ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL 21 de julio de 2019

¿Cuál es la importancia de los archivos?

Los archivos son importantes para las entidades, porque los documentos que los conforman son
imprescindibles para la toma de decisiones, debido a que la información contenida sirve de testimonio para
los trámites que pueda requerir la empresa. Todo esto ha venido desde décadas anteriores, para mejorar la
organización de su información, desde España, Francia, egipcio, Grecia, todo estos países de su antigüedad
han manejado su forma de archivar y han venido cambiando su modo cada día que la tecnología y la
información aumentan.

El archivo en los últimos años, su nivel de importancia ha aumentado considerablemente; si se

habla de que iniciando el año 2002 al 2006 quizás; se puede deducir que la mayoría de Empresas,
Organizaciones e Instituciones; el personal que utilizaban para administrar y organizar la
documentación y el archivo, era cualquier empleado sin la preparación y las competencias que
requiere el caso, en ocasiones lo imponían como un “castigo” por decir así, por su mala conducta o
simplemente porque su jefe inmediato lo disponía, lógicamente el método que usaban los
empleados que llegaban al área de archivo, era nula, utilizaban normas empíricas de armar los
archivos y clasificar los mismos. Al no tener una norma de archivo establecida generaba problemas
en el despacho de los trámites solicitados por el cliente final.

Actualmente se puede decir que a inicios del año 2010, se va efectuando una gran normativa para
empoderarse y darle el valor agregado que necesita el área de archivo

En toda organización ya sea pública o privada para la organización de su archivo deben legalmente
tener personal especializado en el manejo del mismo y este personal debe regirse por algunas leyes
y decretos que existen en cada país.

Como se sabe, el proceso de archivo cada vez es más importante en las empresas ya sean estas del
sector público, privado, el funcionario responsable de esta área debe archivar por el método
apropiado para conseguir el archivo.

Ahora, según el material de apoyo que nos brinda el presente curso nos dice “que la importancia del
archivo se puede comprender a partir del valor que tiene para: la administración, la investigación, la
comunidad, el desarrollo económico, social, científico y tecnológico”, pero, realmente son estos
aspectos los que puedan clasificar la importancia del archivo, es decir, falta alguno o sobra.

Revisando el análisis de cada uno de ellos, primero como un punto importante se puede deducir que
el archivo es importante porque nos brinda el servicio de ir a la fuente y despachar el trámite o
petición realizada por los usuarios internos o externos.

De igual forma los archivos son estratégicos que permiten direccionar y atender de una mejor
manera a los usuarios, son herramientas para poder asegurar una organización que en dado caso de
complicaciones legales en un futuro pueda tener problemas.

En la actualidad existen nuevas metodologías de archivo entre los cuáles vamos a mencionar lo
siguiente:

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LA IMPORTANCIA DEL ARCHIVO EN UNA EMPRESA MODERNA

Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importancia para su
supervivencia y su buen funcionamiento. Para ello precisa que todos estén involucrados en la labor
para que el archivo sea fácil de manejar.

El desorden es el conjunto de decisiones aplazadas. Todo papel encima del escritorio requiere
decisiones y para cualquier tipo de información tenemos tres tipos de decisiones: tirarla, archivarla,
actuar sobre ella.

Los conceptos claves de un archivo son funciones, finalidad, fundamentos y criterios y reglas
básicas. Un archivo tiene que permitir al menos dos funciones: almacenar y recuperar de inmediato.

En toda organización las finalidades del archivo son:

 Ser el centro de la información y de la documentación.
 Proporcionar los mejores servicios al menor coste.
 Ser un instrumento que ayude a conocer el funcionamiento de otros servicios.
 Asegurar la conservación de los documentos.

Los fundamentos metodológicos de un archivo son:

 Lógica.
 Como me piden los documentos
 Como necesitamos la información
 Rigor
 Sencillez

¿Por qué archivar documentos electrónicos?

Las empresas y la administración utilizan cada vez más las comunicaciones electrónicas. Los
mensajes y documentos electrónicos son la forma habitual de realizar transacciones. Tal como
ocurría en el pasado con los informes en papel, hoy día los mensajes y documentos electrónicos
deben ser almacenados correctamente.

¿Qué es un archivo de documentos electrónicos?

Debe ser entendido como el conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos por una
persona física o jurídica de modo involuntario, natural y espontáneo en el transcurso, y como apoyo,
de su actividad de la que es testimonio, haciendo uso de la electrónica, que se conservan y
transmiten también mediante medios electrónicos en depósitos de conservación con el fin de
garantizar su valor informativo, legal y cultural así como de permitir su acceso y uso también
mediante las tecnologías de la información.
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La conservación preventiva de los soportes para garantizar la permanencia de la información y del

valor jurídico del documento es uno de los principios que rigen la gestión de los archivos y, por
tanto, también de los archivos de documentos electrónicos.

La facilidad en el acceso a los archivos de documentos electrónicos es la principal aportación de lo

digital en esta área de la gestión. Esta característica tiene dos dimensiones. Por una parte, la
velocidad y la precisión de la búsqueda y la recuperación gracias a la automatización de los
instrumentos de descripción. Por otra, el aumento del grado de difusión y uso del archivo que brinda
la posibilidad de acceder a los documentos por vía telemática tanto dentro de la institución
productora mediante la construcción de intranets (que ofrecen durante la producción de los
documentos también la capacidad de intercambiar, compartir y participar en su creación por
diversos actores) como desde el exterior por usuarios ajenos a la organización a través de internet.

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