Guía básica:

Cómo lograr ventaja competitiva del Business Travel gracias al BI 1

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Índice
¿Qué puede hacer el Business
Intelligence por tu empresa?
Descubre cómo el Business Travel y el Business Intelli-
gence se unen para ofrecer una ventaja competitiva a
tu empresa.

Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Más allá de la transformación digital de la empresa. . . . . . . . . . . . . . . . 4

Cómo y porqué implementar una arquitectura BI. . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

El Business Intelligence Analyst, una figura indispensable. . . . . . . . . . . 8

Cómo usar la inteligencia empresarial en los gastos de viaje. . . . . . . . 10

Agradecimientos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

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Introducción
En un mundo totalmente globalizado y con una generación ingente de información nace
una nueva preocupación: la gestión de los datos. ¿Cómo ordenarlos? ¿Cómo convertirlos
en información que nos brinde nuevas oportunidades? En el intento de encontrar la res-
puesta aparece el Business Intelligence (BI). Los avances tecnológicos en la actualidad
han hecho que cada vez sea más fácil registrar y almacenar los datos que generan los
diferentes ámbitos empresariales. Aunque es cierto que la vorágine de datos que puede
crear una corporación a nivel diario por si solos pueden no tener sentido. Si hay un proce-
so que convierte estos datos en información la situación es muy distinta. El BI te permite
extraer esta información de los datos para que acaben transformándose en conocimiento.
Así, se entiende por Business Intelligence el conjunto de estrategias, conceptos y meto-
dologías que tienen un objetivo común; clarificar los datos para tomar decisiones.

El Business Travel es una fuente de datos, que si son tratados y contextualizados, pueden
transformarse en una ventaja competitiva. Es decir, los datos que provienen de la herra-
mientas de autorreserva, agencias de viaje, notas de gastos, entre otras fuentes, pueden
transformarse en reports, gracias a las herramientas BI. ¿Cuáles son los hoteles preferidos
entre los trabajadores de una empresa? ¿Cuándo se realiza mayor número de reservas al
año? ¿Cuánto se gasta en kilometraje? Por tanto, una vez conseguida la información hay
que hacer las preguntas adecuadas para transformarla en conocimiento. Un conocimien-
to que servirá de brújula en la toma de decisiones.

Desde Captio estamos convencidos que el BI y el Business Travel pueden ir de la mano y

convertirse en una ventaja empresarial, con esta voluntad nace esta guía.

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Más allá de la transformación digital de

la empresa
La transformación digital de las empresas es un concepto que conlleva otros asociados
como la innovación, cambio de paradigma en los procesos, en definitiva, una nueva ma-
nera de llevar a cabo los objetivos empresariales. Aunque es difícil determinar una fórmula
de éxito para todas las empresas, sí que es cierto que para lograr una transformación di-
gital global hay ejes imprescindibles en los que una corporación debe centrarse para dar
el salto a la transformación digital.

Antes de dar el paso a la transformación digital del negocio surgen dudas razonables en
relación a la implantación, coste, seguridad y compatibilidad con los procesos vigentes.
De hecho, nuevos conceptos tecnológicos como el Cloud, IoT, el BI y Big Data, entre
otros, seguramente concentran el debate de estas dudas en el seno de la empresa en la
actualidad. Aunque antes de llegar a incorporar estos conceptos en los procesos de la
empresa hay que seguir con paso firme en el camino de la transformación digital desde de
la base. Pero no solo se trata de una base técnica, es decir, de migración de un sistema
a otro, sino de un cambio de mentalidad. La digitalización ha llegado para quedarse y no
solo va afectar departamentos como marketing o ventas sino que será una transformación
global de las organizaciones empresariales.

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Transformación digital y business travel

En el salto digital de las empresas hay procesos que pueden verse realmente beneficia-
dos. Uno de ellos es la gestión de los viajes de empresa y los gastos generados. En este
caso, la incorporación de nuevos flujos de gestión de datos y procesos pueden sumar
eficiencia a la empresa. Además, si se da un paso más allá en la gestión de los gastos
y los transformamos en información que nos ayude en la toma de decisiones habremos
convertido los datos fruto de la gestión de viajes en inteligencia empresarial.

En España la transformación digital hoy todavía es una asignatura pendiente. Solo un 19%
de las empresas españolas están preparadas para afrontar la transformación digital. Así lo
confirma un estudio sobre las competencias digitales en la empresa española elaborado
por ICEMD (Instituto de la Economía Digital de ESIC) y la consultora Millward Brown. Por
este motivo, es una buena oportunidad para que tu empresa pueda avanzar posiciones en
el mercado gracias a una apuesta firme por la transformación digital.

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Cómo y porqué implementar una

arquitectura BI
El trato de lo datos, información y creación de conocimiento posterior son claves para la
toma de decisiones de la empresa contemporánea. En este escenario es donde el Busi-
ness Intelligence está consolidando su presencia. Sobre todo en las empresas que ya se
encuentran en un estadio avanzado de transformación digital.

