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PRESENTACIÓN

Desde 1913 en nuestro país se ha venido legislando en materia de archivos, normas,

leyes y demás reglamentaciones, se actualizan para que estén acordes con la situación
actual y jurídica del país. Por esta razón, es necesario conocer los aportes que ha
realizado el derecho en la normatividad archivística e implementarlas en las empresas
del país, para que estas se fortalezcan y cumplan con las técnicas, procedimientos y
metodologías exigidas de esta manera lograr ser más eficaces y funcionales.

Durante la primera semana de estudio se darán a conocer los conceptos básicos

necesarios para introducirse en la Legislación Documental, comprendiéndola como la
vía para la protección de la documentación empresarial durante todo su ciclo vital, con
el fin de que cumplan su verdadero propósito que es el de brindar la información
cuando ésta sea necesaria.

Resultado de Aprendizaje:

Conocer la política archivística colombiana de acuerdo a la legislación vigente.

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TABLA DE CONTENIDO

PRESENTACIÓN ............................................................................................................ 2
TABLA DE CONTENIDO ................................................................................................ 3
TABLA DE FIGURAS ..................................................................................................... 4
1. EL ESTADO Y SUS ELEMENTOS .......................................................................... 5
2. CONCEPTOS DE DERECHO Y LEY....................................................................... 8
2.1. Derecho ............................................................................................................. 8
2.2. Ley ................................................................................................................... 10
3. CONCEPTO DE LEGISLACIÓN ............................................................................ 11
4. CONCEPTO DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTOS DESDE EL PUNTO DE VISTA
NORMATIVO................................................................................................................. 12
4.1. Información ..................................................................................................... 12
4.2. Documentos .................................................................................................... 13
GLOSARIO ................................................................................................................... 14
BIBLIOGRAFÍA............................................................................................................. 16
WEBGRAFÍA ................................................................................................................ 17
CRÉDITOS .................................................................................................................... 19

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TABLA DE FIGURAS

Figura 1. Definición de territorio, población y soberanía........................................... 7

Figura 2. Normas y sus características. ...................................................................... 9
Figura 3. Clasificación de las leyes. .......................................................................... 11

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1. EL ESTADO Y SUS ELEMENTOS

Etimológicamente nace de la voz latina “Status” que significa posición o lugar y es

Maquiavelo quien le dio un sentido político en su obra “El Príncipe”. En un concepto
jurídico-político puede definirse como el conjunto de instituciones que ejercen el
gobierno y aplican leyes sobre la población residente en un territorio delimitado en pro
de la convivencia, la paz y el bien común (Abelardo Torré 2003).

En Colombia la estructura del Estado se encuentra de la siguiente forma:

Imagen 1. Estructura del Estado Colombiano.

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De acuerdo con la anterior estructura, la rama legislativa es la que representa la

normatividad del Estado, por lo tanto, su principal relación con la legislación documental
es que se encarga de regular todos los documentos salvaguardados dentro de estos
archivos para que tengan un valor histórico y cultural. De igual forma dentro del Estado
podemos encontrar 3 elementos indispensables que son: el territorio, la población y la
soberanía.

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Figura 1. Definición de territorio, población y soberanía.

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2. CONCEPTOS DE DERECHO Y LEY

2.1. Derecho

Indudablemente, todos tenemos una idea más o menos aproximada de lo que es el

derecho. En efecto, todo ser humano sabe que si le pega una bofetada al agente de
policía, lo llevan preso, esto significa que hay ciertas “leyes” o normas que estamos
obligados a cumplir, queramos o no, y esto es precisamente el derecho. En otras
palabras, el Derecho son conductas que deben ir de acuerdo a las normas que regulan
la convivencia y que permiten resolver los conflictos que en llegado caso, se puedan
presentar (Abelardo Torré 2003).

El derecho tiene como finalidad alcanzar la justicia esta se puede resumir como dar
a cada quien lo que se merece.

Actualmente existen dos vías de interpretación del derecho: El derecho natural y el

derecho positivo.

El derecho tiene varias connotaciones y su relación es esencial debido a que son

conceptos ligados entre sí y son aplicables para la sociedad.

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a) Derecho objetivo: Es el conjunto de normas, reglas y principios que regulan la

conducta dentro de la sociedad de las personas naturales y jurídicas, dentro de
la sociedad.

Estas normas tienen las siguientes características:

Figura 2. Normas y sus características.

b) Derecho Subjetivo: Es la facultad que tiene cada persona de exigir o no el

cumplimiento de la norma. El Derecho subjetivo se divide en:

 Derechos políticos.

