GOP-683-ESTANDARES – Nuevo modelo de cierre de facturación CAF

(Contrato Evento/ Coomeva-Subcuentas del NO POS/ Nueva EPS)

FECHA: 09 de Agosto del 2019

PARA: Administradores Regionales, Jefe de Operaciones, CAF

Ambulatorios, Cuentas y facturación.

DE: GOP–Montajes y Estándares

ASUNTO: Nuevo modelo de cierre de facturación CAF (Contrato Evento/

Coomeva-Subcuentas del NO POS/ Nueva EPS).

¿Cuál es el antecedente de esta circular?

Actualmente los clientes Coomeva y Nueva EPS tienen configuradas las

subcuentas del evento y del alto costo para Digitalización, realizando el
cierre de facturación CAF 4 veces al mes y estos soportes se envían a sede
para su posterior custodia.

Ahora se requiere aumentar la oportunidad en la radicación es por esto

que, se va a disminuir los cierres de facturación CAF de 4 a 2 mensuales,
todo esto para reducir las dificultades con el transporte y pérdida de
fórmulas, así mismo para mejorar los tiempos de la operación.
¿Qué se está socializando?

Se está socializando el nuevo modelo de cierres de facturación CAF, el

cual aplicará por el momento a los CAF que digiten el contrato evento de
Coomeva y las subcuentas del NO PÖS de Nueva EPS.

¿A quién va dirigida esta circular?

A todos los centros de atención Ambulatorios que dispensen subcuentas

del contrato Evento del cliente Coomeva y las subcuentas del NO POS de
Nueva EPS.

¿Cómo y cuándo se ejecuta?

La correcta ejecución de las instrucciones aquí brindadas deberán ser

ejecutadas a partir del 13 de agosto de la siguiente manera:

1. El proceso de cierre diario CAF de fórmulas No Digitalizables o que

no se encuentran dentro del alcance del modelo deberán seguir el
procedimiento actual, el cual se encuentra descrito en el Sistema de
gestión de Calidad “OC–AMBULATORIO P-OC011 Cierre Diario y de
periodo CAF/CAFH”.

2. Se deberá continuar digitalizando todas las subcuentas configuradas

y que el sistema solicita ya sea en línea (al momento de la
digitación) o al finalizar la jornada.

3. Para las fórmulas Digitalizables que están dentro del nuevo modelo el
Cierre por Entregador será así:
No Actividad Responsable Documento
Durante el proceso de Formulas y
digitación de fórmulas, estas se soportes
1 Auxiliar CAF
deben ir ordenando por cuando
subcuentas. apliquen
Al finalizar la jornada laboral o
Formulas y
el turno, los paquetes se deben
soportes
2 marcar con el nombre de la Auxiliar CAF
cuando
subcuenta y la cantidad de
apliquen
fórmulas que envía.

Las subcuentas del NO POS de

Nueva EPS son:
NO POS, NO POS Tutela/ NO
3 POS Subsidiado, NO POS Tutela Auxiliar CAF
Subsidiado, Especiales NO POS,
Custodia NO POS, Urgencias
NO POS, Profilaxis NO POS.
Para Coomeva aplican todas
4 las subcuentas del contrato Auxiliar CAF
Evento.
Continuar con el
procedimiento actual:
- Totalizar el dinero
- Realizar en el sistema Auditor
5 Auxiliar CAF Fórmulas
el cierre diario por entregador.
-Generar el reporte por
entregador en el Auditor

Verificar en el reporte que el

número de fórmulas por Fórmulas -
subcuentas coincidan con la Reporte
6 Auxiliar CAF
cantidad física y realizar la general por
entrega al Coordinador del entregador
CAF.
 Nota:

4. El Cierre Diario de las formulas digitalizadas se deberá realizar así:

No Actividad Responsable Documento

Agrupar las fórmulas de
cada uno de los
entregadores, de acuerdo
Coordinador
1 a las subcuentas Fórmulas
CAF
anteriormente
relacionadas “NO se
requieren en orden”
Guardar las fórmulas por
subcuentas, el rótulo debe
relacionar (Nombre del
Coordinador
2 CAF, fecha del cierre,
CAF
Nombre del Cliente,
Nombre de la Subcuenta,
Cantidad de Fórmulas).
Realizar el cierre diario de
Coordinador
3 facturación en el sistema y
CAF
guardar el reporte.
5. Corte de Facturación:

No Actividad Responsable Documento

Reunir los paquetes de
fórmulas de cada cierre Coordinador
1 Fórmulas
diario que comprende el CAF
periodo de corte
Reducir los envíos de 4 a 2
mensuales de acuerdo al
Coordinador
2 cronograma son el
CAF
segundo y cuarto de cada
mes.
¿Por qué y para qué debe ejecutarse esta instrucción?

Esta instrucción debe ejecutarse para garantizar la correcta digitalización y

envío de los soportes de Coomeva y Nueva EPS, además para disminuir los
problemas con transporte y pérdida de fórmulas.

Además, la principal causa es eliminar actividades que requieren mucho

tiempo en la operación, siempre y cuando se garantice la correcta y
efectiva digitalización de las fórmulas.
Agradecemos a todos la compresión y aplicación de la información aquí
divulgada a partir de la fecha de socialización de esta circular.

Si tienen alguna duda dirigirse al correo viviana.orozco@audifarma.com.co

y estandares@audifarma.com.co

Cordialmente,

Montajes y Estándares