CuadroCaracterizaciondocumental LMR Registro Activos Informaci C3 B3nV3

Código: FT-GD-07-18
CUADRO DE CARACTERIZACIÓN DOCUMENTAL (LISTADO MAESTRO DE REGISTROS) - REGISTRO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN Versión: 3
INSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO IDEP
Fecha de Aprobación: 7/12/2016
Pagina 1 de 1
Propietario de los activos de información: CLAUDIA LUCÍA SAÉNZ BLANCO /Diretora General IDEP
Fecha de elaboración / validación: 05/05/2017
Tipo de Clasificación documental ( Categoría de

Tipo Documental Tipo de Soporte Estado y custodia de la información (Disponibilidad)
Origen información)
Nivel de
Norma, función Código del Código del confidenciali
Electrónico
o proceso procedimiento formato Nombre del Descripción dad Localización del
Análogo
Externo
Interno
Presentación de Custodio de
Digital
registro o Descripción de la Estado de la documento o del Publicada en: (link página
Clasificada
Definición Idioma la información Serie Subserie la Área/ Dependencia
Reservada
documento del soporte categoría de información archivo de web)
Pública
(Formato) información
de archivo información información
N.A. Instrumento de Instrumento en donde

priorización de se identifica y priorizan
auditorías las
necesidades de Expediente de gestión
EVALUACIÓN Y PRO-ESE-16-01 evaluación y Oficina Control Disponible y y en carpeta
ESPAÑOL X Papel X AUDITORIAS Auditorias Internas X http://www.secretariageneralalcaldiamayor.gov.co/transparencia/informes/informes-de-c
Oficina de Control Interno
SEGUIMIENTO Versión 5 seguimiento del IDEP. Interno publicado electrónica compartida
de la Oficina de Control
FT-ESE-16-01 Programa de Corresponde a la

Auditorías programación para la
vigencia de las
evaluaciones (calidad, Expediente de gestión
EVALUACIÓN Y PRO-ESE-16-01 gestión y/o integrales) Oficina Control Disponible y y en carpeta
ESPAÑOL X Papel X AUDITORIAS Auditorias Internas X http://www.idep.edu.co/?page_id=17682
http://www.secretariageneralalcaldiamayor.gov.c
SEGUIMIENTO Versión 5 del Sistema Integrado Interno publicado electrónica compartida
de Gestión. de la Oficina de Control
N.A. MEMORANDO Documento en donde se

CITACIÓN cita a los integrantes del - Documento original
COMITÉ Comité del SIG - Control en archivo de gestión
Interno de la OAP
GESTIÓN PRO-ESE-16-01 Oficina Asesora de
ESPAÑOL X Papel X AUDITORIAS Auditorias Internas X Disponible - Copia en expediente NO Oficina de Control Interno
DOCUMENTAL Versión 5 Planeación
de Gestión de la
Oficina de Control
Interno
FT-GD-07-08 Acta de reunión Documento escrito que

del SIG - Control registra los temas - Documento original
Interno tratados y los acuerdos en archivo de gestión
adoptados en una de la OAP
GESTIÓN PRO-ESE-16-01 Oficina Asesora de
determinada reunión ESPAÑOL X Papel AUDITORIAS Auditorias Internas Disponible - Copia en expediente http://www.secretariageneralalcaldiamayor.gov.co/transparencia/informes/informes-de-c
DOCUMENTAL Versión 5 Planeación
de Gestión de la
Oficina de Control
Interno
N.A. Formato y/o Formato y/o aplicativo

aplicativo establecido por la
establecido por la Secretaría General de la
Secretaría General Alcaldía Mayor de
Aplicativo establecido
de la Bogotá para el reporte Secretaria General
DECRETO 370 DE por la Secretaria
N.A. Alcaldía Mayor de del Programa Anual de ESPAÑOL X Excel X AUDITORIAS Auditorias Internas X de la Alcaldía Disponible http://www.secretariageneralalcaldiamayor.gov.co/transparencia/informes/informes-de-c
2
014 General de la Alcaldía

Bogotá Auidtoría de la vigencia Mayor
Mayor
FT-GD-07-08 Acta de reunión Documento que da

(Apertura de apertura a cada una de
auditoria) las auditorias
programadas para la Expediente de gestión
http://www.secretariageneralalcaldi
GESTIÓN PRO-ESE-16-01 vigencia, la cual debe papel y en Oficina de Control y en carpeta
ESPAÑOL X X X AUDITORIAS Auditorias Internas X Disponible amayor.gov.co/transparencia/infor Oficina de Control Interno
DOCUMENTAL Versión 5 ser suscrita por los archivo digital Interno electrónica compartida
mes/informes-de-control-interno
participantes de dicha de la Oficina de Control
reunión.
FT-ESE-16-02
Formato Plan de Descripción de las

Auditoria actividades in situ y los
preparativos de una Expediente de gestión
EVALUACIÓN Y PRO-ESE-16-01 auditoria Papel y en Oficina de Control y en carpeta
ESPAÑOL X X X AUDITORIAS Auditorias Internas X Disponible http://www.idep.edu.co/?page_id=17682
SEGUIMIENTO Versión 5 archivo digital Interno electrónica compartida
Instrumentos de Instrumentos aplicados

verificación de en los que se deben
auditoría deben establecer los
parametros que serán
tenidos en cuenta para
la verificación del
cumplimiento de:
normas, documentos,
sistemas de
información, entre otras.
Los instrumentos Carpeta electrónica

responderán a la compartida de la
EVALUACIÓN Y PRO-ESE-16-01 Archivo digital en Oficina Control
ESPAÑOL X X AUDITORIAS Auditorias Internas X Disponible Oficina de Control (por NO Oficina de Control Interno
SEGUIMIENTO Versión 5 naturaleza del proceso formato excel Interno
por lo que son de su tamaño no se
diseño adaptado a cada imprime)
uno de ellos.
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Nivel de
Electrónico
Análogo
Externo
Interno
Digital
Clasificada
Reservada
Pública
Papeles de trabajo Instrumentos aplicados

y/o instrumentos en los que se deben
diligenciados deben establecer los
parametros que serán
tenidos en cuenta para
la verificación del
cumplimiento de:
normas, documentos,
sistemas de
información, entre otras.
Carpeta electrónica
Los instrumentos
compartida de la
EVALUACIÓN Y PRO-ESE-16-01 responderán a la Archivo digital en Oficina Control
ESPAÑOL X X AUDITORIAS Auditorias Internas X Disponible Oficina de Control (por NO Oficina de Control Interno
SEGUIMIENTO Versión 5 naturaleza del proceso formato excel Interno
su tamaño no se
por lo que son de
diseño adaptado a cada imprime)
uno de ellos.
Memorando Documento con el cual

remisión informe se hace entrega oficial
EVALUACIÓN Y PRO-ESE-16-01 preliminar de del informe preliminar Oficina Control
ESPAÑOL X Papel X AUDITORIAS Auditorias Internas X Disponible Expediente de gestión NO Oficina de Control Interno
SEGUIMIENTO Versión 5 auditoria de auditoria al líder del Interno
proceso
FT-ESE-16-05 Informe de Resultado de una

Auditoría auditoría que
(preliminar) proporciona el equipo
auditor tras considerar
los objetivos de la
auditoría, el alcance, Expediente de gestión
EVALUACIÓN Y PRO-ESE-16-01 fortalezas, hallazgos, papel y en Oficina Control y en carpeta
ESPAÑOL X X X AUDITORIAS Auditorias Internas X Disponible NO Oficina de Control Interno
SEGUIMIENTO Versión 5 observaciones y archivo digital Interno electrónica compartida
conclusiones de la de la Oficina de Control
auditoría.
N.A. Comunicado en Con el propósito de

medio magnético precisar o
y/o físico aclarar el contenido del
informe preliminar, el
líder de proceso y/o
auditados, podrán
solicitar Mesas de Expediente de gestión
EVALUACIÓN Y PRO-ESE-16-01 Trabajo frente al mismo, papel y en Oficina Control y en carpeta
ESPAÑOL X X AUDITORIAS Auditorias Internas X Disponible NO Oficina de Control Interno
SEGUIMIENTO Versión 5 siempre y cuando se archivo digital Interno electrónica compartida
encuntre dentro del de la Oficina de Control
término
establecido.
N.A. Memorando Documento con el cual

remisorio se hace entrega oficial
EVALUACIÓN Y PRO-ESE-16-01 del informe final de Oficina Control
ESPAÑOL X papel X AUDITORIAS Auditorias Internas X Disponible Expediente de gestión NO Oficina de Control Interno
SEGUIMIENTO Versión 5 auditoria al líder del Interno
proceso
FT-ESE-16-05 Informe de Resultado de una

Auditoría (Final) auditoría que
proporciona el equipo
auditor tras considerar
los objetivos de la
auditoría, el alcance, Expediente de gestión
EVALUACIÓN Y PRO-ESE-16-01 fortalezas, hallazgos, papel y en Oficina Control y en carpeta
ESPAÑOL X X X AUDITORIAS Auditorias Internas X Disponible http://www.idep.edu.co/?page_id=17682
SEGUIMIENTO Versión 5 observaciones y archivo digital Interno electrónica compartida
conclusiones de la de la Oficina de Control
auditoría.
FT-ESE-16-06 Cronograma anual Documento en donde se

de reflejan los informes que * Informes a
informes a el IDEP debe presentar Entes de Control y
en carpeta electrónica
EVALUACIÓN Y entidades a entidades externas Vigilancia
PRO-ESE-16-03 ESPAÑOL X Archivo digital X INFORMES X Disponible compartida de la NO Oficina de Control Interno
SEGUIMIENTO
externas Oficina de Control
* Informes a otras
entidades Oficina Control
Interno
N.A. Archivo Plano Documento que de
acuerdo a las directrices en carpeta electrónica
011 del 2
8 de del ente de control se Electrónico Disponible y

N.A. ESPAÑOL X X X compartida de la http://sivicof.contraloriabogota.gov.co/stormWeb/
Oficina Control Interno
febrero de 2
014 debe validar (archivo str) publicado

Contraloría de Oficina de Control
Bogotá
N.A. Documentos Documentos soportes
soporte de en donde se llevarán a
verificación cabo verificaciones Expediente de gestión
EVALUACIÓN Y PRO-ESE-16-03 aleatorias a la veracidad papel y en Informes a Entes y en carpeta
ESPAÑOL X X INFORMES X Disponible NO Oficina Control Interno
SEGUIMIENTO Versión 2
archivo digital de Control electrónica compartida

de la información
reportada de la Oficina de Control
Oficina Control
Interno
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de 45
Nivel de
Electrónico
Análogo
Externo
Interno
Digital
Clasificada
Reservada
Pública
N.A. Archivos Documentos que se

magnéticos deben reportar con
firmados firma digital teniendo en
cuenta las directrices en carpeta electrónica
011 del 2
8 de Electrónico Contraloría de Disponible y

N.A. del ente de control se ESPAÑOL X X NO NO X compartida de la http://sivicof.contraloriabogota.gov.co/stormWeb/
Oficina Control Interno
febrero de 2
014 (archivo str) Bogotá publicado

debe validar Oficina de Control
N.A. Documentos Documentos soportes

Circulares, soportes en donde se llevarán a
resoluciones, de los informes cabo verificaciones
directivas o (Papeles de aleatorias a la veracidad
Expediente de gestión
comunicaciones de Trabajo) de la información
papel y en Informes a otras Oficina Control y en carpeta
los órganos de N.A. reportada ESPAÑOL X X INFORMES X Disponible no Oficina Control Interno
archivo digital entidades Interno electrónica compartida
control y/o
entidades externas
que reglamentan
cada informe
N.A. Informe elaborado Documento con la

Circulares, información solicitada
resoluciones, por parte de los órganos
directivas o de control y/o
comunicaciones de entidades externas que
los órganos de N.A. reglamentan cada ESPAÑOL X X X INFORMES X Disponible NO Oficina Control Interno
control y/o informe
entidades externas
que reglamentan
cada informe
N.A. Certificado de Certificado expedido por

Circulares, Transmisión el ente de control y/o
resoluciones, impreso entidades externas
directivas o
comunicaciones de
los órganos de N.A. ESPAÑOL X X X INFORMES X Disponible NO Oficina Control Interno
control y/o
entidades externas
que reglamentan
cada informe
FT-GD-07-08 Acta de reunión Documento donde se

presentan los resultados
del
Informe a la Alta
Dirección y /o
Comité del Sistema
Integrado de Expediente de Gestión
EVALUACIÓN Y PRO-ESE-16-03 papel y en Informes a otras Oficina Control
Gestión y/o Comité de ESPAÑOL X X INFORMES X Disponible de la Oficina de Control no Oficina de Control Interno
SEGUIMIENTO Versión 2
archivo digital entidades Interno

Sostenibilidad Contable Interno
(en caso
de ser necesario).
N.A. Informe Ejecutivo Informe Anual del

Anual de estado de avance del
Control Interno Modelo Estandar de
Ley 87 de Control Interno
noviembre 2
9 de
1993, Decreto 182
6
de agosto 3 de 1994
(reglamentario de la
Ley 87), Decreto
2
145 de noviembre
4 de 1999, Decreto
2
539 de 2
000
(modifica
parcialmente el
Decreto 2
145 de
1999), Circulares
No. 01 de noviembre
2
7 de 2
001 y
Circular No. 05 de
http://sivicof.contraloriabogota.gov.
diciembre 2
de
co/stormWeb/
2
006 del Consejo

Asesor del Gobierno
papel y en Informes a otras Oficina Control Disponible y y en carpeta http://mecicalidad.funcionpublica.g
Nacional en Materia N.A. ESPAÑOL X X X INFORMES X Oficina Control Interno
archivo digital entidades Interno publicado electrónica compartida ov.co/
de Control Interno
de las entidades del
http://www.idep.edu.co/?
orden Nacional y
page_id=449
Territorial, Decreto
1599 de mayo 2
0 de
2
005 y Decreto 2
62
1
del 03 de Agosto
2
006 y las Circulares

que emita el
Consejo Asesor del
Gobierno Nacional
en Materia de
Control Interno para
cada vigencia.
Resolución
Reglamentaria 11 de
2
014 de la
Contraloría de
Bogotá.
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Nivel de
Electrónico
Análogo
Externo
Interno
Digital
Clasificada
Reservada
Pública
N.A. Control Interno Es la medición o

Contable valoración que se hace
Resolución 2
48 de al Control Interno en el
2
007 y Resolución proceso contable de

357 de 2
008 de la una entidad pública

Contaduría General
de la Nación,
Resolución 04 de
2
007 de la
http://sivicof.contraloriabogota.gov.
Secretaría Distrital
Expediente de gestión co/stormWeb/
de Hacienda,
papel y en Informes a otras Oficina Control Disponible y y en carpeta
Circular No. 15 de N.A. ESPAÑOL X X INFORMES X Oficina Control Interno
archivo digital entidades Interno publicado electrónica compartida http://www.chip.gov.co/schip_rt/
diciembre 2
6 de
2
011 de la Veeduría
Distrital.
Resolución
Reglamentaria 11 de
2
014 de la
Contraloría de
Bogotá
N.A. Informe Documento que

pormenorizado del contiene el informe
Ley 1474 de 2
011 - Sistema de pormenorizado del

Estatuto Control Interno estado del control
Anticorrupción, interno de la entidad
artículo 9" El jefe de
la Unidad de la
Oficina de Control
Interno deberá
publicar cada cuatro N.A. ESPAÑOL X X INFORMES X http://www.idep.edu.co/?page_id=449 Oficina Control Interno
archivo digital entidades Interno publicado electrónica compartida
(4) meses en la
página web de la
entidad, un informe
pormenorizado del
estado del control
interno de dicha
entidad,..."
N.A. Formato Documento en donde se

Evaluación de consolida la Evaluación
Ley 909 de Gestión por realizada por la Oficina
septiembre 2
3 de Dependencias - de Control Interno del

2
004 y Decreto 12
7 Oficina Control estado de avance de la

de abril 2
1 de 2
005, Interno gestión institucional con Expediente de gestión

Circular 04 de corte a 31 de Diciembre papel y en Oficina Control y en carpeta
N.A. de la vigencia, y se ESPAÑOL X X INFORMES sin establecer X Disponible NO Oficina Control Interno
septiembre 2
7 de archivo digital Interno electrónica compartida

2
005 del Consejo debe realizar en enero de la Oficina de Control

Asesor del Gobierno de la siguiente vigencia
Nacional en Materia
de Control Interno.
N.A. Informe austeridad Informe trimestral, en el

en el gasto cual se determina el
grado de cumplimiento
de las disposiciones Por
Circular 012
de 2
011 el cual se expiden

de la Alcaldía Mayor medidas de austeridad y
de Bogotá, Decreto eficiencia de acuerdo a
1737 de agosto 2
1 la norma
de 1998 del
Ministerio de
Hacienda y Crédito
Público, el cual ha
sido modificado
parcialmente por los
siguientes Decretos:
2
12
y 950 de 1999,
2
445 y 2
465 de
2
000, 1094 y 2
672
papel y en Oficina Control y en carpeta

de 2
001 del N.A. ESPAÑOL X X INFORMES sin establecer X Disponible NO Oficina Control Interno
archivo digital Interno electrónica compartida
Ministerio de
Hacienda y Crédito
Público.
El Decreto 984 de
2
012
modifica
articulo 2
del
Decreto 1737 de
1998 quedara asi:
Articulo 2
: las
Oficinas de control
interno verificaran el
cumplimiento de
disposiciones en
forma mensual.
N.A. Informe Derechos Documento en donde se

de Autor Software reporta el cumplimiento
Directiva de las disposiciones en
Presidencial No. 02
materia de derecho de Dirección Nacional

de de 2
002
, autor en la adquisición y de Derechos de

Circular No. 1000 de uso de programas de Autor - Unidad
junio de 2
004 y computador en la en carpeta electrónica

Reporte del Informes a otras Administrativa Disponible y
Circular No. 07 de N.A. entidad ESPAÑOL X X INFORMES X compartida de la www.derechodeautor.gov.co, Oficina Control Interno
aplicativo entidades Especial - publicado
diciembre 2
8 de Oficina de Control
Ministerio del
2
005.Circular No 04
Interior y de
del 2
de Diciembre
Justicia
de 2
006. Circular 17
de 2
011
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Nivel de
Electrónico
Análogo
Externo
Interno
Digital
Clasificada
Reservada
Pública
N.A. Seguimiento al Informe de seguimiento

Ley 1474 de 2
011 - Plan y Mapa trimestral al

Estatuto Anticorrupción cumplimiento de la ley
Anticorrupción, 1474 de 2
011
capitulo VII, artículos
82
a 96.
Decreto 2
641 DE N.A. ESPAÑOL X X X INFORMES X http://www.idep.edu.co/?page_id=475 Oficina Control Interno

archivo digital entidades Interno publicado electrónica compartida
2
012
, "Por el cual se
reglamentan los
artículos 73 y 76 de
la Ley 1474 de
2
011"
N.A. Informe Informe en el cual se

cumplimiento evidencia el
Directiva No. 003 de Directiva 003 de cumplimiento de las
2
013. Alcaldía 2
013 directrices emitidas

Mayor:
DIRECTRICES
PARA PREVENIR
CONDUCTAS
IRREGULARES
RELACIONADAS Expediente de gestión
CON Informes a otras Oficina Control y en carpeta
N.A. ESPAÑOL X papel X INFORMES X Disponible NO Oficina Control Interno
INCUMPLIMIENTO entidades Interno electrónica compartida
DE LOS de la Oficina de Control
MANUALES DE
FUNCIONES Y DE
PROCEDIMIENTOS
Y LA PÉRDIDA DE
ELEMENTOS Y
DOCUMENTOS
PÚBLICOS.
N.A. Informe Reporte de información

cumplimiento al respecto a:
Decreto 370 de 1) Seguimiento al
2
014 programa Anual de

