Economía de la Empresa - Tema VI – La función de aprovisionamiento

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TEMA VI. LA FUNCIÓN DE APROVISIONAMIENTO

ÍNDICE

1. Introducción

2. La función de aprovisionamiento

3. La gestión de inventarios.

3.1. Clasificación de los costes

3.2. Administración de inventarios

3.3. Modelo de pedido óptimo o modelo de Wilson.

3.4. Modelo ABC de gestión de inventarios

3.5. El sistema JIT (just-in-time).

4. La valoración de las existencias

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1. INTRODUCCION

Aunque normalmente todo lo relacionado con la gestión de almacenes está unido a lo que
denominamos el proceso productivo de la empresa (temas posteriores), su análisis
individualizado nos permitirá conocer la importancia que su gestión tiene en dicho proceso, así
como su influencia en los costes generales de la empresa.

2. LA FUNCIÓN DE APROVISIONAMIENTO

La función de aprovisionamiento consiste en comprar los materiales necesarios para la

actividad de la empresa (producción y/o venta) y almacenarlos mientras se inicia cada proceso de
producción o comercialización.

El objetivo global de la función de aprovisionamiento es suministrar al departamento de

producción lo materiales necesarios (materias primas, recambios, envases,..) para la fabricación y
al departamento de ventas los productos que ha de comercializar., además de organizar las
diferentes existencias que se generan en este proceso. Habitualmente el departamento que se
encarga de este proceso es el departamento de compras o departamento de aprovisionamiento.

La función de aprovisionamiento se compone de tres aspectos fundamentales: compras,

almacenamiento y gestión de inventarios.

• En primer lugar, el encargado de realizar las compras de productos que necesita el

dto. de producción y el comercial, ha de tener en cuenta: el precio, la calidad, plazo
de entrega, condiciones de pago, servicio postventa, etc. Esto implica hacer una
óptima selección de los proveedores para rentabilizar al máximo estas variables, que
determinan la realización de las compras.

• En segundo lugar, la función de aprovisionamiento implica disponer de almacenes

para guardar los productos que posteriormente utilizará el dto. de producción. Una
vez fabricado el producto, éste también se ha de almacenar hasta que el dto. de
comercial lo venda a los clientes. Todo esto hace necesario un espacio físico donde
ordenar y guardar convenientemente los productos.

• Y en tercer lugar, es necesario desarrollar un sistema de gestión de inventarios, que

tienen como objetivo determinar la cantidad de existencias que se han de mantener y
el ritmo de pedidos para cubrir las necesidades de la empresa para la producción y la
comercialización.

El mantenimiento de las existencias genera unos costes muy importantes que se deben
minimizar, sin dejar por ello de maximizar el servicio que dan las existencias. En este aspecto
debemos considerar la gestión de inventarios como una política de empresa.

Por todo ello, la función de aprovisionamiento supone un periodo de tiempo, ya que hay

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un conjunto de actividades que tienen un orden cronológico. Así que, podemos considerar el
ciclo de aprovisionamiento como el periodo que existe entre la realización de la compra y el
momento en que son entregados los productos vendidos a los clientes.

Este ciclo es diferente según se trate de empresas productoras o empresas comerciales.

EMPRESA PRODUCTORA

Compras Ventas
Producción

Existencias Existencias

EMPRESA COMERCIAL

Compras Ventas

Existencias

2.1. LOS INVENTARIOS. CONCEPTO Y TIPOS

Las existencias son todos aquellos materiales que una empresa tiene depositados en sus
almacenes y que cumplen una serie de funciones especificas dentro de la gestión del
aprovisionamiento. Las existencias se denominan stocks o inventarios.

Según las características de la empresa, se pueden determinar diferentes tipos de

existencias en función de su utilidad o de su posición en el ciclo de aprovisionamiento:

Materias primas. Aquellas que mediante la transformación o la elaboración se

destinan a formar parte de los productos fabricados.

Productos semielaborados. Productos elaborados por la empresa y no destinados a la

venta, sino a su posterior transformación.

