PROCEDIMIENTO PARA LA

DEVOLUCION DE CÓDIGO: OP-02

VERSIÓN: 01
RETENIDOS A CONTRATISTAS FECHA:28/03/2019

1. OBJETIVOS

Establecer las etapas para la entrega de Retenidos, generando el procedimiento

necesario para verificar el cumplimiento de obligaciones contractuales,
laborales, de seguridad social y parafiscales de los Contratistas que prestan sus
servicios a Q CONSTRUCTORA; procedimiento realizado con el único fin de
evitar incumplimientos respecto de las obligaciones legales y contractuales
consagradas en favor de los trabajadores contratados por el Contratista para la
ejecución de la obra, precaviendo así eventuales litigios para las partes que son
solidarias por estas obligaciones en virtud de la ley1.

2. ALCANCE

Inicia con la terminación de la obra contratada y la correspondiente verificación

de las obligaciones contractuales del Contratista mediante liquidación
Administrativa y termina con la suscripción de un acuerdo de pago o pago
definitivo de retenidos al Contratista.

3. DEFINICIONES

3.1. Contratista Independiente, verdadero empleador: Son Contratistas

independientes y, por tanto, verdaderos patronos y no representantes ni
intermediarios, las personas naturales o jurídicas que contraten la ejecución de
una o varias obras o la prestación de servicios en beneficio de terceros, por un
precio determinado, asumiendo todos los riesgos, para realizarlos con sus
propios medios y con libertad y autonomía técnica y directiva.

3.2. Contratante o Beneficiario de la Obra: Es una persona natural o jurídica

que contrata los servicios de un Contratista independiente, para que este la
ejecute con sus propios medios, con libertad y autonomía técnica y directiva.

3.3. Objeto Misional: Es la actividad principal del Contratante o dueño de la

Obra.

3.4. Solidaridad del Contratante respecto a los trabajadores de que se sirva

el Contratista para la ejecución de la obra: El beneficiario del trabajo o dueño

1 Artículo 34. Código Sustantivo del Trabajo y la Seguridad Social.

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de la obra será solidariamente responsable con el Contratista por el valor de los

salarios y de las prestaciones e indemnizaciones a que tengan derecho los
trabajadores, a menos que se trate de labores extrañas a las actividades
normales de su empresa o negocio, también será solidariamente responsable
de las obligaciones de los subcontratistas frente a sus trabajadores, aún en el
caso de que los Contratistas no estén autorizados para contratar los servicios de
subcontratistas.

3.5. Liquidación Administrativa de la Obra: Se refiere a toda la información,

documentación, contratos, otrosíes, ordenes de servicio, pólizas, facturas,
recibos y similares que se requieran para verificar el cumplimiento del objeto
contractual o del servicio contratado. El documento de liquidación administrativa
de obra solo podrá ser emitido por el responsable directo de realizar la
liquidación con el Contratista, esto es, Directores de Obra o Asistentes
administrativos.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO DE DEVOLUCION DE RETENIDO

Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

Inicio de Una vez verificada la terminación de las
liquidación de actividades de los Contratista por parte de los
Contrato de Directores de Directores de Obra, deben iniciar el proceso de
Obra Civil, Obra y liquidación Administrativa de la Obra, verificando
1
Prestación de Asistentes el cumplimiento del objeto del contrato y
Servicios u Administrativos expidiendo el correspondiente Paz y Salvo
Orden de Administrativo.
Servicios
Una vez firmado el Paz y Salvo Administrativo,
los Directores de Obra y Asistentes
Remisión de Administrativos deberán remitirlo a Asistente
la información Administrativo para la Gestión de Contratistas
del Contratista Directores de (yvelez@grupo-q.com), quien es la persona
al Asistente Obra y encargada de iniciar el requerimiento de
2
Administrativo Asistentes información a Contratistas y será la única
para la Administrativos persona autorizada para recibir la información
Gestión de necesaria para proceder a la devolución de los
Contratistas retenidos. Los paz y salvos administrativos
deben remitirse adjuntando copia del
correspondiente contrato de obra civil, otrosí,
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Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

contrato de prestación de servicios u orden de
servicios, debidamente firmados por el
Contratista.

Una vez entregados los documentos legales

(contratos, órdenes de servicio, otrosí y
liquidaciones administrativas) el Asistente
Administrativo para la Gestión de Contratistas
deberá verificar que la información de estos
Verificación de Asistente
documentos corresponda con la información
la información Administrativo
3 diligenciada por los Directores de Obra y
legal del para la Gestión
Asistentes Administrativos en la Base de Datos
Contratista de Contratistas
de Excel “Cuadro General de Contratista” y
solicitar la que se encuentre pendiente de
remisión, para poder determinar de manera
exacta los periodos de ejecución contractual.