Auditoria
2
) Seguimiento y
evaluación al Mapa de
Riesgos
3) Seguimiento a los
resultados del avance
de la implementación y
sostenibilidad del
DECRETO 370 DE Sistema Integrado de
2
014. Artículo 2
º. Gestión (SIG). (SISIG) http://www.secretariageneralalcaldi

4) Relación de los Electrónico Informes a otras Oficina de Control Disponible y Secretaria General de
N.A. ESPAÑOL X X INFORMES X amayor.gov.co/transparencia/infor Oficina de Control Interno
diferentes informes que (excel) entidades Interno publicado la Alcaldía Mayor
Circular 010 de 2
015 mes/informes-de-control-interno
(Enero 2
9 de 2
015) haya presentado y

publicado, en
cumplimiento de sus
funciones y sobre la
ejecución del programa
Anual de Auditorías.
FT-GD-07-08 Acta de reunión Documento en donde se

SIG presentarán las
estrategías r estrategias
para promover las
actividades de
autocontrol en la gestión Expediente de gestión
EVALUACIÓN Y PRO-ESE-16-04 Oficina Asesora de
de procesos del IDEP ESPAÑOL X papel X X Disponible de la Oficina Asesora NO Oficina de Control Interno
SEGUIMIENTO Versión 3 Planeación
en el marco del SIG de Planeación
N.A. Registros de las Para definir el tipo de

actividades documento que servirá
realizadas (Actas, como registro de las
documentos) actividades, se hace
necesario coordinar las
actividades a realizar
EVALUACIÓN Y PRO-ESE-16-04 con los líderes de los Oficina de Control
subsistemas que ESPAÑOL X papel X X Disponible Expediente de gestión NO Oficina de Control Interno
SEGUIMIENTO Versión 3 Interno
componen el Sistema
Integrado
de Gestión.
FT-GD-07-08 Acta de reunión Documento en el cual

SIG y de Control se presentarán la
Interno Evaluación de la
efectividad de Expediente de gestión
EVALUACIÓN Y PRO-ESE-16-04 las actividades Oficina Asesora de
ESPAÑOL X papel X X Disponible de la Oficina Asesora NO Oficina de Control Interno
SEGUIMIENTO Versión 3 desarrolladas en Planeación
de Planeación
la vigencia
FT-GJ-09-02
Resoluciones Documento por el cual

se resuelve un acto
Revisión por la administrativo emitido Papel Carpeta de
Español x X x 51 2
x Secretaria
Dirección por la Dirección General Digitalizado Resoluciones
Ejecutiva de
Dirección Disponible Dirección General
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Nivel de
Electrónico
Análogo
Externo
Interno
Digital
Clasificada
Reservada
Pública
FT-GD-07-08 Actas de Comité Dir Documentos donde se

registran y revisan las
actividades y
Revisión por la compromisos de las Carpeta de Actas de
diferentes áreas que Español x Papel x 2
15 x
Dirección Comité Directivo
componen dicho comité Secretaria
Ejecutiva de
FT-GT-09-02
Directiva Disposición
generalmente
establecida por la
Dirección General de la
Revisión por la Institución de estricto Español x Papel x x Carpeta de directivas
Dirección cumplimiento por todos
sus miembros
Secretaria
Ejecutiva de
FT-GTH-13-10 Acuerdos de Gestió Documento en el cual
se consolidan los
compromisos laborales
Revisión por la suscritos por los Carpeta de Acuerdos
funcionarios y el Español x Papel x x
Dirección de Gestión
cumplimiento de los Secretaria
mismos Ejecutiva de
FT-GD-07-01 Planilla de Corresp Documento donde se
registra - radica el
ingreso de la Carpeta de planillas de
Revisión por la correspondencia Español x Papel x x asignación de
Dirección dirigida a la Dirección Secretaria correspondencia
General y su destino Ejecutiva de
Revisión por la Memorando
PRO-DIP-02
-08 Español
Dirección Interno
Informe de
Revisión por la Revisión por la
PRO-DIP-02
-08 Español
Dirección Dirección
Revisión por la FT-GD-07-08 Acta de reunión

PRO-DIP-02
-08 Español
Dirección
Revisión por la FT-MIC-03-03 Plan de
PRO-DIP-02
-08 Español
Dirección Mejoramiento
FT-GC-08-01 Acta de inicio Acta suscrita por el
supervisor del contrato y Contratos de
el contratista que da Prestación de
cuenta de la fecha de Archivo de Gestión
GESTION Contratos y servicios Secretaria Oficina
PRO-GC-08-01 inicio del contrato, el Español X Papel X X Disponible Oficina Asesora NO Oficina Asesora Jurídica
CONTRACTUAL Convenios Asesora Jurídica
objeto, plazo y valor. Jurídica
Programación PAC Correo dirigido al

Tesorero programando
el pago al contratista, de
acuerdo con las Subdirección Administrativa
GESTION Correo
PRO-GC-08-01 condiciones pactadas Español X X N/A N/A X Tesorero Disponible Correo del Tesorero NO financiera y de Control
CONTRACTUAL Electrónico
en el contrato. Disciplinario - Tesorería
FT-GC-08-2
4 Informe de avance Registro de las

y/o actividades actividades Contratos de
desarrolladas por el Prestación de
Archivo de Gestión
GESTION contratista y los Contratos y servicios Secretaria Oficina
PRO-GC-08-01 Español X Papel X X Disponible Oficina Asesora NO Oficina Asesora Jurídica
productos entregados. Jurídica
FT-GC-08-04 Certificado de Registro de las

Supervisión o generalidades del
interventoría contrato, pago de
aportes a seguridad Contratos de
social, periodo Prestación de
facturado, valor a pagar Archivo de Gestión
PRO-GC-08-01 y valor pendiente por Español X Papel X X Disponible Oficina Asesora NO Oficina Asesora Jurídica
cancelar al contratista. Jurídica
FT-GC-08-44 Concepto del Manifestación escrita

supervisor sobre el del supervisor sobre el Contratos de
Prestación de
informe de avance desarrollo del objeto del Archivo de Gestión
GESTION del contrato contrato, según Contratos y servicios Secretaria Oficina
CONTRACTUAL condciones pactadas. Convenios Asesora Jurídica
Jurídica
Memorando de Memorando dirigido al

autorización de tesorero autorizando el Contratos de
pago pago al contratista. Prestación de
Archivo de Gestión
Jurídica
Acta de ejecución Documento que da

SIAFI cuenta de la ejecución Contratos de
del contrato, periodo y Prestación de
GESTION Aplicativo SIAFI Contratos y servicios Secretaria Oficina Aplicativo SIAFI y
PRO-GC-08-01 valor a pagar. Español X X X X Disponible NO Oficina Asesora Jurídica
CONTRACTUAL y papel Convenios Asesora Jurídica Expediente Contractual
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Nivel de
Electrónico
Análogo
Externo
Interno
Digital
Clasificada
Reservada
Pública
FT-GF-14-15 Liquidación de Obligación de ley, que

Contratos de
salud, pensión y establece que el
fondo de contratista debe estar Prestación de
Archivo de Gestión
GESTION solidaridad asegurado en salud, servicios Secretaria Oficina
PRO-GC-08-01 Español X Papel X Contratos X Disponible Oficina Asesora NO Oficina Asesora Jurídica
CONTRACTUAL contratistas pensión y ARL. Asesora Jurídica
Jurídica
FT-GC-08-02
Acta de liquidación Acta suscrita por la

partes al finalizar el
contrato que permite el Contratos de
balance de la relación
Prestación de
contractual, Archivo de Gestión
PRO-GC-08-01 cumplimiento por parte Español X Papel X X Disponible Oficina Asesora https://www.contrataciónbogota.gov.co/es/web/cav3/ciudadanohttps://www.contratos.go
Oficina Asesora Jurídica
del contratista y los Jurídica
pagos efectuados por la
entidad.
FT-GC-08-2
8 Certificación de Acta suscrita por el

terminación de supervisor del contrato
contrato que que permite
establecer en que Contratos de
condciones termino el Prestación de
contrato, el Archivo de Gestión
GESTION servicios Secretaria Oficina
PRO-GC-08-01 cumplimiento por parte Español X Papel X Contratos X Disponible Oficina Asesora https://www.contrataciónbogota.gov.co/es/web/cav3/ciudadanohttps://www.contratos.go
CONTRACTUAL Asesora Jurídica
del contratista y los Jurídica
pagos efectuados por la
entidad.
FT-GC-08-35 Certificación Constancia que expide

Contratos de
contrato la dirección general,
respecto del contrato Prestación de
Archivo de Gestión
GESTION celebrado. Contratos y servicios Secretaria Oficina
Jurídica
FT-GTH-13-2
4 Solicitud de Requisito de ley para

certificación contratos de prestación
existencia de servicios
personal profesionales o de
disponible apoyo a la gestión con Contratos de
persona natural, que Prestación de
Archivo de Gestión
GESTION desvirtua la existencia servicios Secretaria Oficina
CONTRACTUAL de nóminas paralelas en Asesora Jurídica
Jurídica
la entidad.
FT-GTH-13-2
5 Certificación de Requisito de ley para

Talento Humano contratos de prestación
de servicios
profesionales o de
apoyo a la gestión con Contratos de
persona natural, que Prestación de
Archivo de Gestión
GESTION desvirtua la existencia servicios Secretaria Oficina
CONTRACTUAL de nóminas paralelas en Asesora Jurídica
Jurídica
la entidad.
Documento que Documento que acredita

acredite que el que el contratista es
contratista es único oferente en el
único oferente en mercado (Para el caso Contratos de
el mercado o RUP de la CAUSAL: Cuando Prestación de
que acredite tal no exista pluralidad de Archivo de Gestión
PRO-GC-08-09 situación oferentes en el Español X Papel X Contratos X Disponible Oficina Asesora NO Oficina Asesora Jurídica
mercado). Jurídica
FT-GRF-11-09 Solicitud de Requisito de ley para

certificación de establecer que en la Contratos de
existencia de entidad exisiten o no Prestación de Profesional Subdirección Administrativa,
GESTION bienes bienes que se van a servicios Universitario Archivo de Gestión Financiera y de Control
PRO-GC-08-09 adquirir, con el fin de Español X Papel X Contratos X Disponible NO
CONTRACTUAL Servicios Servicios Generales Disciplinario - Servicios
controlar los inventarios. Generales Generales
FT-GRF-11-13 Certificación de la Documento que

almacenista sobre establece la existencia Contratos de
la existencia de o no en inventarios de Prestación de
bienes, cuando se los bienes que se van a Archivo de Gestión
PRO-GC-08-09 trata de bienes adquirir para la entidad. Español X Papel X Contratos X Disponible Oficina Asesora NO Oficina Asesora Jurídica
muebles Jurídica
FT-GC-08-10 Estudios previos Documento de alta

contratación importancia, donde se
directa plasma la necesidad de
Contratos de
la contratación, el objeto
Prestación de
a contratar y las demás Archivo de Gestión
PRO-GC-08-09 condciones para la Español X Papel X X Disponible Oficina Asesora https://www.contrataciónbogota.gov.co/es/web/cav3/ciudadanohttps://www.contratos.go
futura contratación del Jurídica
bien o servicio.
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Análogo
Externo
Interno
Digital
Clasificada
Reservada
Pública
FT-GC-08-46 Evaluación jurídica Documento interno

a los estudios expedido por la OAJ,
previos y de donde consta que los
conveniencia estudios previos para la
contratación de
prestación de servicios Contratos de
profesionales y de Prestación de
apoyo a la gestión con Archivo de Gestión
PRO-GC-08-09 persona natural estan Español X Papel X Contratos X Disponible Oficina Asesora NO Oficina Asesora Jurídica
ajustados a la ley y Jurídica
resolución interna de
honoraios.
FT-DIP-02
-06 Solicitud de Requerimiento interno Contratos de

Viabilidad de ante la OA de Prestación de
Inversión Planeación, como Archivo de Gestión
PRO-GC-08-09 prerequisito para la Español X Papel X X Disponible Oficina Asesora NO Oficina Asesora Jurídica
expedición del CDP. Jurídica
FT-DIP-02
-07 Viabilidad Inversión Documento expedicio

por la OA de Planeación
en donde hace constar
qu el objeto está en plan
de adquisiciones, y los Contratos de
recursos oficiles Prestación de
pertenecen a un Archivo de Gestión
PRO-GC-08-09 determinado Español X Papel X X Disponible Oficina Asesora NO Oficina Asesora Jurídica
componente, meta para Jurídica
la vigencia y actividad.
Solicitud de El referente técnico de

contratación SIAFI la contratación debe
verificar en el aplicativo
SAIFI, que el objeto de
la contratación que se Contratos de
requiere y el valor Prestación de
Archivo de Gestión
GESTION presupuestados estan Contratos y servicios Secretaria Oficina
PRO-GC-08-09 Español X X Papel X X Disponible Oficina Asesora NO Oficina Asesora Jurídica
CONTRACTUAL previamente registrados Convenios Asesora Jurídica
Jurídica
en esta plataforma.
FT-GF-14-17 Solicitud de Requerimiento de ley y

Disponibilidad obedece al principio de Contratos de
Presupuestal planeación en la Prestación de
Profesional Archivo de Gestión Subdirección Administrativa,
GESTION Contratos y servicios
PRO-GC-08-09 contratación estatal. Español X Papel X X Especializado de Disponible Oficina Asesora NO Financiera y de Control
CONTRACTUAL Convenios
presupuesto Jurídica Disciplinario - Presupuesto
Certificado de Documento Oficial de

Disponibilidad disponibilidad Contratos de
Presupuestal presupuestal de los Prestación de
Archivo de Gestión
GESTION recursos. Contratos y servicios Secretaria Oficina
Jurídica
Oferta suscrita por Documento mediante el

el contratista cual el contratista de
prestación de servicios
profesionales y de
apoyo a la gestión con Contratos de
persona natural y/o Prestación de
jurídica, manifiesta su Archivo de Gestión
PRO-GC-08-09 ofrecimiento y Español X X Papel X X Disponible Oficina Asesora NO Oficina Asesora Jurídica
condiciones para Jurídica
contratar con la entidad.
Hoja de vida de la Formato oficial de Hoja Contratos de

función pública de Vida para entidades Prestación de
Archivo de Gestión
GESTION públicas. Contratos y servicios Secretaria Oficina
Jurídica
Certificación Documento donde

expedida por el consta la manifestacion
representante clara y precisa del futuro
Contratos de
legal de no contratista de no
Prestación de
encontrarse ni él ni encontrarse incurso en Archivo de Gestión
PRO-GC-08-09 la entidad que inhabilidad o Español X X Papel X X Disponible Oficina Asesora NO Oficina Asesora Jurídica
representa incompatibilidad para Jurídica
inhabilidad para celebrar el contrato.
contratar.
Certificado de Documento legitimo

Existencia y para establecer la
Representación naturaleza y personeria Contratos de
Legal expedido jurídica de una ente Prestación de
Archivo de Gestión
GESTION por la cámara de comercial. Contratos y servicios Secretaria Oficina
CONTRACTUAL comercio o por la Convenios Asesora Jurídica
Jurídica
entidad
competente
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Externo
Interno
Digital
Clasificada
Reservada
Pública
Fotocopia de la Fotocopia del

Contratos de
cédula de documento de
ciudadanía del identidad. Prestación de
Archivo de Gestión
GESTION representante Contratos y servicios Secretaria Oficina
CONTRACTUAL legal o de quien Convenios Asesora Jurídica
Jurídica
haga sus veces.
Autorización de la Documento que faculta

Junta de Socios, al representante legal
Junta Directiva o de un ente comercial
Asamblea General para celebrar contratos,
de Socios, al cuando la misma junta
Representante lo ha limitado.
Legal para Contratos de
celebrar el Prestación de
Archivo de Gestión
GESTION contrato Contratos y servicios Secretaria Oficina
CONTRACTUAL respectivo, cuando Convenios Asesora Jurídica
Jurídica
hubiere lugar.
Certificado de Documento exigido por

antecedentes ley, donde consta las Contratos de
disciplinarios, sanciones disciplinarias Prestación de
expedido por la del contratista. Archivo de Gestión
PRO-GC-08-09 Procuraduría Español X X Papel X X Disponible Oficina Asesora NO Oficina Asesora Jurídica
General de la Jurídica
Nación

antecedentes ley, donde consta las Contratos de
disciplinarios, sanciones disciplinarias Prestación de
Archivo de Gestión
GESTION expedido por la del contratista. Contratos y servicios Secretaria Oficina
CONTRACTUAL Personería de Convenios Asesora Jurídica
Jurídica
Bogotá
Certificación del Documento exigido por

boletín de ley, donde consta la Contratos de
responsables responsabilidad fiscal Prestación de
fiscales de la del contratista. Archivo de Gestión
PRO-GC-08-09 Contraloría Español X X Papel X X Disponible Oficina Asesora NO Oficina Asesora Jurídica
General de la Jurídica
Nación

Contratos de
antecedentes ley, donde consta las
judiciales, condenas judiciales o Prestación de
Archivo de Gestión
GESTION expedido por la de policia del Contratos y servicios Secretaria Oficina
CONTRACTUAL Policía Nacional contratista. Convenios Asesora Jurídica
Jurídica
Certificación del Documento exigido por

Revisor Fiscal o ley, para garantizar los
Representante pagos del contratista o
Legal y/o contador sus empleados a la
público que seguridad social. Contratos de
acredite el Prestación de
Archivo de Gestión
GESTION cumplimiento del Contratos y servicios Secretaria Oficina
CONTRACTUAL pago de aportes a Convenios Asesora Jurídica
Jurídica
la seguridad social
integral y
parafiscales
RUT Documento tributario.

Contratos de
Prestación de
Archivo de Gestión
Jurídica
RIT Documento tributario.

