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REPUBLICA DE COLOMBIA

CONTADURIA
GENERAL DE LA NACION La
Contabilidad Pública
PROYECTO SISTEMA NACIONAL
UNION EUROPEA DE CAPACITACIÓN MUNICIPAL REPÚBLICA DE COLOMBIA

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La
Contabilidad Pública
Contaduría Ganeral de la Nación

Editor
Proyecto Sistema Nacional de Capacitación Municipal
Convenio Gobierno de Colombia - Unión Europea

Escuela Superior de Administración Pública

Bogotá, D. C., Colombia

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Proyecto Sistema Nacional de Capacitación Municipal

CODIRECTORES
Roberto Prieto Ladino
Theodor Wernerus

EXPERTOS CAPACITACIÓN EXPERTOS INFORMACIÓN Y

José Eduardo Gómez DOCUMENTACIÓN
Elvira Junquera Edgar Sardi
Carlos Focke

Escuela Superior de Administración Pública - ESAP

DIRECTOR NACIONAL
Guido Echeverri Piedrahíta

SUBDIRECTORA ACADÉMICA DIRECTOR ESCUELA DE ALTO

Angela María Mejía GOBIERNO
Diego Vivas Tafúr

Contaduría General de la Nación

CONTADOR GENERAL DE LA NACIÓN
Francisco Salazar Martín
SUBCONTADOR DE CONSOLIDACIÓN
E INVESTIGACIÓN
Carlos Eduardo Acosta Moyano
SUBCONTADOR DEL NIVEL NACIONAL
Alcira Hernández Maldonado
SUBCONTADOR DEL NIVEL
TERRITORIAL
Martha Violet García
JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO ASESORES TEMÁTICOS
Fabio Raúl Trompa Ayala Blanca Cecilia Sánchez
OFICINA ASESORA DE CAPACITACIÓN Orlando González Castañeda
Eduardo Vidal Díaz Aníbal Giraldo Abello
JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO Jorge Enrique Rodríguez R.
Fabio Raúl Trompa Ayala ACTUALIZACIÓN
Rocio Pérez Sotelo
OFICINA ASESORA DE CAPACITACIÓN
Martha Cecilia Pinzón R.
Eduardo Vidal Díaz Omar Eduardo Mancipe S.
Eduardo Vidal Díaz

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Contenido Nota de Entrada

Presentación
Generalidades
Proceso de estructuración de la contabilidad pública en Colombia
Descentralización y reforma del Estado
El Contador General de la Nación
De la Dirección General de la Contabilidad Pública a la Contaduría General de la Nación
Sistema Nacional de Contabilidad Pública
La contabilidad pública: instrumento esencial para el control
Estado, Control y Contabilidad Pública
Control Fiscal
En lo referente al Control Fiscal
El Control Ciudadano
Aportes para combatir la corrupción
Una política contable alrededor del control interno
Evaluación y resultados del Control Interno Contable del Estado
El Proceso de Auditoría

El sistema nacional de contabilidad pública y el proceso contable

1. ¿Qué es la contabilidad pública?
2. ¿En que consiste la figura del Contador General de la Nación?
3. ¿Que es la Contaduría General de la Nación?
4. ¿Cuáles son las principales funciones de la Contaduría General de la Nación?
5. ¿Que es el Sistema Nacional de Contabilidad Pública?
6. ¿Qué es el Plan General de Contabilidad Pública?
7. ¿Qué es el proceso contable y cuales son sus fases?

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Contenido
8. ¿En qué consiste la fase de reconocimiento?
9. ¿Qué es la fase de valuación?
10. ¿En que consiste la fase de revelación?
11. ¿Qué son los estados contables?
12. ¿Cómo se clasifican los estados contables?
13. ¿Cuáles son los estados contables de naturaleza cuantitativa?
14. ¿Cuáles son los estados de naturaleza cualitativa?
15. ¿Cuáles son los estados contables obligatorios?

La contabilidad pública como instrumento para el control social

1. ¿Cuál es el objetivo de la contabilidad pública en el nivel territorial?
2. ¿Cuáles son los requisitos básicos que deben cumplir las entidades territoriales con
relación a la contabilidad pública?
3. ¿Quiénes son los responsables de la presentación de la información financiera,
económica y social?
4. ¿Cuáles son los plazos para la presentación de información financiera, económica
y social?
5. ¿Cuáles son los requisitos para la presentación de la información?
6. ¿Cuál es el contenido del informe ejecutivo de control interno sobre el sistema contable?
7. ¿Cuáles son los estados contables básicos que deben ser elaborados y presentados?
8. ¿Qué es el balance general y cómo se estructura?
9. ¿Qué es el estado de actividad financiera, económica y social y cómo se estructura?
10. ¿Que es el estado de cambios en el patrimonio y cómo se estructura?
11. ¿Qué es el estado de flujos de efectivo y cómo se estructura?
12. ¿Cómo se deben presentar y publicar los estados contables?
13. ¿Cuáles son los procedimientos para la estructuración de los estados contables?
14. ¿Qué pasos hay que seguir para interpretar y analizar los estados contables’

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Contenido 15. ¿Cómo se verifica el cumplimiento de los requisitos sobre organización y funcionamiento
de la contabilidad?
16. ¿Cuáles son los estados contables que están a disposición de los concejales, diputados y
cualquier ciudadano interesado en conocer la situación de la entidad territorial?
17. ¿Cómo interpretar los estados contables?
18. ¿Qué tipos de indicadores existen para el análisis de los estados contables?
19. ¿Cuáles son los indicadores que se pueden utilizar?
Ejercicio de análisis e interpretación de los estados contables

Conceptos básicos para la interpretación de los estados contables

1. ¿Está cumpliendo la administración municipal adecuadamente con las funciones que le
corresponden y alcanzando los resultados esperados?
2. ¿La gestión financiera se realiza en forma adecuada?
3. ¿Han aumentado los recursos fiscales de la entidad territorial?
4. ¿Han aumentado los recursos por transferencias (Código 4400)?
5. ¿Han crecido los gastos de administración más que los recursos fiscales?
6. ¿La entidad territorial produce excedente o déficit operacional?
7. ¿Los ingresos totales de la entidad son suficientes para cubrir sus gastos?
8. ¿Ha aumentado la dependencia con respecto a las transferencias?
9. ¿Ha aumentado la autonomía financiera?
10. ¿Ha aumentado la inversión por parte de la entidad territorial?
11. ¿El municipio tiene recursos disponibles para cancelar sus deudas de corto plazo?
12. ¿Ha aumentado el endeudamiento del municipio?

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Nota de Entrada
C
omo parte de una serie de publicaciones el presente texto en su segunda edición, actualizada y corregida
por funcionarios de La Contaduría General de la Nación, ha sido cedido por esa institución para ser utili-
zado como material de apoyo a las actividades del Proyecto Sistema Nacional de Capacitación Municipal,
PSNCM.
Para enriquecer el debate académico sobre aspectos polémicos de la Administración Pública, la serie de
publicaciones contiene no pocas veces la opinión de sus autores. Con todo, el contenido de los documentos los
compromete sólo a ellos y no representan posición alguna del Proyecto.
Se hace la edición en hipertexto para facilitar su consulta y mejorar la utilidad a las administraciones
municipales. Con la versión en hipertexto, el PSNCM asume el desafío de adaptarse a las tecnologías modernas y
acercarlas a los servidores públicos municipales, quienes, dicho sea de paso, son los principales destinatarios de
esta serie de publicaciones.
La misión del Proyecto está descrita en su nombre: construir un sistema de capacitación municipal. La
labor de capacitación demanda apoyos didácticos y pedagógicos. Justo a ello quiere obedecer la serie de publica-
ciones del Proyecto. Por tanto sus pretensiones no son las de un “tratado” sino mas bien las de una guía, un
manual o una cartilla.
El Proyecto Sistema Nacional de Capacitación Municipal es adelantado por el Gobierno Colombiano con el
apoyo de la Cooperación Técnica de la Unión Europea. Sus operadores son la Escuela Superior de Administración
Pública -ESAP- y la Federación Colombiana de Municipios -FCM- en coordinación y concurrencia con entidades de
los ordenes nacional, departamental y municipal.
La revisión de los textos de esta serie estuvo a cargo de José Eduardo Gómez Figueredo, Carlos Augusto
Giraldo y Rovitzon Ortiz Olaya.

Roberto Prieto Ladino Theodor Wernerus

Codirector Nacional Codirector Europeo

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Presentación
L
a moderna administración pública resulta incomprensible sin la utilización de instrumentos de gestión,
gerencia y control sustentados en bases de datos y ujos de información que permitan el seguimiento y
la prospección del desenvolvimiento de los distintos procesos que integran una entidad en sus aspectos
económicos, presupuestales, nancieros, sociales y ambientales.
Podemos armar que en buena medida esos instrumentos están contemplados en el acervo conceptual,
técnico y metodológico de las Ciencias Contables como una disciplina capaz de registrar y revelar el conjunto de
las operaciones nancieras de una unidad económica durante un período de tiempo determinado y de hacerlo bajo
características de veracidad, consistencia, oportunidad, razonabilidad y conabilidad.
Pues bien, para benecio del Estado y de la sociedad colombiana, así lo entendieron los Constituyentes
en 1991, al consagrar en el artículo 354 de la Constitución que expidieron, la gura del Contador General de
la Nación, con las funciones especícas de uniformar, centralizar y consolidar la contabilidad pública, elaborar el
Balance General y determinar las normas contables que deben regir en el país.
Se trató de un salto cualitativo de gran signicado sobre el ordenamiento de las nanzas públicas orien-
tado a brindar herramientas de información que, por primera vez en la historia de la Hacienda Ocial, asimiló
el manejo de las entidades en los distintos niveles, nacional y territorial y sectores central y descentralizado, al
concepto de empresas, lo cual equivale, en el sector estatal, a la medición del logro de resultados, al cumplimiento
de sus nes sociales, al manejo transparente y ecaz de los recursos y al ejercicio de controles de carácter scal,
político, disciplinario, social e interno, procesos estos que resultarían infructuosos - tal como sucedía en el pasado
- sin la aplicación de la Contabilidad.
En 1996, a través de la ley 298, se creó la Unidad Administrativa Especial Contaduría General de la Nación
- CGN -, que vino a otorgar naturaleza orgánica e institucional al mandato constitucional y, desde entonces, se
pudo dar un impulso más rme al marco normativo y técnico del Sistema Nacional de Contabilidad Pública - SNCP
-, sujeto a periódicas actualizaciones con el n de ajustarlo a las necesidades y dinámicas del sector público, a
la solución de problemas de interpretación o conceptualización, lo mismo que a vacíos e inconsistencias que se
advierten en su aplicación y que resultan identicables a través de procedimientos como la validación, consultas,

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la atención de requerimientos, la consolidación, los estándares internacionales o en el marco de inquietudes que

surgen en los seminarios- talleres que realiza la CGN.
La implantación de este nuevo paradigma ha impuesto entonces en la ultima década, tanto a la CGN
como a todo el conjunto de las entidades públicas del país, grandes esfuerzos de índole institucional como de
adaptación a metodologías, procesos y procedimientos técnico-nancieros de naturaleza contable, con el n de
preparar y rendir, dentro de los parámetros exigidos, los informes, balances y estados resultantes de la aplicación
obligatoria del PGCP.
Como puede advertirse con evidencia, uno de esos esfuerzos, en lo que corresponde a la CGN, ha sido
el de socializar, por todos los medios a su alcance, los conocimientos, destrezas, habilidades y competencias en
las materias atinentes al Sistema Nacional de Contabilidad Pública, especialmente entre los servidores del Estado
responsables de estas tareas, tales como representantes legales, gerentes y directores, jefes de ocinas contables,
nancieras y de los controles interno y externos así como en general el conjunto de los funcionarios públicos, de
tal forma que se garantice una paulatina consecución de logros tangibles en su aplicación en términos de gerencia
y gestión, racionalidad, transparencia, efectividad, ecacia en el manejo de los recursos y rendición de cuentas,
instancia esta última que involucra a la ciudadanía como fuente primaria y destino del poder político y del accionar
gubernamental.
Para tal efecto, ha resultado indispensable diseñar alianzas estratégicas con otras instituciones que por
sus objetivos, capacidad y voluntad, pueden prestar su concurso para conjugar acciones que se traduzcan en
programas de divulgación o capacitación que además de ofrecerse bajo criterios de integralidad permiten superar,
como en este caso, limitaciones presupuestales ampliamente conocidas.
En la actual Administración de la CGN este objetivo misional está recibiendo un énfasis especial para
fortalecerla como verdadera “institución educadora” y contribuir a la instauración de una cultura de lo público
capaz de utilizar y aprovechar el nuevo ordenamiento contable ocial de manera adecuada y productiva, generador
de valor agregado tanto para la administración del Estado como para cada uno de los distintos entes que lo
conforman y, por supuesto, como se ha dicho, para “hacer público lo público”, es decir, facilitar la supervisión legal
y social de su gestión.
Es así como esta cartilla en su primera parte, incluye una reseña histórico-institucional y se explican
los contenidos y alcances de los conceptos pilares del ordenamiento contable público expedido por la CGN, inte-
grado por el Plan General, el Catálogo y sus instrumentos, para explicar seguidamente la utilización que la infor-
mación que se deriva de ellos tiene para efectos de los controles scal, disciplinario, político, ciudadano e interno,
poniendo en evidencia como la Contabilidad facilita a los órganos competentes, llámense contralorías, corporacio-

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nes, scalía o personerías, ocinas de control interno o ciudadanía individual u organizadamente considerada,
veedurías, etc., una indispensable información nanciera, técnicamente estructurada, conable y adecuada a sus
propósitos de seguimiento, supervisión y auditaje.
Se incluye seguidamente un esquema referencial en el que se relacionan las leyes, Circulares Externas,
Cartas Circulares, Instructivos y Resoluciones, identicados según numeración, fecha y tema tratado, con lo cual
el usuario dispone de una útil guía de consulta que le permitirá aclarar y profundizar asuntos contables que así lo
requieran para el cabal cumplimiento de sus propósitos.
A continuación la Cartilla aborda, bajo una metodología aplicada, lo concerniente a la contabilidad pública
territorial y especícamente municipal. Basándose en un ente hipotético denominado “Municipio de Cuentas
Claras”, frente al cual se abordan temas técnicos y normativos que conforman las diversas cuentas y subcuentas
del activo, el pasivo y el patrimonio y que integran los informes, su condición comparativa frente a períodos ante-
riores, e incluyen un esquema de indicadores y coecientes con sus formulas respectivas, brindando elementos de
comprensión que se identican con la capacidad de registro dinámico de la contabilidad y que permiten convertirla
en un instrumental insustituible de la moderna gestión, tal como aquí la hemos denido.
Entre esos indicadores podríamos mencionar los relativos a la ecacia de la gestión nanciera, a la de
los recursos scales, las trasferencias, lo relativo a gastos de inversión o funcionamiento, el excedente o décit
operacional, los niveles de dependencia o autonomía nanciera, el manejo de la deuda de corto, mediano y largo
plazo, en n, elementos que van más allá de la teoría y que convierten a la contabilidad, en este caso pública,
en un proceso institucional, normativo y técnico sin el que, como decíamos al comienzo, resulta impensable en el
mundo moderno y afortunadamente en Colombia, pues ya tiene una condición de política de Estado, llevar a feliz
término los asuntos nancieros, económicos, sociales y ambientales de la Administración Pública y los nes que
le son propios.
Esperamos satisfacer, con esta segunda edición, debidamente complementada, de “La Contabilidad
Pública”, el creciente interés que por estos temas sustanciales se ha despertado en el país en los últimos tiempos
y hacerlo, aportando al conocimiento y utilización de lo que podríamos denir como el cuándo, el cuánto, el cómo
y el para qué de las nanzas públicas.
Las respuestas a esas cuestiones fundamentales, desde lo territorial a lo nacional, se confunden con la
construcción de un Estado Social de Derecho, democrático en su accionar y sujeto a mecanismos de balance y
control apropiados, que privilegie y salvaguarde los intereses colectivos y ajeno cada vez más a fenómenos de
corrupción e inequidad, que no podrán prosperar en ambientes de transparencia como los que debe generar la
debida aplicación del Sistema Nacional de Contabilidad Pública.

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Generalidades
Proceso de estructuración de la contabilidad pública en
Colombia 1

N
o obstante la voluntad maniesta desde el mismo nacimiento de nuestra Nación por
organizar los sistemas de registro de las nanzas públicas, entre aquella época y 1990
sólo se tuvieron acciones de reducido alcance que permiten armar categóricamente que
Colombia nunca poseyó durante ese largo período estructuras contables públicas de
carácter nacional. Esa probabilidad sólo se cristalizó cuando experimentamos un clima en el
que se hicieron impostergables profundas transformaciones y la modernización del aparato
interno del Estado y su relación con el resto de la sociedad, se situaron entre los asuntos más
relevantes. Algunas herramientas para viabilizar estos cambios fueron la descentralización y la
apertura a nuevas formas de gestión estatal.

Descentralización y reforma del Estado

Desde principios de la década de los 80 Colombia vivió un ambiente en el que se respi-
raban nuevos aires de democratización. Esa atmósfera estuvo marcada por la necesidad de

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abrir canales de negociación al conicto armado, que para ese momento ya se percibía como
endémico en toda la geografía nacional, y por la necesidad de reformar las instituciones que,
caracterizadas por un centralismo férreo, limitaban las posibilidades de participación ciuda-
dana en las decisiones y el manejo público. Derivada de estos dos factores del escenario polí-
tico, en l986 se realizó por primera vez en nuestra historia una elección popular de alcaldes.
Durante aquellos años se promulgaron también diversas medidas que comenzaron a otorgar a
las instancias regionales y locales nuevas responsabilidades y recursos para que ellas mismas
gestionaran su desarrollo.
Paralelo a ese giro en la manera de orientar la actividad de los órdenes local y regional,
se inició una metamorfosis en la estructura interna del Estado, alimentada en buena medida
por la misma descentralización que obligaba a remozar la vieja disposición orgánica, con el
ánimo de que se pusiera al día con el panorama vigente en el país. Las nuevas corrientes que
en el plano global se estilaban como predominantes para la década de los 90 y que replantea-
ban una nueva dimensión para el Estado, también estimularon esa transición. Dichas tenden-
cias propugnaban, por ejemplo, un aparato más pequeño, pero a la vez más eciente, menos
intervencionista, pero con mejores estructuras de control.
En medio de ese clima, y como corolario de los movimientos sociales que emergían, al
iniciarse la ultima década del siglo XX se convocó la Asamblea Nacional Constituyente, encar-
gada de diseñar un nuevo régimen legal.
La Constitución que se promulgó en 1991 consagró a Colombia como un Estado des-
centralista, por tanto validó y acentuó las reformas que en ese sentido se experimentaban
desde la década pasada. Aunque mantuvo la precedente estructura del poder público en tres
ramas (Ejecutivo, Legislativo y judicial), reelaboró su marco institucional al otorgar vida a
nuevas entidades de control y manejo de la información, con el anhelo de que se constituyera

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en componente esencial de una rejuvenecida legitimidad. De otra parte, al conferir novedosas

atribuciones a la ciudadanía, hizo realidad la aspiración de amplios sectores del país en lo refe-
rente a superar el tradicional esquema de democracia representativa y establecer un modelo
de carácter participativo, en el que la denominada “sociedad civil” tuviera a su alcance meca-
nismos de acción de diversa índole.
Como consecuencia del nuevo marco, la administración pública fue segmentada en dos
niveles. Uno, denominado Nacional, dependiente de la gura jurídica y administrativa del
poder ejecutivo central. Otro, Territorial, relacionado con las instancias regionales y locales.

El Contador General de la Nación

Las fuerzas orientadoras de la Asamblea Nacional Constituyente conformaron el telón
de fondo que permitió movilizar la propuesta de consagrar en el artículo 354 de la nueva Carta,
la gura del Contador General de la Nación con las funciones de “unicar, centralizar y consoli-
dar la contabilidad pública, elaborar el balance general y determinar las normas contables que
deben regir en el país, conforme a la ley”.
La propuesta adquirió legitimidad en la medida en que se obtuvo consenso respecto a
que si se pretendía consolidar el viraje de un Estado que muchos calicaban como vertical,
paternalista y poco eciente, a otro caracterizado por su horizontalidad, participación, marco
democrático y transparencia, que estimulara la demanda por servicios y facilitara la acción de
la ciudadanía, era imprescindible contar con un ordenamiento en el que modernos sistemas de
registro, circulación y análisis de información, fueran elementos básicos.
Al poner el énfasis en las escalas municipal y regional, el nuevo paradigma asimiló a los
gobernantes de estos dos ámbitos como gerentes públicos, quienes ejercen efectivamente las

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competencias que el mandato popular les otorga, para que logren objetivos acordes con las
aspiraciones de la ciudadanía. Las propuestas que exterioricen los candidatos a futuros man-
datarios, deben alimentar los Planes de Desarrollo que ejecutarán durante sus gobiernos.
Este marco gerencial supone la incorporación de conceptos modernos de administra-
ción pública como transparencia, focalización de esfuerzos, racionalización y selección de prio-
ridades, que deben constituirse en herramientas para su gestión.
Un recurso para estos propósitos es la información nanciera y contable, que respon-
diendo a los requisitos de oportunidad, objetividad, consistencia, relevancia, vericabilidad,
comprensibilidad, y soportada con registros y cifras adecuados, se potencializa en un instru-
mento que evidencia la ejecución periódica de los compromisos y orienta a los funcionarios
para dirigir, corregir, e incluso anticiparse a futuras situaciones.
Con la creación del cargo de Contador General de la Nación y posteriormente con la
instauración de un organismo que permitiera su desempeño, se logró que en nuestro país
estos propósitos se hicieran viables.
El status que adquirió la gura del Contador General de la Nación en el nuevo marco
constitucional no habría sido posible, si no se hubiera entendido en el seno mismo de la Asam-
blea Constituyente, que para dinamizar el nuevo impulso que se dio al país, era indispensable
la Contabilidad Pública.

