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2010
Guías de Laboratorio
Microsoft Access
Lima – Perú.
2007©
Material para uso exclusivo del programa de Extensión
Profesional de IST COMPUTRONIC.
IST COMPUTRONIC
http://www.Computronic.edu.pe
Guía [1]
Al concluir el laboratorio usted será capaz de:
COMPUTRONIC
Crear archivos de base de datos.
Organizar los elementos de una base de
Conceptos previos
datos Access.
Ejercicio 1: Ingreso a Access Crear tablas y modificar propiedades.
Ingreso de datos de diferente tipo.
Para ingresar a Access:
Guía Nro 1
4. Cierre Access para ver otra forma de ingresar.
Guía Nro 1
5. Se muestra la ventana principal de esta base de datos. A la izquierda se encuentra el Panel de
navegación. Haga clic para desplegar el panel:
.................................................................................................................................
7. Elija la opción Tablas y vistas relacionadas. Se muestran títulos los cuales agrupan los objetos
de la base de datos.
.................................................................................................................................
Guía Nro 1
Icono Tipo de objeto
La base de datos ocupa un tamaño importante porque Access genera una serie de tablas del
sistema que usa para la administración de la base de datos, así como de los objetos que
contiene.
Guía Nro 1
1. Abra la base de datos CmosHach y vaya a la ficha Crear.
Ubique el fragmento Tablas
2. Haga clic en el comando Tabla y desde esta vista, escriba los siguientes datos:
3. Luego, haga doble clic en el encabezado de cada columna y modifique el nombre de cada una.
La tabla debe quedar con los títulos que se muestran:
Guía Nro 1
Ejercicio 5: Crear una Tabla desde la vista diseño
Guía Nro 1
9 Campos Chavez Percy 42 1200 A
10 Sandoval Robles Paola 29 1450 B
Los campos de tipo memo contienen texto extenso sobre un determinado registro. Así, para ingresar
valores a este campo:
Los datos de tipo Sí/No presentan una casilla de verificación. Basta con hacer
clic en cada uno de ellos para indicar que son casados.
Guía Nro 1
Propiedad Tamaño: campos de tipo Texto
En este tipo de campo, esta propiedad se refiere al tamaño máximo de caracteres que se pueden
escribir en un campo.
En este tipo de campo, se refiere al valor máximo que pueda contener un campo.
1. Vaya a la ficha Inicio, y en el grupo Ver haga clic en el comando Vista Diseño.
2. Seleccione el campo IdEmpleado y cambie el tamaño a Entero.
3. El campo Edad debe ser de tipo Byte.
4. Guarde los cambios. Luego, cambie a la vista Hoja de Datos y escriba 31.3 en la edad del
primer empleado.
Propiedad Título
Guía Nro 1
Contrato Fecha de Contrato
Categ Categoría
Sueldo Sueldo Básico
Fono Teléfono
5. Guarde la tabla y observe los cambios en la vista Hoja de Datos.
>
3. Guarde la tabla y cambie a la vista Hoja de Datos
Guía Nro 1
El formato aplicado en una fecha corta es dd/mm/aaaa
dd-mmm-aaaa
8. Guarde la tabla y cambie a la vista Hoja de Datos.
....................................................................................................................................
¿Cuál será el código para que la fecha se muestre como Enero-01 / 2003?
..................................................................................................................................
En este ejercicio se quiere restringir el ingreso de sueldos de los empleados a valores por encima de
530 (sueldo mínimo).
> =530
Guía Nro 1
Ahora, se pide que la fecha de contrato sea anterior a la fecha actual.
<= Ahora( )
10. En la propiedad Texto de Validación escriba:
Finalmente en este ejercicio se pide que el campo Categ sólo permita el ingreso de alguno de los
siguientes textos: A, B, C y D.
Error. Categorías de A - D
16. Guarde la tabla y cambie a la vista Hoja de datos.
17. Para el primer registro, escriba H en la Categ
Al finalizar, usted podrá aplicar una plantilla para el ingreso de fechas y de teléfonos.
Guía Nro 1
(511) 999-9999
4. Guarde la tabla y escriba los siguientes valores en los registros respectivos:
Contrato Fono 5.
01/01/99 4523333
03/08/97 4847888
>?<???????????????
3. Guarde los cambios y cambie a la vista Hoja de datos.
4. Escriba en los siguientes cargos:
8 Soporte Técnico
9 Supervisor
10 Practicante
5. Debe notar que la letra inicial se muestra en mayúscula, mientras el resto de texto en
minúscula.
6. Guarde los cambios y cierre la tabla.
7. Cierre su base de datos.
En este ejercicio se importarán todas las tablas de otra base de datos Access.
Guía Nro 2
1. Abra la base de datos creada en el paso anterior.
2. En la ficha Datos Externos, ubique el fragmento Importar y Vincular y
haga clic en el comando Access
3. Pulse Examinar y ubique la base de datos CmosHach de la carpeta Lab02.
4. En la ventana Importar objetos, se presenta la siguiente ventana:
Para importar tablas de Excel, la forma más sencilla es asignar nombres a las tablas de
Excel y usar el asistente para importar. En este ejercicio se importará las Categorías
que se encuentran en la hoja1 del libro Datos.
1. Abra el libro Datos.xlsx
2. En la hoja1, haga clic sobre cualquier nombre de Categoría.
3. Pulse las teclas CTRL + * para seleccionar toda la tabla.
4. Luego, en la ficha Fórmulas, elija Asignar nombre a un rango
5. El nombre para la tabla será Lista1. Clic en Aceptar.
1
Microsoft Access 2010 – Guía de Usuario 3
6. Guarde el libro de Excel.
7. Ahora, en Access, elija la ficha Datos Externos, y en el grupo Importar haga
clic en el comando Excel.
8. Use el botón Examinar, y ubique el libro Datos en la carpeta Lab02.
9. En el primer paso del Asistente, seleccione la opción Mostrar Rangos con
nombre y seleccione el nombre de rango que definió (en nuestro caso
Lista1).
