AGENDA DE TRABAJO PARA LA SOLUCION DE CONFLICTOS

Autores
JOSE R. PEÑA ZULUAGA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

TECNOLOGO EN GESTION LOGISTICA
VIRTUAL
INTRODUCCIÓN

Se realiza un profundo análisis en la organización sobre los conflictos que están generando
cuellos de botellas y no están permitiendo que se llegue a un acuerdo entre los jefes de las
áreas del almacén, jefe de compras, jefe de costos y jefe de presupuestos.
Lo anterior está ocasionando que la organización este dividida en intereses propios y no el
de un solo objetivo, es por eso que en este trabajo se realiza una agenda de trabajo con el fin
de dar solución a los conflictos que se están presentando, es normal que todas la
organizaciones tengan desacuerdos, aunque son estos una oportunidad para que cada una
pueda demostrar su potencial y habilidad para dan solución a la situación, esto debe ser una
discusión de no violencia, sino una discusión de creatividad, de dinamismo, de pro actividad
para generar estrategias que le den a la organización lo mejor de cada uno y mejorar los
procesos y tiempo de entrega para la satisfacción del cliente.
 Tabla de contenido

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................. 2

 Análisis de la situación de conflicto entre los gerentes de área. .......................................... 4

Agendamiento de trabajo organizativo ................................................................................... 4

 Actividades a desarrollar para solucionar el conflicto identificado en cada área. ............... 7

Conclusiones........................................................................................................................... 7
Análisis de la situación de conflicto entre los gerentes de área.
Se realiza un análisis del conflicto que se está generando en la organización, el cual surge
por un desacuerdo entre gerentes que debaten el mejoramiento de los procesos de la cadena
logística, en la situación de conflicto están involucrados el jefe del almacén, el jefe de
compras, el jefe de costos y el jefe de presupuestos, el desacuerdo que se presenta es por el
incumplimientos que se vienen presentando en las entregas de los pedidos a los clientes.
Durante este esta semana se realizara un agenda de trabajo, en el cual nos reuniremos para
debatir el conflicto que hay en la organización por el incumplimiento a los cliente, nos
reuniremos el día lunes a las 7am. Donde se revisara la situación y daremos solución a cada
uno de los conflictos.