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 Derechos privados.

Imagen 2. Símbolo del derecho.

2.2. Ley

La palabra Ley deriva del latin lex legis (regla o norma). Bajo un régimen
constitucional, la Ley es una disposición aprobada por las cortes y sancionada por el
jefe de estado. Aquellas acciones que violan la Ley son penadas con distintos castigos
según la naturaleza y la gravedad de la falla.

“Puede decirse que las leyes limitan el libre albedrío de los seres humanos que
conviven en sociedad. Funcionan como un control extremo al accionar humano que
rige las conductas. Si una persona considera que está bien realizar un cierto acto, pero
dicho accionar está penado por la Ley, lo normal es que se abstenga de hacerlo más
allá de su creencia individual” (Muñoz Reyes 1991).

Las leyes se clasifican en: leyes naturales, leyes sociológicas y leyes de conducta
(normas).

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Imagen 3. En nuestro País la norma de normas es la Constitución Nacional.

Figura 3. Clasificación de las leyes.

3. CONCEPTO DE LEGISLACIÓN

Es el conjunto de leyes que han sido debidamente aprobadas para regular una materia
en particular, o también un país específico.

Cada ley perse que los legisladores de una determinada Nación dicten, siendo, salvo
excepciones, las únicas autoridades competentes para hacerlo, deberán ser respetadas
y cumplidas por todos los ciudadanos para contribuir al bien de la comunidad, en tanto,
en caso que esto no se cumpla como debiera, cada particular deberá hacerse cargo de
la sanción correspondiente. Por ejemplo, si dejé estacionado mi automóvil en un
espacio prohibido y la autoridad que vigila dicha cuestión me sorprende en esa
situación, me caerán todas las de la ley y deberé responder por esa falta, ya sea

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pagando una multa o pagando un canon previamente establecido. (“Definición de

Legislación”).

Hay dos concepciones básicas acerca del origen de la legislación u ordenamiento

jurídico. Por un lado la corriente normativa señala que el ordenamiento está expresado
en un conjunto de normas que se entienden y se rigen con una serie de juicios de valor,
creencias y convicciones. Y por otro lado, la corriente institucional supone que ese
orden estará establecido por la sociedad, por aquellos mecanismos que aplican y
producen las normas y por todas aquellas instituciones y criterios de aplicación.
(“Definición de Legislación”).

4. CONCEPTO DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTOS DESDE EL

PUNTO DE VISTA NORMATIVO

4.1. Información

Para Idalberto Chiavenato “La información consiste en un conjunto de datos que

poseen un significado, de modo tal que reducen la incertidumbre y aumentan el
conocimiento de quien se acerca a contemplarlos. Estos datos se encuentran
disponibles para su uso inmediato y sirven para clarificar incertidumbres sobre
determinados temas” (Chiavenato 2003).

“La información que se recolecta debe ser totalmente objetiva, es decir, que no
admite juicios de valor y ser una especie de “fotografía” de la realidad prevaleciente”
(Orozco Carlos 2007).

El propósito de la información es el de disminuir la incertidumbre o aumentar el

conocimiento acerca de algo; es decir, reducir la falta de conocimiento seguro y claro de
algo, lo cual, genera mayor seguridad en la persona y permite tomar decisiones con
mayor probabilidad de acierto. La información también sirve para que las personas
adquieran más conocimientos sobre algo (satisfacción de la curiosidad), aunque
después no le dé un uso específico a esa información.

Imagen 4. La información es la base del conocimiento.

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4.2. Documentos

“La palabra documento etimológicamente procede del latín „documentum‟, derivado

del verbo „docere‟: enseñar, instruir…”, sin embargo dicho concepto ha evolucionado y
en la actualidad se entiende que “documento en un sentido muy amplio y genérico es
todo registro de información independiente de su soporte físico. Abarca todo lo que
puede transmitir el conocimiento humano”.

Un documento es cualquier soporte que contenga información. Es decir, se conforma

por un elemento material, ya sea papel, plástico, piedra, madera, tela o cualquier otro,
sobre el que se va a plasmar por algún medio físico o tecnológico una serie de datos
que contienen un elemento intangible (información) que puede ser interpretado directa o
indirectamente por alguien. Por ejemplo, un periódico o un libro se componen de papel
con letras impresas, mismas que una persona puede leer directamente del soporte.
Otro ejemplo de documento es un disco de música, el cual es grabado por medios
electrónicos con determinados datos que solo pueden reproducirse mediante un equipo
de audio para que una persona las escuche, es decir, solo se puede “leer” de manera
indirecta.