10. Haga clic en Siguiente. En el segundo paso active la casilla Primera fila
contiene títulos de las columnas para que se tomen como encabezados de
Guía Nro 2
campos.
Practique lo aprendido.
Realice el procedimiento necesario para importar los datos de la hoja2 del libro Datos.
El nombre de la tabla debe ser: Clientes y se deben importar 108 registros.
1
Microsoft Access 2010 – Guía de Usuario 4
4. En este paso, active la casilla Primera fila contiene nombres de campos y
elija como delimitador de campos el Punto y coma.
Practique lo aprendido.
Guía Nro 2
Ejercicio 4: Campos de Búsqueda
Los campos de búsqueda nos permiten relacionar un campo con una lista desplegable,
para poder seleccionar el elemento que deseamos ingresar a nuestros registros. Los
elementos que se muestran en la lista, pueden ser de una lista que debemos preparar
o pueden ser tomados de una tabla o consulta.
1
Microsoft Access 2010 – Guía de Usuario 5
Practique lo aprendido.
Guía Nro 2
1. Abra la tabla Empleados y cambie a la vista Diseño.
2. Seleccione el campo IdCargo. En la propiedad Mostrar Control de la ficha
Búsqueda, elija Cuadro Combinado.
3. En la propiedad Tipo de Origen de la fila elija Tabla o Consulta.
4. En la propiedad Origen de fila, seleccione la tabla Cargos.
5. En Número de columnas, elija 2 para que se muestren los 2 primeros campos
de la tabla Cargos, es decir el campo IdCargo y Cargo.
6. Finalmente en la propiedad Ancho de columna, escriba 1; 3. Con esto, la
primera columna tendrá un ancho de 1 cm y la segunda un ancho de 3cm.
7. Guarde y cambie a la vista Hoja de datos para ver el resultado.
Practique lo aprendido.
1
Microsoft Access 2010 – Guía de Usuario 6
3. Realice un procedimiento parecido para mostrar en la tabla Productos, el
Nombre de los Proveedores y las Categorías de las CategoríasProductos
Guía Nro 2
cada registro almacenado en la tabla. Esta información se denomina clave principal.
Practique lo aprendido.
Establezca la clave principal de las siguientes tablas e indique el campo usado
Tabla Clave Principal
Clientes
Empleados
Productos
Zonales
CategoríasProductos
Cargos
Proveedores
Establecer Relaciones
El primer paso para establecer relaciones, es ver que tablas se deben vincular. En
nuestro ejemplo, se establecerá una relación entre las tablas Pedidos y Clientes, a
través del campo IdCliente
Para establecer la relación, los campos a relacionar deben ser del mismo tipo y
tamaño. Es decir el campo IdCliente de la tabla Clientes debe ser del mismo tamaño
que el campo IdCliente de la tabla Pedidos.
1. Abra la tabla Clientes y cambie a la vista Diseño.
Guía Nro 2
2. Seleccione el campo IdCliente y cambie el tamaño a Entero largo.
3. Guarde y cierre la tabla.
4. Abra la tabla Pedidos y cambie a la vista Diseño.
5. Seleccione el campo IdCliente y cambie el tamaño a Entero largo.
6. Guarde y cierre la tabla.
Guía Nro 2
4. Haga clic en Aceptar. Guarde y cierre le ventana de relaciones.
Actualizar en cascada
En este ejercicio se modificará las opciones de la integridad para que se acepten
cambios en la clave principal de la tabla Clientes.
1. Modifique la relación entre las tablas Pedidos y Clientes.
2. Active la casilla Actualizar en cascada los campos relacionados. Haga clic en
Aceptar.
Guía Nro 2
Practique lo aprendido.
1. Establezca todas las relaciones entre las distintas tablas de su base de datos.
Exija integridad referencial entre ellas.
2. Su ventana de relaciones debe ser similar a:
2
Microsoft Access 2010 – Guía de Usuario 0
Guía [3]
Al concluir el laboratorio usted será capaz de:
Implementar una base de datos Crear tablas.
Importar datos.
Ejercicio 1: Base de datos Crear campos de búsqueda
Realice el procedimiento necesario para crear un Crear relaciones entre las tablas de su
archivo de base de datos con el nombre PCVENTAS base de datos
en la carpeta Califica1
1. En la base de datos creada, debe diseñar la tabla de la figura: (use la vista Hoja
de datos o Diseño)
Guía Nro 3
2. Guarde la tabla con el nombre de Categorías.
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
4. Importe los datos de la hoja 2 con el nombre de Clientes. (no incluya una Clave
Principal). En total debe tener 262 registros.
5. Luego, realice el procedimiento para importar datos desde un archivo de texto.
Así, importe los registros de los archivos Artículos (40 registros) y Facturas
(1082 registros). En ambos casos NO incluya una clave principal.
6. Su base de datos debe tener ahora 5 tablas: Facturas, Detalles, Artículos,
Clientes y Categorías.
7. Llame al instructor para su calificación.
2
Microsoft Access 2010 – Guía de Usuario 1
Ejercicio 4: Propiedades de los campos
Propiedad Título
1. En este ejercicio se pide modificar propiedad TÍTULO de los campos que se
muestran:
Guía Nro 3
Email Clientes Correo Electrónico
Fecha Facturas Fecha de emisión
PreVenta Detalles Precio de Venta
Cantidad Detalles Unidades
2
Microsoft Access 2010 – Guía de Usuario 2
Propiedad Formato
3. Modifique la propiedad FORMATO para que los campos se muestren de
acuerdo a lo especificado.
Guía Nro 3
Fecha Facturas Que muestre 30-AGO-2004
2
Microsoft Access 2010 – Guía de Usuario 3
IdCliente Clientes 1er carácter una letra, los otros
4 números.
Guía Nro 3
2. Crear un campo Tipo en la tabla Clientes muestre sólo los siguientes textos:
Gold, Express y Normal.