Contratos de
Prestación de
Archivo de Gestión
Jurídica
Certificación Documento que indica

Bancaria que el contratista es Contratos de
titular de una cuenta Prestación de
Archivo de Gestión
GESTION bancaria. Contratos y servicios Secretaria Oficina
Jurídica
Formulario único Formato oficial para la

declaración declaración de bienes y Contratos de
juramentada de rentas del contratista. Prestación de
Archivo de Gestión
GESTION Bienes y Rentas Contratos y servicios Secretaria Oficina
CONTRACTUAL Persona Natural Convenios Asesora Jurídica
Jurídica
Balance general Documento que da

Persona Jurídica cuenta sobre el estado Contratos de
financiero de una Prestación de
Archivo de Gestión
GESTION empresa, en una fecha Contratos y servicios Secretaria Oficina
CONTRACTUAL específica. Convenios Asesora Jurídica
Jurídica
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Externo
Interno
Digital
Clasificada
Reservada
Pública
Fotocopia de la Fotocopia de la Libreta

Contratos de
Libreta Militar Militar.
Prestación de
Archivo de Gestión
PRO-GC-08-09 Español X X Papel X Contratos X Disponible Oficina Asesora NO Oficina Asesora Jurídica
Jurídica
Pago de planilla o Documento en donde se

certificación en verifica el pago de la
los aportes al seguridad social del Contratos de
sistema de contratista. Prestación de
Archivo de Gestión
GESTION seguridad social servicios Secretaria Oficina
CONTRACTUAL integral, en calidad Asesora Jurídica
Jurídica
de cotizante
Examen médico Documento de ley que

de Salud da cuenta del estado de Contratos de
Ocupacional de salud física y mental del Prestación de
Archivo de Gestión
GESTION ingreso contratista. servicios Secretaria Oficina
Jurídica
Certificado de Documento expedido

Contratos de
afiliación o por la ARL que certifica
vinculación a ARL la afiliación del Prestación de
Archivo de Gestión
GESTION contratista. servicios Secretaria Oficina
Jurídica
Autorización al Documento mediante

IDEP para que el cual el contratista Contratos de
Prestación de
afiliar al contratista autoriza al IDEP para Archivo de Gestión
GESTION a la ARL afiliarlo a la ARL. servicios Secretaria Oficina
Jurídica
FT-GC-08-07 Idoneidad, Documento que da

experiencia y cuenta del perfil y
capacidad para experiencia del
ejecutar contrato contratista
de prestación de Contratos de
servicios Prestación de
profesionales, de Archivo de Gestión
PRO-GC-08-09 apoyo a la gestión Español X Papel X Contratos X Disponible Oficina Asesora NO Oficina Asesora Jurídica
o para la ejecución Jurídica
de trabajos
artísticos
FT-GC-08-09 Memorando de Memorando dirigido al

solicitud de jefe de la oficina
contratación asesora jurídica Contratos de
directa solicitando la Prestación de
Archivo de Gestión
GESTION contratación y Contratos y servicios Secretaria Oficina
CONTRACTUAL remitiendo los Convenios Asesora Jurídica
Jurídica
documentos pre-
contractuales.
Acto administrativo Documento de ley, en

de justificación de donde consta la Contratos de
la contratación justificación de la causal Prestación de
Archivo de Gestión
GESTION de la contratación Contratos y servicios Secretaria Oficina
PRO-GC-08-09 Español X Papel X X Disponible Oficina Asesora https://www.contrataciónbogota.gov.co/es/web/cav3/ciudadanohttps://www.contratos.go
CONTRACTUAL directa. Convenios Asesora Jurídica
Jurídica
FT-GC-08-16 Minuta de contrato Documento oficial que

contiene las Contratos de
especificaciones de las Prestación de
partes contractuales y Archivo de Gestión
PRO-GC-08-09 las cláusulas a las que Español X Papel X Contratos X Disponible Oficina Asesora https://www.contrataciónbogota.gov.co/es/web/cav3/ciudadanohttps://www.contratos.go
se compromenten. Jurídica
FT-GC-08-47 Minuta Convenio Documento oficial que

contiene las
especificaciones de las Archivo de Gestión
GESTION partes y las cláusulas a Secretaria Oficina
PRO-GC-08-09 Español X Papel X Convenios X Disponible Oficina Asesora https://www.contrataciónbogota.gov.co/es/web/cav3/ciudadanohttps://www.contratos.go
CONTRACTUAL las que se Asesora Jurídica
Jurídica
compromenten.
Registro Compromiso
presupuestal presupuestal. Contratos de Profesional
Prestación de Especializado de
GESTION Aplicativo SIAFI Contratos y servicios presupuesto Aplicativo SIAFI y Oficina Asesora Jurídica -
PRO-GC-08-09 Español X X X X Disponible NO
CONTRACTUAL y papel Convenios Expediente Contractual Presupuesto
Secretaria Oficina
Asesora Jurídica
Póliza Documento que

garantiza el Contratos de
cumplimiento del Prestación de
Archivo de Gestión
GESTION contrato, debe ser Contratos y servicios Secretaria Oficina
CONTRACTUAL expedida por Convenios Asesora Jurídica
Jurídica
aseguradora.
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Digital
Clasificada
Reservada
Pública
Aprobación de la Documento que expide

Contratos de
póliza SIAFI, donde consta la
aprobación de las Prestación de
GESTION garantía en los términos Aplicativo SIAFI Contratos y servicios Secretaria Oficina Aplicativo SIAFI y
PRO-GC-08-09 Español X X X X Disponible NO Oficina Asesora Jurídica
CONTRACTUAL exigidos en el contrato. y papel Convenios Asesora Jurídica Expediente Contractual
Memorando de Memorando expedido

designación de por la dirección general
supervisión y dirigido al supervisor Contratos de
del contrato en donde Prestación de
Archivo de Gestión
GESTION se le asigna la Contratos y servicios Secretaria Oficina
CONTRACTUAL supervisión del contrato. Convenios Asesora Jurídica
Jurídica
FT-GC-08-18 Solicitud de Documento de sustento

modificación técnico que elabora el Contratos de
contractual supervisor del contrato, Prestación de
para modificarlo ya sea Archivo de Gestión
PRO-GC-08-09 en plazo, valor o en Español X Papel X X Disponible Oficina Asesora NO Oficina Asesora Jurídica
alguna obligación. Jurídica
FT-GC-08-40 Minuta de Documento oficial que

modificación contiene la modificación Contratos de
Prestación de
contractual contractual, debe ser Archivo de Gestión
GESTION firmado por las partes. Contratos y servicios Secretaria Oficina
PRO-GC-08-09 Español X Papel X X Disponible Oficina Asesora https://www.contrataciónbogota.gov.co/es/web/cav3/ciudadanohttps://www.contratos.go
Jurídica
FT-GC-08-2
7 Acta de Documento mediante el

terminación cual las partes Contratos de
anticipada de contractuales Prestación de
contrato manifiestan su voluntad Archivo de Gestión
PRO-GC-08-09 de terminar el contrato Español X Papel X Contratos X Disponible Oficina Asesora https://www.contrataciónbogota.gov.co/es/web/cav3/ciudadanohttps://www.contratos.go
antes de plazo pactado. Jurídica
FT-GC-08-48 Certificación de Documento mediante el

cierre del cual el supervisor del
expediente contrato certifica que los Contratos de
contractual amparos del contrato Prestación de
Archivo de Gestión
GESTION han vencido y se cierra servicios Secretaria Oficina
PRO-GC-08-09 Español X Papel X Contratos X Disponible Oficina Asesora https://www.contrataciónbogota.gov.co/es/web/cav3/ciudadanohttps://www.contratos.go
CONTRACTUAL el expediente Asesora Jurídica
Jurídica
contractual.
FT-GC-08-30 Estudios previos Documento de alta

convocatorias importancia, donde se
públicas plasma la necesidad de
la contratación, el objeto Contratos de
a contratar y las demás Prestación de
condciones para la Archivo de Gestión
PRO-GC-08-17 futura contratación del Español X Papel X Contratos X Disponible Oficina Asesora https://www.contrataciónbogota.gov.co/es/web/cav3/ciudadanohttps://www.contratos.go
bien o servicio. Jurídica
FT-GC-08-17 Solicitud de Documento mediante el

cotizaciones cual el referente técnico Contratos de
sondea los precios del Prestación de
Archivo de Gestión
GESTION mercado del bien o servicios Secretaria Oficina
CONTRACTUAL servicio a contratar. Asesora Jurídica
Jurídica
Cotizaciones Documento mediante el

Contratos de
cual el comerciante
presenta el valor de Prestación de
Archivo de Gestión
GESTION mercado de los bienes o servicios Secretaria Oficina
productos cotizados. Jurídica
FT-GC-08-11 Estudio de Análisis del sondeo de

mercado los precios del mercado Contratos de
del bien o servicio a Prestación de
Archivo de Gestión
GESTION contratar. servicios Secretaria Oficina
Jurídica
FT-GC-08-32
Aviso convocatoria Documento de ley

Contratos de
pública mediante el cual se
públican las Prestación de
Archivo de Gestión
GESTION generalidades de un servicios Secretaria Oficina
CONTRACTUAL proceso de convocatoria Asesora Jurídica
Jurídica
pública.
Resolución que Acto administrativo

ordena la apertura mediante el cual se Contratos de
del proceso oficiliza el proceso de Prestación de
Archivo de Gestión
GESTION convocatoria pública. servicios Secretaria
Dirección General
CONTRACTUAL Dirección General
Jurídica
FT-GC-08-34 Pliego de Documento oficial

condiciones mediante el cual la Contratos de
licitación pública entidad establece las Prestación de
Archivo de Gestión
GESTION condciones y reglas de servicios Secretaria Oficina
participacion de la Jurídica
convocatoria pública
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Externo
Interno
Digital
Clasificada
Reservada
Pública
FT-GC-08-42
Formulario de Documento mediante el

respuestas cual la entidad presenta Contratos de
respuesta a las Prestación de
observaciones Archivo de Gestión
PRO-GC-08-17 presentadas a los Español X Papel X Contratos X Disponible Oficina Asesora https://www.contrataciónbogota.gov.co/es/web/cav3/ciudadanohttps://www.contratos.go
pliegos de condiciones. Jurídica
FT-GC-08-43 Adenda Documento oficial

mendiante el cual se Contratos de
https://www.contrataciónbogota.go
modifica el pliego de Prestación de
Archivo de Gestión v.co/es/web/cav3/ciudadano
GESTION condciones. servicios Secretaria Oficina
PRO-GC-08-17 Español X Papel X Contratos X Disponible Oficina Asesora Oficina Asesora Jurídica
Jurídica https://www.contratos.gov.co/puc/b
uscador.html
FT-GC-08-36 Acta de cierre Documento que se

levanta para hacer
constar la entrega de Contratos de
las propuestas https://www.contrataciónbogota.go
Prestación de
presentadas por los Archivo de Gestión v.co/es/web/cav3/ciudadano
PRO-GC-08-17 oferentes en la fecha y Español X Papel X Contratos X Disponible Oficina Asesora Oficina Asesora Jurídica
hora prevista en el Jurídica https://www.contratos.gov.co/puc/b
cronograma del uscador.html
proceso.
FT-GC-08-2
0 Planilla Documento de control

convocatorias de presentación de Contratos de
públicas ofertas y la asistencia a https://www.contrataciónbogota.go
Prestación de
las audiencias que se Archivo de Gestión v.co/es/web/cav3/ciudadano
PRO-GC-08-17 desarrollen en el Español X Papel X Contratos X Disponible Oficina Asesora Oficina Asesora Jurídica
proceso de convocatoria Jurídica https://www.contratos.gov.co/puc/b
pública. uscador.html
Memorando Documento oficial que

designado determina la Contratos de
evaluadores consolidación del Prestación de
Archivo de Gestión
GESTION comité evalaudor de las servicios Secretaria Oficina
CONTRACTUAL propuestas allegadas al Asesora Jurídica
Jurídica
proceso.
FT-GC-08-39 Informe Documento donde

verificación de los consta la verificación
requisitos de los requisitos Contratos de
habilitantes de jurídicos de cada una Prestación de
GESTION carácter jurídico de las propuestas servicios Secretaria Oficina
CONTRACTUAL convocatorias allegadas al proceso. Asesora Jurídica
públicas uscador.html
Informe Documento donde

Contratos de
verificación de los consta a verificación de https://www.contrataciónbogota.go
requisitos los requisitos técnicos Prestación de
GESTION habilitantes de de cada una de las servicios Secretaria Oficina
carácter técnico propuestas allegadas al Jurídica https://www.contratos.gov.co/puc/b
proceso. uscador.html
Acta de audiencia Documento que se

de adjudicación levanta para hacer
constar el desarrollo de Contratos de
la diligencia de Prestación de
GESTION adjudicación en la servicios Secretaria
PRO-GC-08-17 Español X Papel X Contratos X Disponible Oficina Asesora Dirección General
CONTRACTUAL fecha y hora prevista en Dirección General
el cronograma del uscador.html
proceso.
Resolución de Acto administrativo

adjudicación donde se resuelve la Contratos de
adjudiciación del https://www.contrataciónbogota.go
Prestación de
proceso de convocatoria Archivo de Gestión v.co/es/web/cav3/ciudadano
GESTION servicios Secretaria
PRO-GC-08-17 pública al proponente Español X Papel X Contratos X Disponible Oficina Asesora Dirección General
CONTRACTUAL Dirección General
favorecido. Jurídica https://www.contratos.gov.co/puc/b
uscador.html
Resolución Acto administrativo

declaratoria de donde se resuelve la Contratos de
desierto declaratoria de desierta Prestación de
GESTION del proceso de servicios Secretaria
PRO-GC-08-17 Español X Papel X Contratos X Disponible Oficina Asesora Dirección General
CONTRACTUAL convocatoria. Dirección General
uscador.html

condiciones mediante el cual la https://www.contrataciónbogota.go
concurso de entidad establece las Archivo de Gestión v.co/es/web/cav3/ciudadano
GESTION méritos condciones y reglas de Secretaria Oficina
CONTRACTUAL participacion de la Asesora Jurídica
convocatoria pública uscador.html
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Nivel de
Electrónico
Análogo
Externo
Interno
Digital
Clasificada
Reservada
Pública
Acta audiencia de Documento que se

tipificación, levanta para hacer
estimación y constar que la entidad
asignación de propició un espacio a
riesgos los interesados en el
proceso con fecha y
hora determinada en
los pliegos de https://www.contrataciónbogota.go
condiciones, para que Archivo de Gestión v.co/es/web/cav3/ciudadano
GESTION presenten Secretaria Oficina
CONTRACTUAL observaciones o Asesora Jurídica
aclaraciones al pliego uscador.html
de condciones y revisar
los riegos asignados.

Prestación de
subasta inversa entidad establece las Archivo de Gestión v.co/es/web/cav3/ciudadano
FT-GC-08-41 Acta audiencia de Acto administrativo

adjudicación donde se resuelve la Contratos de
(Subasta Inversa) adjudiciación del https://www.contrataciónbogota.go
Prestación de
proceso de convocatoria Archivo de Gestión v.co/es/web/cav3/ciudadano
PRO-GC-08-19 pública al proponente Español X Papel X Contratos X Disponible Oficina Asesora Oficina Asesora Jurídica
favorecido. Jurídica https://www.contratos.gov.co/puc/b
uscador.html
FT-GC-08-45 Lances Documento oficial que

permite a los oferentes Contratos de
habilitados presentar https://www.contrataciónbogota.go
Prestación de
sus propuestas Archivo de Gestión v.co/es/web/cav3/ciudadano
PRO-GC-08-19 económicas en sede de Español X Papel X Contratos X Disponible Oficina Asesora Oficina Asesora Jurídica
la subasta inversa. Jurídica https://www.contratos.gov.co/puc/b
uscador.html

Prestación de
selección entidad establece las Archivo de Gestión v.co/es/web/cav3/ciudadano
GESTION abreviada de condciones y reglas de servicios Secretaria Oficina
menor cuantía participacion de la Jurídica https://www.contratos.gov.co/puc/b
Listado Documento formal del

manifestaciones CAV, que establece los Contratos de
de interés interesados en Prestación de
GESTION participar en el proceso, servicios Secretaria Oficina
PRO-GC-08-19 Español X X Papel X Contratos X Disponible Oficina Asesora Oficina Asesora Jurídica
CONTRACTUAL debidamente Asesora Jurídica
registardos. uscador.html
Acta de Sorteo de Documento formal del

interesados en CAV, que establece a lo
participar en el sumo 10 participantes
Contratos de
proceso debidamente https://www.contrataciónbogota.go
Prestación de
registardos para que Archivo de Gestión v.co/es/web/cav3/ciudadano
PRO-GC-08-19 presenten propuesta en Español X X Papel X Contratos X Disponible Oficina Asesora Oficina Asesora Jurídica
el proceso de Jurídica https://www.contratos.gov.co/puc/b
convocatoria pública. uscador.html
FT-GC-08-2
Estudios previos Documento de alta

mínima cuantía importancia, donde se
plasma la necesidad de
la contratación, el objeto Contratos de
a contratar y las demás https://www.contrataciónbogota.go
Prestación de
condciones para la Archivo de Gestión v.co/es/web/cav3/ciudadano
PRO-GC-08-2
0 futura contratación del Español X X Papel X Contratos X Disponible Oficina Asesora Oficina Asesora Jurídica
bien o servicio. Jurídica https://www.contratos.gov.co/puc/b
uscador.html
FT-GC-08-15 Invitación pública Documento oficial

mínima cuantía mediante el cual la Contratos de
entidad establece las Prestación de
PRO-GC-08-2
0 Español X X Papel X Contratos X Disponible Oficina Asesora Oficina Asesora Jurídica

convocatoria pública. uscador.html
FT-GC-08-38 Informe Documento donde

verificación de los consta la verificación Contratos de
requisitos de los requisitos Prestación de
GESTION habilitantes de jurídicos de cada una servicios Secretaria Oficina
PRO-GC-08-2

CONTRACTUAL carácter jurídico de las propuestas Asesora Jurídica
mínima cuantía allegadas al proceso. uscador.html
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Nivel de
Electrónico
Análogo
Externo
Interno
Digital
Clasificada
Reservada
Pública
FT-GC-08-37 Carta de Documento oficial

aceptación de la mediante el cual la
oferta ordenadora del gasto
acepta la oferta de
bienes o servicios Contratos de
habilitada de menor Prestación de
GESTION precio y que contiene en servicios Secretaria Oficina
PRO-GC-08-2

CONTRACTUAL terminos generales las Asesora Jurídica
condiones de uscador.html
cumplimiento del objeto
contratual.
Actas comité de Documento que se

Contratación levanta para hacer Archivo de Gestión
GESTION constar el desarrollo del Actas comité de Secretaria Oficina
Español X X Papel X Actas X Disponible Oficina Asesora NO Oficina Asesora Jurídica
CONTRACTUAL comité de contratación. Contratación Asesora Jurídica
Jurídica
FT-GJ-09-03 Asesoría Jurídica Formato donde se

a las registran las consultas y
GESTION JURIDICA dependencias del conceptos por parte de Secretaria Oficina Oficina Asesora
PRO-GJ-09-01 Español X Papel X N/A N/A X Disponible NO Oficina Asesora Jurídica
IDEP la OAJ. Asesora Jurídica Jurídica
Solicitud de Memorando interno o

GESTION JURIDICA Concepto correo eletectrónico Papel - correo Secretaria Oficina Oficina Asesora
PRO-GJ-09-01 solicitando la consulta Español X X X N/A N/A X Disponible NO Oficina Asesora Jurídica
electrónico Asesora Jurídica Jurídica
jurídica.
Concepto Jurídico Memorando interno o

GESTION JURIDICA correo eletectrónico Papel - correo Secretaria Oficina Oficina Asesora
PRO-GJ-09-01 dando respuesta a la Español X X X N/A N/A X Disponible NO Oficina Asesora Jurídica
electrónico Asesora Jurídica Jurídica
consulta jurídica.
Memorando de Escrito en donde se

GESTION JURIDICA solicitud recibe la solicitud de Todas las
PRO-GJ-09-02
elaboración acto elaboración del acto Español X Papel x N/A N/A X Disponible Depedencia Solicitante NO Todas las dependencias
dependencias
administrativo administrativo.
FT-GJ-09-02
Resolución Declaración unilateral

de la voluntad por parte
de la la Directora del
IDEP en el ejercicio de
GESTION JURIDICA la función Resoluciones de la Secretaria
PRO-GJ-09-02
administrativa, Español X Papel X Resoluciones X Disponible Dirección General NO Dirección General

Dirección General Dirección General
produciendo efectos
jurídicos de forma
inmediata.
Circular Documento en donde

se notifican las
GESTION JURIDICA directrices de la Secretaria Oficina Oficina Asesora http://www.idep.edu.co/?
PRO-GJ-09-02
Español X Papel X N/A N/A X Disponible Oficina Asesora Jurídica

Directora al interior del Asesora Jurídica Jurídica page_id=2
3017
IDEP .
Directiva Documento que permite

a la Dirección General
dictar normas,
disposicones y órdenes
de carácter general. Asi
como la de facilitar la
GESTION JURIDICA difusion y orientación de Secretaria Oficina
PRO-GJ-09-02
la aplicación de leyes, Español X Papel X N/A N/A X Disponible Dirección General NO Oficina Asesora Jurídica
Asesora Jurídica
decretos, reglamentos,
estatutos, etc.
Escrito de Escrito en el que