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De la Dirección General de la Contabilidad Pública a la

Contaduría General de la Nación
Pasado el período de debates y promulgación de la nueva Constitución Política, la tarea
fue generar un marco institucional que dotara al Contador General con los sucientes recursos
para ejercer sus funciones. En 1995, el Presidente de la República dictó un decreto por medio
del cual se creó la Dirección General de Contabilidad Pública, como dependencia directa del
Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
Una de las primeras estrategias que se proyectaron en aquel entonces, se orientó a
realizar un diagnóstico que indicara la situación estructural de la contabilidad en el sector
público. El estudio mostró que de 348 entidades que componían el Nivel Nacional y sobre las
cuales ejercía su jurisdicción la Contraloría General de la República, sólo 93 organismos
poseían algún tipo de contabilidad. Adicionalmente, se evidenciaba una absoluta falta de uni-
formidad, ya que prácticamente cada uno de esos entes tenía su propio sistema.
La situación en el Nivel Territorial era más deplorable pues de las casi 2.500 entidades
que lo conformaban, apenas el 1% poseía sistemas contables muy rudimentarios. A ello se
sumaba el hecho de que la Contraloría General de la República ni siquiera tenía atribuciones
para prescribirles los métodos de contabilidad que debía seguir.
La más urgente prioridad que se identicó fue normalizar toda la contabilidad pública
del país, pues si bien muchas entidades no poseían el menor sistema contable, otras habían
intentado algunas prácticas derivadas de la propia experiencia de los contadores en el sector
privado y de la obligación de reportar su información nanciera regularmente a la Contraloría
General de la República, máximo organismo de control scal.

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Ese proceso de normalización debía resultar por dos vías. Una, la revisión de la expe-
riencia que diferentes países habían acumulado en ese sentido. De allí el trabajo de análisis
que se emprendió sobre los desarrollos alcanzados en otras latitudes.
El otro camino fue la concertación y el aprendizaje conjunto a partir de la socialización
de la experiencia y el conocimiento empírico que los contadores vinculados con el sector
público habían acumulado. Con estas dos fuentes se convocó el Primer Seminario Nacional de
Contabilidad Pública, en el que participaron delegados de diferentes organismos estatales, en
los niveles nacional y territorial.
Como fruto de este encuentro se desarrolló el documento que sirvió de base para el
Catálogo General de Cuentas del primer Plan General de Contabilidad Pública -PGCP colom-
biano, principal herramienta para uniformar, centralizar y consolidar la información contable
pública, atender las necesidades de los usuarios en los procesos de gestión, divulgación y con-
trol e intervenir ecientemente en el suministro de información útil y conable para interpretar
la realidad nanciera, económica, social, ambiental y presupuestal, derivada del desarrollo de
la gestión administrativa del Estado.
Con el Plan General de Contabilidad Pública no sólo se precisó el rumbo que la Consti-
tución señaló a la entidad, sino que se comenzaron a ejecutar las políticas que el Gobierno
Nacional trazó al respecto. Ese documento como mapa de travesía, también marcó el principio
de un programa de capacitación que además sirvió para lograr un acercamiento a los organis-
mos diseminados por todo el país y conocer su situación nanciera y contable.
El resultado más relevante de estas actuaciones residió en que se pudo imprimir una
nueva dimensión al manejo nanciero de un buen número de dependencias gubernamentales,
al complementar el tradicional esquema presupuestal, con el modelo de contabilidad acumula-
tiva ya que antes de que la entidad adquiriera existencia, la organización económica del Estado

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se manejaba únicamente sobre la base de un sistema de formulación y ejecución presupuestal

que involucraba básicamente la elaboración del presupuesto y el control de su posterior ejecu-
ción, circunscrito a cada año scal.
Dicho sistema funciona bajo una estructura de operaciones efectivas de caja, que en lo
fundamental recoge los movimientos de tesorería, por tanto, los derechos y obligaciones no se
registran hasta que no se produce su cobro o pago correspondiente. Es un sistema que limita
la posibilidad de planicación en el mediano y largo plazo pues se trata en esencia de una
contabilidad de ujos, poco capaz de revelar la realidad nanciera de cada entidad en términos
contables.
Esta perspectiva impidió, como consecuencia obvia, conocer el proceso de las opera-
ciones nancieras acumuladas a través del tiempo y recortó el horizonte hacia donde la enti-
dad podía dirigir su mirada. Solamente era factible observar situaciones de orden coyuntural y
no estructural, con la secuela de no poder pensar y actuar con prospectiva.
El nuevo sistema que se estableció perló metodologías que hacen realizable la pre-
sentación de la información nanciera de tal forma que se verique el grado de cumplimiento
de los compromisos, las proyecciones y control de la gestión pública. Así mismo, aporta infor-
mación básica como insumo para la elaboración de los Planes de Desarrollo, que son las cartas
de navegación por las que se deben orientar los gobernantes durante el ejercicio de su man-
dato.
A través de un registro único y sistemático de las operaciones del Estado, con base en
el marco conceptual y los instrumentos técnicos que contempla el Plan General de Contabili-
dad Pública, los controles de legalidad, gestión, resultados y nanciero, en el manejo de los
fondos y los bienes públicos se han hecho mucho más amplios y practicables.

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Además, otorga cada año a la ciudadanía y a los órganos de control un Balance Gene-
ral con información clara, veraz y relevante que facilita el cabal cumplimiento de la función
scalizadora, la vericación en la aplicación de los recursos y el crecimiento del patrimonio
público, producto de una adecuada gestión no sólo para el nivel nacional, sino para los depar-
tamentos y en general los entes locales.
La adopción del nuevo sistema contable hizo posible, en pocas palabras, el entrecruza-
miento de información necesario para que el control no aparezca parcelado sino que actúe en
forma integral.
Otro reto que afrontó en 1996 la Dirección General de la Contabilidad Pública fue la
preparación del primer Balance General de la Nación. Este primer estado contable se presentó
a la Contraloría General de la República para su correspondiente auditaje. Así se sentó el pre-
cedente de que el Estado colombiano podía contar con un documento en el que se sintetizara
toda su actividad nanciera. De paso, se echaron los cimientos para lograr el año siguiente un
balance y otros estados más depurados y verídicos.
Un desafío adicional radicaba en que se debía acceder a la totalidad de las entidades
públicas, responder a sus necesidades, incorporarlas a los nuevos sistemas y examinar los
registros que reportaban. Esto signicó la puesta en marcha de estrategias acordes con las
peculiaridades de entes públicos ubicados bien en zonas accesibles, o en los más recónditos
lugares de nuestra geografía.
Constituir una organización que respondiera a este complejo entramado era imprescin-
dible si se pretendía edicar un sistema contable de verdadero alcance nacional. Por ello, si
bien la existencia de la Dirección General de la Contabilidad Pública como dependencia del
Ministerio de Hacienda había facilitado los primeros pasos, se requería una armazón orgánica
mucho más autónoma y sólida que además adquiriera identidad propia frente al país.

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La consciencia de esta situación llevó a trabajar en la confección de un proyecto de ley

en el que se consignaron estas inquietudes y que fue presentado ante el Congreso de la Repú-
blica.
En julio de 1996, luego de intensos debates parlamentarios, se expidió la ley 298, por
medio de la cual se creó la Contaduría General de la Nación, como Unidad Administrativa Espe-
cial, con personería jurídica, autonomía presupuestal, técnica y administrativa.
Esta nueva dimensión permitió a la entidad dotarse, a partir de 1997, de recursos del
Presupuesto Nacional para manejarlos directamente, contar con una planta de personal más
amplia y un alto grado de especialización en los temas de su competencia. En ejercicio de esa
autonomía, se comenzaron a desarrollar normas para la elaboración y presentación de estados
contables, que evidenciaran la realidad nanciera pública.
No obstante el avance observado, no se puede decir que se conoce con certeza el valor
de todas las pertenencias y obligaciones de nuestro Estado, ya que por carencias estructurales
de muchas entidades, sobre todo del nivel territorial, no ha sido posible alcanzar una cobertura
del 100%. Incluso en organismos del nivel nacional aún se detectan debilidades para aplicar la
normatividad en aspectos como la depuración de saldos, registro de operaciones relacionadas
con inversiones, registro de provisiones por prestaciones sociales o incluso deciencias de tipo
administrativo que de una u otra forma inciden en el manejo contable, como la inexistencia o
desorganización de los archivos.
Superar este tipo de deciencias implica emprender acciones en campos como la capa-
citación, normatización, comunicación, interacción con organismos de control, ciudadanía,
etc., a través de las cuales se puede conocer el valor real de los bienes y obligaciones de los
entes públicos.

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En el aspecto normativo, la Contaduría General de la Nación ha expedido diversas dis-

posiciones que buscan regular el proceso contable de las entidades públicas y superar las
deciencias anotadas. En el anexo No. 1 de este documento, denominado Marco Legal de la
Contabilidad Pública en Colombia, se presenta una relación de las normas más relevantes en
esta materia expedidas por la CGN hasta la fecha, al igual que se señalan algunas leyes y
decretos que también delimitan este proceso.

Sistema Nacional de Contabilidad Pública

Los gobernantes, a n de cumplir las competencias que les corresponden, deben utili-
zar debidamente los recursos para obtener buenos resultados en su administración, para lo
cual requieren buenos sistemas de información. Estos permiten vericar el debido uso de los
recursos públicos para la producción de información nanciera sobre las nanzas territoriales y
garantizar la consistencia y veracidad de los mismos, en un marco de transparencia y con-
anza pública.
Este sistema de información contable acumula información útil para la evaluación de la
gestión, los resultados y el desempeño de los gobernantes en términos de los servicios presta-
dos, logros y eciencia. Permite adicionalmente contar con información sobre las fuentes de
nanciación, su distribución y gestión para obtener recursos, e igualmente permite construir
indicadores de base contable sobre la utilización de los recursos y la ejecución del presu-
puesto, asimismo sobre los principales cambios ocurridos en la situación patrimonial de la enti-
dad y el estado de los “derechos” y “obligaciones” en un momento dado.
El Sistema de Información Contable es la herramienta que le permite al administrador
obtener información nanciera y contable que le sea útil para conocer la situación patrimonial,

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la evolución de la ejecución del Plan de Desarrollo y del Presupuesto, en un momento dado, así
como los resultados de su gestión durante un período, para tomar sus propias decisiones y
para transmitir esta información a las autoridades económicas, administrativas y de control.
Igualmente, permite la disposición de los documentos y datos sobre las transacciones
u operaciones que realiza el ente público, en desarrollo de las actividades que le competen,
procesarlos aplicando el Plan General de Contabilidad Pública establecido para todas las enti-
dades del Estado, con los medios físicos, técnicos y humanos de los cuales dispone la adminis-
tración para obtener los informes previstos.
El esquema siguiente permite observar el ujo básico de la información generada en
las entidades públicas, iniciando con los nes del Estado que son los que justican su existen-
cia, para lo cual la comunidad aprueba un programa de gobierno que se traduce en un plan de
desarrollo a mediano plazo, el cual se ejecuta a través de los presupuestos anuales, hasta
reejar en el sistema de información contable pública toda la actividad relativa a la gestión, el
cumplimiento, los resultados y situación nanciera de la entidad, el cual permite a las autorida-
des gubernamentales, una herramienta para su propio control y para responder ante terceros
en cuanto a las competencias y recursos que les han asignado.

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Bienestar general Solución de NBI en salud,

Facilidad del estado Mejoramiento de la Calidad de vida Objetivos saneamiento ambiental, agua
Prestación de servicios públicos potable

Programa de gobierno

Banco de proyectos

Plan de desarrollo

Plan estratégico Plan inversiones públicas Plan nanciero

Plan operativo anual de inversión Plan nanciero anual

Presupuesto

Presupuesto de rentas Presupuesto de Gastos

- Ingresos corrientes - Funcionamiento

- Fondos especiales - Deuda pública
- Rentas parascales - Inversión
- Recursos de capital Programas
- Ingresos estable. públicos Subprogramas
Proyectos

Contabilidad pública

- Cumplimiento de normas
- Gestión
Estados de informe - Resultados
- Situación nanciera
- Retroalimnetación a los procesos de
planeación y presupuesto

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La contabilidad pública: instrumento esencial para el

control 2

La experiencia que se ha generado en los últimos años, derivada de la aplicación de la

Ley 298 de 1996 en cuanto a un ordenamiento contable público, ha posibilitado a la Contadu-
ría General de la Nación identicar instrumentos y mecanismos que contribuyen con mayor
ecacia en la adopción de nuevos preceptos para la gestión en el sector público. A partir de
ellos, se ha hecho factible el suministro oportuno y adecuado de información, un examen diná-
mico de las cuentas, el escrutinio scal, político y legal del manejo de los recursos ociales y
por tanto los propósitos de una gestión moderna, eciente, gerencial y transparente del
Estado.
La intención fundamental de las líneas que siguen es mostrar la manera como el desa-
rrollo de este nuevo paradigma contable se inscribe dentro del marco constitucional y legal
propio de los nes de nuestro modelo de Estado, al tiempo que se reseñan las formas como
deviene en apoyo, principalmente de las funciones públicas de control interno y scal que se
ejercen a través de organismos encargados de vigilar, investigar y sancionar a los funcionarios
cuando la gestión administrativa que se les asigna, no se efectúa bajo los principios de ecien-
cia, ecacia y economía.
Estos preceptos hacen parte de la modernización institucional que adquirió particular
impulso luego de promulgarse nuestra Carta Política en 1991 y se han desarrollado legal, insti-
tucional y técnicamente en el último lustro. Con ellos se han abierto espacios participativos en
todas las escalas y asignado a los gobernantes y servidores, un estricto código de conducta y
responsabilidades de cara a la comunidad o constituyente primario.

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Estado, Control y Contabilidad Pública

Los nes esenciales del Estado están explícitamente enunciados en nuestra Carta
Magna. Además de los que son consubstanciales e históricos a su propia concepción, verbigra-
cia la capacidad de servicio, defensa de la independencia y la soberanía y búsqueda de la con-
vivencia pacíca y la justicia, se resaltan los ubicados dentro de una moderna concepción
participativa, referidos a que debe posibilitar la concurrencia de todos en las decisiones que
afectan la vida económica, política, administrativa y cultural de la Nación.
La tarea entonces que le compete a las autoridades administrativas según nuestra
Constitución, es coordinar sus actuaciones para lograr el adecuado cumplimiento de los nes
para los cuales existe el Estado.
En ese contexto y en virtud de necesidades internas y tendencias internacionales con-
temporáneas caracterizadas por la globalización y la interdependencia, se abrió paso en nues-
tro medio la gura del control, aplicable en diferentes planos:
• Político, a n de que el órgano legislativo, las asambleas y los concejos evalúen permanente-
mente el cumplimiento de los Programas de Gobierno.
• Disciplinario, que permite a la Procuraduría vericar el cumplimiento de la Constitución y las
leyes y velar por la ejecución diligente de las funciones administrativas.
• Interno, para que la administración pública garantice para sí misma eciencia y ecacia en el
desempeño de sus funciones.
• Fiscal, función pública que ejerce la Contraloría, para vigilar la gestión de la administración y
de los particulares o entidades que manejan fondos y bienes de la Nación.
• Ciudadano, por el que la comunidad, como juez natural, evalúa y exige al Estado el cumpli-

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miento de sus nes relacionados con el desarrollo económico, social, cultural y el mejora-
miento de la calidad de vida.
Se inere entonces la importancia y magnitud que nuestra Constitución le ha conferido
al control. Para ejercerlo y desarrollarlo, las autoridades deben tener acceso a la información y
ejercer sobre la misma un adecuado manejo. Precisamente una de las debilidades que ha evi-
denciado el Estado colombiano desde nuestra conformación como República y que se ha
hecho más evidente en los últimos tiempos, ha sido la falta de sistemas de información, entre
ellos los nancieros y contables, que respalden las funciones de administrar el Estado y contro-
lar, evaluar y proponer correctivos a su labor administrativa.
Con la Constitución Política de 1991 se impulsó una modernización del Estado efectiva,
lo cual hace que la perspectiva en materia de información nanciera, económica y social esta-
tal cambie sustancialmente, dado que los sistemas deben facilitar una adecuada toma de deci-
siones, apoyar el desarrollo y crecimiento macroeconómico integral, beneciar a todos los
ciudadanos y cumplir con objetivos fundamentales como:
• Posibilitar óptimas determinaciones y seguimiento en materia macroeconómica, nanciera y
administrativa.
• Generar y difundir información nanciera conable, oportuna y completa.
• Facilitar la capacidad de gestión de los gobernantes.
• Generar y divulgar a la ciudadanía información relativa al uso que de los recursos hacen los
administradores públicos.
• Apoyar la función de control, garante de la correcta administración del Estado.

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La demanda actual de datos, la toma de decisiones oportuna, los niveles de competen-

cia, la calidad de la información, la complejidad de las organizaciones y en general el desarrollo
de una actividad competente, no pueden ser posibles sin contar con un sistema que permita
generar información completa, conable y oportuna como una herramienta indispensable para
programar a corto, mediano y largo plazo.
Por mucho tiempo, la ausencia de un sistema de contabilidad fue motivo para que la
mayoría de las entidades estatales careciera de información sobre sus recursos, bienes y obli-
gaciones, toda vez que en el país no existía regulación contable alguna ni cultura sobre la
importancia de revelar la información pasada, presente y futura que suministran los sistemas.
De otra parte, la organización de nuestro Estado no tenía la connotación gerencial que le
otorgó la Constitución de 1991 y nuestros administradores no estaban preparados para utilizar
este tipo de herramientas en su actividad. El control tampoco poseía un adecuado sustento
que permitiera, sobre pruebas ciertas, juzgar las actuaciones de quienes llevan a cabo la fun-
ción pública de administración.
Este desconocimiento de la verdadera situación de las entidades por falta de sólidas
herramientas de gestión y de control, necesitaba el recurso de la información nanciera y con-
table, que respondiera a criterios de oportunidad, conabilidad y consistencia con registros y
cifras adecuados. La falta de este instrumento que evidenciara la ejecución periódica de los
compromisos y orientara a los funcionarios para dirigir, corregir e incluso anticiparse a futuras
situaciones, llevó al gobierno a desarrollar lo dispuesto por el artículo 354 de la Constitución
Política de 1991.
Así mismo, en desarrollo del artículo 209 de la Constitución, se expidió la ley 87 de
1993, que denió objetivos e instrumentos muy precisos para el ejercicio de los cometidos de
control, a cargo de ocinas especializadas dentro de las entidades. Entre ellos, podemos pun-
tualizar los siguientes:
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• Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumpli-
miento de sus propios objetivos. Esto es, que los esfuerzos se encaminen a gestionar recur-
sos y aplicarlos a la función básica de la entidad pública, traducida luego en bienes y
servicios a la comunidad. Ello signica, por ejemplo, no distraer labores ni recursos en activi-
dades como la compra de bienes suntuarios o realización de inversiones nancieras en detri-
mento de la inversión social, en infraestructura o ambiental.
• Garantizar la ecacia, eciencia y economía en todas las operaciones, promoviendo la
correcta ejecución de las funciones y actividades denidas para el logro de la misión institu-
cional. Esto renueva la importancia que tiene hoy en día para el Estado y en cada período de
gobierno, el cumplimiento de las metas propuestas conforme a los objetivos denidos en los
Planes de Desarrollo, tratando de que los bienes y servicios suministrados se ajusten a pará-
metros de calidad y menor costo posible. De ello se derivan acciones como dar estricto cum-
plimiento a las leyes sobre contratación administrativa, que garantice efectividad a la hora de
ejecutar las obras que requiere el desarrollo de las comunidades, así como el control y segui-
miento a n de que las mismas se realicen en los tiempos y con los costos programados.
• Vericar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional, soportada en
objetivos y metas precisos y en una correcta asignación de funciones. Esto hace necesaria la
existencia de sistemas de información en la entidad que garanticen el permanente y opor-
tuno ujo de información para efectos de control interno, administrativo y nanciero.
• Asegurar la oportunidad y conabilidad de la información y sus registros. Los sistemas de
información por sí solos no constituyen un eciente control si no garantizan integralmente
que todas las operaciones, en el momento en que se realizan, sean debidamente registra-
das. Así se asegura un control de totalidad y oportunidad, necesarios en la toma de decisio-
nes. Esto implica adoptar un verdadero sistema de contabilidad, materializado en documen-

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tos y libros, así como en estados contables e informes complementarios referentes a aspec-
tos como la deuda pública, rotación de cartera, inventarios o vericación de los niveles de
ejecución de los planes de desarrollo y presupuestos, integrados debidamente a un resul-
tado de tipo nanciero.
• Corroborar que todas las transacciones de las entidades se registren en forma exacta, veraz
y oportuna, de forma tal que posibilite preparar informes operativos, administrativos y nan-
cieros, vericando no sólo la integralidad y oportunidad de la información, sino procesos de
valoración relativos a transacciones o hechos económicos como compras, ventas, ingresos,
obligaciones y gastos.
• Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posi-
bles riesgos que lo afecten. Esto es, llevando a cabo apropiados procesos de reconocimiento
y valoración de los bienes, asegurando su debido registro para un efectivo control y segui-
miento, adaptando procedimientos de orden administrativo y nanciero tales como compra
de seguros, arqueos e inventarios físicos, circularización a clientes o determinación de proce-
dimientos.
Como se puede observar, de estos objetivos propios de los procesos de control surge
con claridad el papel fundamental de la Contabilidad Pública. Más concretamente, se trata de
una verdadera interacción entre la información contable y el control interno. Al respecto, se
puede enumerar una serie de acciones que conrman este aserto.
En efecto, la contabilidad pública:
• Identica la totalidad de los hechos nancieros, económicos y sociales que suceden, ya que
permite que todas las operaciones originadas en la entidad, como resultado del desarrollo de
su cometido, se registren en el sistema de contabilidad, debidamente respaldadas en docu-
mentos fuente.
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• Establece el debido reconocimiento de los Derechos, Bienes y Obligaciones de la entidad.

