FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN SESIÓN /4

SESIÓN /4

FUNDAMENTOS
DE ADMINISTRACIÓN
 ¿Qué es una organización y cuál es su importancia?
 ¿Qué es administración y para qué sirve?
 Proceso administrativo
 Planeación – Organización
 Dirección - Control

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INTRODUCCIÓN
Para llevar a la práctica un modelo de negocio, deberás realizar una serie de actividades con el fin de
enfrentar los problemas o dificultades que se presentarán. A eso se le llama administrar y forma
parte de las acciones que debe realizar toda persona que dirige una organización o forma parte de
ella.
En esta sesión conocerás qué es una organización y empresa. Asimismo, entenderás qué es la
administración y cuáles son las funciones administrativas:

 Planificar
 Organizar
 Dirigir y
 Controlar

Por último, concluiremos la sesión, descubriendo cómo el proceso administrativo se encuentra

presente en diferentes escenarios.

¿QUÉ ES UNA ORGANIZACIÓN?

Las personas trabajan en diferentes organizaciones; por ello, el término organización se refiere a una
agrupación deliberada de personas que realizan el trabajo que se necesita para alcanzar un fin
común, a través de funciones diferenciadas y el uso de otros recursos, coordinados de manera
intencional.

¿Por qué son importantes las organizaciones en el mundo de los negocios?

Porque articulan el trabajo de las personas y los otros recursos para producir diferentes bienes o
servicios que satisfagan las necesidades de los clientes.

¿Y cómo articulan el trabajo de las personas y los otros recursos?

¡Lo hacen por medio de la administración!

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¿QUÉ ES UNA EMPRESA?

Una empresa es una organización que tiene el objetivo de obtener utilidades a través de su
participación en el mercado de bienes y servicios (venta).
La empresa cuenta con una serie de recursos:
• Recursos Humanos
• Recursos Financieros
• Recursos Materiales
• Recursos Técnicos o Tecnológicos.

¿QUÉ ES LA ADMINISTRACIÓN?
Es el proceso que involucra la planificación, coordinación,
dirección y supervisión de las actividades de otros, de tal
forma que estas se lleven a cabo de forma eficiente y eficaz,
con el propósito de alcanzar las metas establecidas.

El término eficacia se refiere al grado de consecución de los objetivos previstos. En cuanto una
persona consigue un objetivo ya puede considerársele eficaz.

El concepto de eficiencia está vinculado a la relación que existe entre los recursos materiales y
humanos con el resultado alcanzado, de modo que cuantos menos recursos se empleen para
conseguir un objetivo o cuantos más objetivos se consigan con los mismos recursos, harán a la
persona más eficiente.

Ejemplo:

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• A los panaderos Jorge y Matías se les dan la misma cantidad de harina, levadura, agua y sal.
Ambos tienen el objetivo de producir con los recursos que se les han dado por lo menos 100
panes en 4 horas.
• Una vez finalizadas las 4 horas los resultados son los siguientes:
• Jorge ha producido 100 panes en 4 horas y no le ha sobrado ningún recurso ( Es eficaz porque
consiguió el objetivo).
• Matías ha producido 100 panes en 4 horas pero le ha sobrado una buena cantidad de harina,
levadura y sal (Es eficiente porque consiguió el objetivo con el mejor uso
de recursos).

Proceso administrativo
La administración de una empresa requiere el constante ejercicio de ciertas responsabilidades.
A tales responsabilidades se las denomina proceso administrativo y son:

PLANEACIÓN
Es el proceso de desarrollar objetivos empresariales y elegir un
futuro curso de acción para lograrlos.
Este proceso comprende:
a) Establecer los objetivos de la empresa.
b) Elegir un curso de acción para alcanzar los objetivos.
c) Iniciar las actividades necesarias para traducir los planes en
acciones.
d) Replantear sobre la marcha para corregir deficiencias
existentes.

Establecer los objetivos de la empresa

• Los objetivos de una empresa son resultados, situaciones o estados que una empresa pretende
alcanzar en un periodo de tiempo y a través del uso de los recursos de que dispone o planea
disponer.
• Establecer objetivos es esencial para el éxito de una empresa pues fijan el curso que se debe
seguir y sirven como fuente de motivación para sus miembros.
• Algunas ventajas de establecer objetivos para una empresa son:

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a) Permiten enfocar esfuerzos hacia una misma dirección.

b) Sirven de guía para la formulación de estrategias.
c) Sirven de base para la realización de tareas o actividades.

