• Servientrega S.A.

ofrecerá a sus clientes los siguientes sistemas de generación de cuenta por

autorización del Facilitador de Soluciones Corporativas y requerimiento del cliente:

- Facturación Centralizada: Hacer uso de los servicios de la compañía en todas las ciudades
autorizadas por el cliente y presentar la cuenta (facturación) en una sola regional o ciudad.

- Facturación Descentralizada: Hacer entrega de la facturación por cada regional en la que se

preste el servicio al cliente, de acuerdo a un código independiente de facturación (generado
por solicitud del cliente).

• No está permitido manejar esquemas de liquidación diferentes a los contemplados en la

Directrices de liquidación por producto, se permitirán únicamente los descuentos establecidos
en la Directriz de Soluciones Corporativas, todo esquema no contemplado dentro de los tipos
de liquidación debe tener la aprobación del Facilitador de Multiprecio.

• El proceso de Facturación debe asegurar que los servicios prestados y reportados a los clientes
corporativos se facturen al 100%.

4. NORMAS GENERALES

La facturación debe realizarse de acuerdo a lo pactado con el cliente según negociaciones

establecidas en tarifas, descuentos y tiempos de recibo de factura, teniendo en cuenta los
parámetros establecidos en los esquemas autorizados.

• Servientrega S.A. utilizará los siguientes prefijos y tipos de factura de acuerdo a su liquidación y
contenido:

- Prefijo 3. Factura de venta.

- Prefijo 4. Factura de venta (con Iva).
- Prefijo 6. Factura de venta (esporádicas con Iva).

• Para la liquidación del flete del envío debe utilizarse el mayor valor entre el peso real (Kilogramos)
y el peso volumétrico (Alto, Ancho, Largo y Factor de conversión por tipo de producto) o según
negociación realizada con el cliente y validado por Soluciones Corporativas y Multiprecio de
Factores de Competitividad, basándose en los tipos de esquemas de liquidación autorizados.

• Para los envíos de Mercancía Industrial el peso mínimo a facturar por pieza movilizada
corresponde al valor negociado con cada cliente, de acuerdo a las tarifas y modalidades de
liquidación establecidas en SISMILENIO, en caso de que el peso sea superior al mínimo
negociado se liquidará el mayor valor.

• Todo envío movilizado por el cliente crédito debe ser facturado con base en los datos registrados
por el proceso de Administración de Ventas y la información que se encuentra parametrizada y
registrada por el proceso de Cross Docking en el módulo de procesamiento de envíos del
SISMILENIO.

• Las fechas de corte para facturación definidas por el Proceso son: semanal, quincenal o mensual
de acuerdo a lo convenido con el cliente. Estas fechas deben ser actualizadas de acuerdo a lo
reportado por el cliente o el Facilitador Comercial, en la Bitácora de Facturación (Ver Anexo 2).
• La fecha de vencimiento de toda factura es de 15 días después de la fecha de su elaboración.

• Para anular una factura dentro del mismo mes o meses anteriores, se debe presentar por parte
del Facilitador Comercial o Cliente una o de las tres copias de factura para su anulación
(preferiblemente las dos copias de factura), para las anulaciones presentadas por algún motivo
por parte del proceso Logistico es necesario presentar las tres copias, en caso de presentar
novedad debe ser reportada inmediatamente al Facilitador o Líder del Proceso de Facturación.

• Toda factura anulada debe tener asociada una nota crédito validada en el sistema.

• El Analista de Facturación o colaborador asignado por el Líder de Proceso es el único autorizado

para anular físicamente las facturas y debe mantener los correspondientes controles de estas
transacciones.

• El Proceso de Facturación debe mantener el respectivo control de la factura anulada y

reemplazada en sistema People Soft. Las facturas anuladas deben estar identificadas con el
código de motivo de anulación y el número de la factura por la cual se reemplazo. En caso de ser
requerido la verificación de los datos de la factura de reemplazo, el proceso de factuacion debe
realizar las acciones correspondientes para obtener el detalle.

• El Facilitador Nacional de Facturación debe tomar las medidas disciplinarias pertinentes en los
casos en los cuales se atrase la facturación por negligencia de los colaboradores responsables
de emitirla.

• Es responsabilidad del encargado de realizar la, captura del valor declarado digitar y archivar las
planillas de control de despacho (MECE 9300 D 017 F 149).

• Es responsabilidad del Facilitador Nacional de Facturación presentar mensualmente en el Comité

Táctico de resultados del MERF y al Proceso de Soluciones Corporativas los indicadores de
gestión del proceso.

• Toda factura que haya sido extraviada por parte del cliente interno, debe soportarse con la
correspondiente denuncia, para ser anulada y reemplazada, siempre que se encuentre con previa
autorización del Dinamizador Financiero y el Facilitador de Facturación. Cuando el extravío ocurra
en las instalaciones del cliente, este debe instaurar el denuncio y remitirlo al Facilitador Comercial
el cual debe hacer el trámite correspondiente de cambio para la respectiva modificación según lo
establecido en la tabla de atribuciones (Ver Anexo 5).

