Testimonial

La importancia de la organización y
conservación de un archivo personal
El archivo personal es
Patricia Ríos* aquel que contiene los
documentos generados
y recibidos por un
individuo a lo largo
L os archivos personales contienen información única e irremplazable, son fuen-
tes de incalculable valor para la investigación y reconstrucción de los procesos
históricos de los pueblos; de ahí la importancia de su organización y conservación.
de su existencia,
incluyendo todas sus
El archivo personal es aquel que contiene los documentos generados y recibi- funciones y actividades,
dos por un individuo a lo largo de su existencia, incluyendo todas sus funciones independientemente
y actividades, independientemente del soporte. En ellos podemos encontrar una
del soporte.
gran diversidad de documentos, tanto de carácter personal como oficial: actas,
cédulas, pasaportes, certificados de estudios, títulos académicos o profesionales,
escrituras públicas, cartas, correspondencia oficial, recibos de pago, fotografías,
planos, tarjetas, recetas médicas, videos, cintas de audio y hasta documentos elec-
trónicos.

* Directora del Archivo Histórico de la Universidad de Sonora. Colaboraron en este artículo Concepción Moya Grijalva y Rosalina Núñez Márquez.
ahuson@extension.uson.mx
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 Revista Universidad de Sonora
La teoría y práctica archivística establece tanto los
principios como las técnicas para organizar cualquier
tipo de archivo. Por lo general se encuentran desorga-
nizados y sólo los propietarios pueden acceder a ellos.
Sin embargo, muchas veces, por carecer de una orga-
nización adecuada, se desconoce qué documentos se
guardan y por qué.
La organización documental implica dos procesos
vinculados: la clasificación y la ordenación. La clasifica-
ción es el proceso intelectual que consiste en agrupar
clases o categorías de un conjunto de documentos. La
ordenación es la acción de unir de manera coheren-
te los grupos o unidades de un conjunto documental,
siguiendo reglas o criterios establecidos, que pueden
ser: por asunto, numérico, alfabético, alfanumérico,
geográfico, onomástico, toponímico, entre otros.
Para realizar una adecuada clasificación archivística
se debe diseñar un cuadro clasificador, cuya estructura
es jerárquica y diferenciada por fondo, sección y serie.
El total de los documentos producidos y recibidos por
un individuo constituyen el fondo, que se identifica
con el nombre de la persona. La sección es cada una de
las divisiones de este fondo, basada en las actividades
y funciones del propietario del archivo. Las series son
el conjunto de expedientes homogéneos que versan
sobre una función o asunto general. Los expedientes
se integran por documentos vinculados entre sí, que
reflejan una actividad o un asunto específico.
Podemos citar como ejemplo el archivo personal
del profesor Manuel Quiroz Martínez, rector de la
Universidad de Sonora en el período 1946-1953, que
fue donado al Archivo Histórico en el año 2001. Este
acervo contiene información concerniente a la trayec-
toria educativa, intelectual e ideológica del profesor
Quiroz Martínez, cuyas acciones se ven reflejadas en
documentos tales como: correspondencia con diversas
instituciones, proyectos, informes, notas manuscritas,
escritos masónicos, apuntes de clase, colección de fo-
tografías y parte de su biblioteca personal.

La ordenación es la acción de unir de manera coherente los

grupos o unidades de un conjunto documental, siguiendo
reglas o criterios establecidos, que pueden ser: por asunto,
numérico, alfabético, alfanumérico, geográfico, onomástico,
toponímico, entre otros.

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Testimonial

Para la organización de un fondo cerrado, como es el caso de este archivo, se tomaron como referencia las
actividades y las funciones en las que el personaje destacó. Primeramente, se realizó una investigación biográfica,
y con base en los resultados y el análisis de la documentación donada, se diseñó el cuadro de clasificación de la
siguiente manera:

Fondo:
Manuel Quiroz Martínez
Secciones:
Universidad: Contiene documentos relativos a las actividades administrativas, educativas y culturales de
la Universidad de Sonora.
Docencia y producción intelectual: Corresponde a las obras escritas por el profesor como discursos, po-
nencias, conferencias, libros, entre otros.
Educación: Documentación que trata de su actividad como docente en diferentes escuelas del país y como
funcionario del sector educativo.
Masonería: Integrada por los documentos que relatan su actividad como miembro activo de la Logia
Masónica.
Sociedad de Geografía y Estadística: Relatan su actividad como miembro de la Sociedad de Geografía y
Estadística.
Seminario de Cultura Popular y Seminario de Cultura Mexicana: Concentra documentación como
miembro activo de estas instituciones.
Beneficencia Pública: Reúne correspondencia y otros documentos oficiales como funcionario de esta
institución.
Colección gráfica: La conforman fotografías, tarjetas, postales, mapas turísticos, dibujos y grabados, así
como material de divulgación.
Colección bibliográfica: Integrada por libros, revistas, boletines, catálogos y anuarios, entre otros.

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 Revista Universidad de Sonora
Los años extremos que comprende este archivo personal
son 1880 y 1983, aunque existen lagunas cronológicas. Su vo-
lumen documental es de 71 cajas de archivo y se encuentra en
proceso de reorganización.
Otro aspecto muy importante a considerar es la conser-
vación de los archivos, que se ven afectados por agentes de
deterioro tales como: humedad, luz solar, contaminación y
uso y manejo de materiales. Los archivos de índole personal
pueden conservarse por mayor tiempo si se manejan con la
debida precaución y se evita en lo posible que los agentes
de deterioro los afecten; será suficiente con mantenerlos en
sitios frescos y secos, protegidos de la luz solar y en guardas li-
bres de ácido. Deberán ser manejados con las manos limpias,
libres de grasas, evitando ingerir alimentos o bebidas cuando
se estén utilizando.
Es recomendable que las colecciones fotográficas se con-
serven por separado, colocando una hoja de papel desacidi-
ficado entre cada pieza fotográfica, o bien en álbumes con
calidad archivo.
Tomando en consideración que los archivos personales
complementan y enriquecen la conformación de los acervos
institucionales, el Archivo Histórico de la Universidad de So-
nora fomenta la organización y preservación de este tipo de
archivos a través de cursos, talleres y asesorías permanentes.

Otro aspecto muy

importante a considerar es la
conservación de los archivos,
que se ven afectados por
agentes de deterioro tales
como: humedad, luz solar,
contaminación y uso y manejo
de materiales.

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