Control del Proyecto Basado en Dashboard

01. Carátula.

02. Índice.

03. Introducción.
RESUMEN

Se puede construir un dashboard o tablero de control de proyectos de acuerdo a los

objetivos planteados en el anteproyecto, este logra ejecutarse con las diversas
herramientas que existen para la extracción, transformación, carga y presentación
de los indicadores.Cómo entregable final se logra cumplir con el objetivo general del
proyecto el cual está enfocado en la visualización del portafolio de proyectos de
acuerdo a las principales métricas sugeridas en la gerencia de los proyectos en cada
una de las fases definidas en el anteproyecto (Inicio, Planeación, Ejecución,
Seguimiento, Cierre), para poder cumplir con la meta planeada se utilizó el método
de investigación inductivo. Los resultados obtenidos durante la ejecución del
proyecto estuvieron de acuerdo a lo esperado ya que por medio del tablero de
control y la agrupación de los principales variables que impactan a los proyectos
cómo los riesgos, problemas y tiempos se tiene una visión global sobre el portafolio
de los proyectos para la toma de decisiones de acuerdo a la información histórica
obtenida. Durante el estudio de análisis de comportamiento de los proyectos se logró
concluir las variables cómo los años de experiencia del gerente de proyectos, sitio
de ejecución del proyecto, la cantidad de usuarios funcionales y el departamento que
ejecuta los proyectos fueron determinantes en los tiempos y variaciones obtenidos
en el cronograma.

PALABRAS CLAVE: dashboard: inteligencia de negocios; proyectos; riesgos;

problemas; predicción.

introduccion:
INTRODUCCIÓN

La gerencia de proyectos cada vez va tomando mayor relevancia en las empresas

de nuestro medio, son más las que adoptan estas metodologías buscando poder
controlar el desarrollo de cada uno de los proyectos implementados dentro de la
organización o en clientes cómo en el caso de las empresas que prestan sus
servicios.
Las empresas al optar por el desarrollo de estás metodologías en sus
organizaciones logran tener un mayor control en los recursos, costos, tiempos y la
optimización de cada uno de los procesos que se encuentran inmersos en la
ejecución de cada una de las actividades que lo componen.
 Cada vez más incrementa la cantidad de proyectos que ejecutan las empresas por
tal motivo la dificultad para poder realizar el control de estos es mayor, ya no solo se
debe de estar pendiente del avance de un solo proyecto si no que ya hay que
prestar atención a varios proyectos al tiempo para evitar que estos tengan
desviaciones a futuro las cuales vayan a afectar los recursos, tiempos y costos que
se tienen planeados. Para poder realizar este control es necesario contar con
herramientas ya sean informáticas o de otra característica que permita tener un
panorama de todos los proyectos llamado de otra forma portafolio de proyectos.
Uno de las variables que en los proyectos tienes una mayor variación es el tiempo
planeado contra el tiempo ejecutado por tal motivo es necesario realizar un
exhaustivo control que permite controlar su avance y actuar a tiempo al encontrar
algún tipo de desviación.

El objetivo central de este proyecto es mostrar cómo se realizó la construcción de un

dashboard o tablero de control que permita realizar un seguimiento de los proyectos
y así poder controlar a tiempo sus posibles desviaciones. Este fue construido con la
ayuda de herramientas informáticas para el análisis de datos y toma de decisiones a
los usuarios finales cómo lo son R y QlikView. Cómo valor agregado este cuenta con
una sección de analítica en la cual se pudo identificar las variables de mayor
influencia en la duración de los proyectos de Inteligencia de Negocios
implementados y así poder estimar la duración de los próximos proyectos a futuro.
Con esto se busca que los gerentes de proyectos y gerentes de portafolio tengan
una herramienta que les permita controlar los proyectos y tener una visión global con
lo que ocurre con estos

Objetivo General. Implementar un dashboard o tablero de control de proyectos que

permita a los responsables de los proyectos tomar decisiones acerca del
comportamiento de los proyectos en cada una de los cinco grupos de procesos del
PMI (Inicio, Plan

04. Desarrollo del Tema.

4.1. PROCESOS DE GESTIÓN DE PROYECTO

Un proceso es una serie de acciones y actividades interrelacionadas que son

ejecutadas para lograr un producto, resultados o servicio predefinido.