Origen de la fila:
.................................................................................................................................
2
Microsoft Access 2010 – Guía de Usuario 4
Origen de la fila:
.................................................................................................................................
Numero de columnas
.................................................................................................................................
Ancho de columnas:
.................................................................................................................................
Guía Nro 3
7. Indique las propiedades para lograr este diseño:
Origen de la fila:
.................................................................................................................................
Numero de columnas
.................................................................................................................................
2
Microsoft Access 2010 – Guía de Usuario 5
Ejercicio 6: Clave principal
Ejercicio 7: Relaciones
Guía Nro 3
1. Finalmente, debe establecer las relaciones entre las tablas diseñadas. En total
son 4 las relaciones que debe establecer. Exija integridad referencial en cada
relación creada.
2. En la imagen, señale las relaciones creadas.
2
Microsoft Access 2010 – Guía de Usuario 6
Guía [4]
Al concluir el laboratorio usted será capaz de:
Consultas de selección Crear consultas con una o más tablas.
Emplear criterios para sus consultas.
Las consultas de selección nos permiten obtener Agrupar datos y obtener totales.
información en base a los datos almacenados en una Usar parámetros para crear consultas
o más tablas de su base de datos. Además nos ayudan
dinámicas.
a obtener totales y analizar información de acuerdo a
distintos criterios. Es decir, una consulta permite
satisfacer los requerimientos de información, que
como operadores, debemos satisfacer.
Guía Nro 5
Ejercicio 1: Consultas simples.
Se pide crear una consulta que muestre las facturas despachadas al cliente C0005. El
primer paso es determinar con que tabla o tablas es necesario trabajar. En nuestro
ejemplo, se trabajará con la tabla Facturas.
1. Haga clic en la ficha Crear
2. En el grupo Otros elija Diseño de Consulta
3. En la ventana Mostrar Tabla, seleccione la tabla
Facturas y use el botón Agregar.
4. Cierre la ventana Mostrar tabla. Su cuadrícula debe
ser similar a:
5. En esta cuadrícula, debe agregar los campos que quiere mostrar. Para nuestro
ejemplo, arrastre el campo IdFactura a la primera columna del área de diseño.
Haga lo mismo con los campos Fecha e IdCliente.
2
Microsoft Access 2010 – Guía de Usuario 7
6. Finalmente, debe establecer un criterio, en el ejemplo, se pide mostrar las
facturas del cliente C0005. Debajo del IdCliente, en la fila de criterios, escriba
C0005.
Guía Nro 5
7. Use el botón para ver los resultados.
8. En la barra de estado, se muestran el número de registros afectados por el
criterio. Se debe mostrar 55 registros.
Se pide crear una consulta que muestre el IdArticulo, Nombre del Artículo, Stock y el
Nombre de la Categoría de los artículos pertenecientes a la categoría Multimedia.
En este ejemplo, se debe trabajar con las tablas Artículos y Categorías.
1. Haga clic en la ficha Crear
2. En el grupo Otros elija Diseño de Consulta.
3. En esta ventana elija Vista Diseño y Aceptar.
4. Con la ventana Mostrar Tabla, agregue las tablas Artículos y Categorías
5. En el diseñador, arrastre los campos que se solicitan mostrar: IdArticulo,
NomArticulo, Stock (tabla Artículos) y Nombre (tabla Categorías).
6. En el campo Nombre, agregue el criterio, es decir escriba el nombre de la
categoría que desea listar (Multimedia). Su diseñador de consultas se debe
mostrar como:
2
Microsoft Access 2010 – Guía de Usuario 8
Ejercicio 3: Practique lo aprendido.
Guía Nro 5
2. Listar los detalles despachados de la factura 10325
Los campos de tipo Numérico y Fecha usan operadores de relación (>, <, >=, <=, etc.)
para establecer criterios.
Se pide crear una consulta que muestre los Artículos con menos de 20 unidades en
Stock.
1. Crear una consulta con la tabla Artículos.
2. En el diseñador de consultas, agregue los campos IdArticulo, NomArticulo y
Stock, en el criterio del campo Stock, escriba la siguiente expresión: <20
3. Ejecute la consulta. Se deben mostrar 8 registros.
4. Guarde la consulta como qEjercicio03 y luego cierre el diseñador de consultas.
Si desea especificar un intervalo de números o fechas, por ejemplo los Artículos cuyo
Stock se encuentre entre 50 y 100 unidades o las Facturas emitidas del 10 al 15 de
enero, puede usar el operador Entre.
Se pide crear una consulta que muestre las facturas emitidas en el mes de diciembre
del 2000.
1. Crear una consulta con la tabla Facturas.
2. En el diseñador de consultas, agregue los campos IdFactura, NomCliente (tabla
Clientes) y Fecha. En el criterio del campo Fecha, escriba la siguiente expresión:
Entre 1-12-2000 y 31-12-2000
3. Ejecute la consulta. Se deben mostrar 25 registros.
4. Guarde la consulta como qEjercicio04 y luego cierre el diseñador de consultas.
2
Microsoft Access 2010 – Guía de Usuario 9
Ejercicio 5: Practique lo aprendido.
Guía Nro 5
Criterio
Guarde la consulta como Consulta4
Los campos de tipo Texto aceptan el uso de comodines. Así por ejemplo, usted podrá
listar los Clientes cuyo nombre empiece con la letra C o los Artículos cuyo segundo
carácter sea A. Los comodines que se usaran son: * (el asterisco reemplaza una cadena
de caracteres) y el ? que reemplaza un solo carácter.
Se pide crear una consulta que muestre los Clientes cuyo nombre inicie con la letra A
1. Crear una consulta con la tabla Clientes.
2. En el diseñador de consultas, agregue los campos IdCliente, NomCliente y
Email, en el criterio del campo NomCliente, escriba la siguiente expresión:
A*
3. Ejecute la consulta. Se deben mostrar 22 registros.
4. Guarde la consulta como qEjercicio05 y luego cierre el diseñador de consultas.
El uso del asterisco puede ser *A y ubicará los Clientes cuyo nombre termine en A o en
el caso de *A* los clientes cuyo nombre contenga la letra A. Por ejemplo se pide ubicar
a los Artículos que contenga el texto MB en el nombre.
