03+000ANALISIS DE CARGA DE TRABAJO

DESARROLLADO POR: ING. REYMUNDO SOJO

PRODUCTIVIDAD - V 1.0 - 2008

ÁREA:
CARGO:
# DIAS PROMEDIO LABORADO/MES (L-V): 21
# TOTAL HORAS/DIA: 9.5
TIEMPO SUPLEMENTARIO SÁBADOS (MINUTOS) 0.00
TIEMPO LABORAL REAL(MES (MINUTOS) 11,970.00

VOLÚMEN (#
PROCESO ACTIVIDADES COMPETENCIAS ASOCIADAS CUADRO DE SUSTITUCIÓN FRECUENCIA T1 T2 T3 T4 T5
TRÁMITES)
Elaborar indicadores de gestión mensual MENSUAL 1 240.0

Elaborar informe de carga laboral abogados contractuales SEMESTRAL 1 360.0

INFORMES DE GESTIÓN Elaborar informe contratos firmados Sociedad ANUAL 1 480.0

Elaborar informes de requerimientos solicitados por Revisoría Fiscal (contratos vigentes y arriendos) BIMENSUAL 1 240.0

Elaborar informes de solicitudes asignadas a abogados contractuales SEMANAL 1 180.0

SUBTOTAL INFORMES DE GESTIÓN 5

Crear usuarios, realizar cambios de clave DIARIA 5 2 5

Cambiar actividades de las solicitudes en trámite DIARIA 15 10 15

ADMINISTRACIÓN SOFTWARE CONTRACTUAL
(JURILEX)
Asesoría del aplicativo a los usuarios internos (telefónica o personalizada) DIARIA 4 15 30

Cerrar trámites DIARIA 15 10 15

SUBTOTAL ADMINISTRACIÓN SOFTWARE CONTRACTUAL (JURILEX) 39

Recepcionar, registrar, controlar diariamente la documentación que entra Gerencia DIARIA 15 1.0 2.0
CORRESPONDENCIA
Elaborar memorandos y alistar correspondencia que sale de la Gerencia DIARIA 15 5.0 10.0

SUBTOTAL CORRESPONDENCIA 30

Crear y organizar carpetas de proyectos nuevos DIARIA 3 5.0

Elaborar sticker y codificar las carpetas de proyectos nuevos DIARIA 3

ARCHIVO FÍSICO Y DIGITAL Controlar el préstamo de carpetas y/o documentos a los funcionarios del área y demás áreas DIARIA 10 5.0 10.0

Digitalizar contratos y otros documentos para el archivo digital DIARIA 15 5.0 10.0

Depurar archivo físico para enviar a archivo central ANUAL 1 480.0 960.0

SUBTOTAL ARCHIVO FÍSICO Y DIGITAL 32

Actualizar la base de datos de establecimientos con información de contratos de arrendamiento SEMANAL 1 120.0
ACTUALIZACIÓN BASES DE DATOS
Actualizar la base de datos de Dirección Procesal y Sanitarial DIARIA 1 30.0

SUBTOTAL ACTUALIZACIÓN BASES DE DATOS 2

Apoyar a los abogados contractuales e inmobiliarios en tareas de configuración de impresión y otros DIARIA 1 10.0 30.0
Descargar cámaras de comercio en línea DIARIA 3 5.0
OTRAS GESTIONES
Autenticar documentos en notaría DIARIA 1 15.0 30.0
Radicación de documentos en entidades regulatorias u otras DIARIA 1 120.0 180.0
SUBTOTAL OTRAS GESTIONES 6

TIEMPO TOTAL DIA (MIN)

# PERSONAS NECESARIAS
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TIEMPO PROM. TIEMPO TOTAL TIEMPO TOTAL # PERSONAS

% T° MES OBSERVACIONES
(MIN) DIA (MIN) MES (MIN) NECESARIAS *
240.0 11.4 240.0 0.0201

360.0 2.9 60.0 0.0050

480.0 1.9 40.0 0.0033

240.0 5.7 120.0 0.0100

180.0 36.0 756.0 0.0632

1,500.0 57.9 1,216.0 0.1016 5.07%

3.5 17.5 367.5 0.0307

12.5 187.5 3,937.5 0.3289

22.5 90.0 1,890.0 0.1579

12.5 187.5 3,937.5 0.3289

51.0 482.5 10,132.5 0.8465 42.24%

1.5 22.5 472.5 0.0395

7.5 112.5 2,362.5 0.1974

9.0 135.0 2,835.0 0.2368 11.82%

5.0 15.0 315.0 0.0263

0.0 0.0 0.0 0.0000

7.5 75.0 1,575.0 0.1316

7.5 112.5 2,362.5 0.1974

720.0 2.9 60.0 0.0050

740.0 205.4 4,312.5 0.3603 17.98%

120.0 24.0 504.0 0.0421

30.0 30.0 630.0 0.0526

150.0 54.0 1,134.0 0.0947 4.73%

20.0 20.0 420.0 0.0351
5.0 15.0 315.0 0.0263
22.5 22.5 472.5 0.0395
150.0 150.0 3,150.0 0.2632
197.5 207.5 4,357.5 0.3640 18.17%

1,142
23,988
2.0040
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SUCURSAL: 0
CARGO: 0
RESUMEN DE PERSONAS NECESARIAS POR FUNCIÓN

PROCESO # PERSONAS NECESARIAS *

INFORMES DE GESTIÓN 0.1016
ADMINISTRACIÓN SOFTWARE CONTRACTUAL (JURILEX) 0.8465
CORRESPONDENCIA 0.2368
ARCHIVO FÍSICO Y DIGITAL 0.3603
ACTUALIZACIÓN BASES DE DATOS 0.0947
OTRAS GESTIONES 0.3640

# PERSONAS NECESARIAS 2.0040