SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTACIÓN DEL

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Código: ANSV-SIG-GU-01 Versión: 00 Fecha: 2017-12-05

1. OBJETIVO

Elaborar la documentación del Sistema Integrado de Gestión, para mantener la información1,

que permita a la Agencia Nacional de Seguridad Vial demostrar la Planificación de la
Operación, el control y la mejora continua del sistema.

2. INTRODUCCIÓN

La aplicación de las normas internacionales y nacionales como el Decreto 1072 de 2015,

Decreto 1499 de 2017, ISO 9001:2015, OSHAS 18001:2007, ISO14001:2015 requieren ser
documentadas con el propósito de planificar la gestión a fin de mantener la información
documentada sobre el cual se planificará el enfoque basado por procesos, a fin de mejorar la
eficacia de la organización manteniendo los registros que evidencien la gestión.

Por lo anterior, se hace necesario contar con los mecanismos más apropiados para documentar
el sistema de gestión integrado, que le permita su control y mejoramiento en la medida en que
su sistema madura en el tiempo. Esta guía será la base metodológica para alcanzar los
resultados de cada uno de los procesos de la organización, por lo que planificar y documentar
los procesos, será la garantía de conservar el conocimiento institucional y continuar en el
proceso de mejorarlo a fin de superar los resultados.

3. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN

La presente guía proporciona las directrices para el desarrollo, diseño y el mantenimiento de la

documentación, elementos básicos para la gestión de la organización. Aplica a todos los
procesos que requieren mantener información documentada y necesaria para asegurar que el
sistema de gestión integrado basado en las normas ISO 9001:2015, OSHAS 18001:2007 e
ISO14001:2015, se adapte al cumplimiento estricto de las normas que rigen el actuar de la
Agencia Nacional de Seguridad Vial.

4. TERMINOS Y DEFINICIONES2

• Actividad: El menor objeto de trabajo identificado en un proyecto.

• Anexos: Información adicional adjunta al final de un documento, la cual sirve de apoyo
para la comprensión del mismo y aplicación de las actividades descritas en dicho
documento. Incluye formatos, plantillas, cuadros y gráficos. Estos se relacionan en el

1
COLOMBIA, INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS, ICONTEC, COMPENDIO DE NORMAS FUNDAMENTALES SOBRE GESTIÓN DE LA
CALIDAD, quinta edición, Norma Técnica Colombiana, NTC-ISO9001:2015, Anexo A, ítem A6, Información documentada, 2015.
2
COLOMBIA, INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS, ICONTEC, COMPENDIO DE NORMAS FUNDAMENTALES SOBRE GESTIÓN DE LA
CALIDAD, quinta edición, Norma Técnica Colombiana, NTC-ISO9000:2015

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numeral de anexos de los respetivos documentos y pueden consultarse en el sitio web

de la entidad.
• Aprobación: Actividad realizada por el responsable del proceso quien debe suscribir los
documentos del Sistema Integrado de Gestión.
• Caracterización de proceso: Documento que contiene la identificación, personalización
y descripción de las características más importantes de un proceso tales como: nombre,
objetivo, proveedores, entradas, actividades, salidas y clientes.
• Control de cambios: Actividades para controlar las salidas después de la aprobación
formal de su información sobre configuración del producto. Tabla dentro del cuerpo de
algunos documentos del Sistema Integrado de Gestión (SIG) que permite controlar las
molificaciones realizadas a los documentos del sistema, para mantener la información
actualizada.
• Desarrollo: Parte del contenido de un documento que describe: ¿Qué?, ¿Quién?,
¿Cómo?, ¿Dónde?, ¿Cuándo? y ¿Por qué?
• Documento: Es la información y su medio en el que está contenida. Es el medio de
soporte y puede estar contenida en: papel, disco magnético, medio digital, electrónico,
fotográfico, audiovisual, etc.
• Documentos del Sistema Integrado Gestión: Son aquellos documentos internos y
externos que tienen incidencia en la operación de los procesos de la entidad, tales, como
la normatividad legal, técnica y administrativa, manuales, caracterizaciones de procesos,
procedimientos, guías, protocolos, instructivos, entre otros.
• Documentos obsoletos: Documentos que han perdido su vigencia por las
actualizaciones o modificaciones de las versiones iniciales, los cuales son identificados
con la leyenda “documento obsoleto” y se conserva con el fin de mantener la memoria
institucional.
• Formato: Es un modelo de presentación de un documento que hace parte de un
procedimiento, Instructivo, guía, protocolos u otros documentos que por norma deba
documentarse. El formato una vez diligenciado será elemento vital para mantener3 la
información
• Gestión por procesos: Es la interacción y relación entre los procesos, considerando las
entradas, su procesamiento y las salidas dirigidas a otros procesos, entidades, clientes o
partes interesadas.
• Guía: Documento que ofrece lineamientos o indicación para realizar una o varias
actividades
• Instructivo: Documento que orienta la gestión de una actividad definida en un
procedimiento.
• Introducción: Describe en forma resumida la temática de un documento.

