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El Sistema de Información Logistica PDF
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Las técnicas actuales de gestión empresarial se esfuerzan hacia el conocimiento cada vez
más crítico de los costos, en los diferentes estadios de la Producción, la Comercialización
y la Distribución. Por ello se tiende a incorporar en el desarrollo profesional de la empresa
un mayor grado de especialización en la gestión y la ejecución, en las distintas áreas de
actividad.
La Dirección presupuestaria y por objetivos aporta una motivación fundamental que exige
un esfuerzo adicional de planificación y coordinación para que se produzca el máximo
aprovechamiento del conjunto de las acciones, evitando que se interfieran entre sí o que
se dupliquen algunas tareas innecesariamente.
Sin olvidar que la empresa ha sido creada por el hombre y para el hombre, es evidente
que en la actualidad no sería viable algún proyecto que no incluyera entre sus recursos un
alto grado de mecanización, tanto en los medios de producción como en las áreas de
gestión.
Hasta que la Informática no existió como una realidad concreta, podemos afirmar que las
técnicas y las funciones logísticas, no alcanzaron un grado de eficacia y fiabilidad real,
pero con la aplicación operativa en tiempo real (sistemas interactivos) se logra una
madurez total en la gestión y planificación de la producción y los aprovisionamientos, la
distribución y los stocks de productos y la automatización de la manipulación y el
almacenamiento.
EL PROCESO LOGÍSTICO
INFORMÁTICA JERARQUIZADA
Además de nuestro afán por obtener los máximos beneficios y ventajas posibles de las
aplicaciones que tratamos de utilizar, existe la voluntad de los investigadores y técnicos de
sistemas que nos proponen continuamente nuevos y más evolucionados medios, medidos
en la capacidad y potencia de trabajo de los equipos (HARD) y de los sistemas operativos
(SOFT), de forma que cada nuevo paso supone un nuevo producto con ventajas sobre los
anteriores, concretados en sistemas o en costo-capacidad.
Hasta hace relativamente poco, existía el convencimiento que el mejor soporte era el que
se obtenía a partir de un operador central (HOST) potente, con capacidad para equilibrar
un montón de particiones y para soportar, no sólo el sistema operativo central y su base
de datos, sino los sistemas operativos periféricos (MULTIÁREAS) o de acceso en tiempo
real (INTERACTIVOS).
Es evidente que en los últimos años, una obsesión ha sido el común denominador de los
responsables de la gestión logística, presionados por los directivos y los planificadores de
la gestión financiera. LA REDUCCIÓN DE LOS INVENTARIOS.
Pero no es fácil armonizar los deseos y necesidades de los distintos estamentos afectados
por la reducción de los stocks (o el control estricto de estos), ya que mientras Producción
espera disponer de un stock de materiales con seguridad suficiente, y Marketing desea
cubrir sus previsiones de producto con garantías (pero con las reservas necesarias por si
se produce una retracción de la demanda, recortar la producción restante), el Finanzas
exigirá la reducción de las coberturas a su mínima expresión, aunque evidentemente, sin
arriesgar, ni los costos de producción, ni los compromisos de la venta. A todo ello, hay que
añadir que la gestión de compras deberá, no solamente mantener los estándares
comprometidos, sino mejorar las negociaciones de suministro en plazo y términos de
pago.
Los sucesos en Logística son tan rápidos, que se alteran los resultados convirtiéndolos en
obsoletos o arriesgados en un corto espacio de tiempo. Este es justamente el factor que
deberemos afrontar, cuando queramos reducir nuestro costo de posesión de stocks.
LA INFORMÁTICA EN LA DISTRIBUCIÓN
Desde que un cliente cursa su pedido hasta que éste se ha materializado físicamente en
su almacén o en las estanterías del establecimiento, se suceden una serie de hechos con
connotaciones de carrera contra reloj, existen una serie de factores que determinan
nuestra capacidad de reacción y con unos valores, evidentemente claves para el éxito, ya
no sólo para una acción en concreto, sino en la continuidad de la misma y su reflejo en las
oportunidades que ofrecemos a la competencia para ocupar nuestro espacio comercial.
