INVESTIGACION II

Caracterización del proceso dirigido por el área de gestión de talento humano

de la IPS COSMITET LTDA durante el año 2019

Docente: Rubén Darío Agudelo Loaiza

Estudiantes:

Maria Camila Botero Ceballos

Juliana Hoyos Tabares

Edith Marcela Holguín

Yuli Stephany Llano Henao

Maria Victoria Suarez Pardo

Primera entrega investigación II

Universidad católica de Manizales

Especialización Administración en Salud

17 de septiembre 2019

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 INSTRUMENTOS APLICADOS

INSTRUMENTO PARA REVISIÓN DOCUMENTAL – LISTA DE CHEQUEO

1. INSTRUMENTO: Revisión documental

Lista de chequeo

ACTOR:

-Líder del área de Gestión del Talento Humano

-Secretaria de Talento humano

-Auxiliar de archivo

INSTRUMENTO PARA REVISIÓN DOCUMENTAL

LISTA DE CHEQUEO

NOMBRE: DIANA MARCELA OSORIO

CARGO: LIDER TALENTO HUMANO

DOCUMENTO PREGUNTA RESPUESTA

SI NO
CARTA ORGÁNICA Existe el área de gestión del TH: X
Ubicación del área: X
 Procesos de apoyo
 Procesos Operativos
 Proceso Directivos
Tiene áreas o cargos bajo su X
responsabilidad:

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 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CATEGORÍA SUBCATEGORÍA SI NO OBSERVACIONES

Reglamento X
interno de trabajo

NORMATIVAS
ESPECIFICAS DE Reglamento de X
GTH Higiene y
Seguridad
industrial

Manual de X
convivencia laboral

Otros

Existe documento Política de X

con la política de Selección
Gestión Humana
que incluye:
Política de X
Contratación

Periodo de prueba X PROCESO DE INDUCCIÓN, REGLAMENTO

INTERNO (2 MESES)

Formas de pago X PROCESO DE INDUCCIÓN

Incentivos y X
beneficios

Terminación de X
contrato de trabajo

Liquidación e X PERSONAL DE NÓMINA

indemnizaciones

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 X
Existe documento Cesantías
con la política de
Gestión Humana
que incluye:
Vacaciones X

Deducciones de X NO SE REALIZAN
nomina

Trabajos nocturno, X
dominical, festivo y
horas extras

Creación de nuevo X
cargo en la
empresa

Sanciones X
disciplinarias

Dotaciones X NO SE MANEJAN

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 CATEGORÍA SUBCATEGORÍA SI NO OBSERVACIONES
Existe documento Reclutamiento Y X
con la descripción Selección
de los siguientes
procedimientos
(Descripción Contratación X
detallada del cómo
se realiza con los
responsables de
los procesos): Inducción X

Desarrollo de X
personal

Nivelación salarial X

Evaluación de X
desempeño

Desarrollo de PROCEDIMIENTO EN DESARROLLO

carrera

Maneja el área de Satisfacción de X

Gestión del cliente interno
Talento Humano
formatos con los
siguientes Ausentismo laboral X SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
indicadores

Accidentes de X
trabajo

Rotación de X DESARROLLO PERSONAL

personal

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 Bienestar de X CRONOGRAMA DE CAPACITACIÓN
personal
Otro cual?

Existe documento Existen las fases de X CARACTERIZACIÓN

con la planear, hacer, SELECCIÓN
caracterización de verificar y ajustar CONTRATACIÓN
procesos de GTH DESARROLLO
Existen indicadores X
del proceso PHVA

2. ENTREVISTA AL GERENTE DEL AREA DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

(Grabar la entrevista)

Se envían audios al correo profe, porque no se dejan cargar en la plataforma

INSTITUCIÓN: COSMITET ARMENIA

SECTOR: PÚBLICO___________ PRIVADO X

Buenas tardes diana mi nombre es Stefany, hago parte de un proyecto de

investigación que está haciendo la Universidad Católica de Manizales, donde lo que
se pretende es hacer una caracterización del talento humano de la IPS Cosmitet,
entonces como ya te he mencionado anteriormente en qué consiste el proyecto
investigativo y necesito hacerte unas ciertas preguntas, una de las cuales es:

¿La empresa es pública o privada?: Privada

¿Cuántos empleados están a tu cargo? ¿Número de empleados que están en

Cosmitet?: bueno en total contando también el personal de prestación de servicios
que es el personal médico y odontólogos somos 85 personas acá en la sede, en
cuanto a personal de nómina de temporales somos 54.