• El Proceso de Centro de Memoria Institucional (CMI) debe archivar las Facturas Originales que
fueron distribuidas por:

- Recolección y Distribución.
- Ingresos Crédito.
- Facilitadores Comerciales.
- Facilitadores Jr. de Centro de Soluciones In Company.
- Courrier de Centro de Memoria Institucional.
- Logística Urbana y Masiva

• La solicitud de la generación de facturas por los diferentes productos o servicios que remitan los
Procesos de Soluciones In Company, Empaque y Embalaje, Micromercadeo, Logistica y
Faciltadores Comerciales deben contener la siguiente información:

− Razón social del Cliente y NIT.

− Ciudad, dirección y teléfono.
− Código del cliente al que debe ser cargada la factura
− Productos asignados.
− Tarifas a aplicar.
 − Periodo a facturar.
− Liquidación del IVA.
− Valor total a cobrar.
− Nombre del premio (Micro Mercadeo).
− Valor declarado (Micro Mercadeo).
− Cantidad de premios a facturar (Micro Mercadeo).
− Reporte de envíos.

Nota: La información debe ser entregada en archivo plano.

• Para la prefacturación de clientes especiales con procedimiento manual se cuenta con diferentes
alternativas de liquidación que aplican según negociación. Estas deben ser consultadas con los
Facilitadores Comerciales o Auxiliares de Facturación.

• Por solicitud del Cliente o para las empresas que cuenten con un Centro de Soluciones In
Company se les debe remitir una prefectura liquidada con información o datos de las operaciones
logísticas para su aprobación ya sea por parte del mismo cliente o del Facilitador de Soluciones In
Company, en caso de no recibir respuesta en cinco (5) días hábiles del envió de la información se
debe proceder a facturar con los datos originales de la prefectura. Con las validaciones anteriores
no se aceptaran devoluciones de facturas.

• Es responsabilidad del Proceso de Provisión de Guías para las guías de cortesía registrarlas en
el sistema con un estado de “NO DEBE FACTURARSE”, con el fin de que la información de los
indicadores no sean incluidas este tipo de guías y se presenten las cifras reales de lo facturado y
lo pendiente por facturar.

• Para realizar la prefacturación, el Auxiliar Administrativo de Facturación debe garantizar la mejor

alternativa de acuerdo a las necesidades de facturación del cliente, pueden ser de tipo
automático, semiautomático o especial, se establece según requerimientos del cliente.

4.1. Responsabilidades del Proceso Logístico:

• Transmitir, por parte de los encargados del Control de Prefacturación, la información

correspondiente a las guías sticker que fueron movilizadas. En caso que las transmisiones no sea
efectiva deberán remitir las planillas de control de despachos información (MECE 9300 D 017
F149) para la captura de valor declarado.

• Es responsabilidad del Subproceso de Control de Prefacturación en Cross Docking revisar que

las planillas de envíos movilizados con guía sticker que se reciban contengan la información
requerida por el sistema.

• Es responsabilidad del proceso de Cross Docking garantizar la entrega física de la guía blanca al
proceso de Facturación para la captura del valor declarado registrado en las guías utilizadas por
los clientes corporativos al momento de su ingreso a los Centros Logísticos.

• Es responsabilidad del proceso de Cross Docking garantizar el correcto ingreso de la información

de los envíos y las guías al sistema logístico, con el fin de lograr una facturación consistente y
oportuna.

A continuación se listan los campos a registrar/actualizar en SISMILENIO:

- Origen y destino en códigos de Servientrega según matriz de destinos.

- Modo de transporte: 1. Para envíos terrestres. 2. Para envíos aéreos.
- Producto y subproducto.
- Número de piezas.
- Peso físico.
- Peso volumétrico.
• Garantizar que los envíos recogidos durante el día y que ingresen a los centros logísticos, se
encuentren registrados en el sistema de información logístico.

4.2 Es responsabilidad del Analista de Facturación Dirección General:

5. Definir los cronogramas de corte para la impresión descentralizada de facturas y remitir dicho
cronograma a los líderes de facturación de las Regionales mensualmente.

6. Establecer comunicación con el líder del Proceso de Facturación en las Regionales habilitadas
(ver Anexo 4) y notificar la impresión descentralizada, informando el consecutivo de facturas que
se remitirán.

7. Notificar por medio de correo electrónico al líder del Proceso de Facturación en las Regionales
habilitadas (ver Anexo 4) la relación de facturas remitidas, después de enviar impresión
descentralizada.

• Para la realización de la prefacturación el Auxiliar en conjunto con el Analista de prefacturación

debe garantizar la mejor alternativa para facturar de acuerdo a las necesidades y clasificación del
cliente, para lo cual existen los siguientes tipos de facturación:

- Facturación automática: El sistema de facturación procede automáticamente con la revisión

de módulos de control, pesos, valor declarado, productos y servicios, la prefacturación se
realiza por regional o por cliente según demanda, en esta opción ya se ha controlado lo
movilizado vs los facturado por las campañas de ajustes.