1. Crear una consulta con la tabla Artículos.
2. En el diseñador de consultas, agregue los campos IdArticulo , NomArticulo y
Stock, en el criterio del campo NomArticulo, escriba la siguiente expresión:
*MB*
3. Ejecute la consulta. Se deben mostrar 6 registros.
3
Microsoft Access 2010 – Guía de Usuario 0
4. Guarde la consulta como qEjercicio06 y luego cierre el diseñador de consultas.
Guía Nro 5
Ejercicio 7: Practique lo aprendido
2. Listar los Clientes cuyo apellido sea Garcia. Se deben mostrar 7 registros.
3
Microsoft Access 2010 – Guía de Usuario 1
Ejercicio 8: Campos Calculados
Se pide crear una consulta que muestre el Descuento (10% del PreArticulo) y el Precio
al Público (PreArticulo menos Descuento)
1. Crear una consulta con la tabla Artículos.
2. En el diseñador de consultas, agregue los campos IdArticulo, NomArticulo y
PreArticulo.
3. En la siguiente columna vacía del diseñador, escriba la siguiente expresión:
PreArticulo * 0.10
4. Ejecute la consulta. Observe que se agrega una columna con el nombre de
Guía Nro 5
Expr1.
5. Cambie a la vista diseño y observe que Access cambió al expresión, añadiendo
corchetes en el nombre de campo y el prefijo Expr1
Expr1: [PreArticulo] * 0.1
6. El campo calculado necesita un ALIAS el cual se muestra en la hoja de datos.
Reemplace el texto Expr1 por Descuento y ejecute la consulta. Observe que
ahora el campo se muestra como Descuento
7. Cambie la vista diseño. En el campo Descuento, use el menú contextual,
Propiedades, se muestra la Hoja de Propiedades y en la opción Formato elija
Fijo.
8. Ejecute la consulta. Observe que el campo descuento se muestra ahora con 2
decimales.
9. Cambie a la vista diseño y escriba la expresión usada para calcular el Precio
Público (PreArticulo menos Descuento).
Ejercicio 9: Funciones
Se pide crear una consulta que asigne 30 como Gastos de Envío para los productos de
la categoría Multimedia
1. Crear una consulta con la tabla Artículos y Categorías
2. En el diseñador de consultas, agregue los campos IdArticulo, NomArticulo,
PreArticulo (tabla Artículos) y Nombre (tabla Categorías)
3
Microsoft Access 2010 – Guía de Usuario 2
3. En la siguiente columna del diseñador, escriba la siguiente expresión:
Siinm(Nombre="Multimedia";30;0)
4. El nombre de esta columna debe ser Gastos de Envío y debe mostrar 2
decimales.
5. Ejecute la consulta y observe que solo los productos de multimedia se muestran
con Gastos de envío.
6. Guarde la consulta como qEjercicio09 y luego cierre el diseñador de consultas.
Guía Nro 5
1. Calcular el Monto (PreVenta por Cantidad) de los registros de la tabla Detalles.
Expresión usada:
.................................................................................................................................
Expresión usada:
.................................................................................................................................
Se pide crear una consulta que permita calcular el Total de Stock por Categoría del
producto. El resultado debe ser como:
Guía Nro 5
7. Ejecute la consulta y observe el resultado.
8. Cambie al diseño y agregue a la consulta el campo IdArticulo. En la fila del total
elija la función Cuenta. Ejecute la consulta para que se muestre como:
Campo
Tabla
Total
Guarde la consulta como Consulta12
2. Listar el monto por Factura (debe obtener una sumatoria del Monto: PreVenta
por cantidad). El resultado debe ser como:
3
Microsoft Access 2010 – Guía de Usuario 4
Campo
Tabla
Total
Guarde la consulta como Consulta13
Guía Nro 5
Ejercicio 13: Usar Consultas como origen de otras consultas
Usted puede usar una consulta para crear otra. Por ejemplo, en nuestro caso usaremos
la consulta 13 para crear una consulta más completa.
Campo
Tabla
Total
3
Microsoft Access 2010 – Guía de Usuario 5
2. Guarde la consulta como Consulta14
Los criterios usados en nuestras consultas pueden ser dinámicos. Por ejemplo, vamos a
crear una consulta que solicite una fecha y muestre las facturas de dicha fecha.
1. Crear una consulta con la consulta qEjercicio11
2. Agregue todos los campos de la consulta.
3. En el criterio de la fecha escriba [Fecha a consultar:]
4. Guarde la consulta como qEjercicio12. Luego, haga doble clic para ejecutarla.
5. Observe que se muestra una ventana como:
Guía Nro 5
6. Escriba 14-8-2002 y haga clic en Aceptar.
7. Observe los resultados. Cierre la consulta y ejecútela otra vez.
8. Escriba otras fechas para comprobar que la consulta es dinámica.
Campo
Tabla
Criterio
Guarde la consulta como Consulta15
2. Usando la consulta qEjercicio11, crear una consulta que solicite una fecha
inicial y una fecha final. Se deben mostrar las facturas entre ese intervalo de
fechas.
Campo
Tabla
Criterio
Guarde la consulta como Consulta16
3
Microsoft Access 2010 – Guía de Usuario 6
Guía [5]
Al concluir el laboratorio usted será capaz de:
Consultas avanzadas Analizar datos a través de consultas de
referencia cruzada.
Para desarrollar los ejercicios de este laboratorio, Diseñar consultas de acción.
debe abrir la base de datos llamada PCVentas de la Responder a requerimientos de
carpeta Lab05. información a través de consultas.
Guía Nro 5
muestre el número de Facturas despachadas a los clientes de acuerdo al año de
facturación.