¿Cuál es tu nombre completo?: Diana Marcela Osorio Agudelo

¿Tu formación en pregrado es?: Yo soy Psicóloga

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¿Formación en posgrado?: yo tengo especialización en seguridad y salud en el
trabajo

¿Experiencia laboral en el área de gestión y talento humano?: 5 años y medio

aproximadamente

Listo vamos a empezar con el derrotero de las preguntas, damos inicio con la
primera:

1.¿Cualés son las funciones que tiene a cargo?: bueno, yo soy la encargada de
coordinar el proceso de gestión de talento humano, básicamente yo me encargo y
coordino de realizar los procesos del área de gestión de talento humano de la sede
como son selección y contratación, también la encargada de realizar las actividades
de bienestar y desarrollo entre ellas pues la inducción del personal y las actividades
de bienestar como son capacitaciones, también la programación de vacaciones, de
temporalidades para el personal que está contratado por temporal, el reporte de
novedades que son incapacidades y permisos o licencias, la gestión de la renuncias,
el paz y salvo, los certificados laborales, también custodio todo lo que es el archivo
de talento humano que son las carpetas del personal, apoyo y coordino las
actividades de seguridad y salud en el trabajo, los reportes de accidentes de trabajo,
las socializaciones de seguridad y salud en el trabajo, las incapacidades del
personal, reporto procesos disciplinarios y vigilo pues el cumplimiento del
reglamento interno, los horarios, las sanciones y reviso la radicación de cuentas de
cobro del personal de prestación de servicios. Hago los reportes e informes que me
corresponden en el área de talento humano y también realizo pues actividades
administrativas dentro de la sede.

2. Describa qué personal tiene bajo su cargo: bueno acá yo tengo cinco personas
administrativas que son: la secretaria administrativa, la auxiliar financiera, la
persona de recepción, la auxiliar de afiliaciones y el de salud ocupacional y tengo 4
de servicios generales que son tres personas del aseo y un portero

¿el otro personal no pertenece al área de talento humano? Digamos que si hace
parte de talento humano pero cada área tiene un jefe directo y digamos que es el
jefe directo el que se encarga de reportarme cualquier novedad con el personal

¿Qué tipo de decisiones del área puede tomar de forma autónoma? Bueno las
decisiones autónomas del área de gestión de talento humano son pues el proceso
de selección de acuerdo al cumplimiento del perfil, que es desde el levantamiento
del perfil, reclutamiento, la realización de la requisición y pues la entrevista, aplicar
las pruebas y digamos que las pruebas ya las califican directamente en selección y
de ahí ya yo escojo como la terna con el jefe inmediato. Otra es las actividades de
bienestar y desarrollo hacer como el cronograma de capacitaciones, hacer las

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inducciones cada vez que alguien ingresa o reingresa, el reporte de novedades
tanto al área de nómina como de talento humano directamente en Cali porque todo
pues está centralizado allí y todas las decisiones administrativas de la sede

¿Qué tipo de decisiones del área deben ser consultadas y autorizadas por su jefe
inmediato? Bueno mi jefe inmediato es la jefe de gestión de talento humano que
como dije anteriormente está centralizada en Cali. Las decisiones que yo debo
consultar son cuando se va a levantar algún proceso disciplinario, el aumento de
planta de personal porque eso debe estar autorizado desde talento humano pero
sobre todo desde la gerencia, los procesos de contrataciones en lo que implica
digamos toda la documentación, la radicación de las cuentas de los prestadores de
servicio que es cumplir pues digamos con las fechas y con la documentación
requerida, si se tiene alguna modificación en fechas de entrega de todo lo que son
novedades también las tengo que consultar y todo lo de seguridad y salud en el
trabajo a la coordinadora y de seguridad y salud en el trabajo

¿La parte médica quien toma las decisiones sobre ellos? La parte médica que son
los prestadores de servicios están bajo la coordinación médica de la sede y del
director médico regional.

