4.

 INVENTARIOS  
OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Comprender la importancia del control de las existencias de mercancías y la

incidencia del costo de ventas en el ente económico.
• Identificar y aplicar los diferentes métodos y sistemas de inventarios.
• Determinar las ventajas y desventajas de los métodos de valuación de inventarios.
• Entender la importancia del manejo y control de existencias mediante un kardex.

COMPETENCIAS
El estudiante estará en capacidad de entender el manejo y control de las existencias de
mercancías en el ente económico.

DESARROLLO TEMÁTICO DE LA UNIDAD

INTRODUCCIÓN.

Los inventarios de los entes económicos son

muy importantes, pues de ellos depende la
supervivencia de las empresas. El manejo de
los inventarios conlleva a las empresas a
realizar grandes inversiones, que pueden ser
favorables o desfavorables cuando no logran
venderse, pues las existencias se pueden
volver obsoletas o perder valor, lo que al final
conlleva una pérdida en la inversión realizada.

Se mostrará en esta unidad la forma en que las

empresas pueden determinar el costo de los
artículos vendidos en un periodo contable, que
depende de la forma de control y valuación que
el ente económico esté llevando para la
determinación del costo.

4.1 CONCEPTO DE INVENTARIOS

Un inventario es resultado de contar, pesar o

medir las existencias de un activo tangible.
Pero para efectos contables el inventario es la existencia de mercancías destinadas para la
venta, en el curso regular del negocio, en empresas de índole comercial.
Las mercancías disponibles para la venta por lo general son convertidas en efectivo a
menos de un año, por lo tanto es un activo corriente en el balance general.

El registro contable del inventario debe realizarse al costo de adquisición, adicionando

todas las erogaciones en que se incurre hasta ponerlo en condiciones de ventas.
En las empresas de índole industrial se pueden determinar tres tipos básicos de
inventarios: materias primas, trabajos en procesos y productos terminados. Que también
son activo corriente en el balance general.

4.2 SISTEMAS DE INVENTARIOS.

Existen dos sistemas para la

contabilización de los inventarios:
sistema periódico y sistema
permanente o perpetuo.

SISTEMA PERIÓDICO.

El sistema de inventarios periódico

solo podrá ser aplicado en pequeñas
empresas que no están obligadas a
tener revisor fiscal. Es conocido
también como juego de inventarios.

En este sistema el registro de las

mercancías compradas debe
realizarse por débito en la cuenta
compras de mercancías, que es una
cuenta nominal. Por ende debe
cerrarse al final de periodo contra
resultados. En el momento de una venta no se registra el costo de ventas de la mercancía
vendida, la cuenta de inventarios se actualiza únicamente al final del periodo contable
cuando todas las mercancías disponibles hallan sido contadas y valoradas.

Por ejemplo, el asiento para registrar la compra de mercancía de la compañía XYZ por valor
de 3.000 u.m. a crédito, quedaría así:

Cuenta Débito Crédito

Compra de mercancías 3.000 u.m.
Proveedores 3.000 u.m
Utilizando la ecuación contable, para el anterior hecho económico quedaría así:

Activos = Pasivos + patrimonio + (ingresos – costos - gastos)

0 = Proveedores 3.000 + 0 + ( 0 - compras 3.000 - 0 )

Cuando se presenta la venta, este debe registrase acreditando la cuenta ingresos

operacionales–ventas. La cual al finalizar el periodo debe cerrarse contra resultados. Las
ventas por obvias razones deben venderse a los clientes con un importe superior al costo de
adquisición de la mercancía, que cubra el costo en sí y los gastos de operación y deje un
margen de utilidad. Esto es lo que se conoce como precio de venta al público.

Si suponemos que la compañía XYZ vendió la mercancía en 4.000 u.m. a crédito.

Cuenta Débito Crédito

Deudores – clientes 4.000 u.m.
Ingresos operacionales – ventas 4.000 u.m.

En la ecuación contable quedaría así:

Activos = Pasivos + Patrimonio + (Ingresos - costos - Gastos)

Deudores
Clientes 4.000 = 0 + 0 + (ing. Op. Vtas 4.000 – 0 - 0 )

Cuando se utiliza el sistema de

inventario periódico, las empresas
deben esperar hasta el final del
periodo contable para determinar el
costo de la mercancía vendida. Para
esto deben contar con información
sobre el valor del inventario inicial y el
costo de las mercancías compradas
en el periodo contable.

