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Guía para Establecer Manual de Funciones. DAFP
Guía para Establecer Manual de Funciones. DAFP
EL MANUAL DE FUNCIONES Y DE
COMPETENCIAS LABORALES
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L
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GUÍA PARA ESTABLECER O MODIFICAR EL MANUAL
ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES
Coordinación Editorial
Adriana Bermúdez Silva
Redacción y Edición
Grupo de Comunicaciones e Innovación
Diseño y Diagramación
Paula Camila Amador Cardona
e rta
L i y O r d e n
b
Equipo de Trabajo
Luz Mary Riaño Camargo
Gisella Mora Mora
Oswaldo Alberto Galeano Carvajal
Efraín Rodríguez Mahecha
Alberto Fredy Suárez Castañeda
INDICE
Página
¿Cómo interpretar esta guía? 9
Canales de atencíon 10
Introducción 12
Identifique el código 15
Asigne el Grado 16
Página
Ubique el empleo 16
Identifique el cargo del Jefe Inmediato 16
Página
Anexos
Anexo 1 . Instructivo para el diligenciamiento de la matriz general de requisitos. 24
Anexo 3. Glosario 30
#YO
www.sirvoamipais.gov.co
Twitter: @sirvoamipais
e-mail: contactenos@sirvoamipais.gov.co
¿Cómo interpretar esta guía?
Importante Tareas
Se refiere a información de gran importancia para el proceso. Las tareas son acciones concretas que hay que desarrollar
en cada capítulo. Este cuadro es de gran importancia para
Estos cuadros recalcan sobre ideas fundamentales del asegurarse de completar la guía de manera adecuada.
desarrollo de la guía.
Nuestras Palabras
Estos son consejos, aclaraciones y observaciones de
nuestros mejores asesores, sus palabras y consejos le
acompañarán a lo largo de la guía.
webmaster@dafp.gov.co
los requerimientos de conocimiento, experiencia y demás entidades identificarán los Núcleos Básicos del
competencias exigidas para el desempeño de estos. Conocimiento -NBC- que contengan las disciplinas
académicas o profesiones, de acuerdo con la clasificación
Es igualmente insumo importante para la ejecución de establecida en el Sistema Nacional de Información
los procesos de planeación, ingreso, permanencia y de la Educación Superior -SNIES, con el propósito de
desarrollo del talento humano al servicio de las hacer efectivo el acceso al empleo público en
organizaciones públicas. igualdad de condiciones de quienes cuentan con una
profesión perteneciente a un mismo ramo del
En esta guía se presenta de manera práctica y funcional conocimiento.
una metodología de fácil consulta y comprensión para
ayudar a mantener actualizados y ajustados los perfiles Esperamos que estos nuevos cambios impulsen el desarrollo
de los empleos y que estén acordes con la gerencia de las instituciones públicas de manera tal que la
pública moderna en los ámbitos de la innovación, elaboración, los ajustes o establecimientos de los manuales
desarrollo y tecnologías de la información. permitan el cumplimiento eficaz de las políticas de
administración del talento humano al servicio del Estado.
11 Introducción
Acerca de esta guía
Esta guía es el instrumento para que las jefaturas de
personal o quien haga sus veces planifiquen las necesidades Los servidores públicos son el
del talento humano en las instituciones públicas. corazón y el motor de la gestión de
nuestras instituciones. En esa
medida invitamos a todas las
entidades a construir su Manual de
Funciones y Competencias
Laborales pensando en cómo cada
uno de sus servidores podrá
colaborar, sin importar el cargo, para
prestar el mejor de los servicios a la
Nuestro objetivo: ciudadanía.
1. Identificación y ubicación del empleo. Para efectos prácticos del manejo del manual
específico de funciones y de competencias laborales,
2. Contenido funcional: que comprende podrá adjuntar al mismo un índice de contenido,
el propósito principal y la descripción relacionando el núme-ro de página en el que se pueda
de funciones esenciales del empleo. consultar la ficha del empleo.
3. Conocimientos básicos o esenciales.
Adicionalmente, podrá adjuntar al mismo, copia de los
4. Competencias Comportamentales.
actos administrativos de planta de personal respectivos.
5. Requisitos de formación académica
y experiencia.
Importante
Conforme un equipo de trabajo
integrado por personal vinculado
a la institución, que conozca las
funciones determinadas para cada
dependencia o área de trabajo y los
procesos a cargo de estas.
15 Diagnóstico Organizacional
1.5 Relacione el
1.4 Asigne el Grado número de cargos
Está constituido por dos dígitos que acompañan
el código del empleo y corresponde a la Corresponde al número de empleos de igual
remuneración o asignación salarial mensual denominación, código y grado de remuneración
determinada en la escala del correspondiente existentes en la planta de personal de la entidad, bien
nivel jerárquico del empleo, fijada por las
respectivas autoridades competentes. sea por despacho, dependencia o planta global.