Una vez verificada la información legal y los

Inicio del
tiempos de ejecución del contrato, se debe
requerimiento
Asistente proceder a solicitarle al Contratista la
de información
Administrativo información legal de sus trabajadores, en los
4 laboral, de
para la Gestión términos que se detallan en el acápite
seguridad
de Contratistas correspondiente a la entrega de la información
social y
(5.) y la forma en que debe realizarse (6.)
parafiscales.
Antes de realizar la entrega de información en
físico, el Contratista deberá diligenciar la Base
de Datos- “Información Trabajadores del
Contratista” llenando cada uno de los espacios
Informe Parcial que se muestran en el acápite (5.) y deberá
previo a la remitirla al Asistente Administrativo para la
5 entrega de Contratista Gestión de Contratistas (yvelez@grupo-q.com),
evidencias quien verificara que la información este
físicas completa y solicitara al Contratista un reporte de
los datos faltantes o inconsistentes, o en caso
contrario, dará visto bueno al Contratista para
que remita la información en físico.
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Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

Una vez diligenciada la información solicitada en
la Base de Datos- “Información Trabajadores del
Contratista” y se cuente con el visto bueno del
Asistente Administrativo para la Gestión de
Contratistas, el Contratista deberá remitir la
Base de Datos al correo (yvelez@grupo-q.com)
con la correspondiente autorización para el
tratamiento de datos (Ver registro N°2) y
Entrega
adicionalmente deberá enviar por correo
6 completa de la Contratista
certificado, o personalmente en las instalaciones
información
de la Constructora, entregar las evidencias en
físico que respalden la información digital, de
acuerdo los parámetros que se establecen en el
acápite (6.), so pena de no expedirse Acta de
Entrega de Información, por estar incompleta,
sin soporte físico o que no sea entregada en los
términos descritos en el presente procedimiento.

La única persona autorizada para recibir la

información entregada por los Contratistas será
el Asistente Administrativo para la Gestión de
Suscripción Asistente
Contratistas (yvelez@grupo-q.com), quien será
del Acta de Administrativo
7 la única persona que estará facultada para
Entrega de para la Gestión
expedir el Acta de Entrega de Información,
Información de Contratistas
necesaria para proceder con la revisión Legal de
la información.

Una vez se cuente con la información en los

términos descritos en el acápite (6.), el Asistente
Administrativo para la Gestión de Contratistas
deberá digitalizar la información entregada en
Asistente físico por el Contratista, y alojarla en la carpeta
Remisión de la
Administrativo VPN que para el efecto tiene dispuesta la
8 Información al
para la Gestión Constructora y remitirá la Base de Datos-
Área Jurídica
de Contratistas “Información Trabajadores del Contratista” al
área jurídica de la compañía (Juridica@grupo-
q.com) para la revisión legal de cumplimiento de
obligaciones del Contratista.
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Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

Una vez recibida la información, se procede a
realizar un análisis jurídico-legal del
cumplimiento de obligaciones contractuales,
laborales, de seguridad social y parafiscales por
parte del Contratista y se procederá a emitir un
Revisión legal
concepto de cumplimiento y se darán las
9 de la Área Jurídica
instrucciones para realizar la devolución de
información
retenidos y/o suscripción de acuerdo de pago.
En caso de verificarse incumplimientos o falta de
información, el proceso de devolución continua
como se indica en las siguientes etapas.

De la primera entrega de información puede

seguirse el requerimiento de información
adicional, la cual es subsidiaria a los
documentos que ya se hayan entregado, al
respecto se citan algunos casos en que se han
terminado contratos de trabajo con justa causa,
Requerimiento
caso en el cual se requiere adjuntar copia del
10 de información Área Jurídica
proceso disciplinario realizado y las evidencias
adicional
utilizadas para terminar el contrato, al igual que
los preavisos en los contratos de trabajo a
término fijo; esto teniendo en cuenta la
solidaridad del contratante en cuanto al pago de
indemnizaciones.

En caso de verificarse el incumplimiento de

obligaciones laborales, de seguridad social y
parafiscales, le será remitido al Contratista un
Solicitud de concepto escrito en donde se le indiquen los
11 Área Jurídica
correcciones incumplimientos encontrados y los riesgos
actuales. Requiriéndolo para que se ponga al
día con sus obligaciones legales.

Una vez identificados y notificados los

Entrega de
incumplimientos al Contratista, este debe
corrección a
12 Contratista disponer los medios necesarios para ponerse al
las objeciones
día con sus obligaciones y enviar nuevamente la
realizadas
información de los trabajadores, con las
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Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

correcciones realizadas y adjuntando las
evidencias en físico que lo respalden.

