SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y AUTOCONTROL

FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

SEDE Centro Nacional Colombo Aleman-Regional Atlántico.

UNIDAD ADMINISTRATIVA Coordinación grupo apoyo administrativo Intercentros. REGISTRO DE

ENTRADA DIA 31 MES 12 AÑO 2018 NÚMERO DE TRANSFERENCIA

OFICINA PRODUCTORA Cuentas por pagar

OBJETO: Transferencia de evidencia física de legalización de órdenes de viaje para ell Archivo central del Centro.
FECHAS EXTREMAS UNIDAD DE CONSERVACIÓN FOLIOS
NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O FRECUENCIA DE
No. ITEM CÓDIGO SOPORTE
ASUNTOS INICIAL FINAL CAJA CARPETA TOMO OTRO DEL AL CONSULTA

1 920710-008 Legalización órdenes de viaje. 18/01/2017 02/06/2017 1 1 1 227 FISICO

10/30/2017 12/15/2017 1 2 9 51 FISICO

4/3/2017 9/4/2017 1 3 1 217 FISICO

1/18/2017 12/13/2017 1 4 1 282 FISICO

ELABORADO POR ENTREGADO POR RECIBIDO POR

NOMBRE Yuleydy Zuñiga Sanchez JESUS PEREZ HERNANDEZ Shirley Slebi Moisés

CARGO Pasante Coordinador grupo de apoyo mixto Contratista-Apoyo Archivo Centro

Hoja 1 de
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y AUTOCONTROL
FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

SEDE Centro Nacional Colombo Aleman-Regional Atlántico.

UNIDAD ADMINISTRATIVA Coordinación grupo apoyo administrativo Intercentros. REGISTRO DE

ENTRADA DIA 31 MES 12 AÑO 2018 NÚMERO DE TRANSFERENCIA

OFICINA PRODUCTORA Cuentas por pagar

OBJETO: Transferencia de evidencia física de legalización de órdenes de viaje para ell Archivo central del Centro.
FECHAS EXTREMAS UNIDAD DE CONSERVACIÓN FOLIOS
NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O FRECUENCIA DE
No. ITEM CÓDIGO SOPORTE
ASUNTOS INICIAL FINAL CAJA CARPETA TOMO OTRO DEL AL CONSULTA

FIRMA

FECHA 12/31/2018 12/31/2018 12/31/2018

Secretaria General - Grupo Administración de Documentos

Hoja 1 de
 2

NOTAS

RECIBIDO POR
Shirley Slebi Moisés

ontratista-Apoyo Archivo Centro

Hoja 1 de
 2

NOTAS

12/31/2018

GD-F-004-V3

Hoja 1 de
 NOTA: NO IMPRIMIR ESTA HOJA DE INSTRUCCIONES
Los campos se deben diligenciar en MAYÚSCULA SOSTENIDA, sin excepc

INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO - FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DO

SEDE : Registre el nombre de la sede en la que se encuentra la oficina productora, acorde con el organigrama actual del SENA. Ej: DIRECCIÓ
Formación, se identificará con el nombre de la Regional seguido del nombre del Centro de Formación. Ej: REGIONAL QUINDÍO - CENTRO DE

UNIDAD ADMINISTRATIVA: Registre el nombre de la dependencia de superior jerarquía de la que depende la oficina productora. Ej. DIREC
DE CENTRO

OFICINA PRODUCTORA: Registre el nombre de la dependencia de donde procede la documentación. Ej: GRUPO DE PRODUCCIÓN CURRICU
FUNCIONALES, GRUPO DE ADMINISTRACIÓN EDUCATIVA

REGISTRO DE ENTRADA: NO DILIGENCIE campos, pues éstos los realizar el Grupo de Administración de Documentos o del área encargada d
de Formación para llevar el respectivo control.

NÚMERO DE TRANSFERENCIA: NO DILIGENCIE. Control de parte del Grupo de Administración de Documentos o del área encargada del pro
Formación.

OBJETO: Registre el motivo por el cual realiza el inventario. Ej. Inventario para el archivo de gestión, inventario para el archivo central, inven
No ÍTEM: Digite el Número Consecutivo y en orden de cada uno de los expedientes que se registran en el inventario.
CÓDIGO: Registre el código de la serie y/o subserie documental indicado en la Tabla de Retención Documental (TRD) vigente de la Oficina P

NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS: Registre el nombre de la serie y/o subserie documental junto con los datos necesarios pa
DE SERVICIOS - ÁNGEL ALBERTO AMAYA ABRIL - CC 5742814
FECHAS EXTREMAS: Digite en la respectiva casilla las Fechas Extremas (inicial y final) en la casilla correspondiente con los dígitos requerido
UNIDAD DE CONSERVACIÓN: Marque con una equis (X), el tipo de unidad de conservación en el que se encuentra la documentación: Cuan
marcará en la columna “OTRO” y describa el tipo de soporte en el área de notas.
FOLIOS: Registre allí en números arábigos el rango de folios que contiene cada unidad de conservación. Ej. 1 al 25; 200 al 301
SOPORTE:Registre la presencia de soportes diferentes al papel. Videos (V), casetes (C), CD, DVD, etc
FRECUENCIA DE CONSULTA: Seleccione de la lista desplegable si la consulta de la documentación en ALTA, MEDIA o BAJA.
NOTAS: Registre los datos que sean relevantes y cuya informacion no es posible incluir en las columnas anteriores. Para la documentación
circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración y/o repetición del número consecutivo

ELABORADO POR: Registre en la casilla correspondiente Nombre, Cargo y la fecha en que la persona elaboró el inventario. Una vez impres

ENTREGADO POR: Registre en la casilla correspondiente Nombre, Cargo y la fecha de la persona que entrega el inventario. Una vez impres

RECIBIDO POR: Registre en la casilla correspondiente Nombre, Cargo y la fecha de la persona que recibirá el inventario. Una vez impreso, s
HOJA DE INSTRUCCIONES
YÚSCULA SOSTENIDA, sin excepción.

MATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

grama actual del SENA. Ej: DIRECCIÓN GENERAL, REGIONAL SUCRE. En caso de ser una Centro de
Ej: REGIONAL QUINDÍO - CENTRO DE COMERCIO Y TURISMO

ende la oficina productora. Ej. DIRECCIÓN DE FORMACIÓN, DIRECCIÓN REGIONAL, SUBDIRECCIÓN

j: GRUPO DE PRODUCCIÓN CURRICULAR, GRUPO DE APOYO ADMINISTRATIVO Y SUS ÁREAS

Documentos o del área encargada del proceso de Gestión Documental en las Regionales y Centros

mentos o del área encargada del proceso de Gestión Documental en las Regionales y Centros de

ventario para el archivo central, inventario de eliminación, etc.

n el inventario.
umental (TRD) vigente de la Oficina Productora. Ej: 40-2

ntal junto con los datos necesarios para identificar el expediente. Ej: CONTRATOS DE PRESTACIÓN

espondiente con los dígitos requeridos completos en el orden AAAA/MM/DD. Ej:1983/01/01

e encuentra la documentación: Cuando se encuentre un soporte diferente a los relacionados, se

. Ej. 1 al 25; 200 al 301

LTA, MEDIA o BAJA.

s anteriores. Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones,
o repetición del número consecutivo en diferentes documentos.

laboró el inventario. Una vez impreso, se debe firmar en la casilla respectiva

ntrega el inventario. Una vez impreso, se debe firmar en la casilla respectiva

birá el inventario. Una vez impreso, se debe firmar en la casilla respectiva