La determinación del valor del

inventario final debe de realizarse
mediante conteo físico de las mercancías existentes en el almacén y bodegas de la
empresa. Debe efectuarse en el último día de operaciones. Una vez efectuado el conteo de
las diferentes clases de mercancía, se procede a multiplicarlo por su costo unitario,
utilizando cualquier de los métodos de valuación que veremos más adelante. Y se suman
los costos de las diferentes mercancías para establecer el costo total del inventario final.

Entonces el costo de las mercancías vendidas por la empresa lo podemos obtener de la

siguiente forma:

Inventario inicial XXX

Más compras de mercancías XXX
Igual costo mercancías disponibles para la venta XXX
Menos inventario final XXX
Igual al costo de ventas XXX

El costo de ventas se presenta en el estado de resultados, restando de los ingresos

obtenidos por ventas ingresos operacionales para obtener la utilidad bruta del periodo
contable.

La cuenta de inventario de mercancías permanece igual hasta el final del siguiente periodo
que se presente nuevamente el cierre contable. El asiento del inventario final se presenta
así:

Cuenta Débitos Créditos

Inventario mercancías XXX

Ganancias y pérdidas XXX

Con la ilustración del siguiente ejemplo simple, observaremos la determinación de la

utilidad bruta y costo de ventas para un periodo contable.

La distribuidora XYZ presenta la siguiente información:

Costo de la mercancía al principio del año 300 u.m.

Compras de mercancía durante el año 4.000 u.m.
Conteo existencias una vez valoradas al final del año 550 u.m.
Ventas de mercancías realizadas durante el año 6.000 u.m.

El costo de ventas de distribuidora XYZ se determina como sigue:

Inventario inicial de mercancías 300 u.m

Más compras de mercancías 4.000 u.m
Igual costo mercancías disponibles para la venta 4.300 u.m
Menos inventario final de mercancías 550 u.m
Igual al costo de ventas 3.750 u.m

El estado de resultados del periodo se presenta de la siguiente forma:

 DISTRIBUIDORA XYZ
ESTADO DE RESULTADO
De enero 1 al 31 de diciembre de 200X
En unidades monetarias
Ingresos operacionales – ventas 6.000
Inventario inicial de mercancías 300
Más compras de mercancías 4.000
Igual costo mercancías disponibles para la venta 4.300
Menos inventario final de mercancías 550
Igual al costo de ventas 3.750
Utilidad bruta 2.250

Fíjense que la empresa distribuidora obtuvo antes una utilidad de gastos de

comercialización y distribución de las mercancías de 2.250 u.m.

El costo de las mercancías de las empresas pueden versen afectadas por algunos
sobrecostos como fletes, seguros y gastos de nacionalización.

SISTEMA PERMANENTE

También conocido como inventarios continuos, este sistema es obligatorio para todas las
empresas que deben tener revisor fiscal. En el momento de preparar los estados
financieros, el sistema suministra información tanto para el balance general, como para el
estado de resultados, el costo de ventas y el inventario final de mercancías. Es decir, a
medida que se compran mercancías, estas se registran en el débito en la cuenta de
inventario de mercancías y se acredita a medida que se van vendiendo a su costo.

En este sistema, para determinar el costo de mercancía vendida, no es necesario esperar a

finalizar el periodo contable, pues se puede llevar el control de existencias en forma
individual, mediante una tarjeta auxiliar llamada Kárdex.

La tarjeta de kárdex se debe llevar por cada una de las diferentes mercancías que la
empresa tiene para la venta, la tarjeta contiene el número de artículos en existencia como
su costo.

Al momento de realizarse una venta de mercancías, se deben hacer dos registros; uno por
los ingresos, en la cuenta ingresos operacionales – ventas, y otro por el costo en una cuenta
nominal llamada costo de ventas.