¿El área de gestión de talento humano hace planeación estratégica? Si, la

planeación se hace directamente desde la jefatura de gestión del talento humano

Especifique cada cuanto tiempo, quienes participan, cómo lo hacen y qué aspecto
tiene en cuenta en dicha planeación: bueno, ¿cada cuánto tiempo? eso se realiza
anualmente, la jefe de gestión del talento humano presenta como el informe a
gerencia y allí participa la gerencia, los directivos y los jefes de área que son los que
presentan a las directivas de la empresa pues presentan ante gerencia las
necesidades de acuerdo a cada área. ¿Cómo lo hacen? Pues cada jefe de área
realiza una presentación informe para la gerencia enfocada a la revisión del año
anterior y las necesidades encontradas en las áreas y las mejoras de
implementación de acuerdo a lo evidenciado. Esto se enfoca pues digamos que en
la revisión del año anterior y pues es para la mejora de los procesos durante el año
siguiente.

¿La planeación estratégica del área de gestión del talento humano está articulada
con la planeación institucional? Pues no del todo porque está más alineada a las
necesidades del personal y de cada área, del área de talento humano en este
momento y pues ya como dije anteriormente cada área de acuerdo a la necesidad
es la que realiza dicha planeación, entre eso pues gestión del talento humano
realiza de acuerdo a esas necesidades la planeación estratégica

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¿En qué aspectos se articula o existe alineación? Pues digamos que se cumplen
con los parámetros de gerencia al presentar el informe, es en eso digamos en lo
que se articula institucionalmente obviamente cumpliendo como con la visión de la
empresa y las políticas de la misma

¿El área tiene Manual de procesos y procedimientos? Si, el área cuenta con
manuales de procesos y procedimientos que se pueden encontrar en la intranet de
la empresa, se encuentran por ejemplo los procesos de selección, requisición de
personal, creación de perfiles, de contratación, capacitación, inducción, análisis de
carga, retiro de personal y todo lo que es novedades, liquidación de nómina y retiros

¿Cada cuánto se actualiza? Se actualizan cada dos años y si se tienen cambios

antes de los dos años se realiza la respectiva actualización

¿Realmente tienen la aplicabilidad en las funciones específicas del área? Si tienen

una aplicabilidad en los procesos que se manejan de acuerdo pues a lo plasmado,
esto es más que todo para el control de los médicos

-Practicas

¿El proceso de selección de personal lo realiza directamente su empresa o usted

tiene que subcontratar a otra entidad para que realice dicha selección? El proceso
de selección se maneja directamente en la empresa y está en cabeza de la
coordinadora de selección desde Cali y por las coordinaciones de gestión de talento
humano de cada sede

¿En la selección y contratación de nuevo personal la institución prefiere priorizar

en conocimiento, experiencia o habilidades del ser? Pues se enfoca en las tres
realmente, la idea desde el proceso de selección más que de contratación es
cumplir con los tres los ítems que tu mencionas, sobre todo para los cargos
digamos asistenciales que se manejan acá en la empresa al ser de sector de
salud. Aunque digamos que la experiencia y las habilidades del ser tienen más
peso para los perfiles administrativos, pues digamos que para mi muchas veces se
puede enseñar desde el proceso de inducción al hacer y pues yo pienso que
adicional a ello la personalidad es algo con lo que nacemos y vamos alimentando
a medida de que crecemos y por eso para mí pues digamos que es primordial
tener en cuenta todas las habilidades del ser, el comportamiento y la personalidad
pues dentro de la selección. Los otros dos aspectos para mí se pueden adquirir ya
estando contratado porque uno puede hacer cuando ya está contratado aprender
a hacer y ahí mismo pues adquirir la experiencia
¿Los programas de capacitación son planificados partiendo de un diagnóstico de
necesidades presentes y futuras? Si precisamente son planificados de acuerdo al
plan estratégico anual que se presenta en la gerencia y con base en la solicitud de

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los jefes de las diferentes áreas y las necesidades que los jefes ven en cuanto a la
capacitación del personal que tienen a cargo, entonces para mi si es planificado

¿Evalúa los resultados de capacitación en términos de impacto en la organización?

