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PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE Vigencia: 21/06/2019

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CONTENIDO

1. Objetivo
2. Alcance
3. Responsable
4. Glosario
5. Documentos de Referencia
6. Generalidades
7. Observaciones

1. OBJETIVO:

Instaurar las actividades para la realización, actualización y control de la información

documentada del Sistema de Gestión, asegurando así la identificación de la documentación y
los cambios oportunos, manteniéndolos legibles, resguardado contra daños, deterioros o usos
inadecuados.

2. ALCANCE:

Este procedimiento aplica bajo los requisitos de la norma NTC-ISO 9001:2015 y el Decreto 1072
de 2015. Inicia desde la elaboración del documento hasta su disposición final.

3. GLOSARIO:

 Documento: Información.
 Documento controlado: Es el documento que está identificado según este procedimiento
con la asignación del código, y fecha de aprobación.
 Documento externo: Hace referencia a los documentos generados fuera de la Entidad,
pero este soporta el desarrollo de las actividades de la empresa. Por ejemplo: normas,
leyes y resoluciones.
 Actualización: Realizar cambios en un documento controlado.
 Aprobación: Se refiere a la verificación del contenido y que este sea apropiado para su
posterior publicación.
 Caracterización: Documento usado para describir la estructura de cada proceso,
estableciendo su objetivo, alcance, responsable, requisitos normativos y sus indicadores.
 Control de Registros: Es el registro que relaciona los registros contenidos en los procesos
del Sistema de Gestión.
 Eliminar: Suprimir un documento controlado
 Formato: Documento en el cual se registran datos.
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 Manual: Es el instrumento que apoya las actividades diarias que se realizan dentro de la
organización.
 Procedimiento: Forma de llevar a cabo una actividad.
 Registro: Documento en el cual se detallan los resultados a manera de evidenciar las
actividades realizadas.
 Requisito: Necesidad

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
 Norma ISO 9001:2015

5. CONTENIDO:
1- DESARROLLO:

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Identificar la necesidad de crear, modificar o
1.Identificar la Responsable del
anular, información documentada para la
necesidad proceso
realización de una actividad de un proceso

Construir la información documentada

requerida para la estandarización de una
2. Elaborar o modificar Responsable del
actividad o preparar la propuesta de
el documento proceso
modificación para la información existente.
Nota: teniendo en cuenta el numeral 4.1

3. Remitir la solicitud de
revisión Se realiza la solicitud cuando el responsable Responsable del
de elaborar el documento realiza el cambio. proceso

Verificar y revisar que el documento de Responsable del

solicitud cumpla con los parámetros proceso
4. Revisar la solicitud establecidos. Posterior a esto realizar ajustes si
es necesario, o inmediatamente aprobar o no
la solicitud de creación, actualización,
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modificación o eliminación de información

documentada

El responsable de la revisión realiza

observaciones para que el responsable de Responsable del
5. Realizar ajustes
elaboración, realice la respectiva modificación, proceso
actualización del documento.

Aprueba la solicitud de creación, actualización Responsable del

6. Aprobar la solicitud
o eliminación de información documentada. proceso

7. Divulgar documentos
internos Controlar el
documento
Responsable del
Entra en vigencia el nuevo documento
proceso

8. Administrar Cada vez que se efectúe una actualización de

obsoletos y copias no documento, la versión anterior se archiva en Responsable del
controladas de medios electrónicos por su versión asignada proceso
documentos para tal fin.

El responsable del proceso realiza una

9. Divulgar documentos Responsable del
socialización sobre la introducción del proceso
internos proceso
o los cambios efectuados en tal proceso.

2- GENERALIDADES:

1- Recomendaciones para los Documentos

 Los documentos se elaboran o se modifican de acuerdo a las necesidades que se

presenten en el contexto de cada una de las actividades.
 Los documentos bajo control se encontrarán en el Listado Maestro de Documentos.
 Los documentos impresos localmente se consideran copias no controladas
 Es fundamental determinar el impacto que tendrán los cambios a efectuar sobre el
Sistema de Gestión.
 Se brindará un plazo de 10 días hábiles para implementar los cambios documentados
realizados a los formatos.

2- Recomendaciones para los registros

 Diligenciar los registros manuales con bolígrafo preferiblemente tinta negra

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 Escribir en letra legible

 Completar todos los campos especificados y marcar los campos de abreviaturas tales
como “N/A”.
 En caso de usar abreviaturas, realizarlo de manera adecuada.

6. TIEMPO MÁXIMO DEL PROCEDIMIENTO

Desde el momento de la solicitud de publicación del nuevo documento o de la modificación,

hasta la publicación, se establece un tiempo máximo de 5 días hábiles.

7. ANEXOS

1- ANEXO ASPECTO RELEVANTES PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

1.1 Redacción

 Emplear un lenguaje claro y conciso.

 Llevar a cabo los relatos lo más efectivamente posible, evitando reflejar cualquier punto
de vista personal al redactar el documento.
 Omitir la expresión de términos vagos que dificulten la comprensión del documento.

2- ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN

La estructura general de un documento se compone de encabezado, cuerpo y pie de

página.

2.1 Encabezado

En el encabezado se debe encontrar el logotipo de la empresa, el nombre del proceso,

código del documento, versión, fecha de emisión, vigencia y número de páginas.

2.2 Cuerpo

En el cuerpo del documento se debe especificar siempre y cuando sea aplicable:

2.3

En el pie de página de los documentos va la siguiente leyenda cuando se considere

pertinente.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

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