Por ejemplo la Distribuidora XYZ, realiza los siguientes hechos económicos:

Compra mercancía a crédito por 6.000 u.m. El asiento para registrar la compra quedaría:

Cuenta Débito Crédito

Inventario de mercancías 6.000 u.m
Proveedores 6.000 u.m

Ahora suponga que la Distribuidora XYZ vende mercancía a crédito por 4.000 u.m., con un
costo de 2.800 u.m.

Con el sistema de inventario permanente se realizan dos asientos, el primero por la venta
en sí, para registrar el ingreso y el segundo por su costo.

Cuenta Débito Crédito

Deudores clientes 4.000 u.m

Ingresos operacionales – ventas 4.000 u.m

Para registrar el costo.

Cuenta Débito Crédito

Costo de ventas 2.800 u.m

Inventario de mercancías 2.800 u.m

Véase que el sistema siempre refleja, en la cuenta de inventarios de mercancía, el costo de

las existencias sin necesitar conteo físico de las mercaderías al final del periodo. Para
efectos de control de los inventarios el conteo solamente se utiliza para realizar un
comparativo con la tarjeta de kardex.

En la ecuación contable los registros quedarían así:

Cuenta Activo = Pasivo + Patrimonio + (Ingresos – Costo – Gasto)

Inventario de Mcias 6.000

Proveedores 6.000
D. clientes 4.000
I. Op. Ventas. 4.000
Costo de ventas 2.800
Inventario de mcias. (2.800)
Totales 7.200 = 6.000 + 0 (4.000 – 2.800 - 0 )

Nótese que en el registro de la ecuación contable se visualiza una utilidad bruta de de

1.200 u.m. que pasaría a aumentar el patrimonio. Es decir el activo será de 7.200 u.m., el
pasivo de 6.000 u.m., mientras que el patrimonio aumentaría por la utilidad de 1.200 u.m.
así de esa forma se cumple con la igualdad.

También se observa que el saldo de la cuenta inventario de mercancías es de 3.200 u.m.,

porque en el asiento de la ecuación contable hay un registro positivo de 6.000 u.m.
correspondiente a la entrada de compra, y un valor negativo que es la salida de mercancías
por 2.800 u.m., correspondiente al costo de la venta.

El estado de resultados se presentaría así:

DISTRIBUIDORA XYZ
ESTADO DE RESULTADOS
Del 1 de enero al 31 de diciembre de 200X
Ingresos operacionales – ventas. 4.000 u.m
Costo de ventas 2.800 u.m
Utilidad bruta 1.200 u.m

4.3 MÉTODOS DE VALUACIÓN DE INVENTARIOS.

Los métodos de valuación de inventarios tienen relación directa con la utilidad que genera
el ente económico y con en el monto de los impuestos a cargo de la empresa en un periodo
contable, por lo tanto, el método a utilizar por la empresa es aquél que refleje
razonablemente el costo.

Como los inventarios de mercancías se

adquieren en momentos diferentes y a
precios distintos, entonces surgen
interrogantes como qué precio de
compra utilizar para las mercancías
vendidas o qué costo tomar para
valorizar el inventario final de
mercancías. Por esta razón existen los
siguientes métodos de valuación de
inventarios:

• Primeras en entrar, primeras

en salir, PEPS.
• Últimas en entrar, primeras en salir, UEPS.
• Promedio ponderado.
• Identificación especifica
• Retail.

MÉTODO DE PRIMERAS EN ENTRAR, PRIMERAS EN SALIR - PEPS

Este método se basa, en que las mercancías se venden en el orden de llegada al almacén o
bodega de la empresa. La incidencia financiera que tiene este método en la empresa es
que la utilidad queda sobrevaluada, al darse un mayor valor de utilidades el ente económico
paga más impuesto.

En este método las existencias, al finalizar el periodo contable, quedan valuadas a los
últimos costos de compra, el costo de venta quedará valuado a precios del inventario inicial
y a los costos de las primeras adquisiciones.

Este método también se conoce con el nombre de FIFO, sigla inglesa que significa first in,
first out. O sea primeras en entrar, primeras en salir.

Este método es aplicable para los dos sistemas de inventarios, es decir periódico y
permanente.

Para ilustrar el manejo de este método daremos el siguiente ejemplo:

La distribuidora XYZ Ltda., presenta la siguiente información:

Durante el mes de febrero se presentaron los siguientes hechos económicos, referente a

mercancías de referencia Z.