Entre cada suceso existe un lapso de tiempo que debemos tratar de reducir a su mínima
expresión, proporcionando los medios más efectivos para que los intervalos entre ellos,
sean reducidos en lo posible. Si analizamos los pasos en el conjunto del ciclo,
observaremos fácilmente cómo incide el tiempo en los mismos,
A esta información se podrían unir algunos otros datos que seguramente resultan útiles
para el vendedor.
Pero existe un común denominador en todo lo tratado, el estricto efecto tiempo-espacio, ya
que en ningún caso sería útil recibir información si ésta no correspondiese a una inmediata
situación, que en el caso del flujo físico de las mercancías, es la relación existente entre el
momento de realizar el pedido y la recepción de mercancía por el cliente.
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También es cierto que en algunos casos el elemento espacio determina una dificultad
importante a superar, por ejemplo, la situación física del vendedor respecto a su
organización que debe autorizar la remisión del pedido (oficina central o delegación) y a su
vez de ésta con el centro de distribución asignado. Por otra parte la distancia existente
entre la ubicación de la mercancía ya preparada para su expedición y su destino último.
Es en este contexto donde la informática tiene un papel decisivo para aquellas empresas
que quieren mantener una posición de privilegio en su Distribución.
Por otra parte, será necesario que en el proceso central de la información recibida, exista
suficiente agilidad para su tratamiento, ya que sería un contrasentido que se pierda
efectividad, donde realmente deben existir mayores recursos. No obstante, hay que ser
conscientes de dos hechos críticos; uno es la prioridad establecida en las aplicaciones que
puede que no sean tratadas con el mismo criterio, al proceder de centros de decisión
distintos y otro, el conjunto de excepciones y autorizaciones que indefectiblemente se
suceden en el tratamiento administrativo y contable de los pedidos.
A la vez, esta información puede ser útil a nosotros y a nuestros proveedores para facilitar
el control de la facturación ya que, con el registro correspondiente a cada entrada, una vez
aceptada la partida por el control de calidad, podemos cursar la instrucción de pago en el
plazo preciso de forma que, cuando llegue la factura del proveedor, con la sola referencia
al registro de entrada, será suficiente para que informáticamente se dé la conformidad y se
pueda contabilizar. Por otra parte, de existir rechazo de calidad o cantidad en menos,
automáticamente se produciría la devolución y rectificación o cancelación del registro de
entrada, generando de nuevo un pendiente, en la cuenta de suministro por la misma
cantidad.
LA PRODUCTIVIDAD EN LA MANIPULACIÓN
Internet facilita el logro del principal objetivo de la función logística, que es el de satisfacer
la demanda, al menor costo, ya que, por un lado, permite personalizar el servicio al cliente,
tanto antes de la venta como después de la misma, y, por otro permite un ahorro de costos
en la cadena logística, al eliminar intermediarios el cliente se puede poner en contacto
directo con el fabricante y al optimizar el flujo de información, con que el stock de la
cadena se reduce (cabe recordar que el nivel de stock del sistema muchas veces refleja el
nivel de inseguridad en la exactitud de las previsiones de la demanda).
Mejorar la calidad, de la información que circula a través del sistema, A través de Internet
la información generalmente es más abundante, actual, útil y práctica que la recibida por
En aquellos sectores en los que permanecen los intermediarios, éstos comienzan a operar
de manera diferente. A través de Internet los nuevos intermediarios de diferentes
industrias pueden dar un elevado servicio a sus clientes, sin costos adicionales. Un claro
ejemplo se tiene en empresas, como la estadounidense Auto-by-Tel, que se dedica a la
venta de vehículos de diferentes marcas y modelos. Esta empresa recopila toda la
información disponible que puede ser consultada de una manera totalmente personalizada
por los posibles clientes a través de Internet. En este sentido los clientes pagan por la
comodidad del servicio; así como, por el tiempo que se ahorran en la búsqueda de dicha
información.