El ciclo de vida de un proyecto es una serie de fases por las cuales pasa el mismo,
desde el inicio, hasta su cierre. Estas fases son secuenciales y se determinan sus
nombres y números en función a las necesidades de gestión y control de la
organización u organizaciones que participan en el proyecto, su naturaleza y su área
de aplicación.

Los proyectos pueden configurarse dentro del siguiente ciclo de vida:

Inicio -> Organización y preparación -> Ejecución del trabajo -> Cierre
 • Los grupos de procesos del proyecto son:

a. Grupo de Procesos de Iniciación

que definen y autorizan un proyecto o fase.
b. . Grupo de Procesos de planificación
que establecen el alcance, refinan los objetivos y definen el curso de acción necesario para
alcanzar los objetivos para cuyo logro se emprendió el proyecto o fase.
c. Grupo de Procesos de Ejecución
que integra a la gente y otros recursos para llevar a cabo el trabajo definido en el plan de
gerencia del proyecto para un proyecto o una fase.
d. Grupo de Procesos de Seguimiento y Control
que requiere que el avance se mida y monitoree de manera regular con el fin de identificar
las variaciones con respecto al plan de gerencia del proyecto con el fin de llevar a cabo las
acciones correctivas cuando sea necesario con el fin de cumplir con los objetivos del
proyecto o de una fase.
e. Grupo de Procesos de Cierre
que finalizan todas las actividades a través de todos los grupos de procesos, a fin de cerrar
formalmente el proyecto o a una fase .

05.

Marco Teórico:

¿Qué es un Dashboard ?

Es una representación gráfica de los principales indicadores (KPI) que intervienen en la

consecución de los objetivos de negocio, y que está orientada a la toma de decisiones para
optimizar la estrategia de la empresa.
Un dashboard debe transformar los datos en información y esta en conocimiento para el
negocio.

Características de un dashboard estratégico

1. Número de KPIs: sólo aquellas KPIs (ni más, ni menos), necesarias (se suele
hablar de entre 7 y 10 KPIs).
No consiste en añadir datos por añadir, sino de mostrar de la forma más adecuada,
aquellos que nos permitan tomar decisiones.
Es una foto ‘fija’ de las KPIs que más influyen en la consecución de nuestros
objetivos.
 2. Segmentación y contexto: debe presentar estas KPIs de forma que estas sean
relevantes (accionables) para el negocio.
3. Visualización: la persona que toma las decisiones debe ser capaz de interpretar
fácilmente la información que está viendo. Por lo que el dashboard debe ser breve,
hablar el mismo lenguaje del decisor y su representación gráfica la adecuada
para los datos que representa y lo suficientemente visual, para que resulte atractivo
su estudio.
Por regla general, cuánto más arriba de la organización estén los decisores a los
que nos dirigimos, menos números y más letra (conclusiones accionables) tendrán, y
viceversa.
Los dashboards se suelen representar en el equivalente a un A4, pero existen
herramientas de visualización de datos, que permiten profundizar en ellos desde el
propio dashboard.
4. Análisis: además de las KPIs el dashboard debe acompañarse de un análisis sobre:
lo ocurrido, las recomendaciones dadas y su potencial impacto sobre el
negocio.El análisis debe recomendar acciones, no describirlas. Es decir, no
podemos quedarnos en: “La tasa de conversión subió hasta el 2%”. Debemos
explicar el origen de esa subida, que vamos a hacer para que se mantenga, que
efecto va a tener esto en el negocio, etc. etc.

