ACTIVIDADES QUE SE DESARROLLAN EN UN PROCESO NORMAL DE

COMPRAS

APRENDIZ
ALISSON VELEZ CAICEDO

PRESENTADO A:
ANA KATRINA RUIZ BELTRAN
INSTRUCTOR VIRTUAL SENA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD - NTC ISO
9001
CURSO VIRTUAL
VILLAVICENCIO, COLOMBIA
2019
 INFORME

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado a partir de la

comprensión e interpretación de las temáticas tratadas en la presente actividad,
realice un informe donde describa las actividades que se desarrollan en un
proceso normal de compras. En el informe además de describir las actividades,
debe incluir un cuadro en el cual relacione los documentos de origen interno y de
origen externo que se requieren o que se generarían en el desarrollo del proceso.

SOLUCIÓN

Proceso normal de compras esclarece lo siguiente: se hace adquisición de

insumos o bien llamados como materias primas, importantes para función
pertinente de una organización de ahí la relación con la gestión de calidad es de
suma importancia; una entrada para muchos de los procesos, es el departamento
de compras desde la ISO 9001, procesos de carácter misionales como procesos
de carácter de apoyo que ejerce una organización. Su gestión impacta
directamente en los resultados que busca la empresa porque su importancia va
ajustada principalmente a los resultados económicos de la empresa, la calidad del
producto final, la satisfacción del cliente y la confianza del cliente interno
respectivamente.

¿Cómo sería la gestión del proceso de compras?

1. Identificar los productos críticos a comprar: Los productos críticos son

aquellos que hacen parte del negocio pero con ellos van relacionado
aspectos negativos hacia el mismo, al identificar que productos son críticos
se debe seguir una reagrupación de aspectos que son característicos de
dichos productos o servicio que comercializa la empresa, y con ello entablar
diferencias entre un producto crítico y no crítico, también a qué proceso
pertenece y el producto final, es importante resaltar si el producto impacta,
si se compra en paquetes, como también resultaría provechoso mostrar
cómo sería el carácter crítico que estos poseen, si bien se puede llamar
índice de criticidad.

2. Definir especificaciones del producto a comprar: en toda organización

se deben establecer y de forma definida la metodología y responsabilidades
 para comunicar las necesidades de compra a los proveedores para realizar
las compras y que la metodología sea transmitida al proveedor. las
especificaciones para el proceso de compra están encadenados con
requisitos de manera definida: Por ejemplo, cantidad, material, forma,
medidas, fechas, etc. Dichos requisitos son muy variables en función del
sector y necesidades de la organización.

3. Planear las compras: A partir de la previsión de lo que se pretende

vender, se abastece de lo que lo principal que se necesita para así brindarlo
de una mejor forma. Para los programas de compras se emplea pronóstico
de demanda definido y con ello se induce a notar el tipo de ganancia el
cual establece la comercialización de un producto más que otro, dado que
los tipos de productos ofrecen un tipo de demanda dependiendo los gustos
de los compradores, adicional a los anterior, es importante las cantidades a
comprar y el momento justo que se debe realizar dicha acción de compra.
Mantener los puntos claros es lo que encamina a realizar acciones y con
ello la mejora en cuanto a negociaciones si de compras de habla con el
proveedor a fin de obtener descuentos, permite disminuir inconvenientes en
el inventario que se realice y aumentar una directa mejorar el tratamiento
que se le brinda al producto en comercialización, en caso de las
características entre ellos encajan materiales delicados y los que tiempo
corto plazo como los que se pueden vencerse estando en comercialización.

4. Evaluar y seleccionar proveedores: Toda empresas u organización en

funcionamiento inmediato deben disponer siempre de una lista destacada
en donde se encuentran seleccionados los proveedores capaces de poseer
funciones suficientes para satisfacer las necesidades de compra que brinda
la empresa o en algunos casos organizaciones amplias. Para dicha
selección de un proveedor, la organización debe aplicar una evaluación que
permita resaltar las funciones de capacidad de hacer el suministro directo
de los productos para comercializar ya obtenidos por la empresa, como las
empresas aparte pueden ofrecer productos hay otras cuya características
de servicios, lo cual lo mencionado anteriormente también aplica a
empresas que brinden servicios. Con dicha evaluación se deben seguir
criterios en la escogencia de los proveedores destacados y esto lleva a la
breve consideración pertinente que tiene la organización, Una forma
sencilla de realizar esta evaluación es obtener un índice de calidad de cada
proveedor, este resultado puede mostrar la cantidad de incidencias o no
conformidades de cada uno de los proveedores entre la cantidad de
pedidos de servidos. por ejemplo, que se encuentre ubicado en un lugar
determinado, que tenga las certificaciones requeridas, ser un proveedor
 oficial, etc. Así es como se rectifica la comodidad y beneficio de ciertos
proveedores que son los que trabajaran con dicha organización, pero
también es importante tener en cuenta que toda empresa en proceso de
selección de proveedores, la selección debe realizarse de manera
periódica, considerado semestralmente se realiza la reevaluación a los
proveedores, con el fin de determinar si continúan o no en el listado de
proveedores, para futuras adquisiciones., esto depende del comportamiento
en general de los proveedores contratados. Los datos de evaluación deben
ser incorporados al listado de proveedores para poder utilizar esta
información en el momento de elegir a un proveedor.