3
COLOMBIA, INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS, ICONTEC, COMPENDIO DE NORMAS FUNDAMENTALES SOBRE GESTIÓN DE LA
CALIDAD, quinta edición, Norma Técnica Colombiana, NTC-ISO9001:2015, Anexo A, ítem A6, mantener la información, 2015.

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• Información Documentada: Información que una organización controla y mantiene, y el

medio que la contiene, puede referirse al sistema de gestión, incluido los procesos
relacionados, información para que la organización opere y la evidencia de los resultados
esperados.
• Líder del proceso: Cargo o rol responsable del proceso.
• Manual del Sistema Integrado de Gestión: Documento que describe la manera como
se cumplen los requisitos de las normas ISO 9001:2015, ISO14001:2015 y OSHAS
18001:2007.
• Normatividad: Disposiciones de carácter legal, técnico y administrativo que regulan una
materia, actividad o sector específico.
• Manual: Este tipo de documento contiene los elementos mínimos para su elaboración
como son: contenido, objetivos, alcance, términos y definiciones, responsable,
normatividad, desarrollo, control de cambios y otros elementos opcionales o
complementarios que pueden ser incluidos dentro del documento como: introducción,
documentos asociados y/o documentos internos o externos y registros
• Objetivo: Resultado a lograr. El Objeto puedes ser estratégico, táctico u operativo. Los
objetivos pueden referirse a diferentes disciplinas (tales como objetivos financieros, para
toda la organización, para el proyecto, el producto y el proceso)
• Política: Intenciones y dirección de una organización, como las expresa formalmente su
alta dirección.
• Política del Sistema Integrado de Gestión: En esta Guía se ha previsto un formato
para la documentación de las políticas del Sistema Integrado de Gestión, la cual puede
componerse de Gestión de Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo, Gestión Ambiental,
Seguridad de la Información, entre otras.
• Política de operación: estas se encuentran contenidas en las caracterizaciones de
procesos, procedimientos, instrucciones, manuales, guías, entre otros documentos. Es
un marco de referencia y de compromiso para entregar mejores productos o servicios en
las mejores condiciones de calidad a tenerse en cuenta en la operación de los procesos
de la entidad.
• Procedimientos: Forma especificada de llevar a cabo una actividad o un proceso. Este
documento contiene unos elementos mínimos para su elaboración como: objetivo,
alcance, términos y definiciones, responsable, normatividad, desarrollo, registro, anexo y
control de cambios.
• Protocolos: Dentro del presente documento se encuentran plasmados los requisitos
mínimos que se debe tener en cuenta al momento de su elaboración los cuales son:
objetivo, alcance, responsable, normatividad, desarrollo y control de cambios, al igual
que unos requisitos opcionales como son registros, anexos y términos y definiciones.
• Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan que
utilizan las entradas para proporcionar un resultado previsto.

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• Protocolo: Normas o reglas que orientan la celebración de eventos o actos oficiales, u

