATIVOS UNDECIMO 2009 09/12/2008 9/12/2008 1 X 1 23
14 20-080-010 INFORMES DE EVALUACION DE CAFETERIA EVALUACION CAFETERIA 2009 SEMESTRE B 01/06/2009 31/12/2009 1 X 1 209
15 20-080-010 INFORMES DE EVALUACION DE CAFETERIA EVALUACION CAFETERIA 2009 SEMESTRE A 01/01/2009 1/06/2009 1 X 1 120
16 20-080-010 INFORMES DE EVALUACION DE CAFETERIA EVALUACION CAFETERIA 2008 SEMESTRE B 01/01/2008 31/12/2008 2 X 1 134
17 20-080-020 INFORMES DE EVALUACION TRANSPORTE ESCOLAR COORDINADORA DE EVENTOS Y TRASPORTE 2 01/01/2009 31/12/2009 2 X 1 202
18 20-080-020 INFORMES DE EVALUACION TRANSPORTE ESCOLAR COORDINADORA DE EVENTOS Y TRANSPORTE 01/01/2009 31/12/2009 2 X 1 56
19 20-080-020 INFORMES DE EVALUACION TRANSPORTE ESCOLAR TRANSPORTE ESCOLAR 2008 02/12/2008 2/12/2008 2 X 1 71
20 20-080-020 INFORMES DE EVALUACION TRANSPORTE ESCOLAR TRANSPORTE ESCOLAR 2008 27/05/2008 27/05/2008 2 X 1 174
21 20-120-000 CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES CONTRATO 117-2009 HUERTAS HUBER 12/05/2009 8/05/2009 2 X 1 204
22 20-120-000 CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES CONTRATO 118-2009 VARELA CAVIEDES GABRIELA01/01/2009 12/03/2009 2 X 1 103
23 20-120-000 CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES CONTRATO 119-2009 ZARATE BONILLA IVAN 27/02/2009 15/12/2009 2 X 1 213

* E Entrada; S Salida; I Interna

Elaborado por: Jorge Armando Varela Rendón Recibido por: Ingrid Alexandra Caviedes Barrios Revisado por: Carlos Alberto Parada
Fecha: 8 de octubre de 2019 Fecha: 8 de octubre de 2019 Fecha: 8 de octubre de 2019
Firma: __________________________________ Firma: __________________________________ Firma: __________________________________
 INSTRUCTIVO FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
Nombre completo de la entidad Consignar el nombre completo de la entidad sin siglas ni abreviaturas.
Oficina Productora Consignar el nombre completo de la oficina o dependencia sin siglas ni
abreviaturas.
Objeto del inventario inventario archivos de gestión, Inventario Archivo Central e historico,
Transferencia Documental, Entrega de Cargo
Número de orden Número consecutivo de cada asiento, es decir, de cada unidad de
conservación inventariada, (cajas, carpetas, tomo o archivos
magnéticos). Si un expediente tiene más de una carpeta, se debe
inventariar por separado cada carpeta, es decir si un expediente consta
de tres (3) carpetas, se deben diligenciar tres (3) campos o líneas del
inventario.
Código Números establecidos por la entidad para la identificación de las
oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos
inventariados. (Opcional)
Nombre de la serie, nombre del expediente Nombre concreto y completo de la unidad de conservación
inventariada.
Fechas Extremas Inicial: Debe consignarse la fecha inicial (más antigua) con la cual se
abre el expediente o asunto. Deben colocarse día, mes y los cuatro (4)
dígitos del año. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará
(s.f.)
Final: Debe consignarse la fecha final (más reciente) con la cual se
cierra el expediente o asunto, al momento del inventario. Deben
colocarse día, mes y los cuatro (4) dígitos del año. Cuando la
documentación no tenga fecha se anotará (s.f.)
Unidad de conservación – Cajas Consignar el número de la caja donde se conserva la unidad de
conservación inventariada.
Unidad de conservación – Carpeta Consignar el número de orden de la carpeta inventariada, de acuerdo
con la ubicación en la unidad de almacenamiento. (Caja).
Unidad de conservación – Tomo Consignar el número de orden del tomo o empastado inventariado, de
acuerdo con la ubicación en la unidad de almacenamiento. (Caja).
Número de folios Consignar la cantidad de folios que posee la carpeta. Si es una carpeta
se consigna la cantidad de folios específica; pero si se trata de una
carpeta que hace parte de un expediente se consignará por ejemplo: 1
al 220. El siguiente registro será 221 al 480.
Soporte Consignar la clase de soportes, que puede ser entre otros: papel,
Microfilmes, cinta magnética, CD, DK, DVD, CPU), etc.
Frecuencia de consulta Consignar el índice o la frecuencia de consulta que puede ser: Alto,
medio, bajo o nulo.
Notas Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado
en las columnas anteriores. Para la documentación ordenada
numéricamente, como actas, decretos, resoluciones, memorandos,
circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos:
faltantes los números-----, saltos en la numeración (desde – hasta),
números repetidos (----) actos administrativos con bis o a,b,c,d. Para los
expedientes deberá registrarse la existencia de anexos, como impresos,
planos, disquetes, fotografías, Cd, DVD, etc. o cualquier objeto del cual
se hable en el documento principal; de éstos debe señalarse, en primer
lugar, el número de unidades anexas de cada tipo, ejemplo una hoja con
(5) cinco fotografías o (5) cinco fotografías sueltas. A los impresos se
les asignará un número de folio y se registrará el número de páginas
que lo componen. Asimismo, se anotará información sobre el estado de
conservación de la documentación cuando esta presenta deterioro.
(Rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces y faltantes),
químico (oxidación de tinta y soporte débil) y biológico (ataque de
hongos, insectos, roedores, etc.).
Entregado por Se registrará el nombre y apellido, cargo y firma del funcionario de la
oficina responsable de la entrega de los archivos e inventarios.
Revisado por Se registrará el nombre y apellido, cargo y firma del funcionario
responsable del cotejo de los archivos físicos contra el inventario.
Recibido por Se registrará el nombre y apellido, cargo, responsable de recibir los
archivos e inventario entregados
 PARÁMETROS PARA LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Traslado de los documentos del archivo de gestión al central de conformidad con las Tablas de Retención
Documental (TRD) aprobadas.

Evitar la acumulación de documentos en las oficinas

Las
transferencias Guardar la documentación, en las mejores
documentales condiciones de conservación.
permiten:

Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la

documentación.

Actividades:

1. Identifique las carpetas que de acuerdo con la Tabla de Retención Documental de

su oficina deben trasladarse al Archivo Central

2. Limpieza de la documentación: elimine con una tela limpia y seca o una brocha suave
el polvo de la documentación. El personal dedicado a esta tarea deberá disponer de
elementos de trabajo apropiados como: overol, mascarilla y guantes.

3. Elimine el material metálico de la carpeta, como clips y ganchos de cosedora.

4. Revise la ordenación adecuada de los documentos desde el más antiguo al más

reciente y elimine las copias innecesarias dentro de la carpeta.

5. Identifique la carpeta con los datos completos de acuerdo con las Tablas de
Retención Documental.

6. Elabore el inventario de los documentos a transferir. Este inventario debe ir firmado

por el director de cada oficina o Director General
7. Trasladar los documentos al Archivo Central.

8. Entregar al encargado del Archivo Central los documentos y el Inventario.

9. El encargado del Archivo Central verifica que lo registrado en el inventario con los
documentos entregados.

10. El encargado del Archivo Central ubica los documentos en la estantería asignada
para cada oficina.

El encargado del Archivo Central actualiza el inventario del archivo central