Productos en curso. Son los que se encuentran en proceso de formación o de

transformación al cierre del ejercicio económico.

Productos terminados. Productos fabricados y destinados al consumo final o a la

utilización que puedan hacer otras empresas.

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Mercaderías o existencias comerciales. Son materiales comprados por la empresa y

destinados a la venta, sin transformación.

Otros aprovisionamientos. Son elementos incorporables, por ejemplo, combustible,

recambios, embalajes, envases y material de oficina.

Subproductos, residuos y materiales recuperados. Subproducto: Producto secundario

o incidental, generalmente útil y comercializable derivado del proceso productivo
(salvado, pan rallado, rampujo de la uva para hacer orujo).Residuos:Desecho de un
proceso productivo con alguna utilidad (serrín, recortes de chatarra). Materiales
recuperados. Materiales obtenidos del procesamiento de ciertos residuos (plástico de
envases, cartón, etc)

3. LA GESTIÓN DE INVENTARIOS.

La empresa necesita disponer de recursos almacenados por muy diversos motivos:

 Para evitar una ruptura de stocks, es decir, no quedarse sin productos si hay un
incremento inesperado de la demanda, que esto supondría provocar que algunos
clientes se fueran a la competencia o tener que parar la producción por falta de
materias primas.

 Cuando existe una diferencia importante entre los ritmos de producción y la

distribución, porque la demanda dependa de la época del año.

 Cuando la empresa obtiene importantes descuentos por la compra de materiales en

gran cantidad, ya que esto reduce los costes de los productos.

La empresa dedica una parte de sus recursos a mantener cierto nivel de existencias, ya que
la gestión de la s existencias genera una serie de costes relevantes económicamente.

3.1. CLASIFICACION DE LOS COSTES DE LOS INVENTARIOS.

1. Costes de reposición o de realización de pedidos. Son los costes generados por la

realización de pedidos: los comerciales (transporte, seguros, etc..), administrativos y de
distribución que suelen suponerse independientes de cual sea el tamaño del pedido. Dado
que a medida que se incrementa el volumen de los almacenes se reduce el número de
órdenes que es preciso realizar al año, el coste anual por pedidos se reduce con el nivel
de los inventarios.

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2. Costes de almacenamiento o de mantenimiento de inventarios. Son los costes que

tiene la empresa por mantener un volumen de existencias.
- Administrativos. Coste de personal administrativo, sistemas de gestión...
- Operativos. Personal de almacén, máquinas, etc..
- De espacio físico. Alquiler de locales, amortizaciones, impuestos...
- Económicos. Costes de obsolescencia y depreciación de las existencias.
- Financieros. Intereses pagados por la financiación de los capitales. En caso de
financiación propia el coste de oportunidad.
Evidentemente, estos costes son tanto mayores cuanto mayor sea el nivel del inventario
o nivel de stocks.

3. Costes de ruptura de stocks/inventarios. Los costes que se producen cuando la

empresa se queda sin existencias. Cuando la ruptura se produce en el almacén de
productos terminados, la empresa se enfrenta a la imposibilidad temporal de satisfacer las
demandas de sus clientes, lo cual provoca siempre una pérdida de imagen, y en ocasiones
una pérdida de ventas. Si la ruptura se produce en el inventario de materias primas o en el
de productos semiterminandos, provoca una detención total o parcial del proceso de
producción, lo cual da lugar, a su vez, a los que anteriormente se denominaron costes fijos
de inactividad. Evidentemente, la probabilidad de incurrir en costes de ruptura es tanto
mayor cuanto menor sea el tamaño del inventario. Se intentan minimizar teniendo un
stock de seguridad.

4. Costes del producto = Precio x cantidad. Es un coste importante, pero desde el punto de
vista de la gestión del almacén solo es significativo si el precio del producto varía en
función de la cantidad comprada. (En nuestro caso no va a ser así)

 Interesará mantener GRANDES INVENTARIOS cuando:

- Los costes de realización de pedidos son elevados.