Independiente de los conceptos de recaudo y pago, la Contabilidad Pública permite al ente
público conocer sus derechos y obligaciones viabilizando una mejor toma de decisiones y
evolución en su capacidad de cobro y cumplimiento de obligaciones. Igualmente, propicia
que todos los bienes adquiridos, construidos o donados, sean registrados oportunamente
favoreciendo su destinación en benecio de la comunidad y protegiéndolos de usos indebi-
dos.
• Verica y evalúa la situación de los bienes y derechos que posee un ente público y el resul-
tado de las operaciones durante un período determinado.
• Permite constatar la capacidad de los gobernantes para mantener los activos, que son los
bienes y recursos de la entidad necesarios para el cumplimiento de sus nes. Si éstos no se
encuentran debidamente registrados, se inhibe el debido control que debe ejercerse sobre
ellos, a n de garantizar su permanencia en la entidad, prestando los servicios para los
cuales fueron adquiridos. La Contabilidad Pública viabiliza un registro permanente y a valo-
res reales de los bienes. Así se garantiza un control más efectivo sobre ellos.
• Debido a que registra histórica y permanentemente los hechos acaecidos en la administra-
ción del Estado, facilita conocer las situaciones pasadas y presentes de la administración
pública, al paso que permite hacer proyecciones.
• Revela, a través del Estados e Informes contables, la gestión, los resultados, la situación
nanciera de la entidad pública y el Patrimonio creado.

Control Fiscal
Una vez que la Administración Pública obra en armonía y concurso con todas las enti-
dades que la componen, debe someterse al juicio y vigilancia de otra función pública estable-
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cida en el artículo 267 de nuestra Carta: el Control Fiscal, cuyo propósito es vigilar la gestión
de la administración y de los particulares o entidades que manejan bienes o fondos del Estado
en todos sus órdenes o niveles, ejerciéndose de manera posterior y selectiva sobre las activi-
dades, operaciones y procesos.
La instrumentación de la función scal del Estado se realiza mediante el ejercicio de
controles nanciero, de legalidad, de gestión y de resultados, teniendo como parámetros la
eciencia, economía, equidad y la valoración de los costos ambientales.
Es por ello que las Contralorías, en su función de evaluación y control de la administra-
ción pública, deben:
• Establecer el grado de eciencia, ecacia y economía con que obra la Administración Pública.
• Exigir informes sobre la gestión scal a las entidades.
• Conceptuar sobre la calidad y eciencia del Control Interno en los organismos del Estado.
Las funciones de las contralorías, establecidas en el ordenamiento constitucional y
legal de nuestro país, contribuyeron en la reglamentación del sistema Nacional de Contabilidad
Pública, y en la formulación de Estados Contables e Informes, proponiendo de un lado los de
naturaleza cualitativa, que permitan medir la gestión y los resultados; de otro, cuantitativa,
que posibilite evaluar la gestión y los resultados en términos concretos, a n de establecer la
capacidad de nuestros gobernantes y gerentes públicos para generar los ingresos necesarios
para la ejecución del Plan de Inversiones y su reejo posterior en el suministro de bienes y la
prestación de servicios a la comunidad. Estos se traducen en desarrollo económico, social y
bienestar general de la población.
Igualmente, la Contaduría General de la Nación decidió que estos estados e informes
contables, una vez preparados por la administración, deben contener antes de someterse al

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escrutinio del Control Fiscal, la rma del gobernante o gerente, como responsable de que lo allí
consignado corresponde al resultado de su gestión.
De la misma forma, dichos estados deben ser certicados por un Contador Público con
tarjeta profesional, como garante legal de que los hechos económicos, nancieros y sociales
que se sucedieron en el ente público fueron identicados, evaluados, registrados y revelados
siguiendo los principios generales y las normas técnicas de Contabilidad Pública, emitidas por
la Contaduría General de la Nación.
A partir de allí, los Contralores pueden dictaminar sobre su razonabilidad, entendida
como la propiedad de la información nanciera de revelar sin ambigüedades, tanto la situación
como los resultados de las operaciones efectuadas por una empresa o entidad que ha sido
debidamente auditada.
Luego de esta referencia sobre nuestro ordenamiento constitucional y legal frente al
tema del control, cabe entonces preguntar: ¿qué aporta la Contabilidad Pública a la función de
control?
En materia de Control Político, al proponer el Congreso de la República alguna moción
de censura respecto al desempeño de los ministros en asuntos relacionados con su cargo, los
sistemas de información, entre ellos el contable, sirven de base al máximo organismo de con-
trol político del Estado a n de vericar acciones o actuaciones administrativas, ya que sumi-
nistran pruebas importantes que respaldan la realización de este tipo de control.
En lo referente al Control Fiscal
• Evaluación de las Finanzas del Estado, a través del Informe presentado por el Contralor
General de la República, algunas de cuyas bases son los Estados e Informes Contables gene-
rados por el Sistema Nacional de Contabilidad Pública.

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• Examen del Balance General de la Nación, Balance Consolidado del Sector Público y demás
estados contables que deben ser auditados por el Contralor General de la República, los
cuales son elaborados y presentados al máximo ente scalizador del Estado por el Contador
General de la Nación.
Para efectos de la revisión y fenecimiento de las cuentas, el Contralor podrá:
• Vericar la existencia del Sistema de Contabilidad Pública de la entidad, así como la aplica-
ción en todas sus partes del Plan General de Contabilidad Pública -PGCP-. Esto le permitirá
una base cierta, jurídica y técnica para la auditoría.
• Solicitar los libros de contabilidad registrados conforme a las normas que para tal efecto
haya expedido la Contaduría. Los Libros de Contabilidad constituyen el instrumento cierto
para vericar las operaciones realizadas por un ente público en un período determinado.
• Exigir los documentos que soporten legalmente los hechos nancieros, económicos y socia-
les que registra el sistema de Contabilidad en el período objeto de revisión de cuentas. A su
vez, estos documentos respaldan las operaciones registradas en libros y corroboran su lega-
lidad.
• Vericar que los Estados e Informes Contables presentados a la Contaduría General de la
Nación y a las contralorías se encuentren debidamente soportados en registros y documen-
tos, conforme a las normas de Contabilidad Pública.
• Emitir opinión acerca de la razonabilidad del Balance General y demás estados contables de
las entidades públicas del departamento o municipio, sujetas al Control Fiscal.
Para efectos del registro de la deuda pública, las contralorías podrán vericar periódi-
camente en los libros de contabilidad de las entidades, así como en el Informe rendido periódi-
camente a la Contaduría General de la Nación, el valor de la Deuda Pública, con el n de
garantizar la consistencia de dichos registros.
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Eventualmente y cuando así lo considere la Contraloría, se podrá solicitar a las admi-

nistraciones centrales y entidades del sector descentralizado la certicación suscrita por el
Gobernador, Alcalde o Representante Legal y el contador general de la entidad con tarjeta pro-
fesional, sobre el valor y composición de la Deuda Pública en un período determinado.
En cuanto a la solicitud de informes, los contralores tienen potestad para exigir en
cualquier tiempo los estados e informes contables a las entidades, elaborados conforme al
Plan General de Contabilidad Pública -PGCP-, que permitan vericar o coadyuvar en la vigilan-
cia de la gestión scal de las administraciones.
Con el n de apoyar la conceptualización sobre la calidad y la eciencia del Control
Interno de las entidades y organismos de la Administración Pública, las Contralorías, con base
en el Sistema de Contabilidad y las normas del Plan General de Contabilidad Pública -PGCP-
vigente, deben adelantar acciones en cuanto a:
• Vericar la oportunidad y conabilidad de la información y de los registros contables que la
soportan.
• Establecer que las transacciones de las entidades y organismos se hayan registrado en
forma exacta, veraz y oportuna de tal forma que se haga posible preparar los estados e
informes necesarios para la toma de decisiones de las administraciones y el cumplimiento de
obligaciones ante terceros.
• Establecer el debido reconocimiento de los derechos y obligaciones por parte de las entida-
des y organismos.
• Vericar y evaluar la situación de los fondos y bienes públicos que poseen las entidades y
organismos y el resultado de las operaciones durante un período determinado.

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• Medir la capacidad de las administraciones para mantener y crear nuevos Activos.

• Vericar el mantenimiento del Patrimonio Público.
• Realizar control de legalidad, gestión y resultados con base en una evaluación de las diferen-
tes actividades del proceso contable, el cual registra la totalidad de los hechos económicos,
nancieros y sociales de las entidades.
• Determinar, a partir de la evaluación del Control Interno Contable, la conabilidad y razona-
bilidad de los Estados e Informes de Gestión, Resultados y Financiero, que emita la entidad
pública sujeta al control.
Las Contralorías podrán promover ante las autoridades competentes, aportando las
pruebas que fueren del caso, las investigaciones disciplinarias y sanciones contra los funciona-
rios que incumplen las normas de contabilidad expedidas por el Contador General de la
Nación.

El Control Ciudadano
El sistema de Contabilidad Pública puede constituirse hoy en día en la herramienta más
importante para vericar el cumplimiento de los Programas de Gobierno de las administracio-
nes de turno por las siguientes razones:
• Al proporcionar datos históricos permite el seguimiento a hechos pasados producto de la
gestión y los resultados de cada gobernante, así como las condiciones en que cada uno de
ellos, al término del período, entrega la entidad desde el punto de vista de los recursos ges-
tionados, su aplicación, nivel de activos, pasivos y patrimonio público que se posee.

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• Al registrar situaciones presentes, ofrece opción a la comunidad para evaluar la forma como
se ejecutan los Planes de Desarrollo y Presupuestos en logros concretos tales como adquisi-
ción y construcción de nuevos bienes orientados al servicio de la comunidad, gastos de
inversión social en educación, salud, vivienda, saneamiento básico y otros.
• Adicionalmente, permite conocer la condición nanciera de la entidad, aportando informa-
ción en forma permanente sobre sus posibilidades de manejo en lo referente a generar
nuevos recursos, administrarlos ecientemente y aplicarlos nuevamente en bienes y servi-
cios a la población.
• La Contabilidad Pública hoy en día ofrece la posibilidad de elaborar informes nancieros pro-
yectados como soporte más conable a la elaboración de Planes de Desarrollo y Presupues-
tos, cuya programación tradicionalmente se ha llevado a cabo sobre bases subjetivas de
cálculo como porcentajes de incremento sobre años anteriores o índices de inación.
Como puede observarse, implantar la Contabilidad Pública ha signicado repensar los
instrumentos que debe tener la administración gubernamental para efectos de su propio auto-
control, así como para el control externo, político, ciudadano, scal y garantizar eciencia, e-
cacia, economía y transparencia en su gestión y respuesta a la población. Es allí donde el
Sistema Nacional de Contabilidad Pública se convierte en la herramienta más ecaz y eciente
para llevar a cabo esta función pública, dada su connotación de contabilidad integral, que rela-
ciona los procesos de planeación, presupuesto y el efecto permanente e histórico de su ejecu-
ción, garantizando de una vez el registro de un hecho económico paralelamente en los tres
procesos.
La Contaduría General de la Nación, hoy encaminada a constituirse en la única fuente
de información nanciera, económica y social dentro de los proyectos de modernización del
Estado colombiano, considera que la función de control en el Estado se vería altamente bene-

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ciada si dispone para sus nes de un sistema que contenga todos los elementos necesarios
para realizar una labor exclusiva de control, en benecio primordialmente de la comunidad,
que espera de estos organismos un desempeño como verdaderos garantes de la administra-
ción pública.

Aportes para combatir la corrupción

Es innegable que la contabilidad tiene dentro de sus objetivos propender a la transpa-
rencia y apoyo de la gestión de la administración, fortaleciendo a su vez el examen y control de
las operaciones. Así se ha entendido en el sector privado y es elocuente su impacto a escala de
cualquier empresa que busque su crecimiento y desarrollo.
La Contabilidad Pública no escapa a esta favorable condición, y por el contrario pro-
duce un mayor y trascendental efecto, dado que ordena e informa sobre el estado y resultados
en el manejo de los recursos públicos, constituyéndose en un instrumento por excelencia, que
pone en evidencia las acciones y decisiones de los administradores públicos frente a sus com-
promisos nancieros, legales y morales adquiridos con la comunidad.
En forma general, la aplicación del sistema de contabilidad pública en una institución
exige la denición de procesos y procedimientos para el debido ujo de los documentos, así
como para su aprobación, registro y archivo, en coherencia con las funciones y responsabilida-
des operativas. Así se demuestra cómo la aplicación de la contabilidad pública tiende a generar
orden, organización y transparencia en las instituciones. Su inexistencia es el caldo de cultivo
de las operaciones corruptas de las administraciones públicas.
En forma más especíca, la existencia de sistemas de información contable en el sector
público facilita el conocimiento del valor de los recursos y bienes disponibles y existentes, el

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origen de las obligaciones adquiridas, la ubicación física de los bienes y las áreas responsables,
el costo individual de los bienes adquiridos, las personas vinculadas en todas y cada una de las
transacciones, bien como operadoras, ordenadoras o autorizadoras, y la evidencia documental
de las transacciones realizadas.
Pero lo más importante es la generación de los estados e informes, que no sólo contri-
buyen a aumentar la eciencia en la gestión y toma de decisiones de los administradores, sino
que viabiliza el ejercicio del control por parte de los órganos externos y de la comunidad en
general, como instrumentos fundamentales en la lucha contra la corrupción.
La organización de la información contable en las entidades públicas es efectiva en la
lucha contra la corrupción desde diferentes ángulos. Garantiza mayor transparencia en los pro-
cesos de contratación, al permitir identicar casos en los que se favorece a determinados con-
tratistas; posibilita conocer costos reales en la ejecución de obras o contratación de servicios;
facilita también el control en la entrega de anticipos a través de soportes contables y hace
factible la vigilancia de los costos de interventorías.
Los saldos improductivos en caja o en poder de entidades nancieras pueden ser iden-
ticados en la contabilidad para establecer las sumas dejadas de recibir y los responsables del
mal manejo de los recursos de tesorería.
Además, permite un control y seguimiento al estado de las rentas por cobrar, con
mecanismos para medir la eciencia, gestión e índices de control de recaudos. Igualmente,
agiliza un adecuado control de inventarios evitando obsolescencias técnicas, controlando el
deterioro por baja rotación de inventarios o calidad en los productos e identicando elevados
niveles de existencias o adquisición de elementos innecesarios.
Igualmente, garantiza la adecuada incorporación de los bienes de propiedad de los
entes públicos, el control de gastos a través de estudios comparativos por sectores económi-
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cos y la generación de la más completa base de datos con que pueda contar la administración
pública para efectuar los cruces respectivos con los datos reportados por las personas natura-
les o jurídicas del sector privado.

Una política contable alrededor del control interno

La complejidad que implica el ejercicio real del control estatal efectivo y en el enten-
dido de que poner en marcha el mandato constitucional y la normatividad legal en materia de
control interno, no ha sido tarea fácil, como quiera que inicialmente se generó una dispersión
de esfuerzos y un desarrollo disímil de esta herramienta administrativa en todo el territorio
nacional, donde la ausencia de unidad de criterios, el insuciente compromiso y escaso sen-
tido de pertenencia de los servidores públicos arraigaron la creencia de que el control es una
actividad externa, que compete únicamente a la Ocina de Control Interno y no a cada uno de
los responsables de los procesos que contribuyen al desarrollo de la administración pública
colombiana.
Con la expedición de la Resolución 373 de 1999 y la Circular Externa 031 de 2000 por
parte del Contador General de la Nación, desarrolladas mediante la Resolución 196 de 2001 y
las Circulares externas 042 y 048 de 2001, se estableció no sólo el cumplimiento de unas for-
malidades en torno a la información que debe ser remitida a la C.G.N., sino que se estructura
por primera vez una política sobre la forma como se integran el sistema de control interno
institucional y los sistemas contables y nancieros3.
En efecto, según el sentir de la Corte Constitucional del texto de la Ley 87 de 1993
“(…) se desprenden dos consecuencias especícas para la Contaduría General de la Nación en
tanto entidad pública de la rama ejecutiva que como tal hace parte de la administración

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pública y cuyo titular en la materia detenta el carácter supremo de la administración. La pri-

mera consecuencia es que dada su condición de entidad pública, ella como tal está sometida a
sus mandatos, debiendo dar cumplimiento estricto a las disposiciones que contiene; es decir,
que le corresponde al Contador General como director de la institución, garantizar que en ella
se diseñen e implementen políticas de control interno de conformidad con las disposiciones de
la citada ley”.
La segunda consecuencia -continúa la Corte- “se deduce del análisis integrado de las
disposiciones del 354 superior, que señala en su inciso segundo como funciones del Contador
General de la Nación, “uniformar, centralizar y consolidar la contabilidad pública… y determinar
las normas contables que deben regir en el país…” y de las consignadas en el 269 de la misma
Carta Política, desarrolladas por el legislador a través del literal a) del artículo 30 de la Ley 87
de 1993, que establecen que el sistema de control interno “… es parte integrante de los siste-
mas contables, nancieros, de planeación, de información y operaciones de la misma enti-
dad””.
Es decir, “que por mandato directo del Constituyente le corresponde al Contador
General de la Nación, máxima autoridad contable de la administración, determinar las normas
contables que deben regir en el país, lo que se traduce en diseñar y expedir directrices y pro-
cedimientos, dotados de fuerza vinculante, que como tales deberán ser acogidos por las enti-
dades públicas, los cuales servirán de base para el sistema contable de cada entidad, el cual a
su vez y por disposición del Legislador adoptada en desarrollo del mandato del artículo 269 de
la Constitución, hará parte del sistema de control interno, luego es evidente la incidencia nece-
saria que tienen las disposiciones que produzca en materia contable la Contaduría General de
la Nación en los sistemas de control interno que en cumplimiento de la ley 87 de 1993 adopte
cada entidad pública, sin que ello signique violación de ninguna norma del ordenamiento
superior”4.

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En el mismo sentido se pronunció el honorable Consejo de Estado5 en decisión uná-

nime de su Sección Segunda, al determinar que el Contador General de la Nación tiene la
vocación legal para emitir actos administrativos de carácter general con fuerza vinculante,
para que los jefes de control interno o quienes hagan sus veces en las entidades y organismos
públicos, evalúen e informen sobre la situación de su sistema de control interno contable.
Lo anterior, dice la máxima autoridad de lo contencioso-administrativo: “(…) dentro de
la necesidad que tiene el Contador General de la Nación de recibir información sobre las condi-
ciones en que se lleva la contabilidad en la respectiva entidad, que de suyo es el contenido del
Sistema de Control Interno Contable de la misma, del cual forma parte el Sistema de Control
Interno, según el literal a) del artículo 30 de la Ley 87 de 1993, y por cuyo adecuado funciona-
miento deben velar precisamente los responsables de este último”.
Puntualiza el alto tribunal que para el eciente desempeño de los entes públicos, es
apenas obvio que los encargados de las Ocinas de Control Interno requieran conocer lo que
tiene que ver con los procesos del manejo de los recursos, bienes y los sistemas de informa-
ción y si el registro de las transacciones se realiza en forma exacta, veraz y oportuna de
acuerdo con las normas expedidas por la Contaduría General de la Nación, como ente rector
en la materia.
Dentro del marco jurídico anterior y en el entendido que los sistemas de control interno
institucional tiene como objetivos fundamentales los de la ecacia y eciencia de las operacio-
nes, la conabilidad de la información nanciera y el cumplimiento del entorno normativo6, se
determina que el control interno contable está asociado a mecanismos de control y vericación
en las actividades propias del proceso contable, que garantizan que la información nanciera,
económica y social cumple con las normas conceptuales, técnicas y procedimentales que esta-
blece el Plan General de Contabilidad Pública, revelando sin ambigüedades y con adecuada

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precisión en la información generada, tanto la situación como los resultados de las operacio-
nes efectuadas.
De tal manera que el concepto de conabilidad de la información se dene en términos
de su credibilidad y razonabilidad como resultado nal del proceso contable, es decir, la conta-
bilidad es entendida como un instrumento gerencial cuya utilidad está dada en soportar deci-
siones informadas.
Dentro de la información que se maneja en las entidades y organismos públicos, la
contable es el medio indispensable para llevar el control económico y nanciero de las activi-
dades, recursos y compromisos institucionales. Por denición se debe constituir en un sistema
que a través de la información que produce pueda retroalimentar el proceso decisional de la
administración. La información que procesa y proporciona cada ente público, además de cons-
tituir un registro obligatorio de las operaciones efectuadas sirve para satisfacer las necesida-
des propias de la entidad y, también, de terceros interesados en la gestión.
En el anterior contexto y en general el sistema contable debe estar diseñado para pro-
porcionar una seguridad razonable de que las operaciones se llevan a cabo de acuerdo con la
autorización general y especíca de la institución. Con todo, los criterios utilizados deben estar
en armonía con las normas que rigen el Sistema Nacional de Contabilidad Pública. Esto implica
la adopción a escala de documento fuente del modelo instrumental creado para nes de regis-
tro universal de las operaciones, complementado con la existencia de manuales internos de
contabilidad que establezcan políticas en este sentido, en cuanto a los requerimientos de infor-
mación interna basados en la oportunidad y superar el síndrome del simple deber legal. Al
igual que los demás procesos de la entidad, el de la gestión nanciera debe contener procedi-
mientos de control que permitan comprobar la exactitud y conabiliad del acervo cuantitativo
basado en documentación de respaldo y seguridad de archivos.

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De tal manera que la evaluación del sistema de control interno se realiza con el propó-
sito de determinar la calidad técnica del proceso contable, el nivel de conanza que se le
puede otorgar y si es ecaz y eciente en la producción de información nanciera conable y
oportuna.
En síntesis, la política jada por el Contador General en relación con el control interno
obedece a una lectura integral de los artículos constitucionales y las leyes sobre la materia,
armonizándolas de tal manera que permitan una aplicación práctica y como apoyo técnico una
administración pública informada en lo nanciero y lo administrativo. Sus objetivos denidos
fueron7:

A. General
Determinar una política general, en el marco de lo previsto en el literal k) del artículo
30 de la Ley 298 de 1996, sobre la conceptualización del sistema de control interno contable,
la necesidad de su evaluación como parte fundamental del sistema de control interno institu-
cional y los requisitos mínimos del contenido del informe referente a su evaluación.

B. Específicos
• Garantizar que la información nanciera, económica y social de los distintos entes públicos
se emita con criterios de calidad, en términos de su razonabilidad, oportunidad y credibili-
dad.
• Impartir las pautas generales para facilitar la lectura y tabulación del informe sobre el control
interno contable de las entidades y organismos públicos.

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• Armonizar el informe de control interno contable con las normas referidas a la creación del
Sistema Nacional de Control Interno y el informe ejecutivo anual relacionado con la evalua-
ción del sistema de control interno institucional.