Observe que el Nombre de Cliente se usa como Filas, el año de la Fecha de las Facturas
se usan como Columnas y el IdFactura es el Valor que se calcula.
Observe que el nombre de cliente se usa como Filas, el nombre del Mes de las fechas
de las facturas se usan como Columnas y el IdFactura es el Valor que se calcula.
Guía Nro 5
1. Crear una consulta con las tablas Facturas y Clientes.
2. Agregue los campos NomCliente (tabla Clientes), Fecha e IdFactura (tabla
Facturas).
3. Cambie su consulta a Referencia Cruzada, en el grupo Tipo de Consulta elija la
opción General.
4. Cambie el diseño de la consulta para que se muestre como:
Campo
3
Microsoft Access 2010 – Guía de Usuario 8
Tabla
Total
Tab Ref cruz
Guarde la consulta como Referencia3
Campo
Guía Nro 5
Tabla
Total
Tab Ref cruz
Guarde la consulta como Referencia4.
3
Microsoft Access 2010 – Guía de Usuario 9
6. Ejecute la consulta y responda Sí a la confirmación. Los registros se
actualizarán, aunque usted no vea ningún resultado todavía.
7. Ahora, guarde la consulta como Actualizar Precios y ciérrela. Observe el icono
característico de este tipo de consulta.
8. Para ver como trabajó la consulta, abra nuevamente la tabla Artículos y observe
los nuevos precios:
Guía Nro 5
Ejercicio 5: Practique lo aprendido.
Campo
Tabla
Actualizar a
Criterio
Guarde la consulta como Incrementar Stock.
Se pueden crear tablas a partir del resultado de una consulta de acción. En este
ejemplo, se pide crear una consulta que genere una tabla con todos los Productos de la
Categoría Multimedia
4
Microsoft Access 2010 – Guía de Usuario 0
Ejercicio 7: Practique lo aprendido.
Guía Nro 5
Abra la base de datos CMOSHACH y diseñe las siguientes consultas.
4
Microsoft Access 2010 – Guía de Usuario 1
6. Consulta de Empleados cuyo Apellido Materno termine con A
Campo: Apellidos Nombres Sueldo
Criterio:
Guía Nro 5
Criterio:
4
Microsoft Access 2010 – Guía de Usuario 2
Criterios con Campos Lógicos
Guía Nro 5
16. Mostrar los empleados que tengan un sueldo entre 1500 y 2000 y que sean
Casados
Campo: Apellidos Nombres Sueldo Casado
Criterio:
17. Mostrar los Empleados Casados de sueldo menor de 2000 como los Casados de
sueldo mayor de 24000
Campo: Apellidos Nombres Sueldo Casado
Criterio:
O
18. Realizar una consulta de Productos cuya Categoría de Producto tenga la palabra
DISCO
Campo: CodigoProducto NombreProducto CategoriaProducto
Tabla: Productos Productos CategoriaProductos
Criterio:
19. Realizar una consulta de que muestre los productos asignados al proveedor
DISKETTE MARKET.
Campo: CodigoProducto NombreProducto NombreProveedor Pais
Tabla: Productos Productos Proveedores Proveedores
Criterio:
4
Microsoft Access 2010 – Guía de Usuario 3
20. Mostrar el número de pedido, Nombre del Cliente, Ciudad, NombreProducto y
Cantidad de los pedidos cuya cantidad sea mayor a 40.
Campo:
Tabla:
Criterio:
21. Mostrar los Apellidos y Nombres de los Empleados que atendieron al cliente
INFORDATA
Campo:
Tabla:
Criterio:
Guía Nro 5
22. Realizar una Consulta mostrando el NombreCliente, País, Ciudad y WebSite de los
pedidos atendidos por el empleado Montoya.
Campo:
Tabla:
Criterio:
23. Mostrar el Nombre Completo, Sueldo y una Bonificación del 20% del sueldo de los
empleados. La solución se muestra en la siguiente cuadrícula:
Campo: NombreCompleto: Apellidos & ", " & Nombres Sueldo Bonif: sueldo*0.2)
Tabla:
24. Crear una consulta de Empleados con el campo NuevoSueldo que se calcula
incrementando el sueldo en un 25%.
Campo: Apellidos Nombres Sueldo NuevoSueldo
Tabla:
25. Calcular la movilidad que representa 25% del Sueldo para los Casados y 0 para los
solteros.
Campo: Apellidos Casado Sueldo Movilidad
Tabla:
4
Microsoft Access 2010 – Guía de Usuario 4
26. De la Consulta 25 agregar el campo calculado DESCTO que represente el 15% del
Sueldo para los empleados que tengan un sueldo mayor de 2000. Los demás
empleados tendrán un descuento de 50.00 nuevos soles
Expresión:
.................................................................................................................................
Guía Nro 5
28. Obtener una consulta de la cantidad de Empleados que trabajan en la Categoría A y
en la Zona Norte. La solución se muestra en el siguiente diseño:
Campo: Categoria Zonal NumeroEmpleado
Tabla: Categorias Zonales Empleados
Total : Agrupar por Dónde Cuenta
Criterio: Norte
Nota: Agrupar Por se aplica al campo por el cual se agrupa
Dónde se aplica cuando se ingresa un criterio
Cuenta se aplica al campo de cálculo estadístico
29. Obtener una consulta de los empleados que muestre el mayor sueldo por
Categoría. Considere solo los empleados cuyo cargo es Representante de Ventas.
