DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

NOMBRE DEL PUESTO: Administrativo de apoyo en Adquisiciones. UNIDAD: Adquisiciones.

DEPENDE DE: Encargado de la Unidad de Adquisiciones. SUPERVISA A: Nadie.

ÁREA DE TRABAJO:

El área de trabajo del Administrativo de apoyo en Adquisiciones es el área de Recursos Financieros del
Departamento de Educación Municipal, específicamente en la Unidad de Adquisiciones.

RESUMEN DEL PUESTO:

El Administrativo de apoyo en Adquisiciones es el responsable, principalmente, de inspeccionar y completar los

expedientes que se deben derivar desde Adquisiciones hacia la Unidad de Contabilidad, para su posterior
registro contable, aprobación y pago, según corresponda.

Es responsable ante el Encargado de la Unidad de Adquisiciones y Encargado del área de Recursos Financieros
por los resultados y desempeño de su labor.

Su objetivo principal es entregar a la Unidad de Contabilidad los expedientes necesarios para generar los
registros contables y, posteriormente, los pagos, de tal forma que se realice con la mayor rapidez posible y que
contenga todos los documentos debería.

PRINCIPALES FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES:

1. Solicitar, recepcionar e inspeccionar los documentos de cada expediente para corroborar que todo esté
correcto y a tiempo, en especial las facturas y los medios de verificación. Con respecto a solicitar estos
documentos, debe insistir las veces que sea necesario a quienes deben entregarlos, de forma verbal y
escrita.
2. Recepcionar y derivar a la Unidad de Contabilidad las órdenes de compra, en cuanto sean aceptadas por los
proveedores.
3. Completar los expedientes que debe compendiar la Unidad de Adquisiciones, para luego derivarlos a la
Unidad de Contabilidad.
4. Digitar los datos de órdenes de compra y facturas en una planilla Excel interna destinada para este tipo de
registro.
5. Colaborar proactivamente con el resto del equipo de Adquisiciones, sólo si es necesario y lo autoriza el
Encargado de la Unidad de Adquisiciones.
6. Digitalizar e imprimir los documentos que sean solicitados por el Encargado de la Unidad de Adquisiciones.
7. Ejecutar el proceso completo de compras, cuando le sea delegada esta responsabilidad por el Encargado de
la Unidad de Adquisiciones.
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8. Derivar las licitaciones y órdenes de compra al Encargado de la Unidad de Adquisiciones, para su
aprobación, cuando se le asigna realizar la función anterior.
9. Realizar el seguimiento de las compras públicas a su cargo, como por ejemplo procurar que las órdenes de
compra sean aceptadas por los proveedores en un corto periodo de tiempo desde que son enviadas, que
se cumplan las bases y condiciones de compra, etc., con el fin de asegurarse que el proceso de compras
finalice eficientemente.
10. En general, conocer y cumplir las disposiciones del Reglamento Interno del D.E.M., procedimientos,
capacitaciones, oficios, instrucciones, órdenes, y en general todo aquello estipulado por el Encargado de la
Unidad de Adquisiciones y Encargado de Recursos Financieros.

DELEGACIONES:

En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier tipo de ausencia temporal, será reemplazado por uno o
más funcionarios de la Unidad Adquisiciones u otras Unidades del área de Recursos Financieros. Las
delegaciones específicas se realizarán mediante oficio, aprobado por Encargado de la Unidad de Adquisiciones
y el Encargado del área de Recursos Financieros.

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