La siguiente estructura sería un buen ejemplo, una carpeta general de calidad que

contiene:

 Manual y procedimiento formato editable: en esta carpeta se pueden poner todos los
registros y documentos editables, únicamente tendrá acceso el responsable de calidad.
 Mapa de procesos y política de calidad.
 Procedimientos.
 Instrucciones.
 Procedimientos técnicos del laboratorio.
 Protocolos varios específicos de la producción o el servicio que se tiene que llevar a cabo.
 Documentos y registros del manual.
 Comunicaciones: durante el registro de comunicaciones internas y/o externas como los
documentos individuales de los propios comunicados.
 Documentación: listado de registros, de las ediciones de registros, instrucciones,
procedimientos y del manual.
 Formación: se generan subcarpetas para las propuestas de formación, plan de formación,
cualificación del personal, evaluación de la eficiencia, titulaciones del personal, actas de
formación interna, temarios y cursos de formación.
 Instrumental – calibraciones: presentan subcarpetas para el programa de calibración-
verificación y mantenimiento de los equipos, manuales de los equipos, documentación,
inventarios, etc. es muy importante generar subcarpetas para almacenar los certificados de
calibración, verificación y mantenimiento. Todo debe estar escaneado.
 Mantenimiento de las infraestructuras: se generan subcarpetas para almacenar el
mantenimiento y la documentación de todos los equipos y de las empresas subcontratadas.
 No conformidades – acciones correctivas – reclamaciones de los clientes.
 Evaluación del riesgo.
 Organigrama: puede ser funcional o nominal y los específicos.
 Plan de calidad – objetivo e indicador de calidad.
 Proveedores: se generan subcarpetas necesarias para almacenar toda la documentación
específica de cada uno de los proveedores, además de su evaluación.
 Satisfacción del cliente: subcarpetas para las encuestas, informes, fidelización al cliente.
 Gestión Ambiental: en caso de contar con un sistema de gestión integrado.
 Seguridad y salud: en caso de contar con un sistema integrado.
 Índice del manual.
 Histórico: almacena todos los documentos que quedan obsoletos o sustituidos por una
nueva edición. Yo recomiendo que dentro de esta carpeta se cree la misma estructura de
subcarpetas que la estamos planteando para los archivos vigentesDelegaciones por ausencia.
 Comisión de calidad: se guardan todas las reuniones de calidad, además de toda la
documentación soporte para su preparación y justificación de los datos que contiene.
 Informes de auditoría: existen dos subcarpetas una para las auditorías internas y otras para
las auditorías externas, en la que se almacenan los informes de auditorías además de los
informes de acciones correctoras de dichas auditoría. Si mandáis por correo a los auditores
de pliegos, os recomiendo que lo guardéis en la misma carpeta, así no se perderá.
 Legislación y normativa: existen actividades que se encuentran sujetas a la normativa
específica que los trabajadores tienen acceso, se deben mantener actualizados, con lo que se
aconseja hacer un registro y separar de forma muy clara lo vigente en el documento
obsoleto.
 Manual y procedimientos escaneados: se debe tener en cuenta la carpeta con el manual y
los procedimientos e instrucciones vigentes, para la consulta de todo el personal. Acordaros
de mantenerlo actualizado.
Después, debemos tener en cuenta otras carpetas, pero se considera que no deben colgar de
la de calidad, éstas serían;

 Pedidos, ofertas, presupuestos y contratos

 Catálogos y páginas web
 Facturación
 Registros de entrada y salida de documentación de la empresa
 La documentación del sistema productivo: registro de albaranes, ejecución, elaboración de
informes, servicios o productos,
 Archivo de toda esta documentación.