La solución se muestra en:
Campo: Cargo Categoría Sueldo
Tabla: Cargos Categorías Empleados
Total : Agrupar por Agrupar por Max
Criterio: Representante de Ventas
30. Crear una consulta de Empleados de acuerdo a las Zonas. La consulta deberá pedir
que Ingrese Zona. El diseño de la consulta debe ser:
Campo: Apellidos Casado Sueldo Zonal
Tabla:
Criterio: [Ingrese Zona]
31. Crear una consulta con parámetros que pida el Número de Empleado y el código de
Cliente que atendió. La solución se muestra en el siguiente diseño:
Campo: NumeroEmpledo Apellidos CodigoCliente NombreCliente
Tabla: Empleados Empleados Clientes Clientes
4
Microsoft Access 2010 – Guía de Usuario 5
Criterio: [Ingrese Empleado] [Ingrese Cliente]
Guía Nro 5
Campo: Apellidos NombreCliente NumeroPedido
Tabla: Empleados Clientes Pedidos
Total : Agrupar por Agrupar por Cuenta
Tab Ref Cruz Encabezado de Fila Encabezado de Columna Valor
34. Calcular el número de productos que distribuye cada proveedor por categoría de
producto.
Campo:
Tabla:
Total :
Tab Ref Cruz
36. Calcular la suma de los importes de pedidos de cada Cliente por Categoría de
productos.
Campo:
Tabla:
Total :
Tab Ref Cruz
37. Calcular el número de pedidos que atendió cada Empleado por categoría de
productos.
Campo:
Tabla:
Total :
4
Microsoft Access 2010 – Guía de Usuario 6
Tab Ref Cruz
Guía Nro 5
4
Microsoft Access 2010 – Guía de Usuario 7
Guía [6]
Al concluir el laboratorio usted será capaz de:
Informes Crear informes.
Conocer y manipular las secciones de un
Los informes son una manera excelente de organizar y informe
presentar los datos de una base de datos de Microsof Agrupar registros y obtener totales.
Access. Los informes permiten aplicar formato a los
datos dando lugar a un diseño atractivo e informativo
en la pantalla o en las copias.
Para desarrollar los ejercicios, abra la base de datos CMOSCHACH de la carpeta Lab06.
Guía Nro 6
Un informe en tablas es un listado con datos de una o más tablas. Así, usted puede
tener un listado de productos, una relación de clientes o un listado de Pedidos
despachados en un determinado periodo.
Para nuestro ejemplo, debe crear un informe que muestre el Nombre, Dirección,
Teléfono, Ciudad y País de todos los Clientes de Brasil.
Guía Nro 6
página. Observe que el informe se muestra en 2 páginas debido a que se está
usando una página vertical.
..............................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
Guía Nro 6
¿Qué nombre recibe el cuadro que se muestra?
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
Guía Nro 6
Ejercicio 4: Campos de resumen
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Microsoft Access 2010 – Guía de Usuario 1
4. Luego, elimine el campo País del Encabezado de página y del Detalle.
5. Cambie a la Vista presentación o a vista Informes y observe los cambios.
6. Cierre su informe.
Guía Nro 6
4. En la vista diseño, agregue el siguiente parámetro en el criterio del País:
[Escriba el país a imprimir:]
5. Guarde y cierre su consulta.
6. Ahora, abra el informe Cliente por País. Access solicita el nombre del País a
listar.
7. Escriba Alemania y haga clic en Aceptar.
¿Cuántos clientes son de Alemania?..............................................................
¿Cuántos clientes son de Argentina?.............................................................
¿Cuántos clientes son de Italia?.....................................................................
Solución:
1. Genere una consulta con las tablas Pedidos y Clientes.
2. Agregue los campos IdPedido (tabla Pedidos), NombreCliente (tabla Clientes),
FechaPedido y GastosEnvío (tabla Pedidos).
3. Guarde la consulta como Pedidos por Fecha.
4. Luego, genere un informe con la consulta creada.
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Microsoft Access 2010 – Guía de Usuario 2
5. En el Pie del informe, agregue las funciones necesarias para calcular el
siguiente resumen:
Guía Nro 6
7. Finalmente, modifique la consulta para que solicite la Fecha Inicial y Fecha
Final del reporte.
Escriba el procedimiento usado para lograr esto:
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
¿Cuántos pedidos hay en febrero del 2003?
.................................................................................................................................
¿Cuántos pedidos hay en la primera quincena de marzo del 2003?
.................................................................................................................................
La posibilidad de agrupar y ordenar los datos para que el conjunto tenga visualmente
más sentido constituye una ventaja clave de los informes. Por lo tanto, en un informe
de ventas se pueden agrupar las ventas por región, vendedor y trimestre, mostrando
subtotales así como un total general.
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Microsoft Access 2010 – Guía de Usuario 3
Guía Nro 6
Crear la consulta
1. Crear una consulta con la tabla Productos, Proveedores y CategoríaProducto.
2. Agregue los campos: CodigoProducto, NombreProducto (tabla Productos),
NomProveedor (tabla Proveedores), PrecioUnidad y UnidadesEnExistencia
(tabla Productos) y CategoríaProducto (tabla CategoríaProducto).
3. Guarde la consulta como: Productos por Categoría y cierre la consulta.
En el Asistente:
1. Agregue todos los campos de la consulta
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Microsoft Access 2010 – Guía de Usuario 4
3. Clic en Siguiente. Luego indique el orden de los detalles de cada grupo. En
nuestro caso será por el CodigoProducto.
Guía Nro 6
clic en Finalizar.
¿Qué sección nueva se muestra?
.................................................................................................................................
7. Guarde y cierre el informe.
Una vez agrupado su informe, se deberá obtener un resumen de cada grupo para
obtener subtotales. Este resumen se debe insertar en el Pie del grupo, el cual se debe
activar.
1. Abra el informe creado y cambie a la vista diseño.
2. En la ficha Diseño haga clic en el comando Agrupar y ordenar del
grupo Agrupación:
3. En la parte inferior se muestra el cuadro de diálogo de Agrupación,
orden y Total.
5. Luego, elija la opción Sin una sección de pie y cámbiela a Con una sección de
pie.
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Microsoft Access 2010 – Guía de Usuario 5
6. Cierre el cuadro de Agrupación.
7. Luego, incluya en el pie de grupo los cuadros de texto necesarios para calcular:
Guía Nro 6
¿Cuántos productos tiene la categoría Disco Duro? ¿Cuál es el Stock?