- Los costes de almacenamiento son bajos.
- Realizando grandes pedidos se obtienen importantes descuentos.
- Se espera un crecimiento sustancial de la demanda.
- Se espera fuertes subidas de precios.

 Se mantendrán BAJOS NIVELES DE INVENTARIOS cuando:

- Costes de pedido bajos

- Los costes de almacenamiento son altos.
- La demanda de la empresa es estable.
- Los proveedores son de confianza.
- No es posible aplazar el pago a los proveedores.
- Se esperan importantes disminuciones de precios.
- Dificultades de financiación

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3.2. ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS.

Para conseguir una gestión de aprovisionamiento óptima es muy importante fijar qué
quiere determinar este sistema de gestión, qué pedidos se han de realizar para mantener un nivel
de stocks óptimo, en qué momento y con qué sistema de gestión y planificación. Para esta tarea,
hay que analizar los siguientes indicadores:

Stock máximo. La cantidad mayor de existencias de un material que se puede

mantener en el almacén, en relación con los costes que se deben soportar.

Stock mínimo o de seguridad. Cantidad menor de existencias que se puede

mantener en el almacén bajo la cual existe riesgo de ruptura de stock.

Punto de pedido. Nivel de existencias en el cual se ha de realizar el pedido para

reaprovisionar el almacén. Cuando se realiza el pedido se ha de tener en cuenta el
tiempo que proveedor tarda en servirlo (plazo de aprovisionamiento), para no quedar
por debajo de stock de seguridad.

P.P. = Consumo previsto durante el plazo de aprovisionamiento +

+ Stock de seguridad establecido.

(Habrá que establecer los criterios para determinar el stock máximo y de seguridad,así
como el stock óptimo aunque es difícil. En función de estas variables se decidirá el pedido
óptimo)

Stock máximo

Punto pedido

Stock seguridad

Tiempo

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3.3. MODELO DE VOLUMEN ÓPTIMO DE PEDIDO O DE WILSON.

Existen muchos modelos matemáticos para la gestión de stock, siendo el más popular el
MODELO DE WILSON. Los supuestos de este modelo son:

 Incognita del problema: Volumen de pedido que optimice el sistema de gestión

de inventarios, es decir, que minimice sus costes

 La demanda o ventas del producto son constantes, uniformes y conocidas. Dicho

de otro modo, cada día sale del almacén la misma cantidad.

 El tiempo transcurrido desde la solicitud del pedido hasta su recepción (plazo de

entrega) es constante.

 El precio de cada unidad de producto es constante e independiente del nivel de

inventario y del tamaño del pedido.

 El coste de mantenimiento o almacenamiento depende del nivel medio de

inventario.

 Las entradas en el almacén se realizan por lotes o pedidos de tamaño constante y

el coste de realización de cada pedido es también constante e independiente de
su tamaño.

 No se permiten rupturas de stocks, sino que ha de satisfacerse toda la demanda.

Cuando se cumplen estos supuestos, la evolución temporal del inventario, en unidades

físicas, se ajusta a una forma de "dientes de sierra".

Gráfica del inventario (sin stock de seguridad):

Punto pedido

Tiempo

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Gráfica del inventario (con stock de seguridad):

u Stock máximo

Punto pedido

Stock de seguridad

Tiempo
L

En ambas figuras:

S= Tamaño del lote o pedido (incógnita del problema).

L= Plazo de entrega o aprovisionamiento
PP = Número de unidades que hay en el almacén en el momento de realizar el
pedido (punto de pedido), además del stock de seguridad.

El tamaño del pedido S, influye en la frecuencia con la que se tendrá que realizar los
pedidos y el nivel del inventario. Cuanto menor sea el tamaño, mayor será la frecuencia y menor
el nivel medio del almacén. Si el tamaño es grande, también lo será el nivel medio del almacén y
el coste de mantenimiento, siendo el coste de realización de los pedidos pequeño, ya que, son
pocos los mismos.

 El MODELO WILSON permite determinar el tamaño del pedido para el cual es

MÍNIMO ES COSTE TOTAL.

