Mapa Conceptual Legislación Documental

Liliana Astrid Camacho Alfonso

Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA

Legislación Documental en el Entorno Laboral
Tunja
2019
 LEY 594 DE 2000

LEY GENERAL DE ARCHIVOS

Art. 1 Establece las reglas y principios

generales que regulan la función archivística
del Estado.

Art. 2 Aplica para entidades públicas y entidades privadas

que cumplen funciones públicas.

Los principios generales que

rigen la función archivística

El fin de los archivos es disponer Los archivos son importantes
de una información organizada para la administración y la
cultura e impredecibles para la
toma de decisiones.
Los documentos institucionalizan las
decisiones administrativas y los
archivos son una herramienta
indispensable para la gestión
administrativa

Los servidores públicos son
responsables de la organización,
conservación, uso y manejo de
los documentos.
El Archivo General de la Nación
es la entidad encargada de
orientar y coordinar la función
archivística.
Es una obligación del Estado la
administración de los archivos
públicos y un derecho de los
ciudadanos el acceso a los
mimos.

Los archivos actúan como Los archivos en un Estado de El manejo y aprovechamiento de

elementos fundamentales de Derecho cumplen una función los recursos informativos de
racionalidad de la administración probatoria, garantizadora y archivo responden a la
pública. perpetuadora. naturaleza de la administración
pública y a loa fines del Estado

Art. 5 El Sistema Nacional de

Archivos
 Conjunto de instituciones Integrado por el Archivo General El SNA buscara la modernización
archivísticas, que facilitan la de la Nación, los archivos de y homogenización de la función
homogenización y normalización entidades del Estado en sus archivística.
de los procesos archivísticos diferentes niveles.

Los proyectos y programas archivísticos de las El Archivo General de la Nación

instituciones que integran el SNA, se acordaran, orientará y coordinara el sistema
ejecutaran y regularán siguiendo los principios de General de Archivos
participación, cooperación, descentralización y
autonomía.

Categorización de los
Archivos públicos

Art. 7 Archivos según su Art.9 Archivos según la

Art. 8 Archivos territoriales
jurisdicción y competencia organización del Estado

Archivo de Entidades de orden Archivos de la Rama Ejecutiva

Archivo General de la Nación Nacional
Archivo de entidades de orden Archivos de la Rama
departamental Legislativa
Archivo General de
Departamento Archivo de entidades de Archivos de la Rama Judicial
orden distrital
Archivo General de Municipio Archivo de entidades de Archivos de órganos de
orden metropolitano control
Archivo General de Distrito Archivo de entidades de orden
Archivos de órganos
municipal
autónomos
Archivo de entidades de orden
local.
Archivo de las nuevas
entidades territoriales
Archivo de territorios
indígenas.
 ADMINISTRACION
DE ARCHIVOS

La administración pública La documentación de la

El Estado está obligado a la
deberá garantizar los espacios y administración pública es
creación, organización,
las instalaciones necesarias producto y propiedad del
preservación y los archivos,
para el correcto funcionamiento estado, y este ejercerá el pleno
teniendo en cuenta el ciclo vital
de sus archivos. control de sus recursos
y la normatividad archivística.
informativos.

Los funcionarios de archivo
trabajaran sujetos a los
principios más rigurosos de
ética profesional, según lo
dispuesto en la Constitución
Política de Colombia (Art. 15)
EL Archivo General de la Nación Las entidades del estado podrán
propiciara y apoyara programas incorporar tecnología de
de formación profesional y avanzada en la administración y
especialización archivística. conservación de archivos.

GESTIÒN DE DOCUMENTOS

La gestión de documentos dentro
concepto archivo total, comprende
procesos tales como producción o
recepción, distribución, consulta,
organización, recuperación y
disposición final de los
documentos.
Teniendo en cuenta el ciclo vital
de los documentos los archivos
se clasifican en: Archivo de
Gestión, Archivo Central y
Archivo Histórico.
Será obligatorio para las
entidades del Estado elaborar y
adoptar las respectivas tablas de
retención documental

Es obligación de las entidades de la Administración

Pública elaborar inventarios de los documentos que
produzcan en el ejercicio de sus funciones

Art. 27 Acceso y consulta de los Documentos. Todas las

personas tienen derecho a consultar los documentos de
archivos públicos y a que se les expida copia de los
mismos. Siempre que dichos documentos no tengan
carácter de reservado conforme a la Constitución.
 SALIDA DE DOCUMENTOS

Art.30 Documentos administrativos. Art. 31 Documentos históricos. Los

Solo por motivos legales podrán
autorizar la salida temporal delos
documentos de archivo.
archivos públicos de carácter
históricos se podrá autorizar la salida
temporal de los documentos por:
motivos legales, procesos técnicos y
exposiciones culturales.

CONTROL Y VIGILANCIA

Art. 32 El Archivo General de la
Nación podrá hacer visitas de
inspección a los archivos delas
Entidades territoriales para
verificar el cumplimiento de la
presente ley.
Art. 34 El Archivo General de la
Nación fijará criterios y normas
para hacer efectiva la creación,
organización, conservación y
servicios de los archivos
públicos
Art. 35 El Gobierno Nacional, a través
del Archivo General de la Nación, y las
entidades territoriales, a través de los
Consejos de Archivos tendrán
facultades dirigidas a prevenir y
sancionar el incumplimiento de lo
señalado en esta ley.

ARCHIVOS PRIVADOS

ART. 36 Archivo privado.
Conjunto de documentos
pertenecientes a naturales o
jurídicas de derecho privado y
aquellos que se deriven de la
prestación de servicios
Art. 38 las personas naturales
jurídicas, poseedoras de
documentos y archivos de
cierta significación histórica,
deberán inscribirlos en el
registro que pata tal efecto
abrirá el AGN.
ART 39 la junta directiva del
AGN, podrá declarar de interés
cultural los documentos
privados de carácter histórico.
Este formara parte del
patrimonio documental
colombiano en consecuencia
serna de libre acceso.