Sí, hay una coordinación que se encarga de eso que es la coordinación de bienestar
y desarrollo, ella es la encargada digamos de evaluar estos resultados de las
capacitaciones a nivel general en la compañía. Es desde esta coordinación que se
realiza el seguimiento a la adherencia del personal en las capacitaciones
planificadas y yo como coordinadora de gestión humana personalmente participo
de forma activa en las capacitaciones para desde esta capacitación evaluar el
proceso aparte de las evaluaciones físicas que se realizan por parte de cada
capacitador

¿La empresa destina un rubro anual para capacitación del talento humano? No, en
la compañía no existe un presupuesto designado para ese tipo de actividades. Las
capacitaciones que se realizan pues son a título gratuito con entidades sin ánimo
de lucro y que ofrecen la oferta educativa sin ningún costo como por ejemplo el
SENA, casi todas las capacitaciones se realizan con el SENA por eso

¿Se ofrecen programas de desarrollo con el fin de que los empleados aumenten sus
posibilidades de promoción? Describa cuales: pues digamos que la empresa como
tal no tiene un plan carrera o muchas posibilidades de promoción pero si se trabaja
más en el desarrollo de la persona como son con las inducciones, con las re
inducciones, las capacitaciones para reforzar precisamente los conocimientos de
los colaboradores para brindar nuevos conocimientos, pero digamos que en
ocasiones si se presentan traslados a otras áreas esto con el fin de dar un nuevo
aire a las personas, sacarlos pues de su zona de confort y de la monotonía como
de sus funciones. Cuando hay un cargo de mayor nivel digamos salarialmente, lo
primero que se hace si es un proceso interno para el personal interno y asi darles la
posibilidad de que sean los más antiguos o el personal que labora en la empresa
que se quede con este tipo de beneficio aunque pues aclaro que eso no ocurre con
mucha frecuencia porque aquí generalmente tanto el personal asistencial, los
auxiliares asistenciales y administrativos devengan el mismo salario entonces por
eso es muy difícil como que se presente eso pero cuando se presenta si se hace lo
primero internamente

¿Existen posibilidades y garantías de estabilidad laboral en la empresa? ¿De qué

tipo? Si la empresa da un cumplimiento de ley mínimo, digamos que se cumple con
la jornada laboral de las 48 horas hasta menos. Además es claro que la estabilidad
laboral se la da cada persona cumpliendo con las funciones y las condiciones
exigidas por la empresa para la continuidad laboral y se tienen pues los resultados
mediante las evaluaciones de desempeño no? También se incentiva el personal

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desde el proceso de desarrollo y bienestar con temas como compensación de
tiempo, no económica porque digamos que los salarios no aumentan mucho pero si
con tiempo por ejemplo acá lo que hace es que cuando la persona esta de
cumpleaños se le da media jornada laboral, otro incentivo es que trimestralmente
se premia a los mejores empleados de cada área y también digamos que a los tres
primeros puestos se le da como una compensación en tiempo y pues el
reconocimiento ante sus compañeros. Lo otro es que se hace celebraciones en las
fechas especiales como son día de la enfermera, día de la secretaria, el de la madre,
el del padre, en Diciembre y los días de los niños son tenidos en cuenta los hijos de
los empleados se les hace cualquier pues detalle y no tenemos pues digamos que
una restricción en los permisos para citas médicas o para asistencia a reuniones de
los hijos digamos que les damos el permiso y no pedimos compensación de ese
tiempo si? Aunque digamos que también en ese caso es importante aclarar que
hablando de la estabilidad laboral en cuanto a la contratación no se ve eso, porque
digamos que acá la mayoría del personal casi el 85% está contratado por un
contrato de obra o labor, esas condiciones contractuales lo que hacen es que la
persona está contratada por un tercero, por una temporal y cada once meses se le
hace finalización del contrato, de acuerdo a la evaluación del desempeño se vuelve
a contratar para que ingrese nuevamente entonces digamos que evaluando la
estabilidad laboral por ese ítem contractual si hay como una falencia