Índices De Control (KPI) Los índices de control también son conocidos como KPI (key
performance indicator) los cuales sirven para medir el éxito de una compañía o también
permite tener una radiografía de los resultados de las acciones que se han tomado en algún
negocio por lo tanto al saber los resultados esto da una oportunidad de mejorar las acciones
tomadas de manera de ir mejorando el negocio y finalmente obtener los beneficios
esperados ya sean monetarios, de unidades o porcentajes. Todo el uso de los kpi se
traduce en una constante mejora en los procesos o actividades que conllevan un proyecto,
por lo tanto, toman un rol muy importante para poder ir mejorando el negocio no importando
cual sea este. En este caso en particular se usarán 3 tipos de KPI enfocados a controlar y
mejorar 3 pilares fundamentales en este proyecto los cuales son: 1. Tiempo 2. Costo 3.
Calidad .

06. Conclusiones.

Las herramientas de gestión de proyectos cliente-servidor carecen de informes que

permitan realizar un monitoreo y seguimiento a un portafolio de proyectos.
Para poder tener una visión general de los proyectos de la organización es
necesario tenerlos todos de forma agrupada y correctamente clasificado, esto
permitirá poder tomar decisiones correctas de acuerdo a la información obtenida.
 La representación gráfica de los indicadores permite tener un mayor control sobre el
estado del portafolio de los proyectos, es mucho más fácil tomar decisiones teniendo
todo de forma centralizada y organizada.
El seguimiento de los proyectos es la principal acción para evitar su desbordamiento
en cuanto a costos y tiempo.

La creación de una interface amigable, sencilla y fácil de entender le proporciona al

gerente de proyectos o de portafolio la posibilidad de analizar y tomar decisiones con
base al estado del portafolio de los proyectos de la organización, esto produce que
el dashboard o tablero de control sea consultado con frecuencia y sea tenido en
cuenta para su presentación.

07. Recomendaciones.

1. Busca dar respuesta a preguntas concretas

Es una verdad como un templo que “si no sabes lo que estás buscando, nunca lo
encontrarás”, por eso es importante saber primero cuáles son nuestros objetivos y segundo
buscar dar respuesta a aquellas preguntas que nos ayudarán a saber si estamos
cumpliéndolos o no.

Entre: ¿cuántas visitas hemos tenido este mes? y ¿cuántos registros hemos generado?,
cuando nuestro objetivo es captar un 10% más de suscriptores a nuestro boletín, está claro
cuál es la pregunta que nos sirve.

2. No te pierdas en el largo plazo y actúa en el corto

A la hora de determinar la importancia de un KPI, en mi opinión, es preferible priorizar

aquéllos que tienen un impacto en el corto plazo (objetivos cortoplacistas) y ofrecen la
posibilidad de realizar cambios ágiles; frente a indicadores centrados en el rendimiento a
largo plazo, por la dificultad que supone llevar a cabo cambios asociados.

Esta matriz que en su día compartía Jenna Cheng resume muy bien la idea.

3. Piensa primero qué necesitas medir y asegúrate de que tu herramienta de medición lo

recoge correctamente

Esto es un clásico y tiene poco que explicar, pero aunque parezca obvio, es importante
tenerlo en cuenta.
Cuando usamos herramientas de medición web o móvil, aunque con el código básico de
medición ya se recojan datos, es frecuente necesitar más personalización para poder
realmente adaptar la medición a nuestro objetivo, KPI y necesidades. Por ejemplo, si
recientemente hemos lanzado la posibilidad de compra online en nuestro sitio web,
debemos comprobar que hemos implementado el código de seguimiento de ecommerce en
Google Analytics.

Si por el motivo que fuese no lo hubiésemos implementado y después buscásemos obtener

esta información en la herramienta, primero tardaríamos más tiempo en recoger el dato que
en analizarlo; y segundo, no siempre encontraríamos la información y tendríamos que
implementar posteriormente la medición, con la perdida de “time to market” asociada.