Evaluación y resultados del Control Interno Contable

El Contador General, ha jado desde 1998 - Resolución 320 -una política relativa al
control interno contable, que obedece a una lectura integral de los artículos constitucionales y
las leyes sobre la materia, especícamente el mandato del Decreto 2145 de 1999, armonizán-
dolas de tal manera que permiten una aplicación práctica y como apoyo técnico a una adminis-
tración pública eciente, con el propósito de determinar la calidad técnica del proceso contable
y el nivel de conanza que se le puede otorgar en la producción able y oportuna de la infor-
mación nanciera, económica y social.
En el año 2001, en el marco de programa de cooperación internacional suscrito entre
el Gobierno Nacional y la Agencia de Cooperación para el Desarrollo Internacional de los Esta-
dos Unidos de América US - AID se desarrollaron tareas conjuntas con el Departamento Admi-
nistrativo de la Función Pública DAFP y la citada agencia en busca del fortalecimiento de los
sistemas de control interno institucional, en ese sentido, se adelantaron programas de capaci-
tación especíca sobre control interno contable para las entidades y organismos públicos y se
emitió la Resolución 196 del 23 de julio de 2001, entregada en el VII Encuentro Nacional y II
Internacional de Control Interno, llevado a cabo en ese mismo mes y año en la Ciudad de
Medellín, en esta norma se ja la obligatoriedad de todos los entes públicos de evaluar el con-
trol interno contable por lo menos tres (3) veces en el año, se determinaron criterios técnicos
relacionados con la operatividad del control interno contable, la responsabilidad en su imple-
mentación, la función de su evaluación y la estructura y temporalidad de sus informes.
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Como desarrollo de la anterior Resolución, se expidieron también, las Circulares Exter-

nas 042 y 048 de 2001, estableciéndose parámetros especícos para el análisis y la documen-
tación de los procesos nancieros y contables, las actividades mínimas sobre las cuales recae
el control interno contable, incluyéndose la evaluación al Sistema Integrado de Información
Financiera SIIF, la estructura de los informes y otras disposiciones técnicas complementarias.
En este contexto, en el transcurso del año 2001, se remitieron 693 cartas de requeri-
miento a las entidades y organismos públicos que dado su nivel de representatividad en volu-
men de operaciones en el Balance General Consolidado -llamadas entidades de la muestra-
deben conciliar sus saldos de operaciones reciprocas, este requerimiento se hizo extensivo a
los jefes de control interno o quienes hicieran sus veces en estas entidades, para vericar el
cumplimiento de este proceso depuratorio.
Con los informes nancieros al
corte de 31 de diciembre de 2000, se pre-
Informes Control Interno Contable sentaron, según el plazo dado antes del
15 de febrero de 2001, un total de 1.313
2000 informes, de los cuales 308 corresponden
1500 a entidades del nivel nacional y 881 del
1000 territorial.
500 Comparativamente, con los resulta-
0
dos preliminares obtenidos por la vigencia
de 2001, cuyos informes fueron presenta-
2000 2001
dos entre el 15 de febrero y el 30 de marzo
reportadas 1161 1521 de 2002, según los plazos establecidos, se
omisas 1833 1587 observó un mejoramiento importante al pa-
sar en su totalidad de 1.161 en el 2000 a
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1.521 informes en el 2001 como se observa en la gráca, es decir, pasamos del 39% al 49%
en nivel de cumplimiento, lo que signicó recibir 360 evaluaciones más que el año anterior,
teniendo en cuenta que la base del total de entidades también se incrementó con relación al
pe-riodo anterior en un 4%. En la mayoría de las entidades se mejoró signicativamente la
calidad de la información o por lo menos existe una diagnóstico claro de la deciencia de
mayor incidencia que están siendo objeto del proceso de depuración en le contexto de la pre-
visto por la normatividad de la Contaduría General y la Ley 716 de 2001.
En el Nivel Territorial se presentaron 1.005 informes de control interno y de revisor
scal, correspondientes al 38.4% del total de 2.616 entidades y el 41.8% de las entidades que
reportaron información nanciera, económica y social. De estos, 881 se generaron en las oci-
nas de control interno y 124 son de revisores scales. Con relación a la vigencia del 2001, se
presentaron 1.286 informes, que representan un 47% del total de 2736 entidades, siendo
1.177 de las ocinas de control interno y 109 de revisores scales.
Los municipios de mayor cumplimiento, en el año 2001, fueron Bogotá con un 74,1%,
Barranquilla 69,2%, y Quindío 65,9%. A la vez Vaupés con el 16,7%, Magdalena 18,9%, Cesar
20%, Chocó 22,5% y Córdoba 23,4%, son los departamentos que le han dado menor impor-
tancia al cumplimiento de la norma. En el año 2002, Bogotá D.C., con el 71%, Amazonas y
Vichada con el 67% y Huila con el 66%, fueron los más cumplidos, en tanto que los mayores
niveles de incumplimiento los registran, Magdalena con el 18%, Cesar 23%, Guainía 25% y
Chocó con el 30%.
Se ha avanzado en los procesos de concientización y capacitación de los niveles directi-
vos, con las bases de tipo conceptual y procedimental en lo referente al papel del control
interno contable como herramienta en el desempeño eciente y transparente de la función
pública.

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De esta manera, los informes de control interno contable presentaron a los represen-
tantes legales, un reejo de la situación de las áreas involucradas en la gestión contable y las
recomendaciones respectivas para superar las debilidades encontradas en el proceso de la
generación de la información nanciera, en aras de buscar mejorar permanentemente la ges-
tión pública y garantizar la calidad técnica del proceso.
La -CGN- se ha preocupado continuamente por establecer alianzas estratégicas con los
organismos de control a nivel nacional y territorial, con el n de promover la cultura contable y
de control interno, para que todas las transacciones se registren en forma veraz, exacta y
oportuna, y se garantice la conabilidad del Balance General.
En el Nivel Territorial se presentó
para la vigencia de 2001, un incremento
Informes Control Interno Contable bien importante, con relación al periodo
Nivel Territorial anterior, del 23% en el número de entida-
des sujetas al cumplimiento de la rendición
de citado informe; al pasar de 853 a 1.177
2000
entidades, es decir, 200 entidades más. Lo
anterior, a pesar de las restricciones intro-
1000 ducidas por la severa política de racionali-
zación de gasto, que implicó la eliminación
0 en muchos municipios y entidades territo-
reportada omisas riales de las dependencias u ocinas de
2000 853 1771 control inter- no, sin perjuicio del cumpli-
2001 1177 1559 miento de lo establecido en la Ley 87 de
1993 y sus decretos reglamentarios.

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De la lectura preliminar de estos informes se pueden destacar la existencia y cumpli-

miento de planes de mejoramiento, en general la existencia de adecuados sistemas de control
interno en el nivel nacional, siendo contrario para las entidades territoriales.
Subsisten aun, en algunos entes públicos, debilidades de carácter administrativo y
contable, como la ausencia de toma física de inventarios de activos jos, falta de recursos
físicos, nancieros, humanos y tecnológicos sucientes, inexistencia o desactualización de
manuales de procedimientos y funciones, falta de integración de los ujos de información,
deciencias en el proceso de conciliaciones contables, existencia de saldos antiguos por depu-
rar, entre otros.
Otros logros relacionados con el control interno y la contabilidad pública, en el periodo
de gestión analizado, fueron:
• Expedición y sanción de la Ley 716 del 24 de diciembre de 2001, relacionada con el sanea-
miento contable, que las entidades y organismos públicos deberán realizar antes de 31 de
diciembre del 2003, para reejar en sus estados nancieros la realidad económica. Esta Ley
establece la obligatoriedad de que los jefes de control interno o quienes hagan sus veces
vigilen su cumplimiento, en ejercicio de evaluación del control interno contable.
• Inclusión en el Informe del Presidente de la República al Congreso, el pasado 20 de julio, del
tema sobre la evaluación del control interno contable que incluyó cuadros estadísticos, de
conformidad con lo dispuesto en el decreto 2145 de 1999.
• Participación activa del Contador General en el VII Encuentro y II Internacional de Control
Interno, con la participación de cerca de 1000 jefes de estas áreas, a los cuales se les
disertó, mediante conferencia, sobre la temática de los sistemas integrados de gestión nan-
ciera.

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• Realización de trece jornadas de capacitación a lo largo y ancho del país en conjunto con el
Departamento de la Función Pública y la Escuela Superior de Administración pública -ESAP-,
en las cuales nuestra entidad abordó conferencias-taller sobre el control interno contable.
• Participación del jefe de control interno de la entidad, como delegado y miembro principal
del Consejo Asesor del Gobierno en Control Interno, para el período 2.001, en nombre y
representación del Comité Interinstitucional de Control Interno, de acuerdo a lo dispuesto en
el Decreto 2539 de 2000.

El Proceso de Auditoría
Es sabido que todo programa de auditoría, como parte esencial de un proceso de inda-
gación está enmarcado dentro de un enfoque, entendido éste como la denición de las estra-
tegias a desarrollar basadas en el conocimiento del cometido estatal del ente público y la
necesidad de concentración del trabajo de auditoría.
Tal enfoque debe estar enmarcado dentro del concepto de auditoría integral, es decir,
que permite ver al organismo como un todo y en el área particular del sistema de control
interno considerar aspectos tales como: la evaluación de los riesgos, el control circundante, los
mecanismos de información y comunicación, actividades de supervisión y razonabilidad de los
controles.
La mencionada estrategia se materializa a través de un proceso, dado por las etapas
de la planeación, ejecución, evaluación -objetivación de hallazgos- y comunicación de los
resultados y recomendaciones.
En la conguración del plan de auditoría, se deben jar con palmaria claridad los obje-
tivos que se pretenden cumplir y que deben ser consonantes con las tareas a abordar por
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parte de los auditores a n de permitir de manera ecaz la obtención de la evidencia suciente

y competente para la sustentación de las conclusiones del respectivo informe.
Lo anterior dentro de las tareas que la ley les ha encomendado a las ocinas de control
interno o quienes hagan sus veces, resumidas en la Guía Básica de las Ocinas de Control
Interno emitida por el Consejo Asesor del Gobierno en la materia8, a saber:
a) Acompañar y asesorar. Es una de las funciones básicas de las ocinas de control interno,
con base en la cual éstas deben desarrollar su capacidad de gestión, con el propósito de
mejorar la efectividad del ente público.
b) Realizar evaluaciones. Como herramienta de medición y seguimiento en la cual se desarro-
llan auditorías especícas y de procesos, que soportan la evaluación integral del Sistema de
Control Interno.
c) Fomentar la cultura del control. En este concepto se incluyen la capacitación y divulgación,
la sensibilización en el ambiente de control, el diseño de valores éticos organizacionales y el
logro del compromiso de los órdenes directivos con el tema de Control Interno.
d) Relación con entes externos. Teniendo en cuenta que las ocinas de control interno son un
elemento catalizador del sistema de control interno institucional, deben ser quienes facili-
ten las visitas de control externo y coordinen la elaboración de los informes de la entidad,
relacionados con estos.

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Anexo No. 1
Marco legal de la contabilidad publica en Colombia
CONSTITUCION POLITICA TEMA
DE COLOMBIA 1991

ARTICULO 354 Crea la gura del CONTADOR GENERAL DE LA NACION con las funciones especícas de uni-
formar, centralizar y consolidar la contabilidad pública, elaborar el Balance General y determi-
nar las normas contables que deben regir en el país.
LEYES TEMA

Ley 298 del 23 de Desarrolla el artículo 354 de la Constitución Política de la República de Colombia, crea la Con-
Julio de 1996 taduría General de la Nación como una Unidad Administrativa Especial, adscrita al Ministerio
de Hacienda y Crédito Público, y se dictan otras disposiciones sobre la materia.

Ley 43 de 1990 Reglamentaria de la profesión de Contador Público, aplicable en todo lo que tiene que ver con
el ejercicio de la profesión en los distintos entes públicos.
Decreto Ley 410 de 1971 Conocido como Código de Comercio, adicionado y reformado mediante la Ley 222 del 20 de
diciembre de 1995
Leyes 38/89, 179/94 Compiladas en el Decreto 0111 del 15 de enero de 1996, constituyen el estatuto orgánico del
y 225/95 presupuesto
Ley 87 de 1993 Establece la obligatoriedad de implementar el Control Interno en la Administración Pública,
con el n, entre otros, de velar por el adecuado cumplimiento de la normatividad que sobre
contabilidad pública establezca el Contador General de la Nación.
LEYES TEMA
Ley 358 de 1997 Por la cual se reglamentó el artículo 364 de la Constitución Política y se dictaron disposiciones
en materia de endeudamiento territorial. Se dispuso que el cálculo del ahorro operacional y
los ingresos corrientes se deben realizar con base en las ejecuciones presupuestales soporta-
das en la contabilidad pública en el año inmediatamente anterior.

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Ley 489 del 29 de diciem- Estatuto de la Administración Pública. Conformación de la rama ejecutiva del sector público
bre de 1998 Arts. 38 al 48 colombiano para determinar el ámbito de aplicación de la normatividad contable pública.
Ley 510 del 4 de agosto Reforma nanciera. Necesidad de que los intermediarios nancieros exijan la información
de 1999 nanciera.
Ley 549 del 28 de diciem- Financiación del pasivo pensional de las entidades territoriales. Creación del Fondo Nacional
bre de 1999, artículo 9, de Pensiones para dichas entidades. La Contaduría General de la Nación, vericará la existen-
inciso nal cia de los recursos y reservas necesarios para responder por los pasivos pensionales en la
forma prevista en la presente Ley.
Ley 550 del 30 de Intervención económica para la reactivación empresarial. Armonización de las normas conta-
diciembre de 1999 bles con los usos y reglas internacionales, para efectos de garantizar la calidad, suciencia y
artículo 63 oportunidad de la información que se suministre a asociados y a terceros.
Ley 617 del 6 de octubre Por la cual se reforma parcialmente la Ley 136 de 1994, el Decreto Extraordinario 1222 de
de 2000 1986, se adiciona la Ley Orgánica de Presupuesto, el Decreto 1421 de 1993, se dictan otras
normas tendientes a fortalecer la descentralización, y se dictan normas para la realización del
gasto público nacional.
Ley 715 del 21 de Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformi-
diciembre de 2001 dad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución
Política y se dictan otras disposiciones, para organizar la prestación de los servicios de educa-
ción y salud, entre otros.
Ley 716 del 24 de Por la cual se expiden normas para el saneamiento de la información contable en el sector
diciembre de 2001 público y se dictan disposiciones en materia tributaria y otras disposiciones.
DECRETOS TEMA
Decreto 001 de 1984 Establece el Código Contencioso Administrativo, en lo que tiene que ver con la reglamenta-
ción sobre la actuación administrativa y el derecho de petición e información.
Decreto 266 del 22 de Basado en la Ley 573. Establece la forma como se deben hacer los avalúos a través del Insti-
febrero de 2000 tuto Geográco Agustín Codazzi y los de reconocido valor técnico de la Lonja de Propiedad
Raíz. Medición de la información del nivel territorial (Ministerio del Interior)

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Decreto 2145 del 4 de “Dentro del informe que el Presidente de la República debe presentar al Congreso de la Re-
noviembre De 1999 pública al inicio de cada legislatura se incluirá un acápite sobre el avance del Sistema de Con-
artículo 5, literal a), trol Interno del Estado, el cual contendrá entre otros lo relacionado con el Control Interno
segundo inciso Contable de acuerdo con los parámetros indicados por la C.G.N.”
CIRCULARES EXTERNAS
Numero Fecha TEMA
C.E007 11-Abr-96 Normas Técnicas relativas a los Libros de Contabilidad.
C.E.011 15-Nov-96 Depreciación. Agotamiento, Amortización y Provisión.
C.E.013 2-Dic-96 Instrucción reconocimiento, valuación y revelación de las operaciones nancieras, económi-
cas y sociales.
C.E.012 2-Dic-96 Instrucciones sobre el registro contable del proceso de causación, recaudo y consignación de
los ingresos de la nación y conciliación saldos operaciones recíprocas.
C.E.014 17-Dic-96 Normas técnicas relativas a las notas a los estados contables.
C.E.016 30-Dic-96 Normas técnicas relativas a la aplicación de los ajustes por inación.
C.E.015 30-Dic-96 Instrucciones registro contable de las cuentas de presupuesto en la clase 0
CE.017 13-Mar-97 Normas técnicas sobre sociedades de economía mixta sometidas al régimen de empresas
ndustriales y comerciales del estado.
C.E.018 16-Mar-97 Fechas de corte y presentación informes nancieros, económicos y social año 1.997.
C.E.019 6-Nov-97 Normas Técnicas Relativas a la Valoración de las Inversiones a precios de mercado.
C.E.020 22-Dic-97 Modicación a la C.E. 019 del 6 de Noviembre de 1.997, relativa a las normas técnicas de
Valoración de Inversiones Financieras a Precios de Mercado
C.E.021 13-Feb-98 Normas técnicas de Contabilidad relativas a los Estados Contables básicos Individuales y Con
solidados
C.E.022 18-Feb-98 Normas - Otros Activos, Cargos Diferidos y Vinculadas

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C.E.023 16-Mar-98 Reconocimiento de los Recursos Naturales y del Medio Ambiente

C.E.024 24-Jul-98 Norma sobre pasivos pensionales.
C.E.025 18-Ago-98 Medidas precautelativas respecto a los “Paquetes” Contables para el año 2000
C.E.026 26-Nov-98 Norma técnica relativa a los inventarios que trata el numeral 5.7.2.1 del PGCP
C.E.028 21-Dic-98 Normas relativas a Depreciación y ajustes por Inación para el caso de propiedades, Plantas y
Equipos de Menor Cuantía.
C.E.027 21-Dic-98 Tratamiento contable de la Contribución sobre Transacciones nancieras
C.E.029 18-Feb-99 Identicación de los bienes inmuebles que poseen las entidades públicas del país.
C.E.030 15-Mar-99 Modicaciones a la estructura del Catálogo General de Cuentas que deben aplicar las entida-
des que formen del Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF.
CIRCULARES EXTERNAS
Numero Fecha TEMA
C.E.031 12-Ene-00 Sistema de control interno contable y el contenido del informe referente a su evaluación.
C.E.032 14-Feb-00 Proceso de identicación y reclasicación de saldos por depurar, e incorporación de partidas
no reconocidas.
C.E. 033 15-Feb-00 Modica el modelo instrumental del Catálogo General de Cuentas y marco de referencia para
los procedimientos contables en entidades del nivel Nacional (SIIF)
C.E. 036 27-Dic-00 Instrucciones relativas a estructuración, elaboración y presentación del estado de ujos de
efectivo.
C.E. 035 27-Dic-00 Instrucciones para el tratamiento administrativo y contable que deben dar a la facturación y
las glosas, las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud - IPS públicas
C.E. 034 27-Dic-00 Instrucciones relativas al reconocimiento de las compensaciones y pago de sentencias y con-
ciliaciones judiciales

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C.E. 040 28-Dic-00 Instrucciones para la aplicación del método de participación patrimonial en la valoración de
inversiones patrimoniales.
C.E.039 28-Dic-00 Instrucciones para el diligenciamiento del informe del movimiento de las cuentas por pagar
C.E.038 28-Dic-00 Instrucciones para cierre de la cuenta Principal y Subalterna
C.E. 037 28-Dic-00 Instrucciones para el manejo contable, la agregación y/o consolidación de la información
nanciera, económica y social, de los órganos de control, corporaciones públicas y demás
organismos del nivel territorial con autonomía administrativa y nanciera pero sin identidad
jurídica, en la administración central de la respectiva entidad territorial
C.E. 041 19-Jun-01 Instrucciones para la presentación de la información nanciera, económica y social
C.E. 042 23-Ago-01 Por la cual se establecen las actividades mínimas a realizar por los jefes de control interno o
quienes hagan sus veces con relación al control interno contable y la estructura de los infor-
mes establecidos en la Resolución 196 de 2001 de la CGN.
C.E.043 11-Sep-01 Circular Conjunta Superintendencia Nacional de Salud - Contaduría General de la Nación;
Información Básica de empresas sociales del estado e instituciones hospitalarias.
C.E. 044 26-Sep-01 Aplicación del sistema de ajustes por inación para efectos contables y presentación de infor-
mación ante la Contaduría General de la Nación por parte de las entidades públicas nancie-
ras vigiladas por la Superintendencia Bancaria o por la Superintendencia de la Economía
Solidaria.
C.E. 045 19-Oct-01 Instrucciones para la realización de avalúos para efectos contables, de los bienes inmuebles
de los entes públicos en los niveles nacional y territorial de los sectores central y descentrali-
zado.
C.E. 046 29-Oct-01 Instrucciones para el tratamiento contable que deben aplicar las entidades territoriales y las
Direcciones de Salud para el registro de las operaciones relacionadas con los recursos que
nancian el sector salud.
C.E. 047 29-Nov-01 Divulgación de los parámetros empleados en el proceso de consolidación.