Compras: Febrero 2 80 unidades a 200 u.m. c/u.

Febrero 10 130 unidades a 210 u.m. c/u.
Febrero 20 220 unidades a 215 u.m. c/u.
Febrero 27 50 unidades a 218 u.m. c/u.

Ventas: Febrero 8 90 unidades a 500 u.m. c/u.

Febrero 13 120 unidades a 510 u.m. c/u.
Febrero 22 235 unidades a 512 u.m. c/u.

A febrero 1 la compañía mantenía unas existencias de mercancías referencia Z de 30

unidades con un costo unitario de 190 u.m.

Al finalizar el mes el inventario físico arrojó 65 unidades de referencia Z.

Primero utilizaremos el sistema periódico de inventarios.

Cuenta Cantidad Costo unitario Costo total

Inventario inicial de mercancías 30 190 5.700
Compras de febrero 2 80 200 16.000
10 130 210 27.300
20 220 215 47.300
27 50 218 10.900
Costo mercancía disponible para vta. 510 107.200
Inventario final 65 14.125
Costo de ventas 445 93.075

Puesto que el método PEPS, asocia las existencias finales a las unidades recibida
recientemente, el valor del inventario final quedaría:

50 unidades a 218 10.900 u.m.

15 unidades a 215 3.225 u.m.
TOTALES 65 14.125 u.m.

Por otro lado el costo de la mercancía vendida de la referencia z, correspondería a los

siguientes lotes de compra:

Concepto cantidad C.U. costo total

Inventario inicial 30 190 5.700
Compra de febrero 2 80 200 16.000
Compra de febrero 10 130 210 27.300
Compra de febrero 20 205 215 44.075
Totales 445 93.075

Para el sistema de inventario permanente, el control se lleva en tarjetas de kárdex, que

deben contener lo siguiente:

• Clase y descripción del producto.

• Fecha de la operación registrada.
• Soporte que respalda el hecho económico.
• Costo unitario y costo total tanto de compras y ventas de mercancías.

TARJETA DE KÁRDEX.

Se utiliza como auxiliar solamente cuando la empresa tiene implementado un sistema de

inventario permanente.

Costo Entradas salidas saldo

Fecha Concepto unitario cantidad C. T Cant. C. T cant C.T.
1/2 Invent. I 190 30 5.700
2/2 compra 200 80 16.000 80 16.000
8/2 venta 190 30 5.700
venta 200 60 12.000 20 4.000
10/2 compra 210 130 27.300 130 27.300
13/2 venta 200 20 4.000
Venta 210 100 21.000 30 6.300
20/2 compra 215 220 47.300 220 47.300
22/2 venta 210 30 6.300
venta 215 205 44.075 15 3.225
27/2 compra 218 50 10.900 50 10.900

Nótese que al sumar de la tarjeta de kardex las entradas, nos da el total de compras tanto
en cantidad como su costo, entonces podemos decir que la compañía adquirió de la
referencia Z, 480 unidades con un costo de 101.500 u. m. Otra información que suministra
la tarjeta son las salidas de mercancías que corresponden a la venta. Por lo tanto
establecemos el costo de ventas sumando las salidas del periodo contable y decimos que la
compañía vendió 445 unidades con un costo de 93.075 u.m.
El estado de resultado para el mes de febrero se establece así, cuantificando el ingreso
total del mes, de la siguiente forma:

Ventas realizadas en febrero 8 90x500 45.000 u.m.

Ventas realizadas en febrero 13 120x510 61.200 u.m.
Ventas realizadas en febrero 22 235x512 120.320 u.m.
Total de ingresos mes de febrero 226.520 u.m.

DISTRIBUIDORA XYZ
ESTADO DE RESULTADOS
Del 1 al 28 de febrero de 200X

Ingresos operacionales – ventas 226.520

Costos de ventas 93.075
Utilidad bruta en ventas 133.445

MÉTODO ÚLTIMAS EN ENTRAR PRIMERAS EN

SALIR – UEPS.

También se conoce con el nombre de LIFO, last in,

first out. Las mercancías se venden en el orden
contario del que se reciben, es decir, ultimas en
entrar primeras en salir, por lo tanto, el costo de
ventas correspondería al precio de las ultimas
compras, los cuales pueden presentar los precios
más altos.