A continuación comentemos sobre algunos de los sectores en los que se aplica Internet
como parte fundamental de sus negocios. Otros, como, por ejemplo, la automotriz o los
grandes fabricantes de productos de gran consumo, también están incorporando esta
tecnología de información y comunicación en actividades como la gestión de
aprovisionamientos y la planificación de producción.
Prensa
La prensa es uno de los servicios que más está utilizando Internet para la distribución de
sus productos. Podríamos hablar de prensa a tiempo real. Las noticias, a su vez, gracias a
las posibilidades de Internet, pueden gestionarse de forma que se añada valor al cliente
final. En este sentido, hay empresas en Internet especia1izadas en recopilar información
sobre una región muy concreta. Otras publicaciones virtuales añaden valor a sus clientes
dando la posibilidad de realizar diferentes tipos de actividades, como la, compra de
productos, la participación en concursos y juegos y la obtención de diferentes programas
informativos de manera gratuita.
Se debe crear un formato sugestivo para atraer visitantes a la web, lo cual supone una
renovación constante de las noticias y la construcción, de una sensación de comunidad
mediante la creación de foros, debates y listas de distribución. Internet también se
convierte en una herramienta capaz de añadir valor a los libros tradicionales. Gracias a
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esta tecnología los contenidos de los libro pueden ser constantemente actualizados a
través de direcciones de Internet, en las cuales se haga referencia a los últimos artículos
publicados sobre el tema y gracias al fomento de debates, foros y listas de distribución.
Televisión
Muchos canales de televisión utilizan Internet para completar sus ofertas. Se tienen
ejemplos de las páginas web de los canales de televisión CNN, FX, HBO, MTV o The
Weather Channel (el canal del tiempo), o los canales mexicanos como TVazteca, Televisa
o canal 11 del IPN.
Gracias a Internet las cadenas televisivas pueden completar su oferta informativa
estableciendo, por ejemplo, monográficos sobre temas concretos (ABC News realizó uno
sobre la inspección de armamento en Irak). También proporcionan información adicional
sobre series televisivas, participación en diferentes clubs de fans, personalización de las
noticias en función de las necesidades de los usuarios, etc.
Los informes que distribuyen estas empresas tratan sobre inversiones, riesgos,
información sobre otras empresas que puedan ser posibles proveedores o clientes,
informaciones sobre variaciones de precios, costos de los materiales y demás elementos
necesarios para la producción, y cifras de ventas y todo siempre con la posibilidad de
proporcionarlo a tiempo real.
Banca y Seguros
A través de la Internet muchos clientes de banca y seguros pueden consultar a tiempo real
diferentes tipos de informaciones financieras. Igualmente, se pueden contratar diferentes
tipos de servicios (compra de acciones y participaciones, seguros, transferencias, etc.) de
una manera cómoda y rápida. Sin, duda alguna, esta manera de operar tiene una gran
influencia, sobre el negocio de la banca y los seguros hasta el punto de que están
apareciendo instituciones financieras especialmente pensadas para operar exclusivamente
a través de Internét (algunas ya existen como OPEN BANK). En el caso mexicano varias
entidades financieras permiten a sus clientes realizar diferentes tipos de operaciones,
como consultas de saldo, cotizaciones de bolsa, hacer transferencias, pagos,
simulaciones, etc.
Viajes
Por medio de Internet gran parte de los aspectos de un determinado viaje pueden ser
solucionados mediante información distribuida a través de Internet. De esta manera, tanto
los intermediarios como las compañías de transporte (sobre todo líneas aéreas) pueden
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simplificar parte de su infraestructura comercial y concentrarse en actividades de valor
añadido.
Estos sistemas se clasifican como sistemas de soporte para la toma de decisiones (DSS)
y podrán ser diseñados local o externamente con el objetivo de que se consideren todas
las características que los integrantes del departamento de logística y de otras áreas crean
relevantes. Los integrantes de dichos departamentos también deberán ser
multifuncionales y nunca perder de vista los objetivos de la empresa ya que en muchas
ocasiones los intereses departamentales se contraponen entre sí y pierden de vista el
objetivo final del negocio.
