Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
tramite de correcciones.
las correciones.
ESTRATEGIA
Limpieza de la documentación. El material debe estar libre de polvo, para ello se puede
blancas; el personal debe disponer de tapabocas y guantes.
Revisión: El documento que esté impreso en papel termoquímico (de fax), debe ser foto
documentos de apoyo pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia.
Foliación. Con el fin de facilitar la ordenación, consulta y control de los documentos, ésto
orientación del texto. Cada carpeta debe tener en promedio doscientos (200) folios. Si e
anulando con una línea oblicua registrando el número que le corresponde.
Legajado Todos los documentos deben estar legajados, de manera que coincidan en la p
Identificación de cajas. Las cajas que se van a transferir deben numerarse consecutivam
primera caja deberá corresponder al primer número de la remisión y así sucesivamente,
Inventario Documental y mantener el orden en la ubicación física de las mismas.
tar libre de polvo, para ello se puede utilizar elementos como brochas de cerdas suaves y lanillas preferiblemente
guantes.
tribuir a la conservación de los documentos, el material que va a ser transferido no debe tener presencia de clip,
, pues estos generan oxidación. Para su retiro debe tenerse cuidado especial evitando rasgar o hacer rotura de los
ermoquímico (de fax), debe ser fotocopiado en papel bond, para asegurar la permanencia de la información. Los
do pierdan su utilidad o vigencia.
lta y control de los documentos, éstos deben estar foliados con lápiz en la parte superior derecha en el sentido de la
romedio doscientos (200) folios. Si en algún momento se encuentra error en la foliación, esta deberá corregirse
ro que le corresponde.
s). Cada unidad documental debe estar identificada con la información que solicita el rótulo institucional, de manera
revisada y foliada, se procederá al empaque. La cantidad de carpetas a introducir en cada caja debe ser de acuerdo al
oro de los documentos.
no obstante pueden ser más, o menos la cantidad. Lo ideal es no queden ni muy ajustadas pero tampoco sueltas.
erir deben numerarse consecutivamente en un lugar visible. Para entregar las cajas se debe tener en cuenta que la
de la remisión y así sucesivamente, esto con el fin de confrontar el ingreso de la transferencia con el Formato de
bicación física de las mismas.
enciar el formato unico de inventario documental -en original (para el Archivo Central), detallando las series
chivo magnético en formato Excel. Cada dependencia abrirá una carpeta electrónica y/o física de “Transferencias
stión físico o electrónico, de tal forma que sirva de referencia para efectuar con precisión la solicitud de préstamo de
n realizará la verificación de la documentación en la organización técnica contra el registro
ocumental remitido por la dependencia u oficina productora.
o entregado o de no encontrarse la documentación organizada, el Archivo Central se
por transparencia de información no es posible recibir documentación que no cumpla con
a si cumpla con los tiempos de retención establecidos en las TRD de cada dependencia
L LEY 80 DE 1989
L LEY 4 DE 1993
AC ACUERDO 07 DE 1994
Acuerdo 07 del 29 de junio de 1991: Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos.
Acuerdo 056 de 2000: Requisitos para la consulta y acceso a los documentos de archivo.
Ley 594 de julio 14 de 2000: Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.
Acuerdo 038 de septiembre 20 de 2002. Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000, (esta
General de la Nación.
Acuerdo 042 del 31 de octubre de 2002. Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión e
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
ejecutada.
da una de las unidades de conservación,
na un tiempo de permanencia en el
CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIA
FORMATO UNICO DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
NORMATIVIDAD
vos.
disposiciones.
rchivos 594 de 2000, (establece que los servidores públicos al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivo
los archivos de gestión en las entidades públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de
REGISTRO
Cronograma
Acta de reunión
Lista de Chequeo
Lista de Chequeo
Archivo Central
FECHAS
EXTREMAS
NÚMERO DE NOMBRE DE LA SERIE, SUBSERIE O (aaaa-mm-
CÓDIGO
ORDEN ASUNTOS dd)
Inicial
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Total folios
Elaborado por:________________________ Entregado por:_________________________________
Cargo________________________________ Cargo________________________________________
Firma________________________________ Firma_________________________________________
Lugar_______________Fecha____________ Lugar______________________Fecha______________
Telefono__________________ Telefono__________________
de Inventario Documental FUID
REGISTRO DE ENTRADA
DE INVENTARIO DOCUMENTAL
Archivo Central
0
Recibido sin vertificar:______________ Revisado por:_______________________________________
Cargo______________________________Cargo_______________________________________________
Firma______________________________Firma_______________________________________________
Lugar____________Fecha_____________Lugar__________________________Fecha_________________
Telefono___________________ Telefono_______________________________
LOGO EMPRESA
PROCESO: TRANSFERENCIASA
PROCEDIMIENTO: Diligenciamiento del Formato Único de Transferencia Documental
Objetivo: Se recomienda leer detenidamente las siguientes pautas, que indican el procedimiento específico a seguir en el dilige
ITEM DESCRIPCION
Entidad Remitente
Escriba el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va a transfer
Entidad Productora
Registre el nombre de la entidad que produce los documentos
Unidad Administrativa
Escriba el nombre y código del centro de gestión o dependencia a la cual pertenece la
Proceso
Escriba el nombre y código del proceso al que pertenece la documentación transferida
Consigné la finalidad del inventario que puede ser: Inventario inicial (I), Apertura por co
Transferencia Primaria (TP), Entrega de archivo por novedad de personal (N.P.), Organiz
Objeto del Inventario Entrega de Archivo por fusión, supresión o creación de entidades y/o dependencias (E.