TARJETA  DE  KARDEX  DISTRIBUIDORA  XYZ    

           
MERCANCIA  REFERENCIA  Z  
             
            ENTRADAS   SALIDAS   SALDO  
COSTO   COSTO   COSTO   COSTO  
FECHA   CONCEPTO   UNITARIO   CANTIDAD   TOTAL   CANTIDAD   TOTAL   CANTIDAD   TOTAL  
INVENTARIO                                    
1  FEB.   INICIAL   190                   30   5.700    
                                                   
2  FEB.   COMPRA   200   80   16.000             80   16.000    
                        
8  FEB.   VENTA   200           80   16.000            
                                                               
    VENTA   190           10   1.900     20   3.800    
                                                   
10  FEB.   COMPRA   210   130   27.300             130   27.300    
                                                         
13  FEB.   VENTA   210           120   25.200     10   2.100    
                                 
        190                   20   3.800    
                                                   
20  FEB.   COMPRA   215   220   47.300             220   47.300    
                                 
        210                   10   2.100    
                                 
        190                   20   3.800    
                                                                             
22  FEB.   VENTA   215           220   47.300     0   -­‐        
                                                                                   
    VENTA   210           10   2.100     0   -­‐        
                                                                         
    VENTA   190           5   950     15   2.850    
                                                   
27  FEB.   COMPRA   218   50   10.900             50   10.900    
                                 
         190                   15   2.850    

Nótese que el saldo al 27 de febrero corresponde al inventario final, debido a que no se

presentaron más transacciones, por lo tanto el importe del inventario final corresponde a
13.750 u.m. correspondiente a [(50*218)+ (15*190)], el costo de ventas es la sumatoria
de todas las salidas durante el periodo, es decir 93.450 u.m. correspondiente a 445
unidades.

El estado de resultados se presenta así:

DISTRIBUIDORA XYZ
ESTADO DE RESULTADOS
Del 1 al 28 de febrero de 200X

Ingresos operacionales – ventas 226.520 u.m

Costo de ventas 93.450 u.m
Utilidad bruta en ventas 133.070 u.m

MÉTODO DE PROMEDIO PONDERADO

Consiste en realizar un promedio ponderado de las existencias, el cual se determina

tomando el costo total disponible y dividiéndolo por la cantidad de mercancías disponibles
para la venta. El resultado se aplica a las unidades vendidas, para determinar el costo de
ventas y a las unidades de existencias del inventario final, para establecer el importe del
inventario final.

DISTRIBUIDORA  XYZ  
             
TARJETA  DE  KARDEX    
             
PROMEDIO  PONDERADO  
             
            ENTRADAS   SALIDAS   SALDO  
COSTO   COSTO   COSTO   COSTOS  
FECHA   CONCEPTO   UNITARIO   CANTIDAD   TOTAL   CANTIDAD   TOTAL   CANTIDAD   TOTAL  
INVENTARIO                                      
1  FEB.   INICIAL   190                   30   5.700    
                                                     
2  FEB.   COMPRA   200   80   16.000             110   21.700    
                                                         
8  FEB.   VENTA   197           90   17.755     20   3.945    
                                                     
10  FEB.     COMPRA   210   130   27.300             150   31.245    
                                                         
13  FEB.   VENTA   208           120   24.996     30   6.249    
                                                     
20  FEB.   COMPRA   215   220   47.300             250   53.549    
                                                         
22  FEB.   VENTA   214           235   50.336     15   3.213    
                                                     
27  FEB.     COMPRA   218   50   10.900             65   14.113    

Observe que cada vez que hay una venta de mercancía se realiza un promedio ponderado,
por ejemplo, el día 8 de febrero hubo una venta, el costo unitario se determino así.
21700/110 dando como resultado un costo de 197 u.m. por unidad, de igual forma se
puede determinar el costo de ventas haciendo la sumatoria de las salidas de mercancía en
la tarjeta, obteniéndose un resultado de 93.087 u.m. y el importe de inventario final es el
último saldo de la tarjeta. En consecuencia el inventario final fue de 65 unidades con un
costo de 14.113 u.m.