.......................................................................................................................................
Forzar Páginas.
Cada uno de los grupos se puede imprimir en su respectiva página. Así, usted tendrá
tantas páginas como Categorías de productos tenga.
1. Use el menú contextual sobre algún lugar de su Pie de CategoriaProducto.
2. Ubique la propiedad Forzar nueva página y cambie el valor a Después de la
Sección
3. Cierre la hoja de propiedades.
4. Cambie a la Vista preliminar.
¿Cuántas páginas tiene ahora su informe?
.......................................................................................................................................
5. Guarde y cierre el informe.
Se pide crear un informe que muestre los detalles de los pedidos y calcule el Subtotal,
IGV e Importe de Ventas. Como muestra observe la figura:
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Microsoft Access 2010 – Guía de Usuario 6
Guía Nro 6
Solución:
1. Crear una consulta con las tablas Pedidos, Clientes, Detalles y Productos.
2. En esta consulta añada los siguientes campos: IdPedido (tabla Pedidos),
NombreCliente (tabla Clientes), FechaPedido (tabla Pedidos), CódigoProducto,
Cantidad (tabla Detalles), NombreProducto, PrecioUnidad (tabla Productos) y el
Importe (campo calculado que usted debe hallar: PrecioUnidad por Cantidad).
3. Guarde esta consulta con el nombre de Imprimir Pedido.
4. Elija la opción Asistente para Informes del y use la consulta Imprimir Pedido
como origen de datos. En el asistente agrupo por Pedido.
5. Complete el asistente y guarde el informe como Imprimir Pedido.
6. Observe la forma de agrupación. Cambie a la Vista Diseño.
7. Cambie la ubicación de los campos hasta tener una apariencia similar a la
imagen:
Añadir subtotales:
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Microsoft Access 2010 – Guía de Usuario 7
Para terminar.
Guía Nro 6
12. Guarde y cierre su consulta.
13. Abra el informe Imprimir Pedido y observe que solicita el número de un pedido.
14. Ingrese el siguiente número y escriba los resultados:
Subtotal
.....................................................................................................................
IGV
.....................................................................................................................
Importe de Venta:
.....................................................................................................................
Pedido Nro. 69020
Subtotal
.....................................................................................................................
IGV
.....................................................................................................................
Importe de Venta:
.....................................................................................................................
Para insertar gráficos a un informe, es necesario definir qué campos se muestran como
categorías (ejes) y qué campos se grafican (datos). En este ejercicio se pide crear un
informe que muestre un gráfico con las ventas por empleado.
Solución:
1. Crear una consulta con las tablas Pedidos, Empleados, Detalles de Pedidos y
Productos.
2. El diseño de esta consulta debe ser como:
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Microsoft Access 2010 – Guía de Usuario 8
Guía Nro 6
Guarde esta consulta con el nombre de VentasEmpleado y cierre su diseñador.
3. Luego, desde la ficha Crear, inserte un Informe en blanco
4. Cambie a la vista Diseño y en la ficha Diseño, despliegue el comando Controles
y arrastre el control Gráfico al detalle.
5. En el asistente:
a. En el primer paso, seleccione la consulta creada. Clic en Siguiente
b. En el segundo paso, agregue los 2 campos de la consulta
c. En el tercer paso, seleccione el tipo de gráfico, en nuestro caso Gráfico
de columnas 3D.
d. En el siguiente paso, arrastre el campo Apellidos al área de Ejes.
Arrastre el campo Total a Datos.
e. En el último paso, escriba como nombre del control.
6. Para ver el resultado, haga clic en la Vista Preliminar.
7. Si desea editar las características de su gráfico, en la vista Diseño, haga doble
clic sobre el gráfico.
8. El manejo de las opciones del gráfico es similar a las que se hace en Excel.
Elimine los elementos necesarios para que su gráfico se muestre como la
imagen al inicio del ejercicio.
9. Guarde el informe como VentasEmpleado.
Guía Nro 6
5. Ahora, abra el informe VentasEmpleado
6. Cambie a la vista Diseño y en la ficha Diseño, despliegue el comando Controles
y arrastre el control SubFormulario/SuInforme al detalle.
7. En el Asistente:
a. En el primer paso seleccione el informe DetallesVentasEmpleado.
b. En el paso 2, escriba un nombre para el control.
8. Para ver el resultado, cambie a la vista Preliminar y observe los cambios
efectuados.
9. Cambie el diseño de su informe para obtener el siguiente resultado:
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Microsoft Access 2010 – Guía de Usuario 0
Guía [7]
Al concluir el laboratorio usted será capaz de:
Formularios Crear formularios para el ingreso de
datos
Un formulario se utiliza para introducir o mostrar
Crear paneles de navegación.
datos de una base de datos. También puede utilizar
Crear formularios tipo Panel de Control.
un formulario como un panel de control que abre
otros formularios e informes de la base de datos.
La forma más sencilla de crear formularios es a través del Asistente para Formularios.
En nuestro ejemplo se desea crear un formulario justificado que nos permita dar
Guía Nro 7
mantenimiento a los registros de la tabla Productos.
4. En el primer paso del asistente, lleve todos los campos de la tabla Productos.
Luego haga clic en Siguiente.
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Microsoft Access 2010 – Guía de Usuario 1
9. Use los botones de desplazamiento para ver los demás registros.
Guía Nro 7
¿Cuál es el nombre del producto del registro 6?
.......................................................................................................................................
10. Cierre el formulario creado.
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Microsoft Access 2010 – Guía de Usuario 2
Al hacer clic en Agregar campos
existentes se muestra este panel:
Guía Nro 7
¿Qué datos se muestran en el formulario?
.......................................................................................................................................
6. Cierre el formulario.
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Microsoft Access 2010 – Guía de Usuario 3
Observe los campos NumeroProveedor y Categoría de Producto:
Guía Nro 7
Estos campos son cuadros combinados, porque son campos de búsqueda creados al
diseñar la tabla y cuyas propiedades son respetadas al generar el formulario.