5. Realizar el trámite de compra: Una vez ha sido seleccionado el

proveedor, el Jefe de Compra elabora lo que se le llama la "Orden de
compra" y obtiene la autorización del ordenador del gasto, asegurándose de
contar con la aprobación de la Junta Directiva

6. Verificar el producto comprado: Los productos que han sido entregados

por los proveedores previamente seleccionados deben seguir supervisión
previa como la verificados y/o inspeccionados antes de ser incluidos en los
procesos de la organización. Siempre se debe realizar dicha acción antes
mencionada al recibido solicitado, realizándose una breve inspección,
prueba, ensayo, entre otros aspectos necesarios del producto. Una práctica
muy útil es comparar lo especificado en la factura con lo que se tiene en el
espacio físico dado que si se encuentra una anomalía en aquello que no
coincide, puede considerarse como puntos considerados negativos en la
eficiencia de proveedor, según las disposiciones de la empresa. Recuerda
dejar evidencias, los registros como: Solicitud de Pedido, Orden de
Compra, Matriz comparativa de cotizaciones, Listado de Proveedores,
Solicitud de revisión y/o elaboración de contratos y convenios; aspectos que
son esencial en toda verificación.

7. Re-evaluar proveedores: la mayoría de las organizaciones tienen

alrededor de cientos de proveedores y sin embargo, los
clasifican por proveedor de carácter crítico o no crítico en función de su
impacto en el sistema de gestión de calidad. Por lo que establecen criterios
como evaluaciones para considerar un proveedor crítico y a estos
proveedores les hacen la evaluación de desempeño, lo cual puede ser
permitido por la norma, pues esta específica que el tipo y grado de control
sobre el proveedor depende del impacto sobre el producto final.
 8. Tomar acciones en el proceso de compra (correctivas, preventivas y
mejora): La medición del proceso de compras nos permitirá tomar acciones
para las respectivas correcciones y con ello la consecuente mejora para la
contribución al equilibrio esencial de toda empresa, resaltando que tener
riesgos asociados a la compra hacen más fácil el esclarecimiento de
acciones correctivas y preventivas que podemos adelantar.

CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO DE COMPRA:

INTERNOS EXTERNOS

Documento donde se recopila las características específicas del Requisitos legales, y normas
producto o servicio a vender, aspectos cuantitativos/cualitativos internacionales, donde acoplan
pertenecientes a dicho producto a vender, producto a comprar, las características estándares
cantidad, criticidad entre otros que debe tener cada producto.
Documento cargado con las metodologías del proceso de compra y Catálogos de los equipos,
subcontrataciones. necesarios para obtener el
producto o/y servicio a realizar.
Documentos nutridos de los datos y resultados de la selección y Hojas de seguridad, Hojas de
evaluación de proveedores que hacen parte de la empresa y los que utilidad de la materia prima o
están en el proceso evaluativo. insumos, con las cuales se
obtendrá el producto o/y
servicio.
Documento donde se describe tanto el producto como el plazo Orden de compra, facturas y
solicitado, así como otros condicionantes (presupuestos, plazos de Registros de lo comprado
entrega, características del producto etc.)
Documento que contengan la realización de los pedidos, como el
proceso de la aprobación del pedido.
 Los datos del pedido, los requisitos que describen claramente el
producto, para la aprobación del producto, del sistema de calidad,
para la cualificación del personal, procedimientos, procesos y equipo,
el plazo solicitado, otros datos como el presupuesto, condiciones de
entrega, requisitos para la aprobación del producto.

Documentos de las órdenes de compra/subcontratación con la

finalidad de asegurar que los productos y servicios cumplen con los
requisitos especificados.
Formato de la hoja de pedido de compra, formato de la hoja de
pedido de subcontratación, formato de la hoja de evaluación de
proveedor, que son el registro de la información solicitada a los
proveedores para su aceptación, formato de la hoja de no
conformidad de producto (para compras), formato de la hoja de no
conformidad de servicio (para subcontrataciones).