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La resistencia al cambio para el uso de sistemas de vanguardia como el Internet será un
factor importante a tomar en cuenta en el cual el departamento de recursos humanos, la
dirección y el staff gerencial deberán aplicarse ya que el éxito de los sistemas esta
estrechamente ligados a la actitud del personal para su implementación y uso adecuado.
También, los elementos y conceptos que integran esta cadena de abastecimiento son
mucho y diversos lo cual complica su administración. Por lo tanto las empresas deben
apoyarse en los sistemas de información y en la tecnología de información para poder
administrar dicha cadena.
En los últimos años se han producido más cambios en las empresas que los ocurridos
desde la revolución industrial. La gran mayoría de esos cambios han sido generados por la
aparición de nuevas tecnologías, y en particular las tecnologías de la información.
Función administrativa:
- Contabilidad general.
- Planificación financiera.
- Gestión de los activos.
- Gestión del personal.
. Función productiva:
- Planificación de la producción.
- Control y supervisión de la planta.
- Cálculo y control de costos.
- Inspección y control de la calidad.
- Gestión de los inventarios.
. Función comercial:
Pero la integración de todos los sistemas de una empresa no es una situación que se
pueda alcanzar fácilmente, es una tarea compleja que exige ser diseñada previamente con
detalle para poder alcanzarla.
Aplicaciones logísticas
Los sectores logísticos más tratados por las aplicaciones informáticas suelen ser:
. Gestión de expediciones:
- Planificación de las rutas de reparto.
- Agrupación de mercancías por rutas.
- Gestión de los vehículos de reparto.
. Otras aplicaciones.
Inicialmente tratemos de establecer que una definición razonable para los conceptos de
compras y aprovisionamiento. Se entiende por aprovisionamiento la planificación de las
necesidades: QUE, CUANDO y CUANTO, que existirán en un futuro inmediato, y por
compras la gestión de la adquisición material de estas necesidades.
Para que además esta necesidad suponga un costo mínimo, se deberán calcular las
cantidades de pedido para obtener unos precios favorables, así como un nivel de servicio
adecuado, aunque deberán atenderse también otros factores como:
Para ello existen paquetes informáticos que disponen de módulos concretos que,
basándose en previsiones de venta:
Objetivos
Gestión de Almacenes.
Objetivos y Funciones.
Las principales funciones que debe aportar un sistema de este tipo, deben ser:
Objetivos
Automatización
. Sistema operativo.
. Sistema de mando y control.
. Sistema de comunicaciones.
. Sistema operativo: Bajo este nombre se agrupan todos los medios técnicos que efectúan
directamente el proceso de las cargas de un almacén, bien partiendo de órdenes
proporcionadas por el sistema de mando o dadas directamente por el operario.
Los sistemas operativos habituales en un almacén suelen ser: caminos de rodillos, cintas
transportadoras, vehículos automáticamente guiados, transelevadores, máquinas
paletizadoras, flejadoras, etiquetadoras, encajadoras, etc., que son los que, en definitiva,
realizan las manipulaciones a que deben someterse las cargas.
Para funcionar, cualquier sistema operativo necesita energía que es transformada por sus
actuadores en los movimientos que requiere el sistema para realizar las operaciones para
el que ha sido concebido.
Los actuadores se clasifican atendiendo al tipo de energía que utilizan, los más corrientes
son los eléctricos, neumáticos, hidráulicos y los mecánicos.
Según el tipo de proceso que controlan, los sistemas de mando se clasifican en:
La relación entre los módulos que componen un sistema distribuido puede ser:
Uno de los sistemas que se está utilizando cada vez más en la actualidad es el de
radiofrecuencia, mediante ondas electromagnéticas en la banda UHF.
Estos sistemas se utilizan para establecer comunicaciones entre elementos que deban
hallarse permanentemente en movimiento, como carretillas que operan en un almacén en
contacto con una estación base comunicada con un sistema central.
