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COMO CLASIFICAR LOS DOCUMENTOS

I. Introducción

La clasificación de documentos hoy en día es primordial para poder agrupar los

documentos de manera lógica y garantizar la agilidad de su búsqueda,
un recurso esencial que correctamente organizado, se constituye en memoria y
testimonio de la evolución de su entidad productora.

La organización incluye dos funciones específicas: la clasificación y la

ordenación.

Un archivo organizado garantiza el flujo y disposición de la información en forma

ágil y oportuna, simplifica tramites, evita la acumulación innecesaria de
información, facilita la toma de decisiones y conserva la memoraría institucional.

En esta oportunidad, veremos la clasificación de los documentos y sus niveles.

II. Contenido

Clasificar, como ya se ha apuntado, consiste en agrupar los documentos bajo

conceptos, que, en nuestro caso, reflejan las funciones generales y las
actividades concretas de la Universidad, dentro de una estructura jerárquica y
lógica. De esta manera, se agrupan por separado los documentos académicos,
los documentos de personal, los documentos económicos, etc.

La identificación y la agrupación de la documentación se llevan a cabo mediante

el Cuadro de clasificación.

El Cuadro de clasificación es el resultado de agrupar las diferentes funciones y

actividades de la Universidad bajo una estructura jerárquica y lógica, desde los
conceptos más generales hasta los más concretos.

Los códigos utilizados en el Cuadro de clasificación de la UAL son de tipo

alfanumérico. Para clasificar un documento hay que comenzar por determinar a
cuál de las doce clases señaladas pertenece el documento en cuestión.

Primer Nivel:

Categorías. Se dividen en dos:

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a) Documentos de gestión de actividades administrativas.

b) Documentos de gestión de actividades específicas.

Segundo Nivel

Clases. Corresponden a las funciones que desempeña la Universidad.

Tercer Nivel

Subclases. Se relacionan con las subfunciones.

Cuarto Nivel

Divisiones. Actividades precisas.

Quinto, sexto y séptimo nivel, respectivamente.

Tienen que ver con las subactividades.

Por ejemplo:

F138 LIQUIDACIÓN Y CIERRE DEL PRESUPUESTO

F139 Cuenta general

F140 Información contable
F141 Memorias
F156 Documentos contables

III. Conclusiones
- La clasificación de un documento según el Cuadro de clasificación, parte
de las divisiones o conceptos más generales hasta llegar a los más
concretos.

- El uso del cuadro de clasificación fomenta el uso del mismo lenguaje por
parte del personal administrativo y de los profesionales y colaboradores.

- Facilita el intercambio de información en el seno de la asesoría, ya que se

trata de un sistema único y uniforme.

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