FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

1. Incluir una secuencia en el FORO de la plataforma Blackboard, haciendo

una breve reseña sobre la necesidad de clasificar, ordenar y archivar los
documentos producidos por las entidades, teniendo en cuenta la
información contenida en el material de apoyo.
Es necesario la memoria y el recuerdo de Los archivos que son herramienta,
primordial de las organizaciones, para usar correctamente. Los archivos,
recopilan, conservan, y difunden información registrada, generada o recibida por
una entidad, grupo o persona en función de las actividades que ésta realiza. Para
una buena organización de los documentos de una empresa, hace falta una
actitud positiva, en esta etapa se debe alcanzar a identificar las respectivas series
y sub-series documentales. Donde se clasifican dependiendo su clase o grupo
teniendo en cuenta su estructura organizacional, y funciones institucionales.
Debemos tener en cuenta su orden alfabético, numérico, y alfanumérico su
ordenación va a indicar qué lugar exacto ocupa un expediente o documento
concreto dentro de la serie a la que pertenece. Teniendo en cuenta la función
principal del archivo la cual es conservar la memoria de la información, la
constancia y ser eficaz en el momento de buscar el documento.

2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos

necesarios para el aprendizaje)
 ¿Qué es Gestión Documental?

Rta: Conjunto de actividades técnicas y administrativas tendientes a la

planificación y manejo de la documentación producida y recibida por las
entidades.
 ¿Qué es una empresa?
Rta Una empresa es una entidad compuesta por capital y trabajadores que
se encarga en ofrecer productos o servicios a la gente. Las empresas son
parte fundamental de nuestro sistema capitalista ya que son las principales
encargadas de mover la economía mundial con el intercambio de dinero por
productos y servicios y además la empresa está proporcionando puestos de
trabajo y servicios básicos a la gente.
 ¿En qué consiste la estructura organizacional de una empresa?
Rta la estructura organizacional de una empresa es el sistema jerárquico
elegido por el que se gestiona un grupo de personas para cumplir con el
crecimiento continuo de la compañía.
A través de una tabla en donde se refleja la estructura y diseño organizacional
de una empresa, todos los empleados tienen claro cuál es su posición dentro
del sistema. Este orden permite establecer protocolos de actuación, procesos
optimizados, trabajos productivos y resultados controlados.

 ¿Qué son y que función cumplen las tablas de retención documental?

Rta Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada
etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el
Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una
entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación
y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o
utilidad.

 ¿En qué consiste la clasificación y la ordenación de los documentos?

Rta La clasificación es el primer paso del conjunto de procesos destinados
a la organización de archivos tendientes a controlar, recuperar y conservar
la información contenida en los documentos para su utilización
administrativa, jurídica y científica.
Y la “Ordenación: es operación archivística realizada dentro del proceso de
organización que consiste en establecer secuencias naturales cronológicas
y/o alfabéticas, dentro de las categorías o grupos definidos en la
clasificación. De acuerdo con estos planteamientos, se puede decir que la
organización es un resultado, producto de realizar adecuadamente, en
primer lugar, la clasificación y, en seguida, la ordenación. Si no se dan los
procesos de manera complementaria se debe afirmar que no hay una
adecuada organización, pues se pueden tener o custodiar archivos bien
clasificados pero mal ordenados.