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CIRCULARES EXTERNAS
Numero Fecha TEMA
C.E. 048 17-Dic-01 Por la cual se adicionan las actividades mínimas a realizar por los jefes de control interno o
quienes hagan sus veces de las entidades y organismos pertenecientes al Sistema Integrado
de Información Financiera -SIIF-..
C.E. 049 25-Feb-02 Modicación del procedimiento establecido en la Circular Externa 046 del 29 de octubre de
2001.
CARTAS CIRCULARES
Numero Fecha TEMA
C.C.003 23-Sep-95 Idem. a la anterior, dirigida a representantes legales.
C.C.002 23-Sep-95 Idem. a la anterior, dirigida a alcaldes.
C.C.001 23-Sep-95 Solicitud a los gobernadores información 1.995
C.C.004 7-Dic-95 Instrucciones para garantizar la razonabilidad y consistencia de la información nanciera
remitida.
C.C.005 19-Ene-96 Alcance de las Notas explicativas a los Estados Financieros.
C.C.006 8-Mar-96 Características técnicas de paquetes de software contable, nanciero y presupuestal.
C.C.007 24-Abr-96 Instrucciones para el envío de la información nanciera, económica y social.
C.C.008 21-Jun-96 Jefes Control Interno-Informe sobre implantación del P.G.C.P
C.C.009 26-Jun-96 Instrucciones para registro de los Libros Principales de Contabilidad.
C.C.010 25-Oct-96 Inst. presentación información nanciera, económica y social con corte al 30/09/96 y
31/12/96.
C.C.011 20-Ene-97 Información sobre reestructuración de áreas nancieras y contables.
C.C.012 26-Feb-97 Auditoría del Balance General del Departamento, Distrito o Municipio, con corte a 31/12/96

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C.C013 31-Dic-97 Instrucciones sobre la presentación de la información nanciera, económica y social a 31

Dic/97 y aplicación a C.E 019 - 020
C.C 014 16-Ene-98 Información sobre participación patrimonial
C.C 015 5-Oct-98 Identicación del código de una entidad.
C.C 017 8-Ene-99 Instrucciones operativas preliminares, para las entidades de la Administración Central Nacio-
nal que se incorporen al Sistema Integrado de información Financiera - SIIF.
C.C 016 8-Ene-99 Informe sobre el Control Interno Contable
C.C 018 27-Oct-99 Adopción de medidas necesarias para garantizar que el cambio de milenio no genere ningún
traumatismo frente a sus obligaciones de presentación de información ante la Contaduría.
C.C 019 27-Nov-99 Sistema de Ajustes Integrales por Inación
CARTAS CIRCULARES
Numero Fecha TEMA
C.C 020 31-Ene-00 Relación de Bienes Inmuebles.
C.C.021 26-Abr-00 Sistema de Validación e información año 2000
C.C.022 30-May-00 Suministro de información en cambios de gobernadores, alcaldes, gerentes y demás repre-
sentantes legales de entidades.
C.C.023 20-Sep-00 Modicación a la Carta Circular No. 022 del 30 de mayo y al Instructivo No. 12 del 29 de
agosto de 2000, expedidos por la Contaduría General de la Nación -CGN- relacionados con el
suministro de información cuando se producen cambios de gobernadores, alcaldes, gerentes
y demás representantes legales de entidades y corporaciones públicas del orden territorial.
C.C.024 3-Nov-00 Instrucciones sobre la presentación de la información nanciera, económica y social corres-
pondiente al 31 de diciembre de 1999 y la aplicación de la Circular Externa N° 021 y el Ins-
tructivo 006 del 13 de febrero de 1998.
C.C.025 27-Dic-00 Pautas mínimas para la implementación del Plan General de Contabilidad Pública que regirá a
partir del 1º. de enero del 2001.

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C.C.026 28-Dic-00 Instrucciones para la presentación homologada de la información nanciera, económica y

social correspondiente al 31 de diciembre de 2000 de conformidad con la estructura del Catá-
logo General de Cuentas vigente a partir del 1º de enero de 2001.
C.C.027 2-Mar-01 Cierre del Módulo Contable en SIIF
C.C.028 4-Oct-01 Detalle de la información nanciera correspondiente a los recursos públicos administrados por
terceros.
C.C.029 19-Nov-01 Disposiciones relativas a la observancia de lo dispuesto en el artículo 80 de la Ley 617 de
2000, cumplimiento y oportunidad en el envío de la información nanciera, económica y
social a la Contaduría General de la Nación -CGN-.
C.C.030 30-Nov-01 Precisar el alcance de lo dispuesto mediante la Circular Externa 044 del 26 de septiembre de
2001 y aclarar diversas interpretaciones dadas por las entidades sujetas al ámbito de aplica-
ción.
C.C.031 5-Dic-01 Conciliación de los saldos de operaciones recíprocas originadas en los aportes parascales,
contribuciones al régimen de seguridad social y otros aportes.
C.C.032 10-Ene-02 Alcance de las resoluciones 364 y 395 de 2001, expedidas por la CGN
C.C.033 8-Feb-02 Obligatoriedad del saneamiento contable de las entidades del sector público
C.C.034 9-Feb-02 Preparación y presentación del estado de Flujo de efectivo correspondiente al corte del 31 de
diciembre de 2001, para las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y Sociedades de
Economía Mixta pertenecientes al sector nanciero.
INSTRUCTIVOS
Número Fecha TEMA
1 18-Oct-96 Instructivo operacional para el correcto diligenciamiento del modelo C.G.N.- 96-001 denomi-
nado Catalogo de Cuentas
2 18-Oct-96 Instructivo operacional para el correcto diligenciamiento del modelo C.G.N.- 96-002 denomi-
nado Información sobre saldos de operaciones recíprocas

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3 2-Dic-96 Instrucciones para el registro contable del proceso de causación, recaudo y consignación de
los ingresos de la nación.
4 17-Dic-96 Instrucciones para la elaboración y presentación de las Notas a los Estados Contables.
5 6-Nov-97 Instrucciones para la valoración de inversión a precios de mercado C.E 19 y 20/97
6 13-Feb-98 Elementos para la Estructura de los Estados Contables C:E: 021 y Anexo Instructivo No.006
7 18-Feb-98 Determinación y registro de los Ajustes por Inación, según lo expuesto en los numerales 5,6
Normas Generales de Contabilidad Pública y 6,2,3 aplicación de los ajustes por inación, del
Plan General de Contabilidad Pública.
8 24-Jun-98 Procedimiento para el reconocimiento de las pasivos pensionales del sector público de que
trata la Circular Externa No. 024 de 24 de junio de 1998.
9 18-Feb-99 Procedimiento general para el diligenciamiento del formato, en archivo ASCII, denominado
“Relación de bienes inmuebles”.
10 18-Feb-99 Instructivo Operacional para la homologación de saldos de la información contable básica al
01 de enero de 1999, de que trata el númeral 3.2 de la Carta Circular No 17 de febrero 15 de
1999.
11 23-Sep-99 Instructivo para la supresión de obligaciones y derechos recíprocos entre entidades del orden
nacional por concepto de cuotas partes pensionales, de conformidad con el Dec.1404 de Min-
hacienda, aplicables a las entidades del nivel nacional que deban pagar cuotas partes en
virtud de la Ley 33 de 1985 y demás disposiciones.
12 29-Ago-00 Procedimiento para la entrega de la información nanciera, económica y social, de los bienes,
derechos y obligaciones de los entes públicos, por parte de los representantes legales salien-
tes a los elegidos o nombrados, de que trata la Carta Circular No 022 de 30 mayo de 2000
13 12-Jun-01 Procedimiento contable para el desarrollo e implantación del programa “Computadores para
educar”.

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RESOLUCIONES
Número Fecha TEMA
4444 21-Nov-95 Aprobación del Plan General de Contabilidad Pública-P.G.C.P
152 25-Jul-97 Se establecen obligaciones de información para los Entes Públicos de los Niveles Nacional y
Territorial. (DEROGADA POR LA RES. 373 Dic. de 1999)
RESOLUCIONES
Número Fecha TEMA
320 14-Dic-98 Por la cual se modica la resolución 152 en cuanto a los Plazos para la presentación de la
Información Financiera Económica y Social. (DEROGADA POR LA RES. 373 Dic. de 1999)
40 15-Mar-99 Por la cual se incorporan algunas adiciones y modicaciones al Marco conceptual y al Modelo
instrumental del - GCP-, expedido y adoptado mediante Resol. 4444 del 21 de noviembre de
1995,.
139 17-May-99 Por medio de la cual se precisan los criterios y procedimientos con los cuales la CGN ejecuta
técnicamente los procesos de consolidación del sector público y de sus niveles nacional y
territorial, los cuales deberán adoptarse progresivamente por los entes públicos y se dictan
otras disposiciones.
373 20-Dic-99 Modica la Resolución 152 del 25 de julio de 1997, Resolución 320 del 14 de diciembre de
1998, en lo que respecta a requisitos y plazos para la presentación de la información Finan-
ciera, Económica y Social por parte de los entes públicos de los niveles nacional y territorial.
ante la CGN.
377 23-Dic-99 Por medio de la cual se modica el Plan General de Contabilidad Pública adoptado mediante la
Resolución 4444 del 21 de noviembre de 1995, y se dictan otras disposiciones.
379 27-Dic-99 Por la cual se determina el tratamiento contable de las reservas probadas de hidrocarburos y
la explotación conferida a ECOPETROL

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5 17-Ene-00 Complementa el modelo instrumental del Plan General de Contabilidad Pública, se autorizan
los libros auxiliares en el marco del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF y otras
disposiciones
150 30-Jun-00 Obligaciones adicionales a algunas entidades sujetas al ámbito de aplicación del plan general
de contabilidad pública, respecto a períodos y plazos de presentación de la información nan-
ciera, económica y social.
400 1-Dic-00 Por la cual se adopta el nuevo Plan General de Contabilidad Pública y se dictan otras disposi-
ciones
65 2-Abr-01 Por la cual se amplían los plazos para la presentación de la información Financiera, Económica
y Social a la Contaduría General de la Nación por parte de las entidades circunscritas en el
Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF
77 20-Abr-01 Por la cual se amplían los plazos para la presentación de la información Financiera, Económica
y Social a la Contaduría General de la Nación por parte de las entidades públicas vigiladas por
la Superintendencia Bancaria
196 23-Jul-01 Por la cual se dictan disposiciones relacionadas con el control interno contable
276 18-Oct-01 Por medio de la cual se modica el Plan General de Contabilidad Pública - PGCP adoptado
mediante la Resolución 400 de 2000, en lo relativo a los métodos de valuación, la estructura
del Catálogo General de Cuentas en lo referente a las valorizaciones de las propiedades planta
y equipo y, el ajuste por inación de los mismos.
RESOLUCIONES
Número Fecha TEMA
351 21-Nov-01 “Por medio de la cual se modica el Plan General de Contabilidad Pública - PGCP adoptado
mediante la Resolución 400 de 2000, en lo relativo a la aplicación del Sistema de Ajustes
Parciales por Inación”
365 29-Nov-01 “Por la cual se modica parcialmente la Resolución 400 del 1º. de diciembre de 2000.”

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364 29-Nov-01 “Por medio de la cual se modica el Plan General de Contabilidad Pública - PGCP adoptado
mediante la Resolución 400 de 2000, en lo relativo a la aplicación del Sistema de Ajustes Inte-
grales por Inación.”
395 24-Dic-01 “Por medio de la cual se modican las Resoluciones 373 de 1999, 150 de 2000 y se dictan
otras disposiciones”.
1 4-Ene-02 Por medio de la cual se modica el Plan General de Contabilidad Pública - PGCP adoptado
mediante la Resolución 400 de 2000, en lo relativo a la estructura del Catálogo General de
Cuentas en lo referente a las valorizaciones de las propiedades planta y equipo.
27 25-Ene-02 “Por medio de la cual se establece excepción a la aplicación del artículo 5o de la Resolución
No. 364 del 29 de noviembre de 2001”
28 28-Ene-02 “Por medio de la cual se dictan disposiciones relativas a los plazos que deben observar las
entidades de la Administración Central Nacional que forman parte del Sistema Integrado de
Información Financiera- SIIF Nación- , para el envío de su información nanciera, económica
y social a la CGN “
49 12-Feb-02 “Por medio de la cual se modica el Catálogo General de Cuentas del Plan General de Contabi-
lidad Pública - PGCP adoptado mediante la Resolución 400 de 2000, en lo relativo al reconoci
miento y revelación de los hechos nancieros, económicos y sociales de las Entidades descen-
tralizadas de fomento y desarrollo regional. “
63 22-Feb-02 Por medio de la cual se modica la Resolución 400 de 2000, en lo relativo al reconocimiento y
revelación de los recursos que la Nación transere a las entidades territoriales.
108 22-Abr-02 Por la cual se amplían los plazos para la presentación de la información Financiera, Económica
y Social a la Contaduría General de la Nación por parte de las entidades públicas vigiladas por
la Superintendencia Bancaria.
116 26-Abr-02 Por la cual se modica la resolución Nº 063 del 22 de febrero de 2002.
121 2-May-02 Por la cual se expiden normas relativas a la asignación de recursos del Sistema General de
Participaciones a que se reere la ley 715 de 2001.

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El Sistema Nacional de Contabilidad Pública y el Proceso

Contable
1. ¿Qué es la contabilidad pública?
La contabilidad es un sistema que permite identicar, medir, procesar y comunicar
información nanciera para tomar decisiones, emitir juicios y ejercer la función de control. Es
una herramienta básica tanto de la administración privada como de la administración pública.
Por contabilidad pública se entiende la rama especializada de la contabilidad que permite
desarrollar los diversos procesos de medición, información y control en la actividad económica
de la administración pública.
Es con base en la contabilidad pública que los hechos económicos en los cuales inter-
vienen los entes públicos quedan registrados en cuentas, de tal forma que en todo momento
puede conocerse el estado de los derechos y obligaciones, así como el grado de cumplimiento
del recaudo de los distintos ingresos tributarios, las inversiones, costos y gastos inherentes al
proceso económico, nanciero, social, ambiental y presupuestal, efectuados en desarrollo de
la función administrativa o cometido estatal.

2. ¿En qué consiste la figura del Contador General de la Nación?

La Constitución de 1991 reconoció la importancia de la contabilidad pública como ins-
trumento de gestión del Estado y en su artículo 354 estableció que:

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“Habrá un Contador General, funcionario de la rama ejecutiva, quien llevará la conta-

bilidad general de la Nación y consolidará ésta con la de sus entidades descentralizadas terri-
torialmente o por servicios, cualquiera que sea el orden al que pertenezcan, excepto la
referente a la ejecución del Presupuesto, cuya competencia se atribuye a la Contraloría”.
“Corresponden al Contador General las funciones de uniformar, centralizar y consolidar
la contabilidad pública, elaborar el balance general y determinar las normas contables que
deben regir en el país, conforme a la ley”.

3. ¿Qué es la Contaduría General de la Nación?

Con el objeto de que el Contador General de la Nación pudiera realizar las funciones
establecidas por la Constitución, se creó, mediante los decretos 85 y 86 de 1995, la Dirección
General de la Contabilidad Pública del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Posterior-
mente la Ley 298 de 1996 dio origen a la Contaduría General de la Nación como unidad admi-
nistrativa especial adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

4. ¿Cuáles son las principales funciones de la Contaduría General de la

Nación?
Las principales funciones que le corresponden a la Contaduría General de la Nación
son:
• Determinar las políticas, principios y normas sobre contabilidad que deben regir en el país,
para todo el sector público.

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• Establecer las normas técnicas generales y especícas, sustantivas y procedimentales que

permitan uniformar, centralizar y consolidar la contabilidad pública.
• Llevar la contabilidad general de la Nación.
• Señalar y denir los estados nancieros y los informes que deben elaborar y presentar las
Entidades y Organismos del sector público.
• Elaborar el Balance General de la Nación, someterlo a la auditoria de la Contraloría General
de la República y presentarlo al Congreso de la República para su conocimiento y análisis.
• Establecer los libros de contabilidad que deben llevar las entidades y organismos del sector
público, los documentos que deben soportar legal, técnica, nanciera y contablemente las
operaciones realizadas, y los requisitos que éstos deben cumplir.
• Emitir conceptos y absolver consultas relacionadas con la interpretación y aplicación de las
normas expedidas por el Contador General de la Nación.
• Impartir las normas y procedimientos para la elaboración, registro y consolidación del inven-
tario de los bienes del Estado.
• Producir informes sobre la situación nanciera y económica de las entidades u organismos
sujetos a su jurisdicción.
• Coordinar con los responsables del control interno y externo de las entidades señaladas en la
Ley, el cabal cumplimiento de las disposiciones contables.
• Determinar las entidades públicas y los servidores de las mismas responsables de producir,
consolidar y enviar la información requerida por la Contaduría General de la Nación.

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• Imponer a las entidades, a sus directivos y demás funcionarios, las medidas o sanciones que
sean pertinentes por infracción a las normas expedidas por la Contaduría General de la
Nación.
• Ser autoridad doctrinaria en materia de interpretación de las normas contables y sobre los
demás temas que son objeto de su función normativa.

5. ¿Qué es el Sistema Nacional de Contabilidad Pública?

“El Sistema Nacional de Contabilidad Pública se dene en el artículo 7º. de la Ley 298
de 1996 como:
“(... ) el conjunto de políticas, principios, normas y procedimientos técnicos de contabi-
lidad, estructurados lógicamente, que al interactuar con las operaciones, recursos y activida-
des desarrollados por los entes públicos, generan la información necesaria para la toma de
decisiones y el control interno y externo de la administración pública“.

6. ¿Qué es el Plan General de Contabilidad Pública?

El Plan General de Contabilidad Pública (PGCP) comprende un conjunto interrelacio-
nado de conceptos, normas, procedimientos e instrumentos contables, que considerados con-
juntamente con los demás elementos del S.N.C.P, permiten la producción de información
nanciera, económica y social de carácter público. El PGCP se desarrolla mediante un Marco
Conceptual y un Modelo Instrumental.
El Marco Conceptual involucra los postulados, objetivos, usuarios, características,
requisitos, principios y normas técnicas como resultado de considerar, interpretar y conciliar la
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función social propia de los entes públicos con el entorno económico y nanciero.
El Modelo Instrumental contiene el Catálogo General de Cuentas y el Manual de Proce-
dimientos de obligatoria aplicación por parte de los entes públicos.

7. ¿Qué es el proceso contable y cuales son sus fases?

El proceso contable es aquella actividad técnica que, dirigida por un Contador Público y
mediante la aplicación del PGCP, permite que a partir de la información derivada de los hechos
nancieros económicos y sociales, se obtengan los estados nancieros que revelen la situación
de las entidades, para cumplir con los objetivos de gestión control, cultura ciudadana y, análi-
sis y divulgación
Este proceso comprende las fases de reconocimiento, valuación y revelación

8. ¿En qué consiste la fase de reconocimiento?

Esta fase se presenta cuando surge un hecho económico nuevo, es decir, cuando
existe de por medio una transacción que afecta la situación nanciera, económica y social del
ente público y consta de las siguientes etapas: identicación, en donde se determina la ocu-
rrencia de hechos o transacciones objeto de contabilización; clasicación, en donde se deter-
mina la ubicación de la operación dentro del Catálogo General de Cuentas, de acuerdo con su
naturaleza; medición, etapa en la que se determina la unidad de medida por la cual debe
registrarse la operación, y, nalmente, el registro, en donde se elaboran los comprobantes de
la contabilidad y se efectúan los registros en los libros de contabilidad.

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9. ¿Qué es la fase de valuación?

Esta fase se presenta cuando, una vez realizada y registrada a valor histórico la tran-
sacción económica, se requiere que de acuerdo con las normas contables aplicables, se ree-
jen contablemente las situaciones económicas que afecten el valor inicial de la transacción. Se
consideran las etapas de identicación, clasicación, medición y registro, denidas en la
misma forma que en la fase de reconocimiento.

10. ¿En qué consiste la fase de revelación?

Es el resultado del proceso contable expresado en el diseño y entrega oportuna de
estados e informes contables que deben contener toda la discriminación básica y adicional que
sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa y cualitativa de los hechos; per-
mitir a los usuarios construir indicadores de seguimiento y evaluación de acuerdo con sus
necesidades, e informar sobre el grado de avance de planes, programas y proyectos del ente
público. Se estructura en las etapas de análisis de la información y la preparación de los esta-
dos contables.
El análisis de la información corresponde a la vericación de la información producida
durante las fases precedentes del proceso contable para vericar su consistencia y conabili-
dad. Por otra parte, en la preparación de los estados contables, se determina su estructura,
clasicación de partidas según su disponibilidad o exigibilidad conforme a las normas técnicas
aplicables y, las políticas de información nanciera y contable establecidas para cada ente en
particular.

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11. ¿Qué son los estados contables?

Los estados contables nos revelan la situación o actividad del municipio o las entidades
públicas locales, enmarcados en los objetivos, postulados, características, requisitos, usuarios,
principios, y normas técnicas establecidas en el Plan General de Contabilidad Pública.
Son producto del proceso contable, están orientados a revelar los estados de situación,
de actividad y de ujos de recursos físicos y monetarios a una fecha y período determinados.

12. ¿Cómo se clasifican los estados contables?

Los estados contables son: de naturaleza cuantitativa y de naturaleza cualitativa.
Entre los primeros tenemos el balance general, de actividad nanciera, económica y social; de
cambios en el patrimonio; de ahorro, inversión y nanciamiento; de ujo de efectivo. Entre los
segundos están el de objetivos y el cuadro de mandos o tablero de control.

13. ¿Cuáles son los estados contables de naturaleza cuantitativa?

El balance general. Muestra la situación nanciera, económica y social del municipio o
sus entidades, expresada en unidades monetarias, a una fecha determinada y revela la totali-
dad de sus bienes, derechos, obligaciones y situación del patrimonio público.
Actividad nanciera, económica y social. Señala la actividad nanciera, económica y
social del municipio y sus entidades y revela el ujo de recursos percibidos y consumidos en
cumplimiento de sus funciones, expresado en términos monetarios durante un período deter-
minado.

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De cambios en el patrimonio. Presenta en forma detallada y clasicada las variaciones

que se generan, de un ejercicio a otro, en las cuentas de patrimonio.
De ahorro, inversión y nanciamiento. Presenta los ujos de caja derivados de los
registros contables mediante la deducción técnica y rigurosa de la causación, clasicados en
dos secciones básicas correspondientes a los saldos netos de las operaciones de generación
interna de recursos de los entes públicos, aplicación neta de ujos de caja a las actividades de
inversión e infraestructura, y en la segunda sección las operaciones netas correspondientes al
nanciamiento interno y externo, cuyos saldos parciales son conciliables entre sí.
De valor agregado. Contiene los elementos relativos a los procesos productivos de
bienes y servicios de mercado y no mercado, necesarios para la obtención del valor agregado
creado por el ente público, en desarrollo de su actividad. En él se presentan desagregadas las
transacciones que conforman la producción, a la cual se deducen los gastos en bienes y servi-
cios consumidos durante el proceso.
Se elabora a partir de la interpretación económica de los registros contables en térmi-
nos de los conceptos de cuentas nacionales.

14. ¿Cuáles son los estados contables de naturaleza cualitativa?

De objetivos: Proporciona información sobre los nes, objetivos y metas estratégicas a
corto, mediano y largo plazo que orientan la estructura y funcionamiento del municipio o sus
entidades. Revela su misión general, las políticas a desarrollar en relación con el cumplimiento
de los objetivos y la información cuanticada relativa a las metas estratégicas de las diferentes
áreas funcionales que la integran, así como la información relevante de carácter social y ecoló-
gico.