Demanda demandante o
peticionante solicita la Acciones de grupo
- Acciones
apertura del proceso y Acciones de tutela
GESTION JURIDICA Constitucionales Secretaria Oficina Oficina Asesora
PRO-GJ-09-03 formula una pretensión. Español X Papel X Acciones X Disponible NO Oficina Asesora Jurídica
- Procesos Asesora Jurídica Jurídica
populares
Judiciales
Memorando de Solicitud mediante

solicitud escrita de memorando a la
información dependencia
responsable el
suministro de la
información necesaria
para iniciar el estudio en
defensa del interés de la
entidad. Una vez
recibida la información Acciones de grupo
- Acciones
por parte de la Acciones de tutela
PRO-GJ-09-03 dependencia Español X Papel X Acciones X Disponible NO Oficina Asesora Jurídica
responsable la Oficina populares
Judiciales
Asesora Jurídica iniciará
la argumentación legal
de acuerdo al caso
presentado.
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Análogo
Externo
Interno
Digital
Clasificada
Reservada
Pública
Acta del comité de Documento del comité

conciliación que lo entrega al
GESTION JURIDICA apoderado judicial. (en Acta del comité de Secretaria Oficina Oficina Asesora
PRO-GJ-09-03 Español X Papel X Actas X Disponible NO Oficina Asesora Jurídica
caso que se requiera). conciliación Asesora Jurídica Jurídica
Copia con Documento que consta

constancia de la contestacion de la
recibido en el demanda en la Acciones de grupo
- Acciones
despacho judicial autoridad judicial Acciones de tutela
PRO-GJ-09-03 correspondiente. Español X Papel X Acciones X Disponible NO Oficina Asesora Jurídica
populares
Judiciales
Resolución Resolución dando

Proyectada cumplimiento a la
sentencia aprobatoria Acciones de grupo
- Acciones
de la conciliación para Acciones de tutela
PRO-GJ-09-03 firma del Director. Español X Papel X Acciones X Disponible NO Oficina Asesora Jurídica
populares
Judiciales
Documentación Documentación que

del trámite soporta el registro de la
procesal base de datos en la Acciones de grupo
pagina de SIPROJ en la - Acciones
Acciones de tutela
GESTION JURIDICA cual se debe registrar Constitucionales Secretaria Oficina Oficina Asesora
PRO-GJ-09-03 Español X Papel X Acciones X Disponible NO Oficina Asesora Jurídica
cada actuación judicial. - Procesos Asesora Jurídica Jurídica
populares
. Judiciales
Documentos de Documento en donde se

los recursos proyecta los recursos
interpuestos contra los autos o
sentencias proferidos
cuando haya lugar y Acciones de grupo
- Acciones
objeciones de acuerdo a Acciones de tutela
PRO-GJ-09-03 las actuaciones o Español X Papel X Acciones X Disponible NO Oficina Asesora Jurídica
decisiones judiciales. populares
Judiciales
Alegatos Presentar alegatos de

conclusión dentro del
termino de la Ley. Acciones de grupo
- Acciones
Acciones de tutela
populares
Judiciales
Notificación de la La notificación se hace

Sentencia por el medio legal
dispuesto, de lo cual se
debe expedir la copia
correspondiente en el Acciones de grupo
despacho judicial para - Acciones
Acciones de tutela
GESTION JURIDICA que sea anexado al Constitucionales Secretaria Oficina Oficina Asesora
expediente del proceso - Procesos Asesora Jurídica Jurídica
populares
que reposa en la Judiciales
Entidad.
Fallo Verifica y controla el

cumplimiento de la
orden judicial. Acciones de grupo
- Acciones
Acciones de tutela
populares
Judiciales
Informe del fallo a Reportar a contabilidad

contabilidad sobre el resultado del
proceso que terminan,
siempre y cuando Acciones de grupo
- Acciones
afecten el contingente Acciones de tutela
PRO-GJ-09-03 judicial, informando la Español X Papel X Acciones X Disponible NO Oficina Asesora Jurídica
respectiva cuantía en populares
Judiciales
cada proceso.
Respuesta de la Documento que

acción de Tutela corresponde a la
contestación de tutela Acciones de grupo
- Acciones
con los argumentos Acciones de tutela
PRO-GJ-09-03 técnicos y jurídicos Español X Papel X Acciones X Disponible NO Oficina Asesora Jurídica
populares
Judiciales
Documento de Si el fallo es favorable

Impugnación deberá estarse atento a
que se envié la revisión Acciones de grupo
- Acciones
de la tutela a la corte Acciones de tutela
PRO-GJ-09-03 constitucional. Español X Papel X Acciones X Disponible NO Oficina Asesora Jurídica
populares
Judiciales
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Nivel de
Electrónico
Análogo
Externo
Interno
Digital
Clasificada
Reservada
Pública
Matriz de Con la asesoría de la

cumplimiento legal gestión jurídica, el
(Normograma) responsable de cada
proceso identifica las
disposiciones legales
y/o normativas
aplicables y las
consigna en la matriz de
cumplimiento legal
(Normograma), de
acuerdo a la jerarquía
GESTION JURIDICA de la norma. Los Secretaria Oficina Oficina Asesora http://www.idep.edu.co/?
PRO-GJ-09-04 requisitos legales y/o Español X X Papel X N/A N/A X Disponible Oficina Asesora Jurídica
Asesora Jurídica Jurídica page_id=5530
normativos aplicables a
la entidad u organismo,
se determinan según los
servicios, procesos y
actividades que la
entidad desarrolle.
FT-GD-07-11 Registro de Los requisitos legales

asistencia y/o normativos deben
ser comunicados a los
colaboradores de la
entidad y demás partes
interesadas, a través de
inducciones, charlas,
capacitaciones o
comunicaciones
internas o externas y los
GESTION JURIDICA demás mecanismos de Secretaria Oficina Oficina Asesora
PRO-GJ-09-04 comunicación Español X Papel X N/A N/A X Disponible Oficina Asesora Jurídica
Asesora Jurídica Jurídica
establecidos por el
proceso de
comunicaciones de la
Entidad.
FT-GD-07-08 Plan Estratégico Alineación estratégica Profesional

de Desarrollo del Instituto. Especializado Disponible y
PRO-DIP-02
-01 Institucional Español x Papel x N/A N/A x Carpeta PEDI http://www.idep.edu.co/wp-content/uploads/2
014/10/PL-DIP-02
-01PEDI-FINAL.pdf
Oficina Asesora de Planeación.
DIRECCIÓN Y Oficina Asesora de publicado
PLANEACIÓN Planeación
FT-GD-07-08 Acta de comité Acta que incluye la
directivo identificación del
problema, los
antecedentes y Carpeta actas de
PRO-DIP-02
-02
situación actual para la Español x Papel x N/A N/A x Dirección General Disponible N/A Dirección General
comité de Dirección
formulación del
DIRECCIÓN Y proyecto.
PLANEACIÓN
FT-GD-07-09 Documento Documento del proyecto
proyecto donde se describe el
problema o necesidad,
solución al problema y
se describe todo lo que Profesional
se va a realizar el IDEP Especializado Disponible y Carpeta documento
PRO-DIP-02
-02
en inversión durante el Español x Papel x N/A N/A x http://www.idep.edu.co/wp-content/uploads/2
014/03/FICHA-EBI-702
-2
015.pdf
Oficina Asesora de publicado proyecto
Plan de Desarrollo Planeación
DIRECCIÓN Y
PLANEACIÓN
N/A Documento Documento donde se Profesional
Propuesta del programa lo que va a Especializado
PRO-DIP-02
-03 Anteproyecto de realizar el IDEP para el Español x Papel x N/A N/A x Disponible Carpeta Anteproyecto N/A Oficina Asesora de Planeación.
DIRECCIÓN Y Oficina Asesora de
Presupuesto siguiente año Planeación
PLANEACIÓN
FT-DIP-02
-01 Plan de Acción Herramienta gerencial

que permite efectuar el
seguimiento sectorial a
la planeación
estratégica a través del
cumplimiento de las Profesional
metas establecidas en Especializado Disponible y
PRO-DIP-02
-04 Español x Papel x 45 45.4 x Carpeta Plan de Acción http://www.idep.edu.co/wp-content/uploads/2
014/10/plan_de-_acci%C3%B3n_2
015_v5.
sus objetivos Oficina Asesora de publicado
estratégicos. Planeación
DIRECCIÓN Y
PLANEACIÓN
FT-DIP-02
-08 Plan Operativo Instrumento en el que

Anual POA cada dependencia
establece los objetivos y Profesional
las metas que pretende Especializado Disponible y
PRO-DIP-02
-05 alcanzar en el plazo de Español x Papel x N/A N/A x Carpeta POA http://www.idep.edu.co/?page_id=453 Oficina Asesora de Planeación.
Oficina Asesora de publicado
un año Planeación
DIRECCIÓN Y
PLANEACIÓN
FT-DIP-02
-05 Fichas Documento interno

donde se especifica que Profesional
se va a realizar en cada Especializado
PRO-DIP-02
-06 Español x Papel x N/A N/A x Disponible Carpeta electrónica N/A Oficina Asesora de Planeación.
actividad del Plan de Oficina Asesora de
DIRECCIÓN Y acción Planeación
PLANEACIÓN
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Electrónico
Análogo
Externo
Interno
Digital
Clasificada
Reservada
Pública
FT-DIP-02
-02
Plan de Instrumento que

Adquisiciones consolida los objetos
contractuales para el Profesional
desarrollo de los Especializado Carpeta Plan de
PRO-DIP-02
-07 Español x Papel x N/A N/A x Disponible N/A Oficina Asesora de Planeación.
proyectos de inversión Oficina Asesora de Adquisiciones
Planeación
DIRECCIÓN Y
PLANEACIÓN
N/A Memorando Memorando remitido a
interno de solicitud los Líderes de Proceso
de información por parte de la Oficina
para la Revisión Asesora de Planeación,
por la Dirección para la solicitud de la Profesional
información que Carpeta Electrónica
Universitario
PRO-DIP-02
-08 sustenta el informe de Español x Papel x N/A N/A x Disponible "Revisión por la N/A Oficina Asesora de Planeación
Oficina Asesora de
revisión por la Dirección"
Planeación
Dirección.
DIRECCIÓN Y
PLANEACIÓN
N/A Memorando Memorando remitido a
interno de entrega la Oficina Asesora de
en medio Planeación por parte de
magnético de los Líderes de Proceso,
información para para la entrega de la Profesional
la Revisión por la información que Universitario Carpeta "Revisión por
PRO-DIP-02
-08 Dirección sustenta el informe de Español x Papel x N/A N/A x Disponible N/A Oficina Asesora de Planeación
Oficina Asesora de la Dirección"
revisión por la Planeación
Dirección.
DIRECCIÓN Y
PLANEACIÓN
N/A Informe de Informe consolidado por
Revisión por la la Oficina Asesora de
Dirección Planeación, que
contiene la información
Profesional
a ser presentada para el Carpeta Electrónica
Universitario
PRO-DIP-02
-08 proceso de revisión por Español x PDF x N/A N/A x Disponible "Revisión por la N/A Oficina Asesora de Planeación
Oficina Asesora de
la Dirección. Dirección"
Planeación
DIRECCIÓN Y
PLANEACIÓN
PL-DIP-02
-02
Plan Institucional Define el objetivo y las

de acciones a desarrollar
Participación en las temáticas
priorizadas para la
participación ciudadana, Profesional
definiendo los espacios Universitario Disponible y
PRO-DIP-02
-08 o instancias de Español x PDF x N/A N/A x http://www.idep.edu.co/?page_id=172
52
http://www.idep.edu.co/?page_id=172
52
Oficina Asesora de Planeación

participación más Planeación
convenientes.
DIRECCIÓN Y
PLANEACIÓN
N/A Informe de Informe que evidencia
Participación los avances de las
Ciudadana actividades planteadas Profesional
en el Plan Institucional Carpeta Electrónica
Universitario
PRO-DIP-02
-08 de Participación Español x PDF x N/A N/A x Disponible "Participación N/A Oficina Asesora de Planeación
Oficina Asesora de
Ciudadana Ciudadana"
Planeación
DIRECCIÓN Y
PLANEACIÓN
N/A Informe de Informe que consolida el
seguimiento y seguimiento del
ejecución cumplimiento de los
SEGPLAN indicadores Plan de
Profesional
Desarrollo y
Especializado
N/A cumplimiento de metas Español X Papel x 33 33.3 x Disponible Carpeta SEGPLAN N/A Oficina Asesora de Planeación
Oficina Asesora de
del cuatrienio que se
Planeación
reportan a Planeación
Distrital.
DIRECCIÓN Y
PLANEACIÓN
N/A Informe de Informe que consolida el
seguimiento y seguimiento del
ejecución P.O.R o cumplimiento de los Profesional
PMR indicadores de Especializado
N/A objetivos y productos Español X Papel x 33 33.3 x Disponible Carpeta PMR N/A Oficina Asesora de Planeación
Oficina Asesora de
que se reportan a Planeación
DIRECCIÓN Y Hacienda Distrital
PLANEACIÓN
N/A Informe Anual de Informe donde se refleja
Gestión. el cumplimiento del Plan
de Acción, Plan de Profesional
Adquisiciones , y Especializado Carpeta informe de
N/A cumplimiento de metas Español X Papel x 33 33.2
x Disponible N/A Oficina Asesora de Planeación

Oficina Asesora de Gestión
e indicadores del Plan Planeación
DIRECCIÓN Y de Desarrollo
PLANEACIÓN
FT-MIC-03-04 Solicitud de Solicitud por parte del
creación, líder del proceso y el
modificación o referente técnico para Profesional Carpeta "Solicitudes de
anulación de crear, modificar, o Universitario modificación, creación
PRO-MIC-03-01 Español x Papel x N/A N/A x Disponible N/A Oficina Asesora de Planeación
documentos anular un documento en Oficina Asesora de o anulación de
MEJORAMIENTO Planeación documentos"
INTEGRAL Y el SIG
CONTINUO
FT-MIC-03-08 Listado maestro Formato que relaciona
de documentos todos la documentación
Profesional
existente en el Sistema
de Gestión de Calidad Universitario Disponible y
PRO-MIC-03-01 Español x Excel x N/A N/A x http://www.idep.edu.co/?page_id=5530Oficina Asesora de Planeación
de la entidad Oficina Asesora de publicado
MEJORAMIENTO
Planeación
INTEGRAL Y
CONTINUO
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Electrónico
Análogo
Externo
Interno
Digital
Clasificada
Reservada
Pública
N/A Aprobaciones de Impresión de las firmas

la documentación de la primera hoja de
vigente. los documentos Profesional Carpeta
controlados como Universitario "Documentación del
soporte físico. Oficina Asesora de Sistema Integrado de
MEJORAMIENTO Planeación Gestión"
INTEGRAL Y
CONTINUO
N/A Documento Documento original que
Controlado ha sido distribuido,
difundido , divulgado,
revisado y actualizado,
según el procedimiento
de control de Profesional
documentos, sobre este Word / Excel / Universitario Disponible y
PRO-MIC-03-01 Español x x N/A N/A x http://www.idep.edu.co/?page_id=5568
http://www.idep.edu.co/?page_id=5568Oficina Asesora de Planeación
documento no se debe PDF Oficina Asesora de publicado
realizar ningún tipo de Planeación
enmendadura
MEJORAMIENTO
INTEGRAL Y
CONTINUO
N/A Documento Documentos que ya no
Obsoleto tienen vigencia porque
se han generado
nuevas versiones
Profesional
mejoradas y que por lo
Word / Excel / Universitario
PRO-MIC-03-01 tanto deben ser Español x x N/A N/A x Disponible Carpeta "Obsoletos" N/A Oficina Asesora de Planeación
PDF Oficina Asesora de
claramente identificados
Planeación
como tal en el SGC.
MEJORAMIENTO
INTEGRAL Y
CONTINUO
N/A Correo electrónico Comunicación
de socialización de electrónica enviada a
cambios en la todos los servidores de
documentación del la entidad de Profesional
Carpeta Electrónica
SIG socialización de Universitario
PRO-MIC-03-01 Español x PDF x N/A N/A x Disponible "Correos de N/A Oficina Asesora de Planeación
cambios en la Oficina Asesora de
Socialización SIG"
documentación del SIG Planeación
MEJORAMIENTO
INTEGRAL Y
CONTINUO
FT-GD-07-08 Acta de reunión - Acta generada en
Grupo de trabajo reunión con el grupo de
ambiental trabajo ambiental para Profesional
identificar los aspectos Universitario
PRO-MIC-03-02
Español x Papel x N/A N/A x Disponible N/A Oficina Asesora de Planeación

ambientales de la Oficina Asesora de
MEJORAMIENTO Planeación
INTEGRAL Y entidad.
CONTINUO
N/A Formato de matriz Instrumento diseñado
de por la autoridad
identificación de ambiental para
aspectos y identificar los elementos
valoración de una actividad y
de impactos producto (bien y/o
ambientales servicio) que realiza la
entidad u organismo
distrital en
diferentes escenarios,
relacionadas a la
interacción con el
ambiente, permitiendo Profesional
valorar el daño que Universitario
PRO-MIC-03-02
potencialmente se Español x Excel x N/A N/A x Disponible N/A Oficina Asesora de Planeación
Oficina Asesora de
deriva de dicha Planeación
actividad
o producto y la
identificación apropiada
del control operacional.
MEJORAMIENTO
INTEGRAL Y
CONTINUO
N/A Correo Electrónico Se envía mediante
correo electrónico la
matriz de identificación
de aspectos y
valoración de impactos Profesional
ambientales para su Mensaje de
Universitario
PRO-MIC-03-02
revisión por parte del Español x correo x N/A N/A x Disponible N/A Oficina Asesora de Planeación
Oficina Asesora de
grupo de trabajo electrónico
Planeación
ambiental.
MEJORAMIENTO
INTEGRAL Y
CONTINUO
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Nivel de
Electrónico
Análogo
Externo
Interno
Digital
Clasificada
Reservada
Pública
FT-MIC-03- Plan de Elementos de control