Partiendo de dicha noción general, un documento es cualquier soporte que contenga

información. Es decir, se conforma por un elemento material, ya sea papel, plástico,
piedra, madera, tela o cualquier otro, sobre el que se va a plasmar por algún medio
físico o tecnológico una serie de datos que contienen un elemento intangible
(información) que puede ser interpretado directa o indirectamente por alguien. Por
ejemplo, un periódico o un libro se componen de papel con letras” (Cervantes Gumaro
2008).

Imagen 5. Los documentos adquieren un valor histórico y son objeto de consulta

por parte de investigadores y ciudadanos en general.

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GLOSARIO

Derecho

Es el orden normativo e institucional de la conducta humana en sociedad inspirada en

postulados de justicia y certeza jurídica, cuya base son las relaciones sociales
existentes que determinan su contenido y carácter en un lugar y momento dado.

Determinismo

Doctrina o teoría que afirma que todos los fenómenos o acontecimientos están
determinados por algún motivo.

Documento

Cualquier cosa material que sea resultado del lenguaje oral o escrito, que dé testimonio
de una época, una cultura o un acontecimiento, independientemente del soporte en que
se encuentre.

Estado

Es aquel conjunto de organizaciones que en su totalidad poseen la facultad de

establecer las normas que guiarán una determinada sociedad, ejerciendo su poder en
un territorio previamente establecido.

Indeterminismo

Doctrina psicológica y moral que niega que la voluntad humana se halle sometida o
determinada enteramente por factores internos o externos. Teoría que afirma la libertad
o libre albedrío.

Información

Es todo aquel conjunto de datos que permiten saber sobre determinada cosa, evento,
fenómeno, etc. Por ejemplo, dentro de la información se puede encontrar datos que
describan físicamente un objeto, así como también su origen, sus usos, su historia, etc.

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Legislación

Es el conjunto de leyes de un país.

Ley

Regla o norma establecida por una autoridad superior para mandar, prohibir o regular
alguna cosa.

Población

Es un término definido desde la Demografía y señala la cantidad de personas que viven

en un determinado lugar en un momento en particular.

Soberanía

Es un concepto que se define en torno al poder y se comprende como aquella facultad

que posee cada estado de ejercer el poder sobre su sistema de gobierno, su territorio y
su población.

Vedado

Prohibido.

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BIBLIOGRAFÍA

Los Documentos Especiales en el Contexto de la Archivística

Primera Edición
Gumaro Damián Cervantes
México 2008

Introducción al Derecho
Decimocuarta Edición
Abelardo Torré
Buenos Aires 2002

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WEBGRAFÍA

http://www.definicionabc.com/derecho/legislacion.php

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IMÁGENES

Imagen 1. (s.n.) Estructura del estado Colombiano

Tomada de http://www.monografias.com/trabajos3/estadocolomb/Image6.jpg

Imagen 2. (s.n.) Símbolo de Derecho

Tomada de http://www.taringa.net/posts/offtopic/7897825/Sabias-que-MegaPost-de-
Cultura-General.html

Imagen 3. (s.n.) Constitución Política

Tomada de https://encrypted-
tbn3.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcRGGNrbwNmyB0gT7l1VafAm-
wHZ0IQC1qUBszbey_IoLpgH-Hlykw

Imagen 4. La información es la base del conocimiento.

Tomada de
https://www.google.com.co/search?q=INFORMACION&source=lnms&tbm=isch&sa=X&
ei=yyr-
UqayH8zLkAf344GoBA&ved=0CAcQ_AUoAQ&biw=1366&bih=667#facrc=_&imgdii=_&i
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Imagen 5. (s.n.) Documentos.

Tomada de http://www.seprelad.gov.py/images/contenido/2013-10-22-596588-7.jpg

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CRÉDITOS

Líderes de Proyecto
Carlos Fernando Cometa Hortúa.
Juan Pablo Vale Echeverry.

Líder de Línea
Julián Andrés Mora Gómez.

Expertos Temáticos
Eliana del Pilar Ospina Castañeda

Sandra Milena Montoya López

Asesora Pedagógica
Leidy Diana Cuellar Serna

Editora
Andrea Del Pilar Rodríguez Salazar

Equipo de Diseño
Lina Marcela García López
Liam Pamela Hermida
Dalys Ortegón Caicedo
Nazly María Victoria Díaz Vera
Yisell Noraya Buitrago

Equipo de Programación
Luis Fernando Amórtegui García
Charles Richar Torres Moreno
Carlos Andrés Orjuela Lasso
Sergio Alejandro Camacho

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