individuales, transferencias secundarias y valoración de fondos acumulados.
Diligencie solo para transferencias primarias y secundarias. Consigné en las tres primer
Registro de Entrada de la transferencia. Este dato lo diligencia el Archivo Central.
Número de Orden
Se anota en forma consecutiva el número correspondiente a cada una de las unidades
Sistema convencional establecido por la entidad que identifica cada una de las series, s
Código de la serie y subserie relacionados. Registre aquí estos códigos tomados de la Tabla de Retención Documenta
Nombre de la serie, subserie o asunto Se anota el nombre asignado a la serie en mayúsculas y la subserie con las primeras let
mayúsculas.
Descripción
Escriba el nombre asignado a la unidad documental.
Fechas Extremas Consigne la fecha inicial y final de cada unidad descrita. Debe colocarse los cuatro dígit
conocer una sola fecha se anotará esta. Cuando el documento no tenga fecha se anota
Se consigna el número asignado a cada caja, carpeta y tomo de ser necesario. En la col
Unidad de Conservación las unidades de conservación diferentes a carpeta, escribiendo su nombre y la cantidad
Nº. de Folios
Registre el número total de folios contenidos en cada unidad de conservación descrita
Soporte Registre en esta columna los documentos en soportes diferentes al papel. Ejemplo: Mi
negativos(N), soportes electrónicos (CD, DVD), etc.
Se debe citar si la documentación registra un alto (A), medio (M), bajo (B) o ningún (N)
Frecuencia de Consulta efecto se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta.
Notas Consigne los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en la columna de desc
y las condiciones de visualización y consulta de los documentos, si estos son legibles po
aparatos, requerimientos técnicos y los programas de computador necesarios para la v
contenida. En esta columna, también se registra la información sobre el estado de cons
Elaborado por Registre aquí el nombre y apellido, cargo y firma de la persona responsable de la elabo
fecha en que se realizó
Entregado por Registre el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar la tra
se realiza dicha entrega
Recibido por Registre el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de recibir el inven
recibió.
Versión:
Codigo:
Fecha:
DESCRIPCION
documentos
undarias. Consigné en las tres primeras casillas la fecha (año, mes,día) de entrada
vo Central.
tal.
scrita. Debe colocarse los cuatro dígitos correspondientes al año. En el caso de
l documento no tenga fecha se anotara s.f
eta y tomo de ser necesario. En la columna otro se registrara
, escribiendo su nombre y la cantidad correspondiente. Ejemplo: CD (2)
RESPONSABLE DE LA TRANSFERENCIA:
ITEM REQUISITOS SI NO N/A
En la ciudad de Medellín, a los_ días del mes de ___ del__, en las instalaciones del __________________, los ab
satisfacion la transferencia documental:
OBSERVACIONES
Revisado por:
Completo
:
LOGO EMPRESA
PROCESO: TRANSFERENCIAS
PROCEDIMIENTO: REVISION
Objetivo: Detallar los lineamientos básicos para efectuar las transferencias primarias, de documentos en
oficina (archivos de gestión), al archivo central y al archivo histórico (Conservacion Total) a través del adm
ITEM DESCRIPCION
NOMBRE AREA REMITENTE
Coloque el nombre del area que esta realizando la transferencia
# TRANSFERENCIA este espacio dejelo en blanco, sera el archivo central quien le corr
RESPONSABLE DE LA
TRANSFERENCIA: En este espacio se coloca el nombre de la persona encargada de
En la ciudad de Medellín, a los_ días en este espacio se coloca la fecha exacta en la que se recibio la tr
del mes de ___ del__, en las
instalaciones del
__________________, los abajo
firmantes reciben a satisfacion la
transferencia documental:
Codigo:
Fecha:
DESCRIPCION
izando la transferencia
la transferencia