- Facturación semiautomática por documentación adicional: El sistema de facturación

procede automáticamente con la revisión de módulos de control, pesos, valor declarado,
productos y servicios, la prefacturación se realiza por regional o por cliente según demanda,
en esta opción ya se ha controlado lo movilizado vs lo facturado por las campañas de ajuste,
la documentación adicional es:

Información de pagos parafiscales

Disco compacto con pruebas de entrega
Disco compacto con relación de envíos en Excel.
Copia de la orden de compra.

- Facturación semiautomática por aseguramiento: El Proceso de Facturación debe

garantizar la facturación, por cliente, de los envíos pendientes por integrar (realizar ajustes),
verificando a través del Sistema de Información Gerencial (SIG) en el cubo “movilizado vs
facturado”. Los ajustes se realizan para habilitar los envíos en prefacturación; se realiza la
revisión de la información de pesos y medidas, valor declarado, productos, servicios y
liquidación.

- Facturación por liquidación manual: El Proceso de Facturación debe garantizar la

facturación, por cliente, de los envíos pendientes por integrar (realizar ajustes), verificando a
través del Sistema de Información Gerencial (SIG) en el cubo “movilizado vs facturado”, los
ajustes se realizan para habilitarlos en prefacturación, se revisa la información de pesos y
medidas, valor declarado, productos, servicios y liquidación, para remitir la prefactura al
Facilitador de Facturación Dirección General o para el Coordinador de Facturación Regional,
con el fin de realizar la liquidación según negociación, una vez se tenga la liquidación los
facilitadores o encargados de facturación deben remitirla a los Analistas de Multiprecio para
validación y generación de la liquidación final.

- Facturación cliente especial: El Proceso de Facturación debe garantizar la facturación, por

cliente, de los envíos pendientes por integrar (realizar ajustes), verificando a través del
Sistema de Información Gerencial (SIG) en el cubo “movilizado vs facturado”, los ajustes se
realizan para habilitarlos en prefacturación, se revisa la información de pesos y medidas,
 valor declarado, productos, servicios y liquidación, se organiza la información según
instructivo de facturación para este tipo de clientes.

• Cruzar, en cada corte de facturación, la información extraída desde el SIG (cubo “movilizado vs.
facturado) con el reporte de guías en ajuste extraído desde SISMILENIO, con el fin de incluir la
mayor cantidad de guías disponibles para su facturación a los clientes corporativos.

• Informar las inconsistencias por peso, producto y servicio al Auxiliar Administrativo de Facturación
con el fin de realizar el respectivo ajuste, reportando la novedad al proceso responsable para
tomar las acciones preventivas o correctivas que sean necesarias, generando indicadores de
inconsistencias presentadas según proceso.

• Monitorear cada dos (2) días después de haber entregado los ajustes, la habilitación (realizar el
ajuste) de las guías entregadas, reportando los pendientes por Asesor y Regional para su
aseguramiento.

• Verificar después de cada corte de facturación las guías pendientes por facturar por cliente y
reportar al asesor encargado del Proceso de Facturación para incluirlas en la próxima factura. Se
debe informar esta novedad al Facilitador Comercial encargado con el fin de realizar un acuerdo
con el cliente para la inclusión de las guías pendientes en la próxima factura, cuando la fecha
máxima de recepción de factura haya vencido.

• Las novedades reportadas por inconsistencias en la negociación se deben validar en

SISMILENIO según acuerdos comerciales con los clientes para la liquidación de los envíos.

• Garantizar la asignación de los clientes nuevos que ingrese al BUC a los Auxiliares
Administrativos, así mismo definir la categorización de la facturación, sea esta facturación
automática, semiautomática, cliente especial o por liquidación manual.

4.3 Es responsabilidad de los Líderes Regionales de Facturación:

• Empacar y remitir diariamente las guías (copia blanca), al proceso de Centro de Memoria
Institucional de cada Regional para su respectivo archivo.

• Garantizar el retorno de las guías (copia blanca) de las poblaciones aledañas a la respectiva
cabecera de Regional para la captura oportuna de valor declarado.

• Garantizar el envío de las guías (copia blanca) de clientes especiales diariamente, al Proceso de
Facturación de la Dirección General en Bogotá.

• Tramitar las devoluciones de facturas ante la Dirección General, previo visto bueno del
Dinamizador / Facilitador Regional.

• Validar diariamente el tramite realizado por los diferentes canales de distribución de Facturas, con
el fin de establecer controles para garantizar que la factura se encuentre en poder del cliente en
un tiempo máximo de dos (2) días hábiles después de ser entregada al canal de distribución, el
procedimiento donde establece la entrega de facturas se define en el Instructivo para el
aseguramiento de entrega de facturas.

• Las modificaciones a la factura deben ser autorizadas de acuerdo con la tabla de atribuciones
(Ver Anexo 5).

CARGO DESDE HASTA

Facilitador Jr. de Facturación, 1$ 26 SMMLV
Dinamizador Regional.
 Dinamizador Financiero Mayor a 26 52 SMMLV
SMMLV
Comité Económico Mayor a 52 En adelante
SMMLV

Tabla de atribuciones

Nota: Las Facturas a anular dentro del mismo mes sin entregar al cliente no se hace necesario el
soporte y aval según los cargos establecidos en la tabla de atribuciones, pero debe quedar
constancia del motivo de anulación.