¿El otro 15 por ciento a que corresponde? Es de nómina y personal

¿Qué porcentaje más o menos? ¿Número de empleados? El número de empleados

que tenemos por nomina son once

¿Los otros? Los otros son por prestación de servicios

¿Ellos pueden acceder a los mismos beneficios? No, realmente el personal de

prestación de servicio son personal médico y de odontología, ellos solamente vienen
de acuerdo a las agendas que ellos pasan pero no tienen ningún beneficio
simplemente se les paga por hora

¿La empresa propende por mantener un buen clima laboral? ¿Cada cuánto miden
el clima organizacional? Pues realmente ese tema se está tratando actualmente, se
inició a trabajar con la medición por medio de una encuesta de clima laboral aplicada
a todos los funcionarios de la empresa sea por contrato de nómina, de temporal o
por prestación de servicios y fue desde la necesidad que se encontró en la
planeación estratégica anual que se hizo este tema del clima laboral para este año,
con el fin de cumplir pues con la medición y sobre todo mitigar el riesgo psicosocial
de los empleados. Anteriormente no se había realizado ninguna medición por parte
del área al personal de la empresa de clima laboral pero si se daba manejo a este

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tema por ejemplo con capacitaciones o con el mismo manual de convivencia entre
superiores y compañeros con el fin de tener un buen clima laboral, porque digamos
que la mayoría del tiempo estamos compartiendo con nuestros compañeros y eso
hace parte del desarrollo y bienestar y además del buen ambiente laboral por eso
se trabajan como digamos estas actividades y capacitaciones desde el área pero
hasta ahorita es que se está implementando como tal una medición

¿Qué tipo de acciones se toman con los resultados de esta medición? Bueno, las
mediciones serian a futuro porque apenas se va a implementar y pues estaría
realmente mirando que acciones se van a tomar de acuerdo con los resultados que
arroje la encuesta laboral que se está realizando y pues el porcentaje de las
respuestas que den los empleados. ¿Qué pensaría yo que se puede trabajar a
futuro? Seria con nuevas capacitaciones de acuerdo a las necesidades de los
empleados para mejorar todo lo que son las habilidades, las aptitudes y las
competencias del personal ya también como ahí se habla sobre el tema salarial
pues ya digamos que es desde la gerencia más que se tomaría cualquier tipo de
decisión al respecto de los incrementos

¿Qué tipo de incentivos tiene la organización para retener el talento humano?

Bueno, los incentivos que se tienen como lo dije anteriormente no son económicos,
son de tiempo y desarrollo en pro del bienestar de los colaboradores, pues vuelvo y
te repito ósea media jornada el día del cumpleaños, se realizan la celebración de
las fechas especiales, día de la enfermera, del padre, amor y amistad, navidad, día
del niño se premia pues al empleado del trimestre y se tiene en cuenta a los hijos
de los colaboradores pero económicamente no se tiene pues digamos ninguna
retribución o incentivo

¿Todas estas actividades se desarrollan desde el nivel central? No, estas

actividades son generadas y coordinadas desde acá desde la sede precisamente
partiendo del bienestar de los empleados

¿Por qué estos incentivos no están ejecutados o llevados a cabo desde el nivel
central? Pues yo opino personalmente que no se le da como el porcentaje digamos
que tiene el personal humano, muchas veces en las empresas se contrata el
personal cumplir las funciones y no se incentiva el bienestar del personal entonces
por eso para mí es muy importante incentivar el desarrollo y el bienestar de los
empleados porque muchas veces tu estas feliz en un trabajo sin necesidad de que
tengas una muy buena remuneración económica sino con que te den otras cosas

