Agenda de trabajo “Solución de conflictos para equipos

de
Trabajo interdisciplinarios”

Aprendiz: Camilo Montaño

Tutor: Ciro Edilberto Sotomayor

Sena virtual

Gestión logística

17-09-2018
 INTRODUCCIÓN

Se analizan la situación en la organización sobre los conflictos que están

generando cuellos de botellas y no están permitiendo que se llegue a un
acuerdo entre los jefes de las áreas del almacén, jefe de compras, jefe de
costos y jefe de presupuestos, esto está ocasionando que la organización este
dividida en intereses propios y no el de un solo objetivo, es por eso que en este
trabajo se realiza una agenda de trabajo con el fin de dar solución a los
conflictos que se están presentando, es normal que todas la organizaciones
tengan desacuerdos, aunque son estos una oportunidad para que cada una
pueda demostrar su potencial y habilidad para dan solución a la situación, esto
debe ser una discusión de no violencia, sino una discusión de creatividad, de
dinamismo, de pro actividad para generar estrategias que le den a la
organización lo mejor de cada uno y mejorar los procesos y tiempo de entrega
para la satisfacción del cliente.

 Análisis de la situación de conflicto entre los gerentes de

área.

Se realiza un análisis del conflicto que se está generando en la organización, el

cual surge por un desacuerdo entre gerentes que debaten el mejoramiento de
los procesos de la cadena logística, en la situación de conflicto están
involucrados el jefe del almacén, el jefe de compras, el jefe de costos y
el jefe de presupuestos, el desacuerdo que se presenta es por el
incumplimientos que se vienen presentando en las entregas de los pedidos a
los clientes. Durante este esta semana se realizara un agenda de trabajo, en el
cual nos reuniremos para debatir el conflicto que hay en la organización por el
incumplimiento a los cliente, nos reuniremos el día lunes a las 7am. Donde se
revisara la situación y daremos solución a cada uno de los conflictos.

 Agendamiento de trabajo organizativo.

Lunes 7am: se revisara criterios del jefe del almacén o inventarios.

La responsabilidad de que no se entreguen los pedidos a tiempo es:

 Del jefe de compras por que se demora más de 10 días en

entregar al almacén los pedidos solicitados.
Hoy lunes se tomara en análisis de la responsabilidad que tiene el jefe de
compras para que el almacén cuente con la materia prima necesaria.
Investigaremos porque el jefe de compras se demora más de 10 días en
entregar al almacén los pedidos solicitados, la materia prima porque esta tan
demorada en llegar, pensamos que los procesos de compras son muy
importantes realizarlos de una manera eficiente para que se eficaz, además de
eso tenemos que tener en cuenta que es muy importante para la empresa
seleccionar los mejores proveedores, es bueno pensar en los tiempos de
entrega, si nuestro proveedor se está demorando 10 días en entregarnos la
materia prima, preguntemos porque ?,¡ que es lo que está pasando?.

Nuestro proveedor responde a la organización que la demora en los pedidos ha

sido porque tiene demasiados pedidos acumulados, pensaremos que la
selección de proveedores no es fácil, pero ya que nuestro proveedor no está
cumpliendo con nuestros requerimientos, es necesario cambiarlo de manera
inmediata. Ahora pensaremos cuales métodos utilizaremos para medir la
calidad de nuestro nuevo proveedor, y tener un sistema de evaluación para
evaluar su desempeño que satisfagan las necesidades de la organización, los
criterios que tendremos en cuenta a escoger el nuevo proveedor, la calidad, la
responsabilidad, los tiempo de entrega, los precios, los costos, el servicio al
cliente, gestión de reclamos, compromisos, referencias empresariales, todos
estos criterios se deben establecer para que nuestro nuevo proveedor sea
mucho más eficiente en sus tiempos de entrega y la operación no tenga que
parar porque el proveedor no está cumpliendo. Recuerden gerentes que
nuestro objetivo en la empresa es encontrar la solución a procesos que nos
generan cuellos de botella y no permiten que siga la continuidad en nuestra
producción, el conflicto intergrupal que está generando el no darnos cuenta que
el trabajo debe ser un trabajo de equipo, un trabajo colaborativo, el conflicto se
debe tomar como algo positivo para la empresa porque nos deja entrever, en
que situaciones de malos procedimientos estamos fallando, y nos ayuda a un
mejoramiento continuo en la trayectoria o durante el tiempo que estemos en la
organización. Es por eso que hoy tomaremos en reflexión de afrontar los
conflictos de una manera más proactiva, indagadora, cooperativa, para
encontrar la solución.

 Martes 7am: se revisara criterios del jefe del almacén o

inventarios.
Hoy es nuestro segundo día de agendamiento en la solución de conflictos que
suceden en la organización, daremos paso al análisis de la siguiente situación:
  Del jefe de presupuesto porque siempre insiste en disminuir los
niveles de inventarios, estableciendo metas que le quitan
dinamismo y oportunidad al manejo de los inventarios.

Tenemos que tener en cuenta que es muy importante para la organización los
presupuestos en costos, y una de las misiones de la organización es simplificar
los costos para tener muchos más beneficios, pensemos en cómo estamos
trabajando, de acuerdo a la oferta y demanda del mercado, se debe seguir
buscando estrategias para seguir realizando las metas que tiene la organización
en bajar los costos, y buscar más oportunidades de mejoras sin dejar decaer
nuestros inventarios, también el presupuesto de nuestros inventarios deben ser
de acuerdo a la demanda, no tendremos producto guardado demasiado tiempo
sin utilizarlo hay que bajar costos y para ello el trabajo debe ser colaborativo, jefe
compras debe trabajar de la mano con jefe de presupuesto para que así nuestro
inventarios tenga la capacidad que necesita para cumplir los procesos de
producción. Y así cumplir con las entregas del cliente.

 Miércoles 7am se revisaran los criterios del jefe de compras

Hoy es nuestro tercer día de agendamiento para la solución del

conflicto generado en la organización daremos debate a la opinión del

Jefe de compras: La responsabilidad de que no se entreguen los pedidos a

tiempo es:

 Del jefe de presupuesto por que no apropia las partidas

presupuestales suficientes para realizar los volúmenes de
compras necesarios que garanticen buenos precios y poder
tener capacidad de negociación.

Bueno como hablamos anteriormente manejar grandes volúmenes de compras

en el almacén puede ser algo positivo en cuestión de negociación, pero también
puede ser algo negativo para la empresa en costos de la organización, nos
colocaremos en la tarea, el jefe de almacenamiento, realizara un inventario
extremo del almacén, y el jefe de presupuestos realizara un análisis de la
demanda que tenemos en pedidos de los cliente, ya con la información se
debatirá la situación de compra en grandes volúmenes y poner manejar buenos
precios, realizaremos antes de tomar cualquier decisión una matriz dofa donde
verificaremos las debilidades, las fortaleza, oportunidades, y amenazas, que nos
Pueden ayudar a la toma de decisión para mirar si comprar grandes cantidades
de materia prima pueden ayudar a tener mejor negociaciones a unos precios
más bajos, o también podría generarle a la organización un sobre costo en los
inventarios.

 Jueves 7am Criterios del jefe de compras

Hoy es nuestro cuarto día de agendamiento para la solución del

conflicto generado en la organización daremos debate a la opinión del
jefe de compras:

 Del jefe de almacén y de inventarios por no entregar de manera

oportuna los faltantes de mercancías para poder hacer de
manera adecuada el proceso de compras.

El jefe de inventarios debe entregar a tiempo la información de inventarios en el

tiempo que es, hay que respetar el trabajo de los demás ya que hay que pensar
los que los procesos dependen de otros procesos en la logística para poder
avanzar, si en el transcurso de la operación no hay un buen flujo de información
pues los procedimientos van a estar mal, y las consecuencias son un caos en la
organización. Según nuestro plan de trabajo y con los nuevos inventarios
sabremos cuales son los faltantes, jefe de compras debes evaluar cuáles serán
las compras cruzando con el inventario, jefe de presupuesto, debes de ver
estrategias de mejora para que los costos sean los mejores y así poder cumplir
con el cliente.

 Viernes 7am Criterios del Jefe costos y presupuestos

Hoy es nuestro quinto día de agendamiento para la solución del

conflicto generado en la organización daremos debate a la
opinión del jefe costos y presupuestos.
La responsabilidad de que no se entreguen los pedidos a tiempo es:

 Del Jefe de inventarios por no entregar a tiempo los informes de

inventarios para poder realizar una adecuada programación de
pedidos.

El nuevo agendamiento, será entregar los inventarios a tiempo, y solucionar

rápidamente la información que otras áreas dependan de nuestro trabajo, de
ahora en adelante se realizaran inventarios semanales mientras, se normaliza la
situación, y entregamos los pedidos a tiempo de los clientes.

 Del jefe de compras por no tener un proceso adecuado en la

selección de proveedores.

El jefe de compras tendrá el trabajo de escoger un buen proveedor utilizando

sistemas de evaluación que cumplan con un excelente tiempo de entregas.

 Actividades a desarrollar para solucionar el conflicto identificado

en cada área.

 Conclusiones
El trabajo se realizara en equipo, donde se tomara como solución a todos los
conflictos, el aporte de cada uno en su respectiva área de trabajo, los jefe se
compromete a buscar soluciones en los procesos de la organización, con la
cooperación de cada uno se encuentra la solución a los cuellos de botella que
están estancando la operación, se crean estrategias de mejoramiento, para que
podamos cumplir con los pedidos del cliente, se trabaja con un solo objetivo,
comunicación necesaria con las tecnologías de información para que los
procesos sean rápido y agiles en respuesta inmediata a nuestros clientes.