03 Mejoramiento por que contienen los
procesos planes administrativos
con las acciones de
mejoramiento que a
nivel de los procesos y
de las áreas
responsables dentro de
la entidad pública,
deben adelantarse para
fortalecer su Profesional
desempeño y Universitario Disponible y
PRO-MIC-03-03 funcionamiento, en Español x Excel x N/A N/A x http://www.idep.edu.co/?p=17699
http://www.idep.edu.co/?p=17699 Oficina Asesora de Planeación
procura de las metas y Planeación
resultados que
garantizan el
cumplimiento de los
objetivos de la entidad
en su conjunto.
MEJORAMIENTO INT
N/A Seguimiento al Actividades a través de
Plan de las cuales se verifica el
Mejoramiento por cumplimiento de la
procesos ejecución de las
acciones propuestas en
el plan de mejoramiento
por procesos y se Jefe Oficina de Disponible y
PRO-MIC-03-03 Español x PDF x N/A N/A x http://www.idep.edu.co/?p=17699
http://www.idep.edu.co/?p=17699 Oficina Asesora de Planeación
consolida de manera Control Interno publicado
mensual por la OCI.
MEJORAMIENTO
INTEGRAL Y
CONTINUO
N/A Informe trimestral Informe que consolida la
de estado de Oficina Asesora de
acciones del plan Planeación en las que
de mejoramiento se evidencia el estado
Profesional
de las acciones Carpeta electrónica
Power Point / Universitario
PRO-MIC-03-03 formuladas por proceso Español x x N/A N/A x Disponible "Informe plan de N/A Oficina Asesora de Planeación
PDF Oficina Asesora de
en el Plan de mejoramiento"
Planeación
Mejoramiento por
MEJORAMIENTO procesos.
INTEGRAL Y
CONTINUO
N/A Correo electrónico Comunicación
con solicitud de electrónica enviada a
información para todos los Líderes de
la Autoevaluación Proceso en el que se
a la gestión solicita el seguimiento a Profesional
las herramientas que Carpeta Electrónica
Universitario
PRO-MIC-03-03 sustentan el Español x PDF x N/A N/A x Disponible "Autoevaluación a la N/A Oficina Asesora de Planeación
Oficina Asesora de
procedimiento de gestión"
Planeación
autoevaluación a la
MEJORAMIENTO gestión
INTEGRAL Y
CONTINUO
FT-MIC-03-05 Hoja de vida de Formato que facilita la
indicadores definición de criterios
comunes y coordinados
para la formulación y Profesional
seguimiento a los Universitario Disponible y
PRO-MIC-03-03 Español x Excel / PDF x N/A N/A x http://www.idep.edu.co/?page_id=5530
indicadores de gestión Oficina Asesora de publicado
de la entidad Planeación
MEJORAMIENTO
INTEGRAL Y
CONTINUO
FT-MIC-03-06 Mapa de riesgos Herramienta que
por proceso permite organizar la
información sobre los
riesgos de la entidad y
visualizar su magnitud, Profesional
con el fin de establecer Universitario Disponible y
PRO-MIC-03-03 las estrategias Español x Excel x 41 41.1 x http://www.idep.edu.co/?page_id=5530
adecuadas para su Planeación
manejo
MEJORAMIENTO
INTEGRAL Y
CONTINUO
N/A Informe Anual de Informe que consolida la
Autoevaluación a Oficina Asesora de
la Gestión Planeación en las que
se evidencia los
avances obtenidos por Profesional
proceso respecto a las Carpeta Electrónica
Universitario
PRO-MIC-03-03 herramientas que Español x PDF x N/A N/A x Disponible "Autoevaluación a la N/A Oficina Asesora de Planeación
Oficina Asesora de
soportan la gestión"
Planeación
Autoevaluación a la
MEJORAMIENTO Gestión
INTEGRAL Y
CONTINUO
FT-GD-07-08 Acta de reunión Acta generada en
reunión realizada entre
gestor ambiental y
director(a) general para
Profesional
aprobar la matriz de
Universitario
PRO-MIC-03-04 identificación de Español x Papel x N/A N/A x Disponible N/A Oficina Asesora de Planeación
Oficina Asesora de
aspectos y valoración
Planeación
de impactos
MEJORAMIENTO ambientales
INTEGRAL Y
CONTINUO
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Nivel de
Electrónico
Análogo
Externo
Interno
Digital
Clasificada
Reservada
Pública
N/A Certificado de Generado por el

informe aplicativo STORM WEB
de Planificación de la SDA Profesional
generado por la Universitario
PRO-MIC-03-05 Español x PDF x N/A N/A x Disponible N/A Oficina Asesora de Planeación
plataforma Storm Oficina Asesora de
INTEGRAL Y User
CONTINUO
FT-GD-07-11 Listas de Listado de asistencia a
asistencias talleres de socialización
y/o correos de la matriz de
electrónicos y/o identificación de Profesional
registro fotográfico aspectos y valoración Universitario
de impactos Oficina Asesora de
ambientales. Planeación
MEJORAMIENTO
INTEGRAL Y
CONTINUO
N/A Formato Informe Formulario a cargar en
de el STORM diseñado por
seguimiento Plan la Secretaría Distrital de
de Ambiente en donde se
acción de la registran los avances Profesional
vigencia del plan de acción con Universitario
PRO-MIC-03-05 la implementación de Español x Excel x N/A N/A x Disponible N/A Oficina Asesora de Planeación
Oficina Asesora de
los controles definidos. Planeación
MEJORAMIENTO
INTEGRAL Y
CONTINUO
N/A Formato Formulario a cargar en
01_0000002
019 el STORM diseñado por

Formulación Anual la Secretaría Distrital de
Plan Ambiente en donde se
de Acción PIGA. registran los programas
ambientales del PIGA,
sus
objetivos, metas,
indicadores, Profesional
responsables, Universitario
PRO-MIC-03-05 Español x Excel x N/A N/A x Disponible https://www.secretariadeambiente.gov.co/stormWeb/
N/A Oficina Asesora de Planeación
presupuesto y Oficina Asesora de
actividades a desarrollar Planeación
durante la vigencia.
MEJORAMIENTO
INTEGRAL Y
CONTINUO
N/A Correo electrónico Remisión del plan de
enviado a los acción PIGA de la
integrantes del vigencia corriente al
Grupo de grupo de trabajo
Trabajo Ambiental ambiental para revisión Profesional
con y solicitud de ajustes. Mensaje de
Universitario
PRO-MIC-03-05 el Plan de Acción Español x correo x N/A N/A x Disponible N/A Oficina Asesora de Planeación
Oficina Asesora de
del PIGA de la electrónico
Planeación
vigencia
MEJORAMIENTO INT
N/A Correo electrónico Remisión del plan de
enviado al Gestor acción PIGA de la
Ambiental del vigencia corriente al
Instituto gestor ambiental del
con el Plan de IDEP para su Profesional
Acción aprobación. Mensaje de
Universitario
PRO-MIC-03-05 del PIGA de la Español x correo x N/A N/A x Disponible N/A Oficina Asesora de Planeación
Oficina Asesora de
vigencia electrónico
Planeación
MEJORAMIENTO
INTEGRAL Y
CONTINUO
N/A Correos Mensajes de correo
electrónicos, electrónico y material
carteles, avisos, impreso de socialización
folletos, de programas,
etc., por medio de campañas, estrategias y
los actividades de gestión Profesional
Mensaje de
cuales se realice ambiental. Universitario
PRO-MIC-03-05 Español x correo x N/A N/A x Disponible N/A Oficina Asesora de Planeación
la Oficina Asesora de
electrónico
socialización de Planeación
los
mensajes.
MEJORAMIENTO
INTEGRAL Y
CONTINUO
FT-GD-07-11 Listado de Listado y fotografías en
asistencia a donde se registra la
capacitaciones y/o asistencia de los
registro servidores públicos a
Fotográfico los talleres y jornadas
de Profesional
capacitación/sensibiliza Universitario
PRO-MIC-03-05 Español x Papel, fotografías N/A N/A x Disponible N/A Oficina Asesora de Planeación
ción realizadas de cada Oficina Asesora de
programa del PIGA. Planeación
MEJORAMIENTO
INTEGRAL Y
CONTINUO
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0 de 45
Nivel de
Electrónico
Análogo
Externo
Interno
Digital
Clasificada
Reservada
Pública
N/A Formato de Formato en donde se

Inspecciones registran las
Hidrosanitarias del inspecciones mensuales Profesional
PIGA realizadas a las Universitario
PRO-MIC-03-05 instalaciones Español x Papel N/A N/A x Disponible N/A Oficina Asesora de Planeación
Oficina Asesora de
MEJORAMIENTO hidrosanitarias de la Planeación
INTEGRAL Y entidad.
CONTINUO
N/A Correos Mensajes de correo
electrónicos electrónico remitidos a
enviados a la la administración del
Administración del centro empresarial
edificio informando arrecife informado
fugas o goteos en fugas, daños o goteos
las en las instalaciones Profesional
Mensaje de
instalaciones hidrosanitarias con que Universitario
PRO-MIC-03-05 Español x correo x N/A N/A x Disponible N/A Oficina Asesora de Planeación
hidrosanitarias cuenta la entidad. Oficina Asesora de
electrónico
comunes Planeación
del edificio
MEJORAMIENTO
INTEGRAL Y
CONTINUO
FT-GT-12
-08 Registro de Registro de

mantenimiento de mantenimiento de
equipos de equipos de cómputo, Profesional
cómputo, escáneres e impresoras Universitario
PRO-MIC-03-05 impresoras y realizados por la OAP a Español x Papel x N/A N/A x Disponible N/A Oficina Asesora de Planeación
Oficina Asesora de
MEJORAMIENTO escáneres los equipos de la Planeación
INTEGRAL Y entidad.
CONTINUO
N/A Convenio de Acuerdo de
Corresponsabilida corresponsabilidad
d suscrito entre el IDEP y Profesional
firmado una organización de Universitario
recicladores habilitada Oficina Asesora de
INTEGRAL Y por la UAESP
CONTINUO
GU-GC-08-01 Fichas de Criterios Guía de criterios
Ambientales ambientales para las
aprobadas compras y la gestión Profesional
por el Gestor contractual del IDEP Universitario Disponible y
PRO-MIC-03-05 Español x PDF x N/A N/A x http://www.idep.edu.co/wp-content/uploads/2
015/04/GU-GC-08-01-Guias-para-criterios-Ambientales.pdf
http://www.idep.edu.co/wp-content/uploads/2
015/04/GU-GC-08-01-Guias-para-criterios-
Oficina Asesora de Planeación
MEJORAMIENTO Ambiental
Planeación
INTEGRAL Y
CONTINUO
FT-GD-07-08 Actas de Comité Acta de reunión del
del SIG y CI Comité del SIG y CI, en
el cual se realiza el
seguimiento a la
implementación del SIG
en la entidad, se
socializan y aprueban
temas relacionados con Profesional
el Control Interno, se Universitario 4.2
.4. Actas del Comité

N/A Español x Papel x 2
.4 x Disponible N/A Oficina Asesora de Planeación

realiza la revisión de la Oficina Asesora de del SIG y CI
gestión por procesos Planeación
por parte de la
Dirección, entre otros.
MEJORAMIENTO
INTEGRAL Y
CONTINUO
FT-GT-12
-16 Formato Control Registrar y supervisar el

de Backup y correcto funcionamiento Técnico Operativo
revisión de de cada uno de los de la Oficina Carpeta control de
PRO-GT-12
-01 Español X Papel X N/A N/A X Disponible N/A Oficina Asesora de Planeación.
servidores servidores. Asesora de backups
GESTIÓN Planeación
TECNÓLOGICA
FT-GT-12
-08 Reporte de fallas Registrar las fallas que

en aplicativos y/o se presente en los Técnico Operativo
servidores servidores y/o de la Oficina Carpeta control de
PRO-GT-12
aplicativos que posee el Asesora de backups
GESTIÓN Instituto Planeación
TECNÓLOGICA
N/A Solicitud creación Recibir la solicitud de
de cuentas creación de cuenta de
usuario para el dominio
idep.edu.co, correo Técnico Operativo
institucional, SIAFI y Correo de la Oficina
PRO-GT-12
-02
Español X X N/A N/A X Disponible N/A N/A Oficina Asesora de Planeación.

algún otro permiso de electrónico Asesora de
acuerdo a los Planeación
requerimientos.
GESTIÓN
TECNÓLOGICA
N/A Respuesta a la Entrega de las cuentas Técnico Operativo
creación de al solicitante Correo de la Oficina
PRO-GT-12
-02
cuentas Español X X N/A N/A X Disponible N/A N/A Oficina Asesora de Planeación.
GESTIÓN electrónico Asesora de
TECNÓLOGICA Planeación
FT-GT-12
-16 Formato Control Registrar y llevar el Técnico Operativo

de Backup y control de los backups de la Oficina Carpeta control de
PRO-GT-12
-04 revisión de que se realizan en el Español X Papel X N/A N/A X Disponible N/A Oficina Asesora de Planeación.
GESTIÓN Asesora de backups
servidores Instituto Planeación
TECNÓLOGICA
N/A Solicitudes Recibir solicitudes Técnico Operativo
asistencia técnica asistencia de la Oficina
PRO-GT-12
-05 técnica Español X Mesa de ayuda X N/A N/A X Disponible www.idep.edu.co/mesadeayuda/scp N/A Oficina Asesora de Planeación.
GESTIÓN Asesora de
FT-GT-12
-06 Reporte para Se deja un reporte del

empresa de equipo al que se realizó Técnico Operativo
Carpeta de
mantenimiento de el mantenimiento de la Oficina
PRO-GT-12
-05 Español X Papel X N/A N/A X Disponible mantenimiento N/A Oficina Asesora de Planeación.
Computadores preventivo Asesora de
GESTIÓN preventivo de equipos
Planeación
TECNÓLOGICA
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Nivel de
Electrónico
Análogo
Externo
Interno
Digital
Clasificada
Reservada
Pública
FT-GT-12
-09 Hoja de Vida de Registrar el inventario

Computador - de partes y los Técnico Operativo
Actualización de programas instalados de la Oficina Hoja de vida de equipo
PRO-GT-12
Datos de los equipos de Asesora de de computo
GESTIÓN cómputo Planeación
TECNÓLOGICA
FT-GT-12
-12
Hoja de vida de Registrar el estado de Técnico Operativo

Impresoras las impresoras del de la Oficina Hoja de vida de
PRO-GT-12
-07 Instituto Español X Papel X N/A N/A X Disponible N/A Oficina Asesora de Planeación.
GESTIÓN Asesora de impresora
FT-GT-12
-07 Reporte de Registrar las garantías Técnico Operativo

garantías de que se presenten en de la Oficina
N/A equipos cualquier equipo Español X Papel X N/A N/A X Disponible N/A Oficina Asesora de Planeación.
GESTIÓN Asesora de
FT-GD-07-08 Acta comité de Actas generadas de las Profesional de
Sistemas reuniones del Comité de Apoyo Oficina Carpeta de comités de
N/A Sistemas Español X Papel X 2
14 X Disponible N/A Oficina Asesora de Planeación.

GESTIÓN Asesora de Sistemas
N/A PETIC Plan Estratégico de Profesional de
Tecnologías de la Apoyo Oficina
PRO-GT-12
-07 Información y las Español X PDF X N/A N/A X Publicado http://www.idep.edu.co/?page_id=17146

GESTIÓN Asesora de
Comunicaciones Planeación
TECNÓLOGICA
N/A Informe del PETIC Informe anual de Profesional de
evaluación del PETIC Apoyo Oficina
PRO-GT-12
-08 Español X PDF X N/A N/A X Publicado http://www.idep.edu.co/?page_id=5553#SeguridadInformacion

http://www.idep.edu.co/?page_id=5553#SeguridadInformacion
GESTIÓN Asesora de
N/A Plan de El Plan de Contingencia
Contingencia de los Sistemas de
Información del IDEP
está orientado a
establecer un adecuado Profesional de
sistema de seguridad Apoyo Oficina
N/A lógica en previsión de Español X PDF X N/A N/A X Publicado http://www.idep.edu.co/?page_id=5553#SeguridadInformacion
http://www.idep.edu.co/?page_id=5553#SeguridadInformacion
Asesora de
desastres Planeación
GESTIÓN
TECNÓLOGICA
N/A Plan de monitoreo Se establecen las
anual fechas y actividades
para ejecutar el
monitoreo de
aplicaciones instaladas Profesional de
en las estaciones de Apoyo Oficina
PRO-GT-12
-09 trabajo y los parámetros Español X PDF X N/A N/A X Disponible N/A Oficina Asesora de Planeación.
Asesora de
de revisión teniendo en Planeación
cuenta el PETIC
GESTIÓN
TECNÓLOGICA
Base de datos de La base de datos
correos recopila los correos
ATENCION AL electrónicos electrónicos de los
PRO-AU-10-01 Español X Excel X X Computador periodista
USUARIO usuarias y usuarios del
IDEP. Periodista de
Comunicaciones Disponible Subdirección Académica
Correos Soporte por el cual se le
Electrónicos envía la encuesta al Correo
ATENCION AL Correo
PRO-AU-10-01 usuario o usuaria del Español X X X comunicaciones@idep.
USUARIO Electrónico Periodista de
IDEP edu.co
Comunicaciones Disponible Subdirección Académica
Encuestas Es una herramienta que
ATENCION AL Aplicadas puede aplicarse de Carpeta Atención al
PRO-AU-10-01 forma digital o en papel Español X X Cuestionario X X Subdirección Administrativa,
USUARIO Auxiliar Ciudadano Financiera y de Control
Administrativo Disponible Disciplinario
Información Permite mantener las
tabulada datos ordenados y Profesional Profesional de la
ATENCION AL Especializada
PRO-AU-10-01 en excel actualizados Español X Excel X X subdirección
USUARIO Centro de académica
Documentación Disponible Subdirección Académica
Informe de Permite medir las
identificación de expectativas de
necesidades y usuarias y usuarios Profesional de la
ATENCION AL expectativas de
PRO-AU-10-01 Español X Excel X X Profesional subdirección
USUARIO las usuarias y los Especializada académica
usuarios Centro de
Documentación Disponible http://www.idep.edu.co/?page_id=477Subdirección Académica
Comunicación Documentos mediante
interna los cuales se informa
Profesional de la
ATENCION AL sobre las decisiones
PRO-AU-10-01 Español X Word x X subdirección
USUARIO tomadas sobre un
Profesional académica
asunto determinado
Especializada Subdirección Académica
Acta de comité Documento de carácter
oficial que se emplea en
Profesional de la
ATENCION AL las reuniones con los
PRO-AU-10-01 Español X Word x X subdirección
USUARIO usuarios y usuarias
Profesional académica
Informe de
identificación de
necesidades y
expectativas de Profesional de la
ATENCION AL las usuarias y los
PRO-AU-10-01 Español X Word X X subdirección
USUARIO usuarios en académica
Comunicación
interna
Profesional
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de 45
Nivel de
Electrónico
Análogo
Externo
Interno
Digital
Clasificada
Reservada
Pública
FT-AU-10-03
Encuesta de
Satisfacción de
ATENCION AL Usuarias y
PRO-AU-10-02
Español X
USUARIO Usuarios
del IDEP Profesional
Información
recopilada a través
del portal utilizado
para aplicar la
evaluación de
satisfacción de las
ATENCION AL usuarias y los
PRO-AU-10-02
usuarios Español X
USUARIO
Profesional
Especializada www.idep.edu.co Subdirección Académica
Informe de Análisis
ATENCION AL Satisfacción de
PRO-AU-10-02
Usuarios Español X
USUARIO Profesional
Especializada http://www.idep.edu.co/?page_id=477Subdirección Académica
ATENCION AL Acta de comité Profesional
PRO-AU-10-02
Español X
USUARIO Especializada Subdirección Académica
Informe de Análisis
Satisfacción de
Usuarios
ATENCION AL Plan de
PRO-AU-10-02
Español X
USUARIO Mejoramiento
Profesional
Especializada http://www.idep.edu.co/?page_id=477Subdirección Académica
Documento la Permiten identificar las
consulta, necesidades de los
petición, usuarios y usuarias
felicitación,
queja,
ATENCION AL
PRO-AU-10-03 oportunidad, Español x X
USUARIO
reclamo,
requerimiento o
sugerencia Subdirección Administrativa,
Auxiliar Financiera y de Control
Administrativo Disciplinario
SDQS Es un aplicativo que
permite acercar a los
ATENCION AL ciudadanos y
PRO-AU-10-03 Español x X Subdirección Administrativa,
USUARIO ciudadanas a la
administración Pública Auxiliar Financiera y de Control
Administrativo http://sdqs.bogota.gov.co/ Disciplinario
Documento la Permiten identificar las
consulta, necesidades de los
petición, usuarios y usuarias
felicitación,
queja,
ATENCION AL oportunidad,
PRO-AU-10-03 reclamo, Español x X
USUARIO
requerimiento o
sugerencia
Subdirección Administrativa,
Documento Radicado que permite
radicado la consulta de la
Software SIAFI - solicitud
ATENCION AL Módulo
PRO-AU-10-03 Español x X
USUARIO de Gestión Subdirección Administrativa,
Documental Auxiliar Financiera y de Control
Software SIAFI - Permite la consulta del
ATENCION AL Módulo documento
PRO-AU-10-03 de Gestión Español x X Subdirección Administrativa,
USUARIO Auxiliar Financiera y de Control
Documental
Aplicativo SDQS Permite registrar y Subdirección Administrativa,
ATENCION AL hacer seguimiento a las
PRO-AU-10-03 Español x X Auxiliar Financiera y de Control
USUARIO solicitudes Administrativo http://sdqs.bogota.gov.co/ Disciplinario
Planilla de Soporte que permite
ATENCION AL correspondencia - verificar la entrega de la
PRO-AU-10-03 SIAFI correspondencia Español x X Subdirección Administrativa,
recibida
Documento de Soporte que permite
respuesta verificar la entrega de la
Planilla de Envío correspondencia
ATENCION AL de enviada
USUARIO Correspondencia - Subdirección Administrativa,
SIAFI Auxiliar Financiera y de Control
Documento de Copia que soporta el
respuesta recibido de la
Planilla de Envío correspondencia
ATENCION AL de
USUARIO Correspondencia - Subdirección Administrativa,
SIAFI Auxiliar Financiera y de Control
Aplicativo SDQS Ingresar las respuestas
ATENCION AL a las solicitudes en al
PRO-AU-10-03 aplicativo Español X Subdirección Administrativa,
Administrativo http://sdqs.bogota.gov.co/ Disciplinario
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Nivel de
Electrónico
Análogo
Externo
Interno
Digital
Clasificada
Reservada
Pública
Aplicativo SDQS Seguimiento a las Subdirección Administrativa,