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Cuadro de mandos o tablero de control. Es un conjunto de indicadores generados por

los estados contables los cuales, a través del análisis de sus variaciones, proporcionan infor-
mación sobre el grado de avance de los objetivos y metas trazadas por el municipio o sus
entidades, lo que nos informa del grado de cumplimiento de sus funciones.

15. ¿Cuáles son los estados contables obligatorios?

Hasta el momento las entidades públicas están obligadas solamente a elaborar y pre-
sentar los siguientes estados contables:
• Balance general.
• Estado de actividad nanciera, económica y social.
• Estado de cambios en el patrimonio.

La Contabilidad Pública como instrumento para el control

social
1. ¿Cuál es el objetivo de la contabilidad pública en el nivel territorial?
La Contabilidad Pública permite registrar, conservar e interpretar la información econó-
mica, nanciera y social de entidades tales como los municipios y departamentos generando
una herramienta para la toma de decisiones y garantizando el manejo ordenado de sus obliga-
ciones, derechos, bienes y recursos.

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La contabilidad en las entidades territoriales:

• Posibilita la realización de seguimiento en materia administrativa y nanciera.
• Genera y difunde información nanciera conable, oportuna y completa.
• Genera y divulga a la ciudadanía información relativa al uso de los recursos públicos.
• Apoya la realización de la función de control.
La organización y funcionamiento de la contabilidad pública está ordenada por la Cons-
titución en su artículo 354, y reglamentada por la Ley 298 de 1996 y diversas resoluciones,
circulares y procedimientos expedidos por la Contaduría General de la Nación.

2. ¿Cuáles son los requisitos básicos que deben cumplir las entidades
territoriales con relación a la contabilidad pública?
• Todos los municipios, departamentos y sus entidades descentralizadas deben contar con
una unidad encargada de llevar la contabilidad.
• El municipio, el departamento y sus entidades deben llevar la contabilidad según las normas
vigentes.
• Trimestralmente el municipio, el departamento y sus entidades deben presentar la informa-
ción nanciera, económica y social según los formatos CGN-96-001 denominado “Catálogo
de Cuentas“, CGN-96-002 denominado “Saldos de Operaciones Recíprocas” y para las enti-
dades de la administración descentralizada territorial, el formato CGN-98-003 denominado
“Participación Patrimonial..
• Mensualmente, para uso interno, el municipio, el departamento y sus entidades deben ela-
borar tres estados contables: el balance general, el estado de actividad nanciera, econó-
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mica y social, y el estado de cambios en el patrimonio, remitirán a la CGN en forma

semestral los dos primeros estados contables y con corte a 31 de diciembre el estado de
cambios en el patrimonio. Para las entidades descentralizadas cuya naturaleza corresponda
a Empresas industriales y Comerciales del Estado y Sociedades de Economía Mixta, adicio-
nalmente deberán elaborar y remitir en forma semestral, el estado de ujos de efectivo.
• La información nanciera, económica y social se certica con la rma del alcalde o represen-
tante legal, el secretario de hacienda o jefe del área nanciera, el contador o jefe de la
unidad contable y el revisor scal cuando sea del caso. Dicha rma es indelegable..
• La rma de estos funcionarios es una constatación de que la contabilidad se lleva según las
normas y procedimientos debidos y que las cifras reejan en forma dedigna los resultados
y la situación nanciera, económica y social de la entidad.
• El municipio y el departamento deben remitir la información y los estados contables a la
Contraloría respectiva y a la Contaduría General de la Nación.
• El alcalde y el gobernador deben divulgar a la comunidad los estados contables.
• El jefe de la ocina de control interno o el funcionario que haga sus veces debe emitir con-
cepto sobre la calidad y conabilidad del sistema contable del municipio y el departamento.

3. ¿Quiénes son responsables de la presentación de la información

financiera, económica y social?
En el nivel descentralizado territorialmente y por servicios, son responsables ante la
Contaduría General de la Nación: los Gobernadores y Alcaldes; Secretarios de Hacienda,
Gerentes, Directores y/o Representantes Legales; jefes de áreas nancieras a cuyo cargo se
encuentren las ocinas o centros contables; los contadores y/o jefes de contabilidad y reviso-

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res scales cuando exista este cargo. (Art. 2. Resolución No 373 de 20 de diciembre de 1999,
norma básica de plazos y requisitos).

4. ¿Cuáles son los plazos para la presentación de información

financiera, económica y social?
Los entes públicos responsables deberán presentar la información nanciera, econó-
mica y social de períodos intermedios y de n de período contable ante la Contaduría General
de la Nación en las siguientes fechas:

Información a: Fecha de presentación:

31 de marzo 30 de abril
30 de junio 31 de julio
30 de septiembre 31 de octubre
31 de diciembre 15 de febrero del año siguiente al término del período contable

(Artículo 1, Resolución 395/2001)

Las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y las Sociedades de Economía Mixta
sujetas al ámbito de aplicación del Plan General de Contabilidad Pública -PGCP-, que deban
someter su información nanciera, económica y social a la aprobación de Asambleas de Accio-
nistas o Juntas Directivas, deberán remitir la correspondiente al cierre del período contable a la

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CGN a mas tardar el 30 de marzo del año siguiente, sin perjuicio de garantizar que la informa-
ción que quede incorporada en el Balance General de la Nación sea la aprobada por la Asamblea
General o la Junta de socios, para lo cual deberá presentarse copia del acta respectiva.

5. ¿Cuáles son los requisitos para la presentación de la información?

La información nanciera, económica y social que presentarán en cada fecha los entes
públicos a la Contaduría General de la Nación, deberá cumplir los siguientes requisitos:
a) Presentarse en medio magnético y formato impreso, al nivel de subcuenta y diligenciando
los formatos que para tal efecto disponga la Contaduría General de la Nación.
b) Los formatos impresos deberán contener la rma de los funcionarios responsables estable-
cidos en el artículo 2 de la citada resolución. Para todos los efectos, además de la rma del
Contador y/o jefe de contabilidad deberá indicarse el número de la correspondiente tarjeta
profesional; con esas rmas se certicará que los saldos fueron tomados elmente de los
libros de contabilidad llevados conforme a las normas de contabilidad pública y que las
cifras registradas en ellos reejan de forma dedigna los resultados y la situación nanciera
de la entidad.
c) En los períodos correspondientes a junio 30 y diciembre 31, la información contable básica
deberá acompañarse de los estados contables reglamentados en la circular externa 21 de
1998.
d) Las notas a los estados contables, elaboradas de acuerdo a lo establecido en el Plan Gene-
ral de Contabilidad Pública, sólo se remitirán al corte del n del ejercicio.
e) El jefe de la ocina de control interno o quien haga sus veces deberá elaborar y suscribir un
informe ejecutivo anual al cierre del 31 de diciembre de cada año, conforme a lo estable-

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cido en los artículos 11,12 y 13 de la resolución 196 del 23 de julio de 2001, en el que se
indique el resultado de la evaluación del Sistema de Control Interno Contable, en lo que
tiene que ver con el ambiente de control, la valoración de riesgos y las actividades de con-
trol de los procesos para el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información
que garanticen que el registro de las transacciones se realiza en forma exacta, veraz y
oportuna de acuerdo con las normas expedidas por la Contaduría General de la Nación.
f) En el caso de las entidades obligadas a tener revisor scal, al cierre del ejercicio del 31 de
diciembre se remitirá el dictamen correspondiente con el pleno cumplimiento de los requi-
sitos exigidos en la ley.
g) Los estados e informes contables, el informe sobre control interno contable y el dictamen
del revisor scal cuando sea del caso, deberán enviarse a la Contaduría General de la
Nación mediante comunicación rmada por el Jefe del órgano correspondiente, Ministro o
Director de Departamento Administrativo, Gobernador, Alcalde, Gerente o Representante
Legal, en los plazos establecidos para tal n.
h) La información debe ser certicada por el representante legal y el contador del ente
público. En caso que la entidad esté obligada a tener revisor scal, la certicación deberá
ser suscrita por éste.

6. ¿Cuál es el contenido del informe ejecutivo de control interno sobre

el sistema contable?
Deberá incluir, al menos, los siguientes elementos:
a- Título.
b- Fecha de emisión.
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c- Destinatario.
d- Introducción.
• Asuntos materia del trabajo, con indicación del período que cubre y de la entidad
evaluada.
• Identicación de las fuentes de la evidencia obtenida.
• Identicación de los procedimientos aplicados y manifestación de la fecha hasta la
cual se practicaron.
• Descripción de las limitaciones en el alcance, sentido o propósito de los procedi-
mientos, si los hubiere.
e- Conclusiones, referidas a los siguientes aspectos de mayor signicación:
• La ecacia, eciencia y economía de los controles asociados al proceso contable.
• La integridad, conabilidad, oportunidad y utilidad social de la información nan-
ciera.
• El cumplimiento de las políticas contables y nancieras externas e internas,
haciendo énfasis en las actividades mínimas de que trata el numeral 4º de esta Cir-
cular Externa.
• La diligencia de los responsables del control interno contable en la adopción de los
correctivos, sugeridos, haciéndose énfasis en las observaciones reiterativas no
adoptadas por la administración.
f- Observaciones y recomendaciones, descripción clara y precisa de las debilidades de
mayor signicación que subsisten en el proceso de la gestión nanciera y sus respectivas
recomendaciones, base para la estructuración del respectivo plan de mejoramiento.

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g- Nombre completo y rma del jefe de control interno, auditor interno o quien haga sus
veces.
La evaluación integral del control interno contable expresada en estos informes, con-
sistirá en la manifestación de que la información nanciera, económica y social, de acuerdo
con la evidencia obtenida y el cumplimiento del correspondiente plan de mejoramiento, es
conable, oportuna y útil socialmente, expresándose en el acápite de observaciones y reco-
mendaciones las debilidades que existen por mejorar.
Cuando el informe se apoye en forma sustancial en el concepto de terceros que verse
sobre evidencia a la cual no se tenga acceso o cuya evaluación sólo pueda hacerse por profe-
sionales especialmente calicados, en el informe deberá revelarse esa situación.

7. ¿Cuáles son los estados contables básicos que deben ser elaborados
y presentados?
Los estados contables reglamentados hasta ahora son;
Balance general, estado de actividad nanciera, económica y social, estado de cambios
en el patrimonio, y el estado de ujos de efectivo (para entidades descentralizadas estructura-
das como Empresas Industriales y Comerciales del Estado o como Sociedades de Economía
Mixta) y sus equivalentes consolidados.
La circular externa No 021 del 13 de febrero de 1998 prescribe para dichos estados
contables los siguientes objetivos:
1. Suministrar a los administradores de las entidades públicas herramientas que les permitan
evaluar objetivamente su gestión, dotándolos con instrumentos idóneos para la toma de

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decisiones y el análisis de la situación nanciera de los entes públicos bajo su responsabili-

dad en un período determinado.
2. Precisar los estados contables que los entes públicos deben presentar a los organismos de
control y demás personas interesadas.
3. Generar mecanismos que permitan a la ciudadanía en general, ejercer activamente la s-
calización propia de una democracia

8. ¿Qué es el balance general y cómo se estructura?

El balance general muestra la situación nanciera, económica y social de un ente
público, expresada en unidades monetarias, a una fecha determinada y revela la totalidad de
sus bienes, derechos, obligaciones y la situación del patrimonio público.
De conformidad con el Plan General de la Contabilidad Pública (PGCP) se congura
mediante una tabulación formal de códigos numéricos, relación de cuentas de activo, pasivo y
patrimonio público, representados en términos monetarios, que reejan, a una fecha de corte
o de cierre, la recopilación, clasicación y resumen de los datos contables.

9. ¿Qué es el estado de actividad financiera, económica y social y cómo

se estructura?
Es un estado que revela el ujo de recursos percibidos y consumidos por el ente
público en cumplimiento de su cometido estatal, expresado en términos monetarios, durante
un período determinado.

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Su conguración se establece mediante una tabulación formal de códigos numéricos,

de cuentas de ingresos, costos y gastos, representados en términos monetarios.

10. ¿Qué es el estado de cambios en el patrimonio y cómo se

estructura?
Este estado presenta en forma detallada y clasicada las variaciones que se generan,
de un ejercicio contable a otro, en las cuentas de la clase 3, patrimonio.
Los elementos constitutivos de este estado contable corresponden a las cuentas de
patrimonio denidas en el Catálogo General de Cuentas.

11. ¿Qué es el estado de flujos de efectivo y cómo se estructura?

Es un estado que revela los fondos provistos y utilizados por los entes púbicos en desa-
rrollo de actividades operativas, de inversión y de nanciación.
Se estructura mediante la clasicación de los orígenes y aplicaciones de los ujos de
efectivo originados en las actividades que desarrollan los entes públicos y que están relaciona-
dos con sus funciones, la inversión y fuentes de nanciación

12. ¿Cómo se deben presentar y publicar los estados contables?

1. Las entidades públicas deberán generar mensualmente, para su uso interno, los estados
contables y remitirán a la Contaduría General de la Nación, en forma trimestral, el Balance
General y el Estado de actividad nanciera, económica y social y anualmente, con corte a
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31 de diciembre, el Estado de cambios en el patrimonio, todo conforme con las fechas de

presentación de la información señaladas por la Contaduría General.
2. Los representantes legales deberán garantizar que una copia de los estados contables
remitidos a la Contaduría General de la Nación sea expuesta en un lugar visible y de fácil
acceso a la ciudadanía en general, para lo cual impartirán las instrucciones pertinentes, sin
que necesariamente deban incluirse los códigos de grupos y cuentas que aparecen detalla-
dos en los anexos.
3. Las entidades públicas presentarán obligatoriamente, en medio magnético o impreso, los
estados contables anteriormente descritos a nivel de cuenta (cuatro dígitos) a la Contadu-
ría General de la Nación y, en forma opcional, se presentarán estructurados a nivel de
grupo (dos dígitos).

13. ¿Cuáles son los procedimientos para la estructuración de los

estados contables?
a.Firma de los estados contables
Los estados contables deben ir rmados por el representante legal, el jefe del área
nanciera o contable, el contador y, cuando sea el caso, por el revisor scal de la respectiva
entidad pública.

b.Comparación de la información
Los estados contables deben incluir una columna denominada “período anterior” en la
cual se colocan las cifras correspondientes al cierre del 31 de diciembre del año inmediata-

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mente anterior y la columna período actual, donde se incluyen las cifras acumuladas hasta el
trimestre que se reporta.

c. Estructura individual y consolidada de los estados contables básicos

La estructura y forma de elaboración de los estados contables básicos se encuentra
desarrollada en el procedimiento No. 006 del 13 de febrero de 1998 elaborado por la Contadu-
ría General de la Nación. Allí se explica la composición de cada uno de los estados y se pre-
senta el formato a utilizar.

14. ¿Qué pasos hay que seguir para interpretar y analizar los estados
contables?
Para efectos de utilizar la contabilidad pública como un instrumento que permita a la
comunidad conocer la situación de la entidad territorial y sus entidades descentralizadas es
necesario adelantar dos grandes actividades:
a. Vericar que la entidad correspondiente cumpla con las normas que regulan la organización
y funcionamiento de la contabilidad
Esta es la información básica para determinar que efectivamente el gobierno territorial y sus
entidades cuentan con la unidad contable, llevan la contabilidad según las normas estableci-
das, presentan los estados contables requeridos y reportan oportunamente la información.
b. Interpretar y analizar la información presentada en los estados contables
Esta es la actividad fundamental para poder ejercer el control social sobre la actividad y
resultados de la administración. Es necesario leer los estados contables, interpretarlos y
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analizarlos para determinar si la entidad está cumpliendo con sus objetivos, si cuenta con
una adecuada situación nanciera y para entender en donde se observan resultados satis-
factorios y en donde se presentan problemas económicos y nancieros.

15. ¿Cómo se verifica el cumplimiento de los requisitos sobre

organización y funcionamiento de la contabilidad?
Se puede realizar mediante la utilización de una lista de chequeo en la cual se examina
si la entidad territorial está cumpliendo con las disposiciones establecidas en materia de conta-
bilidad pública.

Lista de chequeo:

Pregunta Respuesta Observaciones

Sí No
1. ¿La entidad tiene ocina contable?
2. ¿La entidad presenta oportunamente la
información a la Contaduría General?
3. ¿Divulga la información a la comunidad?
4. ¿Elabora el balance general?
5. ¿El balance general tiene información
comparativa con el período anterior?
6. ¿Está respaldado el balance con la rma de
los funcionarios responsables?

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Pregunta Respuesta Observaciones

Sí No
7. ¿Elabora la entidad el estado de actividad?
8. ¿El estado de actividad tiene información comparativa
con el período anterior?
9. ¿Está respaldado el estado de actividad con la rma de
los funcionarios responsables?
10. ¿La entidad elabora el estado de cambios en el patrimonio?
11. ¿El estado de cambios en el patrimonio tiene
información comparativa con el período anterior?
12. ¿Está respaldado el estado de cambios en el patrimonio
con la rma de los funcionarios responsables?
13. ¿Elabora la entidad el estado de ujos de efectivo?
14. El estado de ujos de efectivo atiende a la estructura
establecida por la CGN y está respaldado por las rmas
de los funcionarios responsables
15. ¿El jefe de control interno elaboró su concepto sobre el
sistema contable?
16. ¿Los estados fueron fenecidos por la Contraloría?

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16. ¿Cuáles son los estados contables que están a disposición

de los concejales, diputados y cualquier ciudadano interesado
en conocer la situación de la entidad territorial?
Como resultado del proceso contable la comunidad debe tener acceso, en los plazos
establecidos en las normas, a los estados contables y sus anexos correspondientes. Los infor-
mes más completos son los relativos al cierre de la vigencia. Los estados disponibles para
cualquier ciudadano u organización son las siguientes:
• Balance general, acompañado de las respectivas notas a los estados contables.
• Estado de actividad económica, nanciera y social.
• Estado de cambios en el patrimonio.
• Estado de ujo de efectivo (Para Empresas Industriales y Comerciales del Estado o Socieda-
des de Economía Mixta)

17. ¿Cómo interpretar los estados contables?

Para leer, interpretar y analizar estos estados contables se requiere manejar unos con-
ceptos mínimos sobre la gestión local y la contabilidad. El uso de estos conceptos y su aplica-
ción práctica mediante indicadores o relaciones entre variables permite identicar si una
situación puede caracterizarse como buena o mala, adecuada o inadecuada y además sugiere
qué tipo de información adicional sería necesario buscar para tener una visión más completa
sobre la situación de la entidad territorial y sus entidades descentralizadas.

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18. ¿Qué tipos de indicadores existen para el análisis de los estados

contables?
La Contaduría General de la Nación ha elaborado una propuesta de indicadores para el
análisis de los estados contables, clasicados en dos grupos:
1. Indicadores de gestión.
2. Indicadores nancieros de situación y de actividad.

Indicadores de gestión
Los indicadores de gestión se reeren al cumplimiento de los propósitos generales de
la administración en cuanto a la ejecución del plan de desarrollo y del presupuesto. Desde la
perspectiva del análisis de los estados contables estos indicadores miden la ejecución en tér-
minos nancieros, pero tanto la administración como el Concejo, la Asamblea y la comunidad
deben relacionar dichas medidas con los indicadores físicos y de resultados en cada uno de los
sectores y servicios a cargo del municipio.

Indicadores financieros de situación y de actividad

Los indicadores nancieros de situación y de actividad permiten examinar el estado y
la evolución de la entidad territorial o la empresa en cuanto a su desempeño nanciero. El
cumplimiento de las nalidades básicas de la entidad territorial requiere de una situación
nanciera sana y equilibrada que permita que los objetivos del plan de desarrollo se cumplan
en el marco de un esquema administrativo y nanciero sostenible.

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19. ¿Cuáles son los indicadores que se pueden utilizar?

En la tabla siguiente se presenta un conjunto de 34 indicadores para el análisis de los
estados contables.

Índices financieros comparativos aplicables

a La Administración Pública
I. ÍNDICES DE EJECUCIÓN Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO

INDICADORES DESCRIPCIÓN
1. Ejecución plan de desarrollo Muestra el porcentaje ejecutado del plan de inversiones.
Plan de inversión ejecutado / Plan inver-
sión programado.

2. Ejecución plan nanciero Precisa el porcentaje de cumplimiento del plan nanciero.

Plan nanciero ejecutado / plan progra-
mado.

3. Ejecución presupuesto de ingresos Evidencia el nivel efectivo de recaudo en comparación con el

Presupuesto ingresos ejecutado/ presu- recaudo estimado.
puesto programado.

4. Ejecución presupuesto de gastos Muestra el nivel efectivo de gastos realizados en compara-

Presupuesto de gastos ejecutado / presu- ción con los gastos presupuestados.
puesto aprobado.

