MANUAL DE

COMPRAS
ELABORADO POR
INGRI TATIANA MANJARREZ ID: 262208
YAZMIN MENDEZ ID: 477108
ALVARO JAVIER CASTAÑEDA ID:436260
 INTRODUCCION

El proceso de compras esta compuesto por una serie de

actividades y procedimientos bien definidos, el cual
comienza con una requisición y termina con la entrega de
materiales para su aplicación o para lo que fue adquirido,
como finalidad se concreta el pago al proveedor.
Los bienes y servicios solicitados, tienen como fin satisfacer las
necesidades, a costos razonables y entregas oportunas, para
así asegurar el desarrollo óptimo de todos los procesos de la
empresa.

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 1. OBJETIVOS
Asegurar que los productos, bienes y servicios adquirios o
alquilados que tengan incidencia en la Seguridad y Salud en el
trabajo no constituyan una fuente de peligro para los
trabajadores.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para toda las áreas que requieran
realizar compras de productos, bienes y servicios.

3. ASPECTOS GENERALES
Determinar los requisitos de compra desde el punto de vista de seguridad y
salud en el trabajo.

Este procedimiento debe permitir establecer los requisitos de Seguridad y

Salud en el Trabajo requeridos para la compra de productos, bienes y 3
servicios.
 4. DEFINICIONES
COMPRAS: es la operación que se tiene como propósito suministrar, bienes y
servicios en los términos o especificaciones que se le soliciten, con las mejores
condiciones de calidad, precio, servicio, a cambio de dinero.

COMPRADOR: es aquella persona con la disposición de cubrir las necesidades

por medio de una compra de un bien o servicio, solicitado por el
departamento o personas que pertenecen a la empresa.

REQUISICIÓN DE COMPRA: La solicitud de compra es un documento que se

elabora con el fin de notificar a la Gerencia Administrativa una necesidad para
se cubra lo antes posible, en este documento van descritas por renglones las
necesidades de materiales, su justificación para adquirirlos y las especificaciones
necesarias para el trámite.

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 4. DEFINICIONES
COTIZACIÓN: Es un documento en el cual se le solicita a un proveedor la
necesidad de adquirir un bien o bienes para la empresa

ADMINISTRACION DE COMPRAS: es el proceso a través del cual se

controla de manera especifica todas las operaciones de compra dentro de una
empresa, de tal manera que no se incurra en gastos innecesarios.
CLIENTE: Organización o persona que recibe un producto.

PROVEEDOR: Organización o persona que proporciona un producto.

5. DESCRIPCION
Para la realización de las compras en una empresa de servicios
en seguridad y salud en el trabajo se procede de la siguiente
manera :
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 5.1. SELECCION Y EVALUACION DE
PROVEEDORES

Se evalúa y se selecciona los proveedores en función de su capacidad para

suministrar productos o servicios de acuerdo con los requisitos de la organización,
para lo cual establece criterios de selección, evaluación y reevaluación, si no aplica se
saca la proporción de los ítem que aplica y se aprueba.

• SELECCIÓN: Al proveedor se le solicita los documentos requeridos por el formato

de selección de proveedores de productos o servicios ( formato selección de
proveedores de producto y formato de selección de proveedores de servicio), estos
serán analizados y se dará una calificación, el cual según el resultado el
proveedor se selecciona o es rechazado, si el proveedor es aceptado este pasa a
ser parte del listado de los proveedores.

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 SELECCION Y EVALUACION
DE PROVEEDORES

• EVALUACION DE PROVEEDORES: Para la evaluación de

proveedores, se tiene establecidos los conceptos de calidad,
seguridad, salud ocupacional , medio ambiente de acuerdo al el
formato, establecido para tal fin.
• REEVALUACION: de acuerdo al criterio o la percepción de la
gerencia o la coordinación de compras y el desempeño mismo del
proveedor esta se realizara antes del periodo establecido.

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 5.2 REQUISICION
▹ Al existir o identificar la necesidad de adquirir cualquier producto, material,
insumos, herramientas, equipos o servicios, el interesado elaborara un formato
de requisición, en donde se debe detallar las características, especificaciones
técnicas y requisitos de calidad, con el fin de evitar que la realización de las
compras genere algún tipo de impacto negativo sobre el desarrollo en las
actividades de la empresa
▹ El Departamento de compras dispone de mínimo tres (3) días para la
definición de la Compra si lo solicitado a comprar se encuentra disponible en la
ciudad por el proveedor y si la compra del material no se esta disponible en la
misma ciudad el departamento de compras contara con 8 días para la
consecución d la misma .
▹ Estas requisiciones son entregadas al auxiliar de compras para el trámite
respectivo. La requisición debe referenciar los productos o materiales de cada
área
▹ La requisición deberá estar firmada por el solicitante, por el coordinador
administrativo y HSEQ y por el gerente para su respectivo tramite.
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 5.3 VERIFICACION DE EXISTENCIAS

Las requisiciones recibidas por compras son consultadas

con el area de almacenamiento para la verificacion de
las existencias, luego de la verificación del material, el
auxiliar de compras hará la gestión necesaria de la
compra de los materiales que no se encontraron en
existencia. Este material para compra es autorizado por
el gerente al igual que lo equipos o las herramientas.