• Al presentarse reiterativamente devoluciones de facturas de un mismo cliente por diversas

causales, el líder de facturación de la Regional debe informar al Facilitador Logístico Comercial y
al Dinamizador Regional para que tomen las acciones correctivas pertinentes. En caso de no
tomar los correctivos o se sigan presentando estas novedades esta situación debe ser reportada
al Comité Anti Riesgos Financieros en la Dirección General.

• Los Facilitadores Master de Soluciones Corporativas o los Facilitadores Comerciales según

Regional avalados por el Dinamizador Regional, son los únicos colaboradores autorizados para
solicitar cambios en la facturación, anulación y reemplazo de facturas de acuerdo a la tabla de
atribuciones (Ver Anexo 5).

4.4 Es responsabilidad de los Auxiliares del Proceso de Facturación en las Regionales:

• Adecuar la impresora para la recepción de la orden de impresión descentralizada desde el

Proceso de Facturación en Dirección General.

• Notificar al Proceso de Facturación en Dirección General, el alistamiento de la impresora, en un

plazo no mayor a quince minutos posterior a la recepción de la solicitud desde la Dirección
General.

• Imprimir la relación de guías correspondientes a las facturas generadas por impresión

descentralizada en el aplicativo de prefacturación.

• Validar el número de facturas impresas vs el número de facturas relacionadas en el correo

electrónico remitido por el Proceso de Facturación desde la Dirección General, con el fin de
identificar si existen faltantes y remitir las novedades a mas tardar un (1) día hábil posterior a la
recepción de las facturas.

Nota: En caso de no remitir las novedades en las facturas un (1) día hábil posterior a su recepción
se dará por aceptado el total de las facturas enviadas.
En caso de no remitir las novedades en las facturas dentro del tiempo establecido, y
posteriormente se presenten novedades en la facturación, y en caso de tornarse repetitivo se
solicitará la respectiva acción correctiva al proceso de Talento Humano.

• Realizar el alistamiento de las facturas y entregarlas a los diferentes Canales de Distribución, por
medio de memorando, radicado, guía interna o correo electrónico según el tipo de Canal de
Distribución y Regional.

• Las facturas que por error o disposición del cliente, se requieran entregar en otra Regional, se
debe notificar al proceso de Facturación en la Dirección General quien de acuerdo a las fechas y
oportunidad en la entrega de la factura, debe tomar la decisión de generar una reimpresión o
confirmación para el envió a la ciudad que realizará la entrega de la misma.

• Destruir las facturas que por error o disposición del cliente se requieran entregar en otra Regional.
Se debe informar la destrucción por medio de correo electrónico o acta al proceso de Facturación
 en la Dirección General, en donde se relacione el número de las facturas destruidas y el motivo
por el cual se hizo la destrucción.

• Es responsabilidad del Proceso de Facturación en la Dirección General, cuando no se pueda

utilizar la impresión descentralizada, realizar la impresión, alistamiento y envió de las facturas
desde Dirección General a la respectiva Regional en el menor tiempo posible, buscando cumplir
con los tiempos establecidos con los clientes para la entrega de las facturas.

• No se aceptara la devolución de las facturas por motivo de actualización de fecha a menos que
dicha devolución se realice dentro del mismo mes de emisión de la factura y el pago se produzca
dentro de los plazos establecidos en la negociación. Es requisito indispensable la aprobación de
los cargos establecidos dentro de la tabla de atribuciones (Ver Anexo 5) de acuerdo a los rangos
fijados por el monto de la factura.

• Al presentarse reiterativamente devoluciones de facturas de un mismo cliente por diversas

causales, el líder de facturación de la Regional debe informar al Facilitador Logístico Comercial y
al Dinamizador Regional para que tomen las acciones correctivas pertinentes. En caso de no
tomar los correctivos o se sigan presentando estas novedades esta situación debe ser reportada
al Comité Anti Riesgos Financieros en la Dirección General.

• Los Facilitadores Máster de Soluciones Corporativas o los Facilitadores Comerciales según

Regional avalados por el Dinamizador Regional, son los únicos colaboradores autorizados para
solicitar cambios en la facturación, anulación y reemplazo de facturas de acuerdo a la tabla de
atribuciones (Ver Anexo 5).

4.5 Generación de Notas Crédito.

Nota: En casos excepcionales en los que por solicitud expresa del Cliente y para garantizar su pago
oportuno se deba reemplazar una factura cuyo monto supere los 52 SMMLV y el Comité Económico
no alcance a reunirse para obtener su visto bueno, se puede realizar la anulación y reemplazo de la
factura siempre y cuando se siga el respectivo procedimiento con el aval del Dinamizador del MERF,
remitiendo correo electrónico con los datos respectivos (Cliente, fecha factura, monto facturado
inicialmente, motivo de la devolución, monto facturado en la factura reemplazo) a los integrantes del
Comité Económico.