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I. ÍNDICES DE EJECUCIÓN Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO
INDICADORES
5. Nivel de compromisos presupuestales
Presupuesto de gastos comprometido /
Presupuesto de gastos aprobados.
6. Variación en los ingresos
Ingresos período actual / Ingresos
período anterior.
II. ÍNDICES FINANCIEROS DE SITUACIÓN
7. Liquidez nanciera a corto plazo
Activos corrientes / Pasivos corrientes.
8. Prueba de liquidez inmediata o ácida
Activos corrientes - inventarios / Pasivos
corrientes.
9. Prueba de alta liquidez
Activo corriente - inventarios- cuentas y
rentas por cobrar / Pasivo corriente.
10. Rendimiento neto de propiedad,
planta y equipo
Ingresos por servicios / Total propiedad,
planta y equipo.
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DESCRIPCIÓN
Revela qué porcentaje del presupuesto de gastos aprobado
está comprometido en una fecha determinada de corte y
sirve para medir el nivel de reservas presupuestales para el
siguiente período.
Indica la variación porcentual de los ingresos de un período
a otro.
Determina la capacidad del ente territorial o empresa para
cubrir obligaciones a corto plazo indicando la disponibilidad
por cada peso de obligación.
Mide la capacidad de cubrir obligaciones a corto plazo indi-
cando la disponibilidad por cada peso de obligación sin
recurrir a la venta de inventarios.
Indica la liquidez más inmediata para cubrir obligaciones a
corto plazo sin recurrir a Inventarios, Rentas por Cobrar, Dxc
y Cxc, es decir únicamente el disponible.
Este índice señala la productividad de los activos que inter-
vienen en el proceso. Se aplica principalmente a empresas
manufactureras o de servicios.
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II. ÍNDICES FINANCIEROS DE SITUACIÓN
INDICADORES
11. Rotación de cuentas o rentas por
cobrar
Ventas o ingresos totales / 365
Cuentas o rentas por cobrar / Ventas día.
12. Rotación de cuentas por pagar
Mov. Db. Inventarios año / 365
Cuentas por pagar / Compras por un día.
13. Rotación de inventarios
Costo de ventas / Inventario promedio.
14. Capital de trabajo
Activo corriente - pasivo corriente
15. Rotación del capital de trabajo
Ventas o ingresos totales / capital de tra-
bajo.
16. Razón de endeudamiento total
Total pasivos / Total activos.
17. Razón de patrimonio
Patrimonio / Total de activos.
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DESCRIPCIÓN
Mide el número de días promedio en que la entidad o ente
territorial recupera sus Rentas o Cuentas por Cobrar. Se
debe tener en cuenta que a mayor número de días mayor
provisión.
Precisa el número de días promedio en que la entidad o
ente territorial debe estar pagando sus Cuentas por Pagar.
Representa el número de veces que se vende o utiliza el
inventario en una entidad.
Muestra el capital neto de trabajo una vez restadas las obli-
gaciones o pasivos a corto plazo, es decir con vencimientos
menores a un año.
Señala la tendencia de la empresa o ente territorial en la e-
ciencia con que utiliza sus activos corrientes.
Indica el porcentaje de nanciamiento de la institución con
recursos de terceros (préstamos) para la obtención de acti-
vos.
Es el complemento de la razón de endeudamiento, es decir,
nos muestra el porcentaje en que los activos son nancia-
dos con el patrimonio.
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II. ÍNDICES FINANCIEROS DE SITUACIÓN
INDICADORES
18. Razón de endeudamiento a corto
plazo
Deudas a corto plazo / Total activos
19. Razón de endeudamiento a largo
plazo
Deudas a largo plazo / Total activos.
20. Razón de deuda pública interna total.
Deuda pública interna / Total activos.
21. Índice de rentabilidad
Resultados del ejercicio / Total activos.
III. ÍNDICES FINANCIEROS DE ACTIVIDAD
INDICADORES
22. Participación de los gastos de admi-
nistración y operativos en las transferen-
cias corrientes recibidas
Gastos administrativos y operativos /
Transferencias corrientes recibidas
23. Control de ingresos vs gastos totales
Ingresos totales / Gastos totales
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DESCRIPCIÓN
Indica los niveles de endeudamiento con entidades del
gobierno o nancieras a corto plazo con referencia a sus
activos.
Evidencia los niveles de endeudamiento con entidades del
gobierno o nancieras a largo plazo con referencia a sus
activos.
Reeja el porcentaje de endeudamiento del ente territorial o
empresa con referencia a sus activos.
Maniesta la rentabilidad de los activos con relación al resul-
tado del ejercicio.
DESCRIPCIÓN
Muestra la proporción de los gastos operativos y administra-
tivos de la entidad con relación a las transferencias corrien-
tes recibidas.
Indica que en el ente territorial los Ingresos totales guardan
una proporción del X% con referencia a los gastos totales.
Este índice debe ser mayor o igual al 100% de lo contrario
existen perdidas en la institución o ente territorial.
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III. ÍNDICES FINANCIEROS DE ACTIVIDAD
INDICADORES
24. Autonomía nanciera sector central
Ingresos scales / Ingresos totales
25. Relación de costos totales sobre ingre-
sos totales
Costos totales / Ingresos totales
26. Control de los gastos administrativos
Gastos administrativos / Ingresos totales
27. Control de los gastos administrativos
en servicios personales
Servicios personales / Gastos totales
28. Control de gastos operativos
Gastos operativos / Ingresos totales
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Anterior
DESCRIPCIÓN
Reeja la participación porcentual de los ingresos scales
tributarios y no tributarios dentro de los ingresos totales de
la división territorial. Indica también la capacidad para gene-
rar y recaudar sus propias rentas. Además podemos reejar
la variación porcentual de un período a otro.
Determina la participación porcentual de los costos totales
de producción y ventas sobre los ingresos totales. Se aplica
generalmente en las empresas de sector descentralizado;
también nos brinda la variación de un período a otro.
Por su importancia este indicador nos permite controlar
los gastos administrativos determinando su proporción
frente a los ingresos totales. Igualmente compara con el
periodo anterior la variación porcentual que no debe superar
las políticas generales de incrementos.
Permite controlar el rubro más importante de los gastos
administrativos determinando su proporción frente a los
gastos totales. Igualmente compara con el período anterior
la variación porcentual que no debe superar las políticas
generales de incrementos.
Al igual que el anterior, este índice controla la proporción de
los gastos de operación del ente estatal frente a los ingresos
totales. El análisis de su variación es de gran importancia
para la toma de decisiones
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III. ÍNDICES FINANCIEROS DE ACTIVIDAD
INDICADORES
29. Control de gastos nancieros totales
Gastos nancieros / Ingresos totales
30. Participación de los gastos de admi-
nistración y operativos en los gastos tota-
les
31. Autonomía nanciera neta del sector
descentralizado
Venta de productos y servicios / Ing tota-
les
32. Dependencia nanciera de la adminis-
tración
Transferencias corrientes / total de ingre-
sos
33. Control de costos de la deuda pública
Gastos nancieros deuda / total deuda
34. Control de costos de obligaciones
nancieras
Gastos nancieros / total obligaciones
nancieras
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Anterior
DESCRIPCIÓN
Muestra la participación de los gastos nancieros por pago
de intereses, comisiones etc. al sector nanciero público o
privado en relación con los ingresos totales. El análisis de su
variación muestra el manejo de las diferentes fuentes de
nanciamiento por parte del ente territorial.
Gastos administrativos y operativos / Gastos totales. Eviden-
cia la participación de los gastos de administración y operati-
vos dentro de los gastos totales. Comparativamente su
variación es importante por ejemplo en la elaboración de
presupuestos.
Determina la participación porcentual de los ingresos pro-
pios por ventas de servicios o productos en relación con los
ingresos totales de la entidad o empresa.
Muestra el grado de dependencia nanciera de la adminis-
tración central, municipal o departamental con las transfe-
rencias del gobierno central. El análisis de una serie histórica
revela aspectos importantes en la generación de ingresos.
Precisa el costo de la deuda pública por préstamos autoriza-
dos por el gobierno central.
El costo de las obligaciones nancieras por préstamos solici-
tados al sector bancario privado u ocial.
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Ejercicio de análisis e interpretación de los estados contables

Con el objeto de orientar la interpretación de los estados nancieros y la utilización de
los indicadores se presenta a continuación un ejercicio de análisis de los estados contables de
una entidad territorial.

Objetivo
Contribuir a que el usuario de la información nanciera, económica y social de las enti-
dades del nivel territorial, tenga unos elementos mínimos para interpretar las cifras reejadas
en los estados contables con el objeto de analizarlas y tomar decisiones. De esta manera se
generan mecanismos que permiten a la ciudadanía en general, ejercer activamente la scaliza-
ción propia de una democracia participativa.

Conceptos básicos para la interpretación de los estados contables

Los estados nancieros reejan la situación, actividad y ujos de recursos del ente
público en un período determinado, desagregando por cada una de las cuentas:
• Los bienes y derechos que posee la entidad, los cuales se clasican como ACTIVO; las
deudas y obligaciones que se tienen se clasican como PASIVOS y el PATRIMONIO del ente
público, que es la relación entre lo que tiene y lo que debe. Este estado se denomina
BALANCE GENERAL.
• Igualmente relaciona los ingresos, los gastos y los costos causados durante un período espe-
cíco; este estado contable se denomina ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONÓ-
MICA Y SOCIAL.
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En el ejercicio de interpretación de los estados contables que se presenta más ade-

lante, el período contable comprende del 1º de enero al 31 de diciembre de 2001.
El Activo reejado en el Balance General está clasicado en Corriente y No corriente. El
activo corriente representa los valores susceptibles de convertirse en dinero efectivo en el
transcurso del año siguiente a la fecha en que se presenta el balance y el activo no corriente es
el que no cumple la característica anterior.
Dentro del ACTIVO se presentan cuentas tales como:
• Inversiones: Recursos aplicados en la creación y fortalecimiento de los entes públicos, así
como en la adquisición de títulos valores, destinados al cumplimiento de políticas sociales,
económicas y nancieras del Estado.
Las inversiones de administración de la liquidez tienen por objeto generar un benecio eco-
nómico para el ente inversor, como es el caso de los rendimientos nancieros.
• Rentas por cobrar: Representan los ingresos tributarios, anticipos y retenciones pendientes
de recaudo, exigidos sin contraprestación directa que recaen sobre la renta o la riqueza, en
función de la capacidad económica del sujeto pasivo o gravando la producción, actividad y
consumo.
Se reconocen por el valor determinado en las declaraciones tributarias, las liquidaciones o-
ciales en rme y demás actos administrativos que liquiden obligaciones a cargo de los contri-
buyentes, responsables y agentes de retención y deben actualizarse de acuerdo con los
factores de ajuste previstos legalmente.
• Deudores: Son derechos de cobro originados en el desarrollo de las actividades nancieras
económicas y sociales del ente público, que se producen como resultado de la venta de
bienes o servicios, así como los conceptos conexos a la liquidación de rentas por cobrar,

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como los intereses moratorios, sanciones y multas por extemporaneidad y demás derechos
originados en desarrollo del cometido estatal, por operaciones diferentes a los ingresos tri-
butarios.
• Inventarios: Comprende los bienes corporales adquiridos a cualquier título o producidos en
desarrollo de la actividad fundamental del ente público o actividades conexas a la misma,
con la intención de ser comercializados, transformados o consumidos en la producción de
bienes o prestación de servicios o para suministrarlos en forma gratuita a la comunidad.
No constituyen inventarios los bienes destinados a formar parte de la infraestructura propia
del ente público para desarrollar su cometido estatal (Propiedades, planta y equipo) o para
uso, goce o disfrute de la comunidad (Bienes de benecio y uso público), ni los elementos
para su mantenimiento y construcción.
• Propiedades, Planta y Equipo: Comprende los bienes tangibles adquiridos, construidos, o que
se encuentran en tránsito, en mantenimiento o en montaje y que se utilizan para atender
necesidades sociales, mediante la producción de bienes, la prestación de servicios, o para la
utilización en la administración o usufructo del ente público, y por lo tanto no están destina-
dos para la venta en desarrollo de actividades comerciales, siempre que su vida útil proba-
ble, en condiciones normales, exceda de un año, entendiéndose éste, como el tiempo o los
factores necesarios para estimar la operatividad del bien.
• Bienes de Benecio y Uso Público e Históricos y Culturales: Comprende los bienes destinados
para el uso y goce de todos los habitantes del territorio nacional como vías de comunicación,
puentes, túneles, etc., que son de dominio del ente público y pueden o no, ser administrados
por éste. Están orientados a generar bienestar social o exaltar los valores culturales, y pre-
servar el origen de los pueblos y su evolución.

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• Recursos Naturales y del Ambiente: Son bienes tangibles e intangibles, que por sus propieda-
des, especie, género o clase, se encuentran en la naturaleza y el ambiente sin que hayan
sido objeto de transformación.
Comprenden los recursos existentes, los formados, más todas aquellas inversiones adelanta-
das y orientadas a conservar o explotar los recursos naturales y del ambiente, así como el
costo de ejecutar cualquier actividad conexa con la conservación de los mismos.
Dentro del PASIVO tenemos:
• Operaciones de crédito público: Corresponden a aquellos actos o contratos que tienen por
objeto dotar a la entidad estatal de recursos, bienes o servicios, con plazo para su pago, los
cuales deben cumplir con las normas especícas que regulan cada clase de operación
• Obligaciones nancieras: Corresponden a las obligaciones contraidas por los entes públicos
con instituciones nancieras, que dada su modalidad y términos de nanciación solo requie-
ren ajustarse a las condiciones normales exigidas por los prestatarios y por tanto no requie-
ren de las formalidades propias de las operaciones de crédito público.
• Cuentas por pagar: Comprende obligaciones del ente público adquiridas con personas natura-
les o jurídicas, diferentes a las entidades nancieras, en desarrollo de sus operaciones.
• Obligaciones laborales y de seguridad social integral: Comprende las obligaciones generadas en
la relación laboral en virtud de normas legales, convencionales o pactos colectivos, así como
aquellas derivadas de la aliación al sistema de seguridad social integral.
• Pasivos estimados: Corresponde a las obligaciones a cargo del ente público generadas en cir-
cunstancias ciertas, cuyo valor depende de un hecho futuro; estas obligaciones deben ser
justicadas, cuanticables y conables.

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• Otros Pasivos: Corresponde a las obligaciones originadas en la actuación por cuenta de terce-
ros, recaudos susceptibles de convertirse en ingresos a través del tiempo y obligaciones que
adquiere el ente público en su calidad de garante. Igualmente aquellas originadas en la
reclasicación como consecuencia del proceso de depuración de saldos.
En el PATRIMONIO se encuentra:
• PATRIMONIO PUBLICO: Genéricamente, el patrimonio público es el valor de los recursos
públicos representados en bienes y derechos, deducidas sus obligaciones necesarias para
cumplir los nes estipulados en la Constitución y la Ley.
El Patrimonio público comprende:
• Hacienda Pública: Se reere los aportes otorgados para la creación y desarrollo de los entes
públicos del sector central del orden nacional, departamental, distrital, municipal y demás
entidades territoriales y, las variaciones patrimoniales, originadas por la operación, los pro-
cesos de actualización y las decisiones de terceros a favor del Estado.
Contablemente la Hacienda Pública se erige a partir del concepto Capital Fiscal, que repre-
senta los aportes del Estado, para la creación y desarrollo del ente público, así como la acu-
mulación de los traslados de otras cuentas patrimoniales, como es el caso de los resultados
del ejercicio, el patrimonio público incorporado y el deterioro por la utilización de Bienes de
benecio y uso público.
• Patrimonio Institucional: Comprende los aportes otorgados por el sector público y privado,
para la creación y desarrollo de los entes públicos descentralizados; igualmente incluye los
recursos públicos que están destinados a fomentar el desarrollo de un sector especíco y las
variaciones patrimoniales originadas por la operación, los procesos de actualización y las
decisiones de terceros a favor de éstos.

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En el Estado de Actividad Financiera, Económica y social encontramos cuentas de

INGRESOS, así:
• Ingresos scales: Corresponden a los ingresos tributarios, no tributarios, aportes y cotizacio-
nes, rentas parascales, ingresos por fondos especiales, y sus correspondientes devolucio-
nes y descuentos.
• Venta de bienes y servicios: Corresponden a los recursos generados en la actividad de comer-
cialización y prestación de servicios, tales como la venta de productos explotados, construi-
dos, mercancías, servicios educativos, de administración del régimen de seguridad social en
salud, servicios públicos domiciliarios, tránsito y transporte, comunicaciones, telecomunica-
ciones, suerte y azar, hoteleros y de promoción turística, nancieros, de documentación e
identicación, informáticos, operaciones de los Fondos de garantías. Se incluyen las devolu-
ciones, rebajas y descuentos correspondientes.
• Transferencias: Son los recursos provenientes del Gobierno General, sin contraprestación,
causados por el ente público para nanciar, bien sea inversión social o bien los servicios asig-
nados por disposiciones legales. Dentro de las transferencias encontramos el Situado Fiscal,
que es el porcentaje de los ingresos corrientes de la Nación cedido a los departamentos y
distritos, para la atención directa, o a través de los municipios, de los servicios que se les
asignen. También incluye el situado scal recibido directamente por los municipios, que cum-
plen con las condiciones y términos señalados en la Ley 60 de 1993, para la descentraliza-
ción de la dirección y prestación de los servicios de salud y educación.
• Operaciones interinstitucionales: Cuentas que representan las operaciones de aportes y tras-
paso de fondos de la administración central para el desarrollo del cometido estatal. Igual-
mente, representan las operaciones de recaudos con o sin situación de fondos, efectuados
por un ente público, cuya causación corresponde a otro ente público del mismo nivel, encar-

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gado de la administración de los recursos. Así mismo, incluye el valor de los bienes recibidos
por el ente público, originados en operaciones que no tienen el carácter de donación.
Dentro de los GASTOS encontramos:
• Gastos de administración: Corresponden a la porción de aquellos que razonablemente deben
atribuirse a actividades como dirección, planeación y apoyo logístico de los entes públicos.
• Gastos de operación: Corresponden a la porción de aquellos que razonablemente se atribuyen
a las actividades básicas a través de las cuales se desarrolla el cometido estatal, siempre que
no estén contemplados en las cuentas de costos de producción y ventas, por tratarse de la
prestación de servicios colectivos.
• Gastos estimados: Corresponden a los valores determinados racionalmente, tendientes a
cubrir la previsiones de hechos futuros ciertos derivados de las contingencias de pérdida, u
ocurrencia de eventos que pueden afectar el patrimonio público en cuantía indeterminada,
así como del valor aproximado relativo al desgaste o pérdida de capacidad operacional de los
bienes por el uso, consumo o extinción de los mismos.
• Transferencias: Representan los recursos trasladados sin contraprestación directa, efectua-
dos entre los diversos niveles y sectores de la administración pública, o de éstos hacia el
sector privado, bien sea para el nanciamiento del cometido estatal de las entidades, el cum-
plimiento de proyectos o convenios especiales, o como producto de los procesos de descen-
tralización administrativa.
• Gasto Público Social: Incluye el importe de la ejecución de recursos destinados a cubrir las
necesidades insatisfechas de la población en los sectores básicos de salud, educación,
vivienda, agua potable y saneamiento básico, o en procura del bienestar general y mejora-
miento de la calidad de vida de la población, contemplados presupuestalmente como pro-

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yectos de inversión o gastos de funcionamiento, en cumplimiento de lo dispuesto en normas

legales.
• Gasto de inversión social: Incluye los importes de la ejecución de los proyectos de inversión,
tendientes a la consecución de metas del cometido estatal en cumplimiento del plan de
inversiones de los respectivos planes de desarrollo, que no son susceptibles de registrarse
como activos.
• Otros gastos: Corresponden a importes de conceptos complementarios en que incurre el
ente público que no están considerados en forma especíca en las anteriores clasicaciones.
Hacen parte de este grupo los gastos extraordinarios, cuyas partidas en ocasiones provienen
de actividades que no corresponden al cometido estatal del ente, pero que igualmente gene-
ran un impacto negativo en el patrimonio institucional.

Caso Referencial
En los cuadros siguientes se presentan el balance y el estado de resultados del Munici-
pio de Cuentas Claras. Esta es la información que en cumplimiento de las disposiciones legales
correspondientes ha preparado la administración municipal, remitida al Concejo y además
divulgada para conocimiento de la comunidad.

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Municipio de cuentas claras

Estado de actividad económica, financiera y social
(Cifras en millones de pesos)

Código Concepto Período Período

2001 2000
4000 Ingresos $ 18,253 $ 16,725
4100 Ingresos scales 7,437 6,799
4105 Tributarios 4,163 3,138
4110 No tributarios 4,269 3,901
4115 Rentas parascales 20 1
4195 Devoluciones y descuentos (db) -1,015 -241
4200 Venta de bienes 170 124
4206 Construcciones 170 124
4400 Transferencias 10,222 8,374
4403 Corrientes del gobierno general 9,833 8,174
4407 Situado scal 389 200
4700 Operaciones interinstitucionales 424 1,428
4705 Aportes y traspaso de fondos recibidos 424 1,428
5000 Gastos $ 11,286 $ 10,948

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Municipio de cuentas claras

Estado de actividad económica, financiera y social
(Cifras en millones de pesos)
Código Concepto Período Período
2001 2000
5100 Administración 7,260 6,690
5101 Sueldos y salarios 3,893 3,600
5102 Contribuciones imputadas 92 90
5103 Contribuciones efectivas 137 100
5104 Aportes sobre la nómina 458 400
5111 Generales 1,450 1,300
5120 Impuestos, contribuciones y tasas 1,230 1,200
5200 De operación 1,052 1,492
5202 Sueldos y salarios 992 1,435
5207 Aportes sobre la nomina 60 57
5300 Provisiones, agotamiento, dep. y amortización 520 565
5303 Provisión para rentas por cobrar 37 15
5330 Depreciación de propiedades, planta y equipo 172 249
5340 Amortización de propiedades, planta y equipo 100 90
5344 Amortización de bienes entregados a terceros 211 211

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Municipio de cuentas claras

Estado de actividad económica, financiera y social
(Cifras en millones de pesos)
Código Concepto Período Período
2001 2000

5400 Transferencias 1,462 2,201

5404 Corrientes a las empresas 962 1,601
5407 Situado scal 500 600
5500 Gasto público social 992 1,492
5501 Educación 440 630
5502 Salud 552 862
Excedente o décit operacional $ 6,967 $ 5,777
4800 Otros ingresos 4 8
4805 Financieros 3 6
4815 Ajuste de ejercicios anteriores 1 2
5800 Otros gastos 6,609 5,942
5801 Intereses 2,378 2,047
5802 Comisiones 1,000 1,750
5805 Financieros 3,061 2,093

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Municipio de cuentas claras

Estado de actividad económica, financiera y social
(Cifras en millones de pesos)
Código Concepto Período Período
2001 2000
5810 Extraordinarios 137 2
5815 Ajuste de ejercicios anteriores 33 50
Excedente o (décit) sin exposición a la inación $ 362 $ (157)
Excedente o (décit) del ejercicio $ 362 $ (157)

Municipio de cuentas claras. Balance general comparativo

(Cifras en millones de pesos)
CODIGO ACTIVOS Período Período CODIGO PASIVOS Período Período
2001 2000 2001 2000
1000 Activo corriente $12,680 $ 7,125 2000 Pasivo corriente $22,902 $15,634
1100 Efectivo 637 636 2200 Operaciones de credito 5,007 2,283
público
1105 Caja 39 10 2202 Deud.pub. Int c.pl por 700 104
amort. En la vigencia
1110 Bancos y 478 228 2203 Deuda pública interna de 3,055 1,608
corporaciones corto plazo

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CODIGO ACTIVOS Período Período CODIGO PASIVOS Período Período

2001 2000 2001 2000

1125 Fondos especiales 120 397 2260 Int.d.p int c.p por amort. 501 228
En la vigencia
2261 Int. D. Pública interna de 501 228
corto plazo
1200 Inversiones 3,723 876 2280 Com. D. P. Int. De c. Pl. 150 68
Por amort. En la vig
1201 Inversiones admon. 180 2281 Comisiones d. Pública 100 46
De liq. - renta ja interna de c. Plazo
1208 Inver. Patrimon 3,543 876 2300 Obligaciones nancieras 781 2,343
metodo de particp.
2301 Administración de liquidez 781 2,343
1300 Rentas por cobrar 2,936 1,118
1305 Vigencia actual 2,936 2,313 2400 Cuentas por pagar 13,179 8,202
1380 Provisión para rentas - -1,195 2401 Adquisición de bienes y 5,835 2,558
por cobrar (cr) servicios. Nacionales
1400 Deudores 3,383 2,496
1407 Prestación de 101 61 2425 Acreedores 4,330 4,084
servicios
1409 Servicios de salud 652 652 2430 Subsidios asignados 537 308
1420 Avances y anticipos 1,529 681
entregados
1470 Otros deudores 1,401 1,401 2436 Retención en la fuente e 431 157
impuesto de timbre
1480 Provisión para -299 -299 2450 Avances y anticipos 3 6
deudores (cr) recibidos

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CODIGO ACTIVOS Período Período CODIGO PASIVOS Período Período

2001 2000 2001 2000
2455 Depósitos recibidos de 70 70
terceros
1500 Inventarios 2,000 2,000 2460 Creditos judiciales 961 1,019
1518 Materiales prest. 2,000 2,000 2490 Otras cuentas por pagar 1,012
De servicios
2500 Oblig. Lab. Y de seg. 3,076 1,476
Social integral
2505 Salarios y prestaciones 3,061 1,461
sociales
2510 Pensiones por pagar 15 15
2700 Pasivos estimados 304 946
2715 Provisión para prestaciones 304 946
sociales
2900 Otros pasivos 555 383
2905 Recaudos a favor de 555 383
terceros
1000 Activo no corriente $32,913 $27,652 2000 Pasivo no corriente $ 7,309 $ 4,686
1300 Rentas por cobrar 1,685 1,097 2200 Operaciones de crédito 7,309 4,686
público
1310 Vigencia anterior 2,628 1,377 2207 D.publica l.pl. Por amort. 2,238 1,942
en la vigencia
1315 Difícil recaudo 1,412 2208 Deuda pública interna de 4,457 2,350
largo plazo
1380 Provisión para ren- -2,355 -280 2262 Int.d.pública l.pl. Por 146 94
tas por cobrar (cr) amort.en la vig.