La gran aceptación que han experimentado, en los últimos tiempos, las computadoras
personales ha sido debida a la acción combinada de un descenso de sus precios de venta,
junto con el aumento de su capacidad de cálculo y de gestión. Esa capacidad ha permitido
desarrollar programas y aplicaciones orientadas al uso de las computadoras, por personal
no especializado en las técnicas informáticas, permitiendo a cada departamento de la
empresa satisfacer sus necesidades de informatización sin tener que esperar a que fuesen
programadas en el sistema central. Se puede hablar por tanto, de la aparición de la
«informática distribuida», como contraposición a la «informática centralizada» a que
obligaba el empleo exclusivo de ese gran sistema central.
Puesto que cada empresa posee necesidades de información diferentes y por la propia
naturaleza de la gestión, se hace difícil establecer una descripción estandarizada del
significado y contenido de la información utilizada como «control de gestión», sin embargo,
pueden considerarse como informaciones pertenecientes a ese control las siguientes:
• Índices y ratios para la medida del flujo de materiales a lo largo de toda la cadena
logística, tales como:
• Hojas de cálculo.
• Bases de datos y su sistema de gestión.
• Tratamiento de textos.
• Tratamiento de gráficos e imágenes. Editores de documentos.
• Diseñadores de diagramas.
Nuevas tecnologías que se han incorporado, o que se han diseñado ex profeso para
potenciar las actividades logísticas, día a día nos sorprenden con nuevos avances,
innovaciones y aplicaciones, de lo que baste mencionar:
. Código de barras.
. Radiofrecuencia.
. Computadora a bordo.
. Almacenes automáticos.
. Terminales portátiles.
. EDI.
. Reconocimiento de voz.
. Sistema integrado de gestión logística.
Códigos de barras:
. Códigos ópticos.
. Códigos magnéticos.
. Equipos de lectura.
. Impresión de etiquetas.
Terminales radiofrecuencia:
. Portátiles de mano.
. Montados en carretillas.
. Comunicación en tiempo real.
Almacenes automatizados:
. Controladores- PLC.
. Filoguiado.
. Conveyers.
. Equipo de clasificación.
. Etc.
Integración:
. Gestionar todas las informaciones para que todas las áreas de la empresa actúen
conjuntamente.
. Definición:
- Recoger la información donde se produce.
- Transformarla a un formato útil.
- Almacenarla hasta su utilización.
- Transportarla donde y cuando se requiere.
. Objetivo:
- Toma de decisiones.
FUNCIONES:
. Planificar las necesidades del área, de acuerdo con las previsiones realizadas.
. Búsqueda del mejor producto y mejor proveedor (base de datos).
. Cumplimiento de plazos.
. Cumplimiento de cantidades.
. Cumplimiento de calidad.
. Control de stocks.
. Reprogramación periódica.
. Control productos obsoletos.
. Emisión de los pedidos.
. Gestión global.
. Reclamaciones y ajustes.
. Gestión y control físico del aprovisionamiento.
. Proveedores.
. Fuentes de aprovisionamiento.
. Almacenes.
. Depósitos (o plataformas de agrupamiento).
. Zonas de distribución (o clientes).
. Los almacenes.
. Los depósitos (o plataformas de agrupamiento).
. Las zonas de distribución (o clientes).
. Capacidades óptimas.
. Alturas de apilado de capas.
. Pesos de las capas.
. Resistencias.
. Tasa de utilización del pallet.
. Etc.
FUNCIONES:
. Optimización de la paletización:
- Capas de cajas o envases.
- Apilado máximo.
- Resistencia y soporte.
- Ocupación máxima del espacio.
- Ensamblaje de capas/con capas, para mejorar la fijación y estabilidad. .
- Paletización de cargas mixtas (cajas-sacos, etc., de distinto tamaño).
- Contenedores.
- Camiones.
- Furgones.
- Vagones.
- Aprovechamiento de la volumetría máxima.
- Etc.
• Gestión de almacenes
FUNCIONES:
FUNCIONES OPERATIVAS:
. Entradas:
* Identificación orden/producto.
* Propuesta de ubicación automática.