Para integrar una arquitectura BI es necesario seguir los siguientes pasos:

1. Identificar la información que se quiere obtener.

Es decir, cuáles son las preguntas a las que se quiere dar respuesta con el sis-
tema BI.

2. Identificar los orígenes de datos.

¿De dónde obtenemos los datos a analizar? ¿Del CRM, del ERP, de una combi-
nación de sistemas? El sistema origen debe proporcionar los datos para respon-
der a las preguntas identificadas en el primer punto.

3. Crear un modelo de datos.

En base a la información disponible, y a lo que se pretende analizar, se debe
crear un modelo de datos que permita obtener el conocimiento deseado a partir
de los datos disponibles. El proceso de modelado es un análisis lógico previo al
desarrollo, en el que se diseña la estructura de datos y las relaciones jerárquicas
entre los elementos.

4. Crear infraestructura de base de datos (DWH) y proceso de carga

(ETL).
Las herramientas BI no suelen consultar los datos de las bases de datos tran-
saccionales, para evitar bloqueos o sobrecargas. Es por este motivo que se
construye un almacén de datos (Datawarehouse o DWH) con una estructura
adecuada para el modelo de datos definido. En este DWH se cargará la informa-
ción que se extrae de los sistemas origen. Esta extracción y carga se realiza con
procesos ETL (del inglés Extract, Transform, Load), que extraen los datos del
sistema origen, los procesan (limpiar datos, regularizar nombres de diferentes
orígenes, etc.) y los cargan en el DWH.

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5. Implementar el modelo de datos, el sistema de reporting y cuadros de

mando
Una vez se ha definido el DWH y ya contiene datos, se puede utilizar una herra-
mienta de BI para plasmar el modelo de datos y crear reportes o cuadros de mando
con la información requerida para dar las respuestas buscadas.

¿Es seguro el BI?

Para tener un sistema de BI no es necesario que los datos abandonen los servidores de la
empresa. El DWH y el proceso ETL se pueden montar en la infraestructura propia de la em-
presa, por lo que es igual de seguro que el resto de sistemas.

Si se opta por una solución Cloud hay que tener en cuenta que hoy estas soluciones garan-
tizan la seguridad y confidencialidad, por lo que los datos están seguros.

Herramientas más utilizadas

Para el sistema de análisis y reporting hay varias herramientas líderes, como por ejemplo Mi-
crostrategy, QlikView, Tableau, SAP Business Objects o Microsoft Power BI. Para la ETL exis-
ten herramientas como Informatica Power Center, Talend o Microsoft Integration Services.

Diferencias entre BI y Big Data

La principal diferencia es el volumen de datos procesados. En el Big Data se procesan y
mueven grandes cantidades de datos, esto hace que la infraestructura y el modo de procesar
estos datos sea diferente en el aspecto técnico.
Además, en Big Data, al disponer de más información, se pueden usar modelos matemáticos
y estadísticos para tratar de predecir de manera más precisa lo que pasará en el futuro. Así
que la diferencia está en la información disponible y en cómo esta se trata y organiza a nivel
técnico.

Aunque, en cierta manera, el BI y el Big Data parecen incompatibles lo cierto es que no lo

son. El BI te ayuda a encontrar respuesta a preguntas que conoces y el Big Data te ayuda a
descubrir preguntas que no sabías que querías preguntar.

Por otro lado, aunque se prevé que el Big Data y el BI coexistan; sí que es cierto que la
tendencia actual es que se aprovechen los datos del Big Data tanto para hacer análisis pre-
dictivo como para dar respuestas a preguntas de negocio como se viene haciendo en el BI
tradicional.

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El Business Intelligence Analyst, una

figura indispensable
En un contexto de creciente interés por el BI, la figura del Business Intelligence Analyst
es cada vez más demanda. Pero, ¿cuál es la función principal de este perfil? El Business
Intelligence Analyst es el experto que va a ser el artífice de la creación de la arquitectura
BI de tu empresa. Además, será el encargado de:

• Mejorar los flujos de trabajo. Participar en el proceso de planificación de los

flujos de trabajo y aportar soluciones gracias a la información obtenida del BI.

• Aportar previsión. Apoyar la gestión y planes de previsiones de la demanda de

servicios.

• Perfección de los procesos de negocio. Llevar a cabo análisis de los procesos

de negocio funcionales y participar en el desarrollo de casos de negocio apoyan-
do los cambios en los procesos.

• Buenos consejos. Aconsejar a los ejecutivos sobre cómo optimizar su gestión

empresarial en función del BI.

• Detectar patrones. Explorar los datos para descubrir patrones, relaciones signi-
ficativas, anomalías y tendencias.

Por otro lado, aunque esta figura es indispensable en la creación de la arquitectura BI, la
tendencia en el análisis de los datos es la proliferación de los sistemas llamados de self-
service BI, donde a partir de un fichero excel se pueden usar herramientas de BI para
visualizar los datos y detectar patrones.