4. Dota de contexto al dato

¿Cómo sabemos si un ratio de conversión del 2% en el mes de enero es aceptable o si, por
el contrario, que haya mejorado un punto porcentual representa que estamos en el buen
camino o no?

Un KPI de forma aislada no nos servirá de nada. Ver la tendencia del último año, el
crecimiento porcentual experimentado y el grado de cumplimiento del objetivo marcado nos
ayudará a entender el comportamiento del indicador. Del mismo modo que su segmentación
-ya sea por fuentes de tráfico, tipo de dispositivos o incluso por tipologías de clientes- nos
ayudará en la toma de decisiones.

5. Comparte los descubrimientos y da recomendaciones

Hay que dar un paso más y no quedarse únicamente en el “qué ha pasado”, y responder al
“y ahora qué hacemos”, ya que por mucho KPI que definamos y analicemos, por mucho que
midamos todos y cada uno de los procesos de nuestro sitio web y por mucho que
analicemos las consecuencias detrás de cada variación del dato, si de ello no obtenemos un
aprendizaje que nos permita mejorar acciones o decisiones futuras, no estamos haciendo
accionables los datos.

No puedo estar más de acuerdo con este post en AdAge sobre la necesidad de insights
accionables por encima de la necesidad de cantidades ingentes de datos. Me ha parecido
bastante interesante el concepto “Test del ¿y entonces qué?”, ya que encaja bastante con
esta idea en relación a que los indicadores no solo se pueden quedar en decirnos que algo
no funciona como debería, sino también ayudarnos a identificar cuál es el siguiente paso.
Por último, mencionar que tan importante es definir estos indicadores y optimizarlos si no
nos resultan accionables, como que el cuadro de mando en el que los recojamos sea lo
suficientemente explicativo para la persona que lo va a recibir y siga un hilo conductor.

08. Anexos (Videos, lecturas, libros, etc).

1. Con las KPI’s adecuadas.

Realiza una búsqueda exhaustiva y profunda de aquellas palabras clave que añadan valor
adicional a tu negocio online. Ellas serán l3tas que te ayuden a posicionarte correctamente
en los principales buscadores.

https://prezi.com/ga6mdnqkgayi/especialistas-en-indexado/
2. Visual.
Crea un gráfico ilustrativo, claro, bien estructurado y fácil de interpretar al primer golpe de
vista.

3. Comprensible.
EL cuadro de mandos debe facilitarte la contextualización de los datos para su posterior
comparación e interpretación, de esta manera podrás hacer valoraciones útiles e
interesantes para mantener o redirigir el rumbo de tu negocio.

4. Personalizado.
Es recomendable elaborar un dashboard acorde a los objetivos específicos establecidos
para cada empresa.

GLOSARIO

QlikView: Herramienta para realizar Inteligencia de Negocios.

R: Herramienta para análisis estadístico.
R Commander (Rcmdr): Interfaz gráfica para la herramienta R.
Inteligencia de negocios: Capacidad para transformar los datos en información relevante
para la toma de decisiones en las organizaciones.
Portafolio de proyectos: Agrupación de los proyectos de la organización.
CPI: Indicador de rendimiento de costos del proyecto.
SPI: Indicador de rendimiento del cronograma del proyecto.
Recursos del proyecto: Son los integrantes humanos que hacen parte de la ejecución de los
proyectos.
Dashboard: Tablero de control que permite visualizar los principales indicadores del
proyecto.
Riesgos: Vulnerabilidad ante un eventual suceso que puede impactar el desarrollo o
ejecución de un proyecto.
Problemas: Evento o suceso que afecta la ejecución de un proyecto y requiere su pronta
solución.
Issues: Igual que el ítem anterior, es el evento o suceso que afecta la ejecución de un
proyecto y requiere su pronta solución.