Agendamiento de trabajo organizativo

Lunes 7am: se revisara criterios del jefe del almacén o inventarios.
La responsabilidad de que no se entreguen los pedidos a tiempo es:
a. Del jefe de compras por que se demora más de 10 días en entregar al almacén los
pedidos solicitados.
Hoy lunes se tomara en análisis de la responsabilidad que tiene el jefe de compras para que
el almacén cuente con la materia prima necesaria. Investigaremos porque el jefe de compras
se demora más de 10 días en entregar al almacén los pedidos solicitados, la materia prima
porque esta tan demorada en llegar, pensamos que los procesos de compras son muy
importantes realizarlos de una manera eficiente para que se eficaz, además de eso tenemos
que tener en cuenta que es muy importante para la empresa seleccionar los mejores
proveedores, es bueno pensar en los tiempos de entrega, si nuestro proveedor se está
demorando 10 días en entregarnos la materia prima, preguntemos porque ?,¡ que es lo que
está pasando?.
Nuestro proveedor responde a la organización que la demora en los pedidos ha sido porque
tiene demasiados pedidos acumulados, pensaremos que la selección de proveedores no es
fácil, pero ya que nuestro proveedor no está cumpliendo con nuestros requerimientos, es
necesario cambiarlo de manera inmediata. Ahora pensaremos cuales métodos utilizaremos
para medir la calidad de nuestro nuevo proveedor, y tener un sistema de evaluación para
evaluar su desempeño que satisfagan las necesidades de la organización, los criterios que
tendremos en cuenta a escoger el nuevo proveedor, la calidad, la responsabilidad, los tiempo
de entrega, los precios, los costos, el servicio al cliente, gestión de reclamos, compromisos,
referencias empresariales, todos estos criterios se deben establecer para que nuestro nuevo
proveedor sea mucho más eficiente en sus tiempos de entrega y la operación no tenga que
parar porque el proveedor no está cumpliendo. Recuerden gerentes que nuestro objetivo en
la empresa es encontrar la solución a procesos que nos generan cuellos de botella y no
permiten que siga la continuidad en nuestra producción, el conflicto intergrupal que está
generando el no darnos cuenta que el trabajo debe ser un trabajo de equipo, un trabajo
colaborativo, el conflicto se debe tomar como algo positivo para la empresa porque nos deja
entrever, en que situaciones de malos procedimientos estamos fallando, y nos ayuda a un
mejoramiento continuo en la trayectoria o durante el tiempo que estemos en la organización.
Es por eso que hoy tomaremos en reflexión de afrontar los conflictos de una manera más
proactiva, indagadora, cooperativa, para encontrar la solución.
Martes 7am: se revisara criterios del jefe del almacén o inventarios.
Hoy es nuestro segundo día de agendamiento en la solución de conflictos que suceden en la
organización, daremos paso al análisis de la siguiente situación:
b. Del jefe de presupuesto porque siempre insiste en disminuir los niveles de inventarios,
estableciendo metas que le quitan dinamismo y oportunidad al manejo de los
inventarios.
Tenemos que tener en cuenta que es muy importante para la organización los presupuestos
en costos, y una de las misiones de la organización es simplificar los costos para tener muchos
más beneficios, pensemos en cómo estamos trabajando, de acuerdo a la oferta y demanda del
mercado, se debe seguir buscando estrategias para seguir realizando las metas que tiene la
organización en bajar los costos, y buscar más oportunidades de mejoras sin dejar decaer
nuestros inventarios, también el presupuesto de nuestros inventarios deben ser de acuerdo a
la demanda, no tendremos producto guardado demasiado tiempo sin utilizarlo hay que bajar
costos y para ello el trabajo debe ser colaborativo, jefe compras debe trabajar de la mano con
jefe de presupuesto para que así nuestro inventarios tenga la capacidad que necesita para
cumplir los procesos de producción. Y así cumplir con las entregas del cliente.
Miércoles 7am se revisaran los criterios del jefe de compras
Hoy es nuestro tercer día de agendamiento para la solución del conflicto generado en la
organización daremos debate a la opinión del jefe de compras:
La responsabilidad de que no se entreguen los pedidos a tiempo es:
a. Del jefe de presupuesto por que no apropia las partidas presupuestales suficientes
para realizar los volúmenes de compras necesarios que garanticen buenos precios y
poder tener capacidad de negociación.
Bueno como hablamos anteriormente manejar grandes volúmenes de compras en el almacén
puede ser algo positivo en cuestión de negociación, pero también puede ser algo negativo
para la empresa en costos de la organización, nos colocaremos en la tarea, el jefe de
almacenamiento, realizara un inventario extremo del almacén, y el jefe de presupuestos
realizara un análisis de la demanda que tenemos en pedidos de los cliente, ya con la
información se debatirá la situación de compra en grandes volúmenes y poner manejar
buenos precios, realizaremos antes de tomar cualquier decisión una matriz dofa donde
verificaremos las debilidades, las fortaleza, oportunidades, y amenazas, que nos pueden
ayudar a la toma de decisión para mirar si comprar grandes cantidades de materia prima
pueden ayudar a tener mejor negociaciones a unos precios más bajos, o también podría
generarle a la organización un sobre costo en los inventarios.
Jueves 7am Criterios del jefe de compras
Hoy es nuestro cuarto día de agendamiento para la solución del conflicto generado en
la organización daremos debate a la opinión del jefe de compras:
b. Del jefe de almacén y de inventarios por no entregar de manera oportuna los faltantes
de mercancías para poder hacer de manera adecuada el proceso de compras.
El jefe de inventarios debe entregar a tiempo la información de inventarios en el tiempo que
es, hay que respetar el trabajo de los demás ya que hay que pensar los que los procesos
dependen de otros procesos en la logística para poder avanzar, si en el transcurso de la
operación no hay un buen flujo de información pues los procedimientos van a estar mal, y
las consecuencias son un caos en la organización. Según nuestro plan de trabajo y con los
nuevos inventarios sabremos cuales son los faltantes, jefe de compras debes evaluar cuáles
serán las compras cruzando con el inventario, jefe de presupuesto, debes de ver estrategias
de mejora para que los costos sean los mejores y así poder cumplir con el cliente.
Viernes 7am Criterios del Jefe costos y presupuestos
Hoy es nuestro quinto día de agendamiento para la solución del conflicto generado en
la organización daremos debate a la opinión del jefe costos y presupuestos.
La responsabilidad de que no se entreguen los pedidos a tiempo es:
a. Del Jefe de inventarios por no entregar a tiempo los informes de inventarios para
poder realizar una adecuada programación de pedidos.
El nuevo agendamiento, será entregar los inventarios a tiempo, y solucionar rápidamente la
información que otras áreas dependan de nuestro trabajo, de ahora en adelante se realizaran
inventarios semanales mientras, se normaliza la situación, y entregamos los pedidos a tiempo
de los clientes.
b. Del jefe de compras por no tener un proceso adecuado en la selección de proveedores.
El jefe de compras tendrá el trabajo de escoger un buen proveedor utilizando sistemas de
evaluación que cumplan con un excelente tiempo de entregas,
Actividades a desarrollar para solucionar el conflicto identificado en cada área.

AREAS ACTIVIDADES A DESARROLLAR

Jefe de Almacén Se realizar inventarios semanales.
Reorganización en el almacén.
Entregar los inventarios a tiempo

Jefe de compras Realizar cambio de proveedores, realizar

sistemas de evaluación para que el
proveedor sea el mejor.
Trabajo colaborativo

Jefe de costos Analizara la demanda del mercado

Jefe de presupuesto Organizará el presupuesto de la

organización.
Análisis dofa para ver posibles estrategias.

Conclusiones

El anterior trabajo logra tomar las situaciones actuales en cuanto a los conflictos que se están
presentando. Los aportes de cada uno en su respectiva área de trabajo, el compromiso de los
jefe a buscar soluciones en los procesos de la organización y con la cooperación de cada uno
se encuentra la solución a los cuellos de botella que están estancando la operación, se crean
estrategias de mejoramiento, para que puedan cumplir con los pedidos del cliente, se trabaja
con un solo objetivo, comunicación necesaria con las tecnologías de información para que
los procesos sean rápido y agiles en respuesta inmediata a nuestros clientes.