Una vez verificadas las correcciones respecto

de los incumplimientos de obligaciones
Verificación de laborales, de seguridad social y parafiscales por
las parte del Contratista, se procederá a emitir un
13 Área Jurídica
correcciones concepto de cumplimiento y se darán las
realizadas instrucciones para realizar la devolución de
retenidos y/o suscripción de acuerdo de pago.

5. DILIGENCIAMIENTO DE BASES DE DATOS POR PARTE DEL

CONTRATISTA

Una vez el contratista cuente con el Paz y Salvo Administrativo, deberá remitir
la información “digital” de sus trabajadores en la Base de Datos “Información
Trabajadores Del Contratista” al Asistente Administrativo para la Gestión de
Contratistas, al correo yvelez@grupo-q.com, quien verificara que la información
se encuentre completa, antes de dar el visto bueno para que sean enviados los
soportes “físicos” que respalden la información digital, la cual deberá ser
diligenciada en los siguientes términos:

1. Hoja de Cálculo N° 1 – Información de trabajadores: En este espacio

deberán ser ingresados los datos generales de los trabajadores, junto con
los datos del contrato de trabajo, datos de la liquidación final de prestaciones
sociales, de la siguiente forma:

NOMBRE DOCUMENT OBRA FECHA DE CONTRA TIPO DE FECHA DE FECHA DE

COMPLETO O DE EN LA INGRESO A TO DE CONTRAT INICIO EN TERMINACI
DEL IDENTIDAD QUE LA OBRA TRABAJ O (FIJO, CONTRATO ON EN
TRABAJADOR LABO (DIA/MES/A O (SI/NO) OBRA O (DIA/MES/A CONTRATO
RO ÑO) LABOR O ÑO) (DIA/MES/A
INDEFINI ÑO)
DO)
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SALARIO EN FECHA INGRESO FECHA SALARIO EN VALOR MOTIVO

CONTRATO EN LIQUIDACION TERMINACION LIQUIDACION PAGADO EN TERMINACION (FIN
(DIA/MES/AÑO) EN LIQUIDACION OBRA,
LIQUIDACION VENCIMIENTO
(DIA/MES/AÑO) PLAZO, RENUNCIA,
CON O SIN JUSTA
CAUSA)

Para los Contratistas que tengas sus trabajadores vinculados mediante contrato de
trabajo a término fijo, deberán diligenciarse las siguientes casillas:

PREAVISO FECHA DE FECHA DE

(SI/NO) PREAVISO TERMINACION EN
(DIA/MES/AÑO) PREAVISO
(DIA/MES/AÑO)

1. Hoja de Cálculo N° 2 – Información de pagos realizados al FIC: se

deberán ingresar mes a mes, los pagos realizados al FIC, los cuales se
calculan de acuerdo al tiempo de duración del contrato:
N° DE NOMBR VALOR COSTOS MES NUMERO DE VALOR BASE
CONTRAT E DE LA TOTAL LABORALE Y TRABAJADORE DEL VALOR DE TOTA
O OBRA DEL S SOBRE AÑO S EN EL MES APORT LOS L
CONTRAT LOS QUE EN E AL INTERESE SOBR
O SE QUE FIC S E LA
CALCULA SE QUE
PAG SE
A PAGO

1. Hoja de Cálculo N° 3 y siguientes – Información de Nomina y Seguridad

Social: Por cada mes de ejecución contractual deberá diligenciarse una Hoja
de Cálculo, como a continuación de muestra:

En cada mes deberán ingresarse los siguientes datos:

NOMBRE DOCUMEN QUINCENA DEDUCCI OTRAS QUINCENA DEDUCCI OTRAS

COMPLETO TO DE DEL 1 A 15 ÓN DEDUCCIO DEL 16 A ÓN DEDUCCIO
DEL IDENTIDA (SE SEGURID NES 30 (SE SEGURID NES
TRABAJAD D INGRESA AD (EJEMPLO INGRESA AD
OR EL VALOR SOCIAL 100.000 EL VALOR SOCIAL
SIN Natillera + SIN
APLICAR 200.000 APLICAR
DESCUENT Prestamos + DESCUENT
OS DE S.S. 50.000 OS DE S.S.
y OTROS) Caspete) y OTROS)
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TOTAL AUXILIO DE PRIMA DE PILA N° DE DIAS IBC NOVEDADES

PAGADO EN EL TRANSPORTE SERVICIOS (SI/NO) COTIZADOS (INGRESO PILA
MES (SIN (APLICA EN EL MES BASE DE (EJEMPLO:
DEDUCCIONES) PARA LOS COTIZACION ING, RET,
MESES DE EN LA PILA) VSP)
JUNIO Y
DICIEMBRE)

