PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO Y CONTROL DE REGISTROS

MAGNÉTICOS (BACKUPS)

NTC ISO 9001: 2000

VERSIÓN No. 2.0

Fecha:
ELABORADO
POR : Profesional Universitario Luis Armando Sánchez Oliveros
CARGO NOMBRE FIRMA

Profesional Especializado Rocio Pinzón Avila

CARGO NOMBRE FIRMA

Director Técnico Angel María Fonseca Correa

Dirección de Informática NOMBRE FIRMA
CARGO

REVISADO POR : Director Administrativo Pedro Alejandro Franco Gómez

Dirección Administrativa y NOMBRE FIRMA
Financiera
CARGO

APROBADO POR : Directora Técnica Nancy Patricia Gómez Martínez

Dirección de Planeación NOMBRE FIRMA
CARGO

COPIA NO. No. DE FOLIOS: Ocho (8)

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MAGNETICOS (BACKUPS)

VERSIÓN No. 2.0

1. OBJETIVO(S) :

Mantener una o más copias magnéticas de los archivos relevantes de las dependencias
de la Contraloría.

2. ALCANCE :

Este procedimiento inicia con la determinación del backup a realizar, bien sea, de las
bases de datos en los servidores, de la información institucional o con la recuperación de
información por parte de la Dirección de Informática y termina con la copia de la bases de
datos de los servidores, de la información institucional o la restastauración de los mismos
y el almacenamiento de las cintas.

3. BASE LEGAL :

Ley 87 de 1993.

4. DEFINICIONES :

BACKUPS: Copia de seguridad

DIRECTORIO: Espacio de almacenamiento en el disco duro de un computador que

contiene varios subdirectorios y/o archivos.

SUBDIRECTORIO: Espacio de almacenamiento en el disco duro de un computador que

se encuentra ubicado dentro de un directorio y a su vez puede contener otros
subdirectorio y/o archivos.

DATACARTRIDGE: Cinta magnética utilizada para el almacenamiento de la información.

5. REGISTROS :

 Memorando
 Cintas - Datacartridge
 Planilla de Control de Backup Institucional
 Planilla de Control de Backups

6. ANEXOS :

Planilla de control de Backups. (Anexo 1)

Planilla de control de Backup Institucional. (Anexo 2)

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MAGNETICOS (BACKUPS)

VERSIÓN No. 2.0

7. MATRIZ PARA LA DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO :

No EJECUTOR ACTIVIDAD REGISTRO OBSERVACIONES

7.1 Backups Bases de Datos en
Servidores
7.1.1 Profesional Centro de Determina de acuerdo a la Existe un grupo de
Cómputo periodicidad establecida si el backup cintas para backups
a realizar es diario, semanal, diarios, otro para
mensual o semestral. semanales,
mensuales y
semestrales
7.1.2 Profesional Centro de Verifica en la Planilla de Control de Planilla de
Cómputo. Backups el número de la cinta Control de
correspondiente y registra la fecha Backups
de ejecución.
7.1.3 Profesional Centro de Selecciona en la Cintoteca la cinta Cinta o
Cómputo correspondiente y prepara en el Datacartridge
servidor (el) (los) archivo(s) a
respaldar.

7.1.4 Profesional Centro de Ejecuta la acción adecuada para

Cómputo. respaldar (el)(los) archivo(s).

7.1.5 Profesional Centro de Finalizada la copia de (el)(los)

Cómputo archivo(s) se regresa la cinta a su
lugar de origen.

7.2 Backup Semestral de Información

Institucional
7.2.1 Director de Informática Envía memorando a Contralor,
Contralor Auxiliar, Directores
Técnicos , Jefes de Oficinas
Asesoras y Grupo Especial de
Indagaciones Preliminares
informado acerca del backup
semestral de información
institucional, indicando que se
debe recopilar en un equipo
con suficiente espacio en
disco duro dentro de un
directorio conformado por las
iniciales DT seguido del
código de la dependencia
(DT#####) y que se
encuentre conectado a la red.
7.2.2 Contralor, Contralor Solicita a todos sus funcionarios que
Auxiliar, seleccionen los archivos que
Directores ameriten ser conservados en
Técnicos, Jefes copia de seguridad, en su
de Oficinas última versión y

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MAGNETICOS (BACKUPS)

VERSIÓN No. 2.0

No EJECUTOR ACTIVIDAD REGISTRO OBSERVACIONES

Asesoras y preferiblemente establecer
Grupo Especial nombres cortos, combinado
de con fechas para definir los
Indagaciones nombres de estos.
Preliminares
7.2.3 Contralor, Contralor Asigna un funcionario para que
Auxiliar, realice la compilación de los
Directores archivos en el equipo seleccionado.
Técnicos, Jefes
de Oficinas
Asesoras y
Grupo Especial
de
Indagaciones
Preliminares
7.2.4 Profesional y/o técnico Diseña en el computador
de la Dependencia seleccionado y dentro del directorio
DT##### la estructura con los
subdirectorios contenidos y copia en
ella los archivos relevantes de la
dependencia.
7.2.5 Contralor, Contralor Envía a la Dirección de Informática
Auxiliar, memorando informando que el
Directores directorio asignado para incluir los
Técnicos, Jefes archivos que ameriten mantenerse
de Oficinas en backup se encuentra conformado
Asesoras y donde se indique:
Grupo Especial - Nombre y código de la
de Dependencia
Indagaciones - Nombre del responsable del
Preliminares backup en la Dependencia
- Ubicación e identificación en la red
del computador que contiene la
información
- Nombre del directorio principal
- Estructura gráfica del directorio
principal completa.
7.2.6 Profesional Centro de Ubica a través de la red el directorio Planilla de
Cómputo principal de cada una de las control de
dependencias y procede a copiar la Backup
información en un servidor del Institucional
Centro de Cómputo asignado para
tal fin. Registra la acción realizada
en un planilla de control de backup
institucional
7.2.7 Profesional Centro de Una vez centralizada toda la Cinta
Cómputo información en el servidor procede a (datacartridge
copiar todos los datos en dos cintas )
(datacartridge) debidamente