El estado de resultados arrojaría una utilidad bruta así:

DISTRIBUIDORA XYZ
ESTADO DE RESULTADOS
Del 1 al 28 de febrero de 200X
Ingresos operacionales – ventas 226.520 u.m
Costo de ventas 93.087 u.m
Utilidad bruta en ventas 133.433 u.m

RESUMEN DE LA UNIDAD
Los inventarios son las existencias a precio de costos de las mercancías producidas y
compradas, con el fin de ser comercializadas.

Existen dos sistemas de inventario: el periódico y el permanente.

El sistema periódico es utilizado por aquellas empresas que comercializan un gran volumen
de mercancías a precios bajos. Para determinar el costo de ventas de mercancías es
necesario realizar un conteo físico de las existencias al finalizar el periodo, para conocer el
importe del inventario final.

En el inventario permanente, el control se realiza mediante las tarjetas de kardex, que

permite conocer las existencias y el valor del inventario final, sin la necesidad de efectuar
un conteo físico. En este sistema la cuenta de inventarios siempre está actualizada, porque
al comprar mercancías se debita la cuenta de inventarios y al vender se acredita la cuenta
de inventarios.

Para la valoración de los inventarios los siguientes son los métodos más usados:

• Método PEPS valoriza el inventario a precios más recientes.

• Método UEPS valoriza el inventario a precios más antiguos.
• Promedio ponderado valoriza el inventario con un precio promedio.

GLOSARIO
Inventario físico. Conteo sistemático de todas las mercancías disponibles en el ente
económico.
Compras. Cuenta que representa el importe total de las mercancías adquiridas tanto a
crédito, como de contado. Esta cuenta se utiliza bajo el sistema de inventario periódico.
Método PEPS. Método de valuación de inventarios, que se basa en que las mercancías
que deben venderse en el orden de recibidas, por lo tanto el inventario final se valora a
precios más recientes.
Método UEPS. Método de valuación de inventarios, en el que las mercancías se venden
en sentido contrario al de recibidas, por lo que el inventario final queda valorado con
precios antiguos.
Método retail. Método de valuación de inventarios, basado en el supuesto de que el
costo de las mercancías disponibles tiene la misma relación porcentual para los precios al
detal.
Método promedio ponderado. Método de valuación de inventarios, que se realiza
obteniendo un promedio entre los costos de las mercancías disponibles y las existencias
disponibles.
Método de identificación especifica. Método de valuación de inventarios mediante la
identificación de unidades en el inventario final como provenientes de compras especificas.

BIBLIOGRAFIA UTILIZADA
MONTAÑO, Edilberto. Contabilidad control, valuación y revelaciones. Editorial universidad
del Valle, primera edición, Cali, 2002.
FIERRO, Ángel María. La contabilidad para todos. Editorial Universidad Surcolombiana,
primera edición, Neiva, 1997.
CORAL, Lucy del Carmen, GUDIÑO, Emma Lucia. Contabilidad universitaria. Editorial Mc
Graw Hill, quinta edición, Bogotá, 2004.
HARGADON, Bernard. Principios de contabilidad. Editorial norma, tercera edición, Bogotá,
1996.
SINISTERRA, Gonzalo, POLANCO, Luis Enrique, HENAO, Harvey. Contabilidad sistema de
información para las organizaciones. Editorial Mc Graw Hill, cuarta edición, Bogotá, 2003.

BIBLIOGRAFIA COMPLEMENTARIA
DÍAZ, Hernando. Contabilidad general. Editorial Pearson, segunda edición, Bogotá, 2006.
DE ROJAS, CARRILLO, Gladys. Contabilidad para la gestión empresarial. Editorial Thomson,
primera edición, Bogotá, 2004.
REY, José. Contabilidad general. Editorial thomson, primera edición, España, 2003.
Plan único de cuentas P.U.C.

CRÉDITOS
Fotografías de:
• William Picard
http://www.sxc.hu/profile/Cholin
• barun patro
www.barunpatro.com
http://www.sxc.hu/profile/barunpatro
• Josep Altarriba
http://www.sxc.hu/profile/L_Avi
• Mario Alberto Magallanes Trejo
http://www.mmagallan.com.mx