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Retrato profesional del BI Analyst

La ingeniería informática es la más frecuente entre las cursadas por los BI Analyst de
las grandes empresas. Quienes disponen de estudios de administración de negocios,
sistemas de información o tecnología en general también es frecuente que recaigan en
esta posición según las estadísticas. El Business Intelligence Analyst tiene conocimientos
exhaustivos de software SQL y otros programas específicos de este tipo de procesos.
Evidentemente, es un experto en software relacionado con el BI. Además, el reporting y
la capacidad de comunicación también son puntos fuertes de esta figura profesional de
futuro. En términos de experiencia laboral la media más común se sitúa entre 3 y 5 años.

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Cómo usar la inteligencia empresarial en

los gastos de viaje
Los gastos de viaje en la empresa suelen asociarse a una tarea tediosa que se concentra
a finales de mes y que afecta a todos lo departamentos. Tiques perdidos, números que no
cuadran, notas de gastos a última hora e infinidad de situaciones comunes que viven las
empresas entorno a la gestión de gastos.

Por otro lado, otro denominador común asociado a la gestión de gastos en el mundo em-
presarial es la cantidad de datos que se generan en este proceso. Unos datos que pierden
valor si no se pueden contextualizar, analizar y convertir en información. Es decir, la clave
de obtener una ventaja competitiva, a nivel de empresa, con relación a los gastos de viaje
es sencilla; la digitalización.

¿Cómo podemos digitalizar los gastos de viaje para poder con-

vertirlos en información?
Aquí es donde nace la necesidad de contar con una plataforma online de gestión de gas-
tos de viaje que permita, por una parte, la digitalización, y por otra el almacenamiento de
los datos categorizados en el Cloud. De esta manera, una vez estos datos se transformen
en información de una nota de gastos y se integren en el ERP de la empresa ya podemos
hablar de conocimiento y no solo de datos desconexos.

Por tanto, en este caso, hay dos escenarios vinculados con el concepto de inteligencia
empresarial o también conocida como BI. Lo primero es obtener la información directa-
mente de la plataforma de gestión de gastos. Lo segundo es contextualizar esta infor-
mación con el resto de las herramientas BI con las que cuente nuestra empresa. De este
modo, añadimos profundidad y sentido a nuestra análisis de los datos.

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¿Qué información se puede extraer de la gestión de gastos de via-

je digitalizada?
A través de indicadores habituales de los gastos de viaje podemos llegar a extraer análisis.
Es decir, podemos saber información vinculada a la estacionalidad como, por ejemplo,
cuánto se gasta nuestra empresa en kilometraje según épocas del año. También se puede
obtener información de cuánto puede costar a nuestra empresa el desplazamiento de uno
de nuestros
profesionales al extranjero y determinar un patrón para saber si ciertas reuniones han sido
o pueden ser rentables. En definitiva, datos que se convierten en información y posterior
conocimiento para la toma de decisiones de la empresa.

Además, el control de los gastos nos va a permitir determinar si se ha realizado fraude

interno, de qué tipo y tomar medidas al respecto.

Por otro lado, si la información obtenida de los gastos de viaje puede cruzarse con el mar-
co de los gastos de la empresa de distinta índole la radiografía va definiéndose cada vez
con más exactitud.

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Indicadores de los gastos de viaje

• Categoría: un eje analítico totalmente básico es la agrupación de gastos de

viaje en función de su tipología.

• Método de pago: si bien este campo responde principalmente a necesida-

des operativas (de él depende de si un gasto debe ser reembolsado), también
puede proporcionar información interesante sobre maneras de proceder del
equipo de trabajadores durante los viajes.

• Justificación del motivo de gasto: este concepto se encuentra bajo muchas

formas; clientes relacionados con el gasto, códigos de proyecto, evento, cam-
paña, entre otros casos. La finalidad es la misma, definir el motivo final por el
que se ha realizado un gasto.

• Origen y destino: en el caso de gastos de locomoción, se guardan los lu-

gares relacionados con el viaje. De este modo es posible identificar trayectos
habituales.

• País: sobre los gastos internacionales es interesante conocer en qué país

se han realizado. Si bien esta información se puede derivar directamente de la
moneda en la que se ha pagado el gasto, a menudo ésta se transforma durante
para el reporte y contabilización.

• Fecha: el eje temporal es básico para analizar las tendencias y la evolución

de los gastos.

• Número de noches: de forma similar, para poner en perspectiva el precio de

la estancia en un hotel es necesario saber cuánto tiempo se ha estado en él.

Los indicadores anteriores son algunas de las categorías que nos van a permitir poder ex-
traer de los datos, gracias a las herramientas BI, informaciones que se pueden transformar
en predicciones, tendencias o escenarios What-if.

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Agradecimientos

Àlex Martínez
Product Manager en Captio

Este ebook se ha realizado gracias a la colaboración del Product Manager de Cap-

tio Àlex Martínez. Àlex es ingeniero informático de formación y cuenta con expe-
riencia como BI Analist y BI Programmer.

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Captio te ofrece la mejor información
sobre el mundo del business travel.
En Captio nos encanta el mundo de los viajes de negocios, por eso deseamos contribuir a su
avance difundiendo los mejores recursos formativos y herramientas.

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