6. Use los botones de Exploración para poder desplazarse entre todos los
registros.
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Microsoft Access 2010 – Guía de Usuario 4
Ejercicio 4: Control Botón
Los botones nos permiten agregar funcionalidad a nuestro formulario. Podemos crear
botones para imprimir el formulario, para eliminar un registro, etc.
Guía Nro 7
5. Haga clic en Siguiente.
6. Elija un texto a mostrar en el control. En nuestro caso escriba: Nuevo
7. Haga clic en Siguiente. Como nombre del control deje el que propone el
Asistente. Haga clic en Finalizar.
8. Guarde el formulario y cambie a la vista formulario.
¿Qué sucede al hacer clic en el botón Nuevo?
.......................................................................................................................................
4. Haga clic en Siguiente. Como nombre del control deje el que propone el
Asistente. Haga clic en Finalizar.
5. Guarde el formulario y cambie a la vista formulario. 6
Microsoft Access 2010 – Guía de Usuario 5
¿Qué sucede al hacer clic en el botón?
.......................................................................................................................................
Guía Nro 7
Selectores de Registro: No
Botones de Desplazamiento: No
Botones Minimizar Maximizar: Ninguno
Botón Cerrar: No
Estilo de Bordes: Diálogo
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Microsoft Access 2010 – Guía de Usuario 6
Ficha Otros
Además, debe insertar los siguientes botones en la parte derecha de su formulario:
Guía Nro 7
Debe permitir el Botones que
Elimina el registro Cierra el formulario
ingreso de nuevos permita ir al registro
activo activo
registros anterior y siguiente
Agregue un cuadro de texto que muestre el Nombre y Apellidos del empleado. El
resultado del 5to registro debe ser:
Ejercicio 7: Subformularios
Asistente de formularios
Se pide diseñar un formulario principal que muestre los pedidos por Cliente. Este
formulario principal debe contener un subformulario que muestre los pedidos
despachados para ese cliente y otro más que muestre los detalles del pedido
seleccionado. El formulario debe tener la siguiente apariencia:
Guía Nro 7
Solución:
Para elaborar un formulario con subformularios (para el ejemplo con dos niveles), es
necesario hacerlo desde el Asistente para formularios.
4. En el paso ¿Cómo desea ver los datos?, se indica el tipo de agrupamiento para
los campos seleccionados. En nuestro caso vamos a elegir Por Cliente.
5. Observe la distribución que Access establece
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Microsoft Access 2010 – Guía de Usuario 8
6. Clic en Siguiente. En el paso ¿Qué
distribución desea aplicar a cada
subformulario?, seleccione Hoja de Datos
7. Seleccione un estilo de la lista. Siguiente.
8. Escriba un título para el formulario. Haga
clic en Finalizar.
9. Observe que se presenta un formulario
principal y 2 niveles de subformulario.
Guía Nro 7
En el formulario principal, se muestran los datos del Cliente BIOS
COMPUTER
En el subformulario 1 se muestran los pedidos de dicho Cliente.
En el subformulario 2 se muestran los detalles del pedido seleccionado del
formulario anterior.
2. Haga clic en el Pedido 69021
3. Y los detalles de ese pedido, se muestran en el tercer formulario.
4. Use los botones de exploración del formulario principal y vaya al registro 10.
Puede crear formularios que permitan interactuar con informe, consultas o incluso, con
otros formularios. En este ejercicio se creará un formulario que permita abrir un
informe, enviándole valores para filtrar sus resultados.
Generado el informe
1. Genere una consulta con la tabla Clientes. El diseño de la consulta debe ser:
Generando el formulario
4. Ahora, genere un formulario en blanco.
5. Cambie a la vista Diseño y en la ficha Diseño, despliegue el comando Controles
y arrastre el control Cuadro combinado al detalle.
6. Presione la tecla ESC para salir del asistente. Luego, presione F4 para ver las
propiedades del control.
7. Ubique la propiedad Origen de fila y escriba:
Select Distinct Pais from Clientes
8. Ubique la propiedad Nombre y escriba cboPais.
Guía Nro 7
9. Guarde el formulario como Imprimir y cambie a la vista Formulario Haga clic
en el control que ha diseñado.
¿Qué se muestra en dicho control?:
....................................................................................................................................................
10. Cambie a la vista Diseño. Inserte el control Botón y presione ESC para salir del
asistente. Modifique el texto a Imprimir Listado. El diseño del formulario es:
Guía Nro 7
Ejercicio 10: Formularios de navegación
Este es un nuevo elemento en Access. Permite crear fácilmente un panel para abrir y
ver formularios e Informes. En este ejercicio se creará un panel para abrir los 2
informes del ejercicio 8 y 9.
Guía Nro 7
1. Elija la ficha Crear, Diseño del Formulario.
2. Ahora, inserte la imagen (Logo) y las etiquetas Control de Pedidos y Seleccione
una opción.
3. Para el botón Empleados, arrastre el control Botón a su formulario.
En el Asistente, seleccione la categoría: Operaciones con Formularios y
elija la acción Abrir formulario. Siguiente
Seleccione el formulario a abrir. En nuestro caso Mantenimiento de
Empleados.
Siguiente. En este paso seleccione la segunda opción:
Categoría:
......................................................................................................................
7
Microsoft Access 2010 – Guía de Usuario 2
Acción:
......................................................................................................................
Pedidos debe mostrar una vista previa del informe Imprimir Pedido.
Categoría:
......................................................................................................................
Acción:
......................................................................................................................
Clientes por País, debe mostrar una vista previa del informe Clientes por País.
Categoría:
......................................................................................................................
Acción:
......................................................................................................................
Guía Nro 7
7. Finalmente, modifique las propiedades para que se muestre el formulario como
la imagen.
Para ver los cambios efectuados, abra su base de datos y observe como se muestra el
formulario.
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Microsoft Access 2010 – Guía de Usuario 3