Elegir un curso de acción para alcanzar los objetivos

Los objetivos necesitan ser respaldados por un curso de acción. Sugerencias para ello:
• Establecer objetivos generales, pero siempre y cuando sirvan de referencia para establecer
objetivos específicos. Fijar solamente objetivos generales puede generar confusión y falta de
conciencia de hacia dónde realmente se quiere ir. Siempre es necesario acompañarlos con
objetivos específicos.
• Es necesario establecer objetivos para la empresa en general, para cada área o departamento y
para cada equipo de trabajo. Los objetivos para cada equipo se establecen en función de los
objetivos de cada área, y los objetivos de cada área se formulan en función de los objetivos de
la empresa.
• Los objetivos de un área o departamento deben ser coherentes con los de otras áreas o
departamentos. Por ejemplo, no sería coherente que producción establezca como objetivo
aumentar el número de productos fabricados si marketing no cuenta con los recursos
necesarios para vender los productos adicionales.
• Los objetivos deben ser comunicados en todos los niveles de la empresa. Se les debe comunicar
y recordar permanentemente a quienes corresponda.
• Una vez establecidos, los objetivos deben ser revisados periódicamente para asegurarse de que
aún sigan siendo los resultados que pretende alcanzar la empresa o sigan estando acordes con
las condiciones del entorno, y cambiarlos o modificarlos en caso de ser necesario.

Iniciar las actividades necesarias para traducir los planes en acciones

• Las actividades para ejecutar los planes de acción se inician en el
momento en que se determinan y se asignan las tareas, se definen
los plazos de tiempo y se calcula el uso de los recursos.
• Un plan de acción es una presentación resumida de las tareas que
ciertas personas deben realizar, en un plazo de tiempo específico,
utilizando un monto de recursos asignados para lograr un objetivo.
• Una vez que en el plan de acción se estableció qué, cómo, cuándo
y con quién se realizarán las acciones, se pone en marcha con el
inicio de las actividades.

Ejemplo
Como emprendedor, ya tienes tu idea y modelo de negocio. Llegó el
momento de ponerlo en marcha: lo primero que necesitas es
PLANIFICAR cómo hacer para que el producto o servicio llegue a tu
consumidor final para generar los primeros ingresos. Entonces:
• Planificas la cantidad de insumos necesarios para tu producto o
servicio.

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• Planificas la promoción de tu producto o servicio.

• Planificas cuánto recurso humano necesitarás.

ORGANIZACIÓN
• Es el proceso mediante el cual los empleados y sus labores se relacionan unos con los otros
para cumplir los objetivos de la empresa.
• Consiste en dividir el trabajo entre grupos e individuos y coordinar las actividades individuales
del grupo. Organizar implica también establecer autoridad directiva.
• Durante este proceso, se suministra el personal y se administran los recursos humanos,
asegurándose de que se recluten empleados competentes, se les desarrolle y se les
recompense por lograr los objetivos de la empresa.
• La eficaz dotación de personal y la administración de los recursos humanos implica también el
establecimiento de un ambiente de trabajo en el que los empleados se sientan satisfechos.
• Durante esta etapa es fundamental guiar y motivar a las personas (de igual nivel, superiores,
subordinadas y no subordinadas) o grupos de personas para ayudar voluntaria y
armónicamente en el logro de los objetivos de la empresa.

Ejemplo
La mayoría de las empresas que se inician en el mercado se
organizan en función de las habilidades y cualidades de sus
miembros de equipo.
Si dentro de la organización identificas cualidades para la
interacción con los clientes, manejo de presupuesto o
habilidades de liderazgo, debes organizar a tu equipo para
aprovechar al máximo cada una de ellas y, de esta manera,
también logras que las personas desarrollen labores donde se
sientan más cómodas.

DIRECCIÓN
Este proceso consiste en guiar y orientar al personal de la empresa. Más que una obligación es como
un arte ya que está basado principalmente en las cualidades personales y en los conocimientos de los
principios generales de la administración.
Su importancia radica en que:
• Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la organización.
A través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los miembros de la
estructura organizacional.
• La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en
la productividad.
• Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de
organización, y en la eficacia de los sistemas de control.
• A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.