4.5.1. Nota Crédito Parciales:

• La solicitud de notas crédito en las Regionales deben ser liquidadas por origen, bajo la
responsabilidad del líder de Facturación Regional o Facilitador Comercial Regional o Analista de
Facturación en la Dirección General. Estas solicitudes deben ser remitidas al Proceso de
Facturación en la Dirección General con la aprobación del Dinamizador Regional (o encargado) o
Facilitador Máster de Sector en la Regional Bogotá, para su respectivo ingreso al sistema y
mantenimiento por parte del proceso de Ingresos Crédito.

• El tiempo de respuesta del Proceso de Facturación para Dirección General como cada Regional
para la realización de la nota crédito parcial se establece según documentación y motivo en ocho
(8) días hábiles, dependiendo el motivo de la solicitud se deben remitir al proceso involucrado
para su validación y aval.

• En caso de presentarse novedad se debe reportar al Facilitador Comercial Logístico o Líder de

Facturación en Regional.

• La solicitud debe estar adecuadamente soportada y avalada según los cargos de la tabla de
atribuciones (Ver Anexo 5).

Toda solicitud debe venir en el formato de nota crédito (Anexo 1. MERF 9504 D001 F336) con los
soportes y avales necesarios para su aprobación.
• La generación de la nota crédito, para las Regionales diferentes a Bogotá, se remitirá por
impresión descentralizada, para su entrega al cliente deben ser aprobadas por el Dinamizador
Regional o encargado.

4.5.2. Nota Crédito Total:

• Las devoluciones de facturas de periodos anteriores se deben anular por medio de una nota
crédito generada por el Proceso de Facturación en la Dirección General, la cual debe contener el
código SER, motivo de anulación y debe estar adecuadamente soportada y avalada según los
cargos de la tabla de atribuciones (Ver Anexo 5).

• Las devoluciones de facturas del mismo mes deben ser anuladas por medio de una nota crédito
generada por el Proceso de Facturación en la Dirección General, la cual debe contener el código
SER, motivo de anulación, en estos casos para realizar su anulación en el sistema no debe estar
soportada y avalada según los cargos de la tabla de atribuciones (ver anexo 5). Los casos que
den lugar se presentaran a los diferentes comités con la documentación necesaria para dejar el
precedente de la anulación,

• El tiempo de respuesta del Proceso de Facturación en la Dirección General para la anulación y

reemplazo de la factura se establece según documentación y motivo en ocho (8) días hábiles, en
caso de presentarse novedad debe reportarse a la respectiva Regional, teniendo en cuenta que
las actualizaciones de los diferentes sistemas cuenten con la información correcta.

Nota: Antes de remitir una devolución de facturas al Proceso de Facturación en la Dirección General,
los lideres de Facturación en las Regionales y los Facilitadores Comerciales deben validar en los
diferentes sistemas o procesos las novedades de devolución, y solicitar la respectiva actualización si
da lugar, realizando el respectivo seguimiento al caso.

4.6 FACTURACIÓN DE OTROS PROCESOS.

4.6.1. Facturación Soluciones In Company:

• El Facilitador de Soluciones In Company debe asignar a un colaborador encargado de liquidar

la facturación, según negociación y servicios adicionales por origen, con el fin de solicitar la
generación de la factura, copiando las solicitudes al Facilitador del proceso.

• La información de liquidación de facturas y servicios adicionales se debe enviar clasificado

según cliente, ciudad origen de la prestación del servicio y según cortes establecidos por el
cliente FORMATO

• El ingreso de información para la generación de la factura la debe realizar el Analista de

Facturación o encargado y debe ser ingresada por origen reportado.

4.6.2. Facturación Empaque y Embalaje:

• El Analista de Empaque y Embalaje debe asegurar que las regionales entreguen el 100% de
las órdenes de servicio con la solicitud original del cliente con el fin de efectuar la respectiva
liquidación.

• El proceso de Empaque y Embalaje debe remitir la liquidación para la facturación así como los
respectivos soportes de solicitud de servicio al proceso de Facturación. Dichos soportes deben
ser digitalizados por el proceso de Facturación y posteriormente remitidos al proceso CMI para
su archivo y conservación.
 • El Asesor de Facturación encargado de recibir las liquidaciones remitidas por el Analista de
Empaque y Embalaje, debe realizar la unificación, organización por cliente, solicitud y fecha de
bitácora, y realizar el ingreso al sistema de facturación por origen de la orden de servicio según
datos enviados por el cliente.

• El Asesor de Facturación encargado del producto Empaque y Embalaje, debe validar la

información de la factura con los soportes generados, remitiendo dicho documento a la
respectiva Regional.

• Las facturas se entregan o se reportan a las Regionales por correo electrónico relacionando la
numeración o rango de facturas comprendidas.

4.6.3. Facturación de Micromercadeo:

• El líder de Multisolucion debe asignar a la persona encargada de enviar cada lunes, o según
cierre de promociones, información por cliente, asegurando que en estas se incluyan todas las
redenciones.

• Cuando el cliente ingrese a un acuerdo comercial se debe enviar la negociación aprobada por
el Facilitador de Factor de Competitividad Multiprecio.

• El Analista de Facturación debe recibir la solicitud con datos y negociación, realizando la

liquidación, según solicitud la información se debe enviar al cliente para que realice la
aprobación y poder ingresar al sistema de facturación los datos por origen para la oportuna
generación de la factura.