Nota
Cada empleo de la administración pública tiene
un propósito principal o razón de ser único para
el cumplimiento de la misión institucional.
3.1 Descripción del propósito
Dicho propósito es la descripción de su objeto
fundamental en función del proceso/área al cual
principal del empleo está adscrito.
Describe aquello que el empleo debe lograr o
su razón de ser; es decir, el producto o servicio
que ofrece y que lo caracteriza.
Tareas
Identificado el propósito principal, transcríbalo en el
modelo de acto administrativo de ajuste del manual
sugerido en el Anexo 2.
PASO 5 - Competencias
comportamentales
Identifique las competencias comportamentales que
debe poseer quien sea llamado a desempeñar el empleo,
de acuerdo con la naturaleza funcional del empleo y su
clasificación, para lo cual se cuenta con una descripción
de éstas en el Decreto 2539 de 2005, tanto comunes
como de nivel jerárquico.
académicas o profesiones
Para los empleos que exijan como requisito el título
o la aprobación de estudios en educación superior,
Nota
No se deben transcribir textualmente las
posibilidades de equivalencias contempladas
en las normas que las regulan, sino aplicar
aquellas que de acuerdo con las necesidades
del servicio reemplacen una exigencia de
educación o de experiencia.
Tenga en
cuenta que:
Este instrumento le servirá Finalmente, las autoridades
inicial-mente para adelantar el proceso instituciona-les deben publicar el manual
de selección de empleados públicos, y específico de funciones y de competencias
de su coherencia dependerá la vincu- laborales, así como de los ajustes o
lación y el desempeño exitoso del modificaciones que se realicen al mismo, a
empleo. través de la página web institucional.
Artículo 1o. Establecer (o ajustar) el manual específico de funciones y de competencias laborales para
los empleos que conforman la planta de personal de (nombre de la entidad) fijada por el (acto
administrativo de planta) No. de fecha (año), cuyas funciones deberán ser cumplidas por los
funcionarios con criterios de efi-ciencia y eficacia en orden al logro de la misión, objetivos y funciones
que la ley y los reglamentos le señalan (nombre de la entidad), así:
Nota
A partir de este punto, iniciar
la descripción de funciones y
competencias laborales de cada
uno de los empleos objeto del
presente manual.
Ministro o Alcalde
Quien ejerza la supervisión directa (si es planta global)
ALTERNATIVAS
FORMACIÓN ACADÉMICA EXPERIENCIA
Actitudes
Disposición de actuar, sentir y pensar en torno a una un empleo; esta capacidad está determinada por los cono-
reali-dad particular y concreta. Como por ejemplo: cimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y apti-
entusiasmo, positivismo, optimismo, persistencia, tudes que debe poseer y demostrar el empleado público.
flexibilidad y búsque-da de la excelencia, entre otras.
Competencias funcionales
Aptitudes y habilidades Se refieren a la capacidad real para desempeñar las
Características biológicas o aprendidas que permiten a fun-ciones individuales de un empleo. Tienen relación
una persona hacer algo mental o físico. Laboralmente con el desempeño o resultados concretos y
es la ca-pacidad y potencialidad de la persona para predefinidos que el empleado público debe demostrar.
llevar a cabo un determinado tipo de actividad.
Competencias comportamentales
Área del conocimiento Conjunto de características de la conducta que se
Agrupación que se hace de los programas académicos te- exigen como estándares básicos para el desempeño
niendo en cuenta cierta afinidad en los contenidos, en los del empleo, atiende a la motivación, aptitudes,
campos específicos del conocimiento, en los campos de actitudes, habilidades y rasgos de personalidad.
acción de la educación superior cuyos propósitos de for-
mación conduzcan a la investigación o al desempeño de
Conocimientos básicos o esenciales
ocupaciones, profesiones y disciplinas.
Comprenden el conjunto de teorías, principios, normas,
técnicas, conceptos y demás aspectos del saber que debe
Las áreas del conocimiento son 8: a.) Agronomía,
poseer y comprender quien esté llamado al desempeño
Veterinaria y afines, b) Bellas artes, c) Ciencias de la
del empleo para alcanzar los criterios de desempeño.
Educación, d) Ciencias de la Salud, e) Ciencias Sociales
y Humanas, f) Economía, Administración, Contaduría y
afi-nes, g) Ingeniería, Arquitectura, Urbanismo y afines, y Disciplina académica
Una disciplina académica o un campo de estudio es una
h) Matemáticas y Ciencias Naturales.
rama del conocimiento el cual es pensado o investigado en
una escuela superior, un centro de estudios o una uni-
Competencias versidad. Las disciplinas están definidas y reconocidas por
Las competencias laborales se definen como la capacidad de
las publicaciones académicas en donde se exponen los
una persona para desempeñar, en diferentes contextos y con
resultados de procesos de investigación y por los círculos
base en los requerimientos de calidad y resultados
académicos, intelectuales o científicos a los cuales perte-
esperados en el sector público, las funciones inherentes a
necen los investigadores. Los campos de estudio tienen por
Programa académico
Es el conjunto de cursos básicos, profesionales y com-
plementarios y actividades teóricas, prácticas y teórico –
prácticas integradas armónicamente mediante la interre-
lación de profesores, alumnos y recursos instrumentales,
tendientes a lograr una formación en determinadas áreas
del conocimiento y a la obtención de un título académico.