ATENCION AL solicitudes recibidas y
USUARIO cierre en el aplicativo Administrativo http://sdqs.bogota.gov.co/ Disciplinario
Correo electrónico Se recuerdan los Subdirección Administrativa,
ATENCION AL tiempos de respuesta
USUARIO por este medio Administrativo Disciplinario
Informe de seguimie Reporte de SDQS
mensualizado.
ATENCION AL
USUARIO
Subdirección Administrativa,
Administrativo www.idep.edu.co, http://www.mejorgestion.gov.co/redciudadania/index.php?option=com
Disciplinario
FT-GD-07-08 Acta Reunión A través del una reunión
Comité Interno de se aprueba el Programa
Gestión de Gestión documental
Documental y su evidencia de Actas del Comité
GESTIÓN
PRO-GD-07-01 aprobación es el acta Español X Papel X ACTAS de Gestión X Expediente de Actas
DOCUMENTAL Profesional
del comité Documental
Especializado 2
-
03, Subdirección
Académica Disponible Gestión Documental
Boletín Informativo A través del Boletín
Interno Interno el cual se envía
por correo electrónico a
todos y todas las Archivo virtual de
GESTIÓN BOLETINES DE
PRO-GD-07-01 funcionarias del IDEP se Español X Computador X X Boletín Interno en
DOCUMENTAL PRENSA Profesional
divulga el PGD Google Drive
Especializado 2
-
05, Subdirección Disponible y
Académica publicado http://www.idep.edu.co/?cat=11 Componente de Comunicaciones
Informe de gestión Cada tres (3) meses se
semestral del entrega a la
proceso Subdirección
de Gestión Administrativa el Archivo de la
GESTIÓN Documental informe de las
PRO-GD-07-01 Español X Papel X X Subdirección
DOCUMENTAL actividades realizadas
Secretaria Académica
en Gestión Documental
Ejecutiva de la
Subdirección
Académica Disponible Subdirección Académica
PG-GD-07-01 Programa de Documento que
Gestión consolida la Política de
GESTIÓN Documental Gestión Documental del Profesional
PRO-GD-07-01 Español X Papel X X Especializado 2
- Expediente del SIGA

DOCUMENTAL IDEP.
Académica publicado http://www.idep.edu.co/?page_id=5553#GestionDocumental
Gestión Documental
Memorando A través de memorando
el líder de área solicita
la modificación de la INSTRUMENTOS Tablas de
GESTIÓN tabla de retención Expediente Tablas de
PRO-GD-07-02
Español X Papel X DE CONTROL Retención X Profesional

DOCUMENTAL documental Retención Documental
DOCUMENTAL Documental Especializado 2
-
03, Subdirección
FT-GD-07-02
Tabla de Formato controlado por

Retención el cual se elabora la INSTRUMENTOS Tablas de
GESTIÓN Documental TRD del IDEP Profesional Tabla de Retención
PRO-GD-07-02
Español X Papel X DE CONTROL Retención X

DOCUMENTAL Especializado 2
- Documental
DOCUMENTAL Documental 03, Subdirección Disponible y
Gestión Documental
FT-GJ-09-02
Resolución Acto administrativo por

la cual se adopta y se Expediente de
GESTIÓN Resoluciones de la Secretaria
PRO-GD-07-02
difunde la TRD del IDEP Español X Papel X RESOLUCIONES X Resoluciones de

DOCUMENTAL Dirección General Ejecutiva de la Dirección General
Dirección General Disponible Dirección General
Comunicación Documento informativo
externa recibida que llega al IDEP para Digitaliza y almacena
su gestión en correspondencia
GESTIÓN
PRO-GD-07-03 Español X X Computador X X recibida del programa
DOCUMENTAL
de Gestión Documental
Técnico de del IDEP (SIAFI) Oficina Asesora de Planeación -
Sistemas Disponible Sistemas
Planilla de reparto La planilla se genera a
de través del programa de
comunicaciones gestión documental del
expedida por IDEP y se imprime para
SIAFI colocar firma de entrega
GESTIÓN Carpeta de entrega de
PRO-GD-07-03 y recibido de la Español X X Computador X X
DOCUMENTAL documentos recibidos
comunicación a la
persona responsable de
su trámite Auxiliar Subdirección Administrativa,
Administrativo de Financiera y de Control
la SAFYCD Disponible Disciplinario
MN-GD-07- Manual de Archivo El manual contiene los
02
y Correspondencia lineamientos para el

GESTIÓN manejo de la Profesional
PRO-GD-07-03 Español X Papel X X Expediente del SIGA
DOCUMENTAL correspondencia en el Especializado 2
-
IDEP 03, Subdirección Disponible y
Gestión Documental
Comunicación del Son las comunicaciones
IDEP a envíar que se emiten desde el Digitaliza y almacena
IDEP hacía una entidad en correspondencia
GESTIÓN
PRO-GD-07-04 o persona externa Español X X Computador X X recibida del programa
DOCUMENTAL
de Gestión Documental
Técnico de del IDEP (SIAFI) Oficina Asesora de Planeación -
Sistemas Disponible Sistemas
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Nivel de
Electrónico
Análogo
Externo
Interno
Digital
Clasificada
Reservada
Pública
Guías de la Las comunicaciones

empresa de son entregadas a la
mensajería empresa de mensajería
para su correspondiente
entrega al destinatario.
Para ello se entrega La empresa de envíos
GESTIÓN cada comunicación con digilaza la guía y la
PRO-GD-07-04 Español X X Computador X X
DOCUMENTAL una guía diligenciada coloca en la web para
para su control su control
Auxiliar Subdirección Administrativa,

Planilla de Se elabora una planilla
despacho de en excel para el control
comunicaciones de envío de
documentos donde se le
coloca el número de
guía con que se envío el
GESTIÓN documento y el enlace a
PRO-GD-07-04 Español X Computador X X Google Drive
DOCUMENTAL la guía de entrega
firmada de recibida la
comunicación
Auxiliar Subdirección Administrativa,
Cronograma de A través de una
Transferencias planeación para recibir
Documentales los archivos de gestión
como transferencia
documental primaria, se
elabora el cronograma INSTRUMENTOS Expediente de
GESTIÓN Transferencias
PRO-GD-07-05 para entrega y Español X Papel X DE CONTROL X Transferencias
DOCUMENTAL Documentales
recepción de DOCUMENTAL Documentales
expedientes Profesional
Especializado 2
-
03, Subdirección
Circular Documento por el cual
se adopta y se difunde
el Cronograma de
GESTIÓN Transferencias Expediente de
PRO-GD-07-05 Documentales del IDEP Español X Papel X X
DOCUMENTAL Secretaria Circulares de la OAJ
Ejecutiva de la
Oficina Asesora
Jurídica Disponible Oficina Asesora Jurídica
FT-GD-07-06 Formulario Único Herramienta a través de
de Inventario las cuales se listan los
Documental expedientes a transferir INSTRUMENTOS Expediente de
GESTIÓN con su correspondiente Transferencias
PRO-GD-07-05 Español X Papel X DE CONTROL X Profesional Transferencias
DOCUMENTAL información Documentales
DOCUMENTAL Especializado 2
- Documentales
03, Subdirección
Memorando Documento a través se
hace entrega formal de
la transferencia
documental al Archivo
Central del IDEP y en
dado caso se puede INSTRUMENTOS Expediente de
GESTIÓN Transferencias
PRO-GD-07-05 devolver la Español X Papel X DE CONTROL X Transferencias
DOCUMENTAL Documentales
Transferencia para sus DOCUMENTAL Documentales
ajustes Profesional
Especializado 2
-
03, Subdirección
Solicitud de Soporte por el cual se
expediente por recibe la solicitud de Correo de
GESTIÓN Correo Secretario
PRO-GD-07-06 correo electrónico préstamo de un Español X X X Correo Electrónico
DOCUMENTAL Electrónico Ejecutivo del
expediente
Archivo Central Disponible Gestión Documental
FT-GD-07-06 Formulario Único Base de Datos en excel
de Inventario a través de las cuales
Documental del se listan los expedientes
GESTIÓN Archivo Central que reposan en el Inventario Único Computador el Archivo
PRO-GD-07-06 Español X Computador X INVENTARIOS X
DOCUMENTAL Archivo Central. Documental Central
Secretario
Ejecutivo del
FT-GD-07-03 Préstamo de Formato por el cual se
Expedientes relacionan y controlan Correo de
GESTIÓN Inventario Único Secretario
PRO-GD-07-06 los expedientes en Español X Papel X INVENTARIOS X Archivo de Gestión
DOCUMENTAL Documental Ejecutivo del
préstamo
FT-GD-07-18 Control de Herramienta por la cual
Registros se registran todos los
documentos que Computador del
GESTIÓN manejan los procesos y Inventario Único Profesional a cargo de
PRO-GD-07-07 procedimientos del SIG Español X Computador X INVENTARIOS X
DOCUMENTAL Documental Profesional la Gestión Documental
del IDEP. Especializado 2
- del IDEP
Gestión Documental
FT-GD-07-11 Registro de Es la herramienta por la
Asistencia cual se relacionan todos
los asistentes a una
reunión, de algún
evento organizado por Se archiva en la
el IDEP o por el cual se dependencia
GESTIÓN
entregan publicaciones Español X Papel X responsable de la
DOCUMENTAL
en eventos a los que reunión o evento o
Se archiva en la publicaciones
asiste el IDEP dependencia
responsable de la
reunión o evento o
publicaciones Disponible Todas las áreas
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Nivel de
Electrónico
Análogo
Externo
Interno
Digital
Clasificada
Reservada
Pública
FT-GD-07-17 Formato Es el formato

Marcación estandarizado por el
Expedientes cual se marcan los
GESTIÓN expedientes y se tiene
una descripción sencilla Español X Papel X No se archivan
DOCUMENTAL
de su contenido En todas los
expedientes del
IDEP Todas las áreas
FT-GD-07-19 Hoja de Control Es el formato
estandarizado por el En cada carpeta
cual se lista el contenido que tenga el IDEP
GESTIÓN de cada expediente Español X Papel X excepto los No se archivan
DOCUMENTAL para su control expedientes
contractuales y de
convenio Todas las áreas
Comunicaciones Comunicaciones con las
con el Archivo de que se emiten informes,
Bogotá y Archivo se solicitan y reciben
General de la conceptos y se radican
Nación instrumentos para
revisión al Archivo de
GESTIÓN Bogotá, Consejo Español X Papel X X Expediente del SIGA
DOCUMENTAL Distrital de Archivos y
Archivo General de la
Nación Profesional
Especializado 2
-
03, Subdirección
Memorandos Comunicaciones
internas con las áreas
solicitando o recibiendo
información
GESTIÓN correspondiente al Español X Papel X X Expediente del SIGA
DOCUMENTAL manejo documental del
IDEP Profesional
Especializado 2
-
03, Subdirección
FT-GF-14-17 Solicitud de disponi Documento tramitado por e Certificados de Profesional Disponible SAFy CD Presupuesto
Especializado - Archivo de Gestión
GESTIÓN PRO-GF-14-01 Español x Papel x Disponibilidad N/A x
Presupuesto Presupuesto
FINANCIERA Presupuestal
N/A Solicitud de adición Documento tramitado por e Certificados de Profesional Disponible SAFy CD Presupuesto
Papel y Especializado - Archivo de Gestión
GESTIÓN PRO-GF-14-01 Español x x Disponibilidad N/A x
Magnético Presupuesto Presupuesto
N/A Certificado de Dispo Es un documento expedido Certificados de Profesional Disponible SAFy CD Presupuesto
GESTIÓN PRO-GF-14-01 Español x x Disponibilidad N/A x
N/A Certificado de Regis Es la operación mediante l Certificados de Profesional Disponible SAFy CD Presupuesto
GESTIÓN PRO-GF-14-01 Español x x Registro N/A x
N/A Comprobante de Eg Documento remitido via co Informes de Profesional Disponible SAFy CD Presupuesto
Especializado - Archivo de Gestión
GESTIÓN PRO-GF-14-01 Español x Magnético x Informes Ejecución x
Presupuesto Presupuesto
N/A Ejecución de Gasto Informe mensual que da cu Informes de Profesional Disponible SI SAFy CD Presupuesto
GESTIÓN PRO-GF-14-01 Español x x Informes Ejecución x
N/A Ejecución de Ingres Informe mensual que da cu Informes de Profesional Disponible SI SAFy CD Presupuesto
N/A Ejecución de Reser Informe mensual que da cu Informes de Profesional Disponible SI SAFy CD Presupuesto
N/A Contrato Documento formalizado Profesional Disponible SAFy CD Presupuesto
por las partes que Especializado -
soporta el registro y Presupuesto
expedición del
Certificado de Registro
Presupuestal, con el
cual se afecta en forma Certificados de
definitiva la apropiación, Archivo de Gestión
PRO-GF-14-01 Español x Papel x Registro N/A x
garantizando que ésta Presupuesto
Presupuestal
no será desviada a
ningún otro fin.
GESTIÓN
FINANCIERA
N/A Solicitud de modific Oficio tramitado por el Profesional Disponible SAFy CD Presupuesto
área de presupuesto, Especializado -
firmado por la Presupuesto
Representante Legal y
remitido a la Dirección
Distrital de Presupuesto,
donde se solicita
estudio y aprobación del
traslado requerido y se Modificaciones Archivo de Gestión
PRO-GF-14-02
Español x Papel x N/A x

adjuntan los soportes Presupuestales Presupuesto
exigidos como
requisitos de un traslado
presupuestal.
GESTIÓN
FINANCIERA
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6 de 45
Nivel de
Electrónico
Análogo
Externo
Interno
Digital
Clasificada
Reservada
Pública
N/A Justificación Técnic Documento expedido Profesional Disponible SAFy CD Presupuesto

entre presupuesto y el Especializado -
área que tiene a cargo Presupuesto
la necesidad de traslado
donde se justifica de
manera detallada la
necesidad de trasladar Modificaciones Archivo de Gestión
PRO-GF-14-02
Español x Papel y Magnético x N/A x

recursos para garantizar Presupuestales Presupuesto
el pago de una
obligación.
GESTIÓN
FINANCIERA
N/A Cuadro demostrativ Documento tramitado Profesional Disponible SAFy CD Presupuesto
por presupuesto donde Especializado -
se detalla de donde Presupuesto
salen y a donde llegan Modificaciones Archivo de Gestión
PRO-GF-14-02
los recursos traslados Español x Papel y Magnético x N/A x

Presupuestales Presupuesto
por la entidad.
GESTIÓN
FINANCIERA
N/A Concepto de viabili Documento expedido Profesional Especializado - Presupuesto
Disponible SAFy CD Presupuesto
por la Dirección Distrital
de Presupuesto donde
aprueba o deniega el Modificaciones Archivo de Gestión
PRO-GF-14-02
traslado solicitado por la Español x Papel y Magnético x N/A x

entidad
GESTIÓN
FINANCIERA
N/A Resolución Acto Administrativo Profesional Disponible SAFy CD Presupuesto
firmado por el Especializado -
Secretario de Educación Presupuesto
como presidente del
Consejo Directivo de la
entidad donde aprueba
para su incoporación el Modificaciones Archivo de Gestión
PRO-GF-14-02
traslado presupuestal Español x Papel y Magnético x N/A x

gestionado por la
entidad,
GESTIÓN
FINANCIERA
N/A Circular interna de Documento proyectado Profesional Disponible SAFy CD Presupuesto
por presupuesto y Especializado -
firmado por la Presupuesto
Representante Legal,
donde se establecen
fechas y parametros a
tener en cuenta por los
responsables de
ejecución y supervición
de los recursos,
teniendo en cuenta los
parámetros y fechas Archivo de Gestión
PRO-GF-14-03 Español x Papel y Magnético x Cierre Presupuestal x
establecidas en la Presupuesto
circular enviada por la
Dirección Distrital de
Presupuesto de la SHD.
GESTIÓN
FINANCIERA
N/A Reservas PresupuesInforme donde se Profesional Disponible SAFy CD Presupuesto
detalla los compromisos Especializado -
que no han sido Presupuesto
cancelados en la
vigencia en que se
constituyeron y por lo
tanto deben registrarse Archivo de Gestión
PRO-GF-14-03 en la siguiente vigencia Español x Papel y Magnético x Cierre Presupuestal x
Presupuesto
afectando el rubro de
reserva presupuestal
correspondiente.
GESTIÓN
FINANCIERA
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Nivel de
Electrónico
Análogo
Externo
Interno
Digital
Clasificada
Reservada
Pública
N/A Cuentas por Pagar Informe donde se Profesional Disponible SAFy CD Presupuesto
detalla las obligaciones Especializado -
constituidas para Presupuesto
amparar los
compromisos que se
hayan derivado de la
entrega de los bienes,
obras y servicios y de
su recibo a satisfacción
antes del 31 de
diciembre de cada
vigencia; y de anticipos
y sumas anticipadas
pactadas en los Archivo de Gestión
PRO-GF-14-03 Español x Papel y Magnético x Cierre Presupuestal x
contratos que cuenten Presupuesto
con orden de pago y
demás soportes legales,
y que al cierre del
período no han sido
canceladas
GESTIÓN
FINANCIERA
N/A Actas de fenecimien Informe soportado en Profesional Disponible SAFy CD Presupuesto
actas de liquidación de Especializado -
saldos de acuerdo con Presupuesto
la información enviada
por el responsable de la
ejecución, donde se
detallan los recursos
que fueron
programados como Archivo de Gestión
PRO-GF-14-03 reservas presupuestal y Español x Papel y Magnético x Cierre Presupuestal x
Presupuesto
no fueron girados al
cierre de la vigencia
siguiente.
GESTIÓN
FINANCIERA
N/A Actas de liquidación Informe soportado en Profesional Disponible SAFy CD Presupuesto
actas de liquidación de Especializado -
saldos de acuerdo con Presupuesto
la información enviada
por el responsable de la
ejecución, donde se
detallan los recursos
que fueron
programados como Papel y Archivo de Gestión
PRO-GF-14-03 reservas presupuestal y Español x x Cierre Presupuestal x
Magnético Presupuesto
no fueron girados al
cierre de la vigencia
siguiente.
GESTIÓN
FINANCIERA
N/A Estado de liquidació Informe que detalla la Profesional Disponible SAFy CD Presupuesto
situación presupuestal a Especializado -
31 diciembre de cada Papel y Presupuesto Archivo de Gestión
PRO-GF-14-03 Español x x Cierre Presupuestal x
vigencia Magnético Presupuesto
GESTIÓN
FINANCIERA
Extractos Es el documento por el
bancarios cual se refleja los Expediente de
Conciliaciones Profesional
PRO-GF-14-06 movimientos bancarios Español X Papel X CONCILIACIONES X Conciliaciones
GESTIÓN Contables Especializado -
del IDEP Bancarias
FINANCIERA Tesorería Disponible Tesorería - SAFYCD
Libros de Caja y Documento que refleja
Bancos y Libro la causación de los LIBROS DE Expediente de Libros
PRO-GF-14-06 auxiliar documentos en el Español X Papel X X
GESTIÓN CONTABILIDAD Técnico - de contabilidad
de Contabilidad sistema SIAFI
FINANCIERA Contabilidad Disponible Contabilidad - SAFYCD
Reporte de El soporte de la
partidas diferencia que existe Expediente de
entre los extractos CONCILIACIONES
PRO-GF-14-06 Español X Papel X X Conciliaciones
bancarios y el sistema BANCARIAS
GESTIÓN Técnico - Bancarias
contable del IDEP
FT-GF-14-16 Formato de Es el seguimiento que
Conciliación se le hace a los Expediente de
movimientos bancarios CONCILIACIONES
PRO-GF-14-06 Español X Papel X X Conciliaciones
y contables del IDEP BANCARIAS
GESTIÓN Técnico - Bancarias
Orden de pago Documento digital que
se maneja a través del
sistema financiero para Software financiero del
PRO-GF-14-14 Español X Computador X X
procesar los pagos IDEP - SIAFI
GESTIÓN
FINANCIERA Técnico Sistemas Disponible Oficina Asesora de Planeación
Memorando de Documento donde el
autorización de supervisor autoriza el Expedientes de
desembolso con pago a realizar Comprobantes de
PRO-GF-14-14 Español X Papel X COMPROBANTES X Profesional comprobantes de
Visto egreso
GESTIÓN Especializado - egreso
Bueno.
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Nivel de
Electrónico
Análogo
Externo
Interno
Digital
Clasificada
Reservada
Pública
Planillas OTs Orden de Tesorería