4.6.4. Facturación de los servicios de Logística Urbana y Masiva:

• El proceso Logística Urbana y Masiva debe entregar a diario las órdenes de servicio con las
cantidades a cobrar por tipo de trayecto según las entregas efectivas.

• El encargado de realizar la facturación de Logística Urbana y Masiva debe organizar las

ordenes de servicio por Regional y Cliente con el fin de realizar la liquidación; en caso de no
existir tarifas, código de facturación o producto se debe reportar al Facilitador Máster de
Soluciones Corporativas y al Analista de Multiprecio con el fin de facturar oportunamente los
servicios realizados.

• El Analista de Multiprecio o el Facilitador Máster de Soluciones Corporativas deben dar

respuesta al encargado de la facturación de los servicios de Logística Urbana y Masiva en un
plazo máximo de cuatro (4) días hábiles. En caso de no cumplir el plazo se procederá a liquidar
a tarifa plena, cargando la facturación al código principal de facturación del cliente y asociado al
producto de documentos.
• El Analista o Auxiliar encargado de la Facturación de los servicios de Logística Urbana y
Masiva debe consolidar en un archivo plano la información resultante, organizando el archivo
por Regional o Cliente según solicitud. Dicho archivo debe ser remitido al Analista del proceso
de Facturación en la Dirección General con el fin de ingresar la información al sistema de
facturación y generar las facturas correspondientes.

4.6.5. Facturación de Carga Masiva:

• El líder del proceso de Transporte debe asignar una persona responsable de reportar
oportunamente la prestación del servicio, cantidades y liquidación por origen al proceso de
Multiprecio con copia al Proceso de Facturación, enviando la información en los días acordados
o según solicitud.
 • El Proceso de Multiprecio debe remitir el aval de la generación de la factura al Proceso de
Facturacion, el colaborador encargado en el Proceso de Facturación debe consultar el estado
de las guías para garantizar que no hayan sido cobradas por el sistema normal, si no se
presentan novedades debe ingresar la información al sistema por origen para la generación de
la factura.

• El colaborador encargado de la facturación de Carga Masiva del Proceso de Facturación en

caso de que las guías hayan sido facturadas por el Sistema de Facturación Nacional debe
notificar la novedad al Líder o colaborador encargado del Proceso de Carga Masiva o
Facilitador Comercial Logístico para su gestión con el cliente y solicitar autorización de realizar
nota crédito o devolución de factura.

• En caso de devolución de la factura por parte del cliente cuando lo facturado no corresponda a
la negociación, se debe remitir la reclamación junto con la factura al Líder o encargado del
Proceso de Transporte o Facilitador Comercial Logístico para que den aval a la anulación de la
factura y remitan la factura y los soportes para la generación de una nueva factura.

• El proceso de Multiprecio debe dar el aval de liquidación al Analista del proceso de Facturación
o colaborador encargado.

4.6.6. Facturación de venta de material de reciclaje, arrendamientos y otras ventas (Prefijo

Seis):

• El Asistente del Dinamizador MERF debe garantizar que los clientes a los cuales se les debe
generar este tipo de facturas estén registrados en la base de datos de Clientes Especiales.

• El Asistente del Dinamizador MERF debe entregar al Analista de Facturación los requerimientos
de generación de factura por uso de la marca, venta de material de reciclaje, arrendamientos,
otras ventas, con el fin de generar las respectivas facturas.

• El Analista de Facturación debe generar la Factura según solicitud y entregar al proceso

solicitante para su distribución.

4.7 ACTUALIZACION DATOS DE LA GUÍA:

• El Proceso de Facturación es el único responsable de modificar datos de la guía mediante el

modulo de ajustes en el aplicativo SISMILENIO.

• Toda modificación realizada debe generar rastreo sobre un log, que permita identificar el usuario,
terminal, concepto (causal), proceso, fecha, hora, valor anterior de los campos modificados, junto
con un número de documento que relacione los diferentes cambios realizados.

• Es responsabilidad del líder del Proceso de Facturación en la Dirección General administrar el

modulo de ajustes SISMILENIO y asignar a un Analista para el control de la aplicación, los datos
que debe contener se establecen a continuación:

- NIT.
- Nombre de cliente.
- Sucursal / Dependencia.
- Origen / Destino.
- Peso y dimensiones del envío.
- Producto / Subproducto tipo de envío.
- Fecha de envío.
- Modo de transporte.
- Número de piezas.
- Tiempo de entrega.
 - Valor declarado.

• El proceso de Facturación debe solicitar al Proceso de Logística Regional origen la confirmación

del servicio prestado cuando no exista prueba de entrega o información para completar los datos
del envió.

• Cuando la información pendiente corresponda al valor declarado y no exista prueba de entrega o

guía original o el tiempo de respuesta no se ajuste al cobro oportuno y el producto sea
documento, el proceso de Facturación debe ingresar un monto mínimo de $5.000 (cinco mil
pesos) en el campo de valor declarado al momento de facturar, con el fin de no tener cobros
extemporáneos.

