DOCUMENTOS HABITUALES

Usted es Claudia Enciso técnica en Gestión Empresarial, recientemente ingresó a laborar

desempeñando el cargo de Técnica de Seguridad y Defensa en la Caja de Retiro de los Fuerzas
Armadas (CAREFA), en la oficina asesora de planeación, desde esta dependencia se maneja toda la
parte estratégica de la entidad (pública del orden nacional), entre sus funciones principales se
encuentra la de manejar la documentación que ingresa o se produce en la oficina, como son:

• Informes financieros del hotel Tequendara, propiedad de CAREFA

 Informes financieros Club de Los Militares, propiedad de CAREFA.
 Requerimientos del ministerio de defensa nacional
 Requerimientos de Agremiación Grupo de Empresas del Sector Defensa (GSED), al cual
está adscrita la Caja.

Así mismo, se reciben memorandos con requerimientos de asesoría que envían otras
dependencias:

• Circulares remitidas por el director para toda la entidad.

• Resoluciones.
• Actas de concejos directivos.
• Correos electrónicos de otras entidades solicitado información variada.
• Informes de auditorías.
• Reporte de indicadores de gestión.
• Informes de labores
• Solicitudes de estadísticas por cuenta del Departamento Administrativo de Medios
Estadísticos (DAME).
• Invitaciones a participar en eventos del propio sector.
• Avances del Plan de Acción Anual (PAA).
• Solicitudes de conceptos técnicos por parte de los profesionales adscritos a esta oficina.

Así mismo se generan documentos como:

• Memorandos.
• Circulares.
• Informes.
• Correos electrónicos.
• Actas de reuniones.
• Conceptos financieros, entre otros

Producido o
Utilidad del
Nombre del documento recibido Almacenamiento
documento
(P/R)
Informes Financieros Hotel Tequendara Mensual P Magnético y Físico
Informes Financieros Club de los Militares Mensual P Magnético y Físico
Requerimientos Ministerio de Defensa Por Solicitud R Magnético
Requerimientos de Empresas del Sector Defensa Por Solicitud R Magnético
(GSED)
Circulares remitidas por el director para toda la Por Solicitud R Físico
entidad
Resoluciones Por Solicitud R Magnético y Físico
Actas de concejos directivos Mensual P Físico
Correos electrónicos de otras entidades Por Solicitud R Magnético
solicitado información variada
Informes de auditorías Mensual R Físico
Reporte de indicadores de gestión Diario R Magnético
Informes de labores Diario R Magnético y Físico
Solicitudes de estadísticas por cuenta del
Departamento Administrativo de Medios Por Solicitud R Magnético
Estadísticos (DAME)
Invitaciones a participar en eventos del propio Por Solicitud R Magnético y Físico
sector
Avances del Plan de Acción Anual (PAA) Mensual P Magnético y Físico
Solicitudes de conceptos técnicos por parte de Por Solicitud R Magnético
los profesionales adscritos a esta oficina

2. Su superior solicita presentar en forma escrita los principales términos utilizados en la foliación
de documentos y explicar las recomendaciones para llevar a cabo el proceso.
Documentos Físicos
Nombre Documento Código
Informes Financieros Hotel Tequendara IF-HT-01

Informes Financieros Club de los Militares IF-CM-01

Circulares remitidas por el director para toda
CR-DT-01
la entidad
Resoluciones RS-DOC-01
Actas de concejos directivos ACD-DOC-01
Informes de auditorías IA-DOC-01
Informes de labores IL-DOC-01
Invitaciones a participar en eventos del propio
IE-PS-01
sector
Avances del Plan de Acción Anual (PAA) APA-PAA-01

Documentos Magnéticos
Nombre Documento Nombre Guía
Informes Financieros Hotel Tequendara Financieros Hotel Tequedara

Informes Financieros Club de los Militares Financieros Club de los Militares

Requerimientos Ministerio de Defensa Ministerio de Defensa
Requerimientos de Empresas del Sector Defensa (GSED) Empresa del sector de defensa GSED
Resoluciones Resoluciones
Correos electrónicos de otras entidades solicitado información
Información Variada Otras entidades
variada
Reporte de indicadores de gestión Indicadores de Gestión
Informes de labores Labores Diarias
Solicitudes de estadísticas por cuenta del Departamento
Departamento Administrativo DAME
Administrativo de Medios Estadísticos (DAME)

Invitaciones a participar en eventos del propio sector Eventos Sector Propio

Avances del Plan de Acción Anual (PAA) Avance - PAA
Solicitudes de conceptos técnicos por parte de los profesionales
Conceptos Técnicos - Profesionales
adscritos a esta oficina