SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

NOMBRE DE EMPRESA
MATRIZ DE COMUNICACIONES

¿CON QUE FRECUENCIA

¿QUE SE VA A COMUNICAR ¿QUIEN COMUNICA? A QUIEN SE COMUNICA ¿CÓMO SE COMUNICA?
SE VA A COMUNICAR?
Gerente General Anual o cada vez que se Carteleras informativas
Política, metas y objetivos del SG-SST A todo el personal
Coordinador del SG-SST modifique Inducciones

Anual A través de documento escrito y

Resultados de evaluación del SG-SST Gerente General Coordinador del SG-SST
Inducciones y reinducciones reuniones

Informe de avances y desempeño del SG-
SST
Plan de trabajo anual
Peligros y riesgos laborales identificados
para la fundación
Responsabilidades, funciones, y autoridad
ante el SST
Acciones preventivas y correctivas para
riesgos, accidentes y enfermedades
laborales
Requisitos legales de SST aplicables para
la organización
A todo el personal
Vigia del SG-SST Partes interesadas que lo Semestral Carteleras informativas, reuniones.
soliciten
A través de documento escrito
Gerente General Anual Correo electrónico En reuniones,
A todo el personal
Coordinador del SG-SST Inducciones y reinducciones procesos de inducción y
reinducción
Anual
Cuando ingrese personal Cartelera informativa. Proceso de
A todo el personal
Vigia del SG-SST nuevo o visitantes a la Inducción, reinducción y
fundación o la Matriz de capacitaciones.
riesgos se modifique
Anual
Cada vez que se modifiquen A través de los procesos de
Vigia del SG-SST A todo el personal las existentes o se definan inducción, reinducción y
nuevas responsabilidades o capacitaciones
funciones
Carteleras informativas en las
Permanente o cada vez que
diferentes área de trabajo
Vigia del SG-SST , COPASST A todo el personal el panorama de riesgos se
Procesos de inducción reinducción
modifique
y capacitación
Semestral o
A todo el personal documento digital o escrito. A
Cada vez que se actualice o
Vigia del SG-SST Partes interesadas que lo través de reuniones o procesos de
haya cambios en la
soliciten inducción o capacitación.
legislación vigente
Mecanismos de participación y consulta en A todo el personal Semestral Carteleras informativas, folletos,
Vigia del SG-SST
temas de SST Partes interesadas externas Inducciones y Reinducciones información por correo electrónico,

Carteleras informativas , correo

Programación de capacitaciones Vigia del SG-SST A todo el personal Anual
electrónico
Programación de los exámenes periódicos Carteleras informativas, correo
Coordinador de Gestión Humana A todo el personal Anual
ocupacionales electrónico
Convocatoria y conformación de los
Anual o cada vez que hayan Carteleras informativas, correo
comités asociados al SG-SST
Vigia del SG-SST A todo el personal elecciones o haya cambio en electrónico, pagina web de la
(Vigia del sistema, comité de convivencia,
alguno de los representantes organización
brigada de emergencia)
Folletos
Controles operacionales Vigia del SG-SST A todo el personal Permanente Procesos de Inducción,
reinducción y capacitaciones.
Cada vez que se requiera
Respuesta a queja, reclamos, solicitudes y
Gerente General, Coordinador del SG-SST Partes interesadas externas contestar alguna solicitud de Correspondencia externa
sugerencias a partes interesadas externas
partes interesadas externas
Anual
Capacitaciones, inducciones y
A solicitud de partes
Plan de emergencias Vigia del SG-SST A todo el personal reinducciones, Carteleras
interesadas o al ingreso de
informativas, folletos
personal nuevo o visitantes
Plan de auditorias internas Vigia del SG-SST A todo el personal Semestral Cartelera informativa
Informe escrito
informe de auditorias Vigia del SG-SST A todo el personal Después de cada auditoria
cartelera informativa

Nota: en caso de incidente y/o accidente de trabajo todos los colaboradores de la organización, contratistas y subcontratistas deben informar al vigia de seguridad y salud en el trabajo al numero de te
electronico xxxxxx@xxxxxxxxxxxx para iniciar el procedimiento correspondiente.
 SST-FO-49
Version 1
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REGISTRO
Documento de la política, objetivos y metas
firmado y aprobado por gerencia
Informe escrito aprobado y firmado por
gerencia.
Registro e asistencia a reuniones.

Informe escrito.
Registro e asistencia a reuniones.

Documento impreso o digital del Plan de

trabajo Anual

Diagnostico Inicial de SST

Matriz de peligros y riesgos laborales

Matriz y manual de funciones

responsabilidades y autoridades actualizado

Programas de SST
Reglamento de Higiene y seguridad Industrial

Matriz legal actualizada.

 Documento del SG-SST - Formato SST-FO-
15 - Reporte de condiciones y actos
inseguros.docx

Programa y cronograma de capacitaciones

Cronograma de exámenes periódicos
ocupacionales

Actas de reunión.
Registro de convocatorias y elección de
representantes

Documento impreso o digital de los controles

operacionales

Carta o informe escrito

Documento impreso o digital del Plan de

Emergencias

Documento impreso o digital

Formato para informe de auditorias internas

ud en el trabajo al numero de telefono xxxxxxxx y correo