• Solicitar al Cliente o Facilitador Comercial la información pendiente cuando corresponda al valor

declarado y no exista prueba de entrega o guía original y el producto sea Mercancía Premier,
Valores o Mercancía Industrial.

• Identificar por medio del aplicativo de Reporte de guías pendientes, las guías con sus diferentes
inconsistencias; la información generada debe ser distribuida a los diferentes colaboradores del
proceso para su ajuste correspondiente según datos de la prueba de entrega.

• Toda solicitud de modificación de información de la guía debe ser atendida en un plazo máximo
de 24 horas después de ser recibida.

• Para la realización de modificaciones se deben tener en cuenta los siguientes datos:

- NIT
- Nombre del cliente
- Sucursal / Dependencia

• Cuando el NIT se encuentra en blanco: el proceso de Provisión de guías en coordinación con

Administración de Ventas deben verificar la causal (Sucursal – Dependencia) y determinar la
modificación a realizar, reportándola al proceso correspondiente para realizar la respectiva
actualización.

• Es responsabilidad del Proceso de Provisión de guías en coordinación con Administración de

Ventas, garantizar el ingreso de información de los clientes, requerido para la asignación de las
guías y asegurando su actualización.

• Cuando la guía no tenga información de Origen y Destino, se debe verificar y soportar el ajuste
mediante la imagen digitalizada de la prueba de entrega o copia de remitente; así mismo se podrá
tomar como base para el ajuste a la trazabilidad que tenga en el sistema.

• Cuando existan novedades por pesos y medidas se debe solicitar al proceso logístico la
validación de peso y dimensiones de los envíos despachados por el cliente. Así mismo se debe
verificar los datos que el cliente registró en la prueba de entrega. El proceso de Facturación
puede revisar antes de remitir al Proceso de Logística los casos que sean de fácil consulta
(cuando evidencie errores de ingreso de información, peso menor a 500 Kg, cantidad de guías
inferior a 20 guías vs. cantidad de piezas) revisando en el modulo de ajustes en el aplicativo
SISMILENIO, Prueba de Entrega Vs. Información del Cliente.

- El Auxiliar, Coordinador o Facilitador Logístico Regional debe remitir la información de los

datos a ajustar con la respectiva justificación por despacho o por pieza, la cual debe ser
presentada al Analista del Proceso de Facturación para realizar la respectiva actualización de
la información en el sistema o liquidación para la generación de la respetiva nota crédito o
cobro oportuno. Los datos ajustados deben registrarse en el sistema SISMILENIO, módulo de
ajustes.
 - El Analista de Facturación debe verificar en el aplicativo SISMILENIO modulo de pesos y
medidas los pesos superiores a 500 Kg. Para validar y reportar al Facilitador Logístico con el
fin de tomar los correctivos para su facturación.

• Los datos de Producto y Subproducto deben estar asociados desde la provisión de las guías, de
igual manera al ingresar los envíos al proceso de Logística se debe asegurar que en los
respectivos sistemas quede registrado con el producto o subproducto correcto.

- El Proceso de Logística debe soportar la realización de este ajuste con la trazabilidad de la

guía (imagen digitalizada) y/o copia de remitente para incluir o modificar el producto a
facturar.

4.8 IMPRESIÓN DESCENTRALIZADA DE FACTURAS.

• La impresión descentralizada se realiza en los cortes preestablecidos en el cronograma del

Proceso de Facturación (Ver Anexo 3), o cuando se necesite remitir la factura al cliente el
mismo día.

• Es responsabilidad del Auxiliar Administrativo de Facturación Regional corroborar la

información de pesos, valores declarados, productos y modalidad de transporte de las facturas
remitidas (Ver Anexo 4) y notificar inmediatamente al proceso responsable cuando se
presenten algunas de las siguientes inconsistencias:

Proceso de Facturación:

− Valor no coincide factura vs. Relación de guías.

− No coincide razón social.
− Fecha vencida de factura.
− No se entrega con anexos solicitados.
− Valor declarado no correspondiente.

Proceso de Logística:

− No coincide Pesos y medidas.

− Producto facturado no correspondiente.
− Servicio prestado no corresponde al solicitado.
− Tiempo de prestación de servicio prometido no cumplido.

Proceso de Soluciones Corporativas:

− Negociación comercial no coincide con lo facturado.

Nota: El Auxiliar o encargado de recibir las facturas en Regional debe notificar inmediatamente la
recepción de la impresión de las facturas a Dirección General y reportar oportunamente los
pendientes o novedades para tomar los correctivos a lugar.

• Es responsabilidad del Auxiliar de Facturación Regional solicitar oportunamente por correo

electrónico las facturas de los clientes que requieran ser generadas fuera de los horarios
establecidos.

• Es responsabilidad del Auxiliar de Facturación Regional informar al Proceso de Facturación en la

Dirección General las inconsistencias reportadas por parte del cliente.