Ejemplo
¡Toda organización necesita dirección!
Por más que cuentes con un capital humano sumamente capacitado, es necesario tener una
persona encargada de dirigir al equipo.

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Cuando no existe dirección, por más que los objetivos estén planteados y claros, podría tomar más
tiempo alcanzarlos, debido a que todos harán lo que consideren más eficiente; por eso la
responsabilidad debería caer en una o pocas personas para que dirijan los esfuerzos hacia un objetivo
definido.

CONTROL
Es el proceso de asegurar el desempeño eficaz y eficiente para
alcanzar los objetivos de la empresa. Este proceso implica:
• Establecer metas y normas
• Comparar el desempeño medido contra las metas y normas
establecidas
• Reforzar los aciertos y corregir las fallas
El control permite detectar cuándo las actividades o
funciones de los subordinados se han desviado o presentan
irregularidades. Esta regulación hará volver a los
subordinados a las actividades ya planeadas.

Objetivo del proceso del control

El objetivo de esta función administrativa es ver que todo se haga conforme fue planeado y
organizado, según las órdenes dadas, para identificar los errores o desvíos con el fin de corregirlos y
evitar su repetición.

Los procesos del control más utilizados son los siguientes:

a) Estándares de cantidad: establece el volumen de producción, cantidad de existencias, materias
primas, número de horas de trabajo.
b) Estándares de calidad: establece la calidad del producto, sus especificaciones.
c) Estándares de tiempo: es el tiempo estándar para producir un determinado producto, tiempo
medio de elaboración de un producto.
d) Estándares de costos: establece los costos de producción, administración, costos de ventas.
e) Evaluación del desempeño: tiene como fin evaluar lo que se está haciendo.
f) Comparación de desempeño con el estándar establecido: compara el desempeño de las
funciones realizadas con el que fue establecido como estándar, para verificar si hay desvío o
variación, o algún error o falla con relación al desempeño esperado.
g) Acción correctiva: busca corregir el desempeño para adecuarlo al estándar esperado.

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Ejemplo
Si tu empresa ya se puso en marcha y logró sus primeros
ingresos, es necesario controlar día a día si están siendo
eficaces y eficientes con el uso de los recursos.
Si no controlas las cantidades vendidas, no podrán
establecer si la producción es eficiente, si los insumos que
tienen en almacén están acordes con la producción, si el
margen de ganancia que quieres está siendo alcanzado.
Entonces, la administración no solo articula el trabajo
de las personas y los otros recursos para producir
diferentes bienes o servicios que satisfagan las
necesidades de los clientes, sino también debe procurar
que se lleve a cabo de forma eficiente y eficaz, con el
propósito de alcanzar las metas establecidas.

Medición del desempeño administrativo: Eficiencia y Eficacia

La eficiencia se refiere a obtener los mejores resultados a partir de la menor cantidad de recursos.
Debido a que toda organización cuenta con escasos recursos (incluido personal, dinero y equipo),
deben utilizarlos de manera eficiente.

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La eficacia se suele describir como "hacer las cosas correctas"; es decir, realizar aquellas actividades
que ayudarán a la organización a alcanzar sus metas.

PROCESO ADMINISTRATIVO
https://www.youtube.com/watch?v=8l4WdDJ7bV0

CONCLUSIONES
Es importante resaltar de nuestra sesión lo siguiente:
 Sin planificación no tenemos un camino trazado ni un objetivo que alcanzar, lo que dificulta
lograr los objetivos.
 Sin organización podemos incurrir en no aprovechar el potencial de los miembros de la
organización e incluso en realizar duplicidad de funciones.
 Sin dirección no podemos tomar acciones correctivas que nos permitan retomar el camino
trazado o, en todo caso, cambiar las estrategias para alcanzar los objetivos.
 Sin control estaríamos sujetos a solo evaluar resultados

BIBLIOGRAFÍA
Fundamentos de administración, concepto y aplicaciones. ROBBINS, Stephen y DE CENZO, David.
Principios del procedimiento administrativo. Allan R. Brewer-Carias,
Introducción a la Teoría General de la Administración. CHIAVENATO, Idalberto
Administración una Perspectiva Global, KOONTZ Harold y WEIHRICH Heinz

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