Análisis de sistemas

TABLA DE CONTENIDO

1. Titulo (Portada) ……………………………………………………………………………….pág. 1

2. Tabla de Contenido. ……………………………………………………………………….pág. 2

3. Índice de Cuadros, gráficas y figuras…………………………………………………pág. .3

4. Introducción………………………………………………………………………………………pág. 4

5. Generalidades……………………………………………………………………………………pag.5

6. Desarrollo del Tema…………………………………………………………………………..

7. Conclusiones………………………………………………………………………………………

8. Reseñas bibliográficas………………………………………………………………………...
Índice de Cuadros, gráficas y figuras
 INTRODUCCIÓN

“Dejar que tu equipo de trabajo de informes sobre tu negocio, seguimiento a prospectos

y presentaciones de venta sin tener adecuadamente creado un sistema de venta
congruente con tu marca y que dirija los mensajes de tu personal es una invitación para
la falta de resultados.”(Andrea, 2015)
Todos los procesos de venta en su mayoría consisten en prospectar, dar informes,
seguimiento, cierre de ventas y en el mejor de los casos incluyen la post venta, sin
embargo, son procesos que la mayoría de las empresas no sistematizan, es decir, no
preparan con antelación, lo van ejecutando según se les va enseñando en mostrador o
la oficina.
La falta de un Sistema de ventas puede provocar en cualquier empresa inconsistencia
en la atención, la información y la misma experiencia que vive cada cliente.
Una macro es una serie de instrucciones que se almacenan para que se puedan ejecutar
de manera secuencial mediante una sola llamada u orden de ejecución. Esto permite la
automatización de tareas repetitivas.
Las macros tienden a almacenarse en el ámbito del propio programa que las utiliza y se
ejecutan pulsando una combinación especial de teclas o un botón especialmente creado
y asignado para tal efecto.
 Generalidades

2.1. Descripción del sistema de ventas

El sistema de ventas está orientado a la gestión de una empresa de venta de
vehículos, es práctico que ayudara a tener un mejor control de la empresa.

Se trata de una aplicación utilizando macros con base de datos en Excel, para la
gestión de base de datos de clientes, proveedores y productos; emisión de facturas,
boletas tickets y guías de remisión.

De este modo la empresa mantiene la base de datos actualizada de los clientes,

proveedores, productos, facturas, boletas, tickets y guías de remisión.

2.2. Descripción del funcionamiento del sistema

2.2.1. Registrar un cliente:

Proceso mediante el cual se registran datos personales de un cliente, se
ingresan en un formulario los siguientes datos:
 Nro. de DNI
 Nombre completo
 Apellidos completos
 Domicilio
 Teléfono
 Correo electrónico

2.2.2. Registrar un proveedor.

Proceso mediante el cual se registran datos de un proveedor, se ingresan en
un formulario los siguientes datos:
 Nro. Ruc
 Nombre
 Dirección
 Teléfono
 Nombre del contacto
 Nro. Celular del contacto
2.2.3. Registrar un producto.
Proceso mediante el cual se registran datos de un producto, se ingresan en
un formulario los siguientes datos:


2.2.4. Generar una factura.

2.2.5. Generar una boleta.

2.2.6. Generar un ticket.

2.2.7. Generar una guía de remisión.

 Desarrollo del tema

¿Qué es una macro de Excel?

Si utilizas Excel frecuentemente es posible que en alguna ocasión te hayas encontrado

ejecutando una misma serie de acciones una y otra vez. Esas acciones que haces
repetidas veces se podrían automatizar con una macro.

Una macro es un conjunto de comandos que se almacena en un lugar especial de Excel

de manera que están siempre disponibles cuando los necesites ejecutar.

Por ejemplo, si todas las mañanas creas un reporte de ventas y en ese reporte siempre
das el mismo formato a los textos, se podría crear una macro para que lo haga
automáticamente por ti. Las macros se utilizan principalmente para eliminar la
necesidad de repetir los pasos de aquellas tareas que realizas una y otra vez.

Un lenguaje de programación

Las macros se escriben en un lenguaje de computadora especial que es conocido como

Visual Basic for Applications (VBA). Este lenguaje permite acceder a prácticamente
todas las funcionalidades de Excel y con ello también ampliar la funcionalidad del
programa.