tramitadas y creado en el sistema
firmadas OPGET, aplicativo de la INGRESOS DE Expediente Ingresos de
PRO-GF-14-14 Español X Papel X X
digitalmente. Secretaría de Hacienda TESORERIA Profesional Tesorería
GESTIÓN Distrital Especializado -
Transferencias Soporte de los pagos o Profesional Expedientes de
bancarias transferencias Comprobantes de
GESTIÓN PRO-GF-14-14 Español X Papel X COMPROBANTES X Especializado - comprobantes de
realizadas egreso
FINANCIERA Tesorería Disponible egreso Tesorería - SAFYCD
Comprobantes de Documento donde se Profesional Expedientes de
Egreso refleja el pago realizado Comprobantes de
GESTIÓN PRO-GF-14-14 Español X Papel X COMPROBANTES X Especializado - comprobantes de
egreso
FINANCIERA Tesorería Disponible egreso Tesorería - SAFYCD
Correo Electrónico A través de correo cada
programación de supervisor de contrato o
PAC convenio programa el
PRO-GF-14-15 pago a realizar a un Español X Computador X X Computador Tesorero
tercero durante un Profesional
GESTIÓN periódo. Especializado -
Reportes de Formato de la
saldos contraloria para reportar Informes a Entes Expediente de
Papel Profesional
PRO-GF-14-15 de cuentas los saldos de cierre de Español X X X INFORMES de Control y X Informes a Entes de
GESTIÓN Computador Especializado -
Anexo CB-116 cada mes Vigilancia Control y vigilancia
Reporte de saldos Formato de la
de contraloria para reportar
cuentas de los saldos de cierre de Informes a Entes Expediente de
establecimientos cada mes Papel
PRO-GF-14-15 Español X X X INFORMES de Control y X Informes a Entes de
Computador
públicos Vigilancia Profesional Control y vigilancia
GESTIÓN CBN-1002
Especializado -
Anexo - formato 5 Formato de la
contraloria para reportar Informes a Entes Expediente de
los saldos de cierre de Papel
PRO-GF-14-15 Español X X X INFORMES de Control y X Profesional Informes a Entes de
cada mes - refleja los Computador
GESTIÓN Vigilancia Especializado - Control y vigilancia
saldos
Anexo CBN1092
Formato de la
contraloria para reportar Informes a Entes Expediente de
Papel Profesional
PRO-GF-14-15 los saldos de cierre de Español X X X INFORMES de Control y X Informes a Entes de
GESTIÓN Computador Especializado -
cada mes Vigilancia Control y vigilancia
FT-GD-07-08 Actas de Comité Documento que reflejo Actas de Profesional Expediente Actas de
GESTIÓN Normalización de lo sucedido en cada Español X Papel X ACTAS Normalización de X Especializado - Normalización de
FINANCIERA Cartera comité Cartera Tesorería Disponible Cartera Tesorería - SAFYCD
FT-GD-07-08 Actas de Comité Documento que reflejo
de Seguimiento y lo sucedido en cada Actas del Comité Expediente Actas del
control Financiero comité Español X Papel X ACTAS X Profesional
GESTIÓN de Seguimiento Especializado - Comité de Seguimiento
Certificado de Soporta las
Ingresos y certificaciones causadas
Retenciones durante una periodo Software financiero del
Español X Computador X X
determinado. IDEP - SIAFI
GESTIÓN
FINANCIERA Técnico Sistemas Disponible Oficina Asesora de Planeación
N.A Documento
Radicado Subdirección
CONTROL Procesos Administrativa,
PROCESOS Archivo de Gestion de
INTERNO PRO-CID-15-01 Español x Papel X Disciplinarios x Financiera y de Subdirección Administrativa,
DISCIPLINARIOS la Subdireccion
DISCIPLINARIO Ordinarios Control Financiera y de Control
Disicplinario Disicplinario
N.A Memorando
Interno Subdirección
N.A Auto Inhibitorio
Subdirección
N.A Auto Apertura
Indagación Subdirección
Preliminar PROCESOS Archivo de Gestion de
Implicado DISCIPLINARIOS la Subdireccion
N.A Auto Apertura
Indagación Subdirección
Preliminar PROCESOS Archivo de Gestion de
Averiguación DISCIPLINARIOS la Subdireccion
N.A Auto de Apertura
Investigación Subdirección
Disciplinaria PROCESOS Archivo de Gestion de
INTERNO PRO-CID-15-01 Español x Papel X Disciplinarios x
DISCIPLINARIOS Financiera y de la Subdireccion Subdirección Administrativa,
N.A Comunicación
Auto Inhibitorio Subdirección
Página 2
9 de 45
Nivel de
Electrónico
Análogo
Externo
Interno
Digital
Clasificada
Reservada
Pública
N.A Comunicación
Apertura de
CONTROL indagación Procesos Subdirección
preliminar PROCESOS Archivo de Gestion de
INTERNO PRO-CID-15-01 Español x Papel X Disciplinarios x Administrativa,
Notificación DISCIPLINARIOS la Subdireccion
DISCIPLINARIO Ordinarios Financiera y de Subdirección Administrativa,
Personal Edicto Control Financiera y de Control
N.A Auto Decreta
Pruebas en Subdirección
indagación o PROCESOS Archivo de Gestion de
investigación DISCIPLINARIOS la Subdireccion
DISCIPLINARIO Ordinarios
Control Financiera y de Control
N.A Comunicación
Auto de Pruebas a Subdirección
sujeto procesal. PROCESOS Archivo de Gestion de
N.A Citación Testigo
Subdirección
N.A Citación Quejoso
Subdirección
N.A ratificación y
Ampliación. Subdirección
Testimonio PROCESOS Archivo de Gestion de
N.A Ratificación y
Ampliación de la Subdirección
Queja. PROCESOS Archivo de Gestion de
N.A Versión Libre
Subdirección
N.A Acta Visita
Administrativa Subdirección
N.A Comunicación
Auto Archivo Subdirección
Implicado PROCESOS Archivo de Gestion de
N.A Comunicación
Auto Archivo Subdirección
Quejoso PROCESOS Archivo de Gestion de
N.A Notificación
Persona Subdirección
N.A Notificación Estado
Subdirección
N.A Constancia de
ejecutoria Subdirección
N.A Auto Concediendo
Recurso Apelación Subdirección
N.A Auto Rechazando
Recurso por Subdirección
Improcedente PROCESOS Archivo de Gestion de
N.A Auto Rechazando
Recurso Apelación Subdirección
Extemporáneo PROCESOS Archivo de Gestion de
Página 30 de 45
Nivel de
Electrónico
Análogo
Externo
Interno
Digital
Clasificada
Reservada
Pública
N.A Auto Declarando

Desierto Recurso Subdirección
N.A Comunicación
Auto Concede Subdirección
CONTROL Procesos
Apelación PROCESOS Administrativa, Archivo de Gestion de
N.A Comunicación
Auto rechaza Subdirección
CONTROL Procesos
Recurso PROCESOS Administrativa, Archivo de Gestion de
N.A Comunicación
Auto Concede Subdirección
CONTROL Procesos
Apelación PROCESOS Administrativa, Archivo de Gestion de
N.A Comunicación
Auto rechaza Subdirección
CONTROL Procesos
Recurso PROCESOS Administrativa, Archivo de Gestion de
N.A Apelación
Comunicación Subdirección
CONTROL Procesos
Implicado no PROCESOS Administrativa, Archivo de Gestion de
Apelante DISCIPLINARIOS Financiera y de la Subdireccion Subdirección Administrativa,
N.A Notificación
Personal Subdirección
CONTROL Procesos
PROCESOS Administrativa, Archivo de Gestion de
N.A Notificación Estado
Subdirección
CONTROL Procesos
N.A Comunicación
Remisión Subdirección
CONTROL Procesos
Expediente PROCESOS Administrativa, Archivo de Gestion de
Segunda Instancia DISCIPLINARIOS la Subdireccion
N.A Auto Concediendo
Recurso Queja Subdirección
CONTROL Procesos
N.A Auto Declarando
Desierto el Subdirección
CONTROL Procesos
Recurso Queja PROCESOS Administrativa, Archivo de Gestion de
N.A Auto Declarando
Prelucido el Subdirección
CONTROL Procesos
Recurso Queja PROCESOS Administrativa, Archivo de Gestion de
N.A Auto Rechazando
Recurso Subdirección
CONTROL Procesos
N.A Queja
Extemporáneo Subdirección
CONTROL Procesos
N.A Auto firmado
Subdirección
N.A Comunicación
Trámite Recurso Subdirección
Queja PROCESOS Archivo de Gestion de
N.A Comunicación
Remisión Subdirección
Expediente PROCESOS Archivo de Gestion de
Segunda Instancia DISCIPLINARIOS la Subdireccion
Página 31 de 45
Nivel de
Electrónico
Análogo
Externo
Interno
Digital
Clasificada
Reservada
Pública
N.A Auto de Apertura

de Investigación Subdirección
Disciplinari PROCESOS Archivo de Gestion de
N.A Comunicación
Apertura Subdirección
CONTROL Procesos
Investigación PROCESOS Administrativa, Archivo de Gestion de
Implicado DISCIPLINARIOS Financiera y de la Subdireccion Subdirección Administrativa,
N.A Comunicación
CONTROL Procesos
Investigación, PROCESOS Administrativa, Archivo de Gestion de
Personería DISCIPLINARIOS Financiera y de la Subdireccion Subdirección Administrativa,
N.A Comunicación
CONTROL Procesos
Investigación PROCESOS Administrativa, Archivo de Gestion de
Procuraduría DISCIPLINARIOS Financiera y de la Subdireccion Subdirección Administrativa,
N.A Notificación
Personal. Edicto Subdirección
CONTROL Procesos
Subdirección
CONTROL Procesos
Subdirección
CONTROL Procesos
N.A ratificación y
ampliación Subdirección
CONTROL Procesos
Testimonio PROCESOS Administrativa, Archivo de Gestion de
N.A Ratificación y
Ampliación de Subdirección
CONTROL Procesos
queja PROCESOS Administrativa, Archivo de Gestion de
N.A Versión Libre
Subdirección
CONTROL Procesos
N.A Acta Visita
CONTROL Procesos
N.A Solicitud
Documentos Subdirección
CONTROL Procesos
N.A Pliego de Cargos
Subdirección
CONTROL Procesos
N.A Auto Archivo
Subdirección
CONTROL Procesos
Subdirección
Subdirección
N.A Testimonio
Subdirección
Página 32
de 45
Nivel de
Electrónico
Análogo
Externo
Interno
Digital
Clasificada
Reservada
Pública
N.A Ratificación y
Ampliación de Subdirección
queja PROCESOS Archivo de Gestion de
N.A Versión Libre
Subdirección
CONTROL Procesos
N.A Acta Visita
CONTROL Procesos
N.A Solicitud
Documentos Subdirección
CONTROL Procesos
N.A Pliego de Cargos
Subdirección
CONTROL Procesos
N.A Auto Archivo
Subdirección
CONTROL Procesos
N.A Auto que decreta
pruebas en Subdirección
CONTROL Procesos
indagación o PROCESOS Administrativa, Archivo de Gestion de
investigación DISCIPLINARIOS Financiera y de la Subdireccion Subdirección Administrativa,
N.A Comunicación
auto de pruebas a Subdirección
CONTROL Procesos
sujeto procesal PROCESOS Administrativa, Archivo de Gestion de
N.A Citación al testigo
Subdirección
CONTROL Procesos
N.A Citación quejoso
ratificación y Subdirección
CONTROL Procesos
ampliación PROCESOS Administrativa, Archivo de Gestion de
N.A Testimonio
Subdirección
CONTROL Procesos
N.A Ratificación y
ampliación de Subdirección
CONTROL Procesos
N.A Versión libre
Subdirección
CONTROL Procesos
N.A Acta visita
administrativa Subdirección
CONTROL Procesos
N.A Solicitud de
documentos Subdirección
N.A Comunicación
Prórroga Apertura Subdirección
de Investigación PROCESOS Archivo de Gestion de
Implicado DISCIPLINARIOS la Subdireccion
N.A Comunicación
Prórroga Apertura Subdirección
Investigación PROCESOS Archivo de Gestion de
Investigado DISCIPLINARIOS la Subdireccion
Página 33 de 45
Nivel de
Electrónico
Análogo
Externo
Interno
Digital
Clasificada
Reservada
Pública
N.A Notificación
N.A Edicto
Subdirección
CONTROL Procesos
N.A Citación al testigo
Subdirección
CONTROL Procesos
N.A Citación quejoso
ratificación y Subdirección
CONTROL Procesos
ampliación PROCESOS Administrativa, Archivo de Gestion de
N.A Testimonio
Subdirección
CONTROL Procesos
N.A Versión libre
Subdirección
CONTROL Procesos
N.A Acta visita
CONTROL Procesos
N.A Solicitud de
CONTROL Procesos
N.A Pliego de cargos
Subdirección
CONTROL Procesos
N.A Auto archivo
Subdirección
CONTROL Procesos
N.A Ratificación y
CONTROL Procesos
N.A Auto de cierre de
investigación Subdirección
CONTROL Procesos
disciplinaria PROCESOS Administrativa, Archivo de Gestion de
N.A Estado
Subdirección
CONTROL Procesos
N.A Auto resolviendo
recurso de Subdirección
CONTROL Procesos
reposición PROCESOS Administrativa, Archivo de Gestion de
N.A Auto concediendo
recurso apelació Subdirección
N.A Auto rechazando
el recurso por Subdirección
improcedente PROCESOS Archivo de Gestion de
N.A Rechazo de
apelación por PROCESOS Archivo de Gestion de
extemporáneo DISCIPLINARIOS la Subdireccion
Página 34 de 45
Nivel de
Electrónico
Análogo
Externo
Interno
Digital
Clasificada
Reservada
Pública
N.A Auto Declarando

Desierto un Subdirección
Recurso PROCESOS Archivo de Gestion de
N.A Auto Rechazo
Recurso de Subdirección
CONTROL Procesos
Reposición por PROCESOS Administrativa, Archivo de Gestion de
Extemporáneo DISCIPLINARIOS Financiera y de la Subdireccion Subdirección Administrativa,
N.A Disciplinario
Subdirección
CONTROL Procesos
N.A Notificación
CONTROL Procesos
N.A Estado
Subdirección
CONTROL Procesos
N.A Pliego de cargos
Subdirección
CONTROL Procesos
N.A Auto archivo
Subdirección
CONTROL Procesos
N.A Auto de
nombramiento Subdirección
CONTROL Procesos
defensor PROCESOS Administrativa, Archivo de Gestion de
N.A Auto decreta
pruebas después Subdirección
CONTROL Procesos
de los descargos PROCESOS Administrativa, Archivo de Gestion de
N.A Auto negando
pruebas después Subdirección
CONTROL Procesos
de descargos PROCESOS Administrativa, Archivo de Gestion de
N.A Notificación
CONTROL Procesos
N.A Estado
Subdirección
CONTROL Procesos
N.A Auto Rechazo
CONTROL Procesos
Extemporáneo DISCIPLINARIOS la Subdireccion
CONTROL Procesos
recurso apelación Subdirección
N.A Auto rechazando
el recurso por Subdirección
improcedente PROCESOS Archivo de Gestion de
N.A Rechazo de
apelación por PROCESOS Archivo de Gestion de
extemporáneo DISCIPLINARIOS la Subdireccion
Página 35 de 45
Nivel de
Electrónico
Análogo
Externo
Interno
Digital
Clasificada
Reservada
Pública
N.A Auto Declarando

Desierto un Subdirección
Recurso PROCESOS Archivo de Gestion de
N.A Comunicación
auto concede Subdirección
CONTROL Procesos
apelación PROCESOS Administrativa, Archivo de Gestion de
N.A Comunicación
auto rechaza el Subdirección
CONTROL Procesos
recurso de PROCESOS Administrativa, Archivo de Gestion de
apelación DISCIPLINARIOS Financiera y de la Subdireccion Subdirección Administrativa,
N.A Comunicación
implicado no Subdirección
CONTROL Procesos
apelante PROCESOS Administrativa, Archivo de Gestion de
N.A Notificación
CONTROL Procesos
N.A Comunicación
remisión Subdirección
CONTROL Procesos
expediente PROCESOS Administrativa, Archivo de Gestion de
segunda instancia DISCIPLINARIOS Financiera y de la Subdireccion Subdirección Administrativa,
N.A Estado
Subdirección
CONTROL Procesos
recurso de queja Subdirección
CONTROL Procesos
N.A Auto declarando
precluido el Subdirección
CONTROL Procesos
recurso queja PROCESOS Administrativa, Archivo de Gestion de
N.A Auto rechazando
CONTROL Procesos
por extemporáneo PROCESOS Administrativa, Archivo de Gestion de
N.A Comunicación
traslado para Subdirección
CONTROL Procesos
alegar conclusión PROCESOS Administrativa, Archivo de Gestion de
N.A Comunicación
CONTROL Procesos
expediente PROCESOS Administrativa, Archivo de Gestion de
segunda instancia DISCIPLINARIOS la Subdireccion
N.A Auto Obedézcase
y Cúmplase Subdirección
CONTROL Procesos
N.A Testimonio
Subdirección
CONTROL Procesos
N.A Ratificación y
queja PROCESOS Archivo de Gestion de
N.A Versión libre
Subdirección
N.A Acta visita
Página 36 de 45
Nivel de
Electrónico
Análogo
Externo
Interno
Digital
Clasificada
Reservada
Pública
N.A Solicitud de
N.A Comunicación
tramite recurso Subdirección
CONTROL Procesos
N.A Notificación
CONTROL Procesos
N.A Estado
Subdirección
CONTROL Procesos
N.A Fallo primera
instancia Subdirección
CONTROL Procesos
N.A Comunicación fallo
absolutorio Subdirección
CONTROL Procesos
quejoso PROCESOS Administrativa, Archivo de Gestion de
N.A Notificación
CONTROL Procesos
N.A Edicto
Subdirección
CONTROL Procesos
N.A Auto Rechazo
Subdirección
CONTROL Procesos
N.A Recurso de
Reposición por Subdirección
CONTROL Procesos
Extemporáneo PROCESOS Administrativa, Archivo de Gestion de
CONTROL Procesos
Subdirección
CONTROL Procesos
N.A Comunicación
auto concede Subdirección
CONTROL Procesos
apelación PROCESOS Administrativa, Archivo de Gestion de
N.A Comunicación
auto rechaza el Subdirección
CONTROL Procesos
recurso de PROCESOS Administrativa, Archivo de Gestion de
apelación DISCIPLINARIOS la Subdireccion
N.A Comunicación
implicado no Subdirección
apelante PROCESOS Archivo de Gestion de
N.A Notificación
N.A Estado
Subdirección
Página 37 de 45
Nivel de
Electrónico
Análogo
Externo
Interno
Digital
Clasificada
Reservada
Pública