El nivel medio de los inventarios (ambas figuras) será:

Stock medio = Ss + 1/2 S

Siendo g el coste de tener una unidad almacenada durante un año, el coste anual de
mantenimiento (Cm) será:

Cm = g x ( Ss + 1/2 S)

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Si consideramos Q como la demanda anual en unidades físicas, al año se realizarán Q/S

pedidos. Si el coste constante de realización de pedidos es k, el coste total anual de
reaprovisionamiento (Cp)será:
Cp = k * Q/S
El coste total (CT) será:

CT = Cp + Cm = k * Q/S + g * ( Ss + 1/2 S)
El coste total, el de aprovisionamiento o renovación y el de mantenimiento, son
función del tamaño del pedido.

Para determinar el valor de éste que haga mínimo el coste total, derivamos la última
expresión e igualamos a cero:

dCT Q g
-------- = - k ------- + ------- = 0
dS S2 2
2kQ
El TAMAÑO OPTIMO DEL PEDIDO es : S= -------------
g
Además interesa conocer:
- Número de pedidos en el periodo.
- Tiempo entre pedidos.
- Demanda diaria
- Punto de pedido.

Q = 6000 u. Demanda anual S Cp Cm CTG

S = ¿? Pedido óptimo 0 ∞ 0 ∞
k = 500 € coste pedido 300 10000 900 10900
g=6€ coste almacenamiento 500 6000 1500 7500
1000 3000 3000 6000
Cp = 500*(6000/Q) 1500 2000 4500 6500
Cm = 6*Q/2 2000 1500 6000 7500
CTG = Cp + Cm

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costes gestión almacén

CTG, Cm, Cp
12000
10000
8000 Cp
6000 Cm
4000 CTG

2000
0
S
0 500 1000 1500 2000 2500

Si la empresa tuviera un stock de seguridad de 100 u. el pedido óptimo no variaría

Costes de gestión almacen con stock de seguridad

CTG, Cm, Cp
14000
12000
10000
Cp
8000
Cm
6000
CTG
4000
2000
0
S
0 500 1000 1500 2000 2500

3.4. MODELO ABC DE GESTIÓN DE INVENTARIOS.

Este modelo se utiliza para clasificar por importancia relativa las diversas existencias de
una empresa, cuando ésta tiene unos inventarios con mucha variedad de productos y no puede
destinar el mismo tiempo ni los mismos recursos a cada producto, y que cada uno tiene una
influencia diferente sobre la gestión de inventarios.

• Existencias A. Son los artículos más importantes para la gestión de

aprovisionamiento, forman aproximadamente el 20% de los artículos del almacén y
en conjunto, pueden sumar del 60% al 80% del valor total de las existencias.

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• Existencias B. Son existencias menos relevantes para la empresa que las anteriores.
Pueden suponer el 30% de los artículos, con un valor de entre 10% y el 20% del
almacén.

• Existencias C. Representan existencias que tienen muy poca relevancia. No hay que
controlarlas específicamente. Representan aproximadamente el 50% de las
existencias de la empresa, pero menos del 5% o 10% del valor total del almacén.

Gráfico ABC
% valor
100
90
80
70
60
50 % valor
40
30
20
10
0 % unidades
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

3.5. EL SISTEMA JIT (Just-in-time).

El sistema JIT se fundamenta en el hecho de que la empresa no fabrica ningún producto

hasta que no se necesita, es decir, hasta que no haya un pedido firme de clientes o una orden de
fabricación. Este sistema de fabricación tienen como objetivo básico reducir las existencias en
inventario, relacionándolas con la satisfacción inmediata de los pedidos de clientes o de las
órdenes de fabricación. El inventario JIT es el nivel de existencias mínimo para mantener el
funcionamiento de la producción y del aprovisionamiento de la empresa eficazmente.

La finalidad del sistema JIT es destinar el mínimo de recursos al mantenimiento de

inventarios, reducir los plazos de producción y de entrega a los clientes reaccionando ágilmente
ante cambios de la demanda, y disponer de un sistema integrado de calidad que identifique
rápidamente los problemas operativos.

Para este sistema de gestión del almacén es muy importante la logística para llevar un
adecuado control del aprovisionamiento y la distribución.

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4. LA VALORACIÓN DE LOS INVENTARIOS

VALORACIÓN DE LAS ENTRADAS DE PRODUCTOS AL ALMACÉN

La normativa establece que las existencias deben valorarse al precio de adquisición. Si

son productos producidos internamente en la empresa, se valoran al coste de producción.

Por PRECIO DE ADQUISICIÓN se entiende no sólo en conseguido en la factura por el

proveedor, sino también todos aquellos gastos adicionales hasta poner la mercancía en el
almacén, tales como: aduanas, seguros, transportes, etc.

Precio de adquisición = Importe de facturas de las mercaderías +

+ gastos de las operaciones (transportes, seguros, envases,
aranceles, impuestos indirectos)
(IVA deducible no se incluye)

Coste de producción = Materias primas + otros consumos + costes

directos de fabricación + coste indirecto de la empresa.

VALORACIÓN DE LAS SALIDAS DE PRODUCTOS DEL ALMACÉN

El problema se plantea con aquellos bienes que no aparecen especificados de forma

individualizada en la Contabilidad, sino encuadrados en un grupo. En este caso, si existen varios
precios de entrada hay que buscar un método para la valoración tanto de las mercaderías que van
saliendo como de las existencias finales. Existen diferentes criterios para determinar esta
valoración:
Criterio del precio medio ponderado: Se halla una media ponderada de todos los
precios de las existencias del almacén.

Kg. adquiridos x precio

PMP = --------------------------------
Kg. totales.

Criterio F.I.F.O: Primera entrada, primera salida. Las existencias que primero
saldrán son aquellas que entraron en primer lugar.
Criterio L.I.F.O.: Ultima entrada, primera salida.

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EJEMPLO:

El movimiento de las existencias de la empresa A durante el ejercicio 2000 ha sido el siguiente:

1. Existencias iniciales 25.000 unidades a 1,80 euros/unidad.

2. Compras enero 25.000 unidades a 1,80 euros/u. con un gastos de transporte de 2.250,00
euros

3. Ventas marzo 40.000 unidades a 3,91euros/unidad.

4. Compras mayo 50.000 unidades a 1,91 euros/unidad.

5. Ventas julio 35.000 unidades a 3,88 euros/unidad.

6. Compras octubre 50.000 unidades a 1,94 euros/unidad con unos gastos de transporte de
2.400,00 euros.

Solución:

- Las compras del apartado 2. (enero) será:

(25.000 x 1,80) + 2.250,00 / 25.000 = 1,89 euros/unidad

- Las compras del apartado 6. (octubre) será:

(50.000 x 1,94) + 2.400,00 /50.000 = 1,988 euros/unidad.

- Las existencias finales serán:

Ex. finales = Ex. Iniciales + Compras - Ventas

Ex. finales = 25.000+(25.000+50.000+50.000) - (40.000+35.000) = 75.000 unid.

La valoración de estas unidades se hará:

A) Precio medio ponderado:

(25.000x1,80)+(25.000x1,89)+(50.000x1,91)+(50.000x1,988)
P.M.P. = -----------------------------------------------------------------------------------= 1,914
euros
25.000+25.000+50.000+50.000

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Existencias finales = 75.000 x 1,914 = 143.550 euros

2) Sistema F.I.F.O.

Precios 1,89
1,80 1,91 1,988
Conceptos
Existencias
25.000
iniciales
Compras enero 25.000

Existencias 25.000 25.000

Ventas marzo (25.000) (15.000)

(40.000)

Existencias ---- 10.000

Compras mayo 50.000

Existencias ---- 10.000 50.000

Ventas julio
(10.000) (25.000)
(35.000)

Existencias ---- ---- 25.000

Compras octubre 50.000
Existencias finales ---- ---- 25.000 50.000

Ex. finales = (25.000 x 1,91) + (50.000 x 1,988) = 147.150,00 euros

D) Sistema L.I.F.O.

A resolver por el alumno

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