* Documentos de ubicación.
* Confirmación de movimiento.
. Salidas:
* Selección/agrupación pedidos a preparar.
* Cálculo del recorrido de preparación.
* Cálculo de las necesidades de reposición.
* Cálculo de las unidades de entrega.
* Documentos de preparación, reposición.
* Confirmación de movimientos.
. Expediciones:
* Asignación pedidos a rutas y transportistas.
* Control y confirmación de expediciones.
CONEXIONES:
. Compras:
* Confirmación de recepción.
. Comercial:
* Confirmación de expedición.
. Gestión de stocks:
* Confirmación de recepción y expedición.
* Movimientos manuales.
. Facturación y contabilidad:
* Confirmación de movimientos.
* Recuentos de existencias.
NUEVAS FUNCIONES:
. Interfaces con Host.. Interfaces con clientes.. Interfaces con automatismos.. Gestión de
operarios.. Facturación de servicios de almacenaje/manipulación.. EDI.. Gestión de cartera
de pedidos.. Sistemas de identificación automática.
. Simuladores de tráfico.
. Distancieros.
. Gestión del transporte.
. Optimización de rutas de reparto.
SIMULADOR DE TRAFICO/DISTRIBUCION:
. Objetivos:
* Gestionar la cadena logística.
* Reducir costos de transporte/distribución.
* Facilitar elementos de control.
. Funciones generales:
* Organizar y optimizar los transportes.
* Determinar costos previsionales.
* Controlar facturas.
* Analizar costos.
* Simular y analizar nuevas tarifas.
* Simular y analizar nuevos sistemas de distribución.
. Funciones estratégicas:
* Estadísticas:
- Análisis de los flujos de transporte/distribución.
- Análisis de actividad por prestatario.
- Análisis de actividad por tipo de movimiento.
- Histogramas de pedidos.
- Estacionalidad.
- Repartos geográficos.
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* Simulación:
- Evaluación de tarifas.
- Evaluación redes de distribución.
- Evaluación de presupuestos.
. Funciones operativas:
* Entrada de órdenes al sistema:
- Ordenes de entrega.
- Devoluciones.
- Traspasos entre centros.
* Prefacturación:
- Evaluación del costo del servicio.
- Control de facturas, análisis desviaciones.
- Análisis de costos.
. Base de datos:
* Estructura de la red de distribución:
- Localización de fábricas.
- Almacenes (reguladores, regionales,...).
- Plataformas de distribución.
* Zonas de distribución.
* Distancieros.
* Transportistas, operadores.
* Tipos y tarifas de transporte.
* Tipos de productos.
• DISTANCIEROS:
. Objetivos:
Tablas de distancias kilométricas fijas para todo el mundo, elaboradas bajo pedido.
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FUNCIONES DEL PROGRAMA DISTANCIERO:
• OTRAS APLICACIONES:
• GESTION DE TRANSPORTE:
. Funciones operativas:
* Captura de los transportes a efectuar.
* Asignación automática de rutas.
* Asignación de transportistas a rutas.
* Edición hojas de ruta.
* Confirmaciones de entrega.
* Tratamiento de facturas de transportistas.
* Seguimiento estadístico del transporte.
. Objetivos:
* Optimizar:
- Distancias.
- Tiempo de reparto.
- Costo de reparto.
. Funciones generales:
* Proporcionar hojas de carga y ruta.
* Seleccionar medios de transporte.
* Organizar la operativa de carga.
. Métodos de utilización:
* Operativa:
- Cálculo de rutas diarias.
* Estratégica:
- Cálculo de rutas de reparto fijas.
- Optimización flota de vehículos.
- Localización de centros de distribución.
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. Base de datos
* Red de carreteras:
- Poblaciones y cruceros.
- Distancias.
- Tipos de carretera.
- Velocidades medias.
- Situación geográfica.
* Puntos de entrega:
- Localización.
- Restricciones de acceso.
- Horarios de entrega.
* Vehículos:
- Tipo y calidades.
- Costos.
- Horarios de entrega.