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 5.4 COMPRAS
Cuando sea necesario efectuar la compra o solicitar un servicio, el
Jefe de compras realiza las cotizaciones que tengan lugar, de
acuerdo con las siguientes condiciones
 Para compras menores o iguales a 0,5 SMLV (salarios mínimos
legales vigentes) se realizan como mínimo dos (2) cotizaciones
telefónicas, y requieren autorización de las Gerencia.
 Para compras mayores de 4,5 SMLV se realizan como mínimo tres
(3) cotizaciones escritas.
 El presupuesto aprobado tendrá la firma del responsable que hizo
el pedido aclarando en el presupuesto el motivo de la elección
(precio, calidad), este presupuesto será validado hasta 30 días y
deberá quedar una copia a la factura.
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 5.4 COMPRAS
 El encargado de compras, se encarga de ver la forma de compra
(crédito, contado, caja chica). Todas las compras deberán tener
O.P. (ORDEN DE PEDIDO).
 Es responsabilidad del jefe de compras el de solicitar (3)
cotizaciones por escrito de diferentes proveedores.
 Por medio de la cotización, el comprador recopila la información
que considere necesaria para la definición del proveedor teniendo
en cuenta las condiciones económicas de la compra , como los son:
- precio de mercado
- ofertas
- garantías
-fechas de entrega
- legalidades 11
5.5 ORDENES DE COMPRA
▹ YA analizados los precios y definida la compra , se continua
a diligenciar el formato de Orden de Compra en el cual se
detallan las especificaciones técnicas y requisitos de calidad,
Seguridad y Salud Ocupacional y medio ambiente (cuando
así se estipule en la requisición) de los productos, materiales,
servicios, equipos o herramientas solicitados. Junto con la
requisición correspondiente se presentara a la Gerencia para
su aprobación.
▹ Aprobada la orden de compra, se remite al Proveedor.
▹ Cuando el proveedor es nuevo se solicita el RUT y
documentar para enviarlo a contabilidad y lo registre en l
sistema.
▹ Se archiva en el formato de ordenes de compra y la
requisición una carpeta de requisición de materiales.
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 5.6 SEGUIMIENTO
El área de compras se asegura de recibir el pedido a tiempo y a su vez verifica
que el pedido cumple con todas las condiciones a cabalidad.

EL CONTROL DE
CALIDAD Y
CONTROL DE LOS CANTIDAD:
PLAZOS DE ENTREGA: Si el producto no llega o no
cumple con las
El área de compras acuerda
especificaciones de la orden
con el proveedor el lugar de
de compra con 1 día de
entrega y el control de
recibido el material en
vencimiento a los cuales
encargado elabora un
permiten reclamar el pedido.
formato de devolución e
informa la situación al jefe
de compras

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5.7 ALQUILER DE EQUIPOS

Para el alquiler de maquinaria,

equipos, vehículos y herramienta, se
sigue el mismo proceso de las órdenes
de compra y de servicio.
Los Contratos de Alquiler son
elaborados por la Coordinación
Administrativa y HSEQ y el auxiliar de
compras, aprobados por la Gerencia.
Estos contratos son firmados por el
Gerente

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REVISION DE LAS FACTURAS

La factura es una declaración detallada del valor en términos

monetarios, que recibe en respuesta a una orden de compra del
cliente, en este caso , el área de compras como parte iniciadora de
las adquisiciones , participa del cierre y vigilancia de las compras, el
área de compras recibe las facturas para revisión , las compara con
el pedido u orden de compra, para así ver si concuerdan

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 PAGO DE FACTURAS

El are de compras al comparar las facturas con las ordenes de

compra y que concuerdan todos los datos entre sí, se pasará al
área de contabilidad con su respectiva autorización de pago,
indicando la fecha en que se factura, según las condiciones de
pago en que se haya pactado las operaciones.

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FLUJO- GRAMA DE PROCESO DE COMPRAS

ELABORACION
DEL PEDIDO

ENVIO PEDIDO
ALPROVEEDOR

CONTROL DE
SOLICITUD ESTABLECER
DOCUEMNTACION
COMPRA O REQUISITOS DE
Y REQUISITOS DE
ALQUILER COMPRA EN SST
COMPRA

ACEPTA
PRODUCTO
SOLICITADO

REGISTRO DE
PRODUCTOS
ADQUIRIDOS
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