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CODIGO ACTIVOS Período Período CODIGO PASIVOS Período Período

2001 2000 2001 2000
2263 Intereses d. Pública interna 153 98
de l. Pl.
1600 Propiedades planta 12,209 7,876 2282 Comis.d.pub. Int.l.pl. Por 157 101
y equipo amort.en la vig.
1605 Terrenos 1,931 1,432 2283 Comisiones d. Pública interna 158 101
de l. Plazo
1615 Construcciones 209 215
en curso
1620 Maquinaria, planta 3 Total pasivos 30,211 20,320
y equ. En montaje
1625 Propiedades, planta 37 35
y equip en tránsito
1640 Edicaciones 4,525 3,190
1655 Maquinaria y equipo 48 49
1660 Equipo médico y 376 360
cientíco
1665 Muebles, enseres y 544 495
equipos de ocina
1670 Equipos de comunic. 170 161 3000 Patrimonio 15,380 14,457
Y computación
1675 Equipo de transp, 289 258
tracción y elevación
1685 Depreciación -552 -312 3100 Hacienda pública 15,380 14,457
acumulada (cr)
1686 Amortización -179 -69
acumulada (cr)

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CODIGO ACTIVOS Período Período CODIGO PASIVOS Período Período

2001 2000 2001 2000
3105 Capital scal 14,389 14,102
1700 Bienes de benecio 18,814 18,515 3110 Resultado del ejercicio 362 -157
y uso público
1705 Bien. De ben. Y uso 6,317 6,404 3125 Patrimonio público 629 511
pub. En construcción incorporado
e hist. y culturales
1710 Bienes de uso públi- 12,447 11,869 3130
co en servicio
1715 Bienes históricos y 1,158 929 3135
culturales
1785 Amort. Acum. Bienes -1,107 -687
uso público (cr)
1800 Recursos naturales y 37 17
del ambiente
1804 Recursos renovables 31
en conservación
1806 Inve. En rec. Nat. Re. 6
En conservación
1900 Otros activos 167 147
1910 Cargos diferidos 81 80
1915 Obras y mejoras en 69 67
propiedad ajena
1970 Intangibles 18
1975 Amortización acumu- -1
lada de intang. Cr.

Total activos $45,592 $ 34,777 Total pasivos y patrimonio $ 45,592 $ 34,777

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Para aproximarse a la lectura e interpretación de estos estados nancieros es necesa-

rio denir unas preguntas orientadoras.
Las preguntas generales a realizar en cualquier municipio son las siguientes:
1. ¿Está cumpliendo la administración municipal adecuadamente con las funciones que le
corresponden y alcanzando los resultados esperados?

2. ¿La gestión nanciera se realiza en forma adecuada?

Estas preguntas generales deben detallarse según los planes de desarrollo, programas
de inversión y presupuestos especícos de la entidad territorial para poder examinar si la ges-
tión se realiza en forma adecuada. Algunos criterios de evaluación son de orden legal. Por
ejemplo, los municipios deben destinar de los recursos de transferencia un porcentaje deter-
minado a la educación y la salud.
Otros criterios dependen de los objetivos y metas que el propio municipio se ha jado.
Por ejemplo, la entidad territorial decidió aumentar la inversión en un 30% o reducir los gastos
de funcionamiento en un 10%. Evaluar si la gestión ha sido adecuada signica en este caso
determinar si se cumplieron estas metas.
Lo anterior signica que cualquier interpretación de los estados contables debe reali-
zarse teniendo como marco de referencia los objetivos y metas de la entidad territorial y que
se expresa en los documentos correspondientes, como son los planes, programas de inversión
y presupuestos.
Teniendo en cuenta esta situación, presentamos a continuación sugerencias sobre el
tipo de aspectos a examinar con mayor detalle y las preguntas que cualquier ciudadano debe-
ría formularse para conocer la situación de su gobierno territorial.

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3. ¿Han aumentado los recursos scales de la entidad territorial?

La primera preocupación es conocer si los recursos propios de la entidad territorial
-ingresos tributarios y no tributarios- (Códigos 4105 y 4110 en el Estado de Actividad Econó-
mica, Financiera Y Social) han aumentado. Esto demuestra si el gobierno territorial está
haciendo un esfuerzo por mantener sus ingresos en términos reales y si la comunidad está
respondiendo mediante la nanciación de los servicios que se prestan. Además, si la entidad
territorial tenía un programa especial para el mejoramiento de los recaudos, como por ejemplo
actualización catastral, agilización del cobro, aumento de tarifas, etc. esto debe verse reejado
en los resultados. En el caso del municipio de Cuentas Claras, observamos que los ingresos
scales pasaron de $6.799 millones a $7.437 millones un aumento del 9% que demuestra un
esfuerzo scal del año 2000 al 2001.

Cálculo del crecimiento real de los ingresos scales (Código 4100)

El cálculo se realiza de la siguiente manera:
¢ Se toma el valor de los ingresos scales en el año 2001: $7.437 millones
¢ A este valor se resta el valor del año 2000: $ 6.799 millones
¢ Se obtiene un valor de $ 638 millones
¢ Este valor se divide por los ingresos scales del año 2000 y se obtiene 0.0938
¢ El resultado se multiplica por cien y se obtiene la tasa de crecimiento de 9,38%
(Ingresos scales en el año 2001 - Ingresos scales en el año 2000 / Ingresos scales en
el año 2000) * 100

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4. ¿Han aumentado los recursos por transferencias (Código 4400)?

Además de los recursos scales de la entidad territorial, ésta cuenta con transferencias
que en el caso de los municipios más pequeños son muy valiosas y representan gran parte de
sus ingresos. Por esta razón es importante vericar qué está ocurriendo con esta fuente de
recursos. En el municipio de Cuentas Claras las transferencias pasaron de $8.374 millones en
el año 2000 a $ 10.222 millones en el año 2001 lo que indica un crecimiento del 22%, muy
superior al crecimiento de los ingresos scales y muestra que la entidad territorial dispuso de
más recursos para nanciar los servicios a su cargo y realizar las obras de infraestructura.
Es importante señalar que a partir del año 2002, los recursos que la nación transere a
las entidades territoriales por mandato de los artículos 356 y 357 de la constitución política, se
denominaran sistema general de participaciones, tal como lo estipula la ley 715 de 2001

Cálculo del crecimiento real de las transferencias recibidas (Código 4400)

El cálculo se realiza de la siguiente manera:
Se toma el valor de las transferencias en el año 2001: $ 10.222 millones
¢ A este valor se resta el valor del año 2000: $ 8.374 millones
¢ Se obtiene un valor de $ 1.848 millones
¢ Este valor se divide por las transferencias del año 2000 y se obtiene 0.22
¢ El resultado se multiplica por cien y se obtiene la tasa de crecimiento de 22%
(Transferencias en el año 2001- Transferencias en el año 2000 / Transferencias en el año
2000) * 100

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5. ¿Han crecido los gastos de administración más que los recursos scales?
Además de vericar si los ingresos scales han crecido es muy importante examinar
qué pasa con los gastos de funcionamiento. Es posible que un municipio haga esfuerzo por
mejorar sus recaudos pero que los aumentos se dirijan a nanciar más los gastos de adminis-
tración que la inversión en obras. En el caso del Municipio de Cuentas Claras los gastos de
administración (Código 5100) pasaron de $ 6.690 millones a $ 7.260 millones entre los años
2000 y 2001, un aumento real de 8.5%, ligeramente inferior al aumento de los ingresos sca-
les. Esto indica que aunque no empeoró la situación tampoco se mejoró.

Cálculo del crecimiento real de los gastos de administración (Código 5100)

El cálculo se realiza de la siguiente manera:
¢ Se toma el valor de los gastos de administración en el año 2001: $ 7.260 millones
¢ A este valor se resta el valor del año 2000: $ 6.690 millones
¢ Se obtiene un valor de $ 570 millones
¢ Este valor se divide por los gastos de administración del año 2000 y se obtiene 0.085
¢ El resultado se multiplica por cien y se obtiene la tasa de crecimiento del 8.5%
(Gastos de administración en el año 2001 - Gastos de administración en el año 2000 /
Gastos de administración en el año 2000) * 100

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6. ¿La entidad territorial produce excedente o décit operacional?

Si una entidad territorial gasta en operación menos de lo que recibe por ingresos está
generando un ahorro que le permite aumentar el gasto en servicios sociales o en obras de
infraestructura. El excedente o décit se determina simplemente restando de los ingresos los
gastos de operación. En el año 2000 el municipio de Cuentas Claras recibió $ 16.725 millones
por ingresos scales y gastó en operación $ 10.948 millones lo que dejó un excedente de
$5.777 millones. En el año 2001 el excedente fue un poco mayor, de $ 6.967 millones.

Cálculo del excedente o décit operacional

El estado de resultados presenta directamente la información sobre el excedente o el dé-
cit operacional que resulta de restar del rubro de ingresos el rubro de gastos.
2001= Código 4000 (-) Código 5000
18253 (-) 11286 = 6.967

7. ¿Los ingresos totales de la entidad son sucientes para cubrir sus gastos?
La suma total de los ingresos del municipio debe ser suciente para nanciar sus
gastos totales y además, idealmente, debe generar un excedente que permita la nanciación
de las inversiones requeridas para el desarrollo local. En el caso del Municipio de Cuentas
Claras se observa que en el año 2001 los ingresos totales fueron ligeramente mayores a los
gastos totales lo cual generó un excedente de $362 millones, mientras que en el año 2000 los
gastos habían sido un poco superiores presentándose un décit de $157 millones. Estos datos
también se pueden examinar cómo porcentajes: en el año 2001 los ingresos totales represen-
taron el 102% de los gastos mientras que en el año 2000 fueron el 99%.

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Cálculo del Excedente o Décit

Los ingresos totales se calculan a partir del estado de resultados sumando las cuentas
ingresos y otros ingresos. Los gastos totales se calculan a partir del estado de resultados
sumando las cuentas de gastos y otros gastos
Para el año 2001 el cálculo es el siguiente:
Ingresos totales 2001 = Ingresos + otros ingresos
Ingresos totales 2001 = 18.253 + 4 = 18.257
Gastos totales 2001 = Gastos + otros gastos
Gastos totales 2001 = 11.286 + 6.609 = 17.895
Gastos totales 2001 = Gastos + otros gastos
Gastos totales 2001 = 11.286 + 6.609 = 17.895

Excedente o décit = Ingreso total - gasto total

Excedente o décit en 2001= $18.257 - $ 17.895 = $ 362

El cálculo en porcentaje es el siguiente:

(Ingresos totales / Gastos totales) x 100
($18.257 / $17.895) x 100= 102%

8.¿Ha aumentado la dependencia con respecto a las transferencias?

Una manera de determinar si la entidad territorial está haciendo un esfuerzo signica-
tivo por mejorar sus recaudos propios es examinando la relación entre los ingresos que recibe

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por transferencias de otros niveles y los ingresos totales. Esta relación se conoce con el
nombre de dependencia nanciera. En el caso del Municipio de Cuentas Claras la dependencia
aumentó del año 2000 al 2001 al pasar del 50% al 56%. Esto signica que más de la mitad del
total de ingresos del municipio provienen de las transferencias de otros niveles, especialmente
del gobierno nacional.
El incremento en la dependencia nanciera no signica que el municipio no haya hecho
ningún esfuerzo. Como vimos al examinar el crecimiento de los ingresos scales, éstos aumen-
taron un 9%. Sin embargo, las transferencias crecieron mucho más, un 22%. Habría que exa-
minar si el municipio hubiera podido aumentar sus ingresos a una tasa mucho mayor y no lo
hizo por deciencias en la gestión nanciera y tributaria.

Cálculo de la dependencia nanciera

Las cifras para el cálculo se toman del estado de resultados:
Transferencias corrientes recibidas 2001 = 10.222
Ingresos totales del año 2001 = 18.257
Transferencias corrientes recibidas 2000= 8.374
Ingresos totales del año 2000= 16.733
La tasa de dependencia se calcula dividiendo las transferencias corrientes entre el total de
ingresos y multiplicando el resultado por cien:
(Transferencias corrientes / Ingresos totales) x 100
( 10.222 / 18.257) x 100 = 56%

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9. ¿Ha aumentado la autonomía nanciera?

Otra manera de examinar el esfuerzo de la entidad territorial por aumentar sus propios
recaudos es el nivel de autonomía nanciera que es lo opuesto del grado de dependencia. La
autonomía nanciera mide cuánto del total de ingresos proviene de los ingresos scales. En el
caso del Municipio de Cuentas Claras el 41% del total de los ingresos se obtiene a partir de los
ingresos scales y este porcentaje no varió del año 2000 al 2001.

Cálculo de la autonomía nanciera

Los datos para el cálculo se toman del estado de resultados:

Ingresos scales 2001 = 7.437 Ingresos totales 2001 = 18.257

La autonomía nanciera se calcula dividiendo los ingresos scales entre los ingresos tota-
les y multiplicando el resultado por cien:

(Ingresos scales / Ingresos totales) x 100

( 7.437 / 18.257) x 100 = 41%

10.¿Ha aumentado la inversión por parte de la entidad territorial?

Uno de los objetivos principales de la gestión de las entidades territoriales es aumentar
la disponibilidad de bienes públicos como acueductos, vías, parques, etc. Por tanto es necesa-

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rio examinar si como resultado de la operación de la administración ha aumentado la inversión

y se ha concretado en una mayor disponibilidad de activos físicos en la entidad territorial que
aumentan la calidad de vida de la población. Para saber qué ha ocurrido en este campo es
necesario examinar en el balance general del municipio los rubros denominados propiedades
planta y equipo y bienes de benecio y uso público. Entre el año 2000 y 2001 el total de pro-
piedades, planta y equipo del municipio aumentó de $ 7.876 millones a $ 12.209 millones, una
variación de $ 4.333 millones, que en forma de porcentaje signica un cambio muy importante
del 55%. Los mayores aumentos se produjeron en vías de comunicación y acceso y en edica-
ciones lo cual signica que la comunidad dispone ahora de nuevos activos para su servicio.

Cálculo del incremento en el activo físico del municipio

Los datos se toman del balance general del municipio en la parte correspondiente al activo
no corriente en el rubro de propiedades, planta y equipo.
El valor de propiedades planta y equipo en el año 2000 fue de $ $7.876 millones
El valor de propiedades planta y equipo en el año 2001 fue de $ 12.209 millones
El aumento absoluto en este rubro fue de $ 4.333 millones
El aumento porcentual en este rubro fue de 55%
El incremento porcentual se calcula dividiendo el aumento absoluto entre el valor del rubro
en el año 2000 y multiplicando el resultado por cien
(Valor de las propiedades en el 2001 - Valor de las propiedades en el 2000 / Valor de las
propiedades en el 2000) x 100
($12.209- $ 7.876 / $ 7.876) x 100= ($ 4.333 / $ 7.876) x 100= 55%

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11. ¿El municipio tiene recursos disponibles para cancelar sus deudas de corto plazo?
Es importante determinar si el municipio tiene capacidad para pagar las deudas de
corto plazo, aquellas que tienen un plazo menor de un año. Para saber esto se utiliza un indica-
dor que se llama prueba de liquidez inmediata que consiste en tomar los activos corrientes sin
los inventarios (porque los inventarios requieren un tiempo para su venta y conversión en
dinero), y dividir este valor entre el total del pasivo corriente, es decir las deudas que el muni-
cipio debe pagar durante el año. Si el activo corriente es menor que el pasivo signica que el
municipio tiene dicultades nancieras y deberá recurrir a nanciación adicional para pagar
sus compromisos.
El Municipio de Cuentas Claras se encuentra en situación de baja liquidez, es decir, no
tiene sucientes activos corrientes para pagar sus deudas de corto plazo. En el año 2000 el
índice fue de 33 centavos por cada peso que debía a corto plazo y aumentó a 47 centavos en
el año 2001, con lo cual mejoró la situación pero continúa siendo delicada.

Cálculo del índice de liquidez inmediata

Los datos para el cálculo se toman del balance general del municipio:
Activos corrientes (-) Inventarios 2001 = 12.680 - 2.000 = 10.680
Pasivos corrientes 2001 = 22.902
El índice se calcula dividiendo el activo corriente menos el inventario entre el pasivo
corriente y multiplicando el resultado por cien:
[(Activo corriente - inventarios) / Pasivo corriente] x 100
[ (12.680 - 2.000) / 22.902) ] x 100= (10.680 / 22.902) x 100= 47%

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12. ¿Ha aumentado el endeudamiento del municipio?

Una situación que es preciso examinar con detalle es el nivel de endeudamiento del
municipio. El crédito es indispensable para la nanciación de obras que por su magnitud no
pueden ser realizadas con los recursos disponibles en un solo año pero la entidad territorial
debe endeudarse teniendo en cuenta la capacidad de pago. De lo contrario puede conducir a
la administración a una situación de crisis nanciera. Para determinar la situación de deuda se
pueden examinar diversos indicadores:
a. La razón de endeudamiento total
Este indicador mide la relación entre el total de pasivos y el total de activos del munici-
pio. Entre mayor sea el pasivo total menor será el patrimonio de la entidad. En el caso del
Municipio de Cuentas Claras, en el año 2000 el endeudamiento total era de 58% y aumentó a
66% en el año 2001 lo cual indica un deterioro de su situación que hace necesario indagar con
mayor detalle sobre las causas de este cambio.

Cálculo del endeudamiento total

Los datos para el cálculo se toman del balance general del municipio:
Total pasivos = Pasivos corrientes + Pasivos no corrientes.
Total activos = Activos corrientes + Activos no corrientes.
Total pasivos año 2001= 30.211
Total activos año 2001= 45.592
La razón de endeudamiento se calcula dividiendo el total de pasivos entre el total de acti-
vos y multiplicando el resultado por cien:
(total pasivos / total activos) x 100
(30.211 / 45.592) x 100= 66%
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b. La razón de deuda pública interna total (operaciones de crédito público)

El incremento en el pasivo del municipio se debe en buena parte al incremento de la
deuda pública que seguramente se utilizó para nanciar las inversiones y el incremento en los
activos no corrientes. Entre el año 2000 y 2001 la deuda pública total del municipio -de corto y
largo plazo- aumentó de $6.969 millones a $ 12. 316 millones, un crecimiento de $5. 347
millones. Esta cantidad es muy importante si se tiene en cuenta que los ingresos scales del
municipio en el año 2001 fueron de $7.437 millones o que los ingresos tributarios fueron de $
4.163 millones, cifra inferior al aumento en la deuda pública.
En términos porcentuales la razón de deuda pública indica la relación entre esta deuda
y el total de activos: en el año 2000 fue del 20% y aumentó al 27% en el 2001. Este incre-
mento en la deuda incide directamente en el estado de resultados por cuanto aumentará el
rubro de intereses y por tanto puede disminuir el excedente total.

Cálculo de la razón de deuda pública interna total

Los datos se toman del balance general del municipio:
Deuda publica interna 2001 = Corto plazo + Largo plazo = $ 5.007 + $ 7.309 = $ 12.316
Total activos 2001 = Activos corrientes + Activos no corrientes = $12.680 + $ 32.913= $
45.592
Cálculo de la razón de deuda pública interna total
La razón de deuda pública interna total se calcula dividiendo la deuda pública entre el total
de activos y multiplicando el resultado por cien:
(Deuda pública interna / Total de activos) x 100 =
($12.316 / $ 45.592) x 100= 27%

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