6. INFORMACION QUE DEBE ENTREGAR EL CONTRATISTA

Una vez se cuente con la información completa en la Base de Datos “Información

Trabajadores Del Contratista”, el Asistente Administrativo para la Gestión de
Contratistas de Q-Constructora dará visto bueno para que el Contratista proceda
a remitir todos los soportes físicos que respalden los datos diligenciados en la Base
de Datos “Información Trabajadores Del Contratista” y procederá a realizar la
revisión de los mismos y solicitará los soportes que se encontraran pendientes. A
continuación, se detallan los documentos solicitados:

• Copia de cédula del trabajador, pasaporte y/o permiso especial de trabajo (para
trabajadores extranjeros).
• Copia del contrato de trabajo firmado por el trabajador, en donde se indique la
fecha de inicio, fecha de terminación y salario devengado.
• Copia de las constancias de pago mensual de nómina realizada a cada
trabajador en donde se discriminen cada uno de los pagos y deducciones
realizados.
• Constancias de pago de las prestaciones sociales de cada trabajador (Esto,
cuando no se evidencie el pago de las mismas en el pago de nómina).
• Constancias de pago de cesantías consignadas en los respectivos fondos a más
tardar el día 14 de febrero de cada año.
• Constancia de pago de intereses a las cesantías realizadas a cada trabajador.
• Copia de la PILA (Planilla integral de Liquidación de Aportes) mensual de la
empresa. Específicamente se requiere el listado general de todos los
trabajadores por lo que se pagó seguridad social en el mes especifico y no el
detalle especifico por entidad y por trabajador.
• Copia de las liquidaciones de contrato realizadas a cada trabajador y con la
firma respectiva.
• Constancias del pago realizado al FIC por cada mes de ejecución
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• Paz y salvo expedido por el SENA en donde se certifique el cumplimiento de

pagos FIC por el contrato que se encuentre en liquidación.
• Informe de las terminaciones de contrato con justa causa, adjuntando
constancias del respectivo proceso disciplinario (de haberse realizado).
• Informe del pago de indemnizaciones realizadas a los trabajadores que les fue
terminado su contrato sin justa causa (de haberse realizado).
• Informe de trabajadores que se encuentren incapacitados al momento de
liquidar el contrato de obra, prestación de servicios u órdenes de servicios.
• Reporte de los accidentes de trabajo que hubiesen sufrido los trabajadores del
contratista durante la ejecución de la obra contratada.
• Informe de trabajadoras en estado de gestación al momento de realizar la
liquidación del contrato de obra, de prestación de servicios u orden de servicios.
• En caso de haberse realizado contrataciones bajo la modalidad de contrato de
trabajo a TERMINO FIJO, deben adjuntarse las constancias de las prórrogas
realizadas, como también la constancia de los preavisos realizados.

7. REQUISITOS DE RECEPCION DE INFORMACION

Una vez iniciado el proceso de liquidación administrativa, el Asistente Administrativo

para la Gestión de Contratistas enviara al Contratista:

1. Copia del Procedimiento para la devolución de retenidos, en el cual se

encuentra detallada la forma en la cual se debe realizar la entrega de la
información, esto es:

1.1. Entrega de Base de Datos “Información Trabajadores Del Contratista”

al correo yvelez@grupo-q.com, junto con la correspondiente “Autorización
para el tratamiento de datos personales”.

1.2 Una vez se tenga el Visto Bueno del Asistente Administrativo, deberá realizar
la entrega de los soportes en físico que respalden la información entregada
en la Base de Datos “Información Trabajadores Del Contratista”.

2. El Asistente Administrativo para la Gestión de Contratistas deberá verificar

que la información entregada en físico, corresponda con la información que
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se entrega en la Base de Datos “Información Trabajadores del Contratista” y

requerir al Contratista para que remita la información faltante.

3. Adicionalmente el Asistente Administrativo para la Gestión de Contratistas

deberá verificar que la información entregada corresponda con los periodos
de tiempo en que se haya ejecutado el respectivo Contrato de Obra Civil,
Contrato de Prestación de Servicios u Orden de servicio y requerir al
Contratista por los periodos de información que se encuentren pendientes.
Para realizar esta verificación se puede servir de los contratos de obra,
otrosíes y la demás información que entreguen los Directores de Obra y los
Asistentes Administrativos y que deberá estar ingresada en la Base de Datos
“Cuadro General de Contratista” detallada en la Etapa 1.

4. El Asistente Administrativo para la Gestión de Contratistas será la única

persona facultada para expedir la correspondiente Acta de Recepción de
Información, de la cual se entregará una copia al Contratista, indicándole que
la información entregada hasta la fecha se encuentra pendiente de
verificación del Área Jurídica, de acuerdo a lo establecido en las etapas N° 8
y siguientes del presente procedimiento.

8. REGISTROS

1. Base de Datos “Información Trabajadores Del Contratista”

2. Formato de Autorización para el tratamiento de Datos.
3. Acta de recepción de información.