¿Por qué crees que nivel central no lo hace? Pues digamos que allá este año si se
hace las celebraciones de los días especiales y se hacen comunicaciones por

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correo, pero yo creería que el rubro económico el presupuesto es muy importante
para hacer este tipo de actividades y pues desde gerencia no se aprueban

¿Se han definido políticas sobre incentivos y reconocimientos que permitan la

retención del personal? La verdad es que no hay una política como tal establecida,
digamos que esas políticas uno las puede encontrar como inmersas en los procesos
de desarrollo y bienestar del personal que se empezó a ejecutar este año.
Anteriormente pues no se tenían y no hay una como tal sobre incentivos y
reconocimientos por lo que hablábamos anteriormente ósea digamos que desde la
parte directiva esto no es muy importante

¿Cada cuánto se hace la evaluación del desempeño? Bueno, la evaluación del

desempeño para el personal que está contratado por contrato de obra o labor se
hace cuando finaliza el contrato quiere decir cada once meses y para el personal de
nómina ellos tienen un contrato fijo a un año cuando este contrato se vence se hace
la evaluación de desempeño

¿Si una persona desea salir antes a la temporalidad lo puede hacer o si el jefe lo
decide? Si se puede hacer, simplemente es notificar la novedad y simplemente se
hace finalización del contrato se le hace la evaluación del desempeño para saber si
se vuelve a contratar o simplemente se hace la evaluación de desempeño y no se
vuelve a contratar

¿Quién hace la evaluación del desempeño? ¿A través de que métodos se realiza

esta evaluación? Bueno, ¿Quién la realiza? La realiza el jefe inmediato de cada
área y es una evaluación que se hace por competencias con una calificación tanto
cuantitativa como cualitativa. Esta calificación es dada por el jefe inmediato, pero se
realiza siempre la evaluación de desempeño junto al colaborador para saber si está
o no satisfecho con la misma y el porqué. Luego de que hace la calificación se
genera una retroalimentación del evaluador que es el jefe inmediato y se generan
unos compromisos por parte del evaluado que es el funcionario de allí también
digamos que salen las necesidades de capacitación de acuerdo como a la
productividad y al cumplimiento de las funciones de cada empleado

¿Se hace retroalimentación de la evaluación con el personal? ¿Qué tipo de acciones

implementan con los resultados de la evaluación del personal? Si, todas los
resultados de las evaluaciones de desempeño que se realizan se hacen con el
personal y digamos que como te dije anteriormente es con el colaborador que se
hace la retroalimentación, se generan los respectivos compromisos y con esto lo
que se hace es dar o no continuidad para la nueva contratación. En cuanto a las
acciones implementadas con los resultados de las evaluaciones pues son las
necesidades de capacitación de acuerdo a las falencias encontradas en las mismas

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por parte del jefe inmediato y también pues digamos que por parte del jefe inmediato
se hace un seguimiento al cumplimiento de los compromisos realizados por el
mismo colaborador. Cuando se da la nueva contratación el jefe inmediato que de
acuerdo a la calificación es el que hace que se vuelva a contratar la persona es
quien debe estar pendiente de los compromisos si no esa misma persona reporta al
área de gestión de talento humano para dar finalización del contrato

3. INSTRUMENTO DE PRÁCTICAS DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO:

ACTOR: Este instrumento se le aplicará al líder del área de talento humano y a

todos los líderes de áreas.

Nombre de la Institución: cosmitet

Marque con una X: Público_____ Privado_____ Mixto X

En este punto realizamos una encuesta a cada uno de los líderes de área, a
continuación anexo envió link donde se evidencia la encuesta y las respuestas
dadas por los 14 líderes de área con la que cuenta la regional, se anexa Excel con
la información recopilada.

https://forms.gle/Uip8nWmcUQrUZr4y9

Excel con respuestas por líder.

Anexamos pantallazos:

14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25