Para qué sirve una macro en Excel

Una macro nos ayuda a automatizar aquellas tareas que hacemos repetidamente. Una
macro es una serie de instrucciones que son guardadas dentro de un archivo de Excel
para poder ser ejecutadas cuando lo necesitemos.
Automatización de tareas

Seguramente estás familiarizado con procesos de automatización en el ámbito

industrial. Un ejemplo muy claro son las plantas ensambladoras de automóviles donde
existen robots que han sustituido tareas que antes eran hechas por humanos. La
automatización trajo beneficios como mayor eficiencia y productividad de las plantas y
un mejor aprovechamiento del tiempo del personal al reducir la cantidad de tareas
repetitivas que realizaban.

De la misma manera las macros nos ayudan a eliminar esas tareas repetitivas de nuestro
trabajo cotidiano al permitirnos utilizar mejor nuestro tiempo en el análisis de los datos
y en la toma de decisiones.

¿Cómo se ve una macro en Excel?

Las macros son escritas en un lenguaje de computadora conocido como VBA por sus
siglas en inglés (Visual Basic for Applications). Como cualquier otro lenguaje de
computadora debemos aprender a utilizar los comandos que nos ayudarán a indicar a
Excel lo que deseamos hacer con nuestros datos.
El Editor de Visual Basic

El Editor de Visual Basic, VBE por sus siglas en inglés, es un programa independiente
a Excel pero fuertemente relacionado a él porque es el programa que nos permite
escribir código VBA que estará asociado a las macros.

Existen al menos dos alternativas para abrir este editor, la primera de ellas es a través
del botón Visual Basic de la ficha Programador.

Funciones VBA

El lenguaje de programación VBA contiene un número considerable de funciones que

podemos utilizar para construir código en Excel. Cuando estás escribiendo código,
puedes introducir la palabra VBA seguida de un punto y verás una lista desplegable de
estas funciones.

La siguiente tabla provee una descripción breve de algunas de las funciones VBA más
utilizadas.

FUNCIÓN DESCRIPCIÓN
Obtiene el valor ASCII del primer carácter de una cadena de
Asc
texto
CBool Convierte una expresión a su valor booleano
CByte Convierte una expresión al tipo de dato Byte
CCur Convierte una expresión al tipo de dato moneda (Currency)
CDate Convierte una expresión al tipo de dato fecha (Date)
CDbl Convierte una expresión al tipo de dato doble (Double)
CDec Convierte una expresión al tipo de dato decimal (Decimal)
Choose Selecciona un valor de una lista de argumentos
Chr Convierte un valor ANSI en valor de tipo texto
CInt Convierte una expresión en un dato de tipo entero (Int)
CLng Convierte una expresión en un dato de tipo largo (Long)
CreateObject Crea un objeto de tipo OLE
CStr Convierte una expresión en un dato de tipo texto (String)
CurDir Regresa la ruta actual
CVar Convierte una expresión en un dato de tipo variante (Var)
Date Regresa la fecha actual del sistema
DateAdd Agrega un intervalo de tiempo a una fecha especificada
Obtiene la diferencia entre una fecha y un intervalo de tiempo
DateDiff
especificado
DatePart Regresa una parte específica de una fecha
DateSerial Convierte una fecha en un número serial
DateValue Convierte una cadena de texto en una fecha
Day Regresa el día del mes de una fecha
Regresa el nombre de un archivo o directorio que concuerde con
Dir
un patrón
EOF Regresa verdadero si se ha llegado al final de un archivo
FileDateTime Regresa la fecha y hora de la última modificación de un archivo
FileLen Regresa el número de bytes en un archivo
FormatCurrency Regresa un número como un texto con formato de moneda
FormatPercent Regresa un número como un texto con formato de porcentaje
Hour Regresa la hora de un valor de tiempo
Regresa un de dos partes, dependiendo de la evaluación de una
IIf
expresión
InputBox Muestra un cuadro de diálogo que solicita la entrada del usuario
InStr Regresa la posición de una cadena de texto dentro de otra cadena
Regresa la posición de una cadena de texto dentro de otra cadena
InStrRev
pero empezando desde el final
Int Regresa la parte entera de un número
IsDate Regresa verdadero si la variable es una fecha
IsEmpty Regresa verdadero si la variable está vacía
IsError Regresa verdadero si la expresión es un valor de error
IsNull Regresa verdadero si la expresión es un valor nulo
IsNumeric Regresa verdadero si la variable es un valor numérico
Regresa una cadena de texto creada al unir las cadenas
Join
contenidas en un arreglo
LCase Regresa una cadena convertida en minúsculas
Regresa un número específico de caracteres a la izquierda de una
Left
cadena
Len Regresa la longitud de una cadena (en caracteres)
LTrim Remueve los espacios a la izquierda de una cadena
Mid Extrae un número específico de caracteres de una cadena de texto
Minute Regresa el minuto de una dato de tiempo
Month Regresa el mes de una fecha
MsgBox Despliega un cuadro de dialogo con un mensaje especificado
Now Regresa la fecha y hora actual del sistema
Replace Reemplaza una cadena de texto con otra
 regresa una cadena de texto con el número de espacios
Space
especificados
Regresa un arreglo formado por cadenas de texto que formaban
Split
una sola cadena
Str Regresa la representación en texto de un número
Regresa un número especificado de caracteres a la derecha de una
Right
cadena de texto
Rnd Regresa un número aleatorio entre 0 y 1
Round Redondea un número a una cantidad específica de decimales
Remueve los espacios en blanco a la derecha de una cadena de
RTrim
texto
Second Regresa los segundos de un dato de tiempo
StrComp Compara dos cadenas de texto
StrReverse Invierte el orden de los caracteres de una cadena
Time Regresa el tiempo actual del sistema
Timer Regresa el número de segundos desde la media noche
TimeValue Convierte una cadena de texto a un número de serie de tiempo
Remueve los espacios en blanco al inicio y final de una cadena
Trim
de texto
TypeName Obtiene el nombre del tipo de dato de una variable
UCase Convierte una cadena de texto en mayúsculas
Val Regresa el número contenido en una cadena de texto
Weekday Regresa un número que representa un día de la semana
WeekdayName Regresa el nombre de un día de la semana
Year Obtiene el año de una fecha
Controles de formulario en Excel

