Ley 594 de 2000

1 ¿Cuál es el objetivo de la norma?

Categorizar los archivos de interés público y de utilidad de consulta nacional.

Controlar los documentos, su disposición final y su relevancia.

Evitar el agolpamiento de documentación innecesaria.

Facilitar la gestión documental y garantizar su transparencia.

Promover la organización, conservación y consulta de los archivos de interés económico, social y

tecnológico.

Consolidar una cultura de información nacional.

Racionalización de la información y sus categorías.

2. Describa con sus propias palabras cuales son los fines de los archivos.

La finalidad es reunir, conservar y difundir los documentos, en tal forma que la información
institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como
fuente de la historia.

3. ¿Qué es el Sistema Nacional de Archivo y quienes lo conforman?

El conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan la homogenización y

normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de
información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la
información y a los documentos.

Está conformado por el conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de los

datos e información para la evaluación y seguimiento de la función archivística en línea de las
entidades que integran el Sistema Nacional de Archivos.

4. ¿Cómo debe realizar la administración y gestión de los archivos?

Debe realizar la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta
los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad
archivística.

Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo

contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los
principios y procesos archivísticos

Decreto 2578 de 2012

1. ¿Cuál es el objetivo de la norma?
 tiene como fin adoptar, articular y difundir las políticas, estrategias, metodologías,
programas y disposiciones que en materia archivística y de gestión de documentos y
archivos establezca el Archivo General de la Nación, Jorge Palacios Preciado, promoviendo
la modernización y desarrollo de los archivos en todo el territorio nacional.

2. ¿Qué es la Red Nacional de Archivos?

Es el conjunto de los archivos públicos y privados articulados, integrados e
interconectados del nivel nacional, departamental y municipal, así como los Archivos
históricos de titularidad pública, con el propósito de brindar una amplia cobertura de los
lineamientos y la política archivística del País.

3. ¿Cómo se debe realizar la eliminación de un archivo?

La eliminación de documentos de archivo deberá estar respaldada en las disposiciones

legales o reglamentarias que rigen el particular, en las tablas de retención documental o
las tablas de valoración documental con la debida sustentación técnica, legal o
administrativa, y consignada en conceptos técnicos emitidos por el Comité Interno de
Archivo o por el Archivo General de la Nación, cuando se haya elevado consulta a este
último.

ISO 15489
1. ¿Cuáles son los beneficios de la gestión de documentos de archivo?
Los beneficios de la aplicación de la Norma ISO 15489 son de amplio alcance. Los
archivos y documentos de la empresa y la gestión de la información y los procesos
de archivos serán más eficaces, dando lugar a ahorros por eficiencia, reducción de
costos y aumento de los beneficios.

2. ¿Cuáles son las características de un documento de archivo?

Debería reflejar correctamente lo que se comunicó o decidió o la medida que se
adoptó, satisfacer las necesidades de la organización a la que está vinculado y
poder utilizarse para la rendición de cuentas.

3. ¿Cuáles son las etapas de un sistema de gestión de archivo?

Documentación de las operaciones relacionadas con los documentos de archivo
Los sistemas de gestión de documentos de archivo deberían contener referencias
completas y precisas de todas las operaciones que se desarrollan en relación con un
documento concreto.

Soporte físico de almacenamiento y protección

Durante el diseño del sistema de gestión de documentos de archivo se debería tener
presente la necesidad de contar con soportes de almacenamiento, elementos para la
protección física, procedimientos de manipulación y sistemas de almacenamiento
apropiados.

Gestión distribuida
Los sistemas de gestión de documentos de archivo deberían ser capaces de admitir
diversas opciones de ubicación de los documentos. En algunos casos, cuando el entorno
legal y normativo lo permita, los documentos pueden almacenarse físicamente en otra
organización pero la responsabilidad y el control de la gestión residirán en la organización
que los ha creado o en cualquier otra autoridad competente.

Conversión y migración
Los sistemas de gestión de documentos de archivo se deberían diseñar de manera que se
garantice la autenticidad, la fiabilidad y el uso de los documentos, aunque se produzcan
cambios en el sistema; incluyendo la conversión del formato, la migración entre hardware y
sistemas operativos o aplicaciones específicas de software durante todo el periodo de su
conservación.

Acceso, recuperación y uso

Para garantizar la continuidad de las actividades y satisfacer los requisitos de rendición de
cuentas, los sistemas de gestión de documentos de archivo deberían facilitar el acceso y la
recuperación de los documentos en un plazo oportuno y de modo eficaz.

Conservación y disposición
Los sistemas de gestión de documentos de archivo deberían estar en condiciones de
facilitar y aplicar decisiones relativas a la conservación y/o disposición de los documentos.

ISO 30300 – 303001

1. ¿Cuál es el objetivo de las normas?

ISO 30300
Esta norma conceptualiza los términos y definiciones aplicables a la
norma sobre sistemas de gestión para los documentos preparados por
la ISO/TC46/SC11. Asimismo, establece los objetivos para el uso de
este tipo de sistemas así como sus principios.

ISO 30301
Esta norma específica los requisitos que debe cumplir un sistema de
gestión para los documentos con el fin de apoyar a una organización
en el logro de su misión, estrategia y objetivos. Se dirige a la
 elaboración y aplicación de una política, relacionada con los objetivos
de los documentos.

¿Cuál es el proceso de gestión documental? Describa sus etapas.

Documento

Registro Clasificación Indexación

Acceso

Destrucción
Disposición Transferencia

Conservación Conservación Migración