otros elementos que de conformidad con la norma deba aplicarse.
• Publicación: Es la divulgación de los documentos en el sitio de consulta previsto por la
entidad.
• Punto de Control: Sitio o actividad donde se procede a verificar, inspeccionar o medir el
cumplimiento de uno o varios requisitos.
• Plantilla: Es un diseño o preforma que ofrece una guía para la elaboración de otros
documentos.
• Registro: Documento que presenta resultados obtenidos y evidencia actividades
ejecutadas.
• Responsabilidad: Persona o cargo que ocupa aquel responsable sobre la elaboración,
revisión, aprobación, socialización y aplicación de los documentos.
• Socialización: Dar a conocer a todos los funcionarios y partes interesadas cualquier
novedad sobre el SIG
• Tarea: Manera de llevar acabo las instrucciones de trabajo.
• Términos y definiciones: Denominaciones y siglas empleadas en los documentos,
ordenadas alfabéticamente.
• SIG: Sistema Integrado de Gestión
• Versión: Parte del encabezado de algunos documentos que indica la última edición
aprobada y su numeración va desde 1 hasta (n). La versión indicada en el numeral de
control de cambios de los documentos corresponde a la versión en la cual se va a
actualizar el documento.

5. RESPONSABILIDAD

Es responsabilidad de la Oficina Asesora de Planeación el control y la aplicación de la presente

guía, para que los documentos del sistema sean elaborados por todos los funcionarios de
conformidad con las indicaciones emitidas. Este documento es de consulta de funcionarios y
contratistas que participan en la operación de los procesos de la entidad.

La actualización, modificación, eliminación, socialización y aplicación de la guía está a cargo de

la Oficina Asesora de Planeación.

6. NORMATIVIDAD

ISO 9001:2015
ISO 14001:2015
OSHAS 18001:2007
ISO 10013:2002 Directrices para la Documentación del Sistema de Gestión de la Calidad.
NTC 3234:1996 Elaboración de Circulares
NTC 3394:1996 Elaboración de Actas

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NTC 3393:1996 Elaboración de Cartas Comerciales

NTC 3397:1996 Elaboración de Memorandos

7. DESARROLLO

7.1. Productos elaborados.

La Agencia Nacional de Seguridad Vial en la aplicación de los procesos, elabora Proyectos de

Política, Proyectos Normativos, Planes, Programas y Proyectos, Oficios, Memorandos,
Resoluciones, Actas, Informes y demás documentos, para lo cual utiliza papel Bond Blanco de
75 gramos en tamaños carta y oficio.

7.2. Margen.

Para todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión:

• Superior: 1,5 cm
• Izquierda: 2 cm
• Derecha: 1,5 cm
• Inferior: 1,5 cm

7.3. Fuente y tamaño de letra.

Tipo: Arial
Tamaño: De 10 a 12 puntos.
Excepciones: Mayores a 12 solamente en presentaciones o tablas, gráficas u otro
material de apoyo. Se puede utilizar tamaños de 6 a 10 puntos para
cuadros.
Uso de logo: Esta información debe usarse siguiendo los parámetros señalados
en el Manual de Marca ANSV, desarrollado por el proceso de
Gestión de la Información Pública.
Lema de gobierno: Esta información será utilizada únicamente en los formatos de
Oficio, Memorando y Resoluciones, siguiendo los parámetros
señalados en el Manual de Marca ANSV.

7.4. Estructura documental del Sistema Integrado de Gestión.

La estructura documental del Sistema Integrado de Gestión de la Agencia Nacional de

Seguridad Vial se compone de cuatro (4) niveles, como se visualiza en la siguiente figura:

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Constitución Política de Colombia

y Legislación

Documentos, Política y Objetivos

del SIG

Manual del Sistema Integrado de

Gestión

Procedimientos, Instructivos,
Guias y Formatos

Figura 1. Pirámide de Documentos del SIG

• Constitución Política y Legislación: Normas de estricto cumplimiento aplicable a los

procesos y de la entidad.
• Documentos, Política y Objetivos del SIG: Documentos generales del Sistema de
Gestión y que pertenecen a la Base Estructural de la Entidad.
• Manual del Sistema Integrado de Gestión: Es el documento administrativo del
Sistema Integrado de Gestión que contiene la información general, ordenada y
sistemática, sobre los objetivos, políticas y los procedimientos de la Agencia Nacional de
Seguridad Vial.
• Procedimientos, Instructivos, Guías y Formatos: En este componente de la pirámide
de documentos, se recogen todos los instrumentos que permiten la operación de la
gestión de la Agencia Nacional de Seguridad Vial.

Siempre que sea apropiado y para limitar el tamaño de la documentación, se citará las normas
técnicas y de gestión, nacionales o internacionales utilizadas, ofreciendo practicidad y
simplicidad al momento de elaborar el documento.