N.A Auto declarando
desierto el recurso Subdirección
CONTROL Procesos
de queja PROCESOS Administrativa, Archivo de Gestion de
N.A Auto declarando
precluido el Subdirección
CONTROL Procesos
recurso queja PROCESOS Administrativa, Archivo de Gestion de
N.A Auto Rechazo
CONTROL Procesos
Extemporáneo DISCIPLINARIOS Financiera y de la Subdireccion Subdirección Administrativa,
N.A Comunicación
traslado para Subdirección
CONTROL Procesos
alegar conclusión PROCESOS Administrativa, Archivo de Gestion de
N.A Comunicación
CONTROL Procesos
N.A Expediente
segunda instancia Subdirección
CONTROL Procesos
N.A Auto Obedézcase
y Cúmplase Subdirección
CONTROL Procesos
N.A Constancia de
ejecutoria Subdirección
CONTROL Procesos
N.A Comunicación
registro sanción Subdirección
CONTROL Procesos
personería PROCESOS Administrativa, Archivo de Gestion de
N.A Comunicación
registro sanción Subdirección
CONTROL Procesos
procuraduría PROCESOS Administrativa, Archivo de Gestion de
N.A Comunicación al
nominador para Subdirección
CONTROL Procesos
ejecución PROCESOS Administrativa, Archivo de Gestion de
Comunicación de Es una comunicación
entrega de la por la cual se hacen
DIVULGACIÓN Y publicación entregas de los Carpeta de
PRO-DIC-01-12
Español X Papel X X X
COMUNICACIÓN documentos al Centro publicaciones recibidas
de Documentación Operario Centro Centro de Documentación -
de Documentación Disponible Subdirección Académica
MN-DIC-01-01 Manual de Documento que permite
Procesos Técnicos conocer los
lineamientos o políticas
para el manejo de
colecciones y
DIVULGACIÓN Y Expediente Manual de
PRO-DIC-01-12
publicaciones del Español X Papel X X

COMUNICACIÓN Procesos Técnicos
Centro de
Documentación
Operario Centro Centro de Documentación -

Resgistro El registro bibliográfico
bibliográfico de de cada publicación es
publicaciones almacenado en el
catálogo bibliográfico
del centro de
DIVULGACIÓN Y Catálogo del Centro de
PRO-DIC-01-12
documentación el cual Español X Computador X X

COMUNICACIÓN Documentación
se maneja a través de
un software
Técnico en Disponible y
Sistemas publicado http://186.154.2
05.2
35/ Oficina Asesora de Planeación
Página 38 de 45
Nivel de
Electrónico
Análogo
Externo
Interno
Digital
Clasificada
Reservada
Pública
Solicitud de Es la comunicación de
información un usuario tanto interno
como externo Correo Electrónico del
DIVULGACIÓN Y solicitando información
PRO-DIC-01-13 Español X Computador X X Centro de
COMUNICACIÓN del Centro de documentación
documentación Operario Centro Centro de Documentación -
Registro de Las solicitudes que se
solicitudes realizan de manera
realizadas presencial se lleva un
registro en excel para Computador del
DIVULGACIÓN Y
PRO-DIC-01-13 generar la estadística Español X Computador X X Operario del Centro de
COMUNICACIÓN
de consulta del Centro Documentación
de Documentación Operario Centro Centro de Documentación -
FT-AU-10-03 Encuesta de Las solicitudes que se
satisfacción de realizan de manera
usuarios presencial se lleva un Archivo electrótino de
registro en excel para tabulación de
DIVULGACIÓN Y
PRO-DIC-01-13 generar la estadística Español X Computador X X encuestas que genera
COMUNICACIÓN
de consulta del Centro el área de sistemas del
de Documentación IDEP
Técnico en
Sistemas Disponible Oficina Asesora de Planeación
Cartas de entrega Se remiten los libros a
de libros entregar de acuerdo a la
resolución de Distribución de
DIVULGACIÓN Y publicaciones a través DISTRIBUCIÓN DE
PRO-DIC-01-09 Español X Papel X X Publicaciones (Código
COMUNICACIÓN de comunicación oficial PUBLICACIONES
TRD 2
7)
Cartas de entrega Se remiten los libros a
de libros en canje entregar por canje de
acuerdo a la resolución
de publicaciones a CANJE DE Canje de Material
DIVULGACIÓN Y
PRO-DIC-01-09 través de comunicación Español X Papel X MATERIAL X Bibliográfico (Código
COMUNICACIÓN
oficial BIBLIOGRÁFICO TRD 11)
Planillas de En los eventos en los
entrega de que particioa u organiza
publicaciones el IDEP y que se hacen
entrega de
publicaciones, se lleva Distribución de
DIVULGACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE
PRO-DIC-01-09 un registro de quienes Español X Papel X X Publicaciones (Código
COMUNICACIÓN PUBLICACIONES
las reciben como control TRD 2
7)
y evidencia

Acta de Comité de Escrito que registra las
Publicaciones orientaciones Carpeta de Actas de
institucionales en Comité Editorial
relación con la Revista Educación y
producción de Ciudad, Comité de
DIVULGACIÓN Y
PRO-DIC-01-09 publicaciones. Español X Papel X X Publicaciones y
COMUNICACIÓN
FT-GD-07-08 Componente de
Comunicación,
Secretaria socialización y Profesional Especializado 2
-
Subdirección divulgación. 05 Subdirección Académica
Académica Disponible
Estudios Previos, Documentos
Estudio de precontractuales y
Mercado, contractuales que
Convocatoria, reposan en la carpeta
Evaluación de del proceso para la
Propuestas, adquisición de insumos El expediente del
DIVULGACIÓN Y Contrato para la de impresión. proceso y contrato
PRO-DIC-01-09 Español X Papel X X
COMUNICACIÓN adquisición de reposan en la Oficina
insumos de Asesora Jurídica
impresión.
Oficina Asesora Profesional Especializado 2
-
Jurídica Disponible 05 Subdirección Académica
Factura, Ingreso a Documentos mediante
Almacén, Egreso los cuales se evidencia
de Almacén, la recepción e ingreso al
Cetificación de Almacén General del
recibo de insumos IDEP de Insumos para
por parte de la impresión de Carpeta del contrato
Imprenta Distrital publicaciones, así para el suministro de
DIVULGACIÓN Y mismo a través de los insumos de impresión
COMUNICACIÓN cuales se certifica la que reposa en la
entrega a la Imprenta Oficina Asesora
Distrital, Alcaldía Mayor. Juríridica Profesional Especializado 2
-
05 Subdirección Académica
Profesional de la Subdirección
Administrativa Financiera y de
Oficina Asesora Control Disciplinario
Jurídica Disponible
Formulario de Documento mediante el
solicitud ya sea de cual se solicita y/o
la Cámara asigna ISBN o ISNN a
Colombiana del publicaciones del IDEP.
Libro para el ISBN
o a la Biblioteca Carpeta Trámites ISBN
DIVULGACIÓN Y Nacional de publicaciones IDEP -
COMUNICACIÓN Colombia para el Centro de
ISSN Documentación
Profesional Especializada 2
-
Centro de Profesional Especializada 2
-
Documentación Disponible 03 Subdirección Académica
Página 39 de 45
Nivel de
Electrónico
Análogo
Externo
Interno
Digital
Clasificada
Reservada
Pública
Correo electrónico Se realiza la entrega de

de entrega de archivos para diseño de
documentos para publicaciones IDEP , a Correo electrónico
DIVULGACIÓN Y diseño diseñador institucional o Profesional
PRO-DIC-01-09 Español X Computador X X X
COMUNICACIÓN contratista Especializada 2
-05
de comunicación
Profesional Especializado 2
-
Disponible 05 Subdirección Académica
Publicación Archivo finalizado de la
terminada publicación diseñada
en formato digital
Computador
Profesional
Computador
Especializada 2
-05
Profesional
Subdirección
DIVULGACIÓN Y Especializada 2
-
PRO-DIC-01-09 Español X Computador X X Académica
COMUNICACIÓN 05 Subdirección
Computador Operario
Académica
Centro de
Computador
Documentación
Operario Centro
Página WEB IDEP
de Documentación
Página WEB IDEP
Carpeta Profesional Especializado 2
-
contractual Disponible http://www.idep.edu.co/?q=libroshttp://www.idep.edu.co/?q=revista-educaci%C3%B3n-c
Comunicación Documento con el cual
oficial el IDEP en cumplimiento
preguntando a la de los dispuesto por la
Imprenta la Alcaldìa Mayor de
disponibilidad para Bgootá, solicita a la
la impresión Imprenta Distrital Carpeta Serie
informar la Publicaciones, Asunto
disponibilidad de Solicitud de impresos -
impresión de Imprenta Distrital
DIVULGACIÓN Y publicaciones, y de Carpeta del contrato
COMUNICACIÓN reportarla positivamente para el suministro de
cuantificar los insumos insumos de impresión
de impresión que reposa en la
requeridos. Oficina Asesora
Juríridica
Secretaria
Subdirección
Académica
Oficina Asesora Profesional Especializado 2
-
Solicitud de Documentos
Contratación a la precontractuales y Carpeta del contrato
Oficina Jurídica contractuales que para el suministro de
DIVULGACIÓN Y (impresión, reposan en la carpeta insumos de impresión
PRO-DIC-01-09 cuando ha del proceso para la Español X Papel X X
COMUNICACIÓN que reposa en la
negativa de adquisición de insumos Oficina Asesora
Imprenta Distrital) de impresión. Oficina Asesora Juríridica Profesional Especializado 2
-
Formato de Documento de la
Solicitud Imprenta Distrital
de Impresos Artes mediante el cual el IDEP
Gráficas Entidades solicita la impresión de
Carpeta Serie
Distritales de la publicaciones y/o piezas
DIVULGACIÓN Y Publicaciones, Asunto
PRO-DIC-01-09 Imprenta Distrital de comunicación. Español X Papel X X
COMUNICACIÓN Solicitud de impresos -
Imprenta Distrital
Secretaria
Subdirección Profesional Especializado 2
-
Académica Disponible 05 Subdirección Académica
Memorando de Documento mediante el
solicitud de cual el supervisor
ingreso a solicita el ingreso de
almacén de las publicaciones, Carpeta
DIVULGACIÓN Y
PRO-DIC-01-09 publicaciones informando nombre, Español X Papel X X correspondencia
COMUNICACIÓN
cantidad, costo unitario. Interna componente
Secretaria
Subdirección Profesional Especializado 2
-
Académica Disponible 05 Subdirección Académica
Resolución para Documento que
Distribución de determina la forma de Carpeta Serie
Publicaciones distribución de Distribución de
DIVULGACIÓN Y de dar de baja de publicaciones IDEP.
PRO-DIC-01-09 Español Papel X X publicaciones, Asunto
COMUNICACIÓN
almacén Resoluciones de Profesional Especializado 2
-
Centro de dsitribución 03 Subdirección Académica
Documentación Disponible
Memorando Documento con el que
solicitud de dar de se solicita al Almacén
baja de del IDEP la entrega de
almacén publicaciones para
proceder a su
DIVULGACIÓN Y Centro de
PRO-DIC-01-09 disitribución, conforme Español Papel X X
COMUNICACIÓN Documentación
parámetros señalados
en resolución.
Profesional Especializado 2
-
Centro de 03 Subdirección Académica
Cartas y planillas Documentos mediantes
de entrega de los cuales se evidencia Carpetas Distribución
DIVULGACIÓN Y publicaciones la distribución de de publicaciones
PRO-DIC-01-09 Español Papel X X Profesional Especializado 2
-
COMUNICACIÓN publicaciones. Centro de
Centro de Documentación 03 Subdirección Académica
Página web IDEP, Informacion ubicada en
Redes Sociales, medios y canales de
Boletines de comunicación Subdirección
Comunicación institucional, con la que Académica
DIVULGACIÓN Y se difunde la puesta en Profesional
PRO-DIC-01-09 Español Computador X X Especialzada 2
- Página Web del IDEP

COMUNICACIÓN circulación de
publicaciones. 05 Profesional Especializado 2
-
Profesional 03 Subdirección Académica
Especialzada 2
- Profesional Especializado 2
-
03 Disponible http://www.idep.edu.co/https://www.facebook.com/idep.bogotahttps://twitter.com/idepbog
Página 40 de 45
Nivel de
Electrónico
Análogo
Externo
Interno
Digital
Clasificada
Reservada
Pública
Directrices de la Documento externo de

Imprenta Distrital la Imprenta Distrital que
DIVULGACIÓN Y orienta los mecanismos Archivo Archivo Profesional
PRO-DIC-01-09 Español Papel X X
COMUNICACIÓN de impresión. Profesional Especialzada 2
-05
Especialzada 2
- Profesional Especializado 2
-
05 Disponible 05 Subdirección Académica
Política de Documentos
comunicaciones institucionales que
PO-DIC-01-01 orientan la gestión en
Página Web del IDEP
Estrategia de torno al desarrollo del
Carepta: Computador
Comunicaciones Componente de
DIVULGACIÓN Y Profesional
PRO-DIC-01-09 MN-DIC-01-02
Comunicación, Español Papel X X Subdirección

COMUNICACIÓN Especializada 2
-05
Lineamientos socialización y Académica
Subdirección
Editoriales divulgación. Archivo
Académica
Profesional http://www.idep.edu.co/?
Especialzada 2
- q=content/sistema-integrado-de- Profesional Especializado 2
-
05 Disponible gesti%C3%B3n 05 Subdirección Académica
Página 41 de 45
CUADRO DE CARACTERIZACIÓN DOCUMENTAL
INSTRUCCIONES
Propietario de los activos de información (Nombre y cargo del líder del proceso): Escriba el nombre y cargo del líder del
Fecha de elaboración / validación: Escriba la fecha de elaboración o validación del cuadro de caracterización Listado maes
de información
Norma, función o proceso: Registrar el nombre del proceso definido en el SIG al cual pertenece el documento de archiv
proceso definido, relacione la norma y el (los) artículo(s) o función que permite la producción del documento de archivo (regist
Código del procedimiento: Registrar el código del procedimiento en el que se encuentra referenciado el documento de
identifica una norma o función, en este campo se incluye "No Aplica (N.A.)"
Nota: La información de estos dos primeros campos es producto del análisis del marco normativo que debe cumplir la
identificación de la documentación del SIG.
Código del formato: Registrar el código asignado al formato dentro del SIG, del cual se genera el documento de archivo o r
encuentre en proceso de adopción o sea un documento externo, registrar el nombre de este. Si no se cuenta con un formato
documento de archivo (registro), en este campo se incluye "No Aplica (N.A.)"
Tipo documental: Identificar los documentos de archivo (registros) que se generan de la ejecución de las diferentes activida
documento de archivo (registro) teniendo encuenta la razón de ser del mismo.
Nombre del registro o documento de archivo: Registrar la denominación asignada al documento de archivo o registro. Es
diferente al nombre asignado al formato.
Ejemplo:
Nombre del formato: 2
11600-FT-008 Acta de reunión

Documento de archivo (registro): Acta de seguimiento con el grupo académico
Definición: realizar la descripción general del documento, especificando la información que contiene.
Tipo de soporte: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los ar
audiovisulaes, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros (ley 594 de 2
000, art. 3)
Análogo: Marcar con una "X" si el documento se encuentra elaborado en soporte papel y cinta (video, casete, película, microf
Digital: Marcar con una "X" en caso de que el documento ( registro) haya sido digitalizado o haya surfido un proceso d
analógico a una representación digital (Archivo General de la Nación. Acuerdo 02
7 de 2
006)
Electrónico: Marcar con una "X" si el registro de la información generada, recibida, almacenada y comunicada se encuentra
en estos medios durante su ciclo vital ( Archivo General de la Nación. Acuerdo 02
7 de 2
006).
Descripción del soporte: Indicar el soporte específico: papel, cintas, películas y casetes (cine, video, audio, microfilm, etc.); d
Blu Ray, etc.), entre otros.
Presentación de la información (Formato) Se debe identificar la forma, tamaño, o modo en la que se presenta la informació
consulta, tales como: Hoja de cálculo, imagen, video, documento de texto,et. Así mismo, si es necesario, especificar la extensi
dicho documento, por ejemplo: .jpg, odt, .xls
Tipo de origen: Identificar dónde se genera la información contenida en el documento de archivo (registro), con base en los s
Interno: Cuando la información es generada por al entidad u organismo distrital.
Externo: Cuando la información es generada por una persona natural o jurídica diferente a la entidad y organismo distrital y ha
Clasificación documental: En este apartado el líder del SIGA o archivista asignado registrará las agrupaciones docu
organización de la documentación producida por la entidad y organismo distrital.
Serie y Subserie: Registrar el nombre asignado en la tabla de retención documental para la serie y subserie. En cas
documental, en este campo se registra la expresión "sin establecer" y se procede a revisar el cuadro de clasificación documen
la elaboración de la TRD, según corresponda.
Descripción de la serie y sub serie (categoría de información): Hacer una breve descripción del contenido de la serie y su
Nivel de confidencialidad de la información: Indicar la clasificació del documento de archivo (registro) de conformidad co su n
clasificada, reservada) teniedo en cuenta las definiciones establecidad por la ley 1712
de 2
014
Información Pública: Es toda la información que un sujeto obligado genere, obtenga, adquiera o controle en su calidad de tal
Información clasificada: Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal,
y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que
y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en el artículo 18 de la mencionada ley.
Información reservada: Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad d
ciudadanía por daño a intereses públicos y bajo cumplimiento de la totalidad de los requisitos consagrados en el artículo 19 d
Custodio dela información: Indicar la dependencia y el cargo del custodio de la información. En caso de que sea un tercero,
Para definir esta persona, tenga en cuenta la localización del documento (registro)
Estado de la información: Indicar si el documento de archivo (registro) se encuentra disponible (los usuarios pueden acced
documento
Localizaciónoriginal), publicado(olos
del documento usuariosIndicar
registro: puedenel acceder a elgestión
archivo de en linea) o disponible
o el lugar dondey publicado
reposa el original del documento. En
electrónico, indicar la ruta exacta de ubicación.
Link de publicación:
Unidad administrativaIncluir el enlace de(Depedencia):
responsable consulta del documento de archivo
Es el nombre (registro) en caso
de la dependencia de que se
responsable de encuentre en línea,
la producción de
del doc
del cumplimiento de sus funciones, procesos y procedimientos. Además está constituida por los competentes del trámite, ad
durante su etapa de gestión.
UMENTAL
nombre y cargo del líder del proceso
racterización Listado maestro de registros - Registro de activos
ece el documento de archivo (registro); en caso de no existir un

ocumento de archivo (registro).
erenciado el documento de archivo o registro y su versión. Si se
mativo que debe cumplir la entidad y organismo distrital y de la
el documento de archivo o registro. En caso de que el formato se

o se cuenta con un formato preestablecido para la generación del
ón de las diferentes actividades. Para tal fin, revisar el nombre del
to de archivo o registro. Es necesario resaltar que este nombre es
e.
pleados. Además de los archivos en papel existen los archivos
deo, casete, película, microfilm, entre otros).

haya surfido un proceso de conversión de una señal o soporte
y comunicada se encuentra en medios electrónicos, y permanece
deo, audio, microfilm, etc.); discos duros, discos ópticos (DC, DVD,
ue se presenta la información o se permite su visualización o

esario, especificar la extensión del archivo en el que se encuentra
(registro), con base en los siguientes criterios:
dad y organismo distrital y hace parte de las actividades de esta.

ará las agrupaciones documentales bajo las cuales se hará la
a serie y subserie. En caso d eno contar con una clasificación

dro de clasificación documental ya sea para la actualización o para
el contenido de la serie y subserie documental
stro) de conformidad co su nivel de confidencialidad (Pública,
controle en su calidad de tal.
bligado en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular

o exceptuado, siempre que se trate de las circunstacias legítimas
a ley.
o obligado en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la

sagrados en el artículo 19 de la mencionada ley
caso de que sea un tercero, indicar la empresa y cargo del mismo.
(los usuarios pueden acceder a el, en el lugar donde se ubica el

o
el original del documento. En caso que el documento sea digital o
ue se
ble de encuentre en línea,
la producción de lo contrario
del documento escribir(registro)
de archivo "No Aplica"
en virtud
competentes del trámite, administración, consulta y conservación

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