Los controles de formulario en Excel son objetos que podemos colocar dentro de una
hoja de nuestro libro, o dentro de un formulario de usuario en VBA, y nos darán
funcionalidad adicional para interactuar mejor con los usuarios y tener un mejor control
sobre la información.

Podemos utilizar estos controles para ayudar a los usuarios a seleccionar elementos de
una lista predefinida o permitir que el usuario inicie una macro con tan solo pulsar un
botón. Los controles de formulario en Excel se encuentran dentro de la ficha
Programador dentro del grupo Controles. Solamente pulsa el botón Insertar y observarás
cada uno de ellos:

Los diferentes controles de formulario

Existen diferentes tipos de controles de formulario en Excel que ofrecen diversos

tipos de funcionalidad e interacción con el usuario. Desde una simple etiqueta hasta
controles que permiten una selección múltiple de sus opciones. A continuación una
breve descripción de cada uno de ellos.

 Barra de desplazamiento. Al hacer clic en las flechas se va desplazando la

barra dentro de un intervalo predefinido.
 Botón. El botón nos permite ejecutar una macro al momento de hacer clic sobre
él.
 Botón de opción. Nos permite una única selección dentro de un conjunto de
opciones.
 Casilla de verificación. Permite la selección o no selección de una opción.
 Control de número. Nos ayuda a aumentar o disminuir un valor numérico.
 Cuadro combinado. Es una combinación de un cuadro de texto con un cuadro
de lista.
 Cuadro de grupo. Agrupa varios controles dentro de un rectángulo.
 Cuadro de lista. Muestra una lista de valores de los cuales podemos elegir una
sola opción o múltiples opciones de acuerdo a la configuración del control.
 Etiqueta. Permite especificar un texto o breves instrucciones en el formulario.
 Cómo crear una base de datos: clientes
Vamos a crear un UserForm, que es un formulario que nos permitirá pedir al usuario que
introduzca una serie de datos para ir creando una tabla en Excel, en forma de base de datos.

Su departamento de personal está creando una pequeña base de datos sobre Excel. Se trata
de una tabla con 6 campos: Código, Nombre, Apellido, Domicilio, Teléfono, DNI.

Disponemos de un botón incrustado que lanza el proceso y llama al Formulario de entrada de

datos.

La macro asociada al botón es la siguiente.

Vamos al Editor de Visual Basic y pedimos insertar un UserForm, para ello utilizamos
el menú Insertar que se encuentra en el propio Editor de Visual Basic, y luego
pulsamos sobre UserForm.

Esto genera el UserForm1, que aparecerá como una zona rectangular sobre la que
posteriormente iremos introduciendo diferentes elementos del Cuadro de herramientas.
Después de trabajar un rato sobre nuestro primer UserForm quedará así:

Disponemos de la ventana de propiedades para ir cambiando algunas, como por ejemplo

el rótulo que aparece en la cabecera del UserForm1. Hemos denominado al formulario
'ingresar nuevo cliente. Esto se hace modificando la propiedad Caption.