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MAGNETICOS (BACKUPS)

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No EJECUTOR ACTIVIDAD REGISTRO OBSERVACIONES

identificadas con el contenido de su
información, la primera de ellas con
destino a la cintoteca del Centro de
Cómputo y la otra para el centro
alterno.
7.3 Recuperación de Información
Institucional

7.3.1 Contralor, Contralor Envía memorando a la Dirección de

Auxiliar, Informática solicitando la
Directores recuperación de un backup o
Técnicos, Jefes parte de este, indicando la
de Oficinas fecha y ubicación de la
Asesoras y información en la estructura
Grupo Especial de directorios de la respectiva
de dependencia.
Indagaciones
Preliminares
7.3.2 Director de Asigna profesional del Centro de
Informática. Cómputo para realizar la tarea
correspondiente
7.3.3 Profesional Centro de Ubica la cinta correspondiente y
Cómputo restaura la información en el disco
duro del servidor para luego enviarla
vía red a la dependencia solicitante.
7.3.4 Profesional Centro de Proyecta respuesta para la firma del
Cómputo Director de Informática, informando
fecha y ubicación donde fueron
restaurados los datos solicitados.

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PLANILLA DE CONTROL DE BACKUPS
Bases de Datos : Diario
No. CINTA FECHA No. CINTA
1 1
2 2
3 3
4 4
8 8
9 9
10 10
11 11
1 1
2 2
3 3
4 4
8 8
9 9
10 10
11 11
1 1
2 2
3 3
4 4
8 8
9 9
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1 1
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3 3
4 4
8 8
9 9
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ANEXO No. 1
FECHA No. CINTA FECHA No. CINTA FECHA
1 1
2 2
3 3
4 4
8 8
9 9
10 10
11 11
1 1
2 2
3 3
4 4
8 8
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3 3
4 4
8 8
9 9
10 10
11 11
1 1
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3 3
4 4
8 8
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 ANEXO No. 2
PROCESO DE GESTION
DOCUMENTAL
DIRECCION DE INFORMATICA
PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DEL CONTROL DE REGISTROS MAGNETICOS (BACKUPS)
PLANILLA DE CONTROL DE BACKUP INSTITUCIONAL
Mes:_____________
DEPENDENCI Año:__________
BACKUP OBSERVACIONE
A
Despacho del Contralor Sí___ No S
Grupo Especial Indagaciones Especiales ___
Sí___ No
Dirección de Apoyo al despacho ___
Sí___ No
Oficina Asesora de Comunicaciones ___
Sí___ No
Oficina Asesora de Control Interno ___
Sí___ No
Oficina Asesora de Asuntos Disciplinarios ___
Sí___ No
Oficina Asesora Jurídica ___
Sí___ No
Dirección Administrativa y Financiera ___
Sí___ No
Subdirección Financiera ___
Sí___ No
Subdirección de Servicios Administrativos ___
Sí___ No
Subdirección de Recursos Materiales ___
Sí___ No
Dirección de Talento Humano ___
Sí___ No
Subdirección de Bienestar Social ___
Sí___ No
Subdirección de Gestión de Talento Humano. ___
Sí___ No
Despacho del Contralor Auxiliar ___
Sí___ No
Dirección de Planeación ___
Sí___ No
Dirección de Generación de Tecnologías ___
Sí___ No
Dirección de Informática ___
Sí___ No
Dirección de Infraestructura y Transporte ___
Sí___ No
SF- Infraestructura y Transporte ___
Sí___ No
SAS- Infraestructura y Transporte ___
Sí___ No
Dirección Sector Desarrollo Local y Participación Ciudadana ___
Sí___ No
SF - Participación ___
Sí___ No
Subdirección de participación ciudadana ___
Sí___ No
Dirección Sector Salud y Bienestar Social ___
Sí___ No
SF - Salud y Bienestar ___
Sí___ No
SAS - Salud y Bienestar ___
Sí___ No
Dirección Sector Educación Cultura Recreación y Deporte ___
Sí___ No
SF - Educación Cultura Recreación y Deporte ___
Sí___ No
SAS - Educación Cultura Recreación y Deporte ___
Sí___ No
Dirección Sector Gobierno ___
Sí___ No
SF - Sector Gobierno ___
Sí___ No
SAS -Sector Gobierno ___
Sí___ No
Dirección Servicios Públicos ___
Sí___ No
SF - Servicios Públicos ___
Sí___ No
SAS - Servicios Públicos ___
Sí___ No
Dirección Sector Recursos Naturales y Medio Ambiente ___
Sí___ No
SF -Sector Recursos Naturales y Medio Ambiente ___
Sí___ No
___
SAS -Dirección Sector Recursos Naturales y Medio Ambiente Sí___ No
Dirección De Economía y Finanzas Distritales ___
Sí___ No
Subdirección Plan de Desarrollo y Balance Social ___
Sí___ No
Subdirección Análisis Económico y Estadísticas Fiscales ___
Sí___ No
Subdirección de Auditoria del Balance, de Presupuesto ___
Sí___ No
Dirección De Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva ___
Sí___ No
Subdirección de Procesos de Responsabilidad Fiscal ___
Sí___ No
Subdirección de Jurisdicción Coactiva ___
Sí___ No
___

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