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Gestión Documental en La Interventoría
Gestión Documental en La Interventoría
Presentado por
Interventoría
Bogotá D.C
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Presentado por
Presentado a
Interventoría
Bogotá D.C
3 Sep. 2019
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Contenido
Resumen..................................................................................................................................... 4
Abstrac ....................................................................................................................................... 5
Introducción ............................................................................................................................... 6
Gestión documental en la interventoría ..................................................................................... 7
1. Libro de obra / Bitácora .................................................................................................. 7
2. Actas ............................................................................................................................... 9
3. Informes ........................................................................................................................ 12
4. Otros documentos / archivo / trazabilidad .................................................................... 16
5. Conclusiones ................................................................................................................. 17
Bibliografía .............................................................................................................................. 17
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Resumen
que compete a la contratación pública, para la elaboración de este trabajo se tienen en cuenta
Este trabajo surge debido a la gran importancia que tiene la gestión documental dentro de una
obra de ingeniería, pues dependiendo del buen manejo de este tema dependerá el
Abstrac
within an audit focused on civil engineering contracts, mainly with regard to public
procurement, for the preparation of this work, documents and information provided by the
Institute are taken into account Urban Development (IDU) as current formats and relevant
information.
This work arises due to the great importance of document management within an engineering
work, since depending on the good management of this topic, compliance and proper
development of activities will depend and added to the above, avoiding unforeseen events
and accidents within a project. work. The correct management of document management is
Introducción
Dentro de las obras de ingeniería civil hay temas de igual o mayor importancia que la misma
encargada de ejercer funciones de control y vigilancia, sobre los actos necesarios para la
ejecución de obras y busca garantizar que ésta se ejecute de acuerdo con los planos,
tener claros los conceptos y procedimientos relacionados con el fin de dar una correcta
ejecución de esta actividad. Cuando se trata de hacer una correcta labor de interventoría, los
medios escritos participan ocupando un lugar fundamental, ya que se debe dejar constancia
por medios físicos de cualquier novedad y actividades realizadas en obra, estas pueden
comprende este tema, debido a que, cada uno de estos tipos de documentos son las garantías
Es el documento en el cual se harán constar las acciones realizadas en obra; los inventarios
periódicos de los materiales, el equipo y el personal, así como las actas de los comités
que por parte de alguno de los participantes de la obra se hagan constar. Este libro formará
una institución que contrata obra regularmente. Estas libretas ya tienen el número de copias
que son necesarias de acuerdo a las necesidades e inclusive está indicado el destino de cada
El segundo tipo son los formatos que se encuentran a la venta en papelerías especializadas.
En cualquiera de los tres casos se deben cumplir las condiciones descritas a continuación:
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Se debe contar con un original y al menos dos copias, una para el contratista y otra
para el contratante.
Las pastas deben ser duras y resistentes al maltrato, preferiblemente de algún material
Los libros de obra deben contener la fecha del día de asiento, todas deben seriarse
consecutivamente respetando el orden sin excepción. No debe existir ninguna nota sin
número.
Cuando en los libros de obra se cometen errores, sea de redacción, ortografía o algún
otro factor se debe anular por tener error acompañada de una leyenda que diga “Esta
Las firmas que contienen los libros de obra son propiciadas por los superiores
autorizaciones o desauto|rizaciones
de órdenes y de información. Los más comunes son: Los oficios, las minutas de las
estos medios tiene la validez oficial y legal respecto al contrato de obra y, a pesar de
su importancia solo tienen una validez relativa respecto a la bitácora de obra. Por este
requiera, por medio de una nota de bitácora en la cual citamos el medio utilizado y lo
2. Actas
El jefe de la unidad gestora, supervisor, interventor deberá elaborar en cada caso bajo su
objeto del contrato. Esta acta marca el inicio del desarrollo físico del contrato y, por
tanto, el punto de partida para el control del plazo y seguimiento por parte del
Supervisor o Interventor.
legal del contratista acuerdan la suspensión del contrato, cuando se presente una
circunstancia especial que amerite el cese del desarrollo del mismo, previa aprobación
Acta de reinicio: Documento suscrito por las partes mediante el cual se levanta la
Acta parcial de pago: Corresponde al pago que se efectúa una vez ejecutado un
las cantidades, unidades, calidades, marcas, precios y descripción del bien o servicio,
suscribiendo acta de recibo parcial o acta de recibo final, según sea el caso, la cual
debe estar firmada por el supervisor y/o interventor del contrato y el contratista.
Acta recibo parcial: Documento mediante el cual se registra el recibo por parte del
satisfacción.
en el objeto del contrato, donde consta el valor inicial y final ejecutado más los
acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes, para poner fin al
Contratista/contratante
https://es.slideshare.net/heheman/acta-de-inicio-contrato-293-2013
3. Informes
Es importante decir que los informes de interventoría son necesarios para realizar controles y
seguimientos en los cuales debe quedar constancia física o fotográfica tanto de los procesos
ensayos, mediciones físicas, concordancia entre planos y lo ejecutado, presupuesto, etc, esto
debido a que, el pago en la mayoría de contratos de interventoría se dan por precios unitarios,
Informes de interventoría:
proyecto.
Con este informe se pretende que la supervisión pueda tener conocimiento rápido de
las situaciones que se presentan durante el desarrollo del contrato y le permita tomar
Información general: Se describen los datos básicos del contrato tales como
Avance fotográfico del avance del contrato: Se deben incluir las fotografías
legales.
Introducción
Contrato de obra
(Anexo de cantidades
contrato)
obra)
Observaciones y recomendaciones
Anexos
contener:
Introducción
Contrato de obra
Observaciones y recomendaciones
Anexo
propuesta y otras comunicaciones escritas que hayan tenido lugar. (USTA, 2006)
Memorias de cálculo
especificaciones.
Planos: Cuando los planos están en medio físico y al transcurrir la obra se van
Minutas
por licitación o convocatoria pública y la ejecución del contrato, contiene los derechos
Serrano, 2006)
5. Conclusiones
desarrollo del contrato, por lo anterior se deben reflejar de manera clara y veraz lo
inquietud al respecto.
Bibliografía
https://repository.upb.edu.co/bitstream/handle/20.500.11912/655/digital_18393.pdf?s
equence=1
Nacional.
https://repository.usta.edu.co/bitstream/handle/11634/10349/2._MANUAL_DE_INTE
RVENTORIA_Y_SUPERVISION.pdf?sequence=2&isAllowed=y