Cuando se requiera elaborar formatos asociados a los procedimientos y/o a las guías, se hará
referencia de dichos formatos en el numeral de anexos.

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7.5. Estructura de los documentos

La estructura de los documentos del Sistema Integrado de Gestión se compone de tres partes:
encabezado, cuerpo y fin de página.

7.5.1. Encabezado

El encabezado de los documentos debe presentar la siguiente estructura:

B
A
C

D E F

A: Logo de la Agencia de Seguridad Vial, debe utilizarse atendiendo lo dispuesto en el

Manual de Imagen Corporativa.
B: Proceso al cual pertenece el documento.
C: Título del Documento.
D: Código: Ver codificación de documentos.
E: Versión del Documento: Es la manera que se identifican los documentos para conocer la
versión.
F: Fecha: Indica la fecha de elaboración del documento.

7.5.2. Código

Todos los documentos necesarios del sistema de gestión deben tener una identificación única.
La estructura definida corresponde a:

ANSV - SIG - GU - 01
Entidad Proceso Tipo Consecutivo
Documento

7.5.2.1. Entidad

Corresponde a las iniciales de la Agencia Nacional de Seguridad Vial: ANSV.

7.5.2.2. Proceso

Concierne al código del proceso de acuerdo a la siguiente tabla:

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CÓDIGO PROCESO
CID Control Interno Disciplinario
DAP Desarrollo y aplicación de normas, proyectos y estrategias
EVP Evaluación de Políticas, aplicación de normas, Planes, Programas y proyectos
ECO Evaluación y Control
CON Gestión Contractual
GIP Gestión de la Información Pública
GPS Gestión de Política y Seguridad Vial
GPI Gestión de Proyectos de Inversión
GPN Gestión de Proyectos Normativos
GRF Gestión de Recursos Físicos
GRT Gestión de Reglamentos Técnicos
GTH Gestión del Talento Humano
DOC Gestión Documental
FIN Gestión Financiera
JUR Gestión Jurídica
TIC Gestión TIC
PDE Planeación y Direccionamiento Estratégico
SAC Servicio al Ciudadano
SIG Sistema Integrado de Gestión

7.5.2.3. Tipo Documento

Identifica el tipo del documento de acuerdo a la siguiente tabla:

CÓDIGO TIPO DE DOCUMENTO

DO Documento
PO Política
MG Manual de Gestión

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CÓDIGO TIPO DE DOCUMENTO

PR Procedimiento
IN Instructivo
GU Guía
FO Formato

7.6. Cuerpo del Documento

Los documentos pueden contener elementos básicos como:

a. Tabla de Contenido
b. Introducción
c. Política y Objetivos
d. Alcance
e. Términos y Definiciones
f. Responsabilidad
g. Normatividad
h. Desarrollo
i. Productos y/o servicios a producir.
j. Recursos
k. Registros
l. Información a publicar
m. Sistemas de Información
n. Anexos
o. Control de Cambios
p. Fin de página
q. Control de cambios

7.6.1. Control de Cambios

El control de cambios se aplica a Documentos, Políticas, Manual de Gestión, Procedimientos,

Instructivos, Guías y Formatos a través de Delot, donde se registra la información
correspondiente a cada modificación:

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Esta información, igualmente se registra en cada documento de la siguiente manera:

FECHA CAMBIO VERSIÓN

Incluye los cambios realizados al documento y describe la
ubicación donde se realiza el cambio. Igualmente incluye el código Versión del
AAAA-MM-DD
de la solicitud documental a través de la cual se gestionó el documento
cambio.
A B C

A: Fecha. Corresponde a la fecha de la realización del cambio o modificación del documento.

B: Cambio. En este espacio se describen los cambios o modificaciones realizadas al
documento.
C: Versión. En esta casilla se indica la versión del documento que se modifica (00,01,02,
etc.), es decir la versión del documento a publicar.

7.6.2. Control de firmas

Aquí se debe indicar el nombre, cargo y firma de quienes estén obligados o sean
responsables de la elaboración, revisión y aprobación de los documentos. Estos campos están
ubicados al final de los documentos.

Elaboró Revisó Aprobó

Firma Firma Firma

Nombres Nombres Nombres

Cargo Cargo Cargo

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