Programas de pregrado
Preparan para el desempeño de ocupaciones, para el
ejer-cicio de una profesión o disciplina determinada, de
natura-leza tecnológica o científica, o en el área de las
humanida-des, las artes y la filosofía.
31 Anexo 3 - Glosario
ANEXO 4
Relación de verbos
Con el objeto de facilitar la redacción del propósito
principal (PASO 3) y las funciones esenciales (PASO 4),
presentamos la siguiente lista de verbos que por su
condición ayudan a expresar acciones susceptibles de
observación y medición.
Interpretar o fragmentos de
cimiento o la conocimiento en Hacer juicios
Recordar infor- información conocimiento para
generalización partes y mostrar con base en
mación poniéndola en sus formar un todo y
en una nueva relaciones entre criterios dados
propias palabras construir relaciones
situación ellas
para situaciones nuevas
Organizar Clasificar Aplicar Analizar Administrar Apoyar
Describir
Definir Escoger Valorar Componer Argumentar
Discutir
Duplicar Demostrar Calcular Construir Atacar
Explicar
Rotular Dramatizar Categorizar Crear Comparar
Expresar
Enumerar Emplear Comparar Diseñar Defender
Identificar
Parear Ilustrar Criticar Ensamblar Elegir
Indicar
Memorizar Interpretar Contrastar Formular Estimar
Ubicar
Nombrar Operar Cuestionar Organizar Evaluar
Reconocer
Ordenar Preparar Diagramar Planear Juzgar
Reportar
Reconocer Practicar Diferenciar Preparar Predecir
Renunciar
Relacionar Programar Discriminar Proponer Calificar
Revisar
Recordar Esbozar Distinguir Recopilar Otorgar puntaje
Seleccionar
Repetir Solucionar Examinar Redactar Seleccionar
Ordenar
Reproducir Utilizar Experimentar Sintetizar Valorar
Decidir
Inventariar Trazar
Traducir
Profesional Especializado
2028
19
Uno (1)
Coordinar la ejecución del Plan Anual de Capacita- Proponer el sistema aplicable de evaluación del
ción Institucional de acuerdo con las necesidades de desempeño a la entidad acorde con su naturaleza
la entidad y la programación establecida. jurídica, los criterios de Ley y las directrices de la
Comisión Nacional del Servicio Civil.
Consolidar el diagnóstico de necesidades de capaci-
tación de acuerdo con las políticas y procedimientos Impartir instrucciones a los evaluadores sobre la
establecidos y aplicando metodologías reconocidas. aplicación del sistema en concordancia con las
normas y procedimientos establecidos.
Gestionar los recursos necesarios para la ejecución de
los planes y programas proyectados, ciñéndose a los Proyectar los informes de resultado de las
procedimientos y a los requerimientos aprobados. evaluaciones según los parámetros dados por las
instancias que los requieran.
Presentar informes de resultados de la gestión en
función de las necesidades diagnosticadas, los Actualizar el Manual Específico de Funciones y Com-
programas ejecutados y las propuestas de mejora- petencias Laborales de acuerdo con los desarrollos
miento proyectadas. organizacionales y la normatividad vigente.
Implementar el Sistema de Evaluación del Las demás que se le asignen y que correspondan a
desempeño laboral de los empleados de acuerdo la naturaleza del empleo.
con las dispo-siciones vigentes.
Normatividad vigente sobre Gestión del Talento Humano en las entidades del Estado.
Título profesional en disciplina académica (profesión) Veintiocho (28) meses de experiencia profesional
del núcleo básico de Conocimiento en: Administra- relacionada.
ción, Economía, Ingeniería Administrativa y afines o
Derecho y afines, y título de postgrado en la modali-
dad de especialización en áreas relacionadas con las
funciones del cargo.
Título profesional en disciplina académica (profesión) Cincuenta y dos (52) meses experiencia profesional
del núcleo básico de Conocimiento en: Administra- relacionada.
ción, Economía, Ingeniería Administrativa y afines o
Derecho y afines.
4. http://www.mineducacion.gov.co/sistemasdeinforma-
cion/1735/w3-propertyname-2672.html
37
Notas y Observaciones
39 Preguntas y Observaciones
“Tú sirves a tu país,
nosotros te servimos a ti”
www.dafp.gov.co
webmaster@dafp.gov.co
2014