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Desarrollo
Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o destinatario,
Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario responsable del trámite,
anexos y tiempo de respuesta.
Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con la actividad de la
empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Públicos, entidades financieras... es decir,
aquellas que ofrecen información a la empresa.
A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referencia y será anotado en
el Libro Registro de Entrada de Correspondencia.
Clase
Remitente Destinatario
Asunto
Anexos
Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y prepararla para su
emisión.
Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben de estar registrados y estampados con el
mismo sello.
3. Correspondencia interna:
Anexos
Destinatario
Asunto
En las grandes y medianas empresa además de los de entrada y salida, se lleva un registro para las
comunicaciones internas. Según el volumen de d e comunicaciones y el organigrama de la empresa,
éste puede ser:
* único
o existir tantos como departamentos haya
CORRESPONDENCIA
Correspondencia Recibida
utilice el Sistema en la WEB y siga con el procedimiento manual). 5. Entregar al Coordinador del
Centro de Sistemas de Información para su
Correspondencia enviada
Elaboración
Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus propias cartas, hojas de ruta y
correspondencia en general, debido a que el departamento no tiene una secretaria asignada.
Solamente aquellos documentos relacionados con adquisiciones, envío de facturas o solicitud de
permiso o vacación, deben llevar el visto bueno del Coordinador del Centro de Sistemas de
Información. Las cartas deben seguir una numeración correlativa, estar impresas en papel
membretado y emitirse en doble ejemplar.
Entrega
Registro en el sistema
Una vez que es entregada la correspondencia, el Coordinador del Centro de Sistemas de información
registrará en el Sistema de Administración de Correspondencia, el documento enviado anotando el
número correlativo que emite el sistema en la copia de la correspondencia enviada.
Archivo de la correspondencia
Una vez registrada la correspondencia enviada, el Coordinador del C.S.I. devolverá la copia al
asistente para que la guarde en el archivador correspondiente.
Conclusión
Recibir, registrar, radicar y controlar todas las comunicaciones oficiales internas, que se reciban o
envíen entre cualquiera de sus dependencias del nivel central y local, a través de los Centros de
recepción y distribución de Comunicaciones es el objetivo primordial de este informe
“Administración Documental”