• Es responsabilidad del Auxiliar de Facturación, consolidar las prefacturas de los clientes por
Regional en el corte de facturación correspondiente, con el fin de que cada Regional pueda recibir
oportunamente la impresión descentralizada de sus facturas.
 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

5.1 PREFACTURACION AUTOMATICA Y SEMIAUTOMATICA

5.2 FACTURACION MANUAL

5.3 FACTURACION CLIENTES ESPECIALES.
5.4 FACTURACION LOGISTICA CARGA URBANA Y MASIVA
5.5 NOTAS CREDITO
5.6 ASEGURAMIENTO DE DISPONIBILIDAD DE GUIAS.
5.7 FACTURACION MICROMERCADEO
5.8 FACTURACION DE EMPAQUE Y EMBALAJE
5.9 FACTURACION VALOR DECLARADO
6. LÉXICO

PREFACTURA LEGAL: Relación de guías consolidada del cliente para facturar.

FACTURA DE VENTA: Documento donde se detallan los géneros vendidos o los servicios prestados y
su precio, que se ofrece al cliente como justificante del pago realizado.

LOG: Un log es un registro oficial de eventos durante un periodo de tiempo en particular. Es usado para
registrar datos o información sobre quién, qué, cuándo, dónde y por qué un evento ocurre para un
dispositivo en particular o aplicación informática.

• Copia del estado del registro antes de cambiarlo.

• Fecha, hora y dirección IP desde donde se hace el cambio.
• Nombre de la cuenta de usuario con la cual se ejecuta el cambio.
• Nombre del programa (opción) que está ejecutando el cambio.

RELACIÓN DE GUÍAS FACTURADAS: Documento donde se registran la información detallada de los

servicios que se le están facturando al cliente.

PLANILLA DE CONTROL DE GUÍAS ENTREGADAS: Documento donde se relacionan las zonas

urbanas que entregaron las copias blancas de la recolección.

RELACIÓN DE FACTURAS: Documento en que se relacionan las facturas que se envían a las
regionales.

WBS (World Business Solutions): Sistema de información donde se encuentran parametrizada las
negociaciones con los clientes, de tal forma que se pueda generar la factura de manera automática.

7. ANEXOS

• Anexo 1. Solicitud de Nota Crédito. (MERF 9504 D 001 F336).

• Anexo 2. Bitácora de Facturación (MERF 9504 D 001 F688)

• Anexo 3. Relación horarios para la Impresión de Facturas de forma descentralizada.

REGIONAL PREFACTURACION PEOPLESOFT IMPRESIÓN

NORTE 7:00 AM A 8:30 AM 8:40 AM A 9:40 AM 9:50 AM A 2:50 PM
ANTIOQUIA 7:00 AM A 8:30 AM 8:40 AM A 9:40 AM 10:00 AM A 3:00 PM
OCCIDENTE 8:35 AM A 9:35 AM 9:50 AM A 10:50 AM 11:00 AM A 3:00 PM
EJE CAFETERO 9:40 AM A 10:40 AM 10:45 AM A 11:45 AM 11:55 AM A 3:55 PM
ORIENTE 10:45 AM A 11:45 AM 11:50 AM A 12:50 AM 1:00 AM A 5:00 PM
BOYACA 11:45 AM A 12:00 PM 12:00 PM A 1:00 PM 2:00 PM A 2:30 PM
LLANOS 11:45 AM A 12:00 PM 12:00 PM A 1:00 PM 2:30 PM A 3:00 PM
SUR 11:45 AM A 12:00 PM 12:00 PM A 1:00 PM 3:00 PM A 3:30 PM

Estará sujeto a variación de acuerdo a la respuesta de los sistemas

• Anexo 4. Relación Ciudades Habilitadas para la Impresión descentralizada de Facturas.

Regional Ciudades habilitadas para impresión de facturas

Centro Bogotá
Boyacá Tunja
Sur Neiva
Llanos Villavicencio
Antioquia Medellín.
Occidente Cali
Norte Barranquilla y Cartagena
Oriente Bucaramanga
Eje Cafetero Pereira

• Anexo 5. Tabla de atribuciones

CARGO DESDE HASTA

Facilitador Jr. Nacional de Cero 26 SMMLV
Facturación, Dinamizador
Regional.
Dinamizador Financiero 26 SMMLV + $1 52 SMMLV
Comité Económico 52 SMMLV + $1 En adelante

• Anexo 6. Planilla Registro Generación de Facturas (MERF 9504 D 001 I 002 F 685)

8. APENDICE

• Directrices de Soluciones Corporativas.

• Directrices de Logística.

• Directriz de Ingresos Crédito (MERF 9503 D 001)

• Instructivo para el aseguramiento de entrega de facturas (MERF 9504 D 001 I 002)

• Ley 1231 de 2008

9. HISTORIAL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN EDICIÓN CAMBIO AUTOR
Alexander Rodríguez
1 16-08-2005 04 01 Actualización del Documento
Carlos Mario Quintero
Actualización del Documento: Ajuste
de la directriz a lo establecido en la Iván Erazo Toscano
2 13-05-2009 05 01 Ley 1231 de 2008, responsabilidades
de procesos y ajuste en Alexander Rodríguez
procedimientos.

Actualización del Documento: Ajuste Alexander Rodríguez

3 21-06-2010 06 01
en